Ta opp og gjør notater under møter med Notetaker

Bruk Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom til å ta opp og transkribere møter, generere møtereferater og foreslå neste trinn. Notetaker kan delta i møter som er booket fra tilkoblede kalendere, planleggingssider eller foreslåtte tidspunkter, samt møter som er opprettet direkte i CRM-poster.

Notetaker oppdager og transkriberer automatisk støttede språk i opptaket. Les mer om tilgjengeligespråk for transkripsjon av samtaler og møter.

Merk: Fra og med 31. august 2026 vil møter som er tatt opp med Notetaker eller synkronisert fra en videokonferanseintegrasjon, kun opprette møteprotokoller.

Før du begynner

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du forstår fullt ut hvilke tiltak som må iverksettes på forhånd.

Merk: Notetaker er ikke en tjeneste som omfattes av sensitive data og støtter ikke beskyttet helseinformasjon (PHI). Hvis du er interessert i å håndtere PHI, kan du melde deg på Notetaker Bot for HIPAA beta.

Forstå kravene

• Du må koble til kalenderen din.
• Du må aktivere samtaleopptak samt transkripsjon og analyse.
• Hvis du bruker Zoom, må møtelederen ha aktivert lokal opptak. Les mer om hvordan du konfigurerer Notetaker med Zoom.
• Hvis du bruker Google Meet, må du gjøre ett av følgende:
  • Møtelederen må være logget inn på Google Meet for å slippe Notetaker inn i møtet.
  • I Google Meet må du administrere møtetilgangen for brukere slik at møtedeltakere kan bli med før verten.

Forstå begrensninger og hensyn

• Hver HubSpot-bruker kan invitere Notetaker-boten til å delta i opptil 40 møter per dag.
• For at Notetaker skal kunne delta i gjentakende møter, må du melde deg på «Synkroniser gjentakende møter til HubSpot» beta-versjonen.

Konfigurer Notetaker

Før brukere kan inkludere Notetaker i møtene sine, må superadministratorer aktivere funksjonen for kontoen. Etter at en superadministrator har konfigurert standardinnstillingene for kontoen, kan brukerne justere sine personlige Notetaker-innstillinger.

Merk: Instruksjonen om at Notetaker skal delta i et møte sendes 30 minutter før møtestart. Derfor vil eventuelle endringer i brukerinnstillingene kanskje ikke bli tatt hensyn til for møter som starter i løpet av de neste 30 minuttene etter at innstillingene er endret. Hvis du deaktiverer Notetaker-tilgangen for en bruker, anbefales det at du manuelt fjerner Notetaker fra alle møter som finner sted i løpet av de neste 30 minuttene etter at endringen er gjort.

Konfigurer standardinnstillinger

Slik konfigurerer du Notetaker for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Klikk på Notatblokk i menyen i venstre sidefelt.
3. Under «Generelle innstillinger»:
   • Slå på bryteren for samtaleopptak.
   • Slå på bryteren for «Transkripsjon og analyse ».
   • Slå på bryteren for «Møter ».
4. For å angi standardinnstillingene for Notetaker-boten, klikker du på HubSpots innstillinger for Notetaker-boten under «Møter». Innstillingssiden for Notetaker-boten åpnes i en ny fane.
   • Hvis du vil at Notetaker skal delta i alle kvalifiserte møter automatisk, merker du av i avmerkingsboksen for automatisk deltakelse for Notetaker. (Denne avmerkingsboksen er merket av som standard når du slår på Notetaker.)
   • Hvis du vil at brukerne skal invitere Notetaker til møter manuelt, fjern merket i avmerkingsboksen «Notetaker auto-join».
   • For å gi tilgang til alle brukere med en tildelt Salg eller Service -lisens, velger du«Gi kvalifiserte brukere automatisk tilgang til Notetaker » under «Notetaker-tilgang».
   • For å gi tilgang til bestemte brukere:
     • I delen«Velg metode for notattaker-tilgang» velger du«Gi brukere med salgs- eller servicelisenser notattaker-tilgang manuelt».
     • Klikk påVelg brukere.
     • I panelet til høyre merker du av iboksene ved siden av brukerne, og klikker deretter på«Lagre valg».
     • Klikk på«Lagre» nederst. 
   • Som standard vil Notetaker delta i møter som «[Ditt merkenavn]s Notetaker». Slik bruker du et tilpasset navn:
     • Under «Notattakernavn» velger du«Egendefinert notattakernavn».
     • Skriv inn etnavn i tekstfeltet.
     • Klikk på«Lagre» nederst.
   • Slik får du Notetaker til å bruke en muntlig og en chat-melding når den deltar i møter:
     • Under «Melding» velger du «Muntlig og chat-melding».
     • Klikk på rullegardinmenyene Språk og Stemme, og velg deretter det språket og den stemmen du vil bruke.
     • Klikk påavspillingsknappen(playerPlayIcon) for å forhåndsvise det valgte språket og stemmen.
     • Klikk på«Lagre» nederst på siden.
   • For å få Notetaker til å bruke kun en chat-kunngjøring når du blir med i møter:
     • Under«Melding» velger du«Kun chat-melding».
     • Klikk på«Lagre» nederst.
   • Slik angir du når Notetaker skal delta før et møte starter:
     • Klikk på rullegardinmenyen «Delta før møtet starter » og velg et tidspunkt.
     • Klikk på «Lagre» nederst.
   • Slik krever du uttrykkelig samtykke for at Notetaker skal kunne ta opp samtaler:
     • Under «Eksplisitt samtykke» slår du på bryteren «Krev eksplisitt samtykke ».
     • Når denne innstillingen er aktivert, vil det bli bedt om samtykke via e-post før møtet.
     • Hvis noen av møtedeltakerne ikke gir samtykke eller ikke svarer på e-posten, vil møtet ikke bli tatt opp.

Les mer om de ulike metodene for opptak og transkripsjon, og hvordan du konfigurerer innstillingene for disse.

Konfigurer brukerspesifikke innstillinger

Hvis du er en bruker med entildeltsalgs- eller servicelisens og har fått tilgang til Notetaker-boten, kan du justere dine individuelle Notetaker-innstillinger.

Slik overstyrer du kontoens standardinnstillinger for om Notetaker automatisk skal delta i møtene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Kalender.
4. Under «Notatførerinnstillinger» kan du enten merke av eller fjerne merket i avmerkingsboksen«Notatfører – automatisk deltakelse ».
   • Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil Notetaker automatisk delta i alle dine kvalifiserte møter.
   • Hvis avmerkingsboksen er fjernet, vil Notetaker bare delta i møtene dine når du inviterer den manuelt.
5. Klikk på«Lagre» nederst.

Konfigurer innstillinger for smart datafangst

HubSpot kan bruke transkripsjonen av en samtale til å anbefale CRM-oppdateringer for avtaler, samtaler og møter knyttet til den samtalen. Superadministratorer kan angi hvilke egenskaper som er kvalifisert for denne typen forslag til oppdatering av CRM-egenskaper.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Deretter klikker du på«Datafangst» i venstre sidefelt under «Datahåndtering».
2. Merk av i boksen«Bruk smart datafangst ».
3. For å legge til eller fjerne kvalifiserte egenskaper, bruk rullegardinmenyen til å velge ønsket objekttype.

4. For å legge til en egenskap klikker du på rullegardinmenyenLegg til [objekt]-egenskap øverst til høyre og velger deretteregenskapen.
5. For hver egenskap velger du om forslag til smart datafangst skal godkjennes automatisk eller krever manuell gjennomgang.
   • For å godkjenne forslag for en egenskap automatisk, merker du av i avmerkingsboksen«Automatisk» ved siden av den aktuelle egenskapen.
   • Hvis du vil kreve manuell gjennomgang av forslag for en egenskap, fjerner du merket i avmerkingsboksen«Automatisk» ved siden av den aktuelle egenskapen.
   • Som standard er avkrysningsruten merket av for egenskapene«Samtaleresultat » og«Møteresultat ». For å kreve manuell godkjenning for disse egenskapene, fjern merket i avkrysningsruten«Automatisk ».

6. For å fjerne en egenskap, klikk på«Fjern» til høyre for egenskapsnavnet.
7. Når du har gjort endringene, klikker du på«Lagre» nederst.

Forstå møtekvalifisering og Notetaker-atferd

Et møte er kvalifisert for Notetaker hvis det oppfyller alle følgende kriterier:

• Møtet lagres i HubSpot.
• Møtet inneholder minst én CRM-kontakt som deltaker, og e-postadressen til denne kontakten bruker ikke samme domene som HubSpot-kontoen.
• Møtets sted er angitt til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når Notetaker har blitt invitert til et kvalifisert møte, uavhengig av videokonferanseleverandør:

• Notetaker vil delta på det planlagte møtetidspunktet.
• En lydmelding, en chatmelding og et popup-vindu vil varsle om at Notetaker er i møtet og tar opp. I dialogboksen klikker du påGodkjenn for å fortsette å bruke Notetaker.
• Hvis du har satt opp et venterom, må verten for videokonferansen godta Notetaker i møtet. Hvis verten nekter tilgang, vil Notetaker ikke delta. Hvis Notetaker sitter i venterommet i mer enn fem minutter uten å bli sluppet inn i møtet, vil den forlate det.
• Hvis alle deltakerne forlater møtet uten å avslutte det, vil Notetaker også forlate møtet tre sekunder senere.
• Notetaker kan ta opp møter i opptil tre timer. Hvis et møte varer lenger enn tre timer, vil Notetaker automatisk forlate møtet. Opptaket, transkripsjonen og innsiktene som er registrert før Notetaker forlater møtet, vil fortsatt være tilgjengelige i HubSpot.
• Opptak lagres i to år.

Les mer om leverandørspesifikke forventninger til Notetaker.

Bruk Notetaker

Lær hvordan du administrerer Notetakers deltakelse i enkeltmøter, og hva du kan forvente når Notetaker deltar i et møte.

Legg til eller fjern Notetaker manuelt når du planlegger møter

Når du planlegger et møte i en CRM-post, kan du manuelt overstyre Notetakers invitasjonsstatus. Etter å ha klikket på knappen«Planlegg et møte » i en CRM-post og lagt inn møtedetaljene:

1. I Notetaker -delen merker du av for eller fjerner merket i avmerkingsboksen«Inviter notatfører til møtet ».
2. Klikk påLagre.

Hvis du booker et møte på vegne av en annen bruker (dvs. at du velger en annen bruker som møteleder), kan du ikke endre Notetaker-invitasjonen. I stedet vises det en melding i Notetaker-delen om at Notetaker vil delta i henhold til møtelederens standardinnstilling.

Vis og rediger Notetaker-status for eksisterende møter

Slik sjekker du om Notetaker er satt til å delta i et kommende møte fra en CRM-post:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du tilCRM >[objekt] (f.eks. Kontakter, Bedrifter osv.).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjen klikker du på møtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Hvis Notetaker er satt til å delta i møtet, vil det være en grønn prikk med navnet på Notetaker-boten øverst i møteaktiviteten. Hvis Notetaker ikke er satt til å delta i møtet, vises det ingen visuell indikator øverst i møteaktiviteten.

Slik endrer du om Notetaker er satt til å delta i møtet eller ikke:

1. I HubSpot-kontoen din går du tilCRM >[objekt] (f.eks. Kontakter, Bedrifter osv.).
2. Klikk pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjenklikker du påmøtenavnet for å utvide møteaktiviteten.
4. Øverst til høyre i aktivitetsoppføringen klikker du påHandlinger og velger deretterRediger.
5. Merk av eller fjern merket i avmerkingsboksenInviter notattaker til møtet.
6. Klikk påLagre.

Slik inviterer du Notetaker til å delta i et kommende møte fra siden med møtedetaljer, hvis du er møteleder:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Salg > Kalender.
2. Klikk påKommende møter til venstre.
3. Klikk påmøtenavnet.
4. Øverst til høyre slår du på bryteren«Inviter notattaker ». Slå av bryteren for å trekke tilbake invitasjonen til notattakeren.

Styre Notetaker under møter

Når du har konfigurert Notetaker, kan du forvente følgende når den er planlagt å delta i et møte:

• For møter i Google Meet og Microsoft Teams:
  • Notatføreren får automatisk tillatelse til opptak så snart vedkommende blir med i møtet.
  • Etter noen sekunder vil det spille av en lydmelding som opplyser at møtet blir tatt opp, og sende en chatmelding for å informere deltakerne om at det pågår opptak.
  • Chatmeldingen sendes kun én gang når Notetaker starter opptaket. Med mindre du velger å feste meldingen manuelt i chatten, vil ikke deltakere som blir med i møtet etter at meldingen er sendt, se den.
• For Zoom-møter:
  • Så snart Zoom-verten blir med i møtet, vil vedkommende motta en popup-melding der vedkommende blir bedt om å gi Notetaker tillatelse til å ta opp.
  • Vert må klikke på «Godkjenn» for denne meldingen for at Notetaker skal kunne ta opp møtet.
  • Når opptaket er godkjent, vil det spilles av en lydmelding som opplyser om at møtet blir tatt opp.
  • Hver deltaker som blir med i møtet, vil motta en chatmelding fra Notetaker der de blir informert om at Notetaker tar opp, og at de må si fra til verten hvis de ikke ønsker å bli tatt opp.
• Hvis du ikke ønsker at Notetaker automatisk skal delta i et møte, kan du velge å opprette et venterom.
  • Hvis du har opprettet et venterom, vil møtelederen, så snart vedkommende blir med i møtet, se en melding som informerer om at Notetaker venter på å bli med i møtet.
  • Vert må klikke på «Slipp inn»ved siden av Notetaker-deltakeren som ber om tilgang til å delta.
  • Når Notetaker får lov til å delta i møtet, får den automatisk tillatelse til å ta opp, og lyd- og chatmeldingene beskrevet ovenfor vil vises.
• Hvis møtelederen ønsker å stoppe opptaket av et møte som Notetaker allerede har blitt med i og fått godkjent for opptak, kan vedkommende fjerne Notetaker fra møtet ved å klikke på Notetakers deltakerrute og velge «Fjern». Møtelederen kan også fjerne Notetaker ved å klikke på deltakeren i deltakerlisten og velge «Fjern».

Gjennomgå samtaler og iverksett oppfølgingstiltak

Etter at en samtale eller et møte er avsluttet, analyserer Notetaker samtaletranskripsjonen og relatert avtaleinformasjon for å:

• Generer et sammendrag av samtalen.
• Foreslå CRM-oppdateringer for avtaler, samtaler og møter.
• Fremhev verdifulle neste trinn.
• Utarbeid oppfølgings-e-poster.

Sammendrag og anbefalinger for neste trinn er tilgjengelige kort tid etter at en samtale eller et møte er avsluttet. Du finner sammendrag og oppfølgingsoppgaver i samtale- eller møteprotokollen, eller i den automatiske varslingen som sendes når neste trinn er klare for gjennomgang.

Som standard vises samtalesammendrag og foreslåtte tiltak på kontospråket. Slik oversetter du dette innholdet til et annet språk:

1. Gå til samtale- eller møteopptaket.
2. På fanen Gjennomgang klikker du på rullegardinmenyen for språkvalg øverst til høyre og velger et språk.

Gå til en samtale- eller møteoppføring

Slik navigerer du direkte til en samtale- eller møteoppføring:

1. I HubSpot-kontoen din går du til CRM > Samtaler eller CRM > Møter.
2. På oversiktssiden klikker du på navnet på samtalen eller møtet.

Slik navigerer du til en samtale- eller møteoppføring fra en tilknyttet CRM-oppføring (f.eks. en kontakt som deltok i møtet):

1. I HubSpot-kontoen din går du til CRM > [Objekttype] (f.eks. Kontakter, Avtaler osv.).
2. Klikk på Aktiviteter øverst på siden.
3. I samtale- eller møteaktiviteten klikker du på Gjennomgå opptak og følg opp.

Gjennomgå samtalesammendrag

Når Notetaker er ferdig med å behandle en opptak, genererer den et sammendrag av samtalen eller møtet. Sammendraget inneholder viktige diskusjonspunkter, temaer som ble diskutert, beslutninger som ble tatt og neste trinn.

1. Gå til opptaket av samtalen eller møtet. Bla deretter ned til delen «Sammendrag og notater » nederst til venstre.
2. For å velge en bestemt mal for sammendraget ditt, klikker du på rullegardinmenyen «Auto » og velger deretter«Supportmedarbeider » eller «Salgsmedarbeider».
   • Kundestøtte: Sammendragene fokuserer på løsning av saken og gir innsikt i det aktuelle problemet, grunnårsaker/diagnostikk, iverksatte tiltak, resultatet og kundens holdning.
   • Salgsrepresentant: Sammendragene fokuserer på innsikt i avtaler og potensielle kunder, og gir en oversikt over salgsmål og diskusjonspunkter, veiledning og innvendinger/bekymringer.

3. For å redigere sammendraget, klikk hvor som helst i sammendraget og skriv inn tekst. Endringer lagres automatisk.
4. For å kopiere sammendragsteksten, klikk på «Kopier alt » øverst til høyre.
5. For å legge til interne notater, klikk på «Notater» øverst og skriv deretter inn tekst. Endringer lagres automatisk.
6. For å be Breeze Assistant om mer informasjon om samtalen:
   • Klikk på tekstboksen «Spør meg om hva som helst... » nederst på siden.
   • Skriv inn tekst(f.eks. «Nevnte kunden noe om et budsjett?»), og trykk deretter på Enter- tasten på tastaturet.
   • Fortsett samtalen i Breeze Assistant-chatvinduet.

Gjennomgå forslag til oppdatering av CRM-egenskaper

Forslag til oppdatering av CRM-egenskaper vises når en samtale eller et møte oppfyller alle følgende kriterier (gjelder ikke opptak gjort med Mobile Notetaker):

• Opptaket er ikke en talemelding.
• Opptaket varer i minst 60 sekunder.
• Det er minst to talere på opptaket.

Slik gjennomgår og bruker du anbefalinger om oppdatering av CRM-egenskaper for en samtale- eller møteoppføring:

1. Gå til samtale- eller møteopptaket.
2. I delen Oppfølging, for hvert forslag under Oppdater CRM-egenskaper:
   • Hold musepekeren over «Kilde» for å se det stedet i transkripsjonen som utløste den anbefalte oppdateringen.
   • For å godta et forslag, klikk på godkjenningsikonet.
   • For å avvise et forslag, klikk på avvis-ikonet.
   • For å redigere verdien av en egenskap før du godkjenner, klikker du påfeltet under egenskapsnavnet og skriver inn ønsketverdi.

Du kan også gjennomgå og bruke anbefalinger for oppdatering av CRM-egenskaper samlet fra de tilknyttede avtalepostene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Avtaler. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Avtaler.
2. Slik viser du alle gjeldende anbefalinger for alle tilbudene dine:
   • På oversiktssiden for tilbudene klikker du på ikonet med de tre vertikale prikkene øverst til høyre.
   • Klikk deretter på Gjennomgå [X] dataforslag.
3. Slik viser du alle anbefalingene for en bestemt tilbudsoppføring:
   • På oversiktssiden for avtaler klikker du på avtalens navn.
   • I kortet øverst til venstre, der posten er uthevet, klikker du på Gjennomgå ved siden av meldingen [X] dataendringer funnet.
4. På siden «Gjennomgå registrerte data »:
   • Hold musepekeren over «Kilde» ved siden av den foreslåtte verdien for å se hvilket øyeblikk i transkripsjonen som utløste den anbefalte oppdateringen.
   • For å godkjenne en anbefalt oppdatering av en egenskap, klikk på godkjenningsikonet.
   • For å avvise et forslag til oppdatering av en egenskap, klikker du på -ikonet for avvisning.
   • For å redigere en foreslått verdi før du godkjenner den, klikker du på -ikonet for redigering ved siden av forslaget og redigerer verdien etter behov.
   • For å godkjenne alle anbefalte egenskapsoppdateringer for en bestemt avtale, klikk på «Godkjenn alle » øverst til høyre.

Gjennomgå handlingspunkter

Etter en samtale foreslår Notetaker potensielle oppgaver for å hjelpe deg med oppfølgingen. Disse foreslåtte oppgavene kan konverteres til HubSpot-oppgaver. Oppgaver vises når en samtale eller et møte har en varighet på minst 30 sekunder (unntatt opptak med Mobile Notetaker, som kan ha hvilken som helst varighet).

1. Gå til samtale- eller møteoppføringen.
2. I delen Oppfølging vises forslagene under Gjennomgå oppgaver.
3. Hold musepekeren over «Kilde» ved siden av handlingspunktet for å se det øyeblikket i transkripsjonen som utløste forslaget.
4. For å opprette en oppgave for en oppgave, hold musepekeren over oppgaven og klikk på «Opprett oppgave». Rediger deretter oppgaven etter behov i høyre sidefelt.
5. For å kopiere teksten til en oppgave, hold musepekeren over oppgaven og klikk på kopieringsikonet.
6. For å avvise en foreslått oppgave, hold musepekeren over oppgaven og klikk på -ikonet for fjerning.
7. Slik oppretter du én oppgave for flere foreslåtte handlingspunkter:
   • Klikk på «Lagre som én oppgave » nederst.
   • I dialogboksen merker du av i avmerkingsboksene for de oppgavene du vil inkludere i oppgaven.
   • Klikk på «Lagre».

Send oppfølgings-e-poster

Fra samtale- eller møteoppføringen kan du generere en oppfølgings-e-post.

1. Gå til samtale- eller møteoppføringen.
2. Klikk påGenerer oppfølgings-e-post øverst til høyre.
3. I popup-vinduet for e-postredigering kan du se gjennom den genererte e-posten og gjøre eventuelle endringer i:
   • Mottakere
   • CC- og BCC-adresser
   • Emnelinjen
   • Innholdet
4. Klikk på «Sett inn» nederst i e-postteksten for å sette inn det genererte e-postinnholdet i skrivefeltet.
5. Du kan også klikke på knappen «Spør på nytt», skrive inn tekst og deretter klikke på «Generer på nytt» for å gjøre endringer og generere e-posten på nytt.

6. Slik knytter du e-posten til flere poster:
   • Nederst i e-postredigeringsvinduet klikker du på rullegardinmenyen«Knyttet til [X] poster ».
   • Merk av iavmerkingsboksene ved siden av flere poster.
7. Etter å ha gjennomgått og justert innholdet etter behov, klikker du på breezeSingleStar Send for å sende e-posten.

Motta varsler om anbefalinger

Etter at en samtale er registrert med Notetaker, sender HubSpot automatisk følgende varsler til aktivitetseieren:

Slik ser du gjennom anbefalingene fra disse varslingene:

• I varslings-e-posten klikker du på «Gjennomgå opptak og neste trinn».
• Fra varselet i appen:
  • Klikk på notification lingsikonet øverst til høyre i kontoen din.
  • I listen over varsler klikker du på varselet.
  • I popup-vinduet klikker du på«Gjennomgå neste trinn».

Neste trinn

Lær hvordan du kan optimalisere rutinen din etter samtalen med råd fra HubSpot Academy.