Optag og tag noter på møder med mødenotater

Brugere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde kan bruge notetageren til salgsmøder i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den deltager automatisk i møder og giver næste skridt, mødenoter, en videooptagelse og udskrifter. Sales Meeting Notetaker deltager i ethvert møde, der er booket fra forbundne kalendere, planlægningssider, foreslåede tider eller i et referat. Hvis du er superadministrator, kan du se, hvordan du tilmelder din konto til betaversionen.

Før du går i gang

For at kunne bruge Sales Meeting Notetaker:

• Du skal forbinde din kalender.
• Du skal slå optagelse af opkald til.
• Du skal slå Conversation Intelligence til.
• Du behøver ikke at installere nogen apps.

Hvis du bruger Zoom, kan du læse mere om, hvordan du opsætter din mødenotetaker med Zoom (artikelkodeord: Meetings_208916). Eventuelle indstillinger for forbundne apps (f.eks. Zoom) på tværs af din konto gælder ikke for din brug af denne funktion.

Opsætning af HubSpot-mødenotat

Før brugerne kan inkludere notetageren i deres møder, skal superadministratorer slå funktionen til for kontoen. Når en superadministrator har konfigureret standardindstillingerne for kontoen, kan brugerne justere deres personlige notetaker-indstillinger.

Bemærk: Instruktionen til notetakeren om at deltage i et møde sendes 30 minutter før mødestart. Derfor vil eventuelle ændringer af brugerindstillingerne muligvis ikke blive taget i betragtning for møder, der starter i de næste 30 minutter efter ændringen af indstillingerne. Hvis du slår notetaker-adgang fra for en bruger, anbefales det, at du manuelt fjerner notetakeren fra ethvert møde, der finder sted i de næste 30 minutter efter ændringen.

Konfigurer standardindstillinger

Hvis du er superadministrator, kan du konfigurere notetageren til salgsmøder for kontoen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Møder i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Mødenotat.
4. Slå kontakten Sales Meeting Not etaker til.
   • Hvis du gerne vil have, at notetakeren automatisk deltager i alle kvalificerede møder, skal du markere afkrydsningsfeltet Inviter notetaker til alle kommende møder. (Dette afkrydsningsfelt er som standard markeret, når du slår notetaker til salgsmøder til).
   • Hvis du gerne vil have, at brugerne inviterer notetageren til møder manuelt, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inviter notetageren til alle kommende møder.
5. I afsnittet Notetaker Access skal du vælge, hvilke brugere der skal have adgang til notetakeren.
   • Hvis du vil give alle brugere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde adgang til notetageren, skal du under afsnittet Vælg adgang til notetageren vælge Giv automatisk kvalificerede brugere adgang til notetageren.
   • For at give notetaker-adgang til specifikke brugere:
     • Vælg Manuelt at give brugere med salgssæder notetakeradgang under afsnittet Vælg notetakeradgang. Klik derefter på Gem i bunden.
     • Klik på Vælg brugere.
     • Marker afkrydsningsfelterne for brugerne i højre panel, og klik derefter på Gem valg.
     • Klik på Gem i bunden.

Konfigurer brugerspecifikke indstillinger

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde, og du har fået adgang til notetaker, kan du justere dine individuelle notetaker-indstillinger.

For at tilsidesætte kontoens standardindstillinger for, om notetageren automatisk deltager i dine møder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Generelt i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Kalender .
4. Under Indstillinger for deltagelse af notetager i salgsmøder skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inviter automatisk notetager til dine kommende møder.
   • Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, vil notetakeren automatisk deltage i alle dine kvalificerede møder.
   • Hvis afkrydsningsfeltet er fjernet, vil notetakeren kun deltage i dine møder, når du inviterer den manuelt.
5. Klik på Gem i bunden.

Brug notetaker til salgsmøder

Lær, hvordan notetakeren deltager i møder, hvordan du gennemgår optagelser og udskrifter, og hvordan du tilføjer eller fjerner notetakeren til møder.

Forstå mødets berettigelse og notetakerens adfærd

Et møde er kvalificeret til notetaker, hvis det opfylder alle de følgende kriterier:

• Mødet er gemt i HubSpot.
• Mødet indeholder mindst én CRM-kontakt som deltager, og denne kontakts e-mailadresse bruger ikke det samme domæne som HubSpot-kontoen.
• Mødets placering er indstillet til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notetageren er blevet inviteret til et kvalificeret møde:

• Notetageren deltager to minutter før det planlagte tidspunkt.
• En lydbesked, en chatbesked og en pop-up vil annoncere, at notetageren er med i mødet og optager. Klik på Godkend i dialogboksen for at fortsætte med at bruge din notetaker.
• Hvis du har oprettet et venteværelse, skal værten for videokonferencen acceptere, at notetageren deltager i mødet. Hvis værten nægter adgang, kommer notetageren ikke med. Hvis notetageren sidder i venteværelset i mere end 10 minutter uden at blive lukket ind i mødet, vil den forlade det.
• Notetakerens navn vil være navnet på din virksomhed efterfulgt af "Notetaker" (f.eks. "[Virksomhed] Notetaker"). Hvis du ikke har indstillet et firmanavn til din konto, får den navnet "[Firmadomæne] Notetaker". Hvis du ikke har angivet et firmanavn eller et domæne for din konto, får den navnet "Notetaker".
• Når du afslutter mødet, opretter notetakeren en opkaldsobjektpost i HubSpot og knytter opkaldet til det tilsvarende møde. Ved at oprette opkaldsoptegnelsen får du nem adgang til optagelsen, udskriften og resuméet af mødet. Lær, hvordan du gennemgår din optagelse og udskrifter efter mødet.
• Hvis alle deltagere forlader mødet uden at afslutte det, vil notetageren blive i mødet, indtil den registrerer 10 minutters stilhed. På det tidspunkt forlader notetakeren mødet og opretter opkaldsobjektet og tilføjer optagelsen og udskriften til mødeoptegnelsen i HubSpot.

Tilføj eller fjern notetaker manuelt, når du planlægger møder

Når du planlægger et møde på en CRM-post, kan du manuelt tilsidesætte notetakerens invitationsstatus. Når du har klikket på knappen Planlæg et møde på en CRM-post og indtastet mødedetaljerne:

1. Under sektionen Sales Meeting Notetaker skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Invite notetaker to meeting.
2. Klik på Gem.

Hvis du booker et møde på vegne af en anden bruger (dvs. du vælger en anden bruger som vært for mødet), kan du ikke justere invitationen til notetageren. I stedet vil du under sektionen Sales Meeting Notetaker se beskeden "Notetaker vil deltage baseret på værtens standardindstilling."

Se og rediger notetaker-status for kommende møder

For at se, om notetakeren til et salgsmøde er indstillet til at deltage i et kommende møde fra en CRM-post:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på mødenavnet i aktivitetstidslinjen for at udvide mødeaktiviteten.
4. Hvis notetageren er indstillet til at deltage i mødet, vil der være en grøn prik med notetagers navn øverst i mødeaktiviteten. Hvis notetageren ikke er indstillet til at deltage i mødet, vises der ingen visuel indikator i toppen af mødeaktiviteten.

Sådan ændrer du, om notetageren er indstillet til at deltage i mødet eller ej:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på mødenavnet i aktivitetstidslinjen for at udvide mødeaktiviteten.
4. Klik på Handlinger > Rediger øverst til højre i aktivitetsposten.
5. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet [Firmanavn] Notetaker.
6. Klik på Gem.

Sådan inviterer du notetageren til at deltage i et kommende møde fra siden med mødedetaljer, hvis du er vært for mødet:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Salg > Salgsarbejdsområde. Klik derefter på fanen Planlægning.
2. Klik på Kommende møder til venstre.
3. Klik på mødets navn.
4. Øverst til højre skal du slå kontakten Invite Sales Meeting Notetaker til. Slå kontakten fra for at afvise notetageren.