Mithilfe des Meeting-Notetakers Notizen Meetings aufzeichnen und Notizen machen

Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz können den Sales-Meeting-Notetaker in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom verwenden. Er nimmt automatisch an Meetings teil und bietet nächste Schritte, Meeting-Notizen, eine Videoaufzeichnung und Transkripte. Der Sales-Meeting-Notetaker nimmt an allen Meetings teil, die über verknüpfte Kalender, Terminplanungsseiten, vorgeschlagene Zeiten oder in einem Datensatz gebucht wurden. Wenn Sie ein Super-Admin sind, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihren HubSpot-Account für die Beta-Phase anmelden können.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen Ihren Kalender verknüpfen.
• Sie müssen Anrufaufzeichnung aktivieren.
• Sie müssen Conversation Intelligence aktivieren.
• Sie müssen keine Apps installieren.
• Wenn Sie Zoom verwenden, erfahren Sie hier mehr über das Einrichten Ihres Meeting-Notetakers mit Zoom. Alle verknüpften App-Einstellungen (z. B. Zoom) in Ihrem Account gelten nicht für Ihre Nutzung dieser Funktion.

Beschränkungen und Überlegungen verstehen

Meeting-Transkripte basieren auf den Untertiteleinstellungen Ihres Anbieters der Meeting-Software. Um zuverlässige Transkripte zu erhalten, sollten Sie:

• Untertitel/Live-Untertitel in Ihrer Meeting-Software aktivieren.
• Darauf achten, dass die Sprache der Untertitel mit der im Meeting verwendeten Sprache übereinstimmt.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit die Microsoft Teams- oder Zoom-Integration von HubSpot, da dies eine stabilere Transkripterfassung ermöglicht.

Bitte beachten: Google Meet unterstützt derzeit nur Transkripte in englischer Sprache. Lesen Sie zusätzliche anbieterspezifische Überlegungen zur Verwendung des Meeting-Notetakers mit Google Meet, Microsoft Teams und Zoom.

Sales-Meeting-Notetaker einrichten

Bevor Benutzer den Notetaker in ihre Meetings aufnehmen können, müssen Super-Admins die Funktion für den Account aktivieren. Nachdem ein Super-Admin die Standardeinstellungen für den Account konfiguriert hat, können Benutzer ihre persönlichen Notetaker-Einstellungen anpassen.

Bitte beachten: Die Anweisung für den Notetakers, einem Meeting beizutreten, wird 30 Minuten vor dem Beginn des Meetings gesendet. Daher werden Änderungen an den Benutzereinstellungen möglicherweise nicht für Meetings berücksichtigt, die in den nächsten 30 Minuten nach der Einstellungsänderung beginnen. Wenn Sie den Notetaker-Zugriff für einen Benutzer deaktivieren, wird empfohlen, den Notetaker manuell von allen Meetings zu entfernen, die in den nächsten 30 Minuten nach dieser Änderung stattfinden.

Standardeinstellungen konfigurieren

So richten Sie den Sales-Meeting-Notetaker für den Account ein, wenn Sie ein Super-Admin sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Meetings.
3. Klicken Sie auf den Tab Meeting-Notetaker.
4. Aktivieren Sie den Schalter Sales-Meeting-Notetaker.
   • Wenn Sie möchten, dass der Notetaker automatisch an allen in Frage kommenden Meetings teilnimmt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Notetaker zu allen anstehenden Meetings einladen. (Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie den Sales-Meeting-Notetaker aktivieren.)
   • Wenn Sie möchten, dass Benutzer den Notetakers manuell zu Meetings einladen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Notetaker zu allen anstehenden Meetings einladen.
5. Wählen Sie im Abschnitt Notetaker-Zugriff aus, welche Benutzer Zugriff auf den Notetaker erhalten sollen.
   • Um allen Benutzern mit einer zugewiesenen Sales HubProfessional- oder Enterprise-Lizenz Zugriff auf Protokolle zu gewähren, wählen Sie im Abschnitt Zugriff für Notetaker auswählen die Option Berechtigten Benutzern automatisch Notetaker-Zugriff gewähren aus.
   • So gewähren Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf Notetaker:
     • Wählen Sie im Abschnitt Notetaker-Zugriff auswählen die Option Benutzern mit Sales-Lizenzen manuell Notetaker-Zugriff gewähren aus. Klicken Sie dann unten auf Speichern.
     • Klicken Sie auf Benutzer auswählen.
     • Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen für die Benutzer und klicken Sie dann auf Auswahlen speichern.
     • Klicken Sie unten auf Speichern.

Benutzerspezifische Einstellungen konfigurieren

Wenn Sie ein Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz sind und Zugriff auf den Notetaker erhalten haben, können Sie Ihre individuellen Protokollierungseinstellungen anpassen.

So setzen Sie die Account-Standardeinstellungen dafür außer Kraft, ob der Notetaker automatisch Ihren Meetings beitritt:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf den Tab Kalender.
4. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie unter Einstellungen für Teilnahme des Sales-Meeting-Notetakers das Kontrollkästchen Notetaker automatisch zu allen anstehenden Meetings einladen.
   • Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, tritt der Notetaker automatisch allen Ihren in Frage kommenden Meetings bei.
   • Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, tritt der Notetaker nur dann Ihren Meetings bei, wenn Sie ihn manuell einladen.
5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Sales-Meeting-Notetaker verwenden

Erfahren Sie, wie der Notetaker an Meetings teilnimmt, wie Aufzeichnungen und Transkripte ausgewertet werden können und wie Sie den Notetaker zu Meetings hinzufügen oder davon entfernen.

Das Infragekommen für Meetings und Notetaker-Verhalten verstehen

Ein Meeting kommt für den Notetaker in Frage, wenn es alle der folgenden Kriterien erfüllt:

• Das Meeting wird in HubSpot gespeichert.
• Das Meeting enthält mindestens einen CRM-Kontakt als Teilnehmer, und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts verwendet nicht dieselbe Domain wie der HubSpot-Account.
• Der Ort des Meetings ist auf Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom festgelegt.

Wenn der Notetaker zu einem geeigneten Meeting eingeladen wurde, gilt Folgendes für alle Videokonferenzanbieter:

• Der Notetaker tritt zwei Minuten vor der geplanten Zeit bei.
• Eine Audionachricht, eine Chat-Nachricht und ein Pop-up geben bekannt, dass der Notetaker an dem Meeting und der Aufzeichnung teilnimmt. Klicken Sie im Dialogfeld auf Genehmigen, um Ihren Notetaker weiter zu verwenden.
• Wenn Sie einen Warteraum eingerichtet haben, muss der Host der Videokonferenz den Notetaker zum Meeting zulassen. Wenn der Host den Zugriff verweigert, tritt der Notetaker nicht bei. Wenn der Notetaker länger als 10 Minuten im Warteraum sitzt, ohne zum Meeting zugelassen zu werden, verlässt er das Meeting.
• Der Name des Notetakers ist der Name Ihres Unternehmens, gefolgt von „Notetaker“ (z. B. „[Unternehmen]-Notetaker“). Wenn Sie keinen Unternehmen Namen für Ihren Account festgelegt haben, wird er „[Unternehmensdomain]-Notetaker“! genannt. Wenn Sie keinen Unternehmensnamen oder keine Domain für Ihren Account festgelegt haben, wird er „Notetaker“ genannt.
• Wenn Sie das Meeting beenden, erstellt der Notetaker einen Anrufobjektdatensatz in HubSpot und ordnet diesen Anruf dem entsprechenden Meeting zu. Durch das Erstellen des Anrufdatensatzes haben Sie einfachen Zugriff auf die Aufzeichnung, das Transkript und die Zusammenfassung des Meetings. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufzeichnungen und Transkripte nach dem Meeting auswerten.
• Wenn alle Teilnehmer das Meeting verlassen, ohne es zu beenden, bleibt der Notetaker so lange im Meeting, bis er 10 Minuten Stille feststellt. An diesem Punkt verlässt der Notetaker das Meeting und erstellt den Anrufobjektdatensatz und fügt die Aufzeichnung und das Transkript zum Meeting-Datensatz in HubSpot hinzu.
• Der Notetaker kann kein Transkript des Meetings abrufen, wenn der Videokonferenzanbieter Untertitel im Account deaktiviert hat.

Erfahren Sie mehr über die anbieterspezifischen Erwartungen für den Notetaker bei Verwendung mit Google Meet, Microsoft Teams und Zoom.

Bei der Planung von Meetings manuell einen Notetaker hinzufügen oder entfernen

Wenn Sie ein Meeting in einem CRM-Datensatz planen, können Sie den Einladungsstatus des Notetakers manuell überschreiben. Nachdem Sie in einem CRM-Datensatz auf die Schaltfläche Meeting vereinbaren geklickt und die Meeting-Details eingegeben haben:

1. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt Sales-Meeting-Notetaker das Kontrollkästchen Notetaker zu Meeting einladen.
2. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie ein Meeting im Namen eines anderen Benutzers buchen (d. h., Sie wählen einen anderen Benutzer als Host des Meetings aus), können Sie die Einladung zum Notetakers nicht anpassen. Stattdessen sehen Sie im Abschnitt Sales-Meeting-Notetaker die Meldung „Der Notetaker wird basierend auf der Standardeinstellung des Hosts beitreten“.

Notetaker-Status für bevorstehende Meetings anzeigen und bearbeiten

So überprüfen Sie, ob für den Sales-Meeting-Notetaker die Teilnahme an einem bevorstehenden Meeting über einen CRM-Datensatz festgelegt ist:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen oder Deals).
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten auf den Meeting-Namen, um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Wenn für den Notetaker festgelegt ist, dass er dem Meeting beitritt, erscheint oben in der Meeting-Aktivität ein grüner Punkt mit dem Namen des Notetakers. Wenn nicht sein Beitritt festgelegt ist, wird oben in der Meeting-Aktivität keine visuelle Statusanzeige angezeigt.

So ändern Sie, ob für den Notetaker festgelegt ist, dass er dem Meeting beitritt oder nicht:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen oder Deals).
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten auf den Meeting-Namen, um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Klicken Sie oben rechts im Aktivitätsdatensatz auf Aktionen >Bearbeiten.
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen [Name des Unternehmens]-Notetaker .
6. Klicken Sie auf Speichern.

So laden Sie den Notetakers ein, einem bevorstehenden Meeting über die Seite mit den Meeting-Details beizutreten, wenn Sie der Host des Meetings sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sales-Workspace. Klicken Sie dann auf den Tab Zeitplan.
2. Klicken Sie links auf Bevorstehende Meetings.
3. Klicken Sie auf den Meeting-Namen.
4. Aktivieren Sie oben rechts den Schalter Sales-Meeting-Notetaker einladen. Deaktivieren Sie den Schalter, um den Notetaker auszuladen.

Notizen in Google Meet machen

Um den Notetaker mit Google Meet-Meetings zu verwenden, müssen Sie nicht die Google Meet-App installieren. Sie müssen jedoch Ihren Kalender verknüpfen und die allgemeinen Einrichtungsanweisungen befolgen.

Sobald Sie den Notetaker eingerichtet haben, sollten Sie Folgendes erwarten, wenn der Beitritt des Notetakers zu einem Google Meet-Meeting geplant ist:

• Der Notetaker erhält das Transkript nur auf Englisch, wenn er an Google Meet-Meetings teilnimmt. Untertitel müssen in Google Meet aktiviert sein, um ein Transkript zu erhalten.
• Der Notetaker tritt dem Meeting 2 Minuten vor der geplanten Startzeit bei.
• Der Notetaker erhält automatisch die Aufzeichnungsberechtigung, sobald er dem Meeting beitritt. Nach einigen Sekunden wird eine Audionachricht wiedergegeben, die besagt, dass der Anruf aufgezeichnet wird, und eine Chat-Nachricht gesendet, die die Teilnehmer darüber informiert, dass der Anruf aufgezeichnet wird.
• Die Chat-Nachricht wird nur einmal gesendet, wenn der Notetaker mit der Aufzeichnung beginnt, aber die Nachricht wird im Chat angepinnt, sodass alle weiteren Teilnehmer, die später beitreten, die Nachricht sehen können.
• Wenn Sie nicht möchten, dass der Notetaker automatisch an Google Meet-Meetings teilnimmt, können Sie in Google Meet einen Warteraum einrichten. Wenn Sie in Google Meet einen Warteraum eingerichtet haben, sieht der Host des Google Meet-Meetings, sobald er beitritt, eine Nachricht, dass der Notetaker darauf wartet, dem Anruf beizutreten. Der Host muss neben dem Teilnehmer, der den Zugriff auf die Teilnahme anfordert, auf Zulassen klicken. Wenn Sie zulassen, dass der Notetakers dem Meeting beitritt, erhält er automatisch die Berechtigung zum Aufzeichnen und es werden die oben beschriebenen Audio- und Chat-Nachrichten angezeigt.
• Wenn der Host die Aufzeichnung eines Meetings beenden möchte, dem bereits beigetreten wurde und das zur Aufzeichnung genehmigt wurde, kann er den Notetaker aus dem Meeting werfen, indem er auf die Teilnehmerkachel des Notetakers klickt und Entfernen auswählt. Der Host kann den Notetaker auch entfernen, indem er auf seinen Teilnehmer in der Teilnehmerliste klickt und Entfernen auswählt.

Notizen in Microsoft Teams machen

Um den Notetaker mit Microsoft Teams-Meetings zu verwenden, müssen Sie nicht die Microsoft Teams-App installieren. Sie müssen jedoch Ihren Kalender verknüpfen und die allgemeinen Einrichtungsanweisungen befolgen.

Sobald Sie den Notetaker eingerichtet haben, sollten Sie Folgendes erwarten, wenn der Beitritt des Notetakers zu einem Microsoft Teams-Meeting geplant ist:

• Die Sprache des Transkripts des Notetakers hängt von der Sprache ab, die Sie für Untertitel in Microsoft Teams verwenden. Untertitel müssen in Microsoft Teams aktiviert sein, um ein Transkript zu erhalten.
• Der Notetaker tritt dem Meeting 2 Minuten vor der geplanten Startzeit bei.
• Der Notetaker erhält automatisch die Aufzeichnungsberechtigung, sobald er dem Meeting beitritt. Nach einigen Sekunden wird eine Audionachricht wiedergegeben, die besagt, dass der Anruf aufgezeichnet wird, und eine Chat-Nachricht gesendet, die die Teilnehmer darüber informiert, dass der Anruf aufgezeichnet wird.
• Die Chat-Nachricht wird nur einmal gesendet, wenn der Notetaker mit der Aufzeichnung beginnt. Sofern Sie die Nachricht nicht manuell im Chat anpinnen, wird sie Teilnehmern, die dem Meeting beitreten, nachdem die Nachricht gesendet wurde, nicht angezeigt.
• Wenn Sie nicht möchten, dass der Notetaker automatisch Teams-Meetings beitritt, können Sie in Microsoft Teams einen Warteraum einrichten. Wenn Sie in Teams einen Warteraum eingerichtet haben, sieht der Host des Teams-Meetings, sobald er beitritt, eine Nachricht, dass der Notetaker darauf wartet, dem Anruf beizutreten. Der Host muss neben dem Teilnehmer, der den Zugriff auf die Teilnahme anfordert, auf Zulassen klicken. Wenn Sie zulassen, dass der Notetakers dem Meeting beitritt, erhält er automatisch die Berechtigung zum Aufzeichnen und es werden die oben beschriebenen Audio- und Chat-Nachrichten angezeigt.
• Wenn der Host die Aufzeichnung eines Meetings beenden möchte, dem bereits beigetreten wurde und das zur Aufzeichnung genehmigt wurde, kann er den Notetaker aus dem Meeting werfen, indem er auf die Teilnehmerkachel des Notetakers klickt und Entfernen auswählt. Der Host kann den Notetaker auch entfernen, indem er auf seinen Teilnehmer in der Teilnehmerliste klickt und Entfernen auswählt.

Notizen in Zoom machen

Um den Notetaker mit Zoom-Meetings zu verwenden, müssen Sie nicht die Zoom-App installieren. Sie müssen jedoch Ihren Kalender verknüpfen und die allgemeinen Einrichtungsanweisungen befolgen.

Darüber hinaus muss der Host des Meetings die folgenden Einstellungen in seinem Zoom-Konto aktiviert haben: Datensätze in Computerdateien, interne Meeting-Teilnehmer, externe Meeting-Teilnehmer.

Sobald Sie den Notetaker eingerichtet haben, sollten Sie Folgendes erwarten, wenn der Beitritt des Notetakers zu einem Zoom-Meeting geplant ist:

• Die Sprache des Transkripts des Notetakers hängt von der Sprache ab, die Sie für die Untertitel in Zoom verwenden. Untertitel müssen in Zoom aktiviert sein, um ein Transkript zu erhalten.
• Der Notetaker tritt dem Meeting 2 Minuten vor der geplanten Startzeit bei.
• Sobald der Zoom-Host dem Meeting beitritt, erhält er eine Pop-up-Nachricht, in der er um Erlaubnis für die Aufzeichnung durch den Notetaker gebeten wird. Der Host muss für diese Nachricht auf Genehmigen klicken. Wenn Sie auf Ablehnen klicken, nimmt der Notetaker nicht auf. Sobald die Aufzeichnung genehmigt wurde, wird eine Audionachricht wiedergegeben, die besagt, dass der Anruf aufgezeichnet wird.
• Jeder Teilnehmer, der dem Meeting beitritt, erhält eine Chat-Nachricht vom Notetakers, in der er darüber informiert wird, dass der Notetaker aufzeichnet, und dem Host mitteilt, ob er nicht aufgezeichnet werden möchte.
• Wenn Sie nicht möchten, dass der Notetaker automatisch Zoom-Meetings beitritt, können Sie in Zoom einen Warteraum einrichten. Wenn Sie in Zoom einen Warteraum eingerichtet haben, sieht der Host des Zoom-Meetings, sobald er dem Meeting beitritt, eine Nachricht, dass der Notetaker darauf wartet, dem Anruf beizutreten. Der Host muss neben dem Teilnehmer, der den Zugriff auf die Teilnahme anfordert, auf Zulassen klicken. Wenn Sie zulassen, dass der Notetakers dem Meeting beitritt, erhält er automatisch die Berechtigung zum Aufzeichnen und es werden die oben beschriebenen Audio- und Chat-Nachrichten angezeigt.
• Wenn der Host die Aufzeichnung eines Meetings beenden möchte, dem bereits beigetreten wurde und das zur Aufzeichnung genehmigt wurde, kann er den Notetaker aus dem Meeting werfen, indem er auf die Teilnehmerkachel des Notetakers klickt und Entfernen auswählt. Der Host kann den Notetaker auch entfernen, indem er auf seinen Teilnehmer in der Teilnehmerliste klickt und Entfernen auswählt.