Tworzenie raportów za pomocą kreatora raportów niestandardowych

Niestandardowy kreator raportów HubSpot umożliwia analizowanie wielu źródeł danych w HubSpot. Różnica między kreatorem raportów niestandardowych a innymi typami raportów HubSpot polega na tym, że oprócz obiektów można wyświetlać dane z działań marketingowych i sprzedażowych. Możesz na przykład utworzyć raport, aby zmierzyć, w jaki sposób Twoi docelowi klienci korzystają z Twojej witryny.

Aby tworzyć raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych, użytkownik musi mieć uprawnienia do tworzenia/własności i edycji raportów.

Jeśli posiadasz subskrypcję Operations Hub Enterprise, możesz również tworzyć zestawy danych do obsługi raportów nie standardowych.

Tworzenie raportu

Tworzenie raportu w kreatorze raportów niestandardowych można podzielić na następujące kroki:

1. Wybierz źródła danych raportu: wybierz typy danych HubSpot, które będzie zawierał raport.
2. Dodawanie pól do raportu: wybieranie konkretnych danych właściwości, zdarzeń i aktywności do raportowania.
3. Dostosuj filtry raportu: ustaw limity i granice dla dodanych pól.
4. Skonfiguruj wizualizację raportu: wybierz sposób wyświetlania danych.
5. Zapiszlub wyeksportuj raport: udostępnij raport do wglądu sobie i innym lub wyeksportuj go, aby pobrać dane offline.

Jeśli nie masz pewności, jakiego typu wykresu najlepiej użyć w raporcie, możesz skorzystać z funkcji inteligentnego wykresu, aby rozpocząć pracę. Po włączeniu inteligentnego wykresu przed dodaniem pól, HubSpot automatycznie zasugeruje typ wykresu na podstawie dodanych pól. Po wybraniu zalecanego typu wykresu HubSpot automatycznie rozmieści pola w zalecanych kanałach. Dowiedz się więcej o korzystaniu z inteligentnego wykresu.

Aby rozpocząć tworzenie raportu:

• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty..
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport.
• W sekcji Twórz od podstaw kliknij opcję Custom Report Builder.

Wybierz źródła danych

Źródła danych to obiekty, zasoby i zdarzenia, które mają być raportowane. Podstawowe źródło danych będzie głównym tematem raportu, a wszystkie inne źródła danych będą odnosić się do tego podstawowego źródła. Na przykład raport z podstawowym źródłem danych Kontakty i dodatkowym źródłem danych Transakcje będzie zawierał tylko te transakcje, które są powiązane z kontaktami. Aby uwzględnić w raporcie wszystkie transakcje, w tym transakcje niepowiązane, należy wybrać Transakcje jako podstawowe źródło danych. Dowiedz się więcej o wybieraniu źródeł danych.

Źródła danych można wybrać ręcznie, użyć przykładowego raportu lub, jeśli posiadaszsubskrypcję Operations Hub Enterprise , możesz oprzeć raport na zestawie danych. Raport niestandardowy może zawierać do pięciu źródeł danych.

• Aby ręcznie wybrać źródła danych:
  • Wybierz podstawowe źródło, klikając menu rozwijane Podstawowe źródło danych i wybierając podstawowe źródło.
    
  • Wybierz źródła dodatkowe, wybierając z sekcji CRM, Marketing, Sales, Service i Custom objects( tylkoEnterprise ).

Uwaga: podczas wybierania źródeł danych niektóre źródła danych mogą stać się niedostępne lub zostać wybrane automatycznie ze względu na sposób, w jaki HubSpot może łączyć wiele źródeł danych.

• Aby wybrać przykładowy raport:
  • Kliknij kartę Przykładowe raport y.
    
    

• • Przeglądaj lub użyj paska wyszukiwania, aby wyświetlić dostępne przykładowe raporty. Przykładowe raporty są uporządkowane według trafności na podstawie wybranych źródeł pierwotnych i wtórnych.
  • Aby utworzyć raport, wybierz przykładowy raport, a następnie kliknij przycisk Dalej w prawym górnym rogu.
  • W kreatorze raportów kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać raport w niezmienionej formie lub dalej dostosowywać raport.
  • W dowolnym momencie możesz wyświetlić więcej przykładowych raportów, klikając Przykładowe raporty w prawym górnym rogu kreatora raportów. Następnie na prawym pasku bocznym wybierz przykładowy raport, który chcesz wyświetlić, i kliknij przycisk Zastosuj.

• Aby wybrać zestaw danych dla raportu:
  • Kliknij kartę Datasets.

• • Wybierz zestaw danych, którego chcesz użyć. Dowiedz się więcej o zestawach danych.
• Po wybraniu źródeł danych utwórz raport, klikając przycisk Dalej w prawym górnym rogu. Zostaniesz przeniesiony do kreatora raportów.

• Źródła danych można aktualizować w dowolnym momencie w kreatorze raportów, klikając opcję Edytuj źródła danych na lewym pasku bocznym.

Dodaj pola

Wybierz określone właściwości, pomiary aktywności i zdarzenia, aby dodać dane do raportu. Dostępne pola będą oparte na źródłach danych wybranych dla raportu. Liczba pól, które można dodać do raportu, zależy od jego typu:

• Wykresy słupkowe, liniowe, obszarowe i kombinowane: można dodać maksymalnie trzy pola lub cztery, jeśli dołączona jest dodatkowa oś Y.
• Wykrespączkowy, kołowy, KPI, tabela i tabela przestawna : można dodać maksymalnie 20 pól.

Uwaga: pola wydarzeń mogą być widoczne w sekcji Wydarzenia w niektórych źródłach danych. Obecnie można wybrać tylko jedno pole zdarzenia dla raportu niestandardowego, a dane w polu zostaną automatycznie ograniczone do określonego zakresu czasu.

Aby dodać pola do raportu:

• W lewym panelu użyj paska wyszukiwania, kliknij menu rozwijane Przeglądaj lub kliknij ikonę Filtruj pola i wybierz źródło danych z polem, które chcesz dodać. Najedź kursorem na obiekt i kliknij verticalMenuA Actions, aby wyświetlić i edytować szczegóły i opis obiektu.
• Kliknij i przeciągnij pola z lewego paska bocznego do gniazd kanałów na karcie Konfiguracjalub kliknij verticalMenu Akcje > Dodaj do [X].
• Jeśli masz włączony inteligentny wykres, wszystkie pola zostaną domyślnie dodane w nagłówku Kolumny. W przypadku wszystkich innych typów wykresów dostępne kanały będą się różnić w zależności od typu wykresu:
  • Oś X: pozioma linia w raporcie.
  • Oś Y: pionowa linia w raporcie.
  • Podziałwedług: sekcje lub kategorie w raporcie.

Uwaga: dodanie pola z dużą ilością danych do kanału Podział według może spowodować, że raport nie będzie mógł zostać załadowany. Dowiedz się więcej o unikaniu błędów związanych z żądaniem zbyt wielu punktów danych. Raporty zawierające więcej niż 99 wartości w polu Podział według właściwości nie będą mogły być wyświetlane na pulpitach nawigacyjnych i będą musiały być przeglądane w narzędziu raportów.

• • Wartości: kwota, ilość lub wartość raportu (tj. to, co jest liczone).
  • Group by: sekcje lub kategorie w raporcie.
  • Kolumny: kolumny w raporcie.
  • Wyświetl szczegóły punktu według: w przypadku wykresów punktowych ten kanał dzieli dane, tworząc punkty na wykresie zgodnie z określonym polem. Podczas gdy podział według utworzy punkty uporządkowane według koloru, to miejsce uporządkuje wszystkie dane bez koloru lub dodatkowych mapowań. Używaj tego kanału zamiast Podziału według podczas raportowania większych zestawów danych. Akceptuje pola wymiarów.
  • View point size by: w przypadku wykresówpunktowych użyj tego kanału, aby dodać trzecią wartość liczbową do wykresu i automatycznie skalować dane za pomocą bąbelków w wizualizacji. Akceptuje pola miar.

Pola można ustawić jako jeden z dwóch typów, które odzwierciedlają, czy na danych pola wykonywana jest agregacja:

• Wymiary: pola bez agregacji, wyświetlane w kolorze szarym. Wymiary mogą być dowolnego typu danymi, w tym datami, liczbami, wartościami logicznymi i ciągami znaków. Ten typ pola można dodać tylko do osi X i rozbić według miejsca.
  
  
• Miary : pola z ustawioną metodą agregacji, wyświetlane w kolorze zielonym. Miary są zazwyczaj wartościami liczbowymi lub ilościowymi, takimi jak liczba powiązanych transakcji. Ten typ pola można dodać tylko do osi Y. Do jednego raportu można dodać maksymalnie dziesięć miar.

Uwaga: metoda agregacji dla domyślnych miar, takich jak liczba transakcji, jest ustawiona na liczbę odrębną i nie można jej dostosować.

• Aby edytować pole, kliknij ikonę strzałki w dół down obok pola. W oknie dialogowym edytuj szczegóły pola, w zależności od typu pola:
  • Nazwa: zmiana nazwy pola dla tego raportu.
  • Agregacja: metoda agregacji pola.
  • Sortuj: w przypadku pól bez typu agregacji wybierz wartość i kolejność sortowania danych pola.
    • Etykieta : sortuje dane pola według etykiet w kolejności rosnącej lub malejącej.
    • Wartość: sortuje dane pola według wartości w kolejności rosnącej lub malejącej.
    • Kolejnośćwyświetlania: sortuje dane pola według kolejności, w jakiej jego wartości są wyświetlane w HubSpot.
    • Liczba rekordów: jeśli raport zawiera domyślną miarę, taką jak liczba kontaktów lub liczba firm, posortuj pole według tego domyślnego wymiaru.

  • Limit : w przypadku pól bez typu agregacji ustaw limit liczby wartości dodawanych do raportu z tego pola, na przykład Top 10 lub Bottom 20.

  • Format(beta): umożliwia edycję sposobu używania miejsc dziesiętnych, wartości ujemnych i separatorów tysięcy w wybranym polu liczbowym. Za pomocą tej miary odpowiednie pola mogą być wyświetlane jako waluty lub wartości procentowe.

• Domyślnie dane raportu będą odświeżane po wprowadzeniu zmian. Aby zapobiec odświeżaniu raportu, zaznacz pole wyboru Odświeżaj, gdy wprowadzam zmiany nad raportem. Następnie można ręcznie odświeżyć raport, klikając ikonę odświeżania refresh.

Dostosowywanie filtrów raportów

Dostosuj filtry raportu, aby bardziej szczegółowo określić, które dane są wyświetlane w raporcie.

Aby dostosować filtry raportu:

• Kliknij kartę Filtr lub kliknij verticalMenu Akcje > Dodaj do filtrów.

• Domyślnie raportowanie zdarzeń jest ograniczone ilością danych zdarzeń na koncie. Większa ilość danych o zdarzeniach spowoduje skrócenie ram czasowych dostępnych do raportowania tego zdarzenia. Dowiedz się więcej o tym limicie zdarzeń.
  
  
• Ustaw inne reguły filtrowania, klikając menu rozwijane Reguły filtrowania i wybierając opcję:
  
  • WSZYSTKIE z poniższych filtrów: dane powinny spełniać wszystkie warunki.
  • KAŻDY z poniższych filtrów: dane powinny spełniać jeden lub więcej warunków.
  • Niestandardowe reguły filtrowania: dane powinny być zgodne z niestandardowymi regułami grupowania, oddzielonymi operatorami AND i OR . Dowiedz się więcej o grupowaniu pól.
    
    

• Dodaj warunki do pól filtrów:
  • Poniżej opcji Nieaktywne filtry kliknij pole.

• • Wybierz warunek dla pola i wybierz wartość dla warunku.

• • Kliknij przycisk Zastosuj.
    
    

• Aby pogrupować filtry za pomocą logiki AND, OR i NOT:
  • Kliknij filtr, który chcesz zgrupować z innym filtrem.
  • Kliknij menu rozwijane Grupuj z innym filtrem i wybierz numer filtra, z którym chcesz zgrupować ten filtr.
  • Kliknij przycisk Zastosuj.
  • Filtry zostaną zgrupowane razem. Aby zaktualizować operator w grupie, kliknij tekst i w grupie i wybierz lub. Logika not nie jest dostępna w tym filtrze grupowym. Dowiedz się więcej o różnicy między logiką AND i OR.

• • W polu Reguły filtr owania można również wprowadzić tekst. Na przykład wpisanie 1 i (NIE 2) spowoduje uwzględnienie danych zgodnych z filtrem 1, ale niezgodnych z filtrem 2. W przypadku korzystania z filtra NOT, musi on być zapisany wielkimi literami.
    

Konfiguracja wizualizacji raportu

• W zakładce Configure wybierz sposób wyświetlania danych, wybierając typ wykresu. Dowiedz się więcej o typach wykresów HubSpot.

• Jeśli nie masz pewności, jakiego typu wykresu najlepiej użyć w swoim raporcie, wybierz funkcję inteligentnego wykresu, aby rozpocząć. Po włączeniu inteligentnego wykresu HubSpot zarekomenduje typy wykresów, które najlepiej pasują do wybranych pól.
  • Aby włączyć inteligentny wykres, wybierz typ inteligentnego wykresu.
    
    

• • Po dodaniu pól do raportu HubSpot podświetli zalecane style wykresów na niebiesko.
  • Aby automatycznie uporządkować pola, wybierz zalecany typ wykresu. Następnie HubSpot ustawi pola w zalecanych kanałach, a także podzieli dane według jednego z dodanych pól w zależności od typu wykresu. Po włączeniu inteligentnego wykresu dodane pola pozostaną w nagłówku Kolumny, a nie na poszczególnych osiach, jak w standardowym raporcie niestandardowym.
  • Aby dokładniej skonfigurować raport, kliknij funkcję inteligentnego wykresu, aby ją wyłączyć. Pola na karcie Konfiguracja zostaną skategoryzowane według zalecanych osi, kolumn lub podziałów w zależności od typu wykresu.

• Aby dodać drugą oś Y do wykresu, kliknij + Dodaj kolejną oś Y. Wykres zostanie przekonwertowany na wykres kombinowany i będzie można skonfigurować każdą oś Y osobno w ustawieniach wykresu. Dowiedz się więcej o korzystaniu z wielu osi Y.

• Aby dokładniej skonfigurować ustawienia wykresu, kliknij Ustawienia wykresu. Dostępne ustawienia wykresu zależą od wybranego typu wykresu.
  • Skala osi: skala, w jakiej wyświetlane są dane, liniowa lub logarytmiczna.
    • Liniowa: przedstawia dane wykresu w skali rzeczywistej. Na wykresie będą wyraźnie widoczne wartości odstające.
      
      

• • • Logarytmiczny: kondensuje dane wykresu, aby zmniejszyć przestrzeń między punktami danych. Może to być przydatne, gdy trzeba porównać dane zawierające drastyczne wartości odstające.
      
      

• • Etykietaosi Y : edycja nazwy etykiety na osi y. Jeśli nie zostaną wprowadzone żadne zmiany, etykieta osi Y zostanie domyślnie ustawiona na nazwę właściwości miary wymienionej jako pierwsza.
  • Paleta kolorów: wybierz schemat kolorów wykresu z zestawu motywów kolorystycznych HubSpot.
  • Kolory : aby dodatkowo dostosować schemat kolorów, kliknij próbnik kolorów obok wartości zestawienia i wybierz kolor.
  • Narastająco: w przypadku raportów wykresów liniowych i obszarowych z wartościami daty lub czasu na osi X, przedstaw wartości narastająco na osi X.
    
    

• • Położenie leg endy: domyślnie legenda wykresu będzie wyświetlana w górnej części wykresu w celu wskazania danych według wartości i koloru. Aby zmienić pozycję legendy, kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz pozycję.
  • Max : maksymalna wartość wyświetlana na osi wykresu. To ustawienie kontroluje stopień powiększenia wizualizacji. Na przykład wartość 100 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y będzie wyświetlana do wartości 100.
    
    
    • To ustawienie nie filtruje danych z raportu i służy wyłącznie do celów wyświetlania.
    • W przypadku użycia ze skalą osi logarytmicznej kreator raportów zaokrągli tę wartość w górę do najbliższego przyrostu w oparciu o skalę logarytmiczną.
      
      

• • Min : minimalna wartość wyświetlana na osi wykresu. To ustawienie kontroluje stopień powiększenia wizualizacji. Na przykład wartość 50 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y zacznie się od wartości 50. To ustawienie nie filtruje danych z raportu i służy wyłącznie do celów wyświetlania.
  • Cel miesięczny: wprowadź liczbę, aby dodać linię celu do wykresu. Cel miesięczny może być używany tylko w wizualizacji XY (np. pionowy wykres słupkowy, obszarowy lub liniowy), gdy na osi x używana jest właściwość oparta na dacie.
  • Pokażlegendę bąbelków: w przypadku wykresów punktowych, gdy raport zawiera rozmiar punktu widoku według pola, można dodać rozmiar bąbelka do legendy, zaznaczając pole wyboru.
  • Pokaż etykietydanych: domyślnie wykresy zawierają etykiety danych pokazujące określone wartości. Aby ukryć te etykiety, usuń zaznaczenie pola wyboru.
  • Format etykiet danych: w przypadku wykresów punktowych po wybraniu opcji Pokaż etykiety danych można wybrać, które etykiety danych będą wyświetlane na wykresie. Na przykład wybierz opcję (X,Y) , aby wyświetlić etykiety danych dla wartości z osi X i Y.
  • Krycie: w przypadku wykresów punktowych można ustawić krycie punktów na wykresie. Mniejsze krycie może być pomocne, gdy dane nakładają się na siebie wizualnie.

• • Pokaż znaczniki: domyślnie wykresy liniowe i obszarowe zawierają wskaźniki w punktach danych wzdłuż osi. Aby usunąć wskaźniki, usuń zaznaczenie pola wyboru.
  • Pokażdzisiaj: domyślnie wykresy liniowe i obszarowe zawierają tylko dane z poprzednich dni. Aby uwzględnić dane z bieżącego dnia, zaznacz to pole wyboru.
  • Pokażsumy: domyślnie wykresy kołowe i pączkowe wyświetlają łączne dane zawarte w raporcie. Aby ukryć sumę, usuń zaznaczenie pola wyboru.
  • Stacked: układa wykres Break down według wartości, co może poprawić czytelność raportu.
  • Oś Y 1 i 2: w przypadku wykresów kombinowanych można wybrać, czy każda oś Y ma być wyświetlana jako wykres słupkowy, liniowy czy obszarowy. Ustawienia dla każdego typu wizualizacji osi Y są takie same, jak ustawienia dostępne dla ogólnego typu wykresu. Aby dodać dane do innej osi Y, kliknij i przeciągnij miarę do sekcji osi Y na karcie Konfiguruj .

• • Tryb osi Y: domyślnie wykresy kombinowane są ustawione na tryb podwójnej osi

Zapisz raport

Po skonfigurowaniu raportu zapisz go na liście raportów, pulpicie nawigacyjnym lub wyeksportuj dane z HubSpot.

Aby zapisać raport na liście raportów lub pulpicie nawigacyjnym:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. Aby zapisać raport jako kopię, kliknij przycisk Zapisz jako.
• W prawym panelu wprowadź nazwę raportu w polu Report name.
• Wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać raport:
  
  • Don't add to dashboard: raport zostanie dodany do listy raportów.
  • Add to existing dashboard: raport zostanie dodany do istniejącego pulpitu nawigacyjnego. Aby wybrać pulpit nawigacyjny, do którego ma zostać dodany raport, kliknij menu rozwijane.
  • Dodajdo nowego pulpitu nawigacyjnego: raport zostanie dodany do utworzonego pulpitu nawigacyjnego. Wprowadź nazwę pulpitu nawigacyjnego i wybierz jego widoczność.
• W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Możesz także wyeksportować raport, aby przenieść dane w tryb offline. Podczas konfigurowania raportu do eksportu wszystkie pola w sekcji Pola zostaną uwzględnione jako kolumny w eksporcie. Wszystkie pola w raporcie zostaną wyeksportowane z oryginalną nazwą, nawet jeśli nazwa została zmieniona w kreatorze raportów.

Aby wyeksportować raport:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Eksportuj.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę eksportu, a następnie wybierz format pliku, w którym chcesz zapisać raport. Kliknij przycisk Eksportuj. Rozpocznie się przetwarzanie pliku, a gdy raport będzie dostępny do pobrania, otrzymasz powiadomienie.

Odświeżanie raportu

Raporty utworzone za pomocą niestandardowego konstruktora raportów będą automatycznie odświeżane przy użyciu nowo dostępnych danych co dwie godziny. Można jednak ręcznie odświeżać raport lub pulpit nawigacyjny raz na 15 minut, aby pobrać nowe dane.

Aby ręcznie odświeżyć raporty na pulpicie nawigacyjnym:

• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Pulpity..
• Użyj menu rozwijanego pulpitu nawigacyjnego w lewym górnym rogu, aby wybrać pulpit nawigacyjny z raportem, który chcesz odświeżyć.
• Aby odświeżyć wszystkie raporty na pulpicie nawigacyjnym, kliknij menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu, a następnie wybierz opcję Odśwież wszystkie raporty.
  
  
• Aby odświeżyć pojedynczy raport, najedź na niego kursorem, kliknijikonę menu verticalMenu i wybierz opcję Odśwież.
  
  

Aby ręcznie odświeżyć raport z biblioteki raportów:

• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty..
• Kliknij nazwę raportu, który chcesz odświeżyć.
• W dolnej części raportu kliknij przycisk Odśwież.
  
  

Raportowanie i limity danych

Podczas korzystania z konstruktora raportów niestandardowych należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• W celu zwiększenia wydajności raporty nietabelaryczne są ograniczone do 1000 unikalnych wierszy danych. Aby zmniejszyć liczbę wierszy w raporcie, zaleca się dodanie filtrów w celu uszczegółowienia danych lub użycie wymiarów, które mają mniejszą liczbę unikalnych wartości (na przykład wiele właściwości typu select). Raporty tabelaryczne są stronicowane i mogą zawierać ponad 1000 wierszy.
• Pojawienie się nowych danych w raportach zajmuje 10-15 minut. Na przykład, jeśli utworzysz nowy kontakt, który spełnia kryteria raportu, kontakt nie pojawi się w raporcie przez 10-15 minut.
• Raporty utworzone za pomocą kreatora raportów niestandardowych będą automatycznie odświeżane za pomocą nowo dostępnych danych co dwie godziny. Aby pobrać nowe dane przed następnym automatycznym odświeżeniem, dowiedz się, jak ręcznie odświeżyć raport.
• Niektóre pola, takie jak zespół HubSpot i pola właściciela, będą eksportowane z wewnętrznymi identyfikatorami, a nie etykietami HubSpot.
• W przypadku raportowania zdarzeń maksymalny zakres czasu wynosi 12 miesięcy lub 10 milionów zdarzeń. Jeśli dla wybranego typu wydarzenia istnieje ponad 10 milionów zdarzeń, dostępne ramy czasowe zostaną skrócone. Minimalne ramy czasowe dla raportowania zdarzeń to jeden miesiąc. Ma to na celu zapewnienie wydajnego i terminowego ładowania raportu.