Enregistrez et prenez des notes lors des réunions avec l'outil de prise de notes pour les réunions

Les utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub Pro ou Entreprise assignée peuvent utiliser l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales dans Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Il rejoint automatiquement les réunions et fournit les prochaines étapes, des notes de réunion, un enregistrement vidéo et des transcriptions. L'outil de prise de notes pour les réunions commerciales rejoint n'importe quelle réunion planifiée à partir de calendriers connectés, de pages de planification, d'horaires proposés ou dans une fiche d'informations. Si vous êtes un super administrateur, découvrez comment inscrire votre compte à la version bêta.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation.

Compréhension des exigences

• Vous devez connecter votre calendrier.
• Vous devez activer l'enregistrement des appels.
• Vous devez activer l'intelligence conversationnelle.
• Vous n'avez pas besoin d'installer d'applications.
• Si vous utilisez Zoom, découvrez comment configurer votre outil de prise de notes pour les réunions avec Zoom. Les paramètres des applications connectées (par exemple, Zoom) associés à votre compte ne s'appliqueront pas à l'utilisation de cette fonctionnalité.

Comprendre les limites et les considérations

Les transcriptions de réunions s'appuient sur les paramètres de légende de votre fournisseur de logiciel de réunion. Pour obtenir des transcriptions fiables, vous devez :

• Activez les sous-titres/sous-titres en direct dans votre logiciel de réunion.
• Assurez-vous que la langue des sous-titres correspond à la langue utilisée dans la réunion.
• Utilisez les intégrations Microsoft Teams ou Zoom de HubSpot dans la mesure du possible, car cela peut fournir une capture de transcription plus stable.

Remarque : Google Meet ne prend actuellement en charge que les transcriptions en anglais. Examinez les considérations supplémentaires spécifiques au fournisseur pour l'utilisation de l'outil de prise de notes pour les réunions avec Google Meet, Microsoft Teams et Zoom.

Configurer l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales

Avant que les utilisateurs puissent inclure l'outil de prise de notes dans leurs réunions, les super administrateurs doivent activer la fonctionnalité pour le compte. Une fois qu'un super administrateur a configuré les paramètres par défaut du compte, les utilisateurs peuvent ajuster leurs paramètres personnels de l'outil de prise de notes.

Remarque : l'instruction permettant à l'outil de prise de notes de rejoindre une réunion est envoyée 30 minutes avant le début de la réunion. Par conséquent, toute modification apportée aux paramètres utilisateur peut ne pas être prise en compte pour les réunions commençant dans les 30 prochaines minutes après la modification du paramètre. Si vous désactivez l'accès à l'outil de prise de notes pour un utilisateur, il est recommandé de supprimer l'outil manuellement de toutes les réunions ayant lieu dans les 30 prochaines minutes après avoir effectué cette modification.

Configurer les paramètres par défaut

Pour configurer l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales pour le compte, si vous êtes un super administrateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Réunions.
3. Cliquez sur l'onglet Outil de prise de notes pour les réunions.
4. Activez l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales.
   • Si vous souhaitez que l'outil de prise de notes rejoigne automatiquement toutes les réunions éligibles, sélectionnez la case à cocher Inviter l'outil de prise de notes à toutes les réunions à venir. (Cette case est cochée par défaut lorsque vous activez l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales.)
   • Si vous souhaitez que les utilisateurs invitent manuellement l'outil de prise de notes à toutes les réunions à venir, décochez la case Inviter l'outil de prise de notes à toutes les réunions à venir.
5. Dans la section Accès à l'outil de prise de notes, choisissez les utilisateurs qui doivent avoir accès à l'outil de prise de notes.
   • Pour donner l'accès à l'outil de prise de notes à tous les utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub Pro ou Entreprise attribuée, dans la section Choisir l'accès à l'outil de prise de notes, sélectionnez Accorder automatiquement l'accès à l'outil de prise de notes aux utilisateurs éligibles.
   • Pour donner un accès à l'outil de prise de notes à des utilisateurs spécifiques :
     • Dans la section Choisir l'accès à l'outil de prise de notes, sélectionnez Accorder manuellement l'accès à l'outil de prise de notes aux utilisateurs disposant de licences Sales. Puis, en bas, cliquez sur Enregistrer.
     • Cliquez sur Sélectionner les utilisateurs.
     • Dans le panneau de droite, sélectionnez les cases à cocher pour les utilisateurs, puis cliquez sur Enregistrer les sélections.
     • En bas, cliquez sur Enregistrer.

Configurer des paramètres spécifiques à l'utilisateur

Si vous êtes un utilisateur avec une licence Sales Hub Pro ou Entreprise attribuée et que l'accès à l'outil de prise de notes vous a été autorisé, vous pouvez ajuster les paramètres de votre outil de prise de notes.

Pour remplacer les paramètres par défaut du compte indiquant si l'outil de prise de notes participe automatiquement à vos réunions :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
3. Cliquez sur l'onglet Calendrier.
4. Dans Paramètres de participation à l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales, cochez ou décochez la case Inviter automatiquement l'outil de prise de notes à vos réunions à venir.
   • Si la case à cocher est sélectionnée, l'outil de prise de notes rejoindra automatiquement toutes vos réunions éligibles.
   • Si la case à cocher est désactivée, l'outil de prise de notes ne rejoindra vos réunions que lorsque vous l'inviterez manuellement.
5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Utiliser l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales

Découvrez comment l'outil de prise de notes rejoint les réunions, comment consulter les enregistrements et les transcriptions, et comment ajouter ou supprimer l'outil de prise de notes aux réunions.

Comprendre l'éligibilité aux réunions et le comportement de l'outil de prise de notes

Une réunion est éligible pour l'outil de prise de notes si elle remplit tous les critères suivants :

• La réunion est enregistrée dans HubSpot.
• La réunion contient au moins un contact CRM en tant que participant, et l'adresse e-mail de ce contact n'utilise pas le même domaine que le compte HubSpot.
• Le lieu de la réunion est défini sur Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Lorsque l'outil de prise de notes a été invité à une réunion éligible, chez tous les fournisseurs de vidéoconférence :

• L'outil de prise de notes rejoindra le groupe deux minutes avant l'heure prévue.
• Un message audio, un message de chat et une fenêtre contextuelle annonceront que l'outil de prise de notes participe à la réunion et commence l'enregistrement. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Approuver pour continuer à utiliser votre outil de prise de notes.
• Si vous avez configuré une salle d'attente, l'hôte de la vidéoconférence doit accepter l'outil de prise de notes dans la réunion. Si l'hôte refuse, l'outil de prise de notes n'y aura pas accès. Si l'outil de prise de notes attend dans la salle d'attente pendant plus de 10 minutes sans être admis à la réunion, il partira.
• Le nom de l'outil de prise de notes sera le nom de votre entreprise suivi de « outil de prise de notes » (par exemple, « [Entreprise] outil de prise de notes »). Si aucun nom d'entreprise n'est défini pour votre compte, celui-ci sera « [Domaine de l'entreprise] outil de prise de notes ». Si aucun nom d'entreprise ou domaine n'est défini pour votre compte, celui-ci sera nommé « Outil de prise de notes ».
• À la fin de la réunion, l'outil de prise de notes crée une fiche d'informations d'objet d'appel dans HubSpot et associe cet appel à la réunion correspondante. La création de la fiche d'informations d'appel vous permet d'accéder facilement à l'enregistrement, à la transcription et au résumé de la réunion. Découvrez comment consulter votre enregistrement et vos transcriptions après la réunion.
• Si tous les participants quittent la réunion sans mettre fin à la réunion, l'outil de prise de notes restera dans la réunion jusqu'à ce qu'elle détecte 10 minutes de silence. À ce stade, l'outil de prise de notes quittera la réunion, créera la fiche d'informations de l'objet d'appel et ajoutera l'enregistrement et la transcription à la fiche d'informations de la réunion dans HubSpot.
• L'outil de prise de notes ne pourra pas récupérer une transcription de la réunion si le fournisseur de vidéoconférence a désactivé les sous-titres sur le compte.

Découvrez les attentes spécifiques du fournisseur concernant l'outil de prise de notes lorsqu'il est utilisé avec Google Meet, Microsoft Teams et Zoom.

Ajouter ou supprimer manuellement un outil de prise de notes lors de la planification de réunions

Lorsque vous planifiez une réunion sur une fiche d'informations CRM, vous pouvez remplacer manuellement le statut d'invitation de l'outil de prise de notes Après avoir cliqué sur le bouton Planifier une réunion sur une fiche d'informations CRM et saisi les détails de la réunion :

1. Dans la section Outil de prise de note pour les réunions commerciales, cochez ou décochez la case Inviter l'outil de prise de notes à la réunion.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous réservez une réunion pour le compte d'un autre utilisateur (autrement dit, vous sélectionnez un autre utilisateur comme hôte de la réunion), vous ne pouvez pas modifier l'invitation à l'outil de prise de notes. Au lieu de cela, dans la section Outil de prise de notes pour les réunions commerciales, vous verrez le message « L'outil de prise de notes rejoindra en fonction du paramètre par défaut de l'hôte ».

Afficher et modifier le statut de l'outil de prise de notes pour les réunions à venir

Pour voir si l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales est prêt à rejoindre une réunion à venir à partir d'une fiche d'informations CRM :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > [objet] > (par exemple, contacts, entreprises ou transactions).
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la chronologie de l'activité, cliquez sur le nom de la réunion pour développer l'activité de la réunion.
4. Si l'outil de prise de notes doit rejoindre la réunion, un point vert avec le nom de l'outil de prise de notes en haut de l'activité de la réunion s'affichera. Si l'outil de prise de notes n'est pas prêt à rejoindre la réunion, aucun indicateur visuel n'apparaît en haut de l'activité de la réunion.

Pour modifier si l'outil de prise de notes doit rejoindre la réunion :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > [objet] > (par exemple, contacts, entreprises ou transactions).
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la chronologie de l'activité , cliquez sur le nom de la réunion pour développer l'activité de la réunion.
4. En haut à droite de la fiche d'informations d'activité, cliquez sur Actions > Modifier.
5. Sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher [Nom de l'entreprise] outil de prise de notes.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour inviter l'outil de prise de notes à rejoindre une réunion à venir à partir de la page des détails de la réunion, si vous êtes l'hôte de la réunion :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes. Cliquez ensuite sur l'onglet Planifier.
2. Sur la gauche, cliquez sur Réunions à venir.
3. Cliquez sur le nom de la réunion.
4. En haut à droite, activez le bouton Inviter l'outil de prise de notes pour les réunions commerciales. Désactivez l'option pour désinviter l'outil de prise de notes.

Prendre des notes dans Google Meet

Pour utiliser l'outil de prise de notes avec les réunions Google Meet, vous n'avez pas besoin d'installer l'application Google Meet. Vous devez cependant connecter votre calendrier et suivre les instructions de configuration générales.

Une fois que vous avez configuré l'outil de prise de notes, vous devez vous attendre aux éléments suivants lorsqu'il est programmé pour rejoindre une réunion Google Meet :

• L'outil de prise de notes ne recevra la transcription qu'en anglais lorsqu'elle rejoindra des réunions Google Meet. Les sous-titres doivent être activés dans Google Meet pour recevoir une transcription.
• L'outil de prise de notes se joindra à la réunion 2 minutes avant l'heure de début prévue.
• L'outil de prise de notes recevra automatiquement une autorisation d'enregistrement dès qu'il rejoindra la réunion. Au bout de quelques secondes, il diffusera un message audio indiquant que l'appel est enregistré, et enverra un message de chat informant les participants que l'enregistrement est lancé.
• Le message du chat ne sera envoyé qu'une seule fois lorsque l'outil de prise de notes commencera à enregistrer, mais le message sera épinglé dans le chat afin que tous les participants supplémentaires qui se joindront ultérieurement puissent voir le message.
• Si vous ne souhaitez pas que l'outil de prise de notes rejoigne automatiquement les réunions Google Meet, vous pouvez configurer une salle d'attente dans Google Meet. Si vous avez configuré une salle d'attente dans Google Meet, dès que l'hôte de la réunion Google Meet rejoint, il verra un message l'informant que l'outil de prise de notes attend de se joindre à l'appel. L'hôte doit cliquer sur Autoriser à côté du participant outil de prise de notes qui demande l'accès. En permettant à l'outil de prise de notes de se joindre à la réunion, il sera automatiquement autorisé à enregistrer et déclenchera les messages audio et de chat décrits ci-dessus.
• Si l'hôte souhaite arrêter l'enregistrement d'une réunion qui a déjà été rejointe et dont l'enregistrement a été approuvé, il peut expulser l'outil de prise de notes de la réunion en cliquant sur la vignette de participant et en sélectionnant Supprimer. L'hôte peut également supprimer l'outil de prise de notes en cliquant sur son participant dans la liste des participants et en sélectionnant Supprimer.

Prendre des notes dans Microsoft Teams

Pour utiliser l'outil de prise de notes avec des réunions Microsoft Teams, vous n'avez pas besoin d'installer l'application Microsoft Teams. Vous devez cependant connecter votre calendrier et suivre les instructions de configuration générales.

Une fois que vous avez configuré l'outil de prise de notes, vous devez vous attendre aux éléments suivants lorsqu'il est planifié pour rejoindre une réunion Microsoft Teams :

• La langue de la transcription de l'outil de prise de notes dépend de la langue que vous utilisez pour les sous-titres dans Microsoft Teams. Les sous-titres doivent être activés dans Microsoft Teams pour recevoir une transcription.
• L'outil de prise de notes se joindra à la réunion 2 minutes avant l'heure de début prévue.
• L'outil de prise de notes recevra automatiquement une autorisation d'enregistrement dès qu'il rejoindra la réunion. Au bout de quelques secondes, il diffusera un message audio indiquant que l'appel est enregistré, et enverra un message de chat informant les participants que l'enregistrement est lancé.
• Le message de chat ne sera envoyé qu'une seule fois lorsque l'outil de prise de notes commencera à enregistrer. À moins que vous ne choisissiez d'épingler manuellement le message dans le chat, les participants qui rejoignent la réunion après l'envoi du message ne le verront pas.
• Si vous ne souhaitez pas que l'outil de prise de notes rejoigne automatiquement les réunions Teams, vous pouvez choisir de configurer une salle d'attente dans Microsoft Teams. Si vous disposez d'une salle d'attente configurée dans Teams, un message s'affichera dès que l'hôte de la réunion Teams rejoindra l'événement, l'informant que l'outil de prise de notes attend pour rejoindre l'appel. L'hôte doit cliquer sur Autoriser à côté du participant outil de prise de notes qui demande l'accès. En permettant à l'outil de prise de notes de se joindre à la réunion, il sera automatiquement autorisé à enregistrer et déclenchera les messages audio et de chat décrits ci-dessus.
• Si l'hôte souhaite arrêter l'enregistrement d'une réunion qui a déjà été rejointe et dont l'enregistrement a été approuvé, il peut expulser l'outil de prise de notes de la réunion en cliquant sur la vignette de participant et en sélectionnant Supprimer. L'hôte peut également supprimer l'outil de prise de notes en cliquant sur son participant dans la liste des participants et en sélectionnant Supprimer.

Prendre des notes dans Zoom

Pour utiliser l'outil de prise de notes avec les réunions Zoom, vous n'avez pas besoin d'installer l'application Zoom. Vous devez cependant connecter votre calendrier et suivre les instructions de configuration générales.

De plus, les paramètres suivants doivent être activés pour l'organisateur de la réunion dans son compte Zoom : enregistrer dans des fichiers informatiques, participants à des réunions internes, participants à des réunions externes.

Une fois que vous avez configuré l'outil de prise de notes, vous devez vous attendre aux éléments suivants lorsque l'outil de prise de notes est programmé pour rejoindre une réunion Zoom :

• La langue de la transcription de l'outil de prise de notes dépend de la langue que vous utilisez pour les sous-titres dans Zoom. Les sous-titres doivent être activés dans Zoom pour recevoir une transcription.
• L'outil de prise de notes se joindra à la réunion 2 minutes avant l'heure de début prévue.
• Dès que l'hébergeur Zoom se joindra à la réunion, il recevra un message contextuel demandant l'autorisation d'enregistrer avec l'outil de prise de notes. L'hôte doit cliquer sur Approuver. Si vous cliquez sur Refuser, l'outil de prise de notes n'enregistrera pas. Dès que l'enregistrement est approuvé, un message audio sera lu indiquant que l'appel est enregistré.
• Chaque participant qui rejoindra la réunion recevra un message de chat de l'outil de prise de notes pour lui informer qu'il enregistre et d'indiquer à l'hôte s'il ne souhaite pas être enregistré.
• Si vous ne souhaitez pas que l'outil de prise de notes rejoigne automatiquement les réunions Zoom, vous pouvez choisir de configurer une salle d'attente dans Zoom. Si vous disposez d'une salle d'attente dans Zoom, un message s'affiche dès que l'hôte de la réunion Zoom rejoint la réunion, indiquant que l'outil de prise de notes attend pour se joindre à l'appel. L'hôte doit cliquer sur Autoriser à côté du participant outil de prise de notes qui demande l'accès. En permettant à l'outil de prise de notes de se joindre à la réunion, il sera automatiquement autorisé à enregistrer et déclenchera les messages audio et de chat décrits ci-dessus.
• Si l'hôte souhaite arrêter l'enregistrement d'une réunion qui a déjà été rejointe et dont l'enregistrement a été approuvé, il peut expulser l'outil de prise de notes de la réunion en cliquant sur la vignette de participant et en sélectionnant Supprimer. L'hôte peut également supprimer l'outil de prise de notes en cliquant sur son participant dans la liste des participants et en sélectionnant Supprimer.