Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Reports

Maak rapporten met de custom report builder

Laatst bijgewerkt: april 9, 2021

In Bèta

Geldt voor:

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise
CMS Hub  Professional, Enterprise

Met de custom report builder van HubSpot kunt u meerdere gegevensbronnen binnen HubSpot analyseren. Het verschil tussen de custom report builder en andere soorten HubSpot-rapporten is dat u naast objecten ook gegevens uit marketing- en verkoopactiviteiten kunt opvragen. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken om te meten hoe uw doelaccounts omgaan met uw website.

Overzicht

Het maken van een rapport in de custom report builder kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

  1. Maak een leeg rapport: maak een nieuw rapport door uw gegevensbronnen te selecteren en hoe u de gegevens visueel wilt weergeven.
  2. Voeg velden toe aan het rapport: selecteer de specifieke eigenschap, gebeurtenis en activiteit gegevens om over te rapporteren.
  3. Pas uw filters aan: stel limieten en grenzen in voor de velden die u hebt toegevoegd.
  4. Sla het rapport op of exporteer het: maak uw rapport beschikbaar voor uzelf en anderen om te bekijken, of exporteer het om uw gegevens offline te halen.

Maak een rapport

Om te beginnen met je rapport:

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Rapporten > Rapporten.
  • Klik rechtsboven op Aangepast rapport maken.
  • Klik in het menu aan de linkerkant op Custom Report Builder. Aan de rechterkant verschijnen dan opties voor gegevensbronnen.

Gegevensbronnen zijn de objecten, activa en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. De primaire gegevensbron is de belangrijkste gegevensbron waaraan uw secundaire gegevensbronnen zullen worden gerelateerd. Om uw gegevensbronnen te selecteren:

  • Selecteer de primaire bron door te klikken op het keuzemenu Primaire gegevensbron en een primaire bron te selecteren.
    custom-report-builder-select-data-sources
  • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten( alleenEnterprise ). Elk rapport kan tot vijf gegevensbronnen gebruiken.

Bij het selecteren van gegevensbronnen is het mogelijk dat sommige gegevensbronnen niet beschikbaar zijn of automatisch worden geselecteerd. Dit komt omdat de gegevens een pad nodig hebben om verbinding te maken met de primaire gegevensbron. Sommige broncombinaties zijn niet mogelijk door het ontbreken van een pad, en sommige bronnen worden automatisch geselecteerd om dat pad te creëren. Wanneer een gegevensbron automatisch wordt geselecteerd, telt deze als één van de vijf mogelijke bronnen voor het rapport.

  • Nadat u uw gegevensbronnen hebt geselecteerd, maakt u uw rapport door op Volgende te klikken in de rechterbovenhoek. U wordt dan naar de rapport bouwer gebracht.
    • U kunt uw gegevensbronnen op elk gewenst moment bijwerken in de rapportbuilder door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linker zijbalk.
      custom-report-builder-edit-data-sources
  • In het tabblad Configureren kiest u hoe uw gegevens worden weergegeven door uw grafiektype te selecteren.

 

custom-report-builder-configure-chart
  • Om uw grafiek verder te configureren, klikt u op Grafiekinstellingen.
  • Om uw rapport een naam te geven,klikt u bovenaan op hetpotloodicoon en voert u een naam in.

Velden aan het rapport toevoegen

Selecteer specifieke eigenschappen, activiteitsmetingen en gebeurtenissen om informatie aan uw rapport toe te voegen.

Opgelet: gebeurtenisvelden zijn te zien onder de rubriek Gebeurtenissen in bepaalde gegevensbronnen. Momenteel kunt u slechts één gebeurtenisveld kiezen voor het aangepaste rapport, en de gegevens in het veld worden automatisch beperkt tot een bepaald tijdbereik.

Om velden aan het rapport toe te voegen:

  • Gebruik in het linkerpaneel de zoekbalk of klik op het vervolgkeuzemenu Bladeren en selecteer de gegevensbron met het veld dat u wilt toevoegen.
  • Om een veld aan het rapport toe te voegen, klikt u op het veld en sleept u het van de linkerzijbalk naar de configuratiegleuven, die verschillen per diagramtype:
    • X-as: de horizontale lijn in het rapport.
    • Y-as: de verticale lijn in het rapport.
    • Uitsplitsennaar: de secties of categorieën in het rapport.
    • Waarden: de hoeveelheid, kwantiteit of waarde van het rapport (d.w.z. wat wordt geteld).
    • Groeperenop: de secties of categorieën in het rapport.
    • Kolommen: de kolommen in het rapport.

report-builder-add-fields-to-chart

  • Afhankelijk van het type rapport dat u maakt, worden sommige velden als dimensies beschouwd, en andere als maatregelen. Sommige configuratievelden kunnen alleen dimensies bevatten, terwijl andere alleen maatregelen kunnen bevatten. De Y-as van een staafdiagram kan bijvoorbeeld alleen afmetingen bevatten.
    • Dimensies zijn meestal kwalitatieve waarden, zoals namen, en worden grijs weergegeven. Met dimensies kunt u uw gegevens uitsplitsen naar het geselecteerde attribuut.
      custom-report-builder-dimension
    • Maatstaven zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal bekeken pagina's, en worden in het groen weergegeven. Met maatregelen kunt u gegevens aggregeren op basis van het geselecteerde kenmerk.

      custom-report-builder-measure
  • Om een veld te bewerken, klikt u op het pijltje naar beneden. In het dialoogvenster bewerkt u de details van het veld, afhankelijk van het type veld:
    • Naam: de naam van het veld.
    • Aggregatie: selecteer Geen om het veld als een dimensie in te stellen, of selecteer een aggregatietype om het veld als een maat in te stellen.
    • Sorteren: de methode om de gegevens van het veld te sorteren.
  • Standaard worden de rapportgegevens vernieuwd wanneer u aanpassingen maakt. Om te voorkomen dat het rapport wordt vernieuwd, schakelt u het selectievakje Vernieuwen als ik wijzigingen maak boven het rapport in. U kunt het rapport dan handmatig verversen door op het pictogram Verversen te klikken.

custom-report-builder-refresh-checkbox-1
 
  • Om een tweede Y-as aan uw grafiek toe te voegen, klikt u op + Nog een Y-as toevoegen. U kunt dan een filter naar de nieuwe Y-as slepen.

Pas uw filters aan

Pas rapportfilters aan om specifieker te zijn over welke gegevens het rapport weergeeft.

Om uw rapportfilters aan te passen:

  • Klik op het tabblad Filter.

custom-report-builder-filter-tab

  • Standaard wordt de gebeurtenisrapportage beperkt door de hoeveelheid gebeurtenisgegevens in uw account. Een groter volume aan gebeurtenisgegevens verkort het tijdsbestek dat beschikbaar is voor de rapportage over die gebeurtenis. Meer informatie over deze gebeurtenislimiet.

    custom-report-builder-event-timestamp
  • Stel uw andere filterregels in door op het vervolgkeuzemenu Filterregels te klikken en een optie te selecteren:
    • ALLE onderstaande filters: de gegevens moeten aan alle voorwaarden voldoen.
    • ELKEvan de onderstaande filters : de gegevens moeten voldoen aan één of meer van de voorwaarden.
    • Aangepaste filterregels: de gegevens moeten voldoen aan een aangepaste groepering van regels, gescheiden door AND- en OR-operatoren . Meer informatie over het groeperen van uw velden.

      custom-report-builder-filter-rules
  • Voeg voorwaarden toe aan uw filtervelden:
    • Onder Inactieve filters, klik op een veld.

      custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-options
    • Selecteer een voorwaarde voor het veld en selecteer de waarde voor de voorwaarde. Dit kan een kalenderkiezer zijn of een dropdown menu om een waarde te selecteren of in te voeren.
    • Klik op Toepassen.
  • Zo groepeert u uw filters met AND- en OR-logica:
    • Klik op het filter dat u wilt groeperen met een ander filter.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Groeperen met een ander filter en selecteer het filternummer waarmee u dit filter wilt groeperen. custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • Klik op Toepassen.
    • De filters worden nu gegroepeerd. Als u de operator binnen de groep wilt bijwerken, klikt u op de tekst en in de groep en selecteert u of. Meer informatie over het verschil tussen AND- en OR-logica.

    • U kunt ook tekst invoeren in het veld Filterregels. Als u bijvoorbeeld (1 en 2) of 3 invoert, worden de eerste twee filters gegroepeerd met een AND-operator, en de laatste filter wordt op zichzelf gezet met een OR-operator.
      custom-report-builder-custom-filter-rules-1

Uw rapport opslaan

Zodra het rapport is ingesteld, slaat u het op in uw rapportenlijst of dashboard, of exporteert u de gegevens van HubSpot.

Om het rapport op te slaan in uw rapportenlijst of een dashboard:

  • Klik rechtsboven op Opslaan. Om uw rapport als een kopie op te slaan, klikt u op Opslaan als.
  • In het rechterpaneel voert u de rapportnaam in het veld Rapportnaam in.
  • Selecteer waar u het rapport wilt opslaan:
    • Niet toevoegen aan dashboard: het rapport zal worden toegevoegd aan uw rapportenlijst.
    • Toevoegen aan bestaand dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een bestaand dashboard. Om het dashboard te selecteren waaraan het rapport moet worden toegevoegd, klikt u op hetvervolgkeuzemenu .
    • Toevoegen aan nieuw dashboard: het rapport zal worden toegevoegd aan een dashboard dat u zult aanmaken. Voer denaam van het dashboard in, en selecteer dezichtbaarheid .
  • Klik rechtsonder op Opslaan.

U kunt een rapport ook exporteren om uw gegevens offline te halen. Wanneer u een rapport voor export configureert, worden alle velden in de sectie Velden als kolommen in de export opgenomen.

Om een rapport te exporteren:

  • Klik in de rechterbovenhoek op Exporteren.
  • Voer in het dialoogvenster de naam van de export in en selecteer vervolgens het bestandsformaat waarin u het rapport wilt opslaan. Klik op Exporteren. Het bestand wordt verwerkt en u ontvangt een melding zodra het rapport beschikbaar is om te downloaden.

Een rapport vernieuwen

Rapporten die met de custom report builder zijn gemaakt, worden elke twee uur automatisch ververst met beschikbare gegevens. U kunt een rapport of een dashboard elke 15 minuten handmatig vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen.

Om rapporten op een dashboard handmatig te vernieuwen:

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
  • Gebruik hetdashboard dropdown menu linksboven om het dashboard te selecteren met het rapport dat u wilt verversen.
  • Om alle rapporten op een dashboard te verversen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties in de rechterbovenhoek en selecteert u Alle rapporten verversen.

    dashboard-refresh-all-reports-1
  • Om een individueel rapport te vernieuwen, ga met de muis over het rapport, klik dan op het verticaalMenumenuicoon en selecteer Vernieuwen.

    dashboard-refresh-individual-report

Om een rapport handmatig te vernieuwen vanuit de rapportbibliotheek:

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Rapporten > Rapporten.
  • Klik op de naam van het rapport dat u wilt vernieuwen.
  • Klik onderaan het rapport op Vernieuwen.

    report-library-refresh-report

Rapportage en gegevenslimieten

Houd de volgende beperkingen in gedachten bij het gebruik van de bouwer van aangepaste rapporten:

  • Het kan tot 15 minuten duren voordat rapporten nieuwe gegevens weergeven. Als u bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon aanmaakt die aan de criteria van een rapport voldoet, duurt het tot 15 minuten voor de contactpersoon in het rapport verschijnt.
  • Sommige velden, zoals HubSpot team en de Eigenaar velden zullen exporteren met interne ID's in plaats van de HubSpot labels.
  • Voor gebeurtenissenrapportage is er een maximaal tijdbereik van 12 maanden of 10 miljoen gebeurtenissen. Als er meer dan 10 miljoen gebeurtenissen zijn voor het geselecteerde gebeurtenistype, wordt het beschikbare tijdsbestek ingekort. Het minimum tijdsbestek voor gebeurtenissenrapportage is één maand. Dit is om ervoor te zorgen dat het rapport efficiënt en tijdig wordt geladen.