บันทึกและจดบันทึกในการประชุมกับผู้จดบันทึกการประชุม

ผู้ใช้ที่มีตำแหน่ง Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายสามารถใช้ผู้จดบันทึกการประชุมการขายใน Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom ได้ โดยจะเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติและมีขั้นตอนต่อไปบันทึกการประชุมการบันทึกวิดีโอและการถอดเสียง ผู้จดบันทึกการประชุมการขายเข้าร่วมการประชุมใดๆที่จองจากปฏิทินที่เชื่อมต่อกำหนดเวลาหน้าเวลาที่เสนอหรือในบันทึก หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงโปรดเรียนรู้วิธีเลือกใช้บัญชีของคุณในรุ่นเบต้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ในการใช้ผู้จดบันทึกการประชุมการขาย:

• คุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินของคุณ
• คุณต้องเปิดการบันทึกการโทร
• คุณต้องเปิดการสนทนาอัจฉริยะ
• คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปใดๆ

หากใช้ Zoom ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเครื่องมือจัดการประชุมด้วย Zoom (รหัสผ่านบทความ: Meetings_208916) การตั้งค่าแอปที่เชื่อมต่อ (เช่น Zoom) ทั่วทั้งบัญชีจะไม่มีผลกับการใช้ฟีเจอร์นี้

ตั้งค่าโปรแกรมจดบันทึกการประชุม HubSpot

ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถรวมผู้จดบันทึกในการประชุมของพวกเขาผู้ดูแลระบบระดับสูงจะต้องเปิดฟีเจอร์สำหรับบัญชี หลังจากที่ Super Admin กำหนดค่าการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชีผู้ใช้สามารถปรับการตั้งค่า Notetaker ส่วนบุคคลได้

โปรดทราบ: คำแนะนำสำหรับผู้จดบันทึกการเข้าร่วมการประชุมจะถูกส่ง 30 นาทีก่อนเริ่มการประชุม ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใดๆที่เกิดขึ้นกับการตั้งค่าผู้ใช้อาจไม่ถูกนำมาพิจารณาสำหรับการประชุมที่เริ่มในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า หากคุณปิดการเข้าถึง Notetaker สำหรับผู้ใช้ขอแนะนำให้คุณลบ Notetaker ออกจากการประชุมใดๆที่เกิดขึ้นในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วยตนเอง

กำหนดการตั้งค่าเริ่มต้น

ในการตั้งค่าผู้จดบันทึกการประชุมการขายสำหรับบัญชีหากคุณเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่การประชุม
3. คลิกแท็บ Meeting Notetaker
4. เปิดสวิตช์ Sales Meeting Notetaker
   • หากคุณต้องการให้ notetaker เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเชิญ notetaker เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงทั้งหมด (ช่องทำเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดใช้งานโปรแกรมจดบันทึกการประชุมการขาย)
   • หากคุณต้องการให้ผู้ใช้เชิญผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมด้วยตนเองให้ล้างช่องทำเครื่องหมายเชิญผู้จดบันทึกเข้าสู่การประชุมที่กำลังจะมาถึงทั้งหมด
5. ภายใต้ส่วน Notetaker Access ให้เลือกผู้ใช้ที่ควรได้รับสิทธิ์การเข้าถึง Notetaker
   • ในการให้สิทธิ์การเข้าถึง Notetaker แก่ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีที่นั่ง Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายภายใต้ส่วน Choose notetaker access  ให้เลือกให้สิทธิ์การเข้าถึง Notetaker แก่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์โดยอัตโนมัติ
   • หากต้องการให้ผู้จดบันทึกเข้าถึงผู้ใช้เฉพาะ:
     • ภายใต้ส่วนเลือกการเข้าถึง notetaker ให้เลือกให้สิทธิ์ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึง notetaker ที่นั่งขายด้วยตนเอง จากนั้นคลิกบันทึกที่ด้านล่าง
     • คลิกเลือกผู้ใช้
     • ในแผงด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับผู้ใช้แล้วคลิกบันทึกการเลือก
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก

กำหนดการตั้งค่าเฉพาะผู้ใช้

หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มีที่นั่ง Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมาย และคุณได้รับอนุญาตให้เข้าถึง Notetaker คุณสามารถปรับการตั้งค่า Notetaker ส่วนบุคคลของคุณได้

วิธีแทนที่การตั้งค่าเริ่มต้นของบัญชีว่า Notetaker เข้าร่วมการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ ทั่วไป
3. คลิกแท็บ ปฏิทิน
4. ภายใต้การตั้งค่าการเข้าร่วม Notetaker การประชุมฝ่ายขายให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเชิญ Notetaker ไปยังการประชุมที่กำลังจะมาถึงของคุณโดยอัตโนมัติ
   • หากเลือกช่องทำเครื่องหมายผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ
   • หากช่องทำเครื่องหมายถูกล้างผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมการประชุมของคุณเมื่อคุณเชิญด้วยตนเองเท่านั้น
5. ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก

ใช้ผู้จดบันทึกการประชุมการขาย

เรียนรู้วิธีที่ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมวิธีตรวจสอบการบันทึกและการถอดเสียงและวิธีเพิ่มหรือลบผู้จดบันทึกออกจากการประชุม

เข้าใจการมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์และพฤติกรรมของผู้จดบันทึก

การประชุมมีสิทธิ์สำหรับผู้จดบันทึกหากเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งหมดต่อไปนี้:

• การประชุมจะถูกเก็บไว้ใน HubSpot
• การประชุมมีผู้ติดต่อ CRM อย่างน้อยหนึ่งรายในฐานะผู้เข้าร่วมและที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้นไม่ได้ใช้โดเมนเดียวกันกับบัญชี HubSpot
• ตำแหน่งที่ตั้งของการประชุมถูกตั้งค่าเป็น Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom

เมื่อ Notetaker ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์:

• ผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมสองนาทีก่อนเวลาที่กำหนด
• ข้อความเสียงข้อความแชทและป๊อปอัปจะประกาศว่าผู้จดบันทึกอยู่ในการประชุมและการบันทึก ในกล่องโต้ตอบให้คลิกอนุมัติเพื่อดำเนินการต่อโดยใช้ Notetaker ของคุณ
• หากคุณมีห้องรอโฮสต์ของการประชุมทางวิดีโอจำเป็นต้องยอมรับผู้จดบันทึกเข้าสู่การประชุม หากเจ้าของที่พักปฏิเสธการเข้าถึงผู้แจ้งจะไม่เข้าร่วม หากผู้จดบันทึกนั่งอยู่ในห้องรอนานกว่า 10 นาทีโดยไม่ได้รับการยอมรับในที่ประชุมมันจะออกไป
• ชื่อของ Notetaker จะเป็นชื่อบริษัทของคุณตามด้วย "Notetaker" (เช่น "[ บริษัท] Notetaker ") หากคุณไม่ได้ตั้งชื่อบริษัทสำหรับบัญชีของคุณจะมีชื่อว่า "[ โดเมนบริษัท] Notetaker " หากคุณไม่มีชื่อบริษัทหรือชื่อโดเมนสำหรับบัญชีของคุณจะมีชื่อว่า "Notetaker"
• เมื่อคุณสิ้นสุดการประชุม notetaker จะสร้างบันทึกออบเจ็กต์การโทรใน HubSpot และผู้ร่วมงานที่โทรเข้ามาพร้อมกับการประชุมที่เกี่ยวข้อง การสร้างบันทึกการโทรช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงการบันทึกการถอดเสียงและบทสรุปของการประชุมได้อย่างง่ายดาย เรียนรู้วิธีตรวจสอบการบันทึกและทรานสคริปต์หลังจากการประชุม
• หากผู้เข้าร่วมทั้งหมดออกโดยไม่สิ้นสุดการประชุมผู้จดบันทึกจะยังคงอยู่ในการประชุมจนกว่าจะตรวจพบความเงียบ 10 นาที ณจุดนั้นผู้จดบันทึกจะออกจากการประชุมและจะสร้างบันทึกออบเจ็กต์การโทรและเพิ่มการบันทึกและการถอดความลงในบันทึกการประชุมใน HubSpot

เพิ่มหรือลบผู้จดบันทึกด้วยตนเองเมื่อกำหนดเวลาการประชุม

เมื่อกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM คุณสามารถแทนที่สถานะคำเชิญของผู้จดบันทึกได้ด้วยตนเอง หลังจากคลิกปุ่มกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM และป้อนรายละเอียดการประชุม:

1. ภายใต้ส่วนการประชุมการขาย Notetaker ให้เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมายเชิญ Notetaker เข้าร่วมการประชุม
2. คลิก บันทึก

หากคุณจองการประชุมในนามของผู้ใช้รายอื่น (เช่นคุณเลือกผู้ใช้รายอื่นเป็นผู้จัดประชุม) คุณจะไม่สามารถปรับคำเชิญผู้จดบันทึกได้ แต่ภายใต้ส่วนการประชุมการขายของ Notetaker คุณจะเห็นข้อความ "Notetaker จะเข้าร่วมตามการตั้งค่าเริ่มต้นของเจ้าของที่พัก"

ดูและแก้ไขสถานะ notetaker สำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึง

หากต้องการดูว่าผู้จดบันทึกการประชุมการขายได้รับการตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากบันทึก CRM หรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไทม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. หากผู้จดบันทึกถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมจะมีจุดสีเขียวที่มีชื่อของผู้จดบันทึกที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม หากผู้จดบันทึกไม่ได้ตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมจะไม่มีตัวบ่งชี้ภาพปรากฏที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม

หากต้องการเปลี่ยนว่า Notetaker ถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไท ม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาของบันทึกกิจกรรมให้คลิกการดำเนินการ > แก้ไข
5. เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมาย [Company name] Notetaker
6. คลิก บันทึก

หากต้องการเชิญผู้จดบันทึกให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากหน้ารายละเอียดการประชุมหากคุณเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การขาย > พื้นที่ทำงานการขาย จากนั้นคลิก แท็บกำหนดการ
2. คลิกการประชุมที่กำลังจะมาถึงทางด้านซ้าย
3. คลิกที่ชื่อการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาให้เปิดสวิตช์เชิญประชุมฝ่ายขาย Notetaker สลับสวิตช์ปิดเพื่อยกเลิกการเชิญ Notetaker