Rapporten maken met de custom report builder

Met de custom report builder van HubSpot kun je meerdere gegevensbronnen in HubSpot analyseren. Het verschil tussen de custom report builder en andere soorten HubSpot-rapporten is dat je naast objecten ook gegevens van marketing- en verkoopactiviteiten kunt weergeven. Je kunt bijvoorbeeld een rapport maken om te meten hoe je doelaccounts omgaan met je website.

Om rapporten te maken met de custom report builder, moet de gebruiker machtigingen hebben voor het maken/eigen en bewerken van rapporten.

Als je een Operations Hub Enterprise-abonnement hebt, kun je ook datasets maken voor je aangepaste rapporten.

Een rapport maken

Het maken van een rapport in de custom report builder kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

1. Selecteer de gegevensbronnen van het rapport: selecteer de typen HubSpot-gegevens die het rapport zal bevatten.
2. Voeg velden toe aan het rapport: selecteer de specifieke eigenschappen, gebeurtenissen en activiteiten waarover gerapporteerd moet worden.
3. Rapportfilters aanpassen: stel limieten en grenzen in voor de velden die je hebt toegevoegd.
4. Rapportvisualisatie configureren: kies hoe je de gegevens wilt weergeven.
5. Het rapport opslaan of exporteren: maak je rapport beschikbaar voor jezelf en anderen om te bekijken, of exporteer het om je gegevens offline te halen.

Als je niet zeker weet wat het beste type grafiek is om te gebruiken voor je rapport, kun je de slimme grafiekfunctie gebruiken om je op weg te helpen. Door slimme grafieken in te schakelen voordat je velden toevoegt, zal HubSpot automatisch een grafiektype voorstellen op basis van de velden die je toevoegt. Zodra je een aanbevolen grafiektype hebt geselecteerd, zal HubSpot de velden automatisch indelen in aanbevolen kanalen. Meer informatie over het gebruik van slimme grafieken.

Om te beginnen met het maken van je rapport:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Rapport maken.
• Klik in het gedeelte Rapporten vanaf nul maken op Custom Report Builder.
• Klik op Kies mijn eigen gegevensbronnen of Begin met een dataset. Meer informatie over datasets.

Gegevensbronnen selecteren

Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover je wilt rapporteren. De primaire gegevensbron staat centraal in het rapport, alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die primaire bron. Bijvoorbeeld, een rapport met als primaire bron Contactpersonen en als secundaire bron Deals zal alleen deals ophalen die gekoppeld zijn aan contactpersonen. Om alle deals in het rapport op te nemen, inclusief niet-gekoppelde deals, moet u Deals als primaire gegevensbron selecteren. Meer informatie over het selecteren van gegevensbronnen.

Je kunt je gegevensbronnen handmatig selecteren, een voorbeeldrapport gebruiken of als je een Operations Hub Enterprise-abonnement hebt, je rapport baseren op een dataset. Een aangepast rapport kan maximaal vijf gegevensbronnen bevatten.

• Om uw gegevensbronnen handmatig te selecteren:
  • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren.
    
  • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten( alleenEnterprise ).

Let op: bij het selecteren van gegevensbronnen kunnen sommige gegevensbronnen niet beschikbaar zijn of automatisch worden geselecteerd vanwege de manier waarop HubSpot in staat is om meerdere gegevensbronnen te koppelen.

• Om een voorbeeldrapport te selecteren:
  • Klik op het tabblad Voorbeeldrapporten.

• • Blader of gebruik de zoekbalk om de beschikbare voorbeeldrapporten te bekijken. Voorbeeldrapporten worden gerangschikt op relevantie op basis van de primaire en secundaire bronnen die je hebt geselecteerd.
  • Om het rapport te bouwen, selecteer je het voorbeeldrapport en klik je rechtsboven op Volgende.
  • In de rapportbouwer klik je op Opslaan om het rapport op te slaan zoals het is, of om het rapport verder aan te passen.
  • Je kunt op elk moment meer voorbeeldrapporten bekijken door rechtsboven in de rapportontwikkelaar op Voorbeeldrapporten te klikken. Selecteer vervolgens in de rechter zijbalk het voorbeeldrapport dat u wilt bekijken en klik op Toepassen.

Velden toevoegen

Selecteer specifieke eigenschappen, activiteitsmetingen en gebeurtenissen om gegevens aan je rapport toe te voegen. De beschikbare velden zijn gebaseerd op de gegevensbronnen die je voor het rapport selecteert. Het aantal velden dat je kunt toevoegen aan een rapport hangt af van het rapporttype:

• Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiediagrammen: je kunt maximaal drie velden toevoegen, of vier als je een extra Y-as toevoegt.
• Donut-, taart-, KPI-, tabel-, draaitabel- en guage-diagrammen: je kunt maximaal 20 velden toevoegen.

Let op: gebeurtenisvelden zijn te zien onder de sectie Gebeurtenissen in bepaalde gegevensbronnen. Momenteel kun je maar één gebeurtenisveld kiezen voor het aangepaste rapport en de gegevens in het veld worden automatisch beperkt tot een bepaald tijdsbereik.

Velden toevoegen aan het rapport:

• Gebruik in het linkerpaneel de zoekbalk, klik op het vervolgkeuzemenu Bladeren of klik op het pictogram Velden filteren en selecteer de gegevensbron met het veld dat je wilt toevoegen. Beweeg de muis over de eigenschap en klik op verticalMenuAActies > Bekijk eigenschap info om de details van de eigenschap, de beschrijving en de bewerkingsgeschiedenis te bekijken.
• Klik en sleep velden van de linkerzijbalk naar de kanaalsleuven in het tabblad Configurerenof klik op verticalMenu Acties > Toevoegen aan [X].
• Als je slimme grafiek hebt ingeschakeld, worden alle velden standaard toegevoegd onder de kop Kolommen. Voor alle andere grafiektypen verschillen de beschikbare kanalen per grafiektype:
  • X-as: de horizontale lijn in het rapport.
  • Y-as: de verticale lijn in het rapport.
  • Onderverdelendoor: de secties of categorieën in het rapport.

Let op: als je een veld met een grote hoeveelheid gegevens toevoegt aan het kanaal Uitsplitsen op kan het rapport mogelijk niet worden geladen. Meer informatie over het vermijden van Te veel gegevenspunten gevraagd fouten. Rapporten die meer dan 99 waarden bevatten in de eigenschap Onderverdelen naar kunnen niet worden weergegeven op dashboards en moeten worden bekeken in de rapportagetool.

• • Waarden: de hoeveelheid, hoeveelheid of waarde van het rapport (d.w.z. wat wordt geteld).
  • Groeperen op: de secties of categorieën in het rapport.
  • Kolommen: de kolommen in het rapport.
  • Bekijk puntdetails op: voor diagrammen met spreidingsdiagrammen splitst dit kanaal gegevens op door punten op de grafiek te maken volgens het gespecificeerde veld. Terwijl Opsplitsen op op kleur georganiseerde punten maakt, zal deze sleuf alle gegevens organiseren zonder kleur of extra toewijzingen. Gebruik dit kanaal in plaats van Onderverdelen op wanneer je rapporteert over grotere gegevenssets. Accepteert dimensievelden.
  • Weergavepuntgrootte op: voor diagrammen met spreidingsdiagrammen kunt u dit kanaal gebruiken om een derde numerieke waarde aan de grafiek toe te voegen en de gegevens automatisch te schalen met bellen in de visualisatie. Accepteert maatvelden.

Velden kunnen worden ingesteld als een van twee types, die aangeven of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld:

• Dimensies: velden zonder aggregatie, worden grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en Onderverdelen per sleuf.
  
  
• Maatregelen: velden met een ingestelde aggregatiemethode, groen weergegeven. Maatstaven zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen aan de Y-as worden toegevoegd. U kunt maximaal tien metingen aan één rapport toevoegen.

Let op: de aggregatiemethode voor standaardmetingen, zoals Aantal deals, is ingesteld op Afzonderlijke telling en kan niet worden aangepast.

• Als u een veld wilt bewerken, klikt u op het pictogram down pijl omlaag naast het veld. Bewerk in het dialoogvenster de details van het veld, afhankelijk van het type veld:
  • Naam: wijzig de naam van het veld voor dit rapport.
  • Aggregatie: de aggregatiemethode van het veld.
  • Sorteren: voor velden zonder aggregatietype selecteert u de waarde en volgorde waarop de gegevens van het veld worden gesorteerd.
    • Label: sorteer de gegevens van het veld op de labels in oplopende of aflopende volgorde.
    • Waarde: sorteer de gegevens van het veld op de waarden in oplopende of aflopende volgorde.
    • Weergavevolgorde: sorteer de gegevens van het veld op de volgorde waarin de waarden worden weergegeven in HubSpot.
    • Aantal records: als je rapport een standaardmaat bevat, zoals Aantal contactpersonen of Aantal bedrijven, sorteer je het veld op die standaardmaat.

  • Limiet: stel voor velden zonder aggregatietype een limiet in op het aantal waarden dat vanuit dit veld aan het rapport wordt toegevoegd, zoals Top 10 of Onder 20.

  • Formaat(bèta): bewerk hoe decimalen, negatieve waarden en duizendtallenscheidingstekens worden gebruikt voor het geselecteerde getalveld. Met deze maatregel kunnen relevante velden worden weergegeven als valuta of percentage.

• Standaard worden de rapportgegevens ververst wanneer u aanpassingen maakt. Om te voorkomen dat het rapport wordt vernieuwd, schakel je het selectievakje Vernieuwen als ik wijzigingen aanbreng in boven het rapport. Je kunt het rapport dan handmatig verversen door op het pictogram refresh Verversen te klikken.

Rapportfilters aanpassen

Pas rapportfilters aan om specifieker te zijn over welke gegevens het rapport weergeeft.

Om uw rapportfilters aan te passen:

• Klik op het tabblad Filter of klik op verticalMenu Acties > Toevoegen aan filters.

• Standaard wordt de rapportage van gebeurtenissen beperkt door de hoeveelheid gebeurtenisgegevens in je account. Een hoger volume aan gebeurtenisgegevens verkort het tijdsbestek dat beschikbaar is voor rapportage over die gebeurtenis. Meer informatie over deze gebeurtenislimiet.
  
  
• Stel je andere filterregels in door op het vervolgkeuzemenu Filterregels te klikken en een optie te selecteren:
  
  • ALLE van de onderstaande filters: de gegevens moeten aan alle voorwaarden voldoen.
  • ELKE van de onderstaande filters: de gegevens moeten voldoen aan een of meer van de voorwaarden.
  • Aangepaste filterregels: de gegevens moeten voldoen aan aangepaste regelgroepen, gescheiden door EN- en OF-operatoren . Meer informatie over het groeperen van je velden.
    
    

• Voeg voorwaarden toe aan uw filtervelden:
  • Klik onder Inactieve filters op een veld.

• • Selecteer een voorwaarde voor het veld en selecteer de waarde voor de voorwaarde.

• • Klik op Toepassen.
    
    

• Om je filters te groeperen met AND, OR en NOT logica:
  • Klik op het filter dat je wilt groeperen met een ander filter.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Groeperen met een ander filter en selecteer het filternummer waarmee je dit filter wilt groeperen.
  • Klik op Toepassen.
  • De filters worden dan gegroepeerd. Om de operator binnen de groep bij te werken, klik je op de en tekst in de groep en selecteer je of. De logica van niet is niet beschikbaar in dit groepsfilter. Meer informatie over het verschil tussen AND- en OR-logica.

• • Je kunt ook tekst invoeren in het veld Filterregels. Door bijvoorbeeld 1 en (NOT 2) in te voeren, worden gegevens opgenomen die voldoen aan filter 1, maar niet aan filter 2. Als je de NOT-filter gebruikt, moet deze in hoofdletters worden geschreven.
    

Rapportvisualisatie configureren

• Kies op het tabblad Configureren hoe je gegevens worden weergegeven door je grafiektype te selecteren. Meer informatie over de grafiektypen van HubSpot.

• Als je niet zeker weet wat het beste grafiektype is om te gebruiken voor je rapport, selecteer dan de functie Slimme grafieken om aan de slag te gaan. Als slimme grafieken zijn ingeschakeld, zal HubSpot grafiektypen aanbevelen die het beste werken met de door jou geselecteerde velden.
  • Om de slimme grafiek in te schakelen, selecteer je het slimme grafiektype.
    
    

• • Na het toevoegen van velden aan het rapport, markeert HubSpot aanbevolen grafiekstijlen in blauw.
  • Om je velden automatisch te ordenen, selecteer je een aanbevolen grafiektype. HubSpot zal dan de velden in de aanbevolen kanalen plaatsen, evenals je gegevens opsplitsen in één van de toegevoegde velden, afhankelijk van het grafiektype. Als de slimme grafiek is ingeschakeld, blijven de toegevoegde velden onder een kolomkop staan, in plaats van individuele assen zoals in een standaard aangepast rapport.
  • Om het rapport verder te configureren, klik je op de functie Slimme grafiek om deze uit te schakelen. Velden op het tabblad Configureren worden dan gecategoriseerd door de aanbevolen assen, kolommen of onderverdelen, afhankelijk van het grafiektype.

• Om een tweede Y-as aan je grafiek toe te voegen, klik je op + Nog een Y-as toevoegen. De grafiek wordt dan geconverteerd naar een combinatiegrafiek en je kunt elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek. Meer informatie over het gebruik van meerdere Y-assen.

• Om de grafiekinstellingen verder te configureren, klik je op Grafiekinstellingen. De beschikbare grafiekinstellingen zijn afhankelijk van het type grafiek dat je selecteert.
  • Asschaal: de schaal waarop je gegevens worden weergegeven, lineair of logaritmisch.
    • Lineair: geeft de gegevens in de grafiek weer op een ware schaal. De grafiek geeft uitschieters duidelijk weer.
      
      

• • • Logaritmisch: condenseert de gegevens in de grafiek om de ruimte tussen de gegevenspunten te verkleinen. Dit kan handig zijn wanneer je gegevens moet vergelijken die drastische uitschieters bevatten.
      
      

• • Y-as label: bewerk de labelnaam op de y-as. Als er geen wijzigingen worden aangebracht, zal het label op de y-as standaard de naam van de eigenschap van de eerst vermelde meting zijn.
  • Kleurenpalet: selecteer het kleurenschema van de grafiek uit een set van HubSpot kleurenthema's.
  • Kleuren: om het kleurenschema verder aan te passen, klik op de kleurenkiezer naast een uitsplitsingswaarde en selecteer een kleur.
  • Cumulatief: voor lijn- en gebiedsgrafieken met datum- of tijdwaarden op de X-as, geef waarden cumulatief weer op de X-as.
    
    

• • Positie legenda: standaard wordt de grafieklegenda bovenaan de grafiek weergegeven om gegevens met waarde en kleur aan te geven. Om de positie van de legenda te wijzigen, klik je op het dropdown menu en selecteer je een positie.
  • Max: de maximale waarde die de as van een grafiek weergeeft. Deze instelling bepaalt hoe ver de visualisatie is ingezoomd. Bijvoorbeeld, een waarde van 100 op een verticale staafdiagram stelt de Y-as in op een waarde van 100.
    
    
    • Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient alleen voor weergave.
    • Bij gebruik met een logaritmische asschaal rondt de rapportmaker deze waarde naar boven af op basis van de logaritmische schaal.
      
      

• • Min: de minimumwaarde die de grafiekas zal weergeven. Deze instelling bepaalt hoe ingezoomd de visualisatie is. Bijvoorbeeld, een waarde van 50 op een verticaal staafdiagram zal de Y-as laten beginnen bij een waarde van 50. Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient alleen voor weergave.
  • Maandelijks doel: voer een getal in om een doellijn aan de grafiek toe te voegen. Maanddoel kan alleen worden gebruikt in XY-visualisatie (bijv. verticale staaf-, vlak- of lijngrafiek) wanneer een op datum gebaseerde eigenschap wordt gebruikt op de x-as.
  • Toon Bubble Legenda: voor scatter plot grafieken, wanneer het rapport een View point size per veld bevat, kun je de bubble size toevoegen aan de legenda door het selectievakje aan te vinken.
  • Toon gegevenslabels: standaard bevatten grafieken gegevenslabels om specifieke waarden weer te geven. Schakel het selectievakje uit om deze labels te verbergen.
  • Formaat gegevenslabels: voor diagrammen met een spreidingsdiagram kun je, wanneer Toon gegevenslabels is geselecteerd, kiezen welke gegevenslabels in de grafiek worden weergegeven. Selecteer bijvoorbeeld (X,Y) om gegevenslabels weer te geven voor waarden op zowel de X- als de Y-as.
  • Ondoorzichtigheid: voor diagrammen met een spreidingsdiagram stelt u de ondoorzichtigheid van de punten in het diagram in. Een lagere ondoorzichtigheid kan nuttig zijn als gegevens elkaar visueel overlappen.

• • Toon markeringen: lijn- en vlakdiagrammen bevatten standaard indicatoren op gegevenspunten langs de assen. Schakel het selectievakje uit om de indicatoren te verwijderen.
  • Toon vandaag: lijn- en vlakdiagrammen bevatten standaard alleen gegevens van voorgaande dagen. Schakel het selectievakje in als u ook de gegevens van de huidige dag tot nu toe wilt weergeven.
  • Toon totalen: standaard tonen donut- en cirkeldiagrammen de totale gegevens in het rapport. Schakel het selectievakje uit om het totaal te verbergen.
  • Gestapeld: stapelt de onderverdeling op waarden, wat de leesbaarheid van een rapport kan verbeteren.
  • Y-as 1 en 2: voor combinatiediagrammen kunt u kiezen of elke Y-as als staaf-, lijn- of vlakdiagram moet worden weergegeven. De instellingen voor elk visualisatietype van de Y-as zijn dezelfde als de instellingen die beschikbaar zijn voor het algemene grafiektype. Om gegevens aan een andere Y-as toe te voegen, klikt u op een maat en sleept u deze naar het y-as gedeelte op het tabblad Configureren .

• • Y-as modus: standaard zijn combinatiegrafieken ingesteld op de modus Dubbele as.
  • Banden: gebruik gekleurde banden om visueel een reeks waarden aan te geven in uw meter visualisatie. U kunt bijvoorbeeld geel gebruiken voor goed presteren, oranje voor gemiddeld presteren en rood voor niet presteren.
    • Om een band in te stellen, moet u de volgende waarden configureren:
      • Van: voer de beginwaarde van de band in.
      • Tot: voer de eindwaarde van de band in.
      • Kleur: stel een kleur in voor je band.
    • Om nog een band toe te voegen, klik je op Add Band.
    • Om een band te verwijderen, klik je op X naast de band.

Uw rapport opslaan

Zodra het rapport is ingesteld, sla je het op in je rapportenlijst, dashboard of exporteer je de gegevens vanuit HubSpot.

Om het rapport op te slaan in je rapportenlijst of een dashboard:

• Klik rechtsboven op Opslaan. Om je rapport als kopie op te slaan, klik je op Opslaan als.
• Voer in het rechterpaneel de naam van het rapport in het veld Rapportnaam in.
• Selecteer waar je het rapport wilt opslaan:
  
  • Niet toevoegen aan dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan je rapportenlijst.
  • Toevoegen aan bestaand dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een bestaand dashboard. Klik op het vervolgkeuzemenu om het dashboard te selecteren waaraan je het rapport wilt toevoegen.
  • Toevoegen aan nieuw dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een dashboard dat u zelf aanmaakt. Voer de naam van het dashboard in en selecteer de zichtbaarheid.
• Klik rechtsonder op Opslaan.

Je kunt een rapport ook exporteren om je gegevens offline te halen. Wanneer je een rapport configureert voor export, worden alle velden in de sectie Velden opgenomen als kolommen in de export. Alle velden in het rapport worden geëxporteerd met hun oorspronkelijke naam, zelfs als je de naam hebt gewijzigd in de rapportbouwer.

Een rapport exporteren:

• Klik rechtsboven op Exporteren.
• Voer in het dialoogvenster de naam van de export in en selecteer dan de bestandsindeling waarin je het rapport wilt opslaan. Klik op Exporteren. Het bestand wordt verwerkt en je ontvangt een melding zodra het rapport beschikbaar is om te downloaden.

Een rapport vernieuwen

Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Je kunt een rapport of dashboard echter elke 15 minuten handmatig vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen.

Om rapporten op een dashboard handmatig te verversen:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Gebruik het dropdown menu linksboven om hetdashboard te selecteren met het rapport dat je wilt vernieuwen.
• Om alle rapporten op een dashboard te vernieuwen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en selecteer je Vernieuw alle rapporten.
  
  
• Om een individueel rapport te verversen, zweef je over het rapport, klik je op het verticalMenumenupictogram en selecteer je Verversen.
  
  

Om handmatig een rapport te verversen vanuit de rapportbibliotheek:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik op de naam van het rapport dat je wilt verversen.
• Klik onder aan het rapport op Vernieuwen.
  
  

Rapportage en gegevenslimieten

Houd rekening met de volgende limieten bij het gebruik van de custom report builder:

• Voor betere prestaties zijn rapporten zonder tabellen beperkt tot 1.000 unieke rijen gegevens. Om het aantal rijen in een rapport te verminderen, is het aanbevolen om filters toe te voegen om uw gegevens specifieker te maken, of dimensies te gebruiken die een lager aantal unieke waarden hebben (bijvoorbeeld meerdere selectietype eigenschappen). Rapporten met tabellen zijn gepagineerd en kunnen meer dan 1000 rijen bevatten.
• Het duurt 10-15 minuten voordat nieuwe gegevens in rapporten verschijnen. Als je bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon aanmaakt die voldoet aan de criteria van een rapport, verschijnt de contactpersoon pas na 10-15 minuten in het rapport.
• Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Om nieuwe gegevens op te halen voordat het rapport automatisch ververst wordt, kun je leren hoe je een rapport handmatig kunt verversen.
• Sommige velden, zoals HubSpot team en de Eigenaar velden zullen exporteren met interne ID's in plaats van de HubSpot labels.
• Voor rapportage van gebeurtenissen is er een maximaal tijdsbereik van 12 maanden of 10 miljoen gebeurtenissen. Als er meer dan 10 miljoen gebeurtenissen zijn voor het geselecteerde gebeurtenistype, wordt het beschikbare tijdsbestek verkort. Het minimale tijdsbestek voor rapportage van gebeurtenissen is één maand. Dit is om ervoor te zorgen dat het rapport efficiënt en tijdig wordt geladen.