Optag og tag noter på møder med mødenotater

Brugere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde kan bruge salgsmødenotatet i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den deltager automatisk i møder og giver næste skridt, mødenoter, en videooptagelse og udskrifter. Sales Meeting Notetaker deltager i alle møder, der er booket fra forbundne kalendere, planlægningssider, foreslåede tider eller i et referat.

Hvis du er superadministrator, kan du tilmelde dig betaversionen af Sales Meeting Notetaker. Lær, hvordan du administrerer betatilmeldinger.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal forbinde din kalender.
• Du skal slå optagelse af opkald til.
• Du skal slå Conversation Intelligence til.
• Du behøver ikke at installere nogen apps.
• Hvis du bruger Zoom, kan du læse mere om, hvordan du konfigurerer din mødenotatholder med Zoom. Eventuelle indstillinger for forbundne apps (f.eks. Zoom) på tværs af din konto gælder ikke for din brug af denne funktion.

Forstå begrænsninger og overvejelser

Mødeudskrifter er afhængige af indstillingerne for billedtekster hos din udbyder af mødesoftware. For at få pålidelige udskrifter bør du:

• Aktivér undertekster/live-undertekster i din mødesoftware.
• Sørg for, at sproget i underteksterne matcher det sprog, der bruges i mødet.
• Brug HubSpots Microsoft Teams- eller Zoom-integrationer, hvor det er muligt, da det kan give mere stabile udskrifter.

Bemærk: Google Meet understøtter i øjeblikket kun udskrifter på engelsk. Gennemgå yderligere udbyderspecifikke overvejelser om brug af mødenotater med Google Meet, Microsoft Teams og Zoom.

Opsætning af notetaker til salgsmøder

Før brugerne kan inkludere notetageren i deres møder, skal superadministratorer slå funktionen til for kontoen. Når en superadministrator har konfigureret standardindstillingerne for kontoen, kan brugerne justere deres personlige notetaker-indstillinger.

Bemærk: Instruktionen til notetakeren om at deltage i et møde sendes 30 minutter før mødestart. Derfor vil eventuelle ændringer af brugerindstillingerne muligvis ikke blive taget i betragtning for møder, der starter i de næste 30 minutter efter ændringen af indstillingerne. Hvis du slår notetaker-adgang fra for en bruger, anbefales det, at du manuelt fjerner notetakeren fra ethvert møde, der finder sted i de næste 30 minutter efter ændringen.

Konfigurer standardindstillinger

For at konfigurere notetager til salgsmøder for kontoen, hvis du er superadministrator:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Meetings i menuen til venstre.
3. Klik på fanen Meeting Notetaker.
4. Slå kontakten Sales Meeting Notetaker til.
   • Hvis du gerne vil have, at notetakeren automatisk deltager i alle kvalificerede møder, skal du markere afkrydsningsfeltet Inviter notetaker til alle kommende møder. (Dette afkrydsningsfelt er som standard markeret, når du slår notetaker til salgsmøder til).
   • Hvis du gerne vil have, at brugerne inviterer notetageren til møder manuelt, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inviter notetageren til alle kommende møder.
5. I afsnittet Notetaker Access skal du vælge, hvilke brugere der skal have adgang til notetakeren.
   • Hvis du vil give alle brugere med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde adgang til notetageren, skal du under afsnittet Vælg adgang til notetageren vælge Giv automatisk kvalificerede brugere adgang til notetageren.
   • For at give notetaker-adgang til specifikke brugere:
     • Vælg Manuelt at give brugere med salgssæder notetakeradgang under afsnittet Vælg notetakeradgang. Klik derefter på Gem i bunden.
     • Klik på Vælg brugere.
     • Marker afkrydsningsfelterne for brugerne i højre panel, og klik derefter på Gem valg.
     • Klik på Gem i bunden.

Konfigurer brugerspecifikke indstillinger

Hvis du er en bruger med et tildelt Sales Hub Professional- eller Enterprise-sæde, og du har fået adgang til notetaker, kan du justere dine individuelle notetaker-indstillinger.

For at tilsidesætte kontoens standardindstillinger for, om notetakeren automatisk deltager i dine møder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Generelt i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Kalender .
4. Under Indstillinger for deltagelse af notetager i salgsmøder skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inviter automatisk notetager til dine kommende møder.
   • Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, vil notetakeren automatisk deltage i alle dine kvalificerede møder.
   • Hvis afkrydsningsfeltet er fjernet, vil notetakeren kun deltage i dine møder, når du inviterer den manuelt.
5. Klik på Gem i bunden.

Brug notetaker til salgsmøder

Lær, hvordan notetakeren deltager i møder, hvordan du gennemgår optagelser og udskrifter, og hvordan du tilføjer eller fjerner notetakeren til møder.

Forstå mødets berettigelse og notetakerens adfærd

Et møde er kvalificeret til notetaker, hvis det opfylder alle de følgende kriterier:

• Mødet er gemt i HubSpot.
• Mødet indeholder mindst én CRM-kontakt som deltager, og denne kontakts e-mailadresse bruger ikke det samme domæne som HubSpot-kontoen.
• Mødets placering er indstillet til Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

Når notetakeren er blevet inviteret til et kvalificeret møde på tværs af alle videokonferenceudbydere:

• Notetageren vil deltage to minutter før det planlagte tidspunkt.
• En lydbesked, en chatbesked og en pop-up vil annoncere, at notetageren er med i mødet og optager. Klik på Godkend i dialogboksen for at fortsætte med at bruge din notetaker.
• Hvis du har oprettet et venteværelse, skal værten for videokonferencen acceptere, at notetageren deltager i mødet. Hvis værten nægter adgang, kommer notetageren ikke med. Hvis notetageren sidder i venteværelset i mere end 10 minutter uden at blive lukket ind i mødet, vil den forlade det.
• Notetakerens navn vil være navnet på din virksomhed efterfulgt af "Notetaker" (f.eks. "[Virksomhed] Notetaker"). Hvis du ikke har indstillet et firmanavn til din konto, får den navnet "[Firmadomæne] Notetaker". Hvis du ikke har angivet et firmanavn eller et domæne for din konto, får den navnet "Notetaker".
• Når du afslutter mødet, opretter notetakeren en opkaldsobjektpost i HubSpot og knytter opkaldet til det tilsvarende møde. Ved at oprette opkaldsoptegnelsen får du nem adgang til optagelsen, udskriften og resuméet af mødet. Lær, hvordan du gennemgår din optagelse og udskrifter efter mødet.
• Hvis alle deltagere forlader mødet uden at afslutte det, vil notetageren blive i mødet, indtil den registrerer 10 minutters stilhed. På det tidspunkt forlader notetageren mødet og opretter opkaldsobjektet og tilføjer optagelsen og udskriften til mødeoptegnelsen i HubSpot.
• Notetageren vil ikke kunne hente en udskrift af mødet, hvis videokonferenceudbyderen har deaktiveret undertekster på kontoen.

Læs om udbyderspecifikke forventninger til notetageren, når den bruges med Google Meet, Microsoft Teams og Zoom.

Tilføj eller fjern notetaker manuelt, når du planlægger møder

Når du planlægger et møde på en CRM-post, kan du manuelt tilsidesætte notetakerens invitationsstatus. Når du har klikket på knappen Planlæg et møde på en CRM-post og indtastet mødeoplysningerne:

1. Under afsnittet Sales Meeting Notetaker skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Invite notetaker to meeting.
2. Klik på Gem.

Hvis du booker et møde på vegne af en anden bruger (dvs. du vælger en anden bruger som vært for mødet), kan du ikke justere notetakerinvitationen. I stedet vil du under sektionen Sales Meeting Notetaker se beskeden "Notetaker vil deltage baseret på værtens standardindstilling."

Se og rediger notetaker-status for kommende møder

For at se, om notetakeren til et salgsmøde er indstillet til at deltage i et kommende møde fra en CRM-post:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik på navnet på posten.
3. I aktivitetstidslinjen skal du klikke på mødenavnet for at udvide mødeaktiviteten.
4. Hvis notetageren er indstillet til at deltage i mødet, vil der være en grøn prik med notetagers navn øverst i mødeaktiviteten. Hvis notetageren ikke er indstillet til at deltage i mødet, vises der ingen visuel indikator i toppen af mødeaktiviteten.

For at ændre, om notetakeren er sat til at deltage i mødet eller ej:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > [objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder eller aftaler).
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på mødenavnet i aktivitetstidslinjen for at udvide mødeaktiviteten.
4. Klik på Handlinger > Rediger øverst til højre i aktivitetsposten.
5. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet [Firmanavn] Notetaker.
6. Klik på Gem.

For at invitere notetageren til at deltage i et kommende møde fra siden med mødedetaljer, hvis du er vært for mødet:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Salg > Salgsarbejdsområde. Klik derefter på fanen Schedule.
2. Klik på Kommende møder til venstre.
3. Klik på mødets navn.
4. Øverst til højre skal du slå kontakten Invite Sales Meeting Notetaker til. Slå kontakten fra for at afvise notetageren.

Tag noter i Google Meet

For at bruge notetakeren til Google Meet-møder behøver du ikke at installere Google Meet-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Når du har konfigureret notetakeren, kan du forvente følgende, når notetakeren er planlagt til at deltage i et Google Meet-møde:

• Notetakeren vil kun modtage udskriften på engelsk, når han eller hun deltager i Google Meet-møder. Undertekster skal være slået til i Google Meet for at modtage en udskrift.
• Notetakeren deltager i mødet 2 minutter før det planlagte starttidspunkt.
• Notetakeren får automatisk tilladelse til at optage, så snart den deltager i mødet. Efter et par sekunder afspiller den en lydbesked om, at opkaldet optages, og sender en chatbesked, der fortæller deltagerne, at den optager.
• Chatbeskeden sendes kun én gang, når notetakeren begynder at optage, men beskeden bliver fastgjort i chatten, så alle andre deltagere, der kommer til senere, kan se beskeden.
• Hvis du ikke ønsker, at notetakeren automatisk skal deltage i Google Meet-møder, kan du vælge at oprette et venteværelse i Google Meet. Hvis du har oprettet et venteværelse i Google Meet, vil værten for Google Meet-mødet se en besked om, at notetageren venter på at komme med i opkaldet, så snart han eller hun tilslutter sig. Værten skal klikke på Admit ved siden af den notetakerdeltager, der anmoder om adgang til at deltage. Når notetakeren får lov til at deltage i mødet, får den automatisk tilladelse til at optage og får de lyd- og chatbeskeder, der er beskrevet ovenfor.
• Hvis værten gerne vil stoppe med at optage et møde, der allerede er tilmeldt og godkendt til optagelse, kan han/hun smide notetakerdeltageren ud af mødet ved at klikke på notetakerens deltagerflise og vælge Fjern. Værten kan også fjerne notetageren ved at klikke på dennes deltager på deltagerlisten og vælge Fjern.

Tag noter i Microsoft Teams

For at bruge notetakeren til Microsoft Teams-møder behøver du ikke at installere Microsoft Teams-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Når du har konfigureret notetakeren, kan du forvente følgende, når notetakeren er planlagt til at deltage i et Microsoft Teams-møde:

• Sproget i notetakerens udskrift afhænger af det sprog, du bruger til undertekster i Microsoft Teams. Billedtekster skal være slået til i Microsoft Teams for at modtage en udskrift.
• Notetageren deltager i mødet 2 minutter før det planlagte starttidspunkt.
• Notetakeren får automatisk tilladelse til at optage, så snart den deltager i mødet. Efter et par sekunder afspiller den en lydbesked om, at opkaldet optages, og sender en chatbesked, der fortæller deltagerne, at den optager.
• Chatbeskeden sendes kun én gang, når notetakeren begynder at optage. Medmindre du vælger at fastgøre beskeden manuelt i chatten, vil deltagere, der slutter sig til mødet, efter at beskeden er sendt, ikke se den.
• Hvis du ikke ønsker, at notetageren automatisk skal deltage i Teams-møder, kan du vælge at oprette et venteværelse i Microsoft Teams. Hvis du har oprettet et venteværelse i Teams, vil værten for Teams-mødet, så snart han eller hun deltager, se en besked om, at notetageren venter på at komme med i opkaldet. Værten skal klikke på Admit ved siden af den notetagende deltager, der anmoder om adgang til at deltage. Når notetakeren får lov til at deltage i mødet, får den automatisk tilladelse til at optage og får de lyd- og chatbeskeder, der er beskrevet ovenfor.
• Hvis værten gerne vil stoppe med at optage et møde, der allerede er tilmeldt og godkendt til optagelse, kan han/hun smide notetakerdeltageren ud af mødet ved at klikke på notetakerens deltagerflise og vælge Fjern. Værten kan også fjerne notetageren ved at klikke på dennes deltager på deltagerlisten og vælge Fjern.

Tag noter i Zoom

For at bruge notetakeren med Zoom-møder behøver du ikke at installere Zoom-appen. Du skal dog forbinde din kalender og følge de generelle opsætningsinstruktioner.

Derudover skal værten for mødet have følgende indstillinger slået til på sin Zoom-konto: Optag til computerfiler, interne mødedeltagere, eksterne mødedeltagere.

Når du har konfigureret notetageren, kan du forvente følgende, når notetageren er planlagt til at deltage i et Zoom-møde:

• Sproget i notetakerens udskrift afhænger af det sprog, du bruger til undertekster i Zoom. Undertekster skal være slået til i Zoom for at modtage en udskrift.
• Notetakeren deltager i mødet 2 minutter før det planlagte starttidspunkt.
• Så snart Zoom-værten tilslutter sig mødet, modtager han/hun en pop op-besked, der beder om tilladelse til, at notetageren kan optage. Værten skal klikke på Godkend til denne besked. Hvis du klikker på Afvis, vil notetageren ikke optage. Så snart optagelsen er godkendt, afspilles en lydbesked, der fortæller, at opkaldet optages.
• Hver deltager, der slutter sig til mødet, modtager en chatbesked fra notetakeren, der fortæller dem, at notetakeren optager, og at de skal fortælle værten, hvis de ikke ønsker at blive optaget.
• Hvis du ikke ønsker, at notetakeren automatisk skal deltage i Zoom-møder, kan du vælge at oprette et venteværelse i Zoom. Hvis du har oprettet et venterum i Zoom, vil værten for Zoom-mødet, så snart han eller hun tilslutter sig mødet, se en besked om, at notetakeren venter på at deltage i opkaldet. Værten skal klikke på Admit ved siden af den notetakerdeltager, der anmoder om adgang til at deltage. Når notetakeren får lov til at deltage i mødet, får den automatisk tilladelse til at optage og får vist de lyd- og chatbeskeder, der er beskrevet ovenfor.
• Hvis værten gerne vil stoppe med at optage et møde, som allerede er tilmeldt og godkendt til optagelse, kan han/hun smide notetaker-deltageren ud af mødet ved at klikke på notetakerens deltagerflise og vælge Fjern. Værten kan også fjerne notetageren ved at klikke på dennes deltager på deltagerlisten og vælge Fjern.