Uw triggers voor workflowinschrijving instellen

Stel triggers voor workflowregistratie in om records automatisch in een workflow te registreren wanneer ze aan specifieke criteria voldoen of een gebeurtenis voltooien. Afhankelijk van het type workflow zijn er verschillende registratietriggers beschikbaar.

Begrijp de beperkingen en overwegingen

Houd rekening met het volgende:

• U kunt maximaal 250 filters toevoegen aan de inschrijvingstriggers van een workflow.
• Standaard worden records alleen ingeschreven in workflows wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor inschrijving in de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Lees hoe u triggers voor herinschrijving kunt gebruiken om records opnieuw in te schrijven in uw workflows.
• U hoeft geen inschrijvingstriggers in te stellen als u records alleen handmatig inschrijft in een workflow of records inschrijft via de actieInschrijven in een andere workflow van een andere workflow.
• U kunt contacten inschrijven in een workflow vanuit een chatflow. Dit wordt beschouwd als een handmatige inschrijving.
• Als u uw registratietrigger verfijnt door een verfijningscriterium toe te voegen, kan er slechts één verfijningscriterium worden toegevoegd. U kunt bijvoorbeeld een registratietrigger voor paginaweergaven niet zowel op datum als op aantal weergaven verfijnen.
• Sommige registratietriggers kunnen afhankelijk zijn van uw gebruikersrechten. Als uw gebruikersaccount bijvoorbeeld geen rechten voor formulieren heeft, wordt de registratietrigger voor het indienen van formulieren niet weergegeven.
• Workflows kunnen worden geactiveerd op basis van filtercriteria of gebeurteniscriteria. Meer informatie over gebeurtenisgebaseerde inschrijvingstriggers.
• Wanneer een bezoeker een bestand opent, of dit nu een download of een URL is, telt dit niet mee voor de statistieken voor paginaweergaven en kan het niet worden gebruikt als filter of voor workflowregistratie.

Soorten triggers voor inschrijving

Over het algemeen zijn er verschillende inschrijvingstriggers beschikbaar:

• Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt: objecten worden geregistreerd wanneer een gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld wanneer een formulier is ingediend. Dit omvat ook aangepaste gebeurtenistriggers. Lees hoe u gebeurtenisregistratietriggers instelt.
• Wanneer aan filtercriteria wordt voldaan: objecten worden ingeschreven wanneer aan een criterium wordt voldaan. Bijvoorbeeld wanneer een contactpersoon uit Dublin komt, voer dan actie [X] uit. Lees meer over het instellen van filterinschrijvingstriggers.
• Wanneer een webhook wordt ontvangen: schrijf records automatisch in voor een workflow wanneer een webhook wordt ontvangen van een externe derde partij. Dit type inschrijvingstrigger is alleen beschikbaar bij Data Hub Professional en Enterprise. Meer informatie over het instellen van inschrijvingstriggers op basis van webhooks.
• Op basis van een schema: objecten worden geregistreerd op basis van een opgegeven kalenderdatum of met behulp van een datum-eigenschap. Om automatisch te registreren, moet u aanvullende filtercriteria toevoegen. Meer informatie over het gebruik van registratietriggersop basis van een schema.
• Handmatig triggeren: in plaats van inschrijvingstriggers in te stellen, kunt u individuele records of lijsten met records handmatig inschrijven. U kunt ook workflows instellen om handmatig in te schrijven wanneer u inschrijft vanuit andere tools, zoals andere workflows of een botgesprek. Meer informatie over het handmatig inschrijven van records in workflows.
  
  

Verschillen tussen gebeurtenistriggers en op filters gebaseerde criteria

Bekijk de verschillen tussen op filters gebaseerde triggers en op gebeurtenissen gebaseerde triggers in de onderstaande tabel:

Workflow-inschrijvingstriggers selecteren

Hoe u uw workflowregistratietriggers kiest, hangt af van het feit of u een gekoppeld objecttype voor uw workflow hebt geselecteerd.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Selecteer een bestaande workflow of maak een geheel nieuwe workflow.
3. Wanneer u een workflow helemaal opnieuw start:
   • Om een workflow handmatig te activeren, selecteert u Handmatig activeren.
   • Om een workflow op basis van filtercriteria te activeren, selecteert u Voldoet aan filtercriteria.
   • Om uw workflow op basis van een schema te activeren, selecteert u Volgens schema.
   • Om uw workflow op basis van gebeurtenissen te activeren, klikt u om de betreffende secties uit te vouwen en selecteert u een trigger. Over het algemeen zijn de meeste triggers in deze sectie triggers voor gebeurtenisregistratie, met uitzondering van de volgende:
     • Record voldoet aan een reeks filtervoorwaarden
     • Integratorgebeurtenissen
     • Een webhook ontvangen van een externe app.
   • Om eerst uw objecttype te selecteren, klikt u onderaan het linkerpaneel op Trigger overslaan en kiest u in aanmerking komende records. Lees meer over het instellen van het geregistreerde recordtype van uw workflow.
     
     

4. Als u de optie Trigger overslaan en in aanmerking komende records kiezen hebt geselecteerd, of als u een bestaande workflow bijwerkt:
   • Om een workflow handmatig te activeren, klikt u bovenaan op Opslaan. De workflow wordt automatisch ingesteld op alleen handmatige registratie.
   • Om AI te gebruiken om een trigger te genereren, klikt u op Generate a trigger with AI. Meer informatie over het gebruik van AI met workflows.
   • Om uw workflow op basis van gebeurtenissen te activeren, selecteert u Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt. Meer informatie over het instellen van triggers voor gebeurtenisregistratie.
   • Om een workflow op basis van filtercriteria te activeren, selecteert u Wanneer aan filtercriteria wordt voldaan. Meer informatie over het instellen van op filters gebaseerde triggers.
   • Om uw workflow op basis van een vast schema te activeren, selecteert u Gebaseerd op een schema. Meer informatie over het instellen van triggers op basis van een schema.
     
     

Het type trigger voor workflowregistratie wijzigen

Als u eerder een workflow hebt gemaakt met triggers van het type Wanneer aan een filtercriterium wordt voldaan of Op basis van een planning , kunt u de workflow bijwerken om triggers van het type Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt te gebruiken. Uw workflowtriggertype wijzigen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van de workflow.
3. Klik in de workflow-editor op de kaart Trigger inschrijving voor [object] .
4. Klik in het linkerpaneel op Starttrigger wijzigen.
5. Klik in het dialoogvenster op Bevestigen.
6. Ga verder met het instellen van uw inschrijvingstrigger.
   
   
   

Aanvullende registratie-instellingen in op contacten gebaseerde workflows

In op contacten gebaseerde workflows kunt u de aanvullende registratie-instellingen voor samengevoegde contacten en contacten uit Salesforce beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van uw workflow.
3. Klik in de workflow-editor op Bewerken > Inschrijvingstrigger bewerken.
4. Klik bovenaan op het tabblad Inschrijving op het tabblad Instellingen. In het gedeelte Geavanceerde opties kunt u het volgende configureren:
   • Samengevoegde records automatisch inschrijven: standaard schrijven workflows samengevoegde contactpersonen niet in, zelfs als de contactpersoon voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen echter later worden ingeschreven als ze opnieuw voldoen aan de inschrijvingstriggers en herinschrijving is ingeschakeld.
     • De inschrijvingstrigger is bijvoorbeeld 'Elk formulier op elke pagina is ingevuld'. Wanneer twee contactpersonen die eerder formulieren hebben ingevuld, worden samengevoegd, wordt de nieuwe contactpersoon niet ingeschreven in de workflow.
     • Als de nieuw samengevoegde contactpersoon later echter opnieuw een formulier indient, wordt deze wel ingeschreven voor de workflow.
   • Handmatige registratie van records uit Salesforce inschakelen met behulp van het HubSpot Visualforce-venster: als je de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce-venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce-leads en -contacten die zijn gesynchroniseerd met HubSpot te registreren in op contacten gebaseerde workflows. Lees meer over het rechtstreeks vanuit Salesforce registreren van je Salesforce-leads of -contacten in HubSpot-workflows.