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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Reports

Crear informes con el generador de informes personalizados

Última actualización: agosto 30, 2021

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional
CMS Hub Professional, Enterprise

Con el generador de informes personalizados de HubSpot, puedes analizar varias fuentes de datos en HubSpot. La diferencia entre el generador de informes personalizados y otros tipos de informes de HubSpot es que puedes encontrar datos de actividades de marketing y ventas además de objetos. Por ejemplo, puedes crear un informe para medir cómo las cuentas objetivo interactúan con tu sitio web.

Resumen

Crear un informe en el generador de informes personalizados puede dividirse en los siguientes pasos:

  1. Crear un informe en blanco: crea un nuevo informe seleccionando fuentes de datos y cómo deseas que aparezcan estos visualmente.
  2. Agregar campos al informe: selecciona la propiedad, el evento y los datos de actividades específicos sobre los cuales informar.
  3. Personaliza los filtros: establece límites para los campos que hayas agregado.
  4. Guardar o exportar el informe: asegúrate de que el informe esté disponible para que lo vean tú y otros, o expórtalo para tener los datos sin conexión.

Crear informe

Para comenzar a crear el informe: 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe personalizado.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Generador de informes personalizados. Las opciones de fuentes de datos aparecerán a la derecha.

Las fuentes de datos son los objetos, materiales y eventos sobre los que deseas informar. La fuente de datos principal es la que se relacionará con las fuentes de datos secundarias. Para seleccionar las fuentes:

  • Selecciona la fuente principal haciendo clic en el menú desplegable Fuente de datos principal y seleccionando una fuente principal.
     custom-report-builder-select-data-sources
  •  Selecciona las fuentes secundarias eligiendo entre las secciones CRM, Marketing, Ventas, Atención al cliente y Objetos personalizados (solo Enterprise). Cada informe puede usar hasta cinco fuentes de datos.

Al seleccionar fuentes de datos, algunas pueden no estar disponibles o seleccionarse automáticamente. Esto se debe a que los datos necesitan una ruta para conectarse con la fuente de datos principal. Algunas combinaciones de fuentes no son posibles debido a la ausencia de una ruta, y algunas fuentes se seleccionan automáticamente para crear esa ruta. Cuando se seleccione una fuente de datos automáticamente, contará como una de las cinco posibles fuentes para el informe.

  • Después de seleccionar las fuentes de datos, crea el informe haciendo clic en Siguiente en la parte superior derecha. Serás dirigido al generador de informes.
    • Puedes actualizar las fuentes de datos en cualquier momento en el generador de informes haciendo clic en Editar fuentes de datos en la barra lateral izquierda.
       custom-report-builder-edit-data-sources
  • En la pestaña Configurar, elige cómo se mostrarán los datos seleccionando el tipo de gráfico

 

custom-report-builder-configure-chart
  • Para configurar más el gráfico, haz clic en Configuración de gráficos.
  • Para darle un nombre al informe, en la parte superior, haz clic en el ícono de lapiz y escribe un nombre.

Agregar campos al informe

Selecciona propiedades, mediciones de actividades y eventos específicos para agregar información al informe. Los campos disponibles se basarán en las fuentes de datos que selecciones para el informe. La cantidad de campos que puedes agregar a un informe depende del tipo de informe:

  • Gráficos de barras, líneas, áreas y combinación: puedes agregar un máximo de tres campos o cuatro si incluyes un eje Y adicional.
  • Anillos, circular, KPI, tabla y tabla dinámica: puedes agregar un máximo de 20 campos. 

Ten en cuenta: los campos de evento se pueden ver en la sección Eventos en determinadas fuentes de datos. Actualmente, solo puedes elegir un campo de evento para el informe personalizado, y los datos del campo se limitarán a un determinado intervalo de tiempo automáticamente.

Para agregar campos al informe:

  • En el panel izquierdo, usa la barra de búsqueda o haz clic en el menú desplegable Explorar y selecciona la fuente de datos con el campo que deseas agregar. 
  • Para agregar un campo al informe, haz clic en el campo y arrástralo desde la barra lateral izquierda a los espacios de configuración, que varían según el tipo de gráfico:
    • Eje X: la línea horizontal del informe.
    • Eje Y: la línea vertical del informe. 
    • Desglosar por: las secciones o categorías en el informe.
    • Valores: el monto, cantidad o valor del informe (es decir, lo que se contará). 
    • Agrupar por: las secciones o categorías en el informe.
    • Columnas: las columnas del informe. 

report-builder-add-fields-to-chart

  • Según el tipo de informe que estés creando, algunos campos se consideran dimensiones y otros se consideran medidas. Algunos espacios de configuración solo pueden contener dimensiones, mientras que otros solo pueden contener medidas. Por ejemplo, el eje Y de un gráfico de barras solo puede contener medidas.
    • Las dimensiones generalmente son valores cualitativos, como nombres, y se muestran en gris. Las dimensiones te permiten dividir los datos según el atributo seleccionado.
        custom-report-builder-dimension
    • Por lo general, las medidas son valores numéricos o cuantitativos, como un recuento de visitas a la página, y se muestran en verde. Las medidas te permiten agrupar datos según el atributo seleccionado.

      custom-report-builder-measure
  • Para editar un campo, haz clic en el down ícono de flecha hacia abajo. En el cuadro de diálogo, edita los detalles del campo según el tipo de campo:
    • Nombre: el nombre del campo.
    • Agrupación: selecciona Ninguno para establecer el campo como una dimensión, o selecciona un tipo de agrupación para establecer el campo como una medida.
    • Ordenar: el método para ordenar los datos del campo.
  • De manera predeterminada, los datos del informe se actualizarán mientras realizas ajustes. Para evitar que el informe se actualice, selecciona la casilla de comprobación Actualizar a medida que hago cambios arriba del informe. Luego, puedes actualizar manualmente el informe haciendo clic en el refresh ícono de actualizar.

custom-report-builder-refresh-checkbox-1
 
  • Para agregar un segundo eje Y al gráfico, haz clic en + Agregar otro eje Y. Luego, puedes arrastrar un filtro hasta el nuevo espacio del eje Y.

Personalizar tus filtros

Personaliza los filtros del informe para que sean más específicos sobre los datos que muestra el informe.

Para personalizar los filtros del informe:

  • Haz clic en la pestaña Filtro.

custom-report-builder-filter-tab

  • De manera predeterminada, los informes de eventos se limitan según la cantidad de datos de eventos que haya en la cuenta. Un mayor volumen de datos de eventos acortará el período disponible para informar sobre ese evento. Más información sobre este límite de eventos.

    custom-report-builder-event-timestamp
  • Configura las otras reglas de filtro haciendo clic en el menú desplegable Reglas de filtros y seleccionando una opción:
    • TODOS los filtros a continuación: los datos deben cumplir con todas las condiciones.
    • CUALQUIERA de los filtros: los datos deben cumplir con una o más de las condiciones.
    • Regla de filtro personalizada: los datos deben cumplir con el grupo de reglas personalizadas, separadas por operadores Y y O. Más información sobre cómo agrupar campos.

      custom-report-builder-filter-rules
  • Agregar condiciones a tus campos de filtros:
    • Debajo de Filtros inactivos, haz clic en un campo
    • Selecciona una condición para el campo y selecciona el valor de la condición. 
    • Haz clic en Aplicar

      custom-report-inactive-filter

Nota: las siguientes condiciones del filtro no incluirán registros que no tengan ningún valor para la propiedad filtrada:

  • no es igual a ninguno de
  • no contiene ninguno de
  • nunca ha sido igual a ninguno de
  • nunca ha contenido alguno de
  • no es igual a
  • no es ninguno de
  • Para agrupar tus filtros con lógica Y y O:
    • Haz clic en el filtro que deseas agrupar con otro.
    • Haz clic en el menú desplegable Agrupar con otro filtro y selecciona el número de filtro con el que deseas agrupar este filtro.custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • Haz clic en Aplicar.
    • Los filtros se agruparán juntos. Para actualizar el operador dentro del grupo, haz clic en el texto y del grupo y selecciona o. Más información sobre la diferencia entre las lógicas Y y O

    • También puedes introducir texto en el campo Reglas de filtro. Por ejemplo, ingresar (1 y 2) o 3 agrupará los primeros dos filtros con un operador Y, y el último filtro estará en su propia función con un operador O.
      custom-report-builder-custom-filter-rules-1

Guardar tu informe

Una vez que se configure el informe, guárdalo en la lista de informes, el panel o exporta los datos desde HubSpot.

Para guardar el informe en la lista de informes o en un panel:

  • En la parte superior derecha, haz clic en Guardar. Para guardar el informe como copia, haz clic en Guardar como.
  • En el panel derecho, introduce el nombre del informe en el campo Nombre del informe.
  • Selecciona dónde deseas guardar el informe:
    • No agregar a panel: el informe se agregará a tu lista de informes.
    • Agregar al panel existente: el informe se agregará a un panel existente. Para seleccionar el panel para agregar el informe, haz clic en el menú desplegable.
    • Agregar al nuevo panel: el informe se agregará a un panel que crearás. Introduce el nombre del panel y selecciona su visibilidad.
  • En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar.

También puedes exportar un informe para obtener tus datos sin conexión. Cuando configures un informe para exportarlo, todos los campos de la sección Campos se incluirán como columnas en la exportación.

Para exportar un informe:

  • En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar.
  • En el cuadro de diálogo, escribe el nombre de la exportación y luego selecciona el Formato de archivo en el que deseas guardar el informe. Haz clic en Exportar. El archivo comenzará a procesarse y recibirás una notificación una vez que esté disponible el informe para descargar.

Actualizar un informe

Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los datos disponibles cada dos horas. Puedes actualizar manualmente un informe o un panel cada 15 minutos para recuperar nuevos datos.

Para actualizar manualmente informes en un panel:

  • Dirígete a tus paneles de HubSpot haciendo clic en el símbolo del engranaje situado en la esquina superior izquierda de tu cuenta.
  • Utiliza el menú desplegable panel en la parte superior izquierda para seleccionar el panel que tiene el informe que deseas actualizar.
  • Para actualizar todos los informes de un panel, haz clic en el menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha, y luego selecciona Actualizar todos los informes

    dashboard-refresh-all-reports-1
  • Para actualizar un informe individual, coloca el cursor sobre el  informe, y luego haz clic en el verticalMenuícono de menú y selecciona Actualizar

    dashboard-refresh-individual-report

Para actualizar manualmente un informe de la biblioteca de informes:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
  • Haz clic en el nombre del informe que deseas actualizar.
  • En la parte inferior del informe, haz clic en Actualizar

    report-library-refresh-report

Límite de informes y datos

Ten en cuenta los siguientes límites al usar el generador de informes personalizados:

  • Los informes pueden tardar hasta 15 minutos en mostrar nuevos datos. Por ejemplo, si creas un nuevo contacto que coincida con los criterios de un informe, el contacto tardará hasta 15 minutos en aparecer en el informe.
  • Algunos campos, como Equipo de HubSpot y Propietario, se exportarán con ID internos en lugar de con etiquetas de HubSpot. 
  • Para informes de eventos, hay un intervalo de tiempo máximo de 12 meses o 10 millones de eventos. Si hay más de 10 millones de eventos para el tipo de evento seleccionado, se acortará el período de tiempo disponible. El período mínimo para los informes de eventos es un mes. Esto es para garantizar que el informe se cargue de manera eficiente y oportuna.