I betaTa opp og gjør notater i møter med Notetaker

Bruk Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom for automatisk å få oversikt over neste trinn, møtenotater, videoopptak og transkripsjoner. Notetaker deltar i alle møter som er booket fra tilkoblede kalendere, planleggingssider, foreslåtte tidspunkter eller i en oppføring.

Denne funksjonen bruker automatisk språkdeteksjon og transkriberer på språkene som oppdages i opptaket. Les mer om tilgjengeligespråk for transkripsjon av samtaler.

Før du setter i gang

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du fullt ut forstår hvilke tiltak som bør iverksettes på forhånd, samt funksjonens begrensninger og potensielle konsekvenser ved bruk av den.

Forstå kravene

• Du må koble til kalenderen din.
• Du må aktivere samtaleopptak samt transkripsjon og analyse.
• Du trenger ikke å installere noen apper.
• Hvis du bruker Zoom, må møtelederen ha aktivert lokal opptak. Les mer om hvordan du konfigurerer Notetaker med Zoom. Eventuelle innstillinger for tilkoblede apper (f.eks.Zoom) i kontoen din gjelder ikke for din bruk av denne funksjonen.

• Hvis du bruker Google Meet, må du gjøre ett av følgende:
  • Møtelederen må være logget inn på Google-møtet sitt for å slippe Notetaker inn i møtet.
  • I Google Meet må du administrere møtetilgangen for brukere slik at møtedeltakere kan bli med før verten.
• For at Notetaker skal kunne delta i gjentakende møter, må du melde deg på «Synkroniser gjentakende møter til HubSpot» beta-versjonen.

Konfigurer Notetaker

Før brukere kan inkludere Notetaker i møtene sine, må superadministratorer aktivere funksjonen for kontoen. Etter at en superadministrator har konfigurert standardinnstillingene for kontoen, kan brukerne justere sine personlige Notetaker-innstillinger.

Merk: Instruksjonen om at Notetaker skal delta i et møte sendes 30 minutter før møtestart. Derfor vil eventuelle endringer i brukerinnstillingene kanskje ikke bli tatt hensyn til for møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter at innstillingene er endret. Hvis du deaktiverer Notetaker-tilgangen for en bruker, anbefales det at du manuelt fjerner Notetaker fra alle møter som finner sted i løpet av de neste 30 minuttene etter at endringen er gjort.

Konfigurer standardinnstillinger

Slik konfigurerer du Notetaker for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Møter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Notatfører.
4. Slå på bryteren for Notatfører.
   • Hvis du ønsker at notattakeren skal delta automatisk i alle kvalifiserte møter, merker du av i avmerkingsboksen «Notattaker – automatisk deltakelse ». (Denne avmerkingsboksen er merket av som standard når du slår på Notattaker.)
   • Hvis du vil at brukerne skal invitere notattakeren til møter manuelt, fjern merket i avmerkingsboksen «Notattaker – automatisk deltakelse».
   • For å gi tilgang til alle brukere med en tildelt Salg eller Service -lisens, velger du«Gi kvalifiserte brukere automatisk tilgang som notattaker» under delen«Velg tilgangsmetode for notattaker».
   • For å gi tilgang til bestemte brukere:
     • Under avsnittet«Velg tilgangsmetode for notattakere» velger du«Gi brukere med salgs- eller servicelisenser tilgang til notattaker manuelt». Klikk deretter på«Lagre» nederst.
     • Klikk påVelg brukere.
     • I panelet til høyre merker du av iavmerkingsboksene for brukerne, og klikker deretter på«Lagre valg».
     • Klikk påLagre nederst. 
5. Under delenInnstillinger velger du navnet og kunngjøringsmetoden Notetaker bruker når den blir med i et møte.
   • Som standard vil Notetaker delta i møter som «[Ditt merkenavn]s Notetaker». For å bruke et tilpasset navn i stedet:
     • Under «Notetaker-navn» velger du«Egendefinert Notetaker-navn».
     • Skriv inn etnavn i tekstfeltet.
     • Klikk på«Lagre» nederst.
   • For å få Notetaker til å bruke en muntlig og en chat-melding når den deltar i møter:
     • Under «Melding» velger du «Muntlig og chat-melding».
     • Bruk rullegardinmenyene Språk og Stemme til å velge det spesifikke språket og stemmen som skal brukes.
     • Klikk påavspillingsknappen(playerPlayIcon) for å forhåndsvise det valgte språket og stemmen.
     • Klikk på«Lagre» nederst.
   • For å få Notetaker til å bruke kun en chat-kunngjøring når du blir med i møter:
     • Under«Melding» velger du«Kun chat-melding».
     • Klikk på«Lagre» nederst.

Konfigurer brukerspesifikke innstillinger

Hvis du er en bruker med entildeltSales-lisens og har fått tilgang til Notetaker, kan du justere dine individuelle Notetaker-innstillinger.

Slik overstyrer du kontoens standardinnstillinger for om Notetaker automatisk skal delta i møtene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Kalender .
4. Under «Automatisk deltakelse for møtenotatfunksjonen» merker du av eller fjerner merket i avmerkingsboksen«Inviter notatfunksjonen til å delta automatisk i alle dine kommende møter ».
   • Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil notattakeren automatisk delta i alle dine kvalifiserte møter.
   • Hvis avmerkingsboksen er fjernet, vil notattakeren bare delta i møtene dine når du inviterer vedkommende manuelt.
5. Klikk på«Lagre» nederst.

Bruk notattaker

Lær hvordan notattakeren deltar i møter, hvordan du gjennomgår opptak og transkripsjoner, og hvordan du legger til eller fjerner notattakeren fra møter.

Forstå møtekvalifisering og notattakerens oppførsel

Et møte er kvalifisert for notattakeren hvis det oppfyller alle følgende kriterier:

• Møtet er lagret i HubSpot.
• Møtet har minst én CRM-kontakt som deltaker, og e-postadressen til denne kontakten bruker ikke samme domene som HubSpot-kontoen.
• Møtets sted er angitt til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notattakeren er invitert til et møte som oppfyller kravene, uavhengig av videokonferansetjeneste:

• Notatføreren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• En lydmelding, en chatmelding og et popup-vindu vil varsle om at notattakeren er i møtet og tar opp. I dialogboksen klikker du påGodkjenn for å fortsette å bruke notattakeren.
• Hvis du har opprettet et venterom, må verten for videokonferansen godta notattakeren i møtet. Hvis verten nekter tilgang, vil notattakeren ikke delta. Hvis notattakeren sitter i venterommet i mer enn fem minutter uten å bli sluppet inn i møtet, vil den forlate rommet.
• Når du avslutter møtet, oppretter notattakeren en samtaleoppføring i HubSpot og knytter samtalen til det tilhørende møtet. Ved å opprette samtaleoppføringen får du enkel tilgang til opptaket, transkripsjonen og sammendraget av møtet. Lær hvordan du kan se gjennom opptaket og transkripsjonene etter møtet.
• Hvis alle deltakerne forlater møtet uten å avslutte det, vil Notetaker også forlate møtet tre sekunder senere.
• Notatføreren kan ta opp møter i opptil tre timer. Hvis et møte varer lenger enn tre timer, vil notatføreren automatisk forlate møtet. Opptaket, transkripsjonen og innsiktene som er registrert før notatføreren forlater møtet, vil fortsatt være tilgjengelige i HubSpot.
• Møteopptak lagres i to år.

Les om leverandørspesifikke forventninger til Notetaker når den brukes med Google Meet, Microsoft Teams ogZoom.

Legg til eller fjern Notetaker manuelt når

du planlegger

møter

Når du planlegger et møte i en CRM-post, kan du manuelt overstyre invitasjonsstatusen til Notetaker. Etter at du har klikket på knappen«Planlegg et møte » i en CRM-post og lagt inn møtedetaljene:

1. Under «Notatfører »-delen merker du av eller fjerner merket i avmerkingsboksen«Inviter notatfører til møtet ».
2. Klikk på«Lagre».

Hvis du booker et møte på vegne av en annen bruker (dvs. at du velger en annen bruker som møteleder), kan du ikke endre invitasjonen til notattakeren. I stedet vil du under delen «Notattaker» se meldingen «Notattakeren vil delta i henhold til møtelederens standardinnstilling.»

Vis og rediger notattakerens status for kommende møter

Slik ser du om notattakeren er satt til å delta i et kommende møte fra en CRM-post:

1. I HubSpot-kontoen din går du tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjen klikker du på møtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Hvis notattakeren er satt til å delta i møtet, vil det være en grønn prikk med navnet på notattakeren øverst i møteaktiviteten. Hvis notattakeren ikke er satt til å delta i møtet, vises det ingen visuell indikator øverst i møteaktiviteten.

Slik endrer du om notattakeren er satt til å delta i møtet eller ikke:

1. I HubSpot-kontoen din går du tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjenklikker du påmøtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Øverst til høyre i aktivitetsoppføringen klikker du påHandlinger >Rediger.
5. Merk av eller fjern merket i avmerkingsboksen[Firmanavn] Notattaker.
6. Klikk påLagre.

Hvis du er møteleder og vil invitere notattakeren til å delta i et kommende møte fra siden med møtedetaljer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Salg > Salgsarbeidsområde. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Salg > Salgsarbeidsområde. Klikk deretter på fanenPlanlegg.
2. Klikk påKommende møter til venstre.
3. Klikk påmøtenavnet.
4. Øverst til høyre slår du på bryteren«Inviter møtenotatfører ». Slå av bryteren for å trekke tilbake invitasjonen til notatføreren.

Ta notater i Google Meet

For å bruke notattakeren i Google Meet-møter trenger du ikke å installere Google Meet-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

Når du har konfigurert notattakeren, kan du forvente følgende når notattakeren er planlagt å delta i et Google Meet-møte:

• Notatføreren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• Notattakeren får automatisk opptakstillatelse så snart den blir med i møtet. Etter noen sekunder vil den spille av en lydmelding om at samtalen blir tatt opp, og sende en chatmelding for å informere deltakerne om at den tar opp.
• Chatmeldingen sendes kun én gang når notattakeren starter opptaket, men meldingen blir festet i chatten slik at eventuelle nye deltakere som blir med senere, kan se den.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren automatisk skal delta i Google Meet-møter, kan du velge å opprette et venterom i Google Meet. Hvis du har opprettet et venterom i Google Meet, vil verten for Google Meet-møtet, så snart vedkommende blir med, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerbrikke og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Ta notater i Microsoft Teams

For å bruke notattakeren i Microsoft Teams-møter trenger du ikke å installere Microsoft Teams-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

Når du har konfigurert notattakeren, kan du forvente følgende når notattakeren er planlagt å delta i et Microsoft Teams-møte:

• Notatføreren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• Notatfunksjonen vil automatisk få opptakstillatelse så snart den blir med i møtet. Etter noen sekunder vil den spille av en lydmelding om at samtalen blir tatt opp, og sende en chatmelding for å informere deltakerne om at den tar opp.
• Chatmeldingen sendes kun én gang når notattakeren starter opptaket. Med mindre du velger å feste meldingen manuelt i chatten, vil deltakere som blir med i møtet etter at meldingen er sendt, ikke se den.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren automatisk skal delta i Teams-møter, kan du velge å opprette et venterom i Microsoft Teams. Hvis du har opprettet et venterom i Teams, vil møtelederen, så snart vedkommende blir med i møtet, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerflis og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Ta notater i Zoom

For å bruke notattakeren i Zoom-møter trenger du ikke å installere Zoom-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

I tillegg må møtelederen ha følgende innstillinger aktivert i sin Zoom-konto: «Ta opp til filer på datamaskinen», «Interne møtedeltakere» og «Eksterne møtedeltakere».

Når du har konfigurert notattakeren, kan du forvente følgende når notattakeren er planlagt å delta i et Zoom-møte:

• Notatprogrammet vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• Så snart Zoom-møtelederen blir med i møtet, vil vedkommende motta en popup-melding der notattakeren ber om tillatelse til å ta opp. Møtelederen må klikke på «Godkjenn» i denne meldingen. Hvis vedkommende klikker på «Avslå», vil notattakeren ikke kunne ta opp. Så snart opptaket er godkjent, vil det spilles av en lydmelding som opplyser at samtalen blir tatt opp.
• Hver deltaker som deltar i møtet, vil motta en chatmelding fra notattakeren der det opplyses at notattakeren tar opp, og at de må gi beskjed til verten dersom de ikke ønsker å bli tatt opp.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren automatisk skal delta i Zoom-møter, kan du velge å opprette et venterom i Zoom. Hvis du har opprettet et venterom i Zoom, vil verten for Zoom-møtet, så snart vedkommende blir med i møtet, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerbrikke og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Gjennomgå anbefalte neste trinn etter møter

Etter at et møte er avsluttet, genererer Notetaker anbefalinger for å hjelpe deg med å få avtalene videre i pipelinen på en mer effektiv måte. Notetaker analyserer transkripsjoner fra møter og samtaler samt relatert avtaleinformasjon for å foreslå CRM-oppdateringer, utkast til oppfølgings-e-poster og fremheve verdifulle neste trinn. Brukere kan deretter gjennomgå og implementere disse anbefalingene, noe som gjør det enklere å få avtalene videre i pipelinen.

Merk: Unngå å dele sensitiv informasjon i dine aktiverte datainnganger for AI-funksjoner, inkludert dine spørsmål. Administratorer kan konfigurere generative AI-funksjoner i innstillingene for kontoadministrasjon. For informasjon om hvordan HubSpot AI bruker dataene dine for å levere pålitelig AI, der du har kontroll over dataene dine, kan du se vår informasjon om HubSpot AI Trust & Safety.

HubSpot-kreditter

Fra og med 14. april 2026 bruker tilpassede egenskaper i innstillingene for smart datafangst 10 kreditter per tilpasset egenskap per transkripsjonskjøring, drevet av Data Agent. For eksempel:

• Hvis én transkripsjon kjøres på én tilpasset egenskap, forbrukes 10 kreditter.
• Hvis fem transkripsjoner kjører på fem tilpassede egenskaper hver, forbrukes 250 kreditter.

Standardegenskaper som brukes i innstillingene for smart datafangst, bruker ikke kreditter.

Konfigurer innstillinger for automatiske anbefalinger

Superadministratorer kan angi hvilke egenskaper som er kvalifisert for forslag til oppdatering av CRM-egenskaper.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Deretter klikker du på«Datafangst» i venstre sidefelt under «Datahåndtering».
2. Merk av i avmerkingsboksen«Bruk smart datafangst ».
3. For å legge til eller fjerne kvalifiserte egenskaper, bruk rullegardinmenyen til å velge ønsket objekttype.

4. For å legge til en egenskap klikker du på rullegardinmenyen«Legg til [objekt]-egenskap» øverst til høyre og velger deretteregenskapen.
5. For hver egenskap kan du velge om forslag til smart datafangst skal godkjennes automatisk, eller om manuell gjennomgang er nødvendig for godkjenning.
   • For å godkjenne forslag for en egenskap automatisk, merker du av i boksen«Automatisk» ved siden av den aktuelle egenskapen.
   • For å kreve manuell gjennomgang av forslag for en egenskap, fjern merket i avmerkingsboksen«Automatisk» ved siden av den aktuelle egenskapen.

6. • Som standard er avmerkingsboksen «Automatisk » merket av for egenskapene«Samtaleresultat » og«Møteresultat ». Hvis du vil kreve manuell godkjenning for disse egenskapene, fjerner du merket i avmerkingsboksen«Automatisk ».

6. For å fjerne en egenskap, klikk på«Fjern» til høyre for egenskapsnavnet.
7. Når du har gjort endringene, klikker du på«Lagre» nederst på siden.

Vis anbefalinger

for

neste

trinn Anbefalinger for neste trinn blir tilgjengelige kort tid etter at et møte eller en samtale er avsluttet. Du finner disse anbefalingene i automatiske varsler eller ved å gå til den tilknyttede avtalen.

Forslag til CRM-egenskaper vises når en samtale eller et møte oppfyller alle følgende kriterier:

• Opptaket er ikke en telefonsvarerbeskjed.

• Opptaket varer i minst 60 sekunder. (Gjelder ikke for mobilopptak gjort ansikt til ansikt.)

• Det er minst to talere på opptaket. (Gjelder ikke for mobilopptak fra fysiske møter.)

Handlingspunkter vises når en samtale eller et møte varer i minst 30 sekunder (unntatt opptak fra mobiltelefoner ved personlig møte, som kan ha hvilken som helst varighet).

Motta varsler om anbefalinger

HubSpot sender automatisk følgende varsler til aktivitetseieren med anbefalte neste trinn:

Slik går du gjennom anbefalingene fra disse varslingene:

• Klikk på «Gjennomgå neste trinn» i e-postvarselet.
• Fra varselet i appen:
  • Klikk på vars lings ikonet øverst til høyre i kontoen din.
  • Klikk på varselet i listen over varsler.
  • I popup-vinduet klikker du på«Gjennomgå neste trinn » eller«Gjennomgå oppdateringer».

Se anbefalinger på avtaleindekssiden

• Slik viser du anbefalinger samlet:
  • På indekssiden for avtaler, øverst til høyre, klikker du på «Handlinger».
  • Klikk deretter på «Gjennomgå X dataforslag».
• Slik viser du anbefalinger for bestemte avtaler:
• På oversiktssiden for avtaler holder du musepekeren over breezeSingleStar Breeze AI-ikonet ved siden av avtalenavnet.
• I popup-vinduet klikker du på Gjennomgå transkripsjon og opptak.

Se anbefalinger i avtaleposten

Hvis det finnes nye anbefalinger knyttet til en avtalepost, vil du se en melding øverst til venstre på uthevet kort for avtaleposten som sier «artificialIntelligenceEnhanced X data changes found». For å gjennomgå disse endringene, klikk på «Gjennomgå».

Slik viser du anbefalinger knyttet til en enkelt aktivitet i en avtale:

• Klikk på fanen «Aktiviteter » øverst i avtaleoppføringen.
• I aktivitetstidslinjen, under aktivitetsnavnet, klikker du på breezeSingleStar «Gjennomgå transkripsjon og neste trinn».

Gjennomgå og bruk anbefalinger

For møter vises anbefalingene på fanen«Opptak og transkripsjon » i møteoppføringen, under delen «Neste trinn »:

For samtaler er anbefalingene begrenset til forslag til CRM-oppdateringer.

Gjennomgå handlingspunkter etter møter

I delenGjennomgå handlingspunkter kan du gjennomgå, redigere, godkjenne eller avvise de anbefalte handlingspunktene.

For hvert anbefalt handlingspunkt:

• Hold musepekeren over«Kilde» for å se det øyeblikket i transkripsjonen som utløste den anbefalte oppgaven.
• Klikk på redigeringsikonetfor å redigere teksten for den aktuelle oppgaven.
• Klikk på ikonet «Legg til oppgave » for å opprette en oppgave for oppgaven.
• Klikk på «Fjern»-ikonet for å avvise en anbefaling.

For å lagre alle oppgaver som én enkelt oppgave, klikk på«Lagre som én oppgave».

Send oppfølgings-e-poster etter møter

Slik genererer du en oppfølgings-e-post:

1. Under«Gjennomgå handlingspunkter» klikker du på«Opprett oppfølgings-e-post».
2. I popup-vinduet for e-postredigering til høyre kan du se gjennom den genererte e-posten og gjøre eventuelle endringer i:
   
   • Mottakeradresse
   • CC- og BCC-adresser
   • Emnelinjen
   • Innholdet i e-posten
3. Slik knytter du e-posten til flere poster:
   • Nederst i e-postredigeringsvinduet klikker du på rullegardinmenyen«Knyttet til [x] poster ».
   • Merk av iboksene ved siden av de andre postene.
4. Etter å ha gjennomgått og justert innholdet etter behov, klikker du på breezeSingleStar Send for å sende e-posten.

Godkjenn forslag til CRM-oppdateringer

Etter et møte eller en samtale kan du gjennomgå, redigere, godkjenne eller avvise de foreslåtte oppdateringene til CRM-egenskapene.

• Hold musepekeren over «Kilde» for å se det stedet i transkripsjonen som utløste den anbefalte oppdateringen.
• For å godta et forslag, klikk på ikonet for godkjenning.
• For å avvise et forslag, klikk på ikonet for avvisning.
• For å redigere verdien av en egenskap før du godkjenner, klikker du påfeltet under egenskapsnavnet og skriver inn ønsketverdi.

Neste trinn

Lær hvordan du kan optimalisere rutinen etter samtalen med råd fra HubSpot Academy.