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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Reports

Crear informes con el generador de informes personalizados

Última actualización: agosto 26, 2022

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise
CMS Hub Professional, Enterprise

Con el generador de informes personalizados de HubSpot, puedes analizar varias fuentes de datos en HubSpot. La diferencia entre el generador de informes personalizados y otros tipos de informes de HubSpot es que puedes encontrar datos de actividades de marketing y ventas además de objetos. Por ejemplo, puedes crear un informe para medir cómo las cuentas objetivo interactúan con tu sitio web.

Si tienes una suscripción de Operations Hub Enterprise, también puedes crear conjuntos de datos para alimentar tus informes personalizados

Crear un informe

Crear un informe en el generador de informes personalizados puede dividirse en los siguientes pasos:

  1. Selecciona las fuentes de datos del informe: selecciona los tipos de datos de HubSpot que incluirá el informe.
  2. Agregar campos al informe: selecciona la propiedad, el evento y los datos de actividades específicos sobre los cuales informar.
  3. Personalizar los filtros del informe: establece límites para los campos que hayas agregado.
  4. Configurar la visualización del informe: elige cómo deseas que se muestren los datos.
  5. Guardar o exportar el informe: asegúrate de que el informe esté disponible para que lo vean tú y otros, o expórtalo para tener los datos sin conexión.

Si no estás seguro de cuál es el mejor tipo de gráfico para tu informe, puedes utilizar la función de gráfico inteligente para empezar. Si activas el gráfico inteligente antes de agregar tus campos, HubSpot te sugerirá automáticamente el tipo de gráfico en función de los campos que agregues. Una vez que selecciones un tipo de gráfico recomendado, HubSpot organizará automáticamente los campos en canales recomendados. Más información sobre el uso del gráfico inteligente

Para comenzar a crear el informe: 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe.
  • En la sección Generar desde cero, haz clic en Generador de informes personalizados

Seleccionar fuentes de datos

Las fuentes de datos son los objetos, materiales y eventos sobre los que deseas informar. La fuente de datos primaria será el centro del informe, y todas las demás fuentes de datos estarán relacionadas con esa fuente primaria. Por ejemplo, un informe con una fuente principal de Contactos y una fuente secundaria de Negocios, sólo extraerá los negocios que estén asociados a los contactos. Para incluir todos los negocios en el informe, incluidos los no asociados, deberás seleccionar Negocios como fuente de datos principal. Más información sobre la selección de fuentes de datos.

Puede seleccionar sus orígenes de datos manualmente, usar un informe de ejemplo o, si tiene una suscripción a Operations Hub Enterprise, puede basar su informe en un conjunto de datos. Un informe personalizado puede incluir hasta cinco fuentes de datos.

  • Para seleccionar tus fuentes de datos manualmente:
    • Selecciona la fuente principal haciendo clic en el menú desplegable Fuente de datos principal y seleccionando una fuente principal.
       custom-report-builder-select-data-sources
    •  Selecciona las fuentes secundarias eligiendo entre las secciones CRM, Marketing, Ventas, Atención al cliente y Objetos personalizados (solo Enterprise).

Nota: al seleccionar las fuentes de datos, algunas fuentes de datos pueden no estar disponibles o ser seleccionadas automáticamente debido a la forma en que HubSpot es capaz de conectar múltiples fuentes de datos.

  • Para seleccionar un informe de muestra:
    • Haz clic en la pestaña Ejemplos de informes.

      muestra-informes-tab0
    • Busca o usa la barra de búsqueda para ver los informes de ejemplo disponibles. Los informes de muestra se ordenan por relevancia en función de las fuentes principales y secundarias que seleccionó.
    • Para crear el informe, seleccione el informe de ejemplo y luego haga clic en Siguiente en la parte superior derecha.
    • En el generador de informes, haz clic en Guardar para guardar el informe tal como está o personalizar aún más el informe.  
    • En cualquier momento, puedes ver más informes de ejemplo haciendo clic en Informes de ejemplo en la parte superior derecha del generador de informes. Luego, en la barra lateral derecha, selecciona el informe de ejemplo que deseas ver y haz clic en Aplicar.
  • Para seleccionar un conjunto de datos para tu informe:
    • Haz clic en la pestaña Conjuntos de datos

conjuntos de datos de informes personalizados

    • Selecciona el conjunto de datos que deseas utilizar. Más información sobre conjuntos de datos.
  • Después de seleccionar las fuentes de datos, crea el informe haciendo clic en Siguiente en la parte superior derecha. Serás dirigido al generador de informes.
  • Puedes actualizar las fuentes de datos en cualquier momento en el generador de informes haciendo clic en Editar fuentes de datos en la barra lateral izquierda. 

 custom-report-builder-edit-data-sources

Agregar campos

Selecciona propiedades, mediciones de actividades y eventos específicos para agregar datos al informe. Los campos disponibles se basarán en las fuentes de datos que selecciones para el informe. La cantidad de campos que puedes agregar a un informe depende del tipo de informe:

  • Gráficos de barras, líneas, áreas y combinación: puedes agregar un máximo de tres campos o cuatro si incluyes un eje Y adicional.
  • Anillos, circular, KPI, tabla y tabla dinámica: puedes agregar un máximo de 20 campos. 

Ten en cuenta: los campos de evento se pueden ver en la sección Eventos en determinadas fuentes de datos. Actualmente, solo puedes elegir un campo de evento para el informe personalizado, y los datos del campo se limitarán a un determinado intervalo de tiempo automáticamente.

Para agregar campos al informe:

  • En el panel izquierdo, usa la barra de búsqueda, haz clic en el menú desplegable Explorar o haz clic en el icono Filtrar campos (beta) y selecciona la fuente de datos con el campo que deseas agregar. Coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en verticalMenu Más acciones (beta) para ver y editar los detalles y la descripción de la propiedad.
  • Haz clic y arrastra los campos de la barra lateral izquierda a las ranuras de los canales en la pestaña Configurar. Si tienes activado el gráfico inteligente, todos los campos se agregarán por opción predeterminadaen el encabezado Columnas. Para todos los demás tipos de gráficos, los canales disponibles varían según el tipo de gráfico:
    • Eje X: la línea horizontal del informe.
    • Eje Y: la línea vertical del informe. 
    • Desglosar por: las secciones o categorías en el informe.

Nota: agrega un campo con una gran cantidad de datos al desglose por canal, podría hacer que el informe no se cargue. Obtenga más información sobre cómo evitar los errores causados por la solicitud de demasiados puntos de datos.

    • Valores: el monto, cantidad o valor del informe (es decir, lo que se contará). 
    • Agrupar por: las secciones o categorías en el informe.
    • Columnas: las columnas del informe. 
    • Ver detalles del punto por: para los gráficos de dispersión, este canal desglosa los datos creando puntos en el gráfico según el campo especificado. Mientras que Desglosar por creará puntos organizados por color, esta ranura organizará todos los datos sin color o mapeos adicionales. Utiliza este canal en lugar de Desglosar por cuando informes sobre conjuntos de datos más grandes. Acepta campos de dimensión.
    • Ver tamaño del punto por: para los gráficos de dispersión, utiliza este canal para agregar un tercer valor numérico al gráfico y escalar automáticamente los datos con burbujas en la visualización. Acepta campos de medida.

2022-02-24_15-18-42 (1)

Los campos pueden establecerse como uno de los dos tipos, que reflejan si se realiza una agregación en los datos del campo:

  • Dimensiones: campos sin agregación, que se muestran en gris. Las dimensiones pueden ser cualquier tipo de datos, incluyendo fechas, números, booleanos y cadenas. Este tipo de campo sólo puede agregarse a las ranuras X y Desglosar por.

    custom-report-builder-dimension
  • Medidas: campos con un método de agregación establecido, que se muestra en verde. Las medidas suelen ser valores numéricos o cuantitativos, como el número de negocios asociados. Este tipo de campo sólo puede agregarse al eje Y.

    report-builder-measure-example

Establecer un Tipo de agregación en un campo puede ser útil si deseas devolver los datos del campo de una manera específica, como una suma o un promedio. Por ejemplo, es posible que desees ver los ingresos de tus negocios como una suma para cada tipo de negocio para entender qué tipos de negocios resultan en la mayoría de los ingresos. Más información sobre métodos de agregación.

Nota: el método de agrupación para las medidas predeterminada, como Conteo de negocios, se establece en Conteo distinto y no se puede ajustar.

  • Para editar un campo, haz clic en el down ícono de flecha hacia abajo junto al campo. En el cuadro de diálogo, edita los detalles del campo según el tipo de campo:
    • Nombre: cambia el nombre del campo para este informe. 
    • Agregación: el método de agregacióndel campo.
    • Ordenar: para los campos sin tipo de agregación, selecciona el valor y el orden por el que se ordenan los datos del campo.
      • Valor: ordena los datos del campo por sus valores en orden ascendente o descendente.
      • Orden de aparición: ordena los datos del campo por el orden en que se muestran sus valores en HubSpot.
      • Recuento de registros: si tu informe incluye una medida por opción predeterminada, como Recuento de contactos o Conteo de empresas, ordena el campo por esa dimensión predeterminada.
    • Límite: para los campos sin tipo de agregación, establece un límite al número de valores agregados al informe a partir de este campo, como Los 10 superiores o Los 20 inferiores.

  • Por opción predeterminada, los datos del informe se actualizarán mientras realizas ajustes. Para evitar que el informe se actualice, selecciona la casilla de comprobación Actualizar a medida que hago cambios arriba del informe. Luego, puedes actualizar manualmente el informe haciendo clic en el refresh ícono de actualizar.

custom-report-builder-refresh-checkbox-1

Personalizar filtros de informe

Personaliza los filtros del informe para que sean más específicos sobre los datos que muestra el informe.

Para personalizar los filtros del informe:

  • Haz clic en la pestaña Filtro.

custom-report-builder-filter-tab

  • De manera predeterminada, los informes de eventos se limitan según la cantidad de datos de eventos que haya en la cuenta. Un mayor volumen de datos de eventos acortará el período disponible para informar sobre ese evento. Más información sobre este límite de eventos.

    custom-report-builder-event-timestamp
  • Configura las otras reglas de filtro haciendo clic en el menú desplegable Reglas de filtros y seleccionando una opción:
    • TODOS los filtros a continuación: los datos deben cumplir con todas las condiciones.
    • CUALQUIERA de los filtros: los datos deben cumplir con una o más de las condiciones.
    • Regla de filtro personalizada: los datos deben cumplir con el grupo de reglas personalizadas, separadas por operadores Y y O. Más información sobre cómo agrupar campos.

      custom-report-builder-filter-rules
  • Agregar condiciones a tus campos de filtros:
    • Debajo de Filtros inactivos, haz clic en un campo
    • Selecciona una condición para el campo y selecciona el valor de la condición. 
    • Haz clic en Aplicar

      custom-report-inactive-filter

Nota: las siguientes condiciones del filtro no incluirán registros que no tengan ningún valor para la propiedad filtrada:

  • no es igual a ninguno de
  • no contiene ninguno de
  • nunca ha sido igual a ninguno de
  • nunca ha contenido alguno de
  • no es igual a
  • no es ninguno de
  • Para agrupar tus filtros con Y, O y NO lógica:
    • Haz clic en el filtro que deseas agrupar con otro.
    • Haz clic en el menú desplegable Agrupar con otro filtro y selecciona el número de filtro con el que deseas agrupar este filtro.custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • Haz clic en Aplicar.
    • Los filtros se agruparán juntos. Para actualizar el operador dentro del grupo, haz clic en el texto y del grupo y selecciona o. La lógica not no está disponible en este filtro de grupo. Más información sobre la diferencia entre las lógicas Y y O

    • También puedes introducir texto en el campo Reglas de filtro. Por ejemplo, ingresar 1 y (NO 2) incluirá el filtro 1, pero no el filtro 2. Cuando se utiliza el filtro NOT, debe estar escrito en mayúsculas.
       ejemplo-filtro-personalizado

Nota: para garantizar la coherencia para todos los usuarios de la cuenta, los filtros basados en la fecha, como Este mes, utilizan la zona horaria de la cuenta. Sin embargo, los valores de las propiedades de fecha por opción predeterminada de HubSpot, se muestran en relación con tu zona horaria local. Esto puede dar lugar a valores de informe inesperados en función de tu ubicación.

Por ejemplo, si estás ubicado en Boston mientras otro miembro del equipo está en San Francisco, ambos verán las mismas ofertas en un informe de acuerdo personalizado. Sin embargo, al profundizar en el informe, es posible que las fechas de creación de los negocios incluidos sean ligeramente diferentes.

Configurar la visualización de informes

Selecciona el tipo de gráfico y los ajustes adicionales para configurar cómo se muestran tus datos
  • En la pestaña Configurar, elige cómo se mostrarán los datos seleccionando el tipo de gráfico. Más información sobre los tipos de gráficos de HubSpot.

report-builder-select-chart-style

 

  • Si no estás seguro de cuál es el mejor tipo de gráfico para tu informe, selecciona la función de gráfico inteligente para empezar. Con el gráfico inteligente activado, HubSpot recomendará los tipos de gráficos que mejor funcionan con los campos seleccionados.
    • Para activar el gráfico inteligente, selecciona el tipo de gráfico inteligente

      report-builder-select-smart-chart0
    • Después de agregar campos al informe, HubSpot resaltará en azul los estilos de gráfico recomendados. 
    • Para organizar automáticamente tus campos, selecciona un tipo de gráficorecomendado. HubSpot entonces establecerá los campos en los canales recomendados, así como desglosar tus datos por uno de los campos agregados en función del tipo de gráfico. Con el gráfico inteligente activado, los campos permanecerán bajo un encabezado Columnas en lugar de ejes individuales como en un informe personalizado estándar.
    • Para configurar más el informe, haz clic en la función de gráfico inteligente para desactivarla. Los campos de la pestaña Configurar se categorizarán por los ejes, columnas o desgloses recomendados según el tipo de gráfico.
  • Para agregar un segundo eje Y al gráfico, haz clic en + Agregar otro eje Y. El gráfico se convertirá entonces en un gráfico combinado, y podrás configurar cada eje Y por separado dentro de los ajustes del gráfico. Más información sobre el uso de múltiples ejes Y.
  • Para configurar más el gráfico, haz clic en Configuración de gráficos. Los ajustes disponibles para el gráfico dependen del tipo de gráfico que selecciones.
    • Escala del eje: la escala a la que se muestran los datos, ya sea lineal o logarítmica.
      • Lineal: representa los datos del gráfico a escala real. El gráfico mostrará los valores atípicos de forma destacada.

        report-builder-linear-scale0
      • Logarítmico: condensa los datos del gráfico para reducir el espacio entre los puntos de datos. Esto puede ser útil cuando se necesita comparar datos que contienen valores atípicos drásticos.

        report-builder-logarithmic-scale0
    • Paleta de colores: selecciona el esquema de colores del gráfico de un conjunto de temas de colores de HubSpot.
    • Colores: para personalizar aún más el esquema de colores, haz clic en el selector de colores junto a un valor de desglose y selecciona un color.
    • Acumulativo: para los informes de gráficos de líneas y área con valores de fecha u hora en el eje X, represente los valores de forma acumulativa en el eje X.

      report-builder-cumulative0
    • Posición de leyenda: por opción predeterminada, la leyenda del gráfico se mostrará en la parte superior del mismo para indicar los datos por valor y color. Para cambiar la posición de la leyenda, haz clic en el menú desplegable y selecciona una posición.
    • Max.: el valor máximo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el grado de ampliación de la visualización. Por ejemplo, un valor de 100 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y se muestre hasta un valor de 100.

      report-builder-max-example0
      • Este ajuste no filtra los datos del informe, y sólo sirve para su visualización.
      • Cuando se utiliza con una escala de eje logarítmica, el generador de informes redondeará este valor al incremento más cercano basado en la escala logarítmica.

        report-builder-max-example-logarithmic0
    • Min.: el valor mínimo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el grado de ampliación de la visualización. Por ejemplo, un valor de 50 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y comience en un valor de 50. Este ajuste no filtra los datos del informe, y sólo sirve para su visualización.
    • Meta mensual: introduce un número para agregar una línea de meta al gráfico.
      report-builder-monthly-goal0
    • Mostrar leyenda de burbujas: para los gráficos de dispersión, cuando el informe contiene un campo Ver tamaño del punto, puedes agregar el tamaño de la burbuja a la leyenda seleccionando la casilla de comprobación
    • Mostrar etiquetas de datos: por opción predeterminada, los gráficos incluyen etiquetas de datos para mostrar valores específicos. Para ocultar estas etiquetas, desactiva la casilla de comprobación.
    • Formato de etiqueta de datos: para los gráficos de dispersión, cuando se selecciona Mostrar etiquetas de datos, se puede seleccionar qué etiquetas de datos aparecerán en el gráfico. Por ejemplo, selecciona (X,Y) para mostrar las etiquetas de datos de los valores de los ejes X e Y.
    • Opacidad: para los gráficos de dispersión, establece la opacidad de los puntos en el gráfico. Una menor opacidad puede ser útil cuando los datos se superponen visualmente.
    • Mostrar marcadores: por opción predeterminada, los gráficos de líneas y área incluyen indicadores en los puntos de datos a lo largo de los ejes. Para eliminar los indicadores, desactiva la casilla de comprobación.
    • Mostrar hoy: por opción predeterminada, los gráficos de líneas y de áreas sólo incluyen datos de días anteriores. Para incluir los datos del día actual hasta ahora, selecciona la casilla de comprobación.
    • Mostrar totales: por opción predeterminada, los gráficos de anillos y circulares muestran los datos totales incluidos en el informe. Para ocultar el total, desactiva la casilla de comprobación.
    • Apilado: apila los valores de Desglosar por, lo que puede mejorar la legibilidad de un informe.
    • Ejes Y 1 y 2: para los gráficos combinados, puedes seleccionar si deseas mostrar cada eje Y como un gráfico de Barras, de Líneas o de Área. Los ajustes para cada tipo de visualización del eje Y son los mismos que los disponibles para el tipo de gráfico general. Para agregar datos a un segundo eje Y, haz clic en Agregar otro eje Y en la pestaña Configurar  

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    • Modo de eje Y: por opción predeterminada, los gráficos combinados están configurados en modo de doble eje

Nota: los informes que contengan más de 99 valores en la propiedad Desglose por no podrán mostrarse en los paneles y tendrán que verse en la herramienta de informes.


Guardar tu informe

Una vez que se configure el informe, guárdalo en la lista de informes, el panel o exporta los datos desde HubSpot.

Para guardar el informe en la lista de informes o en un panel:

  • En la parte superior derecha, haz clic en Guardar. Para guardar el informe como copia, haz clic en Guardar como.
  • En el panel derecho, introduce el nombre del informe en el campo Nombre del informe.
  • Selecciona dónde deseas guardar el informe:
    • No agregar a panel: el informe se agregará a tu lista de informes.
    • Agregar al panel existente: el informe se agregará a un panel existente. Para seleccionar el panel para agregar el informe, haz clic en el menú desplegable.
    • Agregar al nuevo panel: el informe se agregará a un panel que crearás. Introduce el nombre del panel y selecciona su visibilidad.
  • En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar.

También puedes exportar un informe para obtener tus datos sin conexión. Cuando configures un informe para exportarlo, todos los campos de la sección Campos se incluirán como columnas en la exportación. Todos los campos del informe se exportarán con su nombre original, incluso si has cambiado el nombre en el generador de informes.

Para exportar un informe:

  • En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar.
  • En el cuadro de diálogo, escribe el nombre de la exportación y luego selecciona el Formato de archivo en el que deseas guardar el informe. Haz clic en Exportar. El archivo comenzará a procesarse y recibirás una notificación una vez que esté disponible el informe para descargar.

Actualizar un informe

Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los datos disponibles cada dos horas. Sin embargo, puedes actualizar manualmente un informe o un panel cada 15 minutos para recuperar nuevos datos.

Para actualizar manualmente informes en un panel:

  • Dirígete a tus paneles de HubSpot haciendo clic en el símbolo del engranaje situado en la esquina superior izquierda de tu cuenta.
  • Utiliza el menú desplegable panel en la parte superior izquierda para seleccionar el panel que tiene el informe que deseas actualizar.
  • Para actualizar todos los informes de un panel, haz clic en el menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha, y luego selecciona Actualizar todos los informes

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  • Para actualizar un informe individual, coloca el cursor sobre el  informe, y luego haz clic en el verticalMenuícono de menú y selecciona Actualizar

    dashboard-refresh-individual-report

Para actualizar manualmente un informe de la biblioteca de informes:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
  • Haz clic en el nombre del informe que deseas actualizar.
  • En la parte inferior del informe, haz clic en Actualizar

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Límite de informes y datos

Ten en cuenta los siguientes límites al usar el generador de informes personalizados:

  • Para aumentar el rendimiento, los informes que no son de tablas están limitados a 1.000 filas únicas de datos. Para reducir el número de filas de un informe, se recomienda agregar filtros para que los datos sean más específicos, o utilizar dimensiones que tengan un número menor de valores únicos (por ejemplo, propiedades de tipo de selección múltiple). Los informes de tablas están paginados y pueden contener más de 1.000 filas.
  • Los nuevos datos tardan entre 10 y 15 minutos en aparecer en los informes. Por ejemplo, si creas un nuevo contacto que cumple los criterios de un informe, este no aparecerá en el informe durante 10-15 minutos.
  • Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los datos disponibles cada dos horas. Para obtener nuevos datos antes de la siguiente actualización automática, aprende a actualizar manualmente un informe.
  • Algunos campos, como Equipo de HubSpot y Propietario, se exportarán con ID internos en lugar de con etiquetas de HubSpot. 
  • Para informes de eventos, hay un intervalo de tiempo máximo de 12 meses o 10 millones de eventos. Si hay más de 10 millones de eventos para el tipo de evento seleccionado, se acortará el período de tiempo disponible. El período mínimo para los informes de eventos es un mes. Esto es para garantizar que el informe se cargue de manera eficiente y oportuna.
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