Nehmen Sie in Meetings mit dem Meeting-Protokollierer Notizen auf und machen Sie Notizen

Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz können den Protokollierer für Vertriebsmeetings in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom verwenden. Er nimmt automatisch an Meetings teil und bietet nächste Schritte, Besprechungsnotizen, eine Videoaufzeichnung und Transkripte. Der Protokollierer für Vertriebsmeetings nimmt an allen Meetings teil, die über verknüpfte Kalender, Terminplanungsseiten, vorgeschlagene Zeiten oder in einem Datensatz gebucht wurden. Wenn Sie ein Super-Admin sind, erfahren Sie, wie Sie Ihren Account auf in die Beta aufnehmen können.

Bevor Sie loslegen

So verwenden Sie den Protokollierer für Verkaufsmeetings:

• Sie müssen Ihren Kalender verknüpfen.
• Sie müssen Anrufaufzeichnung aktivieren.
• Sie müssen Conversation Intelligence aktivieren.
• Sie müssen keine Apps installieren.

Wenn Sie Zoom verwenden, erfahren Sie hier mehr über das Einrichten Ihres Meeting-Protokollers mit Zoom (Artikelpasswort: Meetings_208916). Alle verknüpften App-Einstellungen (z. B. Zoom) in Ihrem Account gelten nicht für Ihre Nutzung dieser Funktion.

HubSpot-Meeting-Protokoller einrichten

Bevor Benutzer den Protokollierer in ihre Meetings aufnehmen können, müssen Super-Admins die Funktion für den Account aktivieren. Nachdem ein Super-Admin die Standardeinstellungen für den Account konfiguriert hat, können Benutzer ihre persönlichen Notizen-Einstellungen anpassen.

Bitte beachten: Die Anweisung für den Protokollierenden, einem Meeting beizutreten, wird 30 Minuten vor Besprechungsbeginn gesendet. Daher werden Änderungen an den Benutzereinstellungen möglicherweise nicht für Meetings berücksichtigt, die in den nächsten 30 Minuten nach der Einstellungsänderung beginnen. Wenn Sie den Zugriff auf Notizen für einen Benutzer deaktivieren, wird empfohlen, den Notizenschreiber manuell von allen Meetings zu entfernen, die in den nächsten 30 Minuten nach dieser Änderung stattfinden.

Standardeinstellungen konfigurieren

So richten Sie den Protokollierer für Vertriebsmeetings für den Account ein, wenn Sie ein Super-Admin sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Meetings.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Meeting-Protokoller ".
4. Aktivieren Sie den Schalter "Sales Meeting Notetaker ".
   • Wenn Sie möchten, dass der Protokollführer automatisch an allen in Frage kommenden Meetings teilnimmt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Protokollführer zu allen kommenden Meetings einladen . (Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie den Protokollierer für Vertriebsmeetings aktivieren.)
   • Wenn Sie möchten, dass Benutzer den Protokollierenden manuell zu Meetings einladen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Protokollführer zu allen bevorstehenden Meetings einladen .
5. Wählen Sie im Abschnitt "Zugriff auf Protokoller" aus, welche Benutzer Zugriff auf den Protokollierer erhalten sollen.
   • Um allen Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub Professional - oder Enterprise-Lizenz Zugriff auf Protokolle zu gewähren, wählen Sie im Abschnitt Zugriff für Protokollführer auswählen die Option Berechtigten Benutzern automatisch Zugriff auf Protokollführer gewähren aus. 
   • So gewähren Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf Notizen:
     • Wählen Sie im Abschnitt Notizentaker-Zugriff auswählen die Option Benutzern mit Sales-Lizenzen Notiznotizen-Zugriff manuell gewähren aus. Klicken Sie dann unten auf Speichern.
     • Klicken Sie auf Benutzer auswählen.
     • Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen für die Benutzer und klicken Sie dann auf Auswahl speichern.
     • Klicken Sie unten auf Speichern.

Benutzerspezifische Einstellungen konfigurieren

Wenn Sie ein Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz sind und Zugriff auf den Protokollführer erhalten haben, können Sie Ihre individuellen Protokollierungseinstellungen anpassen.

So setzen Sie die Account-Standardeinstellungen außer Kraft, ob der Protokollführer automatisch Ihren Meetings beitritt:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender.
4. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie unter Einstellungen für die Teilnahme an Vertriebsmeetings das Kontrollkästchen Protokollführer automatisch zu Ihren nächsten Meetings einladen .
   • Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, nimmt der Protokollführer automatisch an allen Ihren qualifizierten Meetings teil.
   • Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, nimmt der Protokollführer nur dann an Ihren Meetings teil, wenn Sie ihn manuell einladen.
5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Protokoller für Verkaufsmeetings verwenden

Erfahren Sie, wie der Notizenschreiber an Meetings teilnimmt, wie Aufzeichnungen und Transkripte ausgewertet werden können und wie Sie den Notizenschreiber zu Meetings hinzufügen oder entfernen.

Meeting-Qualifizierung und Notizenverhalten verstehen

Ein Meeting kommt für das Protokollieren in Frage, wenn es alle der folgenden Kriterien erfüllt:

• Das Meeting wird in HubSpot gespeichert.
• Das Meeting enthält mindestens einen CRM-Kontakt als Teilnehmer, und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts verwendet nicht dieselbe Domain wie der HubSpot-Account.
• Der Ort des Meetings ist auf Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom festgelegt.

Wenn der Protokollierende zu einem berechtigten Meeting eingeladen wurde:

• Die Protokollierende wird zwei Minuten vor der geplanten Zeit hinzukommen.
• Eine Audionachricht, eine Chat-Nachricht und ein Pop-up geben bekannt, dass der Protokollierende an dem Meeting und der Aufzeichnung teilnimmt. Klicken Sie im Dialogfeld auf Genehmigen, um Ihren Protokollierer weiter zu verwenden.
• Wenn Sie einen Warteraum eingerichtet haben, muss der Gastgeber der Videokonferenz den Protokollführer zum Meeting zulassen. Wenn der Host den Zugriff verweigert, nimmt der Protokollführer nicht teil. Wenn der Protokollführer länger als 10 Minuten im Wartezimmer sitzt, ohne zur Besprechung zugelassen zu werden, verlässt er das Meeting.
• Der Name des Protokollierens ist der Name Ihres Unternehmens, gefolgt von "Protokollführer" (z. B. "[Unternehmen] Protokollführer"). Wenn Sie keinen Unternehmen Namen für Ihren Account festgelegt haben, wird er "[Unternehmen Domain] Notetaker" genannt. Wenn Sie keinen Unternehmensnamen oder keine Domain für Ihren Account festgelegt haben, wird er "Notetaker" genannt.
• Wenn Sie das Meeting beenden, erstellt der Protokollführer einen Anrufobjekt-Datensatz in HubSpot und ordnet diesen Anruf dem entsprechenden Meeting zu. Durch das Erstellen des Anrufdatensatzes haben Sie einfachen Zugriff auf die Aufzeichnung, das Transkript und die Zusammenfassung des Meetings. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufzeichnungen und Transkripte nach dem Meeting auswerten können.
• Wenn alle Teilnehmer die Besprechung verlassen, ohne die Besprechung zu beenden, bleibt der Protokollführer so lange in der Besprechung, bis er 10 Minuten Stille feststellt. An diesem Punkt verlässt der Protokollführer das Meeting und erstellt den Anrufobjekt-Datensatz und fügt die Aufzeichnung und das Transkript zum Meeting-Datensatz in HubSpot hinzu.

Bei der Planung von Meetings manuell einen Notizenschreiber hinzufügen oder entfernen

Wenn Sie ein Meeting in einem CRM-Datensatz planen, können Sie den Einladungsstatus des Protokollierenden manuell überschreiben. Nachdem Sie in einem CRM-Datensatz auf die Schaltfläche "Meeting vereinbaren " geklickt und die Meeting-Details eingegeben haben:

1. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt "Vertriebsmeeting-Protokollieren " das Kontrollkästchen "Protokollführer zu Meeting einladen ".
2. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie ein Meeting im Namen eines anderen Benutzers buchen (d. h., Sie wählen einen anderen Benutzer als Host des Meetings aus), können Sie die Einladung zum Protokollierenden nicht anpassen. Stattdessen sehen Sie im Abschnitt "Vertriebsmeeting-Protokollierer " die Meldung "Der Protokollführer wird basierend auf der Standardeinstellung des Gastgebers beitreten".

Notizenstatus für bevorstehende Meetings anzeigen und bearbeiten

So überprüfen Sie, ob der Protokollierer für die Aufzeichnung von Vertriebsmeetings für die Teilnahme an einem bevorstehenden Meeting über einen CRM-Datensatz eingestellt ist:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen oder Deals). 
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten auf den Meeting-Namen , um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Wenn der Protokollführer festgelegt ist, dass er dem Meeting beitreten soll, erscheint oben in der Meeting-Aktivität ein grüner Punkt mit dem Namen des Protokollierenden. Wenn der Protokollführer nicht zur Teilnahme an der Besprechung eingestellt ist, wird oben in der Meeting-Aktivität keine visuelle Statusanzeige angezeigt.

So ändern Sie, ob der Protokollführer am Meeting teilnehmen soll oder nicht:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM >[Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen oder Deals). 
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der Chronik der Aktivitäten  auf den Meeting-Namen , um die Meeting-Aktivität zu erweitern.
4. Klicken Sie oben rechts im Aktivitätsdatensatz auf Aktionen >Bearbeiten. 
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen [Name des Unternehmens] Protokollführer .
6. Danach klicken Sie auf Speichern.

So laden Sie den Protokollierenden ein, einem bevorstehenden Meeting von der Seite mit den Meeting-Details beizutreten, wenn Sie der Host des Meetings sind:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sales-Workspace. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Zeitplan .
2. Klicken Sie links auf "Bevorstehende Meetings" .
3. Klicken Sie auf den Meeting-Namen.
4. Aktivieren Sie oben rechts den Schalter Protokollierer über Vertriebsmeetings einladen . Deaktivieren Sie den Schalter, um den Protokollführer auszuladen.