Crear informes con el generador de informes personalizados

Con el generador de informes personalizados de HubSpot, puedes analizar varias fuentes de datos de HubSpot. La diferencia entre el generador de informes personalizados y otros tipos de informes de HubSpot es que te permite consultar datos de actividades de marketing y ventas además de objetos. Por ejemplo, puedes crear un informe para saber cómo tus cuentas objetivo interactúan con tu sitio web.

Para crear informes con el generador de informes personalizados, debes tener los permisos Crear/poseer y Editar.

Crear un informe

El proceso de creación de informes en el generador de informes personalizados puede dividirse en los siguientes pasos:

1. Selección de las fuentes de datos del informe: selecciona los tipos de datos de HubSpot que quieres incluir en el informe.
2. Agregación de campos al informe: selecciona la propiedad, el evento y los datos de actividades específicos de los que quieres crear el informe.
3. Personalización de los filtros: define los límites de los campos que hayas agregado.
4. Configuración del modo de visualización del informe: elige cómo quieres que se muestren los datos.
5. Guardado o exportación del informe: guarda el informe para que otras personas puedan verlo, o expórtalo para consultarlo sin conexión.

Si no sabes seguro qué tipo de gráfico es el mejor para un informe, puedes utilizar la función de gráfico inteligente. Si activas el gráfico inteligente antes de agregar campos, HubSpot te sugerirá automáticamente el tipo de gráfico en función de los campos que agregues. Una vez que selecciones un tipo de gráfico sugerido, HubSpot organizará automáticamente los campos en canales recomendados. Más información sobre cómo usar el gráfico inteligente. 

Para comenzar a crear el informe: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe.
• En la sección Crear informes desde cero, haz clic en Generador de informes personalizados. 
• Haz clic en Elegir mis propias fuentes de datos o Comenzar con un conjunto de datos. Obtén más información sobre los conjuntos de datos.

Seleccionar fuentes de datos

Las fuentes de datos son los objetos, recursos y eventos sobre los que quieres consultar información. La fuente de datos principal será el centro del informe, y todas las demás fuentes de datos estarán relacionadas con esa fuente principal. Por ejemplo, un informe cuya fuente principal es Contactos y cuya fuente secundaria es Negocios, sólo extraerá los negocios que estén asociados a los contactos. Para ver todos los negocios en el informe, incluidos los que no estén asociados a contactos, deberás seleccionar Negocios como fuente de datos principal. Consulta más información sobre la selección de fuentes de datos.

Puedes seleccionar las fuentes de datos manualmente, usar un informe de muestra o, si tienes una suscripción a Operations Hub Enterprise , puedes basar el informe en un conjunto de datos. Un informe personalizado puede incluir hasta cinco fuentes de datos.

• Para seleccionar las fuentes de datos manualmente:
  • Selecciona la fuente principal haciendo clic en el menú desplegable Fuente de datos principal y seleccionando una fuente principal.
     
  • Selecciona las fuentes secundarias en las secciones CRM, Marketing, Sales, Service y Objetos personalizados (solo Enterprise).

Nota: Al seleccionar fuentes de datos, puede que algunas no estén disponibles o que se seleccionen automáticamente debido a la forma en que HubSpot conecta múltiples fuentes de datos.

• Para seleccionar un informe de muestra:
  • Haz clic en la pestaña Informes de muestra.

• • Examina los informes de muestra disponibles o usa la barra de búsqueda para encontrar uno concreto. Los informes de muestra están ordenados por relevancia en función de las fuentes primarias y secundarias que hayas seleccionado.
  • Para empezar, selecciona el informe de muestra que quieras y luego haz clic en Siguiente, en la parte superior derecha.
  • En el generador de informes, haz clic en Guardar para guardar el informe tal como está, o personalízalo aún más. 
  • Si quieres ver otros ejemplos, en la parte superior derecha del generador de informes, haz clic en Informes de muestra. Luego, en la barra lateral derecha, selecciona el informe de muestra que quieres ver y haz clic en Aplicar.

Agregar campos

Selecciona propiedades, mediciones de actividades y eventos específicos para agregar datos al informe. Los campos disponibles dependerán de las fuentes de datos que selecciones. La cantidad de campos que puedes agregar a un informe depende del tipo de informe:

• Gráficos verticales de barras, líneas y áreas: puedes agregar un máximo de doce campos en el eje Y y uno en el eje X, o uno en cada uno de los ejes X e Y y uno Desglose por.
• Barra horizontal: puedes agregar un máximo de doce campos en el eje X y uno en el eje Y, o uno en cada uno de los ejes X e Y y uno Desglose por.
• Gráficos combinados: puedes agregar un máximo de cuatro campos.
• Anillos, circular, KPI: puedes agregar un máximo de treinta campos de valor, o un campo de valor y uno Desglose por.
• Gauge: puedes agregar un máximo de un campo de valor.
• Tabla dinámica: puedes agregar un máximo de treinta campos, con un máximo de cuatro filas y cuatro columnas.
• Tabla: puedes agregar un máximo de treinta campos.

Nota: Los campos de evento se pueden consultar en la sección Eventos de determinadas fuentes de datos. Actualmente, solo puedes elegir un campo de evento en un informe personalizado, y los datos del campo se limitarán automáticamente a un periodo determinado.

Para agregar campos al informe:

• En el panel izquierdo, utiliza la barra de búsqueda, haz clic en el menú desplegable Explorar o haz clic en el icono Filtrar campos y selecciona la fuente de datos con el campo que quieras agregar. Pasa el ratón por encima de la propiedad y haga clic en verticalMenuAAcciones > Ver información de la propiedad para ver los detalles de la propiedad, la descripción y el historial de ediciones de la propiedad.
• Los campos de fórmula pueden utilizarse en el generador de informes personalizados (solo Operations Hub Enterprise ). Más información sobre creación de campos mediante fórmulas.
• Haz clic y arrastra los campos de la barra lateral izquierda a los espacios canal en la pestaña Configurar, o haz clic en Acciones verticalMenu > Agregar a [X].
• Si tienes activado el gráfico inteligente, todos los campos se agregarán bajo el encabezado Columnas de forma predeterminada. Con el resto de los tipos de gráficos, los canales disponibles varían según el tipo de gráfico:
  • Eje X: la línea horizontal del informe.
  • Eje Y: la línea vertical del informe. 
  • Desglosar por: las secciones o categorías en el informe.

Nota: Si agregas un campo con una gran cantidad de datos al canal Desglosar por, el informe podría no llegar a cargarse. Consulta más información sobre cómo evitar los errores que pueden causarse al solicitar demasiados datos. Los informes que contengan más de 99 valores en la propiedad Desglosar por no podrán mostrarse en los paneles y tendrán que visualizarse en la herramienta de informes.

• • Valores: el monto, la cantidad o el valor del informe (es decir, lo que se contará). 
  • Agrupar por: las secciones o categorías del informe.
  • Columnas: las columnas del informe. 
  • Ver detalles de puntos por:en los gráficos de dispersión, este canal desglosa los datos creando puntos en el gráfico según el campo especificado. Mientras que Desglosar por crea puntos organizados por color, este valor organiza todos los datos sin color ni asignaciones adicionales. Utiliza este canal en lugar de Desglosar por al hacer informes sobre conjuntos de datos de gran tamaño. Acepta campos de dimensión.
  • Ver tamaño de puntos por: en los gráficos de dispersión, este canal permite agregar un tercer valor numérico al gráfico para ampliar automáticamente los datos con burbujas en la visualización. Acepta campos de medida.

Los campos pueden definirse como uno de estos dos tipos, que determinarán si se aplica una agregación en los datos del campo:

• Dimensiones: campos sin agregación, que se muestran en gris. Las dimensiones pueden ser cualquier tipo de datos, como fechas, números, booleanos y cadenas. Este tipo de campo solo puede agregarse a las secciones Eje X y Desglosar por.
  
  
• Medidas: son campos con un método de agregación determinado, que se muestran en verde. Las medidas suelen ser valores numéricos o cuantitativos, como el número de negocios asociados. Este tipo de campo solo puede agregarse al eje Y. Puedes agregar hasta doce medidas a un informe.

Nota: el método de agrupación de las medidas predeterminadas, como Número de negocios, es Recuento de valores únicos y no se puede ajustar.

• Para editar un campo, haz clic en el ícono de flecha hacia abajo down junto al campo en cuestión. En el cuadro de diálogo, cambia los detalles según el tipo de campo:
  • Nombre: cambia el nombre del campo en este informe. 
  • Agregación: el método de agregación del campo.
  • Ordenar: en los campos sin tipo de agregación, selecciona el valor y el orden por el que se organizarán los datos del campo.
    • Etiqueta: ordena los datos del campo por sus etiquetas en orden ascendente o descendente.
    • Valor: ordena los datos del campo por sus valores en orden ascendente o descendente.
    • Orden de aparición: ordena los datos del campo por el orden en que se muestran sus valores en HubSpot.
    • Número de registros: si tu informe incluye una medida predeterminada, como Número de contactos o Número de empresas, ordena el campo por esa dimensión predeterminada.

  • Límite: en los campos sin tipo de agregación, limita el número de valores que se agregan al informe a partir de este campo, como los 10 superiores o los 20 inferiores.

  • Formato: cambia la forma en la que se expresan los decimales, los valores negativos y los separadores de miles del campo numérico seleccionado. Con esta medida, los campos relevantes pueden mostrarse como monedas o como porcentajes.

• Por opción predeterminada, los datos del informe se actualizarán mientras realizas ajustes. Para evitar que el informe se actualice, selecciona la casilla de verificación Actualizar a medida que hago cambios arriba del informe. Luego, puedes actualizar manualmente el informe cuando quieras haciendo clic en el ícono de actualizar refresh.

Personalizar los filtros del informe

Personaliza los filtros del informe para que sean más específicos sobre los datos que muestra el informe.

Para personalizar los filtros del informe:

• Haz clic en la pestaña Filtro o en Acciones verticalMenu > Agregar a filtros.

• De manera predeterminada, los informes de eventos están limitados por la cantidad de datos de eventos que haya en la cuenta. Cuanto mayor sea el volumen de datos de un evento, más corto será el periodo disponible para mostrar información sobre ese evento. Más información sobre este límite de eventos.
  
  
• Configura el resto de las reglas de filtro haciendo clic en el menú desplegable Reglas de filtros y seleccionando una de estas opciones:
  
  • TODOS los filtros de abajo: los datos deben cumplir con todas las condiciones.
  • CUALQUIERA de los filtros de abajo: los datos deben cumplir con una o más de las condiciones.
  • Reglas de filtros personalizadas: los datos deben cumplir con un grupo de reglas personalizadas, separadas por operadores Y y O. Consulta más información sobre cómo agrupar campos.
    
    

• Agrega condiciones a los campos que usas como filtros:
  • Debajo de Filtros inactivos, haz clic en un campo. 

• • Selecciona una condición para el campo y elige el valor de la condición. 

• • Haz clic en Aplicar. 
    
    

• Para agrupar tus filtros con lógicas Y, O y NO:
  • Haz clic en el filtro que quieres agrupar con otro.
  • Haz clic en el menú desplegable Agrupar con otro filtro y selecciona el número de filtro con el que quieres agruparlo.
  • Haz clic en Aplicar.
  • Los filtros se agruparán juntos. Para actualizar el operador dentro del grupo, haz clic en el texto Y del grupo y selecciona O. La lógica NO no está disponible en este filtro de grupo. Consulta más información sobre la diferencia entre las lógicas Y y O. 

• • También puedes introducir texto en el campo Reglas de filtro. Por ejemplo, al introducir 1 y (NO 2) se incluirán los datos que cumplan con el filtro 1 pero no el 2. Cuando se utiliza el filtro NO, debe escribirse en mayúsculas.
    

Configurar la visualización del informe

• En la pestaña Configurar, selecciona un tipo de gráfico para determinar cómo se mostrarán los datos. Consulta más información sobre los tipos de gráficos de HubSpot.

• Si no sabes seguro cuál es el mejor tipo de gráfico para un informe, selecciona el gráfico inteligente como punto de partida. Cuando el gráfico inteligente esté activado, HubSpot recomendará los tipos de gráficos que mejor funcionen con los campos seleccionados.
  • Para activar el gráfico inteligente, selecciona el tipo de gráfico inteligente
    
    

• • Después de agregar campos al informe, HubSpot resaltará en azul los estilos de gráfico recomendados. 
  • Para organizar automáticamente los campos, selecciona uno de los tipo de gráfico sugeridos. A continuación, HubSpot definirá los campos en los canales recomendados, y desglosará los datos por uno de los campos agregados en función del tipo de gráfico. Con el gráfico inteligente activado, los campos agregados permanecerán bajo el encabezado Columnas, en lugar de organizarse en ejes individuales como lo harían en un informe personalizado estándar.
  • Para ajustar aún más los parámetros del informe, haz clic de nuevo en el gráfico inteligente para desactivar esta función. Los campos de la pestaña Configurar se categorizarán por los ejes, columnas o desgloses recomendados según el tipo de gráfico.

• Para agregar un segundo eje Y al gráfico, haz clic en + Agregar otro eje Y. El gráfico se convertirá en un gráfico combinado, y podrás configurar cada eje Y por separado dentro de sus ajustes. Consulta más información sobre el uso de múltiples ejes Y.

• Para ajustar aún más los parámetros del gráfico, haz clic en Configuración del gráfico. Los ajustes disponibles dependen del tipo de gráfico que selecciones.
  • Escala del eje: la escala a la que se muestran los datos, ya sea lineal o logarítmica.
    • Lineal: representa los datos del gráfico a escala real. El gráfico mostrará los valores atípicos de forma destacada.
      
      

• • • Logarítmico: condensa los datos del gráfico para reducir el espacio entre los puntos de datos. Esto puede ser útil cuando se necesita comparar datos que contienen valores atípicos drásticos.
      
      

• • Etiqueta del eje Y: permite editar el nombre de la etiqueta del eje Y. Si no se hacen cambios, la etiqueta del eje y será de forma predeterminada el nombre de la propiedad de la medida que se muestra en primer lugar.
  • Paleta de colores: selecciona el esquema de colores del gráfico a partir de un conjunto de temas cromáticos de HubSpot o los colores de tu marca. Para los usuarios con daltonismo o discapacidad visual, la opción Relleno de patrón crea un patrón único para cada color que facilita la lectura de los informes.
  • Colores: para personalizar aún más el esquema de colores, haz clic en el selector situado junto a un valor de desglose y selecciona un color.
  • Acumulativo: en los informes de gráficos de líneas y de área con valores de fecha u hora en el eje X, este parámetro mostrará los valores de forma acumulativa en el eje X.
    
    

• • Posición de la leyenda: de forma predeterminada, la leyenda del gráfico se mostrará en la parte superior para indicar los datos por valor y color. Para cambiar la posición de la leyenda, haz clic en el menú desplegable y selecciona una posición.
  • Máx.: el valor máximo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el nivel de zoom de la visualización. Por ejemplo, un valor de 100 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y se muestre como máximo a un nivel de zoom del 100%.
    
    
    • Este ajuste no filtra los datos del informe y solo sirve para su visualización.
    • Cuando se utiliza con una escala de eje logarítmica, el generador de informes redondeará este valor al incremento más cercano basado en la escala logarítmica.
      
      

• • Mín.: el valor mínimo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el nivel de zoom de la visualización. Por ejemplo, un valor de 50 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y se muestre como mínimo a un nivel de zoom del 50%. Este ajuste no filtra los datos del informe y solo sirve para su visualización.
  • Meta mensual: introduce un número para agregar una línea de meta al gráfico. La meta mensual solo se puede usar en la visualización XY (como en gráficos de barras verticales, de áreas o de líneas) cuando se está utilizando una propiedad basada en la fecha en el eje X.
  • Mostrar leyenda de burbujas: en los gráficos de dispersión, cuando el informe contiene un campo Ver tamaño de puntos por, puedes agregar el tamaño de las burbujas a la leyenda seleccionando la casilla de verificación. 
  • Mostrar etiquetas de datos: de forma predeterminada, los gráficos incluyen etiquetas de datos para mostrar valores específicos. Para ocultar estas etiquetas, desactiva la casilla de verificación.
  • Formato de etiqueta de datos: en los gráficos de dispersión, cuando se selecciona Mostrar etiquetas de datos, se puede seleccionar qué etiquetas de datos aparecerán en el gráfico. Por ejemplo, selecciona (X,Y) para mostrar las etiquetas de datos de los valores de los ejes X e Y.
  • Opacidad: en los gráficos de dispersión puedes definir la opacidad de los puntos de datos. Cuando los datos se superponen visualmente, puedes reducir la opacidad para facilitar la visualización.

• • Mostrar marcadores: de forma predeterminada, los gráficos de líneas y de área incluyen indicadores en los puntos de datos a lo largo de los ejes. Para eliminar estos indicadores, desactiva la casilla de verificación.
  • Mostrar hoy: de forma predeterminada, los gráficos de líneas y de áreas sólo incluyen datos de días anteriores. Para incluir los datos del día actual, selecciona la casilla de verificación.
  • Mostrar totales: de forma predeterminada, los gráficos de anillo y circulares muestran los datos totales incluidos en el informe. Para ocultar el total, desactiva la casilla de verificación.
  • Apilado: apila los valores Desglosar por, lo que puede mejorar la legibilidad del informe.
  • Ejes Y 1 y 2: en los gráficos combinados, puedes mostrar cada eje Y como un gráfico de barras, de líneas o de área. Los ajustes de cada tipo de visualización del eje Y son los mismos que los del tipo de gráfico general. Para añadir datos a otro eje Y, arrastra una medida a la sección del eje Y de la pestaña Configurar. 

• • Modo de eje Y: por opción predeterminada, los gráficos combinados están configurados en modo de doble eje
  • Bandas: utiliza bandas de colores para indicar visualmente un conjunto de valores en la visualización de tu indicador. Por ejemplo, puedes tener amarillo para el rendimiento bueno, naranja para el rendimiento medio y rojo para el rendimiento bajo. 
    • Para configurar una banda, configura los siguientes valores: 
      • Desde: introduce el valor de inicio de la banda. 
      • Para: introduce el valor final de la banda. 
      • Color: establece un color para tu banda. 
    • Para agregar otra banda, haz clic en Agregar banda. 
    • Para eliminar una banda, haz clic en X junto a la banda. 

Guardar el informe

Cuando hayas configurado el informe, guárdalo en la lista de informes o en un panel, o bien exporta sus datos desde HubSpot.

Si quieres guardar el informe en la lista de informes o en un panel:

• En la parte superior derecha, haz clic en Guardar. Para guardar el informe como una copia, haz clic en Guardar como.
• En el panel derecho, da un nombre al informe en el campo Nombre del informe.
• Selecciona dónde guardar el informe:
  
  • No agregar a un panel: el informe se agregará a la lista de informes.
  • Agregar a un panel existente: el informe se agregará a un panel que ya tengas. Para seleccionar el panel donde guardar el informe, haz clic en el menú desplegable.
  • Agregar a un nuevo panel: el informe se guardará en un panel que crearás en ese momento. Da un nombre al panel y selecciona su visibilidad.
• En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar.

También puedes exportar un informe para consultar datos sin tener que conectarte a Internet. Cuando configures un informe para exportarlo, todos los campos de la sección Campos se incluirán como columnas en la exportación. Todos los campos del informe se exportarán con su nombre más actualizado. 

Para exportar un informe:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar.
• En el cuadro de diálogo, escribe el nombre de la exportación y luego selecciona el formato de archivo en el que quieres guardar el informe. Haz clic en Exportar. El archivo comenzará a procesarse y recibirás una notificación cuando puedas descargarlo.

Actualizar un informe

Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los nuevos datos cada dos horas. Sin embargo, puedes actualizar manualmente un informe o un panel cada 15 minutos para incluir nuevos datos.

Para actualizar manualmente los informes de un panel:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Paneles.
• En la parte superior izquierda, haz clic en el menú desplegable panel para seleccionar aquel que tiene el informe que quieres actualizar.
• Para actualizar todos los informes de un panel, haz clic en el menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha, y luego selecciona Actualizar todos los informes. 
  
  
• Para actualizar un informe específico, coloca el cursor sobre él, haz clic en el ícono de menú verticalMenu y selecciona Actualizar. 
  
  

Para actualizar manualmente un informe de la biblioteca de informes:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• Haz clic en el nombre del informe que quieres actualizar.
• En la parte inferior del informe, haz clic en Actualizar. 
  
  

Gestionar informes personalizados

Después de crear tu informe personalizado, ve un resumen del informe. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• Haz clic en el nombre de tu informe.
• En la sección Datos resumidos , ve un resumen de los KPI de alto nivel del informe.
• Navega hasta la pestaña Conjunto de datos sin resumir para ver los datos sin resumir de tu informe.

Límites de los informes y los datos

Al usar el generador de informes personalizados, ten en cuenta estos límites:

• Para aumentar el rendimiento, los informes que no son de tabla están limitados a 1000 filas únicas de datos. Para reducir el número de filas de un informe, se recomienda agregar filtros para que los datos sean más específicos, o bien utilizar dimensiones que tengan un número menor de valores únicos (como propiedades de selección múltiple). Los informes de tabla están paginados y pueden contener más de 1000 filas.
• Los nuevos datos tardan entre 10 y 15 minutos en aparecer en los informes. Por ejemplo, si creas un nuevo contacto que cumple los criterios de un informe, este no aparecerá en el informe hasta que pasen de 10 a 15 minutos.
• Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los nuevos datos cada dos horas. Consulta cómo actualizar manualmente un informe para obtener nuevos datos antes de la siguiente actualización automática.
• Algunos campos, como Equipo de HubSpot y Propietario, se exportarán con ID internos en lugar de con etiquetas de HubSpot. 
• Por su parte, los informes de eventos están limitados a un periodo máximo de 5 años o a 10 millones de eventos (solo Pro) y 100 millones de eventos (solo Enterprise). Si hay más de 10 millones de eventos (solo Pro) o 100 millones de eventos (solo Enterprise) del tipo de evento seleccionado, el periodo del informe se acortará. El período mínimo para los informes de eventos es un mes para Pro y dos meses para Enterprise. Esto es para garantizar que el informe se cargue de manera eficiente y oportuna.