Nagrywanie i sporządzanie notatek na spotkaniach za pomocą notatnika spotkań

Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Professional lub Enterprise mogą korzystać z notatnika spotkań sprzedażowych w Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom. Automatycznie dołącza on do spotkań i udostępnia kolejne kroki, notatki ze spotkań, nagrania wideo i transkrypcje. Notatnik spotkań sprzedażowych dołącza do każdego spotkania zarezerwowanego z połączonych kalendarzy, stron planowania, proponowanych godzin lub w rekordzie.

Jeśli jesteś super administratorem, zapisz się do wersji beta aplikacji Sales Meeting Notetaker. Dowiedz się, jak zarządzać zapisami do wersji beta.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.

Zrozumienie wymagań

• Musisz podłączyć swój kalendarz.
• Należy włączyć nagrywanie rozmów.
• Należy włączyć funkcję Conversation Intelligence.
• Nie musisz instalować żadnych aplikacji.
• Jeśli korzystasz z Zoom, dowiedz się więcej o konfigurowaniu notatnika spotkania z Zoom. Wszelkie ustawienia połączonych aplikacji (np. Zoom) na Twoim koncie nie będą miały zastosowania do korzystania z tej funkcji.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

Transkrypcje spotkań zależą od ustawień napisów dostawcy oprogramowania do spotkań. Aby uzyskać wiarygodne transkrypcje, należy:

• Włącz napisy/napisy na żywo w oprogramowaniu do obsługi spotkań.
• Upewnij się, że język napisów odpowiada językowi używanemu podczas spotkania.
• W miarę możliwości korzystaj z integracji HubSpot z Microsoft Teams lub Zoom, ponieważ może to zapewnić bardziej stabilne przechwytywanie transkrypcji.

Uwaga: Google Meet obsługuje obecnie tylko transkrypcje w języku angielskim. Zapoznać się z dodatkowymi kwestiami specyficznymi dla dostawcy dotyczącymi korzystania z narzędzia do notowania spotkań w Google Meet, Microsoft Teams i Zoom.

Konfiguracja notatnika spotkań sprzedażowych

Zanim użytkownicy będą mogli włączyć Notatnik do swoich spotkań, Super Administratorzy muszą włączyć tę funkcję dla konta. Po skonfigurowaniu domyślnych ustawień konta przez superadministratora użytkownicy mogą dostosować swoje osobiste ustawienia notatnika.

Uwaga: instrukcja dołączenia do spotkania jest wysyłana 30 minut przed jego rozpoczęciem. W związku z tym wszelkie zmiany wprowadzone w ustawieniach użytkownika mogą nie zostać uwzględnione w przypadku spotkań rozpoczynających się w ciągu następnych 30 minut po zmianie ustawień. W przypadku wyłączenia dostępu do notetakera dla użytkownika, zaleca się ręczne usunięcie notetakera z każdego spotkania odbywającego się w ciągu następnych 30 minut po wprowadzeniu tej zmiany.

Konfiguracja ustawień domyślnych

Aby skonfigurować funkcję powiadamiania o spotkaniach sprzedaży dla konta, jeśli jesteś super administratorem:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Spotkania.
3. Kliknij kartę Notatnik spotkania.
4. Włącz przełącznik Sales Meeting Notetaker.
   • Jeśli chcesz, aby notariusz automatycznie dołączał do wszystkich kwalifikujących się spotkań, zaznacz pole wyboru Zaproś notariusza na wszystkie nadchodzące spotkania. (To pole wyboru jest domyślnie zaznaczone po włączeniu opcji Notatnik spotkań sprzedaży).
   • Jeśli chcesz, aby użytkownicy ręcznie zapraszali osobę powiadamiającą na spotkania, usuń zaznaczenie pola wyboru Zapraszaj osobę powiad amiającą na wszystkie nadchodzące spotkania.
5. W sekcji Dostęp do notatnika wybierz, którzy użytkownicy powinni otrzymać dostęp do notatnika.
   • Aby przyznać dostęp do notyfikatora wszystkim użytkownikom z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Professional lub Enterprise, w sekcji Wybierz dostęp do notyfikatora wybierz opcję Automatycznie przyznaj kwalifikującym się użytkownikom dostęp do notyfikatora.
   • Aby przyznać dostęp do notatnika określonym użytkownikom:
     • W sekcji Choose notetaker access wybierz opcję Manually grant users with sales seats notetaker access. Następnie na dole kliknij przycisk Zapisz.
     • Kliknij opcję Wybierz użytkowników.
     • W prawym panelu zaznacz pola wyboru dla użytkowników, a następnie kliknij przycisk Zapisz wybory.
     • Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Skonfiguruj ustawienia specyficzne dla użytkownika

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Professional lub Enterprise i przyznano Ci dostęp do notetakera, możesz dostosować swoje indywidualne ustawienia notetakera.

Aby zastąpić domyślne ustawienia konta dotyczące automatycznego dołączania notyfikatora do spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne.
3. Kliknij kartę Kalendarz .
4. W sekcji Ustawienia dołączania do spotkań Sales Meeting Notetaker zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Automatycznie zapraszaj notyfikatora na nadchodzące spotkania.
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, notariusz automatycznie dołączy do wszystkich kwalifikujących się spotkań.
   • Jeśli pole wyboru zostanie wyczyszczone, notariusz będzie dołączał do spotkań tylko wtedy, gdy zaprosisz go ręcznie.
5. Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Notatnik spotkań sprzedaży

Dowiedz się, jak notariusz dołącza do spotkań, jak przeglądać nagrania i transkrypcje oraz jak dodawać lub usuwać notariusza do spotkań.

Zrozumienie kwalifikowalności spotkania i zachowania notetakera

Spotkanie kwalifikuje się do notowania, jeśli spełnia wszystkie poniższe kryteria:

• Spotkanie zostanie zapisane w HubSpot.
• Spotkanie zawiera co najmniej jeden kontakt CRM jako uczestnika, a adres e-mail tego kontaktu nie używa tej samej domeny co konto HubSpot.
• Lokalizacja spotkania jest ustawiona na Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom.

Notatnik został zaproszony na kwalifikujące się spotkanie przez wszystkich dostawców wideokonferencji:

• Notatnik dołączy na dwie minuty przed zaplanowanym czasem.
• Wiadomość audio, wiadomość na czacie i wyskakujące okienko poinformują, że osoba prowadząca spotkanie jest na spotkaniu i nagrywa. W oknie dialogowym kliknij Zatwierdź, aby kontynuować korzystanie z notetakera.
• Jeśli skonfigurowano poczekalnię, gospodarz wideokonferencji musi zaakceptować notetakera na spotkaniu. Jeśli gospodarz odmówi dostępu, notetaker nie dołączy. Jeśli notetaker będzie siedział w poczekalni dłużej niż 10 minut i nie zostanie dopuszczony do spotkania, opuści je.
• Nazwą notariusza będzie nazwa firmy, po której nastąpi "Notetaker" (np. "[Company] Notetaker"). Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy dla swojego konta, będzie ono nosiło nazwę "[Domena firmy] Notetaker". Jeśli dla konta nie ustawiono nazwy firmy ani domeny, będzie ono nosiło nazwę "Notetaker".
• Po zakończeniu spotkania notetaker tworzy rekord obiektu połączenia w HubSpot i kojarzy to połączenie z odpowiednim spotkaniem. Utworzenie rekordu połączenia umożliwia łatwy dostęp do nagrania, transkrypcji i podsumowania spotkania. Dowiedz się, jak przeglądać nagrania i transkrypcje po spotkaniu.
• Jeśli wszyscy uczestnicy opuszczą spotkanie bez jego zakończenia, notetaker pozostanie na spotkaniu do momentu wykrycia 10 minut ciszy. W tym momencie notetaker opuści spotkanie i utworzy rekord obiektu połączenia oraz doda nagranie i transkrypcję do rekordu spotkania w HubSpot.
• Notatnik nie będzie mógł pobrać transkrypcji spotkania, jeśli dostawca wideokonferencji wyłączył napisy na koncie.

Zapoznaj się z oczekiwaniami poszczególnych dostawców wobec osoby prowadzącej spotkanie w przypadku korzystania z Google Meet, Microsoft Teams i Zoom.

Ręczne dodawanie lub usuwanie notariusza podczas planowania spotkań

Podczas planowania spotkania w rekordzie CRM można ręcznie zmienić status zaproszenia osoby prowadzącej spotkanie. Po kliknięciu przycisku Zaplanuj spotkanie w rekordzie CRM i wprowadzeniu szczegółów spotkania:

1. W sekcji Sales Meeting Notetaker zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Invite notetaker to meeting.
2. Kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli rezerwujesz spotkanie w imieniu innego użytkownika (tj. wybierasz innego użytkownika jako gospodarza spotkania), nie możesz dostosować zaproszenia notariusza. Zamiast tego w sekcji Notatnik spotkania sprzedaży pojawi się komunikat "Notatnik dołączy na podstawie domyślnych ustawień gospodarza".

Wyświetlanie i edytowanie statusu powiadamiającego dla nadchodzących spotkań

Aby sprawdzić, czy osoba prowadząca spotkanie sprzedażowe jest ustawiona na dołączenie do nadchodzącego spotkania z rekordu CRM:

1. Na koncie HubSpot przejdź do CRM > [obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu aktywności kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność spotkania.
4. Jeśli osoba prowadząca spotkanie jest ustawiona na dołączanie do spotkania, w górnej części aktywności spotkania pojawi się zielona kropka z nazwą osoby prowadzącej spotkanie. Jeśli prowadzący nie jest ustawiony na dołączenie do spotkania, w górnej części aktywności spotkania nie pojawi się żaden wizualny wskaźnik.

Aby zmienić, czy powiadamiający ma dołączyć do spotkania:

1. Na koncie HubSpot przejdź do CRM > [obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu aktywności kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność spotkania.
4. W prawym górnym rogu rekordu aktywności kliknij Akcje > Edytuj.
5. Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru [Nazwa firmy] Notetaker.
6. Kliknij przycisk Zapisz.

Aby zaprosić prowadzącego do dołączenia do nadchodzącego spotkania na stronie szczegółów spotkania, jeśli jesteś jego gospodarzem:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.. Następnie kliknij kartę Harmonogram.
2. Po lewej stronie kliknij opcję Nadchodzące spotkania.
3. Kliknij nazwę spotkania.
4. W prawym górnym rogu włącz przełącznik Invite Sales Meeting Notetaker. Wyłącz przełącznik, aby nie zapraszać notariusza.

Robienie notatek w Google Meet

Aby korzystać z notatnika podczas spotkań Google Meet, nie trzeba instalować aplikacji Google Meet. Musisz jednak podłączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu narzędzia do tworzenia notatek należy spodziewać się następujących czynności, gdy narzędzie do tworzenia notatek ma dołączyć do spotkania Google Meet:

• Notatnik otrzyma transkrypcję tylko w języku angielskim podczas dołączania do spotkań Google Meet. Podpisy muszą być włączone w Google Meet, aby otrzymać transkrypcję.
• Notatnik dołączy do spotkania 2 minuty przed zaplanowanym czasem rozpoczęcia.
• Notatnik automatycznie otrzyma pozwolenie na nagrywanie, gdy tylko dołączy do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat dźwiękowy informujący, że rozmowa jest nagrywana i wyśle wiadomość na czacie informującą uczestników o nagrywaniu.
• Wiadomość na czacie zostanie wysłana tylko raz, gdy notetaker rozpocznie nagrywanie, ale wiadomość zostanie przypięta na czacie, aby wszyscy dodatkowi uczestnicy, którzy dołączą później, mogli ją zobaczyć.
• Jeśli nie chcesz, by osoba notująca automatycznie dołączała do spotkań Google Meet, możesz skonfigurować poczekalnię w Google Meet. Jeśli masz skonfigurowaną poczekalnię w Google Meet, gdy tylko gospodarz spotkania Google Meet dołączy, zobaczy wiadomość informującą go, że notetaker czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć przycisk Dopuść obok uczestnika, który prosi o dostęp. Zezwolenie notetakerowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyzna mu uprawnienia do nagrywania i wyświetli komunikaty audio i czatu opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce przerwać nagrywanie spotkania, do którego już dołączono i zatwierdzono do nagrywania, może wyrzucić uczestnika powiadamiającego ze spotkania, klikając kafelek uczestnika powiadamiającego i wybierając opcję Usuń. Gospodarz może również usunąć notetakera, klikając jego uczestnika na liście uczestników i wybierając opcję Usuń.

Robienie notatek w Microsoft Teams

Aby korzystać z notatnika na spotkaniach Microsoft Teams, nie trzeba instalować aplikacji Microsoft Teams. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu notatnika należy spodziewać się następujących czynności, gdy notatnik ma dołączyć do spotkania Microsoft Teams:

• Język transkrypcji prowadzącego zależy od języka używanego dla napisów w Microsoft Teams. Aby otrzymać transkrypcję, napisy muszą być włączone w Microsoft Teams.
• Notatnik dołączy do spotkania 2 minuty przed zaplanowanym czasem rozpoczęcia.
• Notatnik automatycznie otrzyma uprawnienia do nagrywania, gdy tylko dołączy do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat dźwiękowy informujący, że połączenie jest nagrywane i wyśle wiadomość na czacie informującą uczestników o nagrywaniu.
• Wiadomość czatu zostanie wysłana tylko raz, gdy notetaker rozpocznie nagrywanie. O ile nie zdecydujesz się ręcznie przypiąć wiadomości na czacie, uczestnicy, którzy dołączą do spotkania po wysłaniu wiadomości, nie zobaczą jej.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba notująca automatycznie dołączała do spotkań w usłudze Teams, możesz skonfigurować poczekalnię w usłudze Microsoft Teams. Jeśli w usłudze Teams skonfigurowano poczekalnię, gdy tylko gospodarz spotkania w usłudze Teams dołączy do niego, zobaczy komunikat informujący go, że osoba notująca czeka na dołączenie do połączenia. Gospodarz musi kliknąć przycisk Dopuść obok uczestnika, który prosi o dostęp. Zezwolenie notetakerowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyzna mu uprawnienia do nagrywania i wyświetli komunikaty audio i czatu opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce przerwać nagrywanie spotkania, do którego już dołączono i zatwierdzono do nagrywania, może wyrzucić uczestnika powiadamiającego ze spotkania, klikając kafelek uczestnika powiadamiającego i wybierając opcję Usuń. Gospodarz może również usunąć notetakera, klikając jego uczestnika na liście uczestników i wybierając opcję Usuń.

Robienie notatek w Zoom

Aby korzystać z notatnika podczas spotkań Zoom, nie trzeba instalować aplikacji Zoom. Należy jednak podłączyć kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Ponadto gospodarz spotkania musi mieć włączone następujące ustawienia na swoim koncie Zoom: Nagrywanie do plików komputerowych, Wewnętrzni uczestnicy spotkania, Zewnętrzni uczestnicy spotkania.

Po skonfigurowaniu osoby notującej należy spodziewać się następujących sytuacji, gdy osoba notująca ma dołączyć do spotkania Zoom:

• Język transkrypcji notatora zależy od języka używanego do napisów w Zoom. Aby otrzymać transkrypcję, napisy muszą być włączone w Zoom.
• Notatnik dołączy do spotkania 2 minuty przed zaplanowanym czasem rozpoczęcia.
• Gdy tylko gospodarz Zoom dołączy do spotkania, otrzyma wyskakującą wiadomość z prośbą o pozwolenie na nagrywanie. Gospodarz musi kliknąć Zatwierdź tę wiadomość. Kliknięcie przycisku Odrzuć spowoduje, że osoba notująca nie będzie nagrywać. Po zatwierdzeniu nagrywania zostanie odtworzony komunikat dźwiękowy informujący, że połączenie jest nagrywane.
• Każdy uczestnik, który dołączy do spotkania, otrzyma wiadomość na czacie od notetakera, informującą go, że notetaker nagrywa i aby powiedział gospodarzowi, jeśli nie chce być nagrywany.
• Jeśli nie chcesz, aby notetaker automatycznie dołączał do spotkań Zoom, możesz skonfigurować poczekalnię w Zoom. Jeśli masz skonfigurowaną poczekalnię w Zoom, gdy tylko gospodarz spotkania Zoom dołączy do spotkania, zobaczy komunikat informujący go, że notetaker czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć przycisk Dopuść obok uczestnika, który prosi o dostęp. Zezwolenie notetakerowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyzna mu uprawnienia do nagrywania i wyświetli komunikaty audio i czatu opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce przerwać nagrywanie spotkania, do którego już dołączono i zatwierdzono do nagrywania, może wyrzucić uczestnika powiadamiającego ze spotkania, klikając kafelek uczestnika powiadamiającego i wybierając opcję Usuń. Gospodarz może również usunąć notetakera, klikając jego uczestnika na liście uczestników i wybierając opcję Usuń.