Rapporten maken met de custom report builder

Met de custom report builder van HubSpot kun je meerdere gegevensbronnen in HubSpot analyseren. Het verschil tussen de custom report builder en andere soorten HubSpot-rapporten is dat je naast objecten ook gegevens van marketing- en verkoopactiviteiten boven water kunt halen. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken om te meten hoe uw doelaccounts omgaan met uw website.

Om rapporten te maken met de custom report builder, moet de gebruiker de machtigingenCreate/own en Edit report hebben.

Als u een Operations Hub Enterprise-abonnement hebt, kunt u ook datasets maken voor uw aangepaste rapporten.

Een rapport maken

Het maken van een rapport in de custom report builder kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

1. Selecteer de gegevensbronnen van het rapport: selecteer de soorten HubSpot-gegevens die het rapport zal bevatten.
2. Voeg velden toe aan het rapport: selecteer de specifieke eigenschappen, gebeurtenissen en activiteiten waarover gerapporteerd moet worden.
3. Rapportfilters aanpassen: stel limieten en grenzen in voor de velden die je hebt toegevoegd.
4. Rapportvisualisatie configureren: kies hoe u de gegevens wilt weergeven.
5. Het rapport opslaan of exporteren: maak uw rapport beschikbaar voor uzelf en anderen om te bekijken, of exporteer het om uw gegevens offline te halen.

Als u niet zeker weet wat het beste type grafiek is om voor uw rapport te gebruiken, kunt u de functie slimme grafiek gebruiken om u op weg te helpen. Door slimme grafiek in te schakelen voordat je je velden toevoegt, zal HubSpot automatisch een suggestie doen voor het grafiektype op basis van de velden die je toevoegt. Zodra je een aanbevolen grafiektype selecteert, zal HubSpot vervolgens automatisch de velden rangschikken in aanbevolen kanalen. Meer informatie over het gebruik van smart chart.

Om te beginnen met het bouwen van je rapport:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Rapport maken.
• Klik in het gedeelte Opbouwen vanuit het niets op Custom Report Builder.

Selecteer gegevensbronnen

Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. De primaire gegevensbron staat centraal in het rapport en alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die primaire bron. Bijvoorbeeld, een rapport met als primaire bron Contactpersonen en als secundaire bron Deals zal alleen deals ophalen die zijn gekoppeld aan contactpersonen. Om alle deals in het rapport op te nemen, inclusief niet-geassocieerde deals, moet u Deals als primaire gegevensbron selecteren. Meer informatie over het selecteren van gegevensbronnen.

U kunt uw gegevensbronnen handmatig selecteren, een voorbeeldrapport gebruiken, of als u een Operations Hub Enterprise-abonnement hebt, kuntu uw rapport baseren op een dataset. Een aangepast rapport kan maximaal vijf gegevensbronnen bevatten.

• Om uw gegevensbronnen handmatig te selecteren:
  • Selecteer de primaire bron door op het keuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren.
    
  • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten( alleenEnterprise ).

Let op: bij het selecteren van gegevensbronnen kunnen sommige gegevensbronnen niet beschikbaar zijn of automatisch worden geselecteerd vanwege de manier waarop HubSpot meerdere gegevensbronnen kan koppelen.

• Om een voorbeeldrapport te selecteren:
  • Klik op het tabblad Voorbeeldrapporten.
    
    
    
    
    
  • Blader of gebruik de zoekbalk om de beschikbare voorbeeldrapporten te bekijken. Voorbeeldrapporten worden gerangschikt op relevantie op basis van de primaire en secundaire bronnen die je hebt geselecteerd.
  • Om het rapport te bouwen, selecteert u het voorbeeldrapport en klikt u rechtsboven op Volgende.
  • In de rapportbouwer klikt u op Opslaan om het rapport op te slaan zoals het is, of om het rapport verder aan te passen.
  • U kunt op elk moment meer voorbeeldrapporten bekijken door rechtsboven in de rapportbouwer op Voorbeeldrapporten te klikken. Vervolgens selecteert u in de rechter zijbalk het voorbeeldrapport dat u wilt bekijken en klikt u op Toepassen.

• Om een dataset voor uw rapport te selecteren:
  • Klik op het tabblad Datasets.

• • Selecteer de dataset die u wilt gebruiken. Meer informatie over datasets.
• Nadat u uw gegevensbronnen hebt geselecteerd, maakt u uw rapport door rechtsboven op Volgende te klikken. U komt dan in de rapportbouwer terecht.

• U kunt uw gegevensbronnen op elk moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linker zijbalk.

Velden toevoegen

Selecteer specifieke eigenschappen, activiteitsmetingen en gebeurtenissen om gegevens aan uw rapport toe te voegen. De beschikbare velden zijn gebaseerd op de gegevensbronnen die u voor het rapport selecteert. Het aantal velden dat u aan een rapport kunt toevoegen is afhankelijk van het rapporttype:

• Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiegrafieken: u kunt maximaal drie velden toevoegen, of vier als u een extra Y-as toevoegt.
• Donut, taart, KPI, tabel en draaitabel: u kunt maximaal 20 velden toevoegen.

Let op: gebeurtenisvelden zijn in bepaalde gegevensbronnen te zien onder het onderdeel Gebeurtenissen. Momenteel kunt u slechts één gebeurtenisveld kiezen voor het aangepaste rapport, en de gegevens in het veld worden automatisch beperkt tot een bepaald tijdsbereik.

Om velden aan het rapport toe te voegen:

• Gebruik in het linkerpaneel de zoekbalk, klik op het keuzemenu Bladeren of klik op het pictogram Velden filteren en selecteer de gegevensbron met het veld dat u wilt toevoegen. Ga met de muis over de eigenschap en klik op verticalMenuAActies om de details en beschrijving van de eigenschap te bekijken en te bewerken.
• Klik en sleep velden uit de linker zijbalk naar de kanaalsleuven in het tabblad Configureren, of klik op verticalMenu Acties > Toevoegen aan [X].
• . Als u slimme grafiek hebt ingeschakeld, worden alle velden standaard toegevoegd onder de kop Kolommen. Voor alle andere grafiektypen verschillen de beschikbare kanalen per grafiektype:
  • X-as: de horizontale lijn in het rapport.
  • Y-as: de verticale lijn in het rapport.
  • Uitsplitsen naar: de secties of categorieën in het rapport.

Let op: het toevoegen van een veld met een grote hoeveelheid gegevens aan het kanaal Uitsplitsen per kan ertoe leiden dat het rapport niet kan worden geladen. Meer informatie over het vermijden van Te veel gegevenspunten gevraagd fouten.

• • Waarden: de hoeveelheid, hoeveelheid of waarde van het rapport (d.w.z. wat wordt geteld).
  • Groeperen op: de secties of categorieën in het rapport.
  • Kolommen: de kolommen in het rapport.
  • Bekijk puntdetails op: voor diagrammen met spreidingsdiagrammen splitst dit kanaal de gegevens op door punten op de grafiek te creëren volgens het gespecificeerde veld. Terwijl Opsplitsen op zal punten maken georganiseerd op kleur, zal dit slot alle gegevens organiseren zonder kleur of extra toewijzingen. Gebruik dit kanaal in plaats van Onderverdelen op bij rapportage over grotere datasets. Accepteert dimensievelden.
  • Weergavepuntgrootte op: gebruik dit kanaal voor diagrammen met scatterplots om een derde numerieke waarde aan de grafiek toe te voegen en de gegevens automatisch te schalen met bubbels in de visualisatie. Accepteert maatvelden.

Velden kunnen worden ingesteld als één van twee types, die aangeven of een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld:

• Dimensies: velden zonder aggregatie, weergegeven als grijs. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief data, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdeeld per sleuf.
  
  
  
  
  

Let op: de aggregatiemethode voor standaardmetingen, zoals Aantal deals, is ingesteld op Afzonderlijke telling en kan niet worden aangepast.

• Om een veld te bewerken, klikt u op het pictogram down pijl omlaag naast het veld. In het dialoogvenster bewerkt u de details van het veld, afhankelijk van het type veld:
  • Naam: wijzig de naam van het veld voor dit rapport.
  • Aggregatie: de aggregatiemethode van het veld.
  • Sorteren: voor velden zonder aggregatietype selecteert u de waarde en de volgorde waarop de gegevens van het veld worden gesorteerd.
    • Waarde: sorteer de gegevens van het veld op de waarde in oplopende of aflopende volgorde.
    • Weergavevolgorde: sorteer de gegevens van het veld op de volgorde waarop de waarden worden weergegeven in HubSpot.
    • Aantal records: als uw rapport een standaardmaatregel bevat, zoals Aantal contacten of Aantal bedrijven, sorteert u het veld op die standaarddimensie.

  • Limiet: stel voor velden zonder aggregatietype een limiet in op het aantal waarden dat vanuit dit veld aan het rapport wordt toegevoegd, zoals Top 10 of Bottom 20.

  • Formaat(beta): bewerk hoe decimalen, negatieve waarden en duizendtallenscheidingstekens worden gebruikt voor het geselecteerde getallenveld. Met deze maatregel kunnen relevante velden worden weergegeven als valuta of percentages.

• Standaard worden de rapportgegevens ververst wanneer u aanpassingen maakt. Om te voorkomen dat het rapport wordt ververst, schakelt u boven het rapport het selectievakje Verversen als ik wijzigingen aanbreng in. U kunt het rapport dan handmatig verversen door te klikken op het pictogram refresh verversen.

Rapportfilters aanpassen

Pas rapportfilters aan om specifieker te zijn over welke gegevens het rapport weergeeft.

Om uw rapportfilters aan te passen:

• Klik op het tabblad Filter, of klik op verticalMenu Acties > Toevoegen aan filters.

• Standaard wordt de rapportage over gebeurtenissen beperkt door de hoeveelheid gebeurtenisgegevens in uw account. Een grotere hoeveelheid gebeurtenisgegevens verkort de beschikbare tijd voor rapportage over die gebeurtenis. Meer informatie over deze gebeurtenislimiet.
  
  
  
  
  
• Stel uw andere filterregels in door op het keuzemenu Filterregels te klikken en een optie te selecteren:
  
  • ALLE van de onderstaande filters: de gegevens moeten aan alle voorwaarden voldoen.
  • ALLE onderstaande filters: de gegevens moeten voldoen aan een of meer van de voorwaarden.
  • Aangepaste filterregels: de gegevens moeten voldoen aan aangepaste regelgroepen, gescheiden door EN- en OF-operatoren . Meer informatie over het groeperen van uw velden.
    
    
    
    
    

• Voeg voorwaarden toe aan uw filtervelden:
  • Klik onder Inactieve filters op een veld.

• • Selecteer een voorwaarde voor het veld en selecteer de waarde voor de voorwaarde.

• • Klik op Toepassen.
    
    
    
    
    

• Om uw filters te groeperen met AND, OR en NOT logica:
  • Klik op het filter dat u wilt groeperen met een ander.
  • Klik op het keuzemenu Groeperen met een ander filter en selecteer het filternummer waarmee u dit filter wilt groeperen.
  • Klik op Toepassen.
  • De filters worden dan gegroepeerd. Om de operator binnen de groep bij te werken, klikt u op de en tekst in de groep en selecteert u of. De niet logica is niet beschikbaar in dit groepsfilter. Meer informatie over het verschil tussen AND- en OR-logica.

• • U kunt ook tekst invoeren in het veld Filterregels. Als u bijvoorbeeld 1 en (NOT 2) invoert, zal filter 1 wel, maar filter 2 niet worden opgenomen. Wanneer u de NOT-filter gebruikt, moet deze in hoofdletters worden geschreven.
    

Rapportvisualisatie configureren

• Kies op het tabblad Configuratie hoe je gegevens worden weergegeven door je grafiektype te selecteren. Meer informatie over de grafiektypen van HubSpot.

• Als je niet zeker weet wat het beste grafiektype is om te gebruiken voor je rapport, selecteer dan de slimme grafiekfunctie om aan de slag te gaan. Als slimme grafiek is ingeschakeld, zal HubSpot grafiektypen aanbevelen die het beste werken met je geselecteerde velden.
  • Om slimme grafiek in te schakelen, selecteer je het slimme grafiektype.
    
    
    
    
    
  • Na het toevoegen van velden aan het rapport, zal HubSpot aanbevolen grafiekstijlen in blauw markeren.
  • Om je velden automatisch te ordenen, selecteer je een aanbevolen grafiektype. HubSpot zal dan velden in de aanbevolen kanalen zetten, evenals je gegevens uitsplitsen naar één van de toegevoegde velden, afhankelijk van het grafiektype. Met smart chart ingeschakeld blijven toegevoegde velden onder een Columns header, in plaats van individuele assen zoals in een standaard aangepast rapport.
  • Om het rapport verder te configureren, klikt u op de functie Slimme grafiek om deze uit te schakelen. Velden in het tabblad Configureren worden dan ingedeeld bij de aanbevolen assen, kolommen of onderverdeling, afhankelijk van het grafiektype.

• Om een tweede Y-as aan uw grafiek toe te voegen, klikt u op + Nog een Y-as toevoegen. De grafiek wordt dan geconverteerd naar een combinatiegrafiek, en u kunt elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek. Meer informatie over het gebruik van meerdere Y-assen.

• Om de instellingen van uw grafiek verder te configureren, klikt u op Grafiekinstellingen. De beschikbare grafiekinstellingen zijn afhankelijk van het type grafiek dat u selecteert.
  • Asschaal: de schaal waarop uw gegevens worden weergegeven, lineair of logaritmisch.
    • Lineair: geeft de gegevens van de grafiek weer op een ware schaal. De grafiek geeft uitschieters duidelijk weer.
      
      
      
      
      
    • Logaritmisch: condenseert de gegevens van de grafiek om de ruimte tussen de datapunten te beperken. Dit kan nuttig zijn wanneer u gegevens moet vergelijken die drastische uitschieters bevatten.
      
      
      
      
      
  • Kleurenpalet: selecteer het kleurenschema van de grafiek uit een set HubSpot kleurenthema's.
  • Kleuren: om het kleurenschema verder aan te passen, klik op de kleurenkiezer naast een uitsplitsingswaarde en selecteer een kleur.
  • Cumulatief: voor lijn- en gebiedsgrafiekrapporten met datum- of tijdwaarden in de X-as, geef de waarden cumulatief over de X-as weer.
    
    
    
    
    
  • Positie legenda: standaard wordt de grafieklegenda bovenaan de grafiek weergegeven om gegevens per waarde en kleur aan te geven. Om de positie van de legenda te wijzigen, klikt u op het dropdown menu en selecteert u een positie.
  • Max: de maximale waarde die de as van een grafiek weergeeft. Deze instelling bepaalt hoe ingezoomd de visualisatie is. Bijvoorbeeld, een waarde van 100 op een verticale staafdiagram zal de Y-as tot een waarde van 100 weergeven.
    
    
    • Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport, en dient alleen voor de weergave.
    • Bij gebruik met een logaritmische asschaal rondt de rapportmaker deze waarde naar boven af op basis van de logaritmische schaal.
      
      
      
      
      
    
    
    
    
  • Min: de minimale waarde die de as van een grafiek weergeeft. Deze instelling bepaalt hoe ingezoomd de visualisatie is. Bijvoorbeeld, een waarde van 50 op een verticaal staafdiagram stelt de Y-as in op een waarde van 50. Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport, en dient alleen voor de weergave.
  • Maandelijks doel: voer een getal in om een doellijn aan de grafiek toe te voegen. Maandelijks doel kan alleen worden gebruikt in XY-visualisatie (bijv. verticale balk, gebieds- of lijngrafiek) wanneer een op datum gebaseerde eigenschap wordt gebruikt op de x-as.
  • Toon Bubble Legenda: voor scatter plot grafieken, wanneer het rapport een View point size per veld bevat, kunt u de bubbelgrootte toevoegen aan de legenda door het selectievakje aan te vinken.
  • Toon Gegevenslabels: standaard bevatten grafieken gegevenslabels om specifieke waarden weer te geven. Om deze labels te verbergen, schakelt u het selectievakje uit.
  • Formaat gegevenslabels: voor diagrammen met spreidingsdiagrammen kunt u, wanneer Toon gegevenslabels is geselecteerd, kiezen welke gegevenslabels in de grafiek worden weergegeven. Selecteer bijvoorbeeld (X,Y) om gegevenslabels te tonen voor waarden van zowel de X- als de Y-as.
  • Ondoorzichtigheid: voor diagrammen met puntenwolken stelt u de ondoorzichtigheid van de punten in de grafiek in. Een lagere ondoorzichtigheid kan nuttig zijn wanneer gegevens elkaar visueel overlappen.

• • Toon markeringen: lijn- en vlakdiagrammen bevatten standaard indicatoren op gegevenspunten langs de assen. Wis het selectievakje om de indicatoren te verwijderen.
  • Toon vandaag: standaard bevatten lijn- en vlakdiagrammen alleen gegevens van voorgaande dagen. Om gegevens van de huidige dag tot nu toe op te nemen, schakelt u het selectievakje in.
  • Toon totalen: standaard tonen donut- en taartdiagrammen de totale gegevens in het rapport. Om het totaal te verbergen, schakelt u het selectievakje uit.
  • Gestapeld: stapelt de Break down op waarden, wat de leesbaarheid van een rapport kan verbeteren.
  • Y-as 1 en 2: voor combinatiegrafieken kunt u kiezen of elke Y-as als staaf-, lijn- of gebiedsdiagram moet worden weergegeven. De instellingen voor elk Y-as visualisatietype zijn dezelfde als die voor het algemene grafiektype. Om gegevens aan een tweede Y-as toe te voegen, klikt u op Nog een Y-as toevoegen op het tabblad Configuratie .
    
    
    
    
    
  • Y-as modus: standaard zijn combinatiegrafieken ingesteld op Dubbele as modus

Let op: rapporten die meer dan 99 waarden bevatten in de eigenschap Break down by zullen niet kunnen worden weergegeven op dashboards en zullen moeten worden bekeken in de rapporten tool.

Uw rapport opslaan

Zodra het rapport is ingesteld, sla je het op in je rapportenlijst, dashboard of exporteer je de gegevens uit HubSpot.

Om het rapport op te slaan in je rapportenlijst of een dashboard:

• Klik rechtsboven op Opslaan. Om je rapport als kopie op te slaan, klik je op Opslaan als.
• Voer in het rechterpaneel de rapportnaam in het veld Rapportnaam in.
• Selecteer waar u het rapport wilt opslaan:
  
  • Niet toevoegen aan dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan uw rapportenlijst.
  • Toevoegen aan bestaand dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een bestaand dashboard. Om het dashboard te selecteren waaraan u het rapport wilt toevoegen, klikt u op het keuzemenu.
  • Toevoegen aan nieuw dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een dashboard dat u aanmaakt. Voer de naam van het dashboard in en selecteer de zichtbaarheid ervan.
• Klik rechtsonder op Opslaan.

U kunt een rapport ook exporteren om uw gegevens offline te halen. Wanneer u een rapport configureert voor export, worden alle velden in de sectie Velden opgenomen als kolommen in de export. Alle velden in het rapport zullen met hun oorspronkelijke naam worden geëxporteerd, zelfs als u de naam in de rapportbouwer hebt gewijzigd.

Een rapport exporteren:

• Klik rechtsboven op Exporteren.
• Voer in het dialoogvenster de naam van de export in en selecteer vervolgens de bestandsindeling waarin u het rapport wilt opslaan. Klik op Exporteren. Het bestand wordt verwerkt en u ontvangt een bericht zodra het rapport kan worden gedownload.

Een rapport vernieuwen

Rapporten gebouwd met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. U kunt een rapport of een dashboard echter elke 15 minuten handmatig vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen.

Om rapporten op een dashboard handmatig te verversen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Gebruik het keuzemenudashboard linksboven om het dashboard te selecteren met het rapport dat u wilt vernieuwen.
• Om alle rapporten op een dashboard te vernieuwen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en selecteert u Vernieuw alle rapporten.
  
  
  
  
  
• Om een individueel rapport te verversen, gaat u met de muis over het rapport, klikt u op hetmenupictogram verticalMenu en selecteert u Verversen.
  
  
  
  
  

Om handmatig een rapport uit de rapportbibliotheek te verversen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik op de naam van het rapport dat u wilt verversen.
• Klik onderaan het rapport op Vernieuwen.
  
  
  
  
  

Rapportage en gegevenslimieten

Houd rekening met de volgende limieten wanneer u de aangepaste rapportbouwer gebruikt:

• Voor betere prestaties zijn niet-tabelrapporten beperkt tot 1.000 unieke rijen gegevens. Om het aantal rijen in een rapport te verminderen, is het raadzaam filters toe te voegen om uw gegevens specifieker te maken, of dimensies te gebruiken die een lager aantal unieke waarden hebben (bijvoorbeeld meerdere selectietype-eigenschappen). Tabelrapporten zijn gepagineerd en kunnen meer dan 1000 rijen bevatten.
• Het duurt 10-15 minuten voordat nieuwe gegevens in rapporten verschijnen. Als u bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon maakt die voldoet aan de criteria van een rapport, verschijnt de contactpersoon pas na 10-15 minuten in het rapport.
• Rapporten gebouwd met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Om nieuwe gegevens op te halen voordat de volgende automatische verversing plaatsvindt, kun je leren hoe je een rapport handmatig kunt verversen.
• Sommige velden, zoals HubSpot-team en de velden Eigenaar, worden geëxporteerd met interne ID's in plaats van de HubSpot-labels.
• Voor evenementenrapportage is er een maximaal tijdsbereik van 12 maanden of 10 miljoen gebeurtenissen. Als er meer dan 10 miljoen gebeurtenissen zijn voor het geselecteerde gebeurtenistype, wordt het beschikbare tijdsbestek ingekort. Het minimale tijdsbestek voor gebeurtenissenrapportage is één maand. Dit is om ervoor te zorgen dat het rapport efficiënt en tijdig wordt geladen.