Tworzenie raportów za pomocą kreatora raportów własnych

Dzięki niestandardowemu konstruktorowi raportów HubSpot możesz analizować wiele źródeł danych w całym HubSpot. Różnica między niestandardowym konstruktorem raportów a innymi typami raportów HubSpot polega na tym, że oprócz obiektów można wyeksponować dane z działań marketingowych i sprzedażowych. Na przykład możesz utworzyć raport, aby zmierzyć, w jaki sposób klienci docelowi angażują się w Twoją witrynę.

Aby utworzyć raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych, użytkownik musi mieć uprawnienia dotworzenia/własności i edycji raportów.

W przypadku posiadania subskrypcji Operations Hub Enterprise można również tworzyć zestawy danych do zasilania raportów niestandardowych .

Tworzenie raportu

Tworzenie raportu w kreatorze raportów niestandardowych można podzielić na następujące kroki:

1. Wybierz źródła danych raportu: wybierz typy danych HubSpot, które raport będzie zawierał.
2. Dodaj pola do raportu: wybierz konkretne dane dotyczące właściwości, zdarzeń i aktywności, które mają być przedmiotem raportu.
3. Dostosuj filtry raportu: ustaw limity i granice dla dodanych pól.
4. Konfiguracja wizualizacji raportu: wybierz sposób wyświetlania danych.
5. Zapisać lub wyeksportować raport: udostępnić raport do wglądu dla siebie i innych osób lub wyeksportować go w celu pobrania danych w trybie offline.

Jeśli nie jesteś pewien, jaki typ wykresu najlepiej użyć w raporcie, możesz użyć funkcji inteligentnego wykresu, aby rozpocząć. Włączając inteligentny wykres przed dodaniem pól, HubSpot automatycznie zasugeruje typ wykresu na podstawie dodanych pól. Po wybraniu zalecanego typu wykresu, HubSpot automatycznie ułoży pola w zalecane kanały. Dowiedz się więcej o korzystaniu z inteligentnego wykresu.

Aby rozpocząć budowanie swojego raportu:

• W koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport.
• W sekcji Build from scratch kliknij Custom Report Builder.

Wybierz źródła danych

Źródła danych to obiekty, zasoby i zdarzenia, które chcesz raportować. Główne źródło danych będzie głównym punktem raportu, a wszystkie inne źródła danych będą odnosiły się do tego głównego źródła. Na przykład, raport z głównym źródłem danych Kontakty i dodatkowym źródłem danych Transakcje będzie zawierał tylko te transakcje, które są powiązane z kontaktami. Aby uwzględnić w raporcie wszystkie transakcje, w tym również te niepowiązane, należy wybrać opcję Deals jako podstawowe źródło danych. Dowiedz się więcej o wyborze źródeł danych.

Źródła danych można wybrać ręcznie, skorzystać z przykładowego raportu lub w przypadku posiadaniasubskrypcji Operations Hub Enterprise można oprzeć raport na zbiorze danych. Raport niestandardowy może zawierać do pięciu źródeł danych.

• Aby ręcznie wybrać źródła danych:
  • Wybierz podstawowe źródło danych, klikając menu rozwijane Podstawowe źródło danych i wybierając podstawowe źródło danych.
    
  • Wybierz swoje źródła wtórne, wybierając z sekcji CRM, Marketing, Sprzedaż, Serwis i Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise ).

Uwaga: podczas wybierania źródeł danych niektóre źródła danych mogą stać się niedostępne lub zostać wybrane automatycznie ze względu na sposób, w jaki HubSpot jest w stanie połączyć wiele źródeł danych.

• Aby wybrać przykładowy raport:
  • Kliknij kartę Przykładowe raporty.
    
    
    
    
    
  • Przeglądaj lub użyj paska wyszukiwania, aby wyświetlić dostępne raporty przykładowe. Przykładowe raporty są uporządkowane według istotności w oparciu o wybrane źródła podstawowe i wtórne.
  • Aby zbudować raport, wybierz przykładowy raport, a następnie kliknij przycisk Dalej w prawym górnym rogu.
  • W oknie kreatora raportów kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać raport w obecnej postaci lub dalej dostosować raport.
  • W każdej chwili możesz zobaczyć więcej przykładowych raportów klikając na Przykładowe raport y w prawym górnym rogu kreatora raportów. Następnie na prawym pasku bocznym wybierz przykładowy raport, który chcesz obejrzeć i kliknij Zastosuj.

• Aby wybrać zestaw danych dla swojego raportu:
  • Kliknij zakładkę Datasets.

• • Wybierz zestaw danych, który chcesz użyć. Dowiedz się więcej o zestawach danych.
• Po wybraniu źródeł danych, utwórz swój raport klikając Dalej w prawym górnym rogu. Zostaniesz przeniesiony do kreatora raportów.

• Możesz aktualizować swoje źródła danych w dowolnym momencie w kreatorze raportów klikając Edytuj źródła danych w lewym pasku bocznym.

Dodaj pola

Wybierz określone właściwości, pomiary aktywności i zdarzenia, aby dodać dane do raportu. Dostępne pola będą oparte na źródłach danych, które wybierzesz dla raportu. Ilość pól, które można dodać do raportu zależy od typu raportu:

• Wykresy słupkowe, liniowe, obszarowe i kombinowane: możesz dodać maksymalnie trzy pola lub cztery, jeśli uwzględnisz dodatkową oś Y.
• Wykresypączkowe, kołowe, KPI, tabelaryczne i przestawne: możesz dodać maksymalnie 20 pól.

Uwaga: pola zdarzeń mogą być widoczne w sekcji Zdarzenia w niektórych źródłach danych. Obecnie możesz wybrać tylko jedno pole zdarzeń dla raportu niestandardowego, a dane w polu zostaną automatycznie ograniczone do określonego zakresu czasu.

Aby dodać pola do raportu:

• W lewym panelu użyj paska wyszukiwania, kliknij menu rozwijane Przeglądaj lub kliknij ikonę Filtruj pola i wybierz źródło danych z polem, które chcesz dodać. Najedź na nieruchomość i kliknij verticalMenuA Actions, aby wyświetlić i edytować szczegóły i opis nieruchomości.
• Kliknij i przeciągnij pola z lewego paska bocznego do gniazd kanałów na karcie Konfiguracjalub kliknij verticalMenu Akcje > Dodaj do [X]
• . Jeśli masz włączony inteligentny wykres, wszystkie pola zostaną domyślnie dodane pod nagłówkiem Columns. Dla wszystkich innych typów wykresów, dostępne kanały będą się różnić w zależności od typu wykresu:
  • Oś X: linia pozioma w raporcie.
  • Oś Y: linia pionowa w raporcie.
  • Rozbijwedług: sekcje lub kategorie w raporcie.

Uwaga: dodanie pola z dużą ilością danych do kanału Break down by może spowodować, że raport nie będzie mógł się załadować. Dowiedz się więcej o unikaniu błędów związanych z żądaniem zbyt wielu punktów danych.

• • Values: ilość, ilość lub wartość raportu (czyli to, co jest liczone).
  • Group by: sekcje lub kategorie w raporcie.
  • Kolumny: kolum ny w raporcie.
  • Wyświetl szczegóły punktu według: dla wykresów typu scatter plot, kanał ten rozbija dane tworząc punkty na wykresie zgodnie z określonym polem. Podczas gdy opcja Rozbij według utworzy punkty zorganizowane według koloru, to ten slot zorganizuje wszystkie dane bez kolorów i dodatkowych mapowań. Użyj tego kanału zamiast opcji Podziel według , jeśli raportujesz na większych zestawach danych. Akceptuje pola wymiarów.
  • Rozmiar punktu wg: dla wykresów typu scatter plot użyj tego kanału, aby dodać trzecią wartość liczbową do wykresu i automatycznie skalować dane z pęcherzykami w wizualizacji. Akceptuje pola wymiarów.

Pola mogą być ustawione jako jeden z dwóch typów, które odzwierciedlają czy na danych pola jest wykonywana agregacja:

• Wymiary: pola bez agregacji, wyświetlane jako szare. Wymiary mogą być dowolnego typu danymi, w tym daty, liczby, znaki zapytania i ciągi znaków. Ten typ pola może być dodany tylko do osi X i Rozbijanie o szczelinę.
  
  
  
  
  

Uwaga: metoda agregacji dla domyślnych miar, takich jak Count of deals, jest ustawiona na Distinct count i nie można jej zmienić.

• Aby edytować pole, kliknij na ikonę strzałki w dół down obok pola. W oknie dialogowym, edytuj szczegóły pola, w zależności od typu pola:
  • Nazwa: zmień nazwę pola dla tego raportu.
  • Agregacja: metodaagregacji pola.
  • Sortuj: dla pól bez typu agregacji, wybierz wartość i kolejność, według której dane pola będą sortowane.
    • Wartość: sortowanie danych pola według wartości w porządku rosnącym lub malejącym.
    • Kolejność wyświetlania: sortuj dane pola według kolejności, w jakiej jego wartości są wyświetlane w HubSpot.
    • Count of records: jeśli Twój raport zawiera domyślną miarę, taką jak Count of contacts lub Count of companies, posortuj pole według tego domyślnego wymiaru.

  • Limit: dla pól bez typu agregacji, ustaw limit liczby wartości dodawanych do raportu z tego pola, takich jak Top 10 lub Bottom 20.

  • Format(beta): edycja sposobu użycia miejsc dziesiętnych, wartości ujemnych oraz separatorów tysięcy dla wybranego pola liczbowego. Za pomocą tego działania odpowiednie pola mogą być wyświetlane jako waluty lub procenty.

• Domyślnie dane raportu będą odświeżane podczas dokonywania zmian. Aby zapobiec odświeżaniu raportu, należy zaznaczyć pole wyboru Refresh as I make changes (Odświeżaj podczas wprowadzania zmian ) nad raportem. Następnie można ręcznie odświeżyć raport klikając ikonę odświeżania refresh.

Dostosuj filtry raportu

Dostosuj filtry raportu, aby bardziej sprecyzować, które dane są wyświetlane w raporcie.

Aby dostosować filtry raportów:

• Kliknij zakładkę Filtr lub kliknij verticalMenu Akcje > Dodaj do filtrów.

• Domyślnie raportowanie zdarzeń jest ograniczone ilością danych o zdarzeniach na koncie użytkownika. Większa ilość danych o zdarzeniach spowoduje skrócenie ram czasowych dostępnych dla raportowania tego zdarzenia. Dowiedz się więcej o tym limicie zdarzeń.
  
  
  
  
  
• Ustaw inne reguły filtrowania, klikając menu rozwijane Reguły filtrowania i wybierając opcję:
  
  • WSZYSTKIE z poniższych filtrów: dane powinny spełniać wszystkie warunki.
  • KAŻDY z poniższych filtrów: dane powinny spełniać jeden lub więcej warunków.
  • Custom filter rules: dane powinny być zgodne z niestandardowym grupowaniem reguł, oddzielonych operatorami AND i OR . Dowiedz się więcej o grupowaniu pól.
    
    
    
    
    

• Dodaj warunki do pól filtrujących:
  • Poniżej Nieaktywnych filtrów kliknij pole.

• • Wybierz warunek dla pola i wybierz wartość dla warunku.

• • Kliknąć Zastosuj.
    
    
    
    
    

• Aby pogrupować filtry za pomocą logiki AND, OR i NOT:
  • Kliknij filtr, który chcesz zgrupować z innym.
  • Kliknij menu rozwijane Grupuj z innym filtrem i wybierz numer filtra, z którym chcesz zgrupować ten filtr.
  • Kliknij Zastosuj.
  • Filtry zostaną zgrupowane. Aby zaktualizować operator w grupie, kliknij tekst i w grupie i wybierz lub. Logika not nie jest dostępna w tym filtrze grupowym. Dowiedz się więcej o różnicy między logiką AND i OR.

• • W polu Reguły filtra można również wprowadzić tekst. Na przykład wpisanie 1 i (NOT 2) spowoduje włączenie filtra 1, ale nie filtra 2. Podczas używania filtra NOT musi on być napisany wielkimi literami.
    

Konfiguracja wizualizacji raportu

• W zakładce Konfiguracja wybierz sposób wyświetlania danych, wybierając typ wykresu. Dowiedz się więcej o typach wykresów HubSpot.

• Jeśli nie jesteś pewien, jaki jest najlepszy typ wykresu do użycia w raporcie, wybierz funkcję inteligentnego wykresu, aby rozpocząć. Po włączeniu funkcji inteligentnego wykresu HubSpot będzie rekomendował typy wykresów, które najlepiej sprawdzają się w przypadku wybranych pól.
  • Aby włączyć inteligentny wykres, wybierz typ wykresu inteligentnego.
    
    
    
    
    
  • Po dodaniu pól do raportu HubSpot podświetli na niebiesko zalecane style wykresów.
  • Aby automatycznie ułożyć pola, wybierz zalecany typ wykresu. HubSpot ustawi wtedy pola w zalecanych kanałach, a także podzieli Twoje dane według jednego z dodanych pól w zależności od typu wykresu. Przy włączonym inteligentnym wykresie dodane pola pozostaną w nagłówku Columns, a nie w poszczególnych osiach, jak w standardowym raporcie niestandardowym.
  • Aby dokładniej skonfigurować raport, kliknij na funkcję inteligentnego wykresu, aby ją wyłączyć. Pola w zakładce Konfiguracja zostaną skategoryzowane według zalecanych osi, kolumn lub podziału w zależności od typu wykresu.

• Aby dodać drugą oś Y do wykresu, kliknij + Dodaj kolejną oś Y. Wykres zostanie wtedy przekonwertowany na wykres kombinowany, a Ty będziesz mógł skonfigurować każdą oś Y osobno w ustawieniach wykresu. Dowiedz się więcej o używaniu wielu osi Y.

• Aby dokładniej skonfigurować ustawienia wykresu, kliknij Ustawienia wykresu. Dostępne ustawienia wykresu zależą od wybranego typu wykresu.
  • Skala osi: skala, w której wyświetlane są dane, liniowa lub logarytmiczna.
    • Liniowy: reprezentuje dane na wykresie w skali rzeczywistej. Na wykresie będą widoczne wartości odstające.
      
      
      
      
      
    • Logarytmiczna: zagęszczenie danych na wykresie w celu zmniejszenia odstępów między punktami danych. Może to być przydatne w przypadku konieczności porównania danych zawierających drastyczne wartości skrajne.
      
      
      
      
      
  • Paleta kolorów: wybierz schemat kolorów wykresu z zestawu motywów kolorystycznych HubSpot.
  • Kolory: aby jeszcze bardziej dostosować schemat kolorów, kliknij próbnik kolorów obok wartości podziału i wybierz kolor.
  • Narastająco: dla raportów wykresów liniowych i obszarowych z wartościami daty lub czasu na osi X, przedstawiaj wartości narastająco na osi X.
    
    
    
    
    
  • Pozycja legendy: domyślnie legenda wykresu będzie wyświetlana na górze wykresu, aby wskazać dane według wartości i koloru. Aby zmienić pozycję legendy, kliknij w menu rozwijane, a następnie wybierz pozycję.
  • Max: maksymalna wartość, jaką wyświetli oś wykresu. To ustawienie kontroluje jak bardzo powiększona jest wizualizacja. Na przykład wartość 100 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y będzie wyświetlana do wartości 100.
    
    
    • Ustawienie to nie filtruje danych z raportu, a jedynie służy do wyświetlania.
    • W przypadku zastosowania logarytmicznej skali osi, kreator raportów zaokrągli tę wartość do najbliższego przyrostu w oparciu o skalę logarytmiczną.
      
      
      
      
      
    
    
    
    
  • Min: minimalna wartość wyświetlana na osi wykresu. Ustawienie to kontroluje jak bardzo powiększona jest wizualizacja. Na przykład wartość 50 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y zacznie się od wartości 50. To ustawienie nie filtruje danych z raportu i służy jedynie do wyświetlania.
  • Cel miesięczny: wpisz liczbę, aby dodać linię celu do wykresu. Cel miesięczny może być używany tylko w wizualizacji XY (np. pionowy wykres słupkowy, obszarowy lub liniowy), gdy na osi x używana jest właściwość oparta na dacie.
  • Show Bubble Legend: w przypadku wykresów typu scatter plot, gdy raport zawiera pole View point size by, można dodać rozmiar bąbelka do legendy, zaznaczając pole wyboru.
  • Pokaż etykiety danych: domyślnie wykresy zawierają etykiety danych, aby pokazać konkretne wartości. Aby ukryć te etykiety, wyczyść pole wyboru.
  • Format etykiet danych: w przypadku wykresów rozproszonych, gdy wybrana jest opcja Pokaż etykiety danych, można wybrać, jakie etykiety danych pojawią się na wykresie. Na przykład wybierz (X,Y) , aby pokazać etykiety danych dla wartości z osi X i Y.
  • Krycie: w przypadku wykresów rozproszonych można ustawić krycie punktów na wykresie. Mniejsze krycie może być pomocne, gdy dane nakładają się na siebie wizualnie.

• • Pokaż znaczniki: domyślnie wykresy liniowe i obszarowe zawierają wskaźniki w punktach danych wzdłuż osi. Aby usunąć wskaźniki, wyczyść pole wyboru.
  • Pokaż dzisiejszy dzień: domyślnie wykresy liniowe i obszarowe zawierają tylko dane z poprzednich dni. Aby uwzględnić dane z bieżącego dnia do tej pory, zaznacz pole wyboru.
  • Pokaż sumy: domyślnie wykresy pączkowe i kołowe wyświetlają całkowite dane zawarte w raporcie. Aby ukryć sumę, wyczyść pole wyboru.
  • Stacked: układa Break down według wartości, co może poprawić czytelność raportu.
  • Oś Y 1 i 2: w przypadku wykresów kombinowanych można wybrać, czy każda oś Y ma być wyświetlana jako Bar, Line lub Area chart. Ustawienia dla każdego typu wizualizacji osi Y są takie same jak ustawienia dostępne dla ogólnego typu wykresu. Aby dodać dane do drugiej osi Y, kliknij Dodaj kolejną oś Y na zakładce Konfiguracja .
    
    
    
    
    
  • Tryb osi Y: domyślnie wykresy kombinowane ustawione są w trybie Podwójna oś

Uwaga: raporty zawierające więcej niż 99 wartości we właściwości Break down by nie będą mogły być wyświetlane na pulpitach nawigacyjnych i będą musiały być przeglądane w narzędziu raportów.

Zapisz swój raport

Po skonfigurowaniu raportu zapisz go na liście raportów, pulpicie nawigacyjnym lub wyeksportuj dane z HubSpot.

Aby zapisać raport na swojej liście raportów lub pulpicie nawigacyjnym:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. Aby zapisać raport jako kopię, kliknij przycisk Zapisz jako.
• W prawym panelu, w polu Nazwa raportu wpisz nazwę raportu.
• Wybierz miejsce, do którego chcesz zapisać raport:
  
  • Don't add to dashboard: raport zostanie dodany do Twojej listy raportów.
  • Dodaj do istniejącego dashboardu: raport zostanie dodany do istniejącego dashboardu. Aby wybrać pulpit, do którego ma zostać dodany raport, kliknij menu rozwijane.
  • Dodaj donowego dashboardu: raport zostanie dodany do dashboardu, który utworzysz. Wpisz nazwę deski rozdzielczej i wybierz jej widoczność.
• W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Możesz również wyeksportować raport, aby przenieść swoje dane w tryb offline. Podczas konfigurowania raportu do eksportu, wszystkie pola w sekcji Fields będą uwzględnione jako kolumny w eksporcie. Wszystkie pola w raporcie będą eksportowane z ich oryginalną nazwą, nawet jeśli zmieniłeś nazwę w konstruktorze raportu.

Aby wyeksportować raport:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Eksportuj.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę eksportu, a następnie wybierz Format pliku, jako który chcesz zapisać raport. Kliknij przycisk Eksportuj. Rozpocznie się przetwarzanie pliku, a Ty otrzymasz powiadomienie, gdy raport będzie dostępny do pobrania.

Odświeżanie raportu

Raporty zbudowane za pomocą custom report builder będą automatycznie odświeżane z nowo dostępnymi danymi co dwie godziny. Możesz jednak ręcznie odświeżać raport lub pulpit raz na 15 minut, aby pobrać nowe dane.

Aby ręcznie odświeżyć raporty na desce rozdzielczej:

• W koncie HubSpot przejdź do Raporty > Pulpity.
• Użyj menu rozwijanego dashboard w lewym górnym rogu, aby wybrać dashboard z raportem, który chcesz odświeżyć.
• Aby odświeżyć wszystkie raporty na desce rozdzielczej, kliknij menu rozwijane Actions w prawym górnym rogu, a następnie wybierz opcję Refresh all reports.
  
  
  
  
  
• Aby odświeżyć pojedynczy raport, najedź na niego, a następnie kliknijikonę menu verticalMenu i wybierz opcję Odśwież.
  
  
  
  
  

Aby ręcznie odświeżyć raport z biblioteki raportów:

• W koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty.
• Kliknij nazwę raportu, który chcesz odświeżyć.
• W dolnej części raportu kliknij Odśwież.
  
  
  
  
  

Raportowanie i limity danych

Podczas korzystania z kreatora raportów niestandardowych należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• W celu zwiększenia wydajności, raporty nietablicowe są ograniczone do 1000 unikalnych wierszy danych. Aby zmniejszyć liczbę wierszy w raporcie, zaleca się dodanie filtrów, aby dane były bardziej szczegółowe, lub użycie wymiarów, które mają mniejszą liczbę unikalnych wartości (na przykład wiele właściwości typu select). Raporty tabelaryczne są paginowane i mogą zawierać ponad 1000 wierszy.
• Nowe dane pojawiają się w raportach po 10-15 minutach. Na przykład w przypadku utworzenia nowego kontaktu, który spełnia kryteria raportu, kontakt ten nie pojawi się w raporcie przez 10-15 minut.
• Raporty zbudowane za pomocą custom report builder będą automatycznie odświeżane z nowymi dostępnymi danymi co dwie godziny. Aby pobrać nowe dane przed kolejnym automatycznym odświeżeniem, dowiedz się, jak ręcznie odświeżyć raport.
• Niektóre pola, takie jak zespół HubSpot i pola Właściciel, będą eksportowane z wewnętrznymi identyfikatorami zamiast etykiet HubSpot.
• W przypadku raportowania zdarzeń istnieje maksymalny zakres czasowy 12 miesięcy lub 10 milionów zdarzeń. Jeśli dla wybranego typu zdarzenia jest ponad 10 milionów zdarzeń, dostępny zakres czasowy zostanie skrócony. Minimalny zakres czasowy dla raportowania zdarzeń to jeden miesiąc. Ma to na celu zapewnienie sprawnego i terminowego ładowania raportu.