I betaTa opp og gjør notater under møter med Notetaker

Bruk Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom for automatisk å få oversikt over neste trinn, møtenotater, videoopptak og transkripsjoner. Notetaker deltar i alle møter som er booket fra tilkoblede kalendere, planleggingssider, foreslåtte tidspunkter eller i en oppføring.

Denne funksjonen bruker automatisk språkdeteksjon og transkriberer på språkene som oppdages i opptaket. Les mer om tilgjengeligespråk for transkripsjon av samtaler.

Før du begynner

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du forstår fullt ut hvilke tiltak som bør iverksettes på forhånd, samt funksjonens begrensninger og mulige konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må koble til kalenderen din.
• Du må aktivere samtaleopptak samt transkripsjon og analyse.
• Du trenger ikke å installere noen apper.
• Hvis du bruker Zoom, må møtelederen ha aktivert lokal opptak. Les mer om hvordan du konfigurerer Notetaker med Zoom. Eventuelle innstillinger for tilkoblede apper (f.eks.Zoom) på tvers av kontoen din gjelder ikke for din bruk av denne funksjonen.

• Hvis du bruker Google Meet, må du gjøre ett av følgende:
  • Møtelederen må være logget inn på Google-møtet sitt for å slippe Notetaker inn i møtet.
  • I Google Meet må du administrere møtetilgangen for brukere slik at møtedeltakere kan bli med før verten.
• For at Notetaker skal kunne delta i gjentakende møter, må du melde deg på «Synkroniser gjentakende møter til HubSpot» beta.

Konfigurer Notatskriver

Før brukere kan inkludere Notetaker i møtene sine, må superadministratorer aktivere funksjonen for kontoen. Etter at en superadministrator har konfigurert standardinnstillingene for kontoen, kan brukerne justere sine personlige Notetaker-innstillinger.

Merk: Instruksjonen om at notatføreren skal delta i et møte sendes 30 minutter før møtestart. Derfor vil eventuelle endringer i brukerinnstillingene kanskje ikke bli tatt med i betraktning for møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter at innstillingene er endret. Hvis du deaktiverer notatførerens tilgang for en bruker, anbefales det at du manuelt fjerner notatføreren fra alle møter som finner sted i løpet av de neste 30 minuttene etter at endringen er gjort.

Konfigurer standardinnstillinger

Slik konfigurerer du Notetaker for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til «Møter» i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen «Møtereferent ».
4. Slå på bryteren for «Møtenotatfører ».
   • Hvis du ønsker at notattakeren skal delta automatisk i alle kvalifiserte møter, merker du av for «Notattaker – automatisk deltakelse ». (Denne avmerkingsboksen er merket av som standard når du slår på «Notattaker».)
   • Hvis du vil at brukerne skal invitere notattakeren til møter manuelt, fjern merket i avmerkingsboksen «Notattaker deltar automatisk».
   • For å gi tilgang til alle brukere med en tildelt Sales Hub Professional- ellerEnterprise- lisens, velger du«Gi kvalifiserte brukere automatisk tilgang til notatfunksjonen» under delen«Velg tilgangsmetode for notatfunksjonen».
   • Slik gir du tilgang til bestemte brukere:
     • Under delen«Velg tilgangsmetode for notattaker» velger du«Gi brukere med salgslicenser tilgang til notattaker manuelt». Klikk deretter på«Lagre» nederst.
     • Klikk på«Velg brukere».
     • I panelet til høyre merker du av iboksene for brukerne, og klikker deretter på«Lagre valg».
     • Klikk påLagre nederst. 
5. Under delen«Innstillinger » velger du navnet og måten Notetaker bruker for å presentere seg på når den deltar i et møte.
   • Som standard vil Notetaker delta i møter som «[Ditt merkenavn]s Notetaker». For å bruke et tilpasset navn i stedet:
     • Under «Notetaker-navn» velger du«Egendefinert Notetaker-navn».
     • Skriv inn etnavn i tekstfeltet.
     • Klikk på«Lagre» nederst.
   • For å få Notetaker til å bruke en muntlig og en chat-melding når den deltar i møter:
     • Under «Melding» velger du «Muntlig og chat-melding».
     • Bruk rullegardinmenyene Språk og Stemme til å velge det spesifikke språket og stemmen som skal brukes.
     • Klikk påavspillingsknappen(playerPlayIcon) for å forhåndsvise det valgte språket og stemmen.
     • Klikk på«Lagre» nederst på siden.
   • For å få Notetaker til å bruke kun en chat-kunngjøring når du blir med i møter:
     • Under«Melding» velger du«Kun chat-melding».
     • Klikk på«Lagre» nederst.

Konfigurer brukerspesifikke innstillinger

Hvis du er en bruker med entildeltsalgslicens og har fått tilgang til notattakeren, kan du justere dine individuelle notattakerinnstillinger.

Slik overstyrer du kontoens standardinnstillinger for om notatfunksjonen automatisk skal delta i møtene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt går du til «Generelt».
3. Klikk på fanen Kalender .
4. Under «Automatisk deltakelse for møtenotatør» velger eller fjerner du merket i avmerkingsboksen«Inviter notatør til å delta automatisk i alle dine kommende møter ».
   • Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil notattakeren automatisk delta i alle dine kvalifiserte møter.
   • Hvis avmerkingsboksen er fjernet, vil notattakeren bare delta i møtene dine når du inviterer vedkommende manuelt.
5. Klikk på«Lagre» nederst.

Bruk Notetaker

Lær hvordan Notetaker deltar i møter, hvordan du gjennomgår opptak og transkripsjoner, og hvordan du legger til eller fjerner Notetaker fra møter.

Forstå møtekrav og notattakerens funksjon

Et møte er kvalifisert for notattakeren hvis det oppfyller alle følgende kriterier:

• Møtet lagres i HubSpot.
• Møtet inneholder minst én CRM-kontakt som deltaker, og e-postadressen til denne kontakten bruker ikke samme domene som HubSpot-kontoen.
• Møtets sted er angitt til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notattakeren er invitert til et møte som oppfyller kravene, uavhengig av videokonferanseleverandør:

• Notattakeren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• En lydmelding, en chatmelding og et popup-vindu vil varsle om at notattakeren er i møtet og tar notater. I dialogboksen klikker du påGodkjenn for å fortsette å bruke notattakeren.
• Hvis du har opprettet et venterom, må verten for videokonferansen godta notattakeren i møtet. Hvis verten nekter tilgang, vil ikke notattakeren delta. Hvis notattakeren sitter i venterommet i mer enn fem minutter uten å bli sluppet inn i møtet, vil den forlate venterommet.
• Notatførerens navn vil være navnet på selskapet ditt etterfulgt av «Notatfører» (f.eks. «[Selskap] Notatfører»). Hvis du ikke har angitt et firmanavn for kontoen din, vil den hete «[Selskapets domene] Notatfører». Hvis du ikke har angitt verken et firmanavn eller et domene for kontoen din, vil den hete «Notatfører».
• Når du avslutter møtet, oppretter notattakeren en samtaleobjektpost i HubSpot og knytter samtalen til det tilhørende møtet. Ved å opprette samtaleposten får du enkel tilgang til opptaket, transkripsjonen og sammendraget av møtet. Lær hvordan du kan gå gjennom opptaket og transkripsjonene etter møtet.
• Hvis alle deltakerne forlater møtet uten å avslutte det, vil notattakeren forbli i møtet inntil den registrerer 10 minutter med stillhet. På det tidspunktet vil notattakeren forlate møtet, opprette en samtalepost og legge til opptaket og transkripsjonen i møteposten i HubSpot.
• Møteopptak lagres i to år.

Lær om leverandørspesifikke forventninger til notattakeren når den brukes med Google Meet, Microsoft Teams ogZoom.

Legg til eller fjern notattakeren manuelt når du planlegger møter

Når du planlegger et møte i en CRM-post, kan du manuelt overstyre notattakerens invitasjonsstatus. Etter å ha klikket på knappen«Planlegg et møte » i en CRM-post og lagt inn møtedetaljene:

1. Under «Notatfører »-delen merker du av for eller fjerner merket i avmerkingsboksen«Inviter notatfører til møtet ».
2. Klikk påLagre.

Hvis du booker et møte på vegne av en annen bruker (dvs. at du velger en annen bruker som møteleder), kan du ikke endre invitasjonen til notattakeren. I stedet vil du under «Notattaker »-delen se meldingen «Notattakeren vil delta i henhold til møtelederens standardinnstilling.»

Vis og rediger notattakerens status for kommende møter

Slik ser du om notattakeren er satt til å delta i et kommende møte fra en CRM-post:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjen klikker du på møtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Hvis notattakeren er angitt til å delta i møtet, vil det være en grønn prikk med navnet på notattakeren øverst i møteaktiviteten. Hvis notattakeren ikke er angitt til å delta i møtet, vises det ingen visuell indikator øverst i møteaktiviteten.

Slik endrer du om notattakeren er satt til å delta i møtet eller ikke:

1. I HubSpot-kontoen din går du tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, selskaper eller avtaler).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjenklikker du påmøtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Øverst til høyre i aktivitetsoppføringen klikker du påHandlinger >Rediger.
5. Merk av for eller fjern merket i avmerkingsboksen[Firmanavn] Notatfører.
6. Klikk påLagre.

Slik inviterer du notattakeren til å delta i et kommende møte fra siden med møtedetaljer, hvis du er møteleder:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Salg > Salgsarbeidsområde. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Salg > Salgsarbeidsområde. Klikk deretter på fanenPlanlegg.
2. Klikk påKommende møter til venstre.
3. Klikk påmøtenavnet.
4. Øverst til høyre slår du på bryteren«Inviter møtenotatfører ». Slå av bryteren for å trekke tilbake invitasjonen til notatføreren.

Ta notater i Google Meet

For å bruke notattakeren i Google Meet-møter trenger du ikke å installere Google Meet-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

Når du har konfigurert notatfunksjonen, kan du forvente følgende når notatfunksjonen er planlagt å delta i et Google Meet-møte:

• Notatføreren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• Notatføreren får automatisk opptakstillatelse så snart vedkommende blir med i møtet. Etter noen sekunder vil det spilles av en lydmelding som opplyser om at samtalen blir tatt opp, og det vil sendes en chatmelding som informerer deltakerne om at det foregår opptak.
• Chatmeldingen sendes bare én gang når notattakeren starter opptaket, men meldingen festes i chatten slik at eventuelle nye deltakere som blir med senere, kan se den.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren automatisk skal delta i Google Meet-møter, kan du velge å opprette et venterom i Google Meet. Hvis du har opprettet et venterom i Google Meet, vil verten for Google Meet-møtet, så snart vedkommende blir med, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerbrikke og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Ta notater i Microsoft Teams

For å bruke notatfunksjonen i Microsoft Teams-møter trenger du ikke å installere Microsoft Teams-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

Når du har konfigurert notatfunksjonen, kan du forvente følgende når notatfunksjonen er planlagt å delta i et Microsoft Teams-møte:

• Notatføreren vil bli med på møtet til den planlagte møtetiden.
• Notatføreren får automatisk tillatelse til opptak så snart vedkommende blir med i møtet. Etter noen sekunder vil vedkommende spille av en lydmelding om at samtalen blir tatt opp, og sende en chatmelding for å informere deltakerne om at opptaket pågår.
• Chatmeldingen sendes bare én gang når notattakeren starter opptaket. Med mindre du velger å feste meldingen manuelt i chatten, vil ikke deltakere som blir med i møtet etter at meldingen er sendt, se den.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren skal delta automatisk i Teams-møter, kan du velge å opprette et venterom i Microsoft Teams. Hvis du har opprettet et venterom i Teams, vil møtelederen, så snart vedkommende blir med i møtet, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerflis og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Ta notater i Zoom

For å bruke notattakeren i Zoom-møter trenger du ikke å installere Zoom-appen. Du må imidlertid koble til kalenderen din og følge de generelle konfigurasjonsinstruksjonene.

I tillegg må møtelederen ha følgende innstillinger aktivert i sin Zoom-konto: Ta opp til filer på datamaskinen, interne møtedeltakere, eksterne møtedeltakere.

Når du har konfigurert notattakeren, kan du forvente følgende når notattakeren er planlagt å delta i et Zoom-møte:

• Notattakeren vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• Så snart Zoom-møtelederen blir med i møtet, vil vedkommende motta en popup-melding der det blir bedt om tillatelse til at notattakeren kan ta opp. Møtelederen må klikke på «Godkjenn» i denne meldingen. Hvis vedkommende klikker på «Avslå», vil notattakeren ikke kunne ta opp. Så snart opptaket er godkjent, vil det spilles av en lydmelding som opplyser at samtalen blir tatt opp.
• Hver deltaker som blir med i møtet, vil motta en chatmelding fra notattakeren der det opplyses at notattakeren tar opp, og at de må gi beskjed til verten dersom de ikke ønsker å bli tatt opp.
• Hvis du ikke ønsker at notattakeren automatisk skal delta i Zoom-møter, kan du velge å opprette et venterom i Zoom. Hvis du har opprettet et venterom i Zoom, vil verten for Zoom-møtet, så snart vedkommende blir med i møtet, se en melding som informerer om at notattakeren venter på å bli med i samtalen. Vert må klikke på «Godkjenn»ved siden av notattakeren som ber om tilgang til å delta. Når notattakeren får lov til å delta i møtet, får vedkommende automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis verten ønsker å stoppe opptaket av et møte som notattakeren allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne notattakeren fra møtet ved å klikke på notattakerens deltakerbrikke og velge «Fjern». Verten kan også fjerne notattakeren ved å klikke på vedkommende i deltakerlisten og velge «Fjern».

Neste trinn

Lær hvordan du kan optimalisere rutinen din etter samtalen med råd fra HubSpot Academy.