Skapa rapporter med den anpassade rapportkonstruktören

Med HubSpots anpassade rapportbyggare kan du analysera flera datakällor i HubSpot. Skillnaden mellan den anpassade rapportkonstruktören och andra typer av HubSpot-rapporter är att du kan visa data från marknadsförings- och försäljningsaktiviteter utöver objekt. Du kan till exempel skapa en rapport för att mäta hur dina målkonton engagerar sig på din webbplats.

Om du har en prenumeration på Operations Hub Enterprise kan du också skapa datamängder för att driva dina anpassade rapporter .

Skapa en rapport

Att skapa en rapport i byggaren för anpassade rapporter kan delas upp i följande steg:

1. Välj rapportens datakällor: Välj de typer av HubSpot-data som rapporten ska innehålla.
2. Lägg till fält i rapporten: välj de specifika egenskaps-, händelse- och aktivitetsdata som ska rapporteras.
3. Anpassa rapportfilter: Ange gränser och avgränsningar för de fält som du har lagt till.
4. Konfigurera rapportvisualisering: välj hur du vill att data ska visas.
5. Spara eller exportera rapporten: Gör din rapport tillgänglig för dig själv och andra att visa, eller exportera den för att ta med dig data offline.

Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du använda funktionen för smarta diagram för att komma igång. Genom att aktivera smarta diagram innan du lägger till dina fält föreslår HubSpot automatiskt en diagramtyp baserat på de fält du lägger till. När du har valt en rekommenderad diagramtyp ordnar HubSpot automatiskt fälten i rekommenderade kanaler. Läs mer om hur du använder smarta diagram.

För att börja bygga din rapport:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Rapporter.
• Klicka på Skapa rapport uppe till höger.
• I avsnittet Bygg från grunden klickar du på Anpassad rapportbyggare.

Välj datakällor

Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan kommer att vara rapportens fokus och alla andra datakällor kommer att relatera till den primära källan. En rapport med den primära källan Kontakter och den sekundära källan Affärer kommer till exempel endast att ta fram affärer som är kopplade till kontakter. Om du vill inkludera alla affärer i rapporten, inklusive icke associerade affärer, måste du välja Affärer som primär datakälla. Läs mer om att välja datakällor.

Du kan välja dina datakällor manuellt, använda en exempelrapport eller om du har enprenumeration på Operations Hub Enterprise kan du basera din rapport på ett dataset. En anpassad rapport kan innehålla upp till fem datakällor.

• Om du vill välja datakällor manuellt:
  • Välj den primära källan genom att klicka på rullgardinsmenyn Primär datakälla och välja en primär källa.
    
  • Välj sekundära källor genom att välja i sektionerna CRM, Marknadsföring, Försäljning, Service och Anpassade objekt (endastEnterprise ).

Observera: När du väljer datakällor kan vissa datakällor bli otillgängliga eller väljas automatiskt på grund av hur HubSpot kan ansluta flera datakällor.

• Om du vill välja en exempelrapport:
  • Klicka på fliken Provrapporter.
    
    
  • Bläddra eller använd sökfältet för att visa de tillgängliga exempelrapporterna. Provrapporterna ordnas efter relevans baserat på de primära och sekundära källorna som du har valt.
  • Om du vill skapa rapporten väljer du exempelrapporten och klickar sedan på Nästa längst upp till höger.
  • I rapportbyggaren klickar du på Spara för att spara rapporten som den är, eller för att anpassa rapporten ytterligare.
  • Du kan när som helst visa fler exempelrapporter genom att klicka på Exempelrapporter uppe till höger i rapportkonstruktören. I den högra sidofältet väljer du sedan den exempelrapport du vill visa och klickar på Tillämpa.

• Så här väljer du ett dataset för din rapport:
  • Klicka på fliken Dataset.

• • Välj det dataset som du vill använda. Läs mer om datamängder.
• När du har valt dina datakällor skapar du rapporten genom att klicka på Nästa längst upp till höger. Du kommer då till rapportkonstruktören.

• Du kan uppdatera dina datakällor när som helst i rapportbyggaren genom att klicka på Redigera datakällor i den vänstra sidofältet.

Lägg till fält

Välj specifika egenskaper, aktivitetsmätningar och händelser för att lägga till data i rapporten. De tillgängliga fälten baseras på de datakällor du väljer för rapporten. Hur många fält du kan lägga till i en rapport beror på rapporttypen:

• Stapel-, linje-, områdes- och kombinationsdiagram: Du kan lägga till högst tre fält, eller fyra om du inkluderar ytterligare en Y-axel.
• Donut-, paj-, KPI-, tabell- och pivottabelldiagram : Du kan lägga till högst 20 fält.

Observera: Händelsefält kan ses under avsnittet Händelser i vissa datakällor. För närvarande kan du bara välja ett händelsefält för den anpassade rapporten, och data i fältet begränsas automatiskt till ett visst tidsintervall.

Så här lägger du till fält i rapporten:

• Använd sökfältet i den vänstra panelen, klicka på rullgardinsmenyn Bläddra eller klicka på ikonen Filtrera fält och välj datakällan med det fält du vill lägga till. Håll muspekaren över fastigheten och klicka på verticalMenuAActions för att visa och redigera fastighetsdetaljer och beskrivning.
• Klicka och dra fält från den vänstra sidofältet till kanalplatserna på fliken Konfigureraeller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till [X].
• . Om du har smarta diagram aktiverade kommer alla fält som standard att läggas till under rubriken Kolumner. För alla andra diagramtyper varierar de tillgängliga kanalerna beroende på diagramtyp:
  • X-axel: den horisontella linjen i rapporten.
  • Y-axel: den vertikala linjen i rapporten.
  • Bryt ner efter: sektionerna eller kategorierna i rapporten.

Observera: Om du lägger till ett fält med en stor mängd data till kanalen Fördela efter kan det leda till att rapporten inte kan laddas. Läs mer om hur du undviker fel för många datapunkter som begärts.

• • Värden: rapportens mängd, kvantitet eller värde (dvs. det som räknas).
  • Gruppera efter: Avsnitten eller kategorierna i rapporten.
  • Kolumner: kolumnerna i rapporten.
  • Visa punktdetaljer efter: För spridningsdiagram bryter den här kanalen ner data genom att skapa punkter på diagrammet enligt det angivna fältet. Medan Bryt ner efter skapar punkter organiserade efter färg, organiserar den här sloten alla data utan färg eller ytterligare mappningar. Använd den här kanalen i stället för Break down by när du rapporterar om större datamängder. Accepterar dimensionsfält.
  • Visa punktstorlek efter: För spridningsdiagram använder du den här kanalen för att lägga till ett tredje numeriskt värde till diagrammet och automatiskt skala data med bubblor i visualiseringen. Accepterar måttfält.

Fält kan ställas in som en av två typer, som återspeglar om en aggregering utförs på fältets data:

• Mått: fält utan aggregering, visas grått. Dimensioner kan vara vilken datatyp som helst, inklusive datum, siffror, booleser och strängar. Den här typen av fält kan endast läggas till på X-axeln och Bryt ner efter slot.
  
  
• Mått: Fält med en fastställd aggregeringsmetod som visas i grönt. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Denna typ av fält kan endast läggas till på Y-axeln.
  
  

Att ställa in en aggregeringstyp för ett fält kan vara till hjälp om du vill returnera fältets data på ett visst sätt, till exempel som en summa eller ett genomsnitt. Du kanske till exempel vill visa intäkterna från dina affärer som en summa för varje typ av affär för att förstå vilka typer av affärer som ger mest intäkter. Läs mer om aggregeringsmetoder.

Observera att aggregeringsmetoden för standardmått, t.ex. antal affärer, är inställd på distinkt antal och kan inte justeras.

• Om du vill redigera ett fält klickar du på ikonen med nedåtpilen bredvid fältet. I dialogrutan redigerar du fältets detaljer, beroende på vilken typ av fält det rör sig om:
  • Namn: Ändra fältets namn för den här rapporten.
  • Aggregering: fältets aggregeringsmetod.
  • Sortera: För fält utan aggregeringstyp väljer du det värde och den ordning som fältets data sorteras efter.
    • Värde: Sortera fältets data efter dess värden i stigande eller fallande ordning.
    • Visningsordning: Sortera fältets data i den ordning som värdena visas i HubSpot.
    • Antal poster: Om din rapport innehåller ett standardmått, t.ex. antal kontakter eller antal företag, sorterar du fältet efter det standardmåttet.

  • Begränsning: För fält utan aggregeringstyp anger du en gräns för antalet värden som läggs till i rapporten från det här fältet, till exempel Topp 10 eller Botten 20.

  • Format(beta): Redigera hur decimaler, negativa värden och tusentalseparatorer används för det valda sifferfältet. Med hjälp av det här måttet kan relevanta fält visas som valutor eller procentandelar.
    

Observera:Om du konverterar ett fält till en annan valuta än kontots hemvaluta kommer du inte att kunna konvertera det igen på samma fält. Om du vill återspegla en annan valuta lägger du till egenskapen från fältlistan i den vänstra panelen på nytt som ett extra fält i din rapportkonfiguration för att formatera som en annan valuta.

• Som standard uppdateras rapportdata när du gör justeringar. Om du vill förhindra att rapporten uppdateras markerar du kryssrutan Uppdatera när jag gör ändringar ovanför rapporten. Du kan sedan uppdatera rapporten manuellt genom att klicka på ikonen för uppdatering av uppdatering av uppdatering.

Anpassa rapportfilter

Anpassa rapportfilter för att vara mer specifik för vilka data som visas i rapporten.

Så här anpassar du rapportfiltren:

• Klicka på fliken Filter eller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till filter.

• Som standard begränsas händelserapporteringen av mängden händelsedata i ditt konto. En större mängd händelsedata förkortar den tillgängliga tidsramen för rapportering av händelsen. Läs mer om denna begränsning för händelser.
  
  
• Ange dina andra filterregler genom att klicka på rullgardinsmenyn Filterregler och välja ett alternativ:
  
  • ALLA filter nedan: Uppgifterna ska uppfylla alla villkor.
  • Något av filtren nedan: Uppgifterna ska uppfylla ett eller flera av villkoren.
  • Anpassade filterregler: Uppgifterna ska följa en gruppering av anpassade regler, separerade med operatorerna AND och OR . Läs mer om gruppering av fält.
    
    

• Lägg till villkor i dina filterfält:
  • Klicka på ett fält under Inaktiva filter.

• • Välj ett villkor för fältet och välj ett värde för villkoret.

• • Klicka på Tillämpa.
    
    

• Gruppera dina filter med AND-, OR- och NOT-logik:
  • Klicka på det filter som du vill gruppera med ett annat.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter och välj det filternummer som du vill gruppera filtret med.
  • Klicka på Tillämpa.
  • Filtren grupperas då tillsammans. Om du vill uppdatera operatören i gruppen klickar du på och-texten i gruppen och väljer eller. Logiken not är inte tillgänglig i det här gruppfiltret. Läs mer om skillnaden mellan AND- och OR-logik.

• • Du kan också skriva in text i fältet Filterregler. Om du till exempel skriver 1 och (NOT 2) inkluderas filter 1 men inte filter 2. När du använder filtret NOT måste det skrivas med versaler.
    

Observera: För att säkerställa konsistens för alla användare på kontot använder datumbaserade filter, t.ex. Denna månad, kontots tidszon. Värden från HubSpot standarddatumegenskaper visas dock relativt din lokala tidszon. Detta kan leda till oväntade rapportvärden beroende på var du befinner dig.

Om du till exempel befinner dig i Boston medan en annan teammedlem befinner sig i San Francisco, kommer ni båda att se samma affärer i en anpassad rapport om affärer. Men när ni borrar in i rapporten kan det hända att ni ser något olika skapandedatum för de inkluderade affärerna.

Konfigurera visualisering av rapporten

• På fliken Konfigurera väljer du hur dina data ska visas genom att välja diagramtyp. Läs mer om HubSpot:s diagramtyper.

• Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du välja funktionen smarta diagram för att komma igång. När smarta diagram är aktiverade kommer HubSpot att rekommendera diagramtyper som fungerar bäst med de valda fälten.
  • Om du vill aktivera smarta diagram väljer du den smarta diagramtypen.
    
    
  • När du har lagt till fält i rapporten kommer HubSpot att markera rekommenderade diagramstilar i blått.
  • Om du vill ordna fälten automatiskt väljer du en rekommenderad diagramtyp. HubSpot kommer då att ställa in fälten i de rekommenderade kanalerna samt dela upp dina data efter ett av de tillagda fälten beroende på diagramtypen. När smarta diagram är aktiverade kommer de tillagda fälten att ligga kvar under en kolumnrubrik, snarare än enskilda axlar som i en vanlig anpassad rapport.
  • Om du vill konfigurera rapporten ytterligare klickar du på funktionen smart diagram för att stänga av den. Fälten på fliken Konfigurera kategoriseras då av de rekommenderade axlarna, kolumnerna eller uppdelningen beroende på diagramtypen.

• Om du vill lägga till en andra Y-axel i diagrammet klickar du på + Lägg till ytterligare en Y-axel. Diagrammet konverteras då till ett kombinationsdiagram och du kan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar. Läs mer om hur du använder flera Y-axlar.

• Om du vill konfigurera diagrammets inställningar ytterligare klickar du på Diagraminställningar. Tillgängliga diagraminställningar beror på vilken typ av diagram du väljer.
  • Axelskala: Skalan i vilken dina data visas, antingen linjär eller logaritmisk.
    • Linjär: representerar diagrammets data i en sann skala. Diagrammet kommer att visa outliers på ett framträdande sätt.
      
      
    • Logaritmisk: Kondensera diagrammets data för att minska utrymmet mellan datapunkterna. Detta kan vara användbart när man behöver jämföra data som innehåller drastiska utfallare.
      
      
  • Färgpalett: Välj diagrammets färgschema från en uppsättning HubSpot-färgteman.
  • Färger: Om du vill anpassa färgschemat ytterligare klickar du på färgväljaren bredvid ett uppdelningsvärde och väljer en färg.
  • Kumulativ: För rapporter i linje- och områdesdiagram med datum- eller tidsvärden på X-axeln representerar du värdena kumulativt över X-axeln.
    
    
  • Legendens position: Som standard visas diagramlegendaren högst upp i diagrammet för att ange data efter värde och färg. Om du vill ändra lägespositionen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer sedan en position.
  • Max: Det högsta värdet som diagrammets axel kommer att visa. Den här inställningen styr hur inzoomad visualiseringen är. Om du till exempel anger värdet 100 på ett vertikalt stapeldiagram kommer Y-axeln att visas upp till ett värde på 100.
    
    
    • Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten utan är endast avsedd för visning.
    • När den används med en logaritmisk axelskala kommer rapportkonstruktören att avrunda det här värdet uppåt till närmaste steg baserat på den logaritmiska skalan.
      
      
  • Min: Det lägsta värdet som ett diagrams axel kommer att visa. Den här inställningen styr hur inzoomad visualiseringen är. Till exempel kommer ett värde på 50 i ett vertikalt stapeldiagram att ställa in Y-axeln så att den börjar vid ett värde på 50. Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten utan är endast avsedd för visning.
  • Månadsmål: Ange ett tal för att lägga till en mållinje i diagrammet.
    
  • Visa bubbellegenden: För spridningsdiagram, när rapporten innehåller ett fält View point size by, kan du lägga till bubbelstorleken i legenden genom att markera kryssrutan.
  • Visa dataetiketter: Som standard innehåller diagrammen dataetiketter för att visa specifika värden. Om du vill dölja dessa etiketter avmarkerar du kryssrutan.
  • Format för dataetiketter: När Visa dataetiketter är markerat i diagrammen med spridningsdiagram kan du välja vilka dataetiketter som ska visas i diagrammet. Välj till exempel (X,Y) för att visa dataetiketter för värden från både X- och Y-axeln.
  • Opacitet: För spridningsdiagram ställer du in opaciteten för punkterna i diagrammet. En lägre opacitet kan vara till hjälp när data överlappar varandra visuellt.

• • Visa markörer: Linje- och områdesdiagram innehåller som standard indikatorer vid datapunkterna längs axlarna. Om du vill ta bort indikatorerna avmarkerar du kryssrutan.
  • Visa idag: Som standard innehåller linje- och områdesdiagram endast data från tidigare dagar. Om du vill inkludera data från den aktuella dagen hittills markerar du kryssrutan.
  • Visa totaler: Som standard visar donut- och cirkeldiagrammen de totala data som ingår i rapporten. Om du vill dölja totalsumman avmarkerar du kryssrutan.
  • Staplade: Staplar uppdelningen efter värden, vilket kan förbättra läsbarheten i en rapport.
  • Y-axel 1 och 2: För kombinationsdiagram kan du välja om du vill visa varje Y-axel som ett stapel-, linje- eller områdesdiagram. Inställningarna för varje Y-axelvisualiseringstyp är desamma som de inställningar som är tillgängliga för den allmänna diagramtypen. Om du vill lägga till data till en andra Y-axel klickar du på Lägg till ytterligare en Y-axel på fliken Konfigurera .
    
    
  • Y-axelläge: Som standard är kombinationsdiagrammen inställda på läget Dubbla axlar.

Observera: Rapporter som innehåller mer än 99 värden i egenskapen Bryt ner efter kommer inte att kunna visas på instrumentpaneler utan måste visas i rapportverktyget.

Spara din rapport

När rapporten är konfigurerad kan du spara den i din rapportlista, instrumentpanel eller exportera data från HubSpot.

Så här sparar du rapporten till din rapportlista eller en instrumentpanel:

• Klicka på Spara uppe till höger. Om du vill spara rapporten som en kopia klickar du på Spara som.
• I den högra panelen anger du rapportens namn i fältet Rapportnamn.
• Välj var du vill spara rapporten:
  
  • Lägg inte till i instrumentpanelen: Rapporten läggs till i dinrapportlista.
  • Lägg till i befintlig instrumentpanel: rapporten läggs till i en befintlig instrumentpanel. Klicka pårullgardinsmenyn för att välja vilken instrumentpanel rapporten ska läggas till i.
  • Lägg till i ny instrumentpanel: Rapporten läggs till i en instrumentpanel som du skapar. Ange instrumentpanelensnamn och välj desssynlighet.
• Klicka på Spara längst ner till höger.

Du kan också exportera en rapport för att ta med dig data offline. När du konfigurerar en rapport för export kommer alla fält i avsnittet Fält att ingå som kolumner i exporten. Alla fält i rapporten exporteras med sitt ursprungliga namn, även om du har ändrat namnet i rapportkonstruktören.

Exportera en rapport:

• Klicka på Exportera i övre högra hörnet.
• I dialogrutan anger du namnet på exporten och väljer sedan det filformat som du vill spara rapporten som. Klicka på Exportera. Filen börjar bearbetas och du får ett meddelande när rapporten är tillgänglig för nedladdning.

Uppdatera en rapport

Rapporter som byggs med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med ny tillgänglig data varannan timme. Du kan dock uppdatera en rapport eller en instrumentpanel manuellt var 15:e minut för att hämta nya data.

Så här uppdaterar du manuellt rapporter på en instrumentpanel:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Instrumentpanaler.
• Användrullgardinsmenyn för instrumentpaneler uppe till vänster för att välja instrumentpanelen med den rapport du vill uppdatera.
• Om du vill uppdatera alla rapporter på en instrumentpanel klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger och väljer sedan Uppdatera alla rapporter.
  
  
• Om du vill uppdatera en enskild rapport håller du muspekaren över rapporten, klickar påikonen för vertikalmenyn och väljer Uppdatera.
  
  

Uppdatera en rapport manuellt från rapportbiblioteket:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Rapporter.
• Klicka på namnet på den rapport som du vill uppdatera.
• Klicka på Uppdatera längst ner i rapporten.
  
  

Rapportering och datagränser

Tänk på följande begränsningar när du använder byggaren för anpassade rapporter:

• För ökad prestanda är rapporter som inte är tabeller begränsade till 1 000 unika datarader. Om du vill minska antalet rader i en rapport rekommenderas att du lägger till filter för att göra dina data mer specifika eller använder dimensioner som har ett lägre antal unika värden (till exempel flera egenskaper för urvalstyp). Tabellrapporter är paginerade och kan innehålla mer än 1 000 rader.
• Det tar 10-15 minuter innan nya data visas i rapporterna. Om du till exempel skapar en ny kontakt som uppfyller kriterierna för en rapport visas kontakten inte i rapporten förrän efter 10-15 minuter.
• Rapporter som byggs med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med ny tillgänglig data varannan timme. Om du vill hämta in nya data före nästa automatiska uppdatering kan du lära dig hur du uppdaterar en rapport manuellt.
• Vissa fält, t.ex. HubSpot-teamet och ägarfälten, exporteras med interna ID:n i stället för HubSpot-etiketter.
• För händelserapportering finns ett maximalt tidsintervall på 12 månader eller 10 miljoner händelser. Om det finns mer än 10 miljoner händelser för den valda händelsetypen förkortas den tillgängliga tidsramen. Den minsta tidsramen för händelserapportering är en månad. Detta för att säkerställa att rapporten laddas effektivt och i tid.