Enregistrez et prenez des notes lors des réunions avec l’outil de prise de notes

Les utilisateurs disposant d’une licence Sales Hub Pro   ou Entreprise peuvent utiliser l’outil de prise de notes pour les réunions commerciales dans Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Il rejoint automatiquement les réunions et fournit les prochaines étapes, des notes de réunion, un enregistrement vidéo et des transcriptions. Le preneur de notes pour les réunions commerciales rejoint n’importe quel rendez-vous pris à partir de calendriers connectés, de pages de planification, d’heures proposées ou dans une fiche d’informations. Si vous êtes un super administrateur, apprenez comment opter pour votre compte dans la version bêta.

Avant de commencer

Pour utiliser le preneur de notes de rendez-vous de vente :

• Vous devez connecter votre calendrier.
• Vous devez activer l’enregistrement des appels.
• Vous devez activer l’intelligence conversationnelle.
• Vous n’avez pas besoin d’installer d’applications.

Si vous utilisez Zoom, découvrez comment configurer votre outil de prise de notes de rendez-vous avec Zoom (mot de passe de l’article : Meetings_208916). Aucun des paramètres de l’application connectée (par exemple Zoom) à votre compte ne s’appliquera pas à votre utilisation de cette fonctionnalité.

Configurer l’outil de prise de notes de rendez-vous HubSpot

Avant que les utilisateurs puissent inclure le preneur de notes dans leurs réunions, les super administrateurs doivent activer la fonctionnalité pour le compte. Une fois qu’un super administrateur a configuré les paramètres par défaut du compte, les utilisateurs peuvent ajuster leurs paramètres personnels de prise de notes.

Remarque : L’instruction permettant à la personne prenant de prendre de rejoindre une réunion est envoyée 30 minutes avant le début de la réunion. Par conséquent, toute modification apportée aux paramètres utilisateur peut ne pas être prise en compte pour les réunions commençant dans les 30 prochaines minutes après la modification du paramètre. Si vous désactivez l’accès au preneur de notes pour un utilisateur, il est recommandé de le supprimer manuellement de toutes les réunions ayant lieu dans les 30 prochaines minutes après avoir effectué cette modification.

Configurer les paramètres par défaut

Pour configurer l’outil de prise de notes pour les réunions de vente pour le compte, si vous êtes un super administrateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Réunions.
3. Cliquez sur l’onglet Preneur de notes .
4. Activez l’outil de prise de note pour les rendez-vous commerciaux .
   • Si vous souhaitez que la personne prenant des notes rejoigne automatiquement toutes les réunions éligibles, sélectionnez la case à cocher Inviter la personne prenant des notes à toutes les réunions à venir . (Cette case est cochée par défaut lorsque vous activez l’outil de prise de notes pour les réunions commerciales.)
   • Si vous souhaitez que les utilisateurs invitent manuellement le preneur de notes à toutes les réunions à venir, décochez la case Inviter le preneur de notes à toutes les réunions à venir .
5. Dans la section Accès au preneur de notes , choisissez les utilisateurs qui doivent avoir accès au preneur de notes.
   • Pour donner l’accès au preneur de notes à tous les utilisateurs disposant d’une licence Sales Hub Pro ou Entreprise attribuée, dans la section Choisir l’outil de prise de notes , sélectionnez Accorder automatiquement l’accès au preneur de notes aux utilisateurs éligibles. 
   • Pour donner un accès de preneur de notes à des utilisateurs spécifiques :
     • Dans la section Choisir l’accès au preneur de notes , sélectionnez Accorder manuellement l’accès au preneur de notes aux utilisateurs disposant de licences Sales. Ensuite, en bas, cliquez sur Enregistrer.
     • Cliquez sur Sélectionner des utilisateurs.
     • Dans le panneau de droite, sélectionnez les cases à cocher pour les utilisateurs, puis cliquez sur Enregistrer les sélections.
     • En bas, cliquez sur Enregistrer.

Configurer des paramètres spécifiques à l’utilisateur

Si vous êtes un utilisateur avec une licence Sales Hub Pro   ou Entreprise attribuée et que l’accès au preneur de notes vous a été autorisé, vous pouvez ajuster les paramètres de votre preneur de notes.

Pour remplacer les paramètres par défaut du compte indiquant si le preneur de notes participe automatiquement à vos réunions :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
3. Cliquez sur l'onglet Calendrier.
4. Dans Paramètres de participation à l’outil de prise de note pour les réunions de vente, cochez ou décochez automatiquement la case Inviter le preneur de notes à vos réunions à venir .
   • Si la case à cocher est sélectionnée, la personne qui prend la note rejoindra automatiquement toutes vos réunions éligibles.
   • Si la case à cocher est désactivée, la personne prenant des notes ne rejoindra vos réunions que lorsque vous l’inviterez manuellement.
5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Utiliser le preneur de notes pour les réunions de vente

Découvrez comment la personne preneuse de notes rejoint les réunions, comment consulter les enregistrements et les transcriptions, et comment ajouter ou supprimer la personne prenant la note aux réunions.

Comprendre l’éligibilité aux rendez-vous et le comportement des preneurs de notes

Une réunion est éligible pour la personne prenant des notes si elle remplit tous les critères suivants :

• La réunion est enregistrée dans HubSpot.
• La réunion contient au moins un contact CRM en tant que participant, et l’adresse e-mail de ce contact n’utilise pas le même domaine que le compte HubSpot.
• Le lieu de la réunion est défini sur Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Lorsque la personne qui prend la note a été invitée à une réunion éligible :

• Le preneur de notes rejoindra le groupe deux minutes avant l’heure prévue.
• Un message audio, un message de chat et une fenêtre contextuelle annonceront que la personne prenant la note participe à la réunion et à l’enregistrement. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Approuver pour continuer à utiliser votre outil de prise de notes.
• Si vous avez configuré une salle d’attente, l’hôte de la vidéoconférence doit accepter la personne qui prend la note dans la réunion. Si l’hôte refuse l’accès, le preneur de notes ne se joindra pas. Si le preneur de notes reste assis dans la salle d’attente pendant plus de 10 minutes sans être admis à la réunion, il partira.
• Le nom de la personne prenant des notes sera le nom de votre entreprise suivi de « Preneur de notes » (par exemple, « [Company] Notetaker »). Si aucun nom d’entreprise n’est défini pour votre compte, celui-ci sera « Preneur de notes [Domaine de l’entreprise] ». Si aucun nom d’entreprise ou domaine n’est défini pour votre compte, celui-ci sera nommé « Notetaker ».
• À la fin de la réunion, la personne qui prend des notes crée une fiche d’informations d’objet d’appel dans HubSpot et associe cet appel à la réunion correspondante. La création de la fiche d’informations d’appel vous permet d’accéder facilement à l’enregistrement, à la transcription et au résumé de la réunion. Découvrez comment consulter votre enregistrement et vos transcriptions après la réunion.
• Si tous les participants quittent la réunion sans mettre fin à la réunion, la personne qui prend la note restera dans la réunion jusqu’à ce qu’elle détecte 10 minutes de silence. À ce stade, la personne prenant la note quittera la réunion et créera la fiche d’informations de l’objet d’appel et ajoutera l’enregistrement et la transcription à la fiche d’informations de la réunion dans HubSpot.

Ajouter ou supprimer manuellement un preneur de notes lors de la planification de rendez-vous

Lorsque vous planifiez un rendez-vous sur une fiche d’informations CRM, vous pouvez remplacer manuellement le statut d’invitation de la personne prenant la note. Après avoir cliqué sur le bouton Planifier un rendez-vous sur une fiche d’informations du CRM et saisi les détails de la réunion :

1. Dans la section Outil de prise de note pour les réunions de vente , cochez ou décochez la case Inviter le preneur de notes à prendre des notes .
2. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous réservez une réunion pour le compte d’un autre utilisateur (autrement dit, vous sélectionnez un autre utilisateur comme hôte de la réunion), vous ne pouvez pas modifier l’invitation à prendre des notes. Au lieu de cela, dans la section Preneur de notes pour les réunions de vente , vous verrez le message « Notetaker rejoindra en fonction du paramètre par défaut de l’hôte ».

Afficher et modifier le statut du preneur de notes pour les réunions à venir

Pour voir si le preneur de notes de rendez-vous commercial est prêt à rejoindre une réunion à venir à partir d’une fiche d’informations du CRM :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à [objet] CRM > (par exemple, contacts, entreprises ou transactions). 
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la chronologie de l’activité , cliquez sur le nom de la réunion pour développer l’activité de la réunion.
4. Si la personne qui a pris la note doit rejoindre la réunion, un point vert avec le nom de la personne prenant la note en haut de l’activité de la réunion s’affichera. Si la personne n’est pas prête à rejoindre la réunion, aucun indicateur visuel n’apparaît en haut de l’activité de la réunion.

Pour modifier si la personne prenant la note doit rejoindre la réunion :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à [objet] CRM > (par exemple, contacts, entreprises ou transactions). 
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la chronologie de l’activité , cliquez sur le nom de la réunion pour développer l’activité de la réunion.
4. En haut à droite de la fiche d’informations d’activité, cliquez sur > Actions Modifier.
5. Sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Preneur de notes de [Nom de l’entreprise].
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour inviter la personne à rejoindre une réunion à venir à partir de la page des détails de la réunion, si vous êtes l’hôte de la réunion :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes. Cliquez ensuite sur l’onglet Planifier .
2. Sur la gauche, cliquez sur Réunions à venir.
3. Cliquez sur le nom de la réunion.
4. En haut à droite, activez l’option Inviter le preneur de notes pour les rendez-vous commerciaux . Désactivez l’option pour désinviter la personne qui prend la note.