BetaRegistrare e prendere appunti durante le riunioni con il Notetaker

Utilizza Notetaker su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom per ottenere automaticamente i passaggi successivi, gli appunti della riunione, le registrazioni video e le trascrizioni. Notetaker si collega a qualsiasi riunione prenotata tramite calendari collegati, pagine di pianificazione, orari proposti o presenti in un registro.

Questa funzione utilizza il rilevamento automatico della lingua e trascriverà nelle lingue rilevate nella registrazione. Scopri di più sullelingue disponibiliper la trascrizione delle chiamate.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzione, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario collegare il proprio calendario.
• È necessario attivare la registrazione delle chiamate, la trascrizione e l'analisi.
• Non è necessario installare alcuna app.
• Se utilizzi Zoom, scopri di più su come configurare il tuo servizio di trascrizione delle riunioni con Zoom. Le impostazioni di qualsiasi app collegata (ad es.Zoom) sul tuo account non si applicano all'utilizzo di questa funzione.
• Se utilizzi Zoom, l'organizzatore della riunione deve avere la registrazione locale attivata.
• Per consentire al prenditore di appunti di partecipare alle riunioni ricorrenti, devi attivare l'opzione programma beta "Sincronizza riunioni ricorrenti con HubSpot" .

Configurare Notetaker

Prima che gli utenti possano includere Notetaker nelle loro riunioni, i Super Amministratori devono attivare la funzione per l'account. Dopo che un Super Amministratore ha configurato le impostazioni predefinite per l'account, gli utenti possono regolare le proprie impostazioni personali di Notetaker.

Nota: le istruzioni per consentire a Notetaker di partecipare a una riunione vengono inviate 30 minuti prima dell'inizio della riunione. Pertanto, eventuali modifiche apportate alle impostazioni dell'utente potrebbero non essere prese in considerazione per le riunioni che iniziano nei 30 minuti successivi alla modifica delle impostazioni. Se si disattiva l'accesso a Notetaker per un utente, si consiglia di rimuovere manualmente Notetaker da qualsiasi riunione in programma nei 30 minuti successivi alla modifica.

Configurare le impostazioni predefinite

Per configurare Notetaker per l'account, se sei un Super Admin:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Riunioni.
3. Fai clic sulla scheda " Prendi appunti durante le riunioni ".
4. Attiva l'interruttore " Prenditore di appunti della riunione ".
   • Se desideri che il redattore delle note partecipi automaticamente a tutte le riunioni idonee, seleziona la casella di controllo Partecipazione automatica del redattore delle note. (Questa casella di controllo è selezionata per impostazione predefinita quando attivi Redattore delle note.)
   • Se desideri che gli utenti invitino manualmente il redattore delle note alle riunioni, deseleziona la casella di controllo Partecipazione automatica del redattore delle note.
5. Nella sezione "Accesso al prenditore di appunti ", scegli quali utenti devono avere accesso al prenditore di appunti.
   • Per concedere l'accesso al prenditore di appunti a tutti gli utenti con un licenza Sales Hub Professional oEnterprise, nella sezioneScegli accesso al prenditore di appunti, selezionaConcedi automaticamente l'accesso al prenditore di appunti agli utenti idonei.
   • Per concedere l'accesso a Notetaker a utenti specifici:
     • Nella sezioneScegli accesso a Notetaker, selezionaConcedi manualmente l'accesso a Notetaker agli utenti con licenze di vendita. Quindi, in fondo alla pagina, cliccasu Salva.
     • Fare clic suSeleziona utenti.
     • Nel pannello di destra, seleziona lecaselle di controllo relative agli utenti, quindi fai clic suSalva selezioni.
     • In fondo alla pagina, fare clic suSalva.

Configurare le impostazioni specifiche dell'utente

Se sei un utente con unposto assegnatoin Sales e ti è stato concesso l'accesso a Notetaker, puoi modificare le tue impostazioni individuali di Notetaker.

Per sovrascrivere le impostazioni predefinite dell'account relative alla partecipazione automatica di Notetaker alle riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Generale.
3. Fai clic sulla scheda Calendario .
4. In " Partecipazione automatica del redattore degli appunti alle riunioni", seleziona o deseleziona la casella di controllo"Invita il redattore degli appunti a partecipare automaticamente a tutte le tue riunioni imminenti ".
   • Se la casella è selezionata, il redattore delle note si unirà automaticamente a tutte le tue riunioni idonee.
   • Se la casella di controllo è deselezionata, il redattore dei verbali parteciperà alle tue riunioni solo quando lo inviti manualmente.
5. In basso, clicca suSalva.

Utilizza Notetaker

Scopri come Notetaker partecipa alle riunioni, come rivedere le registrazioni e le trascrizioni e come aggiungere o rimuovere Notetaker dalle riunioni.

Comprendere l'idoneità delle riunioni e il comportamento del prenditore di appunti

Una riunione è idonea per il prenditore di appunti se soddisfa tutti i seguenti criteri:

• La riunione viene salvata in HubSpot.
• La riunione include almeno un contatto CRM come partecipante e l'indirizzo email di tale contatto non utilizza lo stesso dominio dell'account HubSpot.
• La posizione della riunione è impostata su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Quando il prenditore di appunti è stato invitato a una riunione idonea, indipendentemente dal fornitore di videoconferenze:

• Chi prende appunti si unirà alla riunione all'ora prevista.
• Un messaggio audio, un messaggio di chat e un pop-up annunceranno che il prenditore di appunti è in riunione e sta registrando. Nella finestra di dialogo, clicca suApprova per continuare a utilizzare il tuo prenditore di appunti.
• Se hai configurato una sala d'attesa, l'organizzatore della videoconferenza deve accettare l'accesso del prenditore di appunti alla riunione. Se l'organizzatore nega l'accesso, il prenditore di appunti non si unirà. Se il prenditore di appunti rimane nella sala d'attesa per più di cinque minuti senza essere ammesso alla riunione, uscirà.
• Il nome del redattore degli appunti sarà il nome della tua azienda seguito da "Redattore degli appunti" (ad es., "[Azienda] Redattore degli appunti"). Se non hai impostato un nome aziendale per il tuo account, verrà denominato "[Dominio aziendale] Redattore degli appunti". Se non hai impostato né un nome aziendale né un dominio per il tuo account, verrà denominato "Redattore degli appunti".
• Quando concludi la riunione, il prenditore di appunti crea un record dell’oggetto chiamata in HubSpot e associa quella chiamata alla riunione corrispondente. La creazione del record della chiamata ti consente di accedere facilmente alla registrazione, alla trascrizione e al riepilogo della riunione. Scopri come rivedere la registrazione e le trascrizioni dopo la riunione.
• Se tutti i partecipanti escono senza terminare la riunione, il prenditore di appunti rimarrà nella riunione fino a quando non rileverà 10 minuti di silenzio. A quel punto, il prenditore di appunti lascerà la riunione, creerà il record dell’oggetto chiamata e aggiungerà la registrazione e la trascrizione al record della riunione in HubSpot.
• Le registrazioni delle riunioni vengono conservate per due anni.

Scopri le aspettative specifiche del fornitore per il prenditore di appunti quando viene utilizzato con Google Meet, Microsoft Teams eZoom.

Aggiungi o rimuovi manualmente il prenditore di appunti durante la pianificazione delle riunioni

Quando si pianifica una riunione su un record CRM, è possibile sovrascrivere manualmente lo stato dell'invito del prenditore di appunti. Dopo aver cliccato sul pulsantePianifica una riunione su un record CRM e aver inserito i dettagli della riunione:

1. Nella sezione " Responsabile degli appunti ", seleziona o deseleziona la casella di controllo"Invita il responsabile degli appunti alla riunione ".
2. Fai clic suSalva.

Se stai prenotando una riunione per conto di un altro utente (ovvero, stai selezionando un utente diverso come ospitante della riunione), non puoi modificare l'invito del prenditore di appunti. Invece, nella sezione "Prenditore di appunti ", vedrai il messaggio "Il prenditore di appunti parteciperà in base all'impostazione predefinita dell'ospitante".

Visualizza e modifica lo stato del prenditore di appunti per le riunioni imminenti

Per verificare se il redattore degli appunti è impostato per partecipare a una riunione imminente da un record CRM:

1. Nel tuo account HubSpot, vai suCRM >[oggetto] (ad es. contatti, aziende o trattative).
2. Fai clic sulnome del record.
3. Nella cronologiadelle attività, clicca sul nome della riunione per espandere l'attività della riunione.
4. Se il redattore degli appunti è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell'attività della riunione sarà presente un punto verde con il nome del redattore. Se il redattore degli appunti non è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell'attività della riunione non apparirà alcun indicatore visivo.

Per modificare l'impostazione relativa alla partecipazione del redattore degli appunti alla riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, vai suCRM >[oggetto] (ad es. contatti, aziende o trattative).
2. Fai clic sulnome del record.
3. Nellacronologia delle attività, clicca sulnome della riunione per espandere l’attività della riunione.
4. In alto a destra del record dell'attività, clicca suAzioni >Modifica.
5. Seleziona o deseleziona la casella di controllo[Nome azienda] Prenditore di appunti.
6. Fai clic suSalva.

Per invitare il prenditore di appunti a partecipare a una riunione imminente dalla pagina dei dettagli della riunione, se sei l'organizzatore della riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Quindi fare clic sulla schedaPianificazione.
2. A sinistra, fare clic suRiunioni imminenti.
3. Fai clic sulnome della riunione.
4. In alto a destra, attiva l'interruttoreInvita il prenditore di appunti alla riunione. Disattiva l'interruttore per annullare l'invito al prenditore di appunti.

Prendere appunti in Google Meet

Per utilizzare il prenditore di appunti con le riunioni di Google Meet, non è necessario installare l'app Google Meet. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato il prenditore di appunti, ecco cosa dovresti aspettarti quando il prenditore di appunti è programmato per partecipare a una riunione di Google Meet:

• Il verbalizzante si unirà alla riunione all'ora prevista.
• Il redattore riceverà automaticamente l'autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo pochi secondi, riprodurrà un messaggio audio che indica che la chiamata è in fase di registrazione e invierà un messaggio in chat per informare i partecipanti della registrazione.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta quando il redattore degli appunti avvia la registrazione, ma il messaggio verrà fissato nella chat in modo che eventuali partecipanti aggiuntivi che si uniranno in seguito possano vederlo.
• Se non desideri che il prenditore di appunti si unisca automaticamente alle riunioni di Google Meet, puoi scegliere di impostare una sala d'attesa in Google Meet. Se hai impostato una sala d'attesa in Google Meet, non appena l'organizzatore della riunione di Google Meet si unirà, vedrà un messaggio che lo informa che il prenditore di appunti sta aspettando di unirsi alla chiamata. L'organizzatore deve cliccare su "Accetta"accanto al partecipante che sta richiedendo l'accesso per unirsi. Consentire al partecipante di unirsi alla riunione gli concederà automaticamente il permesso di registrare e attiverà l'audio e i messaggi di chat descritti sopra.
• Se l'organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante addetto alla presa di appunti dalla riunione cliccando sulla sua tessera e selezionando "Rimuovi". L'organizzatore può anche rimuovere l'addetto alla presa di appunti cliccando sul suo nome nell'elenco dei partecipanti e selezionando "Rimuovi".

Prendere appunti in Microsoft Teams

Per utilizzare il prendi appunti con le riunioni di Microsoft Teams, non è necessario installare l'app Microsoft Teams. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato il notetaker, ecco cosa dovresti aspettarti quando il notetaker è programmato per partecipare a una riunione di Microsoft Teams:

• Il prenditore di appunti si unirà alla riunione all'ora prevista.
• Il partecipante addetto alla trascrizione riceverà automaticamente l'autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo pochi secondi, riprodurrà un messaggio audio che indica che la chiamata è in fase di registrazione e invierà un messaggio di chat per informare i partecipanti che sta registrando.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta quando il prenditore di appunti avvia la registrazione. A meno che non si scelga di fissare manualmente il messaggio nella chat, i partecipanti che si uniscono alla riunione dopo l'invio del messaggio non lo vedranno.
• Se non desideri che il prenditore di appunti si unisca automaticamente alle riunioni di Teams, puoi scegliere di configurare una sala d'attesa in Microsoft Teams. Se hai configurato una sala d'attesa in Teams, non appena l'organizzatore della riunione di Teams si unisce, vedrà un messaggio che lo informa che il prenditore di appunti è in attesa di unirsi alla chiamata. L'organizzatore deve fare clic su Ammettiaccanto al partecipante che sta richiedendo l'accesso per partecipare. Consentire al partecipante di partecipare alla riunione gli concederà automaticamente il permesso di registrare e attiverà l'audio e i messaggi di chat descritti sopra.
• Se l'organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante addetto alla trascrizione dalla riunione cliccando sulla tessera del partecipante e selezionando "Rimuovi". L'organizzatore può anche rimuovere l'addetto alla trascrizione cliccando sul suo nome nell'elenco dei partecipanti e selezionando "Rimuovi".

Prendere appunti in Zoom

Per utilizzare il servizio di presa appunti con le riunioni Zoom, non è necessario installare l'app Zoom. Tuttavia, è necessario collegare il proprio calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Inoltre, l'organizzatore della riunione deve avere le seguenti impostazioni attivate nel proprio account Zoom: Registra su file del computer, partecipanti interni alla riunione, partecipanti esterni alla riunione.

Una volta configurato il prenditore di appunti, ecco cosa dovresti aspettarti quando il prenditore di appunti è programmato per partecipare a una riunione Zoom:

• Il prenditore di appunti si unirà alla riunione all'ora prevista.
• Non appena l'organizzatore di Zoom si unisce alla riunione, riceverà un messaggio pop-up che chiede il permesso per la registrazione da parte del prenditore di appunti. L'organizzatore deve cliccare su Approva a questo messaggio. Cliccando su Rifiuta, il prenditore di appunti non potrà registrare. Non appena la registrazione viene approvata, verrà riprodotto un messaggio audio che indica che la chiamata è in fase di registrazione.
• Ogni partecipante che si unisce alla riunione riceverà un messaggio in chat dal prenditore di appunti, che lo informerà che il prenditore di appunti sta registrando e che dovrà avvisare l'organizzatore se non desidera essere registrato.
• Se non si desidera che il prenditore di appunti si unisca automaticamente alle riunioni Zoom, è possibile scegliere di impostare una sala d'attesa in Zoom. Se si dispone di una sala d'attesa impostata in Zoom, non appena l'organizzatore della riunione Zoom si unisce alla riunione, vedrà un messaggio che lo informa che il prenditore di appunti è in attesa di unirsi alla chiamata. L'organizzatore deve cliccare su "Accetta"accanto al partecipante che sta richiedendo l'accesso. Consentire al partecipante di unirsi alla riunione gli concederà automaticamente il permesso di registrare e attiverà l'audio e i messaggi di chat descritti sopra.
• Se l'organizzatore desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e per la quale è stata approvata la registrazione, può espellere il partecipante addetto alla trascrizione dalla riunione cliccando sulla sua tessera e selezionando "Rimuovi". L'organizzatore può anche rimuovere l'addetto alla trascrizione cliccando sul suo nome nell'elenco dei partecipanti e selezionando "Rimuovi".