Ta opp og ta notater i møter med møtenotatfører

Brukere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete kan bruke notater fra salgsmøter i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den blir automatisk med i møter og gir deg informasjon om neste trinn, møtenotater, videoopptak og transkripsjoner. Sales Meeting Notetaker blir med i alle møter som er booket fra tilkoblede kalendere, planleggingssider, foreslåtte tider eller i et referat. Hvis du er superadministrator, kan du lære hvordan du melder kontoen din inn i betaversjonen.

Før du kommer i gang

For å kunne bruke Sales Meeting Notetaker:

• Du må koble til kalenderen din.
• Du må slå på samtaleopptak.
• Du må slå på Conversation Intelligence.
• Du trenger ikke å installere noen apper.

Hvis du bruker Zoom, kan du lese mer om hvordan du konfigurerer møtenotater med Zoom (artikkelpassord: Meetings_208916). Eventuelle innstillinger for tilkoblede apper (f.eks. Zoom) på tvers av kontoen din vil ikke gjelde for bruken av denne funksjonen.

Konfigurer HubSpot-møtenotataker

Før brukere kan inkludere notater i møtene sine, må superadministratorer slå på funksjonen for kontoen. Etter at en superadministrator har konfigurert standardinnstillingene for kontoen, kan brukerne justere sine personlige innstillinger for notetaker.

Merk: Instruksjonen om at notetaker skal delta i et møte, sendes 30 minutter før møtet starter. Derfor kan det hende at endringer i brukerinnstillingene ikke blir tatt hensyn til for møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter innstillingsendringen. Hvis du slår av notetakertilgang for en bruker, anbefales det at du fjerner notetakeren manuelt fra alle møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter at du har gjort denne endringen.

Konfigurere standardinnstillinger

Hvis du er superadministrator, kan du konfigurere notataker for salgsmøter for kontoen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Møter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Møtenotatfører.
4. Slå på bryteren for notater fra salgsmøter.
   • Hvis du vil at notetaker skal bli med i alle kvalifiserte møter automatisk, merker du av for Inviter notetaker til alle kommende møter. (Denne avkrysningsboksen er valgt som standard når du slår på notetaker for salgsmøter).
   • Hvis du vil at brukerne skal invitere notetaker til møter manuelt, fjerner du merket for Inviter notetaker til alle kommende møter.
5. Under Tilgang til notater velger du hvilke brukere som skal få tilgang til notater.
   • Hvis du vil gi notatakertilgang til alle brukere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete, velger du Gi automatisk notatakertilgang til kvalifiserte brukere under Velg notatakertilgang.
   • For å gi notatakertilgang til bestemte brukere:
     • Under Velg notetakertilgang velger du Manuelt gi brukere med salgsseter notetakertilgang. Klikk deretter på Lagre nederst.
     • Klikk på Velg brukere.
     • Merk av i avmerkingsboksene for brukerne i høyre panel, og klikk deretter på Lagre valg.
     • Nederst klikker du på Lagre.

Konfigurere brukerspesifikke innstillinger

Hvis du er en bruker med et -tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete, og du har fått tilgang til notetaker, kan du justere dine individuelle notetakerinnstillinger.

Slik overstyrer du kontoens standardinnstillinger for om notetaker automatisk blir med i møtene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på Kalender-fanen .
4. Under Innstillinger for notatakerens deltakelse i salgsmøter merker du av eller fjerner merket for Inviter notataker til dine kommende møter automatisk.
   • Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil notetakeren automatisk bli med på alle møtene du har valgt.
   • Hvis avmerkingsboksen er fjernet, vil notetaker kun bli med på møtene dine når du inviterer den manuelt.
5. Nederst klikker du på Lagre.

Bruk notetaker for salgsmøter

Finn ut hvordan notetakeren blir med i møter, hvordan du går gjennom opptak og transkripsjoner, og hvordan du legger til eller fjerner notetakeren i møter.

Forstå hva som kvalifiserer for møter og hvordan notetaker oppfører seg

Et møte er kvalifisert for notetaker hvis det oppfyller alle de følgende kriteriene:

• Møtet er lagret i HubSpot.
• Møtet inneholder minst én CRM-kontakt som deltaker, og denne kontaktens e-postadresse bruker ikke samme domene som HubSpot-kontoen.
• Møtets lokasjon er satt til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notatskriveren har blitt invitert til et kvalifisert møte:

• Notatskriveren blir med to minutter før det planlagte tidspunktet.
• En lydmelding, en chattemelding og et popup-vindu kunngjør at notetageren er med i møtet og gjør opptak. I dialogboksen klikker du på Godkjenn for å fortsette å bruke notetakeren.
• Hvis du har satt opp et venterom, må verten for videokonferansen godkjenne at notetakeren får tilgang til møtet. Hvis verten nekter tilgang, vil ikke notetakeren bli med. Hvis notetakeren blir sittende i venterommet i mer enn 10 minutter uten å bli sluppet inn i møtet, vil den forlate møtet.
• Notetakerens navn vil være navnet på selskapet ditt etterfulgt av "Notetaker" (f.eks. "[Company] Notetaker"). Hvis du ikke har angitt et firmanavn for kontoen din, får den navnet "[Firmadomene] Notetaker". Hvis du ikke har angitt et firmanavn eller et domene for kontoen din, får den navnet "Notetaker".
• Når du avslutter møtet, oppretter notetakeren en samtaleobjektpost i HubSpot og knytter samtalen til det tilsvarende møtet. Når du oppretter en samtalepost, får du enkel tilgang til opptaket, transkripsjonen og sammendraget av møtet. Finn ut hvordan du går gjennom opptaket og utskriftene etter møtet.
• Hvis alle deltakerne forlater møtet uten å avslutte det, vil notetakeren forbli i møtet til den oppdager 10 minutters stillhet. På det tidspunktet forlater notetakeren møtet og oppretter et samtaleobjekt og legger til opptaket og transkripsjonen i møteoppføringen i HubSpot.

Legg til eller fjern notetaker manuelt når du planlegger møter

Når du planlegger et møte i en CRM-post, kan du manuelt overstyre notetakerens invitasjonsstatus. Når du har klikket på knappen Planlegg et møte i en CRM-post og lagt inn møtedetaljene:

1. Under delen Notatholder for salgsmøte merker du av eller fjerner merket for Inviter notatholder til møte.
2. Klikk på Lagre.

Hvis du booker et møte på vegne av en annen bruker (dvs. at du velger en annen bruker som vert for møtet), kan du ikke justere notetakerinvitasjonen. I stedet ser du meldingen "Notetaker vil bli med basert på vertens standardinnstilling" under delen Notetaker for salgsmøte.

Se og redigere notetakerstatus for kommende møter

For å se om notetaker for salgsmøter er satt til å bli med på et kommende møte fra en CRM-post:

1. Gå til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler) i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på posten.
3. Klikk på møtenavnet i aktivitetstidslinjen for å utvide møteaktiviteten.
4. Hvis notetaker er satt til å delta i møtet, vil det være en grønn prikk med notetakerens navn øverst i møteaktiviteten. Hvis notetaker ikke er satt til å delta i møtet, vises det ingen visuell indikator øverst i møteaktiviteten.

Slik endrer du om notetaker er satt til å bli med i møtet eller ikke:

1. Gå til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler) i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på posten.
3. I aktivitetstidslinjen klikker du på møtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Klikk på Handlinger > Rediger øverst til høyre i aktivitetsposten.
5. Merk av eller fjern merket for [Firmanavn] Notatfører.
6. Klikk på Lagre.

Slik inviterer du notetaker til å delta i et kommende møte fra siden med møtedetaljer, hvis du er vert for møtet:

1. Gå til Salg > Salgsarbeidsområde i HubSpot-kontoen din. Klikk deretter på fanen Planlegging.
2. Til venstre klikker du på Kommende møter.
3. Klikk på møtenavnet.
4. Øverst til høyre slår du på bryteren Inviter salgsmøtenotataker. Slå bryteren av for å ikke invitere notetakeren.