I betaOptag og tag noter under møder med Notetaker

Brug Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom til automatisk at få de næste trin, mødenotater, videooptagelser og transskriptioner. Notetaker deltager i ethvert møde, der er booket fra tilknyttede kalendere, planlægningssider, foreslåede tidspunkter eller i en optegnelse.

Denne funktion bruger automatisk sproggenkendelse og transskriberer på de sprog, der genkendes i optagelsen. Få mere at vide omde tilgængeligesprog til transskription af opkald.

Før du går i gang

Inden du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sikre dig, at du fuldt ud forstår, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og de potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal forbinde din kalender.
• Du skal aktivere optagelse af opkald samt transskription og analyse.
• Du behøver ikke at installere nogen apps.
• Hvis du bruger Zoom, skal mødeværten have aktiveret lokal optagelse. Få mere at vide om opsætning af Notetaker med Zoom. Eventuelle indstillinger for tilknyttede apps (f.eks.Zoom) på din konto gælder ikke for din brug af denne funktion.

• Hvis du bruger Google Meet, skal du gøre et af følgende:
  • Mødeværten skal være logget ind på sit Google-møde for at give Notetaker adgang til mødet.
  • I Google Meet skal du administrere adgangen til mødet for brugere, så mødedeltagere kan deltage før værten.
• For at Notetaker kan deltage i tilbagevendende møder, skal du tilmelde dig "Synkroniser tilbagevendende møder til HubSpot" .

Konfigurer Notetaker

Inden brugerne kan inkludere Notetaker i deres møder, skal superadministratorer aktivere funktionen for kontoen. Når en superadministrator har konfigureret standardindstillingerne for kontoen, kan brugerne justere deres personlige Notetaker-indstillinger.

Bemærk: Instruktionen til Notetaker om at deltage i et møde sendes 30 minutter før mødets start. Derfor tages eventuelle ændringer i brugerindstillingerne muligvis ikke i betragtning for møder, der starter inden for de næste 30 minutter efter ændringen af indstillingerne. Hvis du deaktiverer Notetaker-adgangen for en bruger, anbefales det, at du manuelt fjerner Notetaker fra alle møder, der finder sted inden for de næste 30 minutter efter ændringen.

Konfigurer standardindstillinger

Sådan konfigurerer du Notetaker for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Mødenotat.
4. Aktivér knappen " Mødeprotokolfører ".
   • Hvis du ønsker, at notatskriveren automatisk skal deltage i alle relevante møder, skal du markere afkrydsningsfeltet " Notatskriver deltager automatisk". (Dette afkrydsningsfelt er markeret som standard, når du aktiverer "Notatskriver".)
   • Hvis du ønsker, at brugerne manuelt skal invitere notatskriveren til møder, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet " Notatskriver deltager automatisk".
   • For at give adgang til alle brugere med en tildelt Sales Hub Professional- ellerEnterprise-licens, skal du under afsnittetVælg adgangsmetode til notatfunktionenvælgeTildel automatisk adgang til notatfunktionen for berettigede brugere.
   • Sådan giver du adgang til bestemte brugere:
     • Under afsnittetVælg adgangsmetode for notatskriverskal du vælgeGiv brugere med salgslicenser manuelt adgang som notatskriver. Klik derefter nederst påGem.
     • Klik påVælg brugere.
     • I panelet til højre skal du markereafkrydsningsfelterne for brugerne og derefter klikke påGem valg.
     • Klik påGem nederst. 
5. Under afsnittet»Indstillinger« skal du vælge det navn og den meddelelsesmetode, som Notetaker skal bruge, når den deltager i et møde.
   • Som standard deltager Notetaker i møder som "[Dit brandnavn]'s Notetaker". Hvis du i stedet vil bruge et brugerdefineret navn:
     • VælgBrugerdefineret Notetaker-navn under Notetaker-navn.
     • Indtast etnavn i tekstfeltet.
     • Klik på "Gem" nederst.
   • Sådan indstiller du Notetaker til at bruge en mundtlig og en chatmeddelelse, når den deltager i møder:
     • Vælg "Meddelelse" under "Meddelelse".
     • Brug rullemenuerne Sprog og Stemme til at vælge det specifikke sprog og den specifikke stemme, der skal bruges.
     • Klik påafspilningsknappen(playerPlayIcon) for at få et eksempel på det valgte sprog og den valgte stemme.
     • Klik på "Gem" nederst.
   • Sådan indstiller du Notetaker til kun at bruge en chatmeddelelse, når du deltager i møder:
     • Vælg "Kun chatmeddelelse" under "Meddelelse".
     • Klik påGem nederst.

Konfigurer brugerspecifikke indstillinger

Hvis du er en bruger med entildeltsalgslicens og har fået adgang til notatfunktionen, kan du justere dine individuelle notatindstillinger.

Sådan tilsidesætter du kontoens standardindstillinger for, om Notetaker automatisk deltager i dine møder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til " Generelt" i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Kalender .
4. Under " Automatisk deltagelse af mødereferent" skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet "Inviter mødereferenten til automatisk at deltage i alle dine kommende møder ".
   • Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, vil notatskriveren automatisk deltage i alle dine møder, der opfylder betingelserne.
   • Hvis afkrydsningsfeltet er fravalgt, vil notatskriveren kun deltage i dine møder, når du manuelt inviterer vedkommende.
5. Klik på "Gem" nederst.

Brug Notetaker

Lær, hvordan Notetaker deltager i møder, hvordan du gennemgår optagelser og udskrifter, og hvordan du tilføjer eller fjerner Notetaker fra møder.

Forstå mødeberettigelse og notatfunktionens adfærd

Et møde er berettiget til notatfunktionen, hvis det opfylder alle følgende kriterier:

• Mødet gemmes i HubSpot.
• Mødet indeholder mindst én CRM-kontakt som deltager, og den pågældende kontakts e-mailadresse bruger ikke det samme domæne som HubSpot-kontoen.
• Mødets placering er indstillet til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notatskriveren er blevet inviteret til et møde, der opfylder betingelserne, på tværs af alle udbydere af videokonferencer:

• Notatskriveren vil deltage på det planlagte mødetidspunkt.
• En lydbesked, en chatbesked og et pop op-vindue vil meddele, at notatskriveren er med i mødet og optager. Klik påGodkend i dialogboksen for at fortsætte med at bruge din notatskriver.
• Hvis du har oprettet et venterum, skal værten for videokonferencen godkende notatskriveren til mødet. Hvis værten nægter adgang, vil notatskriveren ikke deltage. Hvis notatskriveren sidder i venterummet i mere end fem minutter uden at blive lukket ind i mødet, vil den forlade venterummet.
• Notattageren får navnet på din virksomhed efterfulgt af »Notatager« (f.eks. »[Virksomhed] Notatager«). Hvis du ikke har angivet et firmanavn for din konto, får den navnet »[Virksomhedsdomæne] Notatager«. Hvis du hverken har angivet et firmanavn eller et domæne for din konto, får den navnet »Notatager«.
• Når du afslutter mødet, opretter notatskriveren en opkaldsobjektpost i HubSpot og knytter det pågældende opkald til det tilhørende møde. Oprettelsen af opkaldsposten giver dig nem adgang til optagelsen, udskriften og resuméet af mødet. Lær, hvordan du gennemgår din optagelse og udskrifter efter mødet.
• Hvis alle deltagere forlader mødet uden at afslutte det, forbliver notatskriveren i mødet, indtil der registreres 10 minutters stilhed. På det tidspunkt forlader notatskriveren mødet, opretter en opkaldsobjektpost og tilføjer optagelsen og transskriptionen til mødereferatet i HubSpot.
• Mødeoptagelser gemmes i to år.

Lær om udbyderspecifikke forventninger til notattageren, når den bruges sammen med Google Meet, Microsoft Teams ogZoom.

Tilføj eller fjern notatskriveren manuelt, når du planlægger møder

Når du planlægger et møde i en CRM-post, kan du manuelt ændre notatskriverens invitationsstatus. Når du har klikket på knappenPlanlæg et møde i en CRM-post og indtastet mødeoplysningerne:

1. Under afsnittet Notatfører skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltetInviter notatfører til mødet.
2. Klikpå Gem.

Hvis du booker et møde på vegne af en anden bruger (dvs. du vælger en anden bruger som mødevært), kan du ikke ændre notatskriverens invitation. I stedet vil du under afsnittet " Notatskriver " se meddelelsen "Notatskriveren deltager i henhold til værts standardindstilling."

Se og rediger notatskriverens status for kommende møder

Sådan ser du, om notatskriveren er indstillet til at deltage i et kommende møde fra en CRM-post:

1. I din HubSpot-konto skal du gå tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik pånavnet på posten.
3. Klik på mødenavnet iaktivitetstidslinjen for at udvide mødeaktiviteten.
4. Hvis notatskriveren er indstillet til at deltage i mødet, vises der en grøn prik med notatskriverens navn øverst i mødeaktiviteten. Hvis notatskriveren ikke er indstillet til at deltage i mødet, vises der ingen visuel indikator øverst i mødeaktiviteten.

Sådan ændrer du, om notatskriveren er indstillet til at deltage i mødet:

1. I din HubSpot-konto skal du gå tilCRM >[objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik pånavnet på posten.
3. Iaktivitetstidslinjenskal du klikke påmødenavnet for at udvide mødeaktiviteten.
4. Klik påHandlinger >Rediger øverst til højre i aktivitetsposten.
5. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet[Virksomhedsnavn] Notatfører.
6. Klikpå Gem.

Sådan inviterer du notatskriveren til at deltage i et kommende møde fra siden med mødedetaljer, hvis du er mødevært:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Salg > Arbejdsområde for salg. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Salg > Arbejdsområde for salg. Klik derefter på fanenPlanlægning.
2. Klik påKommende møder til venstre.
3. Klik påmødenavnet.
4. Øverst til højre skal du aktivere kontaktenInviter mødenotatfører. Deaktiver kontakten for at trække invitationen til mødenotatføreren tilbage.

Tag noter i Google Meet

For at bruge notatskriveren til Google Meet-møder behøver du ikke at installere Google Meet-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Når du har konfigureret notatfunktionen, kan du forvente følgende, når notatfunktionen er planlagt til at deltage i et Google Meet-møde:

• Notatskriveren vil deltage på det planlagte mødetidspunkt.
• Notatføreren får automatisk tilladelse til at optage, så snart vedkommende deltager i mødet. Efter et par sekunder afspilles en lydbesked, der oplyser, at opkaldet optages, og der sendes en chatbesked, der informerer deltagerne om, at der optages.
• Chatbeskeden sendes kun én gang, når notatskriveren starter optagelsen, men beskeden fastgøres i chatten, så eventuelle yderligere deltagere, der tilmelder sig senere, kan se den.
• Hvis du ikke ønsker, at notatskriveren automatisk skal deltage i Google Meet-møder, kan du vælge at oprette et venterum i Google Meet. Hvis du har oprettet et venterum i Google Meet, vil værten af Google Meet-mødet, så snart vedkommende tilmelder sig, se en besked, der informerer om, at notatskriveren venter på at deltage i opkaldet. Værten skal klikke på »Godkend«ved siden af den notatfører, der anmoder om adgang til at deltage. Når notatføreren får lov til at deltage i mødet, får vedkommende automatisk tilladelse til at optage, og de ovenfor beskrevne lyd- og chatbeskeder vises.
• Hvis værten ønsker at stoppe optagelsen af et møde, som notatføreren allerede har deltaget i og fået godkendt til at optage, kan vedkommende fjerne notatføreren fra mødet ved at klikke på notatførerens deltagerbrik og vælge "Fjern". Værten kan også fjerne notatføreren ved at klikke på vedkommende i deltagerlisten og vælge "Fjern".

Tag noter i Microsoft Teams

For at bruge notatfunktionen til Microsoft Teams-møder behøver du ikke at installere Microsoft Teams-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Når du har konfigureret notatfunktionen, kan du forvente følgende, når notatfunktionen er planlagt til at deltage i et Microsoft Teams-møde:

• Notatføreren vil deltage på det planlagte mødetidspunkt.
• Notatføreren får automatisk tilladelse til at optage, så snart vedkommende deltager i mødet. Efter et par sekunder afspilles en lydbesked, der oplyser, at opkaldet optages, og der sendes en chatbesked, der informerer deltagerne om, at der optages.
• Chatbeskeden sendes kun én gang, når notatskriveren starter optagelsen. Medmindre du vælger manuelt at fastgøre beskeden i chatten, vil deltagere, der tilmelder sig mødet efter at beskeden er sendt, ikke se den.
• Hvis du ikke ønsker, at notatskriveren automatisk skal deltage i Teams-møder, kan du vælge at oprette et venterum i Microsoft Teams. Hvis du har oprettet et venterum i Teams, vil værten for Teams-mødet, så snart vedkommende tilmelder sig, se en besked, der informerer om, at notatskriveren venter på at deltage i opkaldet. Værten skal klikke på »Godkend«ved siden af den notatfører, der anmoder om adgang til at deltage. Når notatføreren får lov til at deltage i mødet, får vedkommende automatisk tilladelse til at optage, og de ovenfor beskrevne lyd- og chatbeskeder vises.
• Hvis værten ønsker at stoppe optagelsen af et møde, som notatføreren allerede har tilsluttet sig og fået godkendt til at optage, kan værten fjerne notatføreren fra mødet ved at klikke på notatførerens deltagerbrik og vælge "Fjern". Værten kan også fjerne notatføreren ved at klikke på vedkommende i deltagerlisten og vælge "Fjern".

Tag noter i Zoom

For at bruge notatskriveren til Zoom-møder behøver du ikke at installere Zoom-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Derudover skal mødeværten have følgende indstillinger aktiveret på sin Zoom-konto: Optag til computerfiler, interne mødedeltagere, eksterne mødedeltagere.

Når du har konfigureret notatskriveren, kan du forvente følgende, når notatskriveren er planlagt til at deltage i et Zoom-møde:

• Notatskriveren vil deltage på det planlagte mødetidspunkt.
• Så snart Zoom-værten deltager i mødet, vil vedkommende modtage en pop-up-meddelelse, der beder om tilladelse til, at notatskriveren kan optage. Værten skal klikke på Godkend i denne meddelelse. Hvis der klikkes på Afvis, vil notatskriveren ikke kunne optage. Så snart optagelsen er godkendt, afspilles en lydmeddelelse, der oplyser, at opkaldet optages.
• Hver deltager, der tilmelder sig mødet, vil modtage en chatbesked fra notatskriveren, der informerer dem om, at notatskriveren optager, og beder dem om at give værten besked, hvis de ikke ønsker at blive optaget.
• Hvis du ikke ønsker, at notatskriveren automatisk skal deltage i Zoom-møder, kan du vælge at oprette et venterum i Zoom. Hvis du har oprettet et venterum i Zoom, vil værten for Zoom-mødet, så snart vedkommende tilmelder sig mødet, se en besked, der informerer om, at notatskriveren venter på at deltage i opkaldet. Værten skal klikke på »Admit« (Godkend) ved siden af den notatfører, der anmoder om adgang til at deltage. Når notatføreren får lov til at deltage i mødet, får vedkommende automatisk tilladelse til at optage, og de ovenfor beskrevne lyd- og chatbeskeder vises.
• Hvis værten ønsker at stoppe optagelsen af et møde, som notatføreren allerede har tilsluttet sig og fået godkendt til at optage, kan vedkommende fjerne notatføreren fra mødet ved at klikke på notatførerens deltagerbrik og vælge »Fjern«. Værten kan også fjerne notatføreren ved at klikke på vedkommende i deltagerlisten og vælge »Fjern«.

Næste trin

Lær, hvordan du får mest muligt ud af din rutine efter et opkald med råd fra HubSpot Academy.