Registrar y tomar notas en las reuniones con el anotador de reuniones

Los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada pueden utilizar el anotador de reuniones de ventas en Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Se une automáticamente a las reuniones y proporciona los siguientes pasos, notas de la reunión, una grabación de vídeo y transcripciones. El anotador de reuniones de ventas se une a cualquier reunión reservada desde calendarios conectados, páginas de programación, horas propuestas o en un registro. Si usted es un Super Admin, aprenda cómo optar su cuenta en la beta.

Antes de empezar

Para utilizar el anotador de reuniones de ventas:

• Debes conectar tu calendario.
• Debes activar la grabación de llamadas.
• Debe activar Análisis de conversaciones.
• No necesitas instalar ninguna aplicación.

Si utilizas Zoom, obtén más información sobre cómo ajustar el anotador de tus reuniones con Zoom (contraseña del artículo: Meetings_208916). Los ajustes de las aplicaciones conectadas (por ejemplo, Zoom) en tu cuenta no se aplicarán al uso de esta función.

Ajuste del anotador de reuniones de HubSpot

Antes de que los usuarios puedan incluir al anotador en sus reuniones, los superadministradores deben activar la función para la cuenta. Después de que un Superadministrador configure los ajustes predeterminados de la cuenta, los usuarios pueden ajustar su configuración personal de anotador.

Nota: las instrucciones para que el anotador se incorpore a una reunión se envían 30 minutos antes del inicio de la misma. Por lo tanto, es posible que los cambios realizados en los ajustes del usuario no se tengan en cuenta en las reuniones que comiencen en los 30 minutos siguientes al cambio de ajuste. Si desactiva el acceso del anotador para un usuario, se recomienda que elimine manualmente al anotador de cualquier reunión que tenga lugar en los próximos 30 minutos después de realizar ese cambio.

Configurar ajustes predeterminados

Para ajustar el anotador de reuniones de ventas para la cuenta, si eres Superadministrador:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a Reuniones.
3. Haga clic en la pestaña Anotador de reuniones .
4. Activa el anotador de reuniones de ventas .
   • Si desea que el anotador se una automáticamente a todas las reuniones que cumplan los requisitos, seleccione la casilla de verificación Invitar al anotador a todas las próximas reuniones . (Esta casilla de verificación se selecciona de forma predeterminada al activar el anotador de reuniones de ventas)
   • Si desea que los usuarios inviten manualmente al anotador a las reuniones, desactive la casilla de verificación Invitar al anotador a todas las próximas reuniones .
5. En la sección Acceso al anotador, elija qué usuarios deben recibir acceso al anotador.
   • Para conceder acceso de anotador a todos los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada, en la sección Elegir acceso de anotador , seleccione Conceder automáticamente acceso de anotador a los usuarios que cumplan los requisitos.
   • Para dar acceso al anotador a usuarios específicos:
     • En la sección Elegir acceso de anotador, seleccione Conceder manualmente acceso de anotador a los usuarios con licencias de Sales. A continuación, en la parte inferior, haga clic en Guardar.
     • Haga clic en Seleccionar usuarios.
     • En el panel derecho, seleccione las casillas de verificación de los usuarios y, a continuación, haga clic en Guardar selecciones.
     • En la parte inferior, haga clic en Guardar.

Configurar ajustes específicos del usuario

Si eres un usuario con unalicencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada a y se te ha concedido acceso al anotador, puedes ajustar tu configuración individual de anotador.

Para anular los ajustes predeterminados de la cuenta sobre si el anotador se une automáticamente a sus reuniones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
3. Haz clic en la pestaña Calendario.
4. En Ajustes de participación del anotador en las reuniones de ventas, active o desactive la casilla de verificación Invitar automáticamente al anotador a las próximas reuniones .
   • Si la casilla de verificación está seleccionada, el anotador se unirá automáticamente a todas sus reuniones elegibles.
   • Si la casilla de verificación no está marcada, el anotador sólo se unirá a sus reuniones cuando lo invite manualmente.
5. En la parte inferior, haga clic en Guardar.

Utilice el anotador de reuniones de ventas

Aprenda cómo el anotador se une a las reuniones, cómo revisar las grabaciones y transcripciones, y cómo añadir o quitar al anotador de las reuniones.

Comprender la elegibilidad de las reuniones y el comportamiento de los anotadores

Una reunión es elegible para el anotador si cumple todos los criterios siguientes:

• Las reuniones se almacenan en HubSpot.
• La reunión contiene al menos un contacto de CRM como asistente, y la dirección de correo electrónico de ese contacto no utiliza el mismo dominio que la cuenta de HubSpot.
• La ubicación de la reunión se ajusta a Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Cuando el anotador haya sido invitado a una reunión elegible:

• El anotador se incorporará dos minutos antes de la hora prevista.
• Un mensaje de audio, un mensaje de chat y un mensaje emergente anunciarán que el anotador está en la reunión y grabando. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aprobar para seguir utilizando el anotador.
• Si se ha ajustado una sala de espera, el anfitrión de la videoconferencia debe aceptar al anotador en la reunión. Si el anfitrión deniega el acceso, el anotador no se incorporará. Si el anotador permanece en la sala de espera más de 10 minutos sin ser admitido a la reunión, la abandonará.
• El nombre del anotador será el nombre de su empresa seguido de "Anotador" (por ejemplo, "[Empresa] Anotador"). Si no tiene un nombre de empresa ajustado para su cuenta, se llamará "[Dominio de la empresa] Notetaker" Si no tienes un nombre de empresa o un dominio ajustado para tu cuenta, se llamará "Notetaker"
• Al finalizar la reunión, el anotador crea un registro de objeto de llamada en HubSpot y asocia esa llamada a la reunión correspondiente. Crear el registro de llamadas le permite acceder fácilmente a la grabación, la transcripción y el resumen de la reunión. Aprenda a revisar la grabación y las transcripciones después de la reunión.
• Si todos los participantes se marchan sin dar por terminada la reunión, el anotador permanecerá en ella hasta que detecte 10 minutos de silencio. En ese momento, el anotador abandonará la reunión y creará el registro de objeto de llamada y añadirá la grabación y la transcripción al registro de la reunión en HubSpot.

Añada o elimine manualmente al anotador cuando programe reuniones

Al programar una reunión en un registro de CRM, puede anular manualmente el estado de invitación del anotador. Tras hacer clic en el botón Programar una reunión de un registro de CRM e introducir los detalles de la reunión:

1. En la sección Anotador de reuniones de ventas , active o desactive la casilla de verificación Invitar al anotador a la reunión .
2. Haga clic en Guardar.

Si estás reservando una reunión en nombre de otro usuario (es decir, estás seleccionando a un usuario diferente como anfitrión de la reunión), no puedes ajustar la invitación del anotador. En su lugar, en la sección Anotador de reuniones de ventas , verás el mensaje "El anotador se unirá en función del ajuste predeterminado del anfitrión"

Ver y editar el estado de los anotadores para las próximas reuniones

Para ver si el anotador de la reunión de ventas está ajustado para unirse a una próxima reunión desde un registro de CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la Cronología de actividades , haga clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. Si el anotador está ajustado para unirse a la reunión, habrá un punto verde con el nombre del anotador en la parte superior de la actividad de la reunión. Si el anotador no está ajustado para unirse a la reunión, no aparecerá ningún indicador visual en la parte superior de la actividad de la reunión.

Para cambiar si el anotador está ajustado para unirse o no a la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la Cronología de actividades , haga clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. En la parte superior derecha del registro de actividad, haga clic en Acciones > Editar.
5. Seleccione o desactive la casilla de verificación [Nombre de la empresa] Notetaker .
6. Haz clic en Guardar.

Para invitar al anotador a unirse a una próxima reunión desde la página de detalles de la reunión, si eres el anfitrión de la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas. A continuación, haga clic en la pestaña Programación .
2. A la izquierda, haga clic en Próximas reuniones.
3. Haga clic en el nombre de la reunión.
4. En la parte superior derecha, active el interruptor Invitar al anotador de reuniones de ventas . Apague el interruptor para desinvitar al anotador.