Registrar y tomar notas en las reuniones con el anotador de reuniones

Los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada pueden utilizar el anotador de reuniones de ventas en Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Se une automáticamente a las reuniones y proporciona los siguientes pasos, notas de la reunión, una grabación de video y transcripciones. El anotador de reuniones de ventas se une a cualquier reunión reservada desde calendarios conectados, páginas de programación, horas propuestas o en un registro. Si eres superadministrador, aprende a registrar tu cuenta en la versión beta.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

• Debes conectar tu calendario.
• Debes activar la grabación de llamadas.
• Debe activar análisis de conversaciones.
• No necesitas instalar ninguna aplicación.
• Si utilizas Zoom, obtén más información sobre cómo ajustar el anotador de tus reuniones con Zoom. Los ajustes de las aplicaciones conectadas (por ejemplo, Zoom) en tu cuenta no se aplicarán al uso de esta función.

Comprender los límites y las consideraciones

Las transcripciones de las reuniones dependen de los ajustes de subtítulos de tu proveedor de software de reuniones. Para obtener transcripciones fiables, debes:

• Activar subtítulos o subtítulos en directo en el software de tus reuniones.
• Asegurarte de que el lenguaje de los subtítulos coincide con el utilizado en la reunión.
• Utilizar las integraciones de Microsoft Teams o Zoom de HubSpot siempre que sea posible, ya que eso puede proporcionar una captura de transcripciones más estable.

Nota: Actualmente, Google Meet solo admite transcripciones en inglés. Revisa las consideraciones adicionales específicas del proveedor para utilizar el anotador de reuniones con Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.

Configurar el anotador de reuniones de ventas

Antes de que los usuarios puedan incluir al anotador en sus reuniones, los superadministradores deben activar la función para la cuenta. Después de que un superadministrador configure los ajustes predeterminados de la cuenta, los usuarios pueden ajustar su configuración personal de anotador.

Nota: las instrucciones para que el anotador se incorpore a una reunión se envían 30 minutos antes del inicio de la misma. Por lo tanto, es posible que los cambios realizados en los ajustes del usuario no se tengan en cuenta en las reuniones que comiencen en los 30 minutos siguientes al cambio de ajuste. Si desactivas el acceso del anotador para un usuario, se recomienda que elimines manualmente al anotador de cualquier reunión que tenga lugar en los próximos 30 minutos después de realizar ese cambio.

Configurar ajustes predeterminados

Para ajustar el anotador de reuniones de ventas para la cuenta, si eres superadministrador:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a Reuniones.
3. Haz clic en la pestaña Anotador de reuniones.
4. Activa el interruptor de anotador de reuniones de ventas.
   • Si quieres que el anotador se una automáticamente a todas las reuniones que cumplan los requisitos, selecciona la casilla de verificación Invitar al anotador a todas las próximas reuniones. (Esta casilla de verificación se selecciona de forma predeterminada al activar el anotador de reuniones de ventas)
   • Si quieres que los usuarios inviten manualmente al anotador a las reuniones, desactiva la casilla de verificación Invitar al anotador a todas las próximas reuniones.
5. En la sección Acceso al anotador, elige qué usuarios deben recibir acceso al anotador.
   • Para conceder acceso de anotador a todos los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada, en la sección Elegir acceso de anotador, selecciona Conceder automáticamente acceso de anotador a los usuarios que cumplan los requisitos.
   • Para dar acceso al anotador a usuarios específicos:
     • En la sección Elegir acceso de anotador, selecciona Conceder manualmente acceso de anotador a los usuarios con licencias de Sales. Luego, en la parte inferior, haz clic en Guardar.
     • Haz clic en Seleccionar usuarios.
     • En el panel derecho, selecciona las casillas de verificación de los usuarios y haz clic en Guardar selecciones.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Configurar ajustes específicos del usuario

Si eres un usuario con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada y se te ha concedido acceso al anotador, puedes ajustar la configuración individual del anotador.

Para anular los ajustes predeterminados de la cuenta sobre si el anotador se une automáticamente a tus reuniones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
3. Haz clic en la pestaña Calendario.
4. En Ajustes para unirse al anotador de reuniones de ventas, selecciona o desactiva la casilla de verificación Invitar automáticamente al anotador a tus próximas reuniones.
   • Si la casilla de verificación está seleccionada, el anotador se unirá automáticamente a todas tus reuniones elegibles.
   • Si la casilla de verificación no está marcada, el anotador solo se unirá a tus reuniones cuando lo invites manualmente.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Utilizar el anotador de reuniones de ventas

Aprende cómo el anotador se une a las reuniones, cómo revisar las grabaciones y transcripciones, y cómo agregar o quitar al anotador de las reuniones.

Comprender la elegibilidad de las reuniones y el comportamiento de los anotadores

Una reunión es elegible para el anotador si cumple todos los criterios siguientes:

• Las reuniones se almacenan en HubSpot.
• La reunión contiene al menos un contacto del CRM como asistente, y la dirección de correo electrónico de ese contacto no utiliza el mismo dominio que la cuenta de HubSpot.
• La ubicación de la reunión se ajusta a Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Cuando el anotador ha sido invitado a una reunión elegible, en todos los proveedores de videoconferencia:

• El anotador se incorporará dos minutos antes de la hora prevista.
• Un mensaje de audio, un mensaje de chat y un mensaje emergente anunciarán que el anotador está en la reunión y grabando. En el cuadro de diálogo, haz clic en Aprobar para seguir utilizando el anotador.
• Si se ha ajustado una sala de espera, el anfitrión de la videoconferencia debe aceptar al anotador en la reunión. Si el anfitrión deniega el acceso, el anotador no se incorporará. Si el anotador permanece en la sala de espera más de 10 minutos sin ser admitido a la reunión, la abandonará.
• El nombre del anotador será "Anotador" seguido del nombre de tu empresa (por ejemplo, "Anotador de [Empresa]"). Si no tienes un nombre de empresa ajustado para tu cuenta, se llamará "Anotador de [Dominio de la empresa]". Si no tienes un nombre de empresa o un dominio ajustado para tu cuenta, se llamará "Anotador"
• Al finalizar la reunión, el anotador crea un registro de objeto de llamada en HubSpot y asocia esa llamada a la reunión correspondiente. Crear el registro de llamadas te permite acceder fácilmente a la grabación, la transcripción y el resumen de la reunión. Aprende a revisar la grabación y las transcripciones después de la reunión.
• Si todos los participantes se marchan sin dar por terminada la reunión, el anotador permanecerá en ella hasta que detecte 10 minutos de silencio. En ese momento, el anotador abandonará la reunión y creará el registro de objeto de llamada y agregará la grabación y la transcripción al registro de la reunión en HubSpot.
• El anotador no podrá recuperar una transcripción de la reunión si el proveedor de la videoconferencia ha desactivado los subtítulos en la cuenta.

Conoce las expectativas específicas del proveedor para la persona que toma notas cuando se utiliza con Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.

Agregar o eliminar manualmente al anotador al programar reuniones

Al programar una reunión en un registro del CRM, puedes anular manualmente el estado de invitación del anotador. Tras hacer clic en el botón Programar una reunión de un registro del CRM e introducir los detalles de la reunión:

1. En la sección Anotador de reuniones de ventas, activa o desactiva la casilla de verificación Invitar al anotador a la reunión.
2. Haz clic en Guardar.

Si estás reservando una reunión en nombre de otro usuario (es decir, estás seleccionando a un usuario diferente como anfitrión de la reunión), no puedes ajustar la invitación del anotador. En su lugar, en la sección Anotador de reuniones de ventas, verás el mensaje "El anotador se unirá en función del ajuste predeterminado del anfitrión"

Ver y editar el estado de los anotadores para las próximas reuniones

Para ver si el anotador de la reunión de ventas está ajustado para unirse a una próxima reunión desde un registro del CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. Si el anotador está ajustado para unirse a la reunión, habrá un punto verde con el nombre del anotador en la parte superior de la actividad de la reunión. Si el anotador no está ajustado para unirse a la reunión, no aparecerá ningún indicador visual en la parte superior de la actividad de la reunión.

Para cambiar si el anotador está ajustado para unirse o no a la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. En la parte superior derecha del registro de actividad, haz clic en Acciones > Editar.
5. Selecciona o desactiva la casilla de verificación Anotador de [Nombre de la empresa].
6. Haz clic en Guardar.

Para invitar al anotador a unirse a una próxima reunión desde la página de detalles de la reunión, si eres el anfitrión de la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas. A continuación, haz clic en la pestaña Programación.
2. A la izquierda, haz clic en Próximas reuniones.
3. Haz clic en el nombre de la reunión.
4. En la parte superior derecha, activa el interruptor Invitar al anotador de reuniones de ventas. Desactiva el interruptor para cancelar la invitación del anotador.

Tomar notas en Google Meet

Para utilizar el anotador con las reuniones de Google Meet, no es necesario instalar la aplicación de Google Meet. Sin embargo, es necesario conectar la agenda y seguir las instrucciones generales de ajuste.

Una vez que hayas ajustado la persona que toma las notas, debes esperar lo siguiente cuando la persona que toma las notas esté programada para unirse a una reunión de Google Meet:

• El anotador solo recibirá la transcripción en inglés cuando se una a las reuniones de Google Meet. Los subtítulos deben estar activados en Google Meet para recibir una transcripción.
• El anotador se incorporará a la reunión 2 minutos antes de la hora de inicio prevista.
• El anotador recibirá automáticamente el permiso de grabación en cuanto se incorpore a la reunión. Transcurridos unos segundos, emitirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada y enviará un mensaje de chat para que los participantes sepan que se está grabando.
• El mensaje de chat solo se enviará una vez cuando el anotador empiece a grabar, pero el mensaje se fijará en el chat para que cualquier participante adicional que se una más tarde pueda ver el mensaje.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Google Meet, puedes optar por configurar una sala de espera en Google Meet. Si tienes una sala de espera ajustada en Google Meet, en cuanto el anfitrión de la reunión de Google Meet se una, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.

Tomar notas en Microsoft Teams

Para utilizar el anotador con las reuniones de Microsoft Teams, no es necesario instalar la aplicación de Microsoft Teams. Sin embargo, es necesario conectar la agenda y seguir las instrucciones generales de configuración.

Una vez que hayas configurado el anotador, debes esperar lo siguiente cuando el anotador esté programado para unirse a una reunión de Microsoft Teams:

• El idioma de la transcripción del anotador depende del idioma que utilices para los subtítulos en Microsoft Teams. Los subtítulos deben estar activados en Microsoft Teams para recibir una transcripción.
• El anotador se incorporará a la reunión 2 minutos antes de la hora de inicio prevista.
• El anotador recibirá automáticamente el permiso de grabación en cuanto se incorpore a la reunión. Transcurridos unos segundos, emitirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada y enviará un mensaje de chat para que los participantes sepan que se está grabando.
• El mensaje de chat solo se enviará una vez cuando el anotador empiece a grabar. A menos que decidas fijar manualmente el mensaje en el chat, los participantes que se unan a la reunión después del envío del mensaje no lo verán.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Teams, puedes optar por configurar una sala de espera en Microsoft Teams. Si tienes una sala de espera ajustada en Teams, en cuanto el anfitrión de la reunión de Teams se una, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.

Tomar notas en Zoom

Para utilizar el anotador con las reuniones de Zoom, no es necesario instalar la aplicación de Zoom. Sin embargo, es necesario conectar la agenda y seguir las instrucciones generales de configuración.

Además, el anfitrión de la reunión debe tener activados los siguientes ajustes en su cuenta de Zoom: Grabar en archivos informáticos, participantes en reuniones internas, participantes en reuniones externas.

Una vez que hayas configurado el anotador, debes esperar lo siguiente cuando el anotador está programado para unirse a una reunión de Zoom:

• El idioma de la transcripción del anotador depende del idioma que utilices para los subtítulos en Zoom. Los subtítulos deben estar activados en Zoom para recibir una transcripción.
• El anotador se incorporará a la reunión 2 minutos antes de la hora de inicio prevista.
• En cuanto el anfitrión de Zoom se una a la reunión, recibirá un mensaje emergente solicitando permiso para que el anotador grabe. El anfitrión debe hacer clic en Aprobar a este mensaje. Al hacer clic en Rechazar, el anotador no grabará. En cuanto se apruebe la grabación, se reproducirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada.
• Cada participante que se incorpore a la reunión recibirá un mensaje de chat del anotador, en el que se le informará de que el anotador está grabando y de que comunique al anfitrión si no desea ser grabado.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Zoom, puedes optar por configurar una sala de espera en Zoom. Si tienes una sala de espera ajustada en Zoom, en cuanto el anfitrión de la reunión de Zoom se una a la reunión, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.