Nagrywanie i sporządzanie notatek na spotkaniach za pomocą notatnika spotkań

Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Professional lub Enterprise mogą korzystać z narzędzia do notowania spotkań sprzedażowych w Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom. Automatycznie dołącza do spotkań i udostępnia kolejne kroki, notatki ze spotkań, nagrania wideo i transkrypcje. Notatnik spotkań sprzedażowych dołącza do każdego spotkania zarezerwowanego z połączonych kalendarzy, stron planowania, proponowanych godzin lub w rekordzie. Jeśli jesteś super administratorem, dowiedz się, jak wybrać swoje konto do wersji beta.

Zanim zaczniesz

Aby korzystać z notatnika spotkań sprzedażowych:

• Musisz podłączyć swój kalendarz.
• Musisz włączyć nagrywanie rozmów.
• Musisz włączyć funkcję Conversation Intelligence.
• Nie musisz instalować żadnych aplikacji.

Jeśli korzystasz z Zoom, dowiedz się więcej o konfigurowaniu notatnika spotkań z Zoom (hasło artykułu: Meetings_208916). Wszelkie ustawienia połączonych aplikacji (np. Zoom) na koncie nie będą miały zastosowania do korzystania z tej funkcji.

Konfiguracja notatnika spotkań HubSpot

Zanim użytkownicy będą mogli włączyć notetaker do swoich spotkań, Super Administratorzy muszą włączyć tę funkcję dla konta. Po skonfigurowaniu domyślnych ustawień konta przez superadministratora, użytkownicy mogą dostosować swoje osobiste ustawienia notatnika.

Uwaga: instrukcja dołączenia do spotkania jest wysyłana 30 minut przed jego rozpoczęciem. W związku z tym wszelkie zmiany wprowadzone w ustawieniach użytkownika mogą nie zostać uwzględnione w przypadku spotkań rozpoczynających się w ciągu następnych 30 minut po zmianie ustawień. W przypadku wyłączenia dostępu do notetakera dla użytkownika, zaleca się ręczne usunięcie notetakera z każdego spotkania odbywającego się w ciągu następnych 30 minut po wprowadzeniu tej zmiany.

Konfiguracja ustawień domyślnych

Aby skonfigurować funkcję powiadamiania o spotkaniach sprzedaży dla konta, jeśli jesteś super administratorem:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Spotkania.
3. Kliknij kartę Notatnik spotkań.
4. Włącz przełącznik Sales Meeting Notetaker.
   • Jeśli chcesz, aby notariusz automatycznie dołączał do wszystkich kwalifikujących się spotkań, zaznacz pole wyboru Zaproś notariusza na wszystkie nadchodzące spotkania. (To pole wyboru jest domyślnie zaznaczone po włączeniu funkcji Notatnik spotkań sprzedaży).
   • Jeśli chcesz, aby użytkownicy ręcznie zapraszali osobę powiadamiającą na spotkania, usuń zaznaczenie pola wyboru Zapraszaj osobę powiad amiającą na wszystkie nadchodzące spotkania.
5. W sekcji Dostęp do notatnika wybierz, którzy użytkownicy powinni otrzymać dostęp do notatnika.
   • Aby przyznać dostęp do notetakera wszystkim użytkownikom z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Professional lub Enterprise, w sekcji Wybierz dostęp do notetakera wybierz opcję Automatycznie przyznaj kwalifikującym się użytkownikom dostęp do notetakera.
   • Aby przyznać dostęp do notatnika określonym użytkownikom:
     • W sekcji Choose notetaker access wybierz opcję Manually grant users with sales seats notetaker access. Następnie na dole kliknij przycisk Zapisz.
     • Kliknij opcję Wybierz użytkowników.
     • W prawym panelu zaznacz pola wyboru dla użytkowników, a następnie kliknij przycisk Zapisz wybory.
     • Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Konfigurowanie ustawień specyficznych dla użytkownika

Jeśli jesteś użytkownikiem z adresem przypisanym do Sales Hub Professional lub Enterprise i przyznano Ci dostęp do notetakera, możesz dostosować swoje indywidualne ustawienia notetakera.

Aby zastąpić domyślne ustawienia konta dotyczące automatycznego dołączania do spotkań przez osobę prowadzącą spotkanie:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne.
3. Kliknij kartę Kalendarz .
4. W sekcji Sales Meeting Notetaker Join Settings zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Invite notetaker to your upcoming meetings automatically.
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, notariusz automatycznie dołączy do wszystkich kwalifikujących się spotkań.
   • Jeśli pole wyboru zostanie wyczyszczone, notariusz będzie dołączał do spotkań tylko wtedy, gdy zaprosisz go ręcznie.
5. Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Korzystanie z notyfikatora spotkań sprzedażowych

Dowiedz się, jak notariusz dołącza do spotkań, jak przeglądać nagrania i transkrypcje oraz jak dodawać lub usuwać notariusza do spotkań.

Zrozumienie kwalifikowalności spotkania i zachowania osoby prowadzącej spotkanie

Spotkanie kwalifikuje się do notowania, jeśli spełnia wszystkie poniższe kryteria:

• Spotkanie jest przechowywane w HubSpot.
• Spotkanie zawiera co najmniej jeden kontakt CRM jako uczestnika, a adres e-mail tego kontaktu nie korzysta z tej samej domeny co konto HubSpot.
• Lokalizacja spotkania jest ustawiona na Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom.

Gdy osoba notująca została zaproszona na kwalifikujące się spotkanie:

• Notatnik dołączy na dwie minuty przed zaplanowanym czasem.
• Wiadomość dźwiękowa, wiadomość na czacie i wyskakujące okienko poinformują, że notujący jest na spotkaniu i nagrywa. W oknie dialogowym kliknij przycisk Zatwierdź, aby kontynuować korzystanie z notetakera.
• Jeśli skonfigurowano poczekalnię, gospodarz wideokonferencji musi zaakceptować notetakera na spotkaniu. Jeśli gospodarz odmówi dostępu, notetaker nie dołączy. Jeśli notetaker będzie siedział w poczekalni dłużej niż 10 minut i nie zostanie dopuszczony do spotkania, opuści je.
• Nazwą notariusza będzie nazwa firmy, po której nastąpi "Notetaker" (np. "[Company] Notetaker"). Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy dla swojego konta, będzie ono nosiło nazwę "[Domena firmy] Notetaker". Jeśli dla konta nie ustawiono nazwy firmy ani domeny, będzie ono nosiło nazwę "Notetaker".
• Po zakończeniu spotkania notetaker tworzy rekord obiektu połączenia w HubSpot i kojarzy to połączenie z odpowiednim spotkaniem. Utworzenie rekordu połączenia umożliwia łatwy dostęp do nagrania, transkrypcji i podsumowania spotkania. Dowiedz się, jak przeglądać nagrania i transkrypcje po spotkaniu.
• Jeśli wszyscy uczestnicy opuszczą spotkanie bez jego zakończenia, notetaker pozostanie na spotkaniu do momentu wykrycia 10 minut ciszy. W tym momencie notetaker opuści spotkanie i utworzy rekord obiektu połączenia oraz doda nagranie i transkrypcję do rekordu spotkania w HubSpot.

Ręczne dodawanie lub usuwanie prowadzącego podczas planowania spotkań

Podczas planowania spotkania w rekordzie CRM można ręcznie zmienić status zaproszenia osoby prowadzącej spotkanie. Po kliknięciu przycisku Zaplanuj spotkanie w rekordzie CRM i wprowadzeniu szczegółów spotkania:

1. W sekcji Sales Meeting Notetaker zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Invite notetaker to meeting.
2. Kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli rezerwujesz spotkanie w imieniu innego użytkownika (tj. wybierasz innego użytkownika jako gospodarza spotkania), nie możesz dostosować zaproszenia notariusza. Zamiast tego w sekcji Notatnik spotkania sprzedaży pojawi się komunikat "Notatnik dołączy na podstawie domyślnych ustawień gospodarza".

Wyświetlanie i edytowanie statusu powiadamiającego dla nadchodzących spotkań

Aby sprawdzić, czy osoba prowadząca spotkanie sprzedażowe jest ustawiona na dołączenie do nadchodzącego spotkania z rekordu CRM:

1. Na koncie HubSpot przejdź do CRM > [obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu aktywności kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność spotkania.
4. Jeśli osoba prowadząca spotkanie jest ustawiona na dołączanie do spotkania, w górnej części aktywności spotkania pojawi się zielona kropka z nazwą osoby prowadzącej spotkanie. Jeśli prowadzący nie jest ustawiony na dołączanie do spotkania, w górnej części aktywności spotkania nie pojawi się żaden wskaźnik wizualny.

Aby zmienić ustawienie dołączania do spotkania przez osobę prowadzącą spotkanie:

1. Na koncie HubSpot przejdź do CRM > [obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu aktywności kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność spotkania.
4. W prawym górnym rogu rekordu aktywności kliknij Akcje > Edytuj.
5. Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru [Nazwa firmy] Notetaker.
6. Kliknij przycisk Zapisz.

Aby zaprosić notariusza do udziału w nadchodzącym spotkaniu ze strony szczegółów spotkania, jeśli jesteś jego gospodarzem:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.. Następnie kliknij kartę Harmonogram.
2. Po lewej stronie kliknij opcję Nadchodzące spotkania.
3. Kliknij nazwę spotkania.
4. W prawym górnym rogu włącz przełącznik Zaproś notariusza spotkania sprzedaży. Wyłącz przełącznik, aby nie zapraszać notariusza.