Ta opp og ta notater i møter med møtenotatfører

Brukere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete kan bruke salgsmøtenotatet i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den blir automatisk med i møter og gir neste trinn, møtenotater, et videoopptak og transkripsjoner. Notatfunksjonen for salgsmøter blir med i alle møter som er booket fra tilkoblede kalendere, planleggingssider, foreslåtte tider eller i en post.

Hvis du er Super Admin, kan du melde deg på betaversjonen av Sales Meeting Notetaker. Finn ut hvordan du administrerer beta-registreringer.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for å forstå hvilke skritt som bør tas på forhånd, samt begrensningene ved funksjonen og potensielle konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må koble til kalenderen din.
• Du må slå på samtaleopptak.
• Du må slå på Conversation Intelligence.
• Du trenger ikke å installere noen apper.
• Hvis du bruker Zoom, kan du lese mer om hvordan du konfigurerer møtenotataker med Zoom. Eventuelle innstillinger for tilkoblede apper (f.eks. Zoom) på tvers av kontoen din vil ikke gjelde for bruken av denne funksjonen.

Forstå begrensninger og hensyn

Møtetranskripsjoner er avhengige av innstillingene for teksting hos leverandøren av møteprogramvaren. For å få pålitelige transkripsjoner bør du:

• Aktiver teksting/live-teksting i møteprogramvaren.
• Sørg for at tekstingsspråket samsvarer med språket som brukes i møtet.
• Bruk HubSpots Microsoft Teams- eller Zoom-integrasjoner der det er mulig, siden det kan gi mer stabile transkripsjoner.

Merk: Google Meet støtter for øyeblikket bare transkripsjoner på engelsk. Se flere leverandørspesifikke hensyn for bruk av møtenotatopptakeren med Google Meet, Microsoft Teams og Zoom.

Konfigurer notetaker for salgsmøter

Før brukere kan inkludere notater i møtene sine, må superadministratorer slå på funksjonen for kontoen. Etter at en superadministrator har konfigurert standardinnstillingene for kontoen, kan brukerne justere sine personlige innstillinger for notetaker.

Merk: Instruksjonen om at notetaker skal delta i et møte, sendes 30 minutter før møtet starter. Derfor kan det hende at endringer i brukerinnstillingene ikke blir tatt hensyn til for møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter innstillingsendringen. Hvis du slår av notetakertilgang for en bruker, anbefales det at du manuelt fjerner notetakeren fra alle møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter at du har gjort denne endringen.

Konfigurere standardinnstillinger

Slik konfigurerer du notetaker for salgsmøter for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Naviger til Møter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Møtenotatfører.
4. Slå på bryteren Sales Meeting Notetaker.
   • Hvis du vil at notetaker skal bli med i alle kvalifiserte møter automatisk, merker du av for Inviter notetaker til alle kommende møter. (Denne avkrysningsboksen er valgt som standard når du slår på notetaker for salgsmøter).
   • Hvis du vil at brukerne skal invitere notetaker til møter manuelt, fjerner du merket for Inviter notetaker til alle kommende møter.
5. Under Tilgang til notater velger du hvilke brukere som skal få tilgang til notater.
   • Hvis du vil gi notatakertilgang til alle brukere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete, velger du Gi automatisk notatakertilgang til kvalifiserte brukere under Velg notatakertilgang.
   • For å gi notatakertilgang til bestemte brukere:
     • Under Velg notetakertilgang velger du Manuelt gi brukere med salgsseter notetakertilgang. Klikk deretter på Lagre nederst.
     • Klikk på Velg brukere.
     • Merk av i avmerkingsboksene for brukerne i høyre panel, og klikk deretter på Lagre valg.
     • Nederst klikker du på Lagre.

Konfigurer brukerspesifikke innstillinger

Hvis du er en bruker med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sete og du har fått tilgang til notetaker, kan du justere dine individuelle notetakerinnstillinger.

For å overstyre kontoens standardinnstillinger for om notetaker automatisk blir med i møtene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på Kalender-fanen .
4. Under Innstillinger for deltakelse i salgsmøtenotataker velger eller fjerner du merket for Inviter notataker til kommende møter automatisk.
   • Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil notetakeren automatisk bli med på alle møtene du har valgt.
   • Hvis avmerkingsboksen er fjernet, blir notetakeren bare med på møtene dine når du inviterer den manuelt.
5. Nederst klikker du på Lagre.

Bruk notetaker for salgsmøter

Finn ut hvordan notetakeren blir med på møter, hvordan du går gjennom opptak og transkripsjoner, og hvordan du legger til eller fjerner notetakeren fra møter.

Forstå møtekvalifisering og notetakerens atferd

Et møte er kvalifisert for notetaker hvis det oppfyller alle de følgende kriteriene:

• Møtet lagres i HubSpot.
• Møtet inneholder minst én CRM-kontakt som deltaker, og denne kontaktens e-postadresse bruker ikke samme domene som HubSpot-kontoen.
• Møtets lokasjon er satt til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notatøren har blitt invitert til et kvalifisert møte, på tvers av alle videokonferanseleverandører:

• Notatskriveren blir med to minutter før det planlagte tidspunktet.
• En lydmelding, en chat-melding og en popup-melding vil kunngjøre at notetageren er med i møtet og gjør opptak. I dialogboksen klikker du på Godkjenn for å fortsette å bruke notetakeren.
• Hvis du har satt opp et venterom, må verten for videokonferansen godkjenne at notetakeren får tilgang til møtet. Hvis verten nekter tilgang, vil ikke notetakeren bli med. Hvis notetakeren blir sittende i venterommet i mer enn 10 minutter uten å bli sluppet inn i møtet, vil den forlate møtet.
• Notetakerens navn vil være navnet på selskapet ditt etterfulgt av "Notetaker" (f.eks. "[Company] Notetaker"). Hvis du ikke har angitt et firmanavn for kontoen din, får den navnet "[Firmadomene] Notetaker". Hvis du ikke har angitt et firmanavn eller et domene for kontoen din, får den navnet "Notetaker".
• Når du avslutter møtet, oppretter notetakeren en samtaleobjektpost i HubSpot og knytter samtalen til det tilsvarende møtet. Når du oppretter en samtalepost, får du enkel tilgang til opptaket, transkripsjonen og sammendraget av møtet. Finn ut hvordan du går gjennom opptaket og utskriftene etter møtet.
• Hvis alle deltakerne forlater møtet uten å avslutte det, vil notetakeren forbli i møtet til den oppdager 10 minutters stillhet. På det tidspunktet forlater notetakeren møtet og oppretter et samtaleobjekt og legger til opptaket og transkripsjonen i møtereferatet i HubSpot.
• Notatskriveren vil ikke kunne hente en utskrift av møtet hvis videokonferanseleverandøren har deaktivert teksting på kontoen.

Lær om leverandørspesifikke forventninger til notetaker ved bruk med Google Meet, Microsoft Teams og Zoom.

Legg til eller fjern notetaker manuelt når du planlegger møter

Når du planlegger et møte i en CRM-post, kan du manuelt overstyre notetakerens invitasjonsstatus. Etter at du har klikket på knappen Planlegg et møte i en CRM-post og lagt inn møtedetaljene:

1. Under delen Notatholder for salgsmøte merker du av eller fjerner merket for Inviter notatholder til møtet.
2. Klikk på Lagre.

Hvis du booker et møte på vegne av en annen bruker (dvs. at du velger en annen bruker som vert for møtet), kan du ikke justere notetakerinvitasjonen. I stedet vil du se meldingen "Notetaker vil bli med basert på vertens standardinnstilling" under delen Notetaker for salgsmøte.

Se og redigere notetakerstatus for kommende møter

For å se om notetakeren for salgsmøtet er satt til å delta i et kommende møte fra en CRM-post:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler).
2. Klikk på navnet på posten.
3. Klikk på møtenavnet i aktivitetstidslinjen for å utvide møteaktiviteten.
4. Hvis notetaker er satt til å delta i møtet, vil det være en grønn prikk med notetakerens navn øverst i møteaktiviteten. Hvis notetaker ikke er satt til å bli med i møtet, vises ingen visuell indikator øverst i møteaktiviteten.

For å endre om notetakeren er satt til å bli med i møtet eller ikke:

1. Gå til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler) i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på posten.
3. I aktivitetstidslinjen klikker du på møtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Klikk på Handlinger > Rediger øverst til høyre i aktivitetsposten.
5. Merk av eller fjern merket for [Firmanavn] Notatfører.
6. Klikk på Lagre.

For å invitere notetakeren til å bli med i et kommende møte fra siden med møteinformasjon, hvis du er vert for møtet:

1. Gå til Salg > Salgsarbeidsområde i HubSpot-kontoen din. Klikk deretter på fanen Tidsplan.
2. Til venstre klikker du på Kommende møter.
3. Klikk på møtenavnet.
4. Øverst til høyre slår du på bryteren Inviter notetaker til salgsmøter. Slå bryteren av for å ikke invitere notetakeren.

Ta notater i Google Meet

Du trenger ikke å installere Google Meet-appen for å bruke notatskriveren i Google Meet-møter. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle oppsettinstruksjonene.

Når du har konfigurert notetakeren, kan du forvente følgende når notetakeren er planlagt å delta i et Google Meet-møte:

• Notatskriveren vil bare motta transkripsjonen på engelsk når han eller hun deltar i Google Meet-møter. Teksting må være slått på i Google Meet for å motta en utskrift.
• Notatskriveren blir med i møtet 2 minutter før planlagt starttidspunkt.
• Notatskriveren får automatisk tillatelse til å spille inn opptak så snart den blir med i møtet. Etter noen sekunder spilles det av en lydmelding om at samtalen tas opp, og det sendes en chat-melding som informerer deltakerne om at det gjøres opptak.
• Chattemeldingen sendes bare én gang når notetakeren starter opptaket, men meldingen vil bli festet i chatten slik at eventuelle andre deltakere som kommer til senere, kan se meldingen.
• Hvis du ikke vil at notetakeren automatisk skal bli med i Google Meet-møter, kan du velge å sette opp et venterom i Google Meet. Hvis du har satt opp et venterom i Google Meet, vil verten for Google Meet-møtet se en melding om at notetakeren venter på å bli med i samtalen så snart han eller hun kobler seg til. Verten må klikke på Admit ved siden av notetakerdeltakeren som ber om tilgang til å bli med. Når notetakeren får bli med i møtet, får den automatisk tillatelse til å gjøre opptak og får opp lyd- og chatmeldingene som er beskrevet ovenfor.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som allerede har blitt med i og godkjent for opptak, kan han eller hun kaste notetakerdeltakeren ut av møtet ved å klikke på notetakerens deltakerfliser og velge Fjern. Verten kan også fjerne notetakerdeltakeren ved å klikke på deltakeren i deltakerlisten og velge Fjern.

Ta notater i Microsoft Teams

Du trenger ikke å installere Microsoft Teams-appen for å bruke notetaker i Microsoft Teams-møter. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

Når du har konfigurert notetakeren, kan du forvente følgende når notetakeren er planlagt å delta i et Microsoft Teams-møte:

• Språket i notetakerens transkripsjon avhenger av hvilket språk du bruker for teksting i Microsoft Teams. Teksting må være slått på i Microsoft Teams for å motta en transkripsjon.
• Notatskriveren blir med i møtet 2 minutter før planlagt starttidspunkt.
• Notatskriveren får automatisk tillatelse til å ta opp så snart den blir med i møtet. Etter noen sekunder spilles det av en lydmelding om at samtalen tas opp, og det sendes en chat-melding som informerer deltakerne om at det gjøres opptak.
• Chattemeldingen sendes bare én gang når notetakeren starter opptaket. Med mindre du velger å feste meldingen manuelt i chatten, vil deltakere som blir med i møtet etter at meldingen er sendt, ikke se den.
• Hvis du ikke vil at notetakeren automatisk skal bli med i Teams-møter, kan du velge å sette opp et venterom i Microsoft Teams. Hvis du har satt opp et venterom i Teams, vil verten for Teams-møtet se en melding om at notetakeren venter på å bli med i samtalen så snart han eller hun blir med. Verten må klikke på Admit ved siden av notetakerdeltakeren som ber om tilgang til å bli med. Når notetakeren får bli med i møtet, får den automatisk tillatelse til å gjøre opptak og får opp lyd- og chatmeldingene som er beskrevet ovenfor.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som allerede har blitt med i og godkjent for opptak, kan han eller hun kaste notetakerdeltakeren ut av møtet ved å klikke på notetakerens deltakerfliser og velge Fjern. Verten kan også fjerne notetakerdeltakeren ved å klikke på deltakeren i deltakerlisten og velge Fjern.

Ta notater i Zoom

Du trenger ikke å installere Zoom-appen for å bruke notatfunksjonen i Zoom-møter. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle oppsettinstruksjonene.

I tillegg må verten for møtet ha følgende innstillinger slått på i Zoom-kontoen sin: Opptak til datafiler, interne møtedeltakere, eksterne møtedeltakere.

Når du har konfigurert notetakeren, kan du forvente følgende når notetakeren skal delta i et Zoom-møte:

• Språket i notetakerens transkripsjon avhenger av hvilket språk du bruker for teksting i Zoom. Teksting må være slått på i Zoom for å motta en utskrift.
• Notatskriveren blir med i møtet to minutter før planlagt starttidspunkt.
• Så snart Zoom-verten blir med i møtet, vil han eller hun motta en popup-melding som ber om tillatelse til at notetakeren kan ta opp. Verten må klikke på Godkjenn på denne meldingen. Hvis du klikker på Avslå, vil notetageren ikke ta opp. Så snart opptaket er godkjent, spilles det av en lydmelding om at samtalen blir tatt opp.
• Hver deltaker som blir med i møtet, vil motta en chat-melding fra notetakeren som forteller dem at notetakeren gjør opptak, og at de må si fra til verten hvis de ikke ønsker å bli tatt opp.
• Hvis du ikke vil at notetakeren automatisk skal bli med i Zoom-møter, kan du velge å sette opp et venterom i Zoom. Hvis du har satt opp et venterom i Zoom, vil verten for Zoom-møtet se en melding om at notetakeren venter på å bli med i samtalen så snart han eller hun blir med i møtet. Verten må klikke på Admit ved siden av notetakerdeltakeren som ber om tilgang til å bli med. Når notetakeren får bli med i møtet, får den automatisk tillatelse til å gjøre opptak og får opp lyd- og chatmeldingene som er beskrevet ovenfor.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som allerede har blitt med i og godkjent for opptak, kan han eller hun kaste notetakerdeltakeren ut av møtet ved å klikke på notetakerens deltakerfliser og velge Fjern. Verten kan også fjerne notetakeren ved å klikke på deltakeren i deltakerlisten og velge Fjern.