Registrare e prendere appunti durante le riunioni con l'annotatore di riunioni

Gli utenti a cui è stato assegnato un posto Sales Hub Professional o Enterprise possono utilizzare l'annotatore di riunioni di vendita in Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Il notetaker per le riunioni di vendita si unisce automaticamente alle riunioni e fornisce le fasi successive, le note della riunione, una registrazione video e le trascrizioni. Il notetaker per le riunioni di vendita si unisce a qualsiasi riunione prenotata dai calendari collegati, dalle pagine di pianificazione, dagli orari proposti o da un record. Se siete un Super Admin, scoprite come inserire il vostro account nella versione beta.

Prima di iniziare

Per utilizzare Sales Meeting Notetaker:

• È necessario collegare il calendario.
• È necessario attivare la registrazione delle chiamate.
• È necessario attivare l'intelligenza delle conversazioni.
• Non è necessario installare alcuna applicazione.

Se si utilizza Zoom, per saperne di più sulla configurazione del notetaker per riunioni con Zoom (password articolo: Meetings_208916). Tutte le impostazioni delle app collegate (ad esempio, Zoom) sul vostro account non si applicheranno all'utilizzo di questa funzione.

Impostazione dell'annotatore di riunioni HubSpot

Prima che gli utenti possano includere il notetaker nelle loro riunioni, i Super Admin devono attivare la funzione per l'account. Dopo che un Super Admin ha configurato le impostazioni predefinite per l'account, gli utenti possono regolare le impostazioni personali del notetaker.

Nota bene: l'istruzione per l'aggiunta di un notetaker a una riunione viene inviata 30 minuti prima dell'inizio della riunione. Pertanto, le modifiche apportate alle impostazioni dell'utente potrebbero non essere prese in considerazione per le riunioni che iniziano nei 30 minuti successivi alla modifica dell'impostazione. Se si disattiva l'accesso al notetaker per un utente, si consiglia di rimuovere manualmente il notetaker da tutte le riunioni che si svolgono nei 30 minuti successivi alla modifica.

Configurazione delle impostazioni predefinite

Per impostare il notetaker delle riunioni di vendita per l'account, se si è un Super Admin:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Riunioni.
3. Fare clic sulla scheda Appuntatore riunioni.
4. Attivare l'interruttore dell'Appuntatore di riunioni di vendita.
   • Se si desidera che il notetaker si unisca automaticamente a tutte le riunioni ammissibili, selezionare la casella di controllo Invita notetaker a tutte le riunioni imminenti. (Questa casella è selezionata per impostazione predefinita quando si attiva il notetaker delle riunioni di vendita).
   • Se si desidera che gli utenti invitino manualmente il notetaker alle riunioni, deselezionare la casella Invita notetaker a tutte le riunioni imminenti.
5. Nella sezione Accesso notetaker, scegliere quali utenti devono avere accesso al notetaker.
   • Per concedere l'accesso al notetaker a tutti gli utenti con una sede Sales Hub Professional o Enterprise assegnata, nella sezione Scegli l'accesso del notetaker, selezionate Concedi automaticamente l'accesso del notetaker agli utenti idonei.
   • Per concedere l'accesso al notetaker a utenti specifici:
     • Nella sezione Scegli accesso notetaker, selezionate Concedere manualmente l'accesso notetaker agli utenti con sedi di vendita. Quindi, in fondo, fare clic su Salva.
     • Fare clic su Seleziona utenti.
     • Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo per gli utenti, quindi fare clic su Salva selezioni.
     • In fondo, fare clic su Salva.

Configurare le impostazioni specifiche dell'utente

Se siete un utente con unasede Sales Hub Professional o Enterprise assegnata a e vi è stato concesso l'accesso al notetaker, potete regolare le impostazioni individuali del notetaker.

Per ignorare le impostazioni predefinite dell'account per quanto riguarda la partecipazione automatica dell'assistente agli appunti alle riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
3. Fare clic sulla scheda Calendario .
4. In Impostazioni di partecipazione dell'annotatore alle riunioni di vendita, selezionare o deselezionare la casella di controllo Invita automaticamente l'annotatore alle riunioni imminenti.
   • Se la casella è selezionata, il notetaker si unirà automaticamente a tutte le riunioni ammissibili.
   • Se la casella è deselezionata, il notetaker si unirà alle riunioni solo quando verrà invitato manualmente.
5. In fondo, fare clic su Salva.

Utilizzare il notetaker per le riunioni di vendita

Scoprite come l'annotatore si unisce alle riunioni, come rivedere le registrazioni e le trascrizioni e come aggiungere o rimuovere l'annotatore dalle riunioni.

Comprendere l'ammissibilità delle riunioni e il comportamento dell'intervistatore

Una riunione è idonea per il notetaker se soddisfa tutti i seguenti criteri:

• La riunione è archiviata in HubSpot.
• La riunione contiene almeno un contatto CRM come partecipante e l'indirizzo e-mail di tale contatto non utilizza lo stesso dominio dell'account HubSpot.
• La posizione della riunione è impostata su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Quando il notetaker è stato invitato a una riunione idonea:

• Il notetaker si unisce due minuti prima dell'orario previsto.
• Un messaggio audio, un messaggio di chat e un pop-up annunciano che il notetaker è presente nella riunione e sta registrando. Nella finestra di dialogo, fare clic su Approva per continuare a utilizzare il notetaker.
• Se è stata allestita una sala d'attesa, l'ospite della videoconferenza deve accettare il notetaker nella riunione. Se l'ospite nega l'accesso, il notetaker non potrà partecipare. Se il notetaker rimane nella sala d'attesa per più di 10 minuti senza essere ammesso alla riunione, se ne andrà.
• Il nome del notetaker sarà il nome della vostra azienda seguito da "Notetaker" (ad esempio, "[Azienda] Notetaker"). Se non è stato impostato un nome di società per l'account, questo sarà denominato "[dominio della società] Notetaker". Se non è stato impostato un nome di società o un dominio per l'account, il nome sarà "Notetaker".
• Quando si termina la riunione, il notetaker crea un record di oggetto di chiamata in HubSpot e associa la chiamata alla riunione corrispondente. La creazione del record della chiamata consente di accedere facilmente alla registrazione, alla trascrizione e al riepilogo della riunione. Scoprite come rivedere la registrazione e la trascrizione dopo la riunione.
• Se tutti i partecipanti escono senza terminare la riunione, il notetaker rimane nella riunione finché non rileva 10 minuti di silenzio. A quel punto, il notetaker lascerà la riunione e creerà il record dell'oggetto della chiamata e aggiungerà la registrazione e la trascrizione al record della riunione in HubSpot.

Aggiungere o rimuovere manualmente il notetaker durante la pianificazione delle riunioni

Quando si pianifica una riunione su un record CRM, è possibile sovrascrivere manualmente lo stato di invito del notetaker. Dopo aver fatto clic sul pulsante Pianifica una riunione su un record CRM e aver inserito i dettagli della riunione:

1. Nella sezione Riunione di vendita, selezionare o deselezionare la casella di controllo Invita l'interlocutore alla riunione.
2. Fare clic su Salva.

Se si sta prenotando una riunione per conto di un altro utente (cioè si sta selezionando un altro utente come ospite della riunione), non è possibile modificare l'invito del notetaker. Al contrario, nella sezione Partecipante alla riunione di vendita, verrà visualizzato il messaggio "Il partecipante si unirà in base all'impostazione predefinita dell'ospite".

Visualizzare e modificare lo stato del notetaker per le riunioni imminenti

Per vedere se il notetaker della riunione di vendita è impostato per partecipare a una riunione imminente da un record CRM:

1. Nell'account HubSpot, navigare in CRM > [oggetto] (ad esempio, contatti, aziende o offerte).
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella timeline delle attività, fare clic sul nome della riunione per espandere l'attività della riunione.
4. Se l'interlocutore è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell'attività della riunione sarà presente un punto verde con il nome dell'interlocutore. Se l'appuntato non è impostato per partecipare alla riunione, non appare alcun indicatore visivo nella parte superiore dell'attività della riunione.

Per modificare l'impostazione del notetaker in modo che si unisca o meno alla riunione:

1. Nell'account HubSpot, navigare in CRM > [oggetto] (ad esempio, contatti, aziende o offerte).
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella timeline delle attività , fare clic sul nome della riunione per espandere l'attività della riunione.
4. In alto a destra del record dell'attività, fare clic su Azioni > Modifica.
5. Selezionare o deselezionare la casella di controllo [Nome società] Notetaker.
6. Fare clic su Salva.

Per invitare il notetaker a partecipare a una riunione imminente dalla pagina dei dettagli della riunione, se si è l'organizzatore della riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Fare clic sulla scheda Programma.
2. A sinistra, fare clic su Riunioni imminenti.
3. Fare clic sul nome della riunione.
4. In alto a destra, attivare l'interruttore Invita il partecipante alla riunione di vendita. Disattivare l'interruttore per non invitare l'addetto alle note.