Registrare e prendere appunti durante le riunioni con l'annotatore di riunioni

Gli utenti con una sede Sales Hub Professional o Enterprise assegnata possono utilizzare il notetaker per le riunioni di vendita in Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Si unisce automaticamente alle riunioni e fornisce le fasi successive, le note della riunione, una registrazione video e le trascrizioni. L'annotatore di riunioni di vendita si unisce a qualsiasi riunione prenotata dai calendari collegati, dalle pagine di pianificazione, dagli orari proposti o da un record.

Se siete un Super Admin, accedete alla versione beta di Sales Meeting Notetaker. Scoprite come gestire le iscrizioni alla beta.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di comprendere appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario collegare il calendario.
• È necessario attivare la registrazione delle chiamate.
• È necessario attivare Conversation Intelligence.
• Non è necessario installare alcuna applicazione.
• Se si utilizza Zoom, per saperne di più sulla configurazione del notetaker della riunione con Zoom. Le impostazioni delle app collegate (ad esempio, Zoom) sul vostro account non si applicano all'uso di questa funzione.

Comprendere limiti e considerazioni

Le trascrizioni delle riunioni si basano sulle impostazioni delle didascalie del fornitore di software per riunioni. Per ottenere trascrizioni affidabili, è necessario:

• Abilitare le didascalie/le didascalie in tempo reale nel software della riunione.
• Assicuratevi che la lingua delle didascalie corrisponda a quella utilizzata nella riunione.
• Utilizzate le integrazioni di HubSpot con Microsoft Teams o Zoom, se possibile, in quanto possono fornire un'acquisizione più stabile delle trascrizioni.

Nota: Google Meet attualmente supporta solo le trascrizioni in inglese. Esaminare ulteriori considerazioni specifiche del provider per l'utilizzo del notetaker per riunioni con Google Meet, Microsoft Teams e Zoom.

Impostazione del notetaker delle riunioni di vendita

Prima che gli utenti possano includere il notetaker nelle loro riunioni, i Super Admin devono attivare la funzione per l'account. Dopo che un Super Admin ha configurato le impostazioni predefinite per l'account, gli utenti possono regolare le loro impostazioni personali del notetaker.

Nota bene: l'istruzione per l'aggiunta di un notetaker a una riunione viene inviata 30 minuti prima dell'inizio della riunione. Pertanto, le modifiche apportate alle impostazioni dell'utente potrebbero non essere prese in considerazione per le riunioni che iniziano nei 30 minuti successivi alla modifica dell'impostazione. Se si disattiva l'accesso al notetaker per un utente, si consiglia di rimuovere manualmente il notetaker da tutte le riunioni che si svolgono nei 30 minuti successivi alla modifica.

Configurazione delle impostazioni predefinite

Per impostare il notetaker delle riunioni di vendita per l'account, se si è un superamministratore:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Riunioni.
3. Fare clic sulla scheda Appuntatore di riunioni.
4. Attivare l'interruttore Sales Meeting Notetaker.
   • Se si desidera che il notetaker si unisca automaticamente a tutte le riunioni ammissibili, selezionare la casella di controllo Invita notetaker a tutte le riunioni imminenti. (Questa casella è selezionata per impostazione predefinita quando si attiva il notetaker delle riunioni di vendita).
   • Se si desidera che gli utenti invitino manualmente il notetaker alle riunioni, deselezionare la casella Invita notetaker a tutte le riunioni imminenti.
5. Nella sezione Accesso notetaker, scegliere quali utenti devono avere accesso al notetaker.
   • Per concedere l'accesso al notetaker a tutti gli utenti con una sede Sales Hub Professional o Enterprise assegnata, nella sezione Scegli l'accesso del notetaker, selezionate Concedi automaticamente l'accesso del notetaker agli utenti idonei.
   • Per concedere l'accesso al notetaker a utenti specifici:
     • Nella sezione Scegli accesso notetaker, selezionate Concedere manualmente l'accesso notetaker agli utenti con sedi di vendita. Quindi, in fondo, fare clic su Salva.
     • Fare clic su Seleziona utenti.
     • Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo per gli utenti, quindi fare clic su Salva selezioni.
     • In fondo, fare clic su Salva.

Configurare le impostazioni specifiche dell'utente

Se siete un utente a cui è stata assegnata una sede Sales Hub Professional o Enterprise e vi è stato concesso l'accesso al notetaker, potete regolare le impostazioni individuali del notetaker.

Per ignorare le impostazioni predefinite dell'account per quanto riguarda la partecipazione automatica del notetaker alle riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
3. Fare clic sulla scheda Calendario .
4. In Impostazioni di partecipazione alle riunioni di vendita, selezionare o deselezionare la casella di controllo Invita automaticamente il notetaker alle riunioni imminenti.
   • Se la casella è selezionata, il notetaker si unirà automaticamente a tutte le riunioni ammissibili.
   • Se la casella è deselezionata, il notetaker si unirà alle riunioni solo quando verrà invitato manualmente.
5. In fondo, fare clic su Salva.

Usa il notetaker delle riunioni di vendita

Imparare come il notetaker si unisce alle riunioni, come rivedere le registrazioni e le trascrizioni e come aggiungere o rimuovere il notetaker alle riunioni.

Comprendere l'ammissibilità delle riunioni e il comportamento del notetaker

Una riunione è idonea per il notetaker se soddisfa tutti i seguenti criteri:

• La riunione viene archiviata in HubSpot.
• La riunione contiene almeno un contatto CRM come partecipante e l'indirizzo e-mail del contatto non utilizza lo stesso dominio dell'account HubSpot.
• La posizione della riunione è impostata su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Quando il notetaker è stato invitato a una riunione idonea, per tutti i fornitori di videoconferenze:

• Il notetaker si unirà due minuti prima dell'orario previsto.
• Un messaggio audio, un messaggio di chat e un pop-up annunciano che il notetaker è presente nella riunione e sta registrando. Nella finestra di dialogo, fare clic su Approva per continuare a utilizzare il notetaker.
• Se è stata allestita una sala d'attesa, l'ospite della videoconferenza deve accettare il notetaker nella riunione. Se l'ospite nega l'accesso, il notetaker non potrà partecipare. Se il notetaker rimane nella sala d'attesa per più di 10 minuti senza essere ammesso alla riunione, se ne andrà.
• Il nome del notetaker sarà il nome della vostra azienda seguito da "Notetaker" (ad esempio, "[Azienda] Notetaker"). Se non è stato impostato un nome di società per l'account, questo sarà denominato "[dominio della società] Notetaker". Se non è stato impostato un nome di società o un dominio per l'account, il nome sarà "Notetaker".
• Quando si termina la riunione, il notetaker crea un record di oggetto di chiamata in HubSpot e associa la chiamata alla riunione corrispondente. La creazione del record della chiamata consente di accedere facilmente alla registrazione, alla trascrizione e al riepilogo della riunione. Scoprite come rivedere la registrazione e la trascrizione dopo la riunione.
• Se tutti i partecipanti escono senza terminare la riunione, il notetaker rimane nella riunione finché non rileva 10 minuti di silenzio. A quel punto, il notetaker lascerà la riunione e creerà la registrazione dell'oggetto della chiamata e aggiungerà la registrazione e la trascrizione al record della riunione in HubSpot.
• Il notetaker non sarà in grado di recuperare la trascrizione della riunione se il provider della videoconferenza ha disabilitato le didascalie sull'account.

Imparare a conoscere le aspettative specifiche del provider per il notetaker quando viene utilizzato con Google Meet, Microsoft Teams e Zoom.

Aggiungere o rimuovere manualmente il notetaker durante la pianificazione delle riunioni

Quando si pianifica una riunione su un record CRM, è possibile sovrascrivere manualmente lo stato di invito del notetaker. Dopo aver fatto clic sul pulsante Pianifica una riunione su un record CRM e aver inserito i dettagli della riunione:

1. Nella sezione Sales Meeting Notetaker, selezionare o deselezionare la casella di controllo Invita notetaker alla riunione.
2. Fare clic su Salva.

Se si sta prenotando una riunione per conto di un altro utente (cioè si sta selezionando un altro utente come ospite della riunione), non è possibile modificare l'invito del notetaker. Al contrario, nella sezione Partecipante alla riunione di vendita, verrà visualizzato il messaggio "Il partecipante si unirà in base all'impostazione predefinita dell'ospite".

Visualizzare e modificare lo stato del notetaker per le riunioni imminenti

Per vedere se l'addetto alle riunioni di vendita è impostato per partecipare a una riunione imminente da un record CRM:

1. Nell'account HubSpot, navigare in CRM > [oggetto] (ad esempio, contatti, aziende o offerte).
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella timeline delle attività, fare clic sul nome della riunione per espandere l'attività della riunione.
4. Se l'interlocutore è impostato per partecipare alla riunione, nella parte superiore dell'attività della riunione sarà presente un punto verde con il nome dell'interlocutore. Se il notetaker non è impostato per partecipare alla riunione, non appare alcun indicatore visivo nella parte superiore dell'attività della riunione.

Per cambiare se l'intervistato è impostato per partecipare alla riunione:

1. Nell'account HubSpot, navigare in CRM > [oggetto] (ad esempio, contatti, aziende o offerte).
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella timeline delle attività , fare clic sul nome della riunione per espandere l'attività della riunione.
4. In alto a destra del record dell'attività, fare clic su Azioni > Modifica.
5. Selezionare o deselezionare la casella di controllo [Nome società] Notetaker.
6. Fare clic su Salva.

Per invitare il notetaker a partecipare a una riunione imminente dalla pagina dei dettagli della riunione, se si è l'organizzatore della riunione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Fare clic sulla scheda Programma.
2. A sinistra, fare clic su Prossime riunioni.
3. Fare clic sul nome della riunione.
4. In alto a destra, attivare l 'interruttore Invita il partecipante alla riunione di vendita. Disattivare l'interruttore per non invitare il partecipante alla riunione.

Prendere appunti in Google Meet

Per utilizzare il notetaker con le riunioni di Google Meet, non è necessario installare l'app Google Meet. Tuttavia, è necessario collegare il calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato l'annotatore, quando l'annotatore è programmato per partecipare a una riunione di Google Meet, si dovrebbe verificare quanto segue:

• Il notetaker riceverà la trascrizione in inglese solo quando si unirà alle riunioni di Google Meet. Le didascalie devono essere attivate in Google Meet per ricevere la trascrizione.
• Il notetaker si unirà alla riunione 2 minuti prima dell'orario di inizio previsto.
• Il notetaker riceverà automaticamente l'autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo alcuni secondi, verrà riprodotto un messaggio audio che indica che la chiamata viene registrata e verrà inviato un messaggio di chat per informare i partecipanti che la registrazione è in corso.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta quando il notetaker inizierà a registrare, ma il messaggio verrà appuntato nella chat in modo che qualsiasi altro partecipante che si aggiunga successivamente possa vederlo.
• Se non si desidera che il notetaker si unisca automaticamente alle riunioni di Google Meet, è possibile scegliere di impostare una sala d'attesa in Google Meet. Se è stata impostata una sala d'attesa in Google Meet, non appena l'ospite della riunione di Google Meet si unisce, vedrà un messaggio che lo informa che il notetaker è in attesa di unirsi alla chiamata. L'ospite deve fare clic su Ammetti accanto al partecipante notetaker che richiede l'accesso per unirsi. L'autorizzazione a unirsi alla riunione concederà automaticamente l'autorizzazione a registrare e farà apparire i messaggi audio e di chat descritti in precedenza.
• Se l'host desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e che è stata approvata, può espellere il partecipante notetaker dalla riunione facendo clic sul riquadro del partecipante notetaker e selezionando Rimuovi. L'host può anche rimuovere il notetaker facendo clic sul suo partecipante nell'elenco dei partecipanti e selezionando Rimuovi.

Prendere appunti in Microsoft Teams

Per utilizzare il notetaker con le riunioni di Microsoft Teams, non è necessario installare l'app Microsoft Teams. Tuttavia, è necessario collegare il calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Una volta configurato l'annotatore, quando l'annotatore è programmato per partecipare a una riunione di Microsoft Teams, ci si aspetta quanto segue:

• La lingua della trascrizione del notetaker dipende dalla lingua utilizzata per le didascalie in Microsoft Teams. Le didascalie devono essere attivate in Microsoft Teams per ricevere una trascrizione.
• Il notetaker si unirà alla riunione 2 minuti prima dell'orario di inizio previsto.
• Il notetaker riceverà automaticamente l'autorizzazione alla registrazione non appena si unirà alla riunione. Dopo alcuni secondi, riprodurrà un messaggio audio che indica che la chiamata viene registrata e invierà un messaggio di chat per informare i partecipanti della registrazione.
• Il messaggio di chat verrà inviato una sola volta quando il notetaker inizia la registrazione. A meno che non si scelga di appuntare manualmente il messaggio nella chat, i partecipanti che si uniscono alla riunione dopo l'invio del messaggio non lo vedranno.
• Se non si desidera che il notetaker si unisca automaticamente alle riunioni di Teams, si può scegliere di impostare una sala d'attesa in Microsoft Teams. Se è stata impostata una sala d'attesa in Teams, non appena l'ospite della riunione Teams si unisce, vedrà un messaggio che lo informa che il notetaker è in attesa di unirsi alla chiamata. L'ospite deve fare clic su Ammetti accanto al partecipante notetaker che richiede l'accesso per unirsi. L'autorizzazione a unirsi alla riunione concederà automaticamente l'autorizzazione a registrare e farà apparire i messaggi audio e di chat descritti in precedenza.
• Se l'host desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e che è stata approvata, può espellere il partecipante notetaker dalla riunione facendo clic sul riquadro del partecipante notetaker e selezionando Rimuovi. L'host può anche rimuovere il notetaker facendo clic sul suo partecipante nell'elenco dei partecipanti e selezionando Rimuovi.

Prendere appunti in Zoom

Per utilizzare il notetaker con le riunioni Zoom, non è necessario installare l'applicazione Zoom. Tuttavia, è necessario collegare il calendario e seguire le istruzioni generali di configurazione.

Inoltre, l'ospite della riunione deve avere le seguenti impostazioni attivate nel proprio account Zoom: Registra su file del computer, Partecipanti alla riunione interna, Partecipanti alla riunione esterna.

Una volta configurato il notetaker, quando è prevista la sua partecipazione a una riunione Zoom, è necessario che si verifichi quanto segue:

• La lingua della trascrizione del notetaker dipende dalla lingua utilizzata per le didascalie in Zoom. Le didascalie devono essere attivate in Zoom per ricevere una trascrizione.
• Il notetaker si unirà alla riunione 2 minuti prima dell'orario di inizio previsto.
• Non appena l'ospite di Zoom si unisce alla riunione, riceve un messaggio pop-up che chiede l'autorizzazione alla registrazione da parte del notetaker. L'ospite deve fare clic su Approva per questo messaggio. Facendo clic su Rifiuta, il notetaker non potrà registrare. Non appena la registrazione viene approvata, viene riprodotto un messaggio audio che indica che la chiamata viene registrata.
• Ogni partecipante che si unisce alla riunione riceverà un messaggio di chat dall'organizzatore della riunione, in cui gli verrà comunicato che l'organizzatore della riunione sta registrando e che deve comunicare all'organizzatore se non desidera essere registrato.
• Se non si desidera che il notetaker si unisca automaticamente alle riunioni Zoom, è possibile scegliere di impostare una sala d'attesa in Zoom. Se è stata impostata una sala d'attesa in Zoom, non appena l'ospite della riunione Zoom si unisce alla riunione, vedrà un messaggio che lo informa che il notetaker è in attesa di unirsi alla chiamata. L'ospite deve fare clic su Ammetti accanto al partecipante notetaker che richiede l'accesso per unirsi. Se il partecipante notetaker si unisce alla riunione, ottiene automaticamente l'autorizzazione a registrare e riceve i messaggi audio e di chat descritti in precedenza.
• Se l'host desidera interrompere la registrazione di una riunione a cui si è già unito e che è stata approvata, può espellere il partecipante notetaker dalla riunione facendo clic sul riquadro del partecipante notetaker e selezionando Rimuovi. L'host può anche rimuovere il notetaker facendo clic sul suo partecipante nell'elenco dei partecipanti e selezionando Rimuovi.