Registro e tomar notas em reuniões com notetaker reunião

Usuários com um Profissional Sales hub ou um Empreendimento atribuído podem usar o notetaker da reunião de vendas no Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Ele se junta automaticamente às reuniões e fornece os próximos passos, anotações de reuniões, uma gravação de vídeo e transcrições. O notetaker da reunião de vendas ingressa em qualquer reunião reservada a partir de calendários, páginas de agendamento, horas propostas ou em um registro . Se você é um Superadministrador, aprenda como opte pela inclusão da sua conta na versão beta.

Antes de começar

Para usar o notetaker da reunião de vendas:

• Você deve conectar seu calendário.
• Você deve ativar a gravação de chamadas.
• Você deve ligar o Insights de conversas .
• Você não precisa instalar nenhum aplicativo.

Se você estiver usando Zoom, saiba mais sobre como configurar o notetaker da reunião com Zoom (senha do artigo: Reuniões_208916). Qualquer configuração de aplicativo conectado (por exemplo, Zoom) em sua conta não se aplicará ao uso deste recurso.

Configurar notetaker de reunião do HubSpot

Antes que os usuários possam incluir o notetaker em suas reuniões, os Super Admins devem ativar o recurso para a conta. Depois que um Superadministrador define as configurações padrão para a conta, os usuários podem ajustar suas configurações pessoais do notetaker.

Observação: a instrução para o notetaker ingressar em uma reunião é enviada 30 minutos antes do início da reunião. Portanto, as alterações feitas nas configurações do usuário podem não ser levadas em conta para as reuniões que começarem nos próximos 30 minutos após a alteração da configuração. Se você desativar o acesso do notetaker para um usuário, é recomendável que você remova manualmente o notetaker de qualquer reunião que ocorra nos próximos 30 minutos depois de fazer essa alteração.

Definir configurações padrão

Para configurar o notetaker da reunião de vendas para a conta, se você for um Superadministrador :

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Reuniões .
3. Clique na guia Notetaker da Reunião .
4. Ative a opção Notetaker de Reunião de Vendas .
   • Se você quiser que o notetaker se junte a todas as reuniões elegíveis automaticamente, marque a caixa de seleção Convidar notetaker para todas as reuniões futuras . (Essa caixa de seleção é marcada por padrão quando você ativa o notetaker da reunião de vendas.)
   • Se quiser que os usuários convidem o notetaker para a reuniões manualmente, desmarque a caixa de seleção Convidar notetaker para todas as reuniões futuras .
5. Na seção Acesso ao notetaker , escolha quais usuários devem receber acesso ao notetaker.
   • Para conceder ao notetaker acesso a todos os usuários com um Sales hub Professional atribuído ou Enterprise , na seção Choose notetaker access, selecione
   • Para dar ao notetaker acesso a usuários específicos:
     • Na seção Escolher acesso do notetaker, selecione Conceder manualmente aos usuários com estações de venda acesso ao notetaker. Em seguida, na parte inferior, clique em Salvar.
     • Clique em Selecionar usuários.
     • No painel direito, marque as caixas de seleção dos usuários e clique em Salvar seleções.
     • Na parte inferior, clique em Salvar.

Definir configurações específicas do usuário

Se você for um usuário com um profissional Sales hub atribuído ou tiver acesso ao notetaker, poderá ajustar suas configurações individuais de notetaker.

Para substituir as configurações padrão da conta, caso o notetaker se junte automaticamente à sua reuniões:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
3. Clique na guia Calendário.
4. Em Configurações de Ingresso do Notetaker na Reunião de Vendas, marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar notetaker para a próxima reuniões automaticamente .
   • Se a caixa de seleção estiver marcada, o notetaker se juntará automaticamente a todas as reuniões qualificadas.
   • Se a caixa de seleção for desmarcada, o notetaker só se juntará à sua reuniões quando você convidá-la manualmente.
5. Na parte inferior, clique em Salvar.

Usar anotador da reunião de vendas

Saiba como o notetaker se junta às reuniões, como revisar gravações e transcrições e como adicionar ou remover o notetaker às reuniões.

Compreender a qualificação para a reunião e o comportamento do notetaker

Uma reunião é elegível para o notetaker se satisfizer todos os seguintes critérios:

• A reunião está armazenada em HubSpot.
• A reunião contém pelo menos um participante e o endereço de email desse contato não usa o mesmo domínio da conta HubSpot.
• O local da reunião está definido como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Se o notário tiver sido convidado para uma reunião elegível:

• O notetaker se juntará dois minutos antes do horário agendado.
• Uma mensagem de áudio, uma mensagem de bate-papo e um pop-up anunciarão que o notetaker está na reunião e gravação. Na caixa de diálogo, clique em Aprovar para continuar usando o notetaker.
• Se você tiver uma sala de espera configurada, o anfitrião da videoconferência precisará aceitar o anotador na reunião. Se o host negar acesso, o notetaker não se juntará. Se o notetaker ficar sentado na sala de espera por mais de 10 minutos sem ser admitido na reunião, ele sairá.
• O nome do notetaker será o nome da sua empresa seguido por "Notetaker" (por exemplo, "[Empresa] Notetaker"). Se você não tiver um nome de empresa definido para sua conta, ele será denominado "[Domínio da empresa] Notetaker". Se você não tiver um nome de empresa ou um domínio definido para sua conta, ele será denominado "Notetaker".
• Quando você encerra a reunião, o notetaker cria uma chamada de registro de objeto no HubSpot e associa essa chamada à reunião correspondente. A criação do registro de chamadas permite que você tenha acesso fácil à gravação, à transcrição e ao resumo da reunião. Saiba como revisar suas gravações e transcrições após a reunião.
• Se todos os participantes saírem sem terminar a reunião, o notetaker permanecerá na reunião até que detecte 10 minutos de silêncio. Nesse ponto, o notetaker deixará a reunião e criará o registro de objeto de chamada e adicionará a gravação e a transcrição ao registro de reunião no HubSpot.

Adicionar ou remover manualmente o notetaker ao agendar reuniões

Ao programar uma reunião em um Depois de clicar no botão Agendar uma reunião em uma

1. Na seção Notetaker da Reunião de Vendas , marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar notetaker para a reunião .
2. Clique em Salvar.

Se você estiver marcando uma reunião em nome de outro usuário (ou seja, se estiver selecionando um usuário diferente como o host da reunião), não poderá ajustar o convite do notetaker. Em vez disso, na seção Notetaker da reunião de vendas , você verá a mensagem "Notetaker ingressará com base na configuração padrão do host".

Exibir e editar o status do notetaker para as próximas reuniões

Para ver se o notetaker da reunião de vendas está definido para ingressar em uma reunião futura a partir de um

1. >Na sua conta HubSpot, navegue até a página
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo de Atividade , clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Se o notetaker estiver definido para ingressar na reunião, haverá um ponto verde com o nome do notetaker na parte superior da atividade da reunião. Se o notetaker não estiver definido para ingressar na reunião, nenhum indicador visual aparecerá na parte superior da atividade de reunião.

Para alterar se o notetaker está ou não definido para ingressar na reunião:

1. >Na sua conta HubSpot, navegue até a página
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Na parte superior direita do registro da atividade, clique em Ações >Editar.
5. Marque ou desmarque a caixa de seleção [Nome da empresa] Notetaker .
6. Clique em Salvar.

Para convidar o notetaker a ingressar em uma reunião futura a partir da página de detalhes da reunião, se você for o anfitrião da reunião:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Espaço de trabalho de vendas. Em seguida, clique na guia Programação .
2. À esquerda, clique em Próximas Reuniões .
3. Clique no nome da reunião.
4. No canto superior direito, ative a opção Convidar Notetaker de Reunião de Vendas . Desative o botão para desconvidar o notetaker.