BetaPrendi appunti e registra le riunioni con Notetaker

Utilizza Notetaker su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom per ottenere automaticamente i passi successivi, gli appunti della riunione, le registrazioni video e le trascrizioni. Notetaker si collega a qualsiasi riunione prenotata dai calendari collegati, dalle pagine di pianificazione, dagli orari proposti o da una registrazione.

Questa funzione utilizza il rilevamento automatico della lingua ed effettuerà la trascrizione nelle lingue rilevate nella registrazione. Scopri di più sullelingue disponibiliper la trascrizione delle chiamate.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzione, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario collegare il proprio calendario.
• È necessario attivare la registrazione delle chiamate, la trascrizione e l’analisi.
• Non è necessario installare alcuna app.
• Se si utilizza Zoom, l'organizzatore della riunione deve aver attivato la registrazione locale. Scopri di più su come configurare Notetaker con Zoom. Le impostazioni di qualsiasi app collegata (ad es.Zoom) nel proprio account non si applicano all'utilizzo di questa funzione.

• Se utilizzi Google Meet, devi eseguire una delle seguenti operazioni:
  • L'organizzatore della riunione deve aver effettuato l'accesso alla propria riunione Google per consentire a Notetaker di partecipare alla riunione.
  • In Google Meet, gestisci l'accesso alla riunione per consentire ai partecipanti di unirsi prima dell'organizzatore.
• Per consentire a Notetaker di partecipare alle riunioni ricorrenti, devi attivare l’opzione programma beta "Sincronizza riunioni ricorrenti con HubSpot" .

Configurare Notetaker

Prima che gli utenti possano includere Notetaker nelle loro riunioni, i Super Amministratori devono attivare la funzione per l'account. Dopo che un Super Amministratore ha configurato le impostazioni predefinite per l'account, gli utenti possono regolare le proprie impostazioni personali di Notetaker.

Nota: le istruzioni per consentire a Notetaker di partecipare a una riunione vengono inviate 30 minuti prima dell’inizio della riunione. Pertanto, eventuali modifiche apportate alle impostazioni degli utenti potrebbero non essere prese in considerazione per le riunioni che iniziano nei 30 minuti successivi alla modifica delle impostazioni. Se si disattiva l’accesso a Notetaker per un utente, si consiglia di rimuovere manualmente Notetaker da qualsiasi riunione in programma nei 30 minuti successivi all’apporto di tale modifica.

Configurare le impostazioni predefinite

Per configurare Notetaker per l’account, se sei un Super Amministratore:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Riunioni".
3. Fai clic sulla scheda " Prendi appunti durante le riunioni ".
4. Attiva l'opzione " Prenditore di appunti per le riunioni ".
   • Se desideri che il redattore dei verbali partecipi automaticamente a tutte le riunioni idonee, seleziona la casella di controllo "Partecipazione automatica del redattore dei verbali". (Questa casella è selezionata per impostazione predefinita quando si attiva la funzione "Redattore dei verbali".)
   • Se desideri che gli utenti invitino manualmente il redattore delle note alle riunioni, deseleziona la casella di controllo " Partecipazione automatica del redattore delle note".
   • Per concedere l’accesso a tutti gli utenti a cui è stato assegnato un licenza Sales Hub Professional oEnterprise, nella sezione“Scegli il metodo di accesso al Notetaker”, seleziona“Concedi automaticamente l’accesso al Notetaker agli utenti idonei”.
   • Per concedere l’accesso a utenti specifici:
     • Nella sezione "Scegli il metodo di accesso del redattore", seleziona "Concedi manualmente l'accesso al redattore agli utenti con licenze di vendita". Quindi, in fondo alla pagina, fai clic su"Salva".
     • Fare clic su "Seleziona utenti".
     • Nel pannello di destra, selezionare lecaselle di controllo relative agli utenti, quindi fare clic suSalva selezioni.
     • In fondo alla pagina, fare clic suSalva. 
5. Nella sezione "Preferenze ", scegli il nome e il metodo di annuncio che Notetaker utilizzerà quando si collegherà a una riunione.
   • Per impostazione predefinita, Notetaker parteciperà alle riunioni come «Notetaker di [nome del marchio]». Per utilizzare invece un nome personalizzato:
     • In " Nome di Notetaker", seleziona "Nome personalizzato di Notetaker".
     • Inserisci unnome nel campo di testo.
     • In fondo alla pagina, fai clic su "Salva".
   • Per fare in modo che Notetaker utilizzi un annuncio vocale e via chat quando partecipa alle riunioni:
     • Alla voce " Annuncio", seleziona " Annuncio vocale e via chat".
     • Utilizza i menu a tendina "Lingua " e " Voce " per selezionare la lingua e la voce specifiche da utilizzare.
     • Fare clic sulpulsante di riproduzione(playerPlayIcon) per ascoltare in anteprima la lingua e la voce selezionate.
     • In basso, fare clic suSalva.
   • Per fare in modo che Notetaker utilizzi un annuncio in chat solo quando si partecipa alle riunioni:
     • In "Annuncio", seleziona "Solo annuncio tramite messaggio in chat".
     • In fondo alla pagina, clicca suSalva.

Configurare le impostazioni specifiche dell’utente

Se sei un utente con unalicenzaSalesassegnata e ti è stato concesso l’accesso a Notetaker, puoi modificare le tue impostazioni personali relative a Notetaker.

Per sovrascrivere le impostazioni predefinite dell’account relative alla partecipazione automatica di Notetaker alle tue riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Generale".
3. Fai clic sulla scheda Calendario .
4. Nella sezione «Partecipazione automatica del redattore degli appunti alle riunioni», seleziona o deseleziona la casella di controllo«Invita automaticamente il redattore degli appunti a partecipare a tutte le tue riunioni imminenti ».
   • Se la casella di controllo è selezionata, il redattore dei verbali parteciperà automaticamente a tutte le tue riunioni idonee.
   • Se la casella di controllo non è selezionata, il redattore dei verbali parteciperà alle tue riunioni solo quando lo inviterai manualmente.
5. In fondo alla pagina, clicca su "Salva".

Utilizza Notetaker

Scopri come Notetaker partecipa alle riunioni, come rivedere le registrazioni e le trascrizioni e come aggiungere o rimuovere Notetaker dalle riunioni.

Comprendere i requisiti di idoneità delle riunioni e il comportamento del servizio di trascrizione

Una riunione è idonea per il servizio di trascrizione se soddisfa tutti i seguenti criteri:

• La riunione viene archiviata in HubSpot.
• La riunione include almeno un contatto del CRM tra i partecipanti e l’indirizzo e-mail di tale contatto non utilizza lo stesso dominio dell’account HubSpot.
• La piattaforma della riunione è impostata su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Quando il prenditore di appunti è stato invitato a una riunione idonea, indipendentemente dal fornitore di servizi di videoconferenza:

• Chi prende appunti si unirà alla riunione all'orario previsto.
• Un messaggio audio, un messaggio di chat e un pop-up annunceranno che il prenditore di appunti è presente alla riunione e sta registrando. Nella finestra di dialogo, clicca suApprova per continuare a utilizzare il tuo prenditore di appunti.
• Se è stata configurata una sala d’attesa, l’organizzatore della videoconferenza dovrà accettare l’ingresso del prenditore di appunti nella riunione. Se l’organizzatore nega l’accesso, il prenditore di appunti non si unirà alla riunione. Se il prenditore di appunti rimane nella sala d’attesa per più di cinque minuti senza essere ammesso alla riunione, ne uscirà.
• Il nome del prenditore di appunti sarà il nome della tua azienda seguito da "Prenditore di appunti" (ad es., "[Azienda] Prenditore di appunti"). Se non hai impostato un nome aziendale per il tuo account, verrà denominato "[Dominio aziendale] Prenditore di appunti". Se non hai impostato né un nome aziendale né un dominio per il tuo account, verrà denominato "Prenditore di appunti".
• Quando concludi la riunione, il prenditore di appunti crea un record dell’oggetto chiamata in HubSpot e associa tale chiamata alla riunione corrispondente. La creazione del record della chiamata ti consente di accedere facilmente alla registrazione, alla trascrizione e al riepilogo della riunione. Scopri come rivedere la registrazione e le trascrizioni dopo la riunione.
• Se tutti i partecipanti escono senza terminare la riunione, il prenditore di appunti rimarrà nella riunione fino a quando non rileverà 10 minuti di silenzio. A quel punto, il prenditore di appunti uscirà dalla riunione, creerà il record dell’oggetto “chiamata” e aggiungerà la registrazione e la trascrizione al record della riunione in HubSpot.
• Le registrazioni delle riunioni vengono conservate per due anni.

Scopri le aspettative specifiche di ciascun fornitore per il servizio di trascrizione quando viene utilizzato con Google Meet, Microsoft Teams eZoom.

Aggiungi o rimuovi manualmente il redattore di appunti durante la pianificazione delle riunioni

Quando si pianifica una riunione su un record CRM, è possibile sovrascrivere manualmente lo stato dell’invito del redattore degli appunti. Dopo aver cliccato sul pulsante“Pianifica una riunione” su un record CRM e aver inserito i dettagli della riunione:

1. Nella sezione " Responsabile degli appunti ", seleziona o deseleziona la casella di controllo"Invita il responsabile degli appunti alla riunione ".
2. Fai clic suSalva.

Se si prenota una riunione per conto di un altro utente (ovvero, si seleziona un utente diverso come organizzatore della riunione), non è possibile modificare l’invito del redattore degli appunti. Nella sezione "Redattore degli appunti ", verrà invece visualizzato il messaggio "Il redattore degli appunti parteciperà in base all’impostazione predefinita dell’organizzatore".

Visualizza e modifica lo stato del prenditore di appunti per le riunioni imminenti

Per verificare se il redattore degli appunti è impostato per partecipare a una riunione imminente da un record del CRM:

1. Nel tuo account HubSpot, vai suCRM >[oggetto] (ad esempio, contatti, aziende o opportunità).
2. Fai clic sulnome del record.
3. Nella cronologiadelle attività, clicca sul nome della riunione per espandere l’attività relativa alla riunione.
4. Se il redattore degli appunti è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell’attività della riunione sarà presente un punto verde con il nome del redattore. Se il redattore degli appunti non è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell’attività della riunione non apparirà alcun indicatore visivo.

Per modificare l’impostazione relativa alla partecipazione del redattore degli appunti alla riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, vai suCRM >[oggetto] (ad es. contatti, aziende o opportunità).
2. Fai clic sulnome del record.
3. Nellacronologia delle attività, clicca sulnome della riunione per espandere l’attività relativa alla riunione.
4. In alto a destra del record dell’attività, clicca suAzioni >Modifica.
5. Seleziona o deseleziona la casella di controllo[Nome azienda] Responsabile degli appunti.
6. Fai clic suSalva.

Per invitare il redattore di appunti a partecipare a una riunione imminente dalla pagina dei dettagli della riunione, se sei l’organizzatore della riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Quindi fare clic sulla schedaPianificazione.
2. A sinistra, fare clic suRiunioni imminenti.
3. Fare clic sulnome della riunione.
4. In alto a destra, attiva l'interruttore "Invita il prenditore di appunti alla riunione ". Disattiva l'interruttore per annullare l'invito al prenditore di appunti.

Prendere appunti in Google Meet

Per utilizzare il prenditore di appunti con le riunioni di Google Meet, non è necessario installare l'app Google Meet. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato il "notetaker", ecco cosa dovresti aspettarti quando è previsto che il "notetaker" partecipi a una riunione di Google Meet:

• Il verbalizzante si unirà alla riunione all'ora prevista.
• Il responsabile degli appunti riceverà automaticamente l’autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo pochi secondi, verrà riprodotto un messaggio audio che informa che la chiamata è in fase di registrazione e verrà inviato un messaggio in chat per avvisare i partecipanti della registrazione in corso.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta quando il redattore degli appunti avvia la registrazione, ma il messaggio verrà fissato nella chat in modo che eventuali partecipanti aggiuntivi che si uniranno in seguito possano vederlo.
• Se non si desidera che il responsabile della trascrizione si unisca automaticamente alle riunioni di Google Meet, è possibile scegliere di configurare una sala d’attesa in Google Meet. Se è stata configurata una sala d’attesa in Google Meet, non appena l’organizzatore della riunione di Google Meet si unirà, vedrà un messaggio che lo informa che il responsabile della trascrizione è in attesa di partecipare alla chiamata. L’organizzatore deve fare clic su “Accetta”accanto al partecipante che sta richiedendo l’accesso per unirsi alla riunione. Consentire al partecipante di unirsi alla riunione gli concederà automaticamente il permesso di registrare e attiverà l’audio e i messaggi di chat descritti sopra.
• Se l’organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui il partecipante addetto alla trascrizione si è già collegato e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante dalla riunione cliccando sulla sua tessera e selezionando “Rimuovi”. L’organizzatore può anche rimuovere il partecipante cliccando sul suo nome nell’elenco dei partecipanti e selezionando “Rimuovi”.

Prendere appunti in Microsoft Teams

Per utilizzare la funzione di presa appunti con le riunioni di Microsoft Teams, non è necessario installare l’app Microsoft Teams. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato il servizio di presa appunti, ecco cosa dovresti aspettarti quando il servizio è programmato per partecipare a una riunione su Microsoft Teams:

• Il responsabile degli appunti si unirà alla riunione all’ora prevista.
• Il partecipante incaricato di prendere appunti riceverà automaticamente l’autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo pochi secondi, verrà riprodotto un messaggio audio che informa che la chiamata è in fase di registrazione e verrà inviato un messaggio in chat per avvisare i partecipanti che è in corso la registrazione.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta, quando il responsabile degli appunti avvia la registrazione. A meno che non si scelga di fissare manualmente il messaggio nella chat, i partecipanti che si uniranno alla riunione dopo l’invio del messaggio non lo vedranno.
• Se non desideri che il prenditore di appunti si unisca automaticamente alle riunioni di Teams, puoi scegliere di configurare una sala d’attesa in Microsoft Teams. Se hai configurato una sala d’attesa in Teams, non appena l’organizzatore della riunione di Teams si unirà, vedrà un messaggio che lo informa che il prenditore di appunti è in attesa di partecipare alla chiamata. L’organizzatore deve fare clic su «Accetta»accanto al partecipante che sta richiedendo l’accesso per unirsi alla riunione. Consentire al partecipante di unirsi alla riunione gli concederà automaticamente l’autorizzazione a registrare e attiverà i messaggi audio e di chat descritti sopra.
• Se l’organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui il prenditore di appunti ha già partecipato e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante cliccando sulla tessera del partecipante e selezionando “Rimuovi”. L’organizzatore può anche rimuovere il prenditore di appunti cliccando sul suo nome nell’elenco dei partecipanti e selezionando “Rimuovi”.

Prendere appunti in Zoom

Per utilizzare il servizio di presa appunti con le riunioni Zoom, non è necessario installare l’app Zoom. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Inoltre, l’organizzatore della riunione deve avere attivate le seguenti impostazioni nel proprio account Zoom: Registrazione su file del computer, partecipanti interni alla riunione, partecipanti esterni alla riunione.

Una volta configurato il servizio di presa appunti, ecco cosa dovresti aspettarti quando il servizio di presa appunti è programmato per partecipare a una riunione Zoom:

• Il responsabile degli appunti si collegherà all’ora prevista per la riunione.
• Non appena l’organizzatore di Zoom si unirà alla riunione, riceverà un messaggio pop-up in cui gli verrà chiesto il permesso affinché il responsabile degli appunti possa registrare. L’organizzatore dovrà cliccare su «Approva» in risposta a questo messaggio. Cliccando su «Rifiuta», il responsabile degli appunti non potrà registrare. Non appena la registrazione sarà approvata, verrà riprodotto un messaggio audio che informa che la chiamata è in fase di registrazione.
• Ogni partecipante che si unisce alla riunione riceverà un messaggio in chat dal prenditore di appunti, che lo informerà che la registrazione è in corso e lo inviterà a comunicare all’organizzatore se non desidera essere registrato.
• Se non si desidera che il responsabile degli appunti si unisca automaticamente alle riunioni Zoom, è possibile scegliere di configurare una sala d’attesa in Zoom. Se in Zoom è stata configurata una sala d’attesa, non appena l’organizzatore della riunione Zoom si unirà alla riunione, vedrà un messaggio che lo informa che il responsabile degli appunti è in attesa di partecipare alla chiamata. L’organizzatore deve cliccare su “Accetta”accanto al partecipante che sta richiedendo l’accesso per unirsi alla riunione. Consentire al partecipante di unirsi alla riunione gli concederà automaticamente il permesso di registrare e attiverà l’audio e i messaggi di chat descritti sopra.
• Se l’organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui il prenditore di appunti ha già partecipato e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante "prenditore di appunti" dalla riunione cliccando sulla sua tessera e selezionando "Rimuovi". L’organizzatore può anche rimuovere il prenditore di appunti cliccando sul suo nome nell’elenco dei partecipanti e selezionando "Rimuovi".

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