Registrar e tomar notas em reuniões com o anotador de reuniões

Usuários com uma licença atribuída do Sales Hub Professional ou Enterprise podem usar o anotador de reuniões de vendas no Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Ele ingressa automaticamente em reuniões e fornece os próximos passos, anotações de reuniões, uma gravação de vídeo e transcrições. O anotador de reuniões de vendas ingressa em qualquer reunião reservada a partir de calendários, páginas de agendamento, horas propostas ou em um registro. Se você for um superadministrador, saiba como incluir sua conta na versão beta.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Compreender os requisitos

• Você deve conectar seu calendário.
• Você deve ativar a gravação de chamadas.
• Você deve ligar a Inteligência de Conversas.
• Você não precisa instalar nenhum aplicativo.
• Se você estiver usando o Zoom, saiba mais sobre como configurar o anotador de reuniões com o Zoom. Qualquer configuração de aplicativo conectado (por exemplo, Zoom) em sua conta não se aplicará ao uso deste recurso.

Informações sobre limites e considerações

As transcrições de reunião dependem das configurações de legenda do provedor de software de reunião. Para obter transcrições confiáveis, você deve:

• Habilitar legendas/legendas ao vivo no software de reunião.
• Verificar se o idioma da legenda corresponde ao idioma usado na reunião.
• Use as integrações do Microsoft Teams ou do Zoom da HubSpot sempre que possível, uma vez que isso pode fornecer uma captura de transcrição mais estável.

Observação: o Google Meet atualmente permite apenas transcrições em inglês. Revise considerações adicionais específicas do provedor para usar o anotador de reuniões com o Google Meet, Microsoft Teams e Zoom.

Configurar o anotador de reuniões de vendas

Antes que os usuários possam incluir o anotador de reuniões, os Superadminstradores devem ativar o recurso para a conta. Depois que um superadministrador define as configurações padrão para a conta, os usuários podem ajustar suas configurações do anotador pessoal.

Observação: a instrução para o anotador ingressar em uma reunião é enviada 30 minutos antes do início da reunião. Portanto, as alterações feitas nas configurações do usuário podem não ser levadas em conta para as reuniões que começarem nos próximos 30 minutos após a alteração da configuração. Se você desativar o acesso do anotador para um usuário, recomendamos remover manualmente o anotador de qualquer reunião que ocorra nos próximos 30 minutos depois de fazer essa alteração.

Definir configurações padrão

Para configurar o anotador da reunião de vendas para a conta, se você for um Superadministrador:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Reuniões.
3. Clique na guia Anotador de reuniões.
4. Ative o botão do anotador de reuniões.
   • Se você quiser que o anotador ingresse em todas as reuniões elegíveis automaticamente, marque a caixa de seleção Convidar anotador para todas as reuniões futuras. (Essa caixa de seleção é marcada por padrão quando você ativa o anotador da reunião de vendas.)
   • Se quiser que os usuários convidem o anotador para a reuniões manualmente, desmarque a caixa de seleção Convidar anotador para todas as reuniões futuras.
5. Na seção Acesso ao anotador, escolha quais usuários devem receber acesso ao anotador.
   • Para conceder ao anotador acesso a todos os usuários com licença Sales Hub Professional ou Enterprise atribuída, na seção Escolher acesso do anotador, selecione Conceder automaticamente acesso ao anotador de usuários elegíveis.
   • Para dar ao anotador acesso a usuários específicos:
     • Na seção Escolher acesso do anotador, selecione Conceder manualmente aos usuários com estações de venda acesso ao anotador. Depois, na parte inferior, clique em Salvar.
     • Clique em Selecionar usuários.
     • No painel direito, marque as caixas de seleção dos usuários e clique em Salvar seleções.
     • No canto inferior, clique em Salvar.

Definir configurações específicas do usuário

Se você for um usuário com uma licença do Sales Hub Professional ou Enterprise atribuída e tiver acesso ao anotador, poderá ajustar as configurações individuais do anotador.

Para substituir as configurações padrão da conta, caso o anotador se junte automaticamente à sua reuniões:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
3. Clique na guia Calendário.
4. Em Configurações de participação no anotador da reunião de vendas, marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar anotador para a próxima reuniões automaticamente.
   • Se a caixa de seleção estiver marcada, o anotador se juntará automaticamente a todas as reuniões qualificadas.
   • Se a caixa de seleção for desmarcada, o anotador só se juntará à sua reuniões quando você a convidar manualmente.
5. No canto inferior, clique em Salvar.

Usar anotador da reunião de vendas

Saiba como o anotador se junta às reuniões, como revisar gravações e transcrições e como adicionar ou remover o anotador às reuniões.

Compreender a qualificação para a reunião e o comportamento do anotador

Uma reunião é elegível para o anotador se satisfizer todos os seguintes critérios:

• A reunião está armazenada em HubSpot.
• A reunião contém pelo menos um contato de CRM como participante e o endereço de e-mail desse contato não usa o mesmo domínio da conta HubSpot.
• O local da reunião está definido como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Quando o anotador tiver sido convidado para uma reunião elegível, em todos os fornecedores de videoconferências:

• O anotador ingressará dois minutos antes do horário agendado.
• Uma mensagem de áudio, uma mensagem de bate-papo e um pop-up anunciarão que o anotador está na reunião e gravação. Na caixa de diálogo, clique em Aprovar para continuar usando o anotador.
• Se você tiver uma sala de espera configurada, o anfitrião da videoconferência precisará aceitar o anotador na reunião. Se o anfitrião negar acesso, o anotador não ingressará. Se o anotador ficar na sala de espera por mais de 10 minutos sem ser admitido na reunião, ele sairá.
• O nome do anotador será o nome da sua empresa seguido por "Anotador" (por exemplo, "[Empresa] - Anotador"). Se você não tiver um nome de empresa definido para sua conta, ele será denominado "[Domínio da empresa] - Anotador". Se você não tiver um nome de empresa ou um domínio definido para sua conta, ele será denominado "Anotador".
• Quando você encerra a reunião, o anotador cria uma chamada de registro de objeto no HubSpot e associa essa chamada à reunião correspondente. A criação do registro de chamadas permite o acesso fácil à gravação, à transcrição e ao resumo da reunião. Saiba como revisar suas gravações e transcrições após a reunião.
• Se todos os participantes saírem sem terminar a reunião, o anotador permanecerá na reunião até que detecte 10 minutos de silêncio. Nesse ponto, o anotador deixará a reunião e criará o registro de objeto de chamada e adicionará a gravação e a transcrição ao registro de reunião no HubSpot.
• O anotador não poderá recuperar uma transcrição da reunião se o provedor de videoconferência tiver desabilitado legendas na conta.

Saiba mais sobre as expectativas específicas do provedor para o anotador quando usado com o Google Meet, Microsoft Teams e com o Zoom.

Adicionar ou remover manualmente o anotador ao agendar reuniões

Ao agendar uma reunião em um registro do CRM, você pode substituir manualmente o status do convite do anotador. Após clicar no botão Agendar uma reunião em um registro do CRM e inserir os detalhes da reunião:

1. Na seção Anotador de reuniões de vendas, marque ou desmarque a caixa Convidar anotador para a reunião.
2. Clique em Salvar.

Se você estiver marcando uma reunião em nome de outro usuário (ou seja, se estiver selecionando outro usuário como anfitrião da reunião), não poderá ajustar o convite do anotador. Em vez disso, na seção Anotador de reuniões de vendas, você verá a mensagem "O anotador ingressará de acordo com a configuração padrão do anfitrião".

Exibir e editar o status do anotador para as próximas reuniões

Para ver se o anotador da reunião de vendas está definido para ingressar em uma reunião futura a partir de um registro de CRM:

1. Na conta do HubSpot, acesse CRM > [objeto] (ex.: contatos, empresas ou negócios).
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo de Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Se o anotador estiver definido para ingressar na reunião, haverá um ponto verde com o nome do anotador na parte superior da atividade da reunião. Se o anotador não estiver definido para ingressar na reunião, nenhum indicador visual aparecerá na parte superior da atividade de reunião.

Para alterar se o anotador está ou não definido para ingressar na reunião:

1. Na conta do HubSpot, acesse CRM > [objeto] (ex.: contatos, empresas ou negócios).
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Na parte superior direita do registro da atividade, clique em Ações >Editar.
5. Marque ou desmarque a caixa de seleção [Nome da empresa] - Anotador.
6. Clique em Salvar.

Para convidar o anotador a ingressar em uma reunião futura a partir da página de detalhes da reunião, se você for o anfitrião da reunião:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Espaço de trabalho de vendas. Em seguida, clique na guia Cronograma.
2. À esquerda, clique em Próximas reuniões.
3. Clique no nome da reunião.
4. No canto superior direito, ative o botão Convidar Anotador de Reunião de Vendas. Desligue o botão para desconvidar o anotador.

Fazer anotações no Google Meet

Para usar o anotador com as reuniões do Google Meet, você não precisa instalar o aplicativo Google Meet. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para se juntar a uma reunião do Google Meet:

• O anotador só receberá a transcrição em inglês quando se juntar ao Google Meet reuniões. As legendas devem ser ativadas no Google Meet para receber uma transcrição.
• O anotador se juntará à reunião 2 minutos antes da hora de início agendada.
• O anotador receberá automaticamente a permissão de gravação assim que ingressar na reunião. Após alguns segundos, ele tocará uma mensagem de áudio informando que a chamada está sendo gravada e enviará uma mensagem de bate-papo informando aos participantes que está gravando.
• A mensagem de chat só será enviada uma vez quando o anotador começar a gravar, mas a mensagem será fixada no bate-papo para que qualquer participante adicional que ingressar mais tarde possa ver a mensagem.
• Se você não quiser que o anotador se junte automaticamente às reuniões do Google Meet, você pode optar por configurar uma sala de espera no Google Meet. Se você tiver uma sala de espera configurada no Google Meet, assim que o anfitrião da reunião do Google Meet ingressar, ele verá uma mensagem que informa que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Fazer anotações no Microsoft Teams

Para usar o anotador com reuniões do Microsoft Teams, você não precisa instalar o aplicativo Microsoft Teams. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para ingressar em uma reunião do Microsoft Teams.

• O idioma da transcrição do anotador depende do idioma que você está usando para legendas no Microsoft Teams. As legendas devem ser ativadas no Microsoft Teams para receber uma transcrição.
• O anotador se juntará à reunião 2 minutos antes da hora de início agendada.
• O anotador receberá automaticamente a permissão de gravação assim que ingressar na reunião. Após alguns segundos, ele tocará uma mensagem de áudio informando que a chamada está sendo gravada e enviará uma mensagem de bate-papo informando aos participantes que está gravando.
• A mensagem de chat só será enviada uma vez quando o anotador começar a gravar. A menos que você opte por fixar manualmente a mensagem no bate-papo, os participantes que ingressarem na reunião após o envio da mensagem não a verão.
• Se você não quiser que o anotador se junte automaticamente às reuniões do Teams, você pode optar por configurar uma sala de espera no Microsoft Teams. Se você tiver uma sala de espera configurada no Teams, assim que o anfitrião da reunião do Teams ingressar, ele verá uma mensagem informando que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Fazer anotações no Zoom

Para usar o anotador com a reuniões Zoom, você não precisa instalar o aplicativo Zoom. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Além disso, o anfitrião da reunião deve ter as seguintes configurações ativadas em sua conta de Zoom: Registro para arquivos de computador, participantes internos da reunião, participantes externos da reunião.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para ingressar em uma reunião do Zoom:

• O idioma da transcrição do anotador depende do idioma que você está usando para as legendas no Zoom. As legendas devem ser ativadas no Zoom para receber uma transcrição.
• O anotador se juntará à reunião 2 minutos antes da hora de início agendada.
• Assim que o anfitrião do Zoom ingressar na reunião, eles receberão uma mensagem pop-up pedindo permissão para o anotador para registro. O anfitrião deve clicar em Aprovar para esta mensagem. Clicar em Recusar fará com que o anotador não seja registro. Assim que a gravação for aprovada, uma mensagem de áudio será reproduzida, informando que a chamada está sendo gravada.
• Cada participante que ingressa na reunião receberá uma mensagem de bate-papo do anotador, informando que o anotador está gravando e informando ao anfitrião se ele não quiser ser gravado.
• Se você não quiser que o anotador ingresse automaticamente nas reuniões do Zoom, você pode optar por configurar uma sala de espera no Zoom. Se você tiver uma sala de espera configurada no Zoom, assim que o anfitrião da reunião do Zoom ingressar na reunião, ele verá uma mensagem informando que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.