Skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren

Med HubSpots anpassade rapportbyggare kan du analysera flera datakällor i HubSpot. Skillnaden mellan den anpassade rapportbyggaren och andra typer av HubSpot-rapporter är att du kan visa data från marknadsförings- och försäljningsaktiviteter utöver objekt. Du kan t.ex. skapa en rapport för att mäta hur dina målkonton interagerar med din webbplats.

För att skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren måste användaren ha behörigheterna Skapa/äg och Redigera rapport.

Om du har en Operations Hub Enterprise-prenumeration kan du även skapa datauppsättningar för dina anpassade rapporter.

Skapa en rapport

Att skapa en rapport i den anpassade rapportbyggaren kan delas upp i följande steg:

1. Välj rapportens datakällor: välj de typer av HubSpot-data som rapporten ska innehålla.
2. Lägg till fält i rapporten: välj de specifika fastighets-, händelse- och aktivitetsdata som ska rapporteras.
3. Anpassa rapportfilter: ställ in gränser för de fält du har lagt till.
4. Konfigurera rapportvisualisering: välj hur du vill att data ska visas.
5. Spara eller exportera rapporten: gör din rapport tillgänglig för dig själv och andra att visa, eller exportera den för att ta dina data offline.

Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du använda funktionen för smarta diagram för att komma igång. Genom att aktivera smart diagram innan du lägger till dina fält kommer HubSpot automatiskt att föreslå diagramtyp baserat på de fält du lägger till. När du har valt en rekommenderad diagramtyp kommer HubSpot automatiskt att ordna fälten i rekommenderade kanaler. Läs mer om hur du använder smarta diagram.

För att börja bygga din rapport:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Rapporter.
• Klicka på Skapa rapport längst upp till höger.
• I avsnittet Bygg från grunden klickar du på Custom Report Builder.

Välj datakällor

Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan kommer att vara fokus för rapporten, och alla andra datakällor är relaterade till den primära källan. En rapport med en primär källa som heter Kontakter och en sekundär källa som heter Affärer kommer t.ex. bara att innehålla affärer som är kopplade till kontakter. Om du vill inkludera alla affärer i rapporten, inklusive oassocierade affärer, måste du välja Affärer som primär datakälla. Läs mer om hur du väljer datakällor.

Du kan välja dina datakällor manuellt, använda en exempelrapport eller om du har en Operations Hub Enterprise-prenumeration kan du basera din rapport på ett dataset. En anpassad rapport kan innehålla upp till fem datakällor.

• Så här väljer du datakällor manuellt:
  • Välj den primära källan genom att klicka på rullgardinsmenyn Primär datakälla och välja en primär källa.
    
  • Välj dina sekundära källor genom att välja från avsnitten CRM, Marknadsföring, Försäljning, Service och Anpassade objekt( endastEnterprise ).

Observera: när du väljer datakällor kan vissa datakällor bli otillgängliga eller väljas automatiskt på grund av hur HubSpot kan ansluta flera datakällor.

• Så här väljer du en exempelrapport:
  • Klicka på fliken Exempelrapporter.
    
    

• • Bläddra eller använd sökfältet för att visa tillgängliga exempelrapporter. Exempelrapporterna är ordnade efter relevans baserat på de primära och sekundära källor som du har valt.
  • Om du vill skapa rapporten väljer du exempelrapporten och klickar sedan på Nästa längst upp till höger.
  • I rapportbyggaren klickar du på Spara för att spara rapporten som den är, eller för att anpassa rapporten ytterligare.
  • Du kan när som helst visa fler exempelrapporter genom att klicka på Exempelrapporter längst upp till höger i rapportbyggaren. I det högra sidofältet markerar du sedan den exempelrapport du vill visa och klickar på Tillämpa.

• Så här väljer du ett dataset för din rapport:
  • Klicka på fliken Dataset.

• • Välj det dataset som du vill använda. Läs mer om dataset.
• När du har valt dina datakällor skapar du din rapport genom att klicka på Nästa längst upp till höger. Du kommer då till rapportbyggaren.

• Du kan när som helst uppdatera dina datakällor i rapportbyggaren genom att klicka på Redigera datakällor i det vänstra sidofältet.

Lägg till fält

Välj specifika egenskaper, aktivitetsmätningar och händelser för att lägga till data i din rapport. De tillgängliga fälten baseras på de datakällor du väljer för rapporten. Hur många fält du kan lägga till i en rapport beror på rapporttypen:

• Stapel-, linje-, yt- och kombinationsdiagram: du kan lägga till högst tre fält, eller fyra om du inkluderar en extra Y-axel.
• Donut-, cirkel-, KPI-, tabell- och pivottabelldiagram: du kan lägga till högst 20 fält.

Observera: Händelsefält kan ses under avsnittet Händelser i vissa datakällor. För närvarande kan du bara välja ett händelsefält för den anpassade rapporten, och data i fältet begränsas automatiskt till ett visst tidsintervall.

Så här lägger du till fält i rapporten:

• Använd sökfältet i den vänstra panelen, klicka på rullgardinsmenyn Bläddra eller klicka på ikonen Filtrera fält och välj den datakälla med det fält som du vill lägga till. Håll muspekaren över fastigheten och klicka på verticalMenuAÅtgärder för att visa och redigera fastighetsinformation och beskrivning.
• Klicka och dra fält från det vänstra sidofältet till kanalplatserna på fliken Konfigurera, eller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till i [X].
• Om du har aktiverat smart diagram kommer alla fält att läggas till under rubriken Kolumner som standard . För alla andra diagramtyper varierar tillgängliga kanaler beroende på diagramtyp:
  • X-axel: den horisontella linjen i rapporten.
  • Y-axel: den vertikala linjen i rapporten.
  • Delaupp efter: avsnitt eller kategorier i rapporten.

Observera: Om du lägger till ett fält med en stor mängd data i kanalen Bryt ner efter kan det leda till att rapporten inte kan laddas. Läs mer om hur du undviker att för många datapunkter orsakar fel. Rapporter som innehåller fler än 99 värden i egenskapen Bryt ner efter kommer inte att kunna visas på dashboards utan måste visas i rapportverktyget.

• • Värden: rapportens belopp, kvantitet eller värde (dvs. vad som räknas).
  • Gruppera efter: avsnitt eller kategorier i rapporten.
  • Kolumner: kolumnerna i rapporten.
  • Visa punktdetaljer efter : för spridningsdiagram bryter den här kanalen ner data genom att skapa punkter i diagrammet enligt det angivna fältet. Medan Bryt ner efter skapar punkter organiserade efter färg, organiserar den här platsen alla data utan färg eller ytterligare mappningar. Använd den här kanalen istället för Bryt ner efter när du rapporterar om större datauppsättningar. Accepterar dimensionsfält.
  • Visa punktstorlek efter: för spridningsdiagram, använd den här kanalen för att lägga till ett tredje numeriskt värde i diagrammet och automatiskt skala data med bubblor i visualiseringen. Accepterar måttfält.

Fält kan ställas in som en av två typer, vilket återspeglar om en aggregering utförs på fältets data:

• Dimensioner: fält utan aggregering, visas som grå. Dimensioner kan vara vilken datatyp som helst, inklusive datum, siffror, booleska uttryck och strängar. Denna typ av fält kan endast läggas till på X-axeln och brytas ned per slot.
  
  
• Mått: fält med en angiven aggregeringsmetod, visas som gröna. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Denna typ av fält kan endast läggas till på Y-axeln. Du kan lägga till upp till tio mått i en rapport.

Observera: Aggregeringsmetoden för standardmått, t.ex. Antal affärer, är inställd på Distinkt antal och kan inte justeras.

• Om du vill redigera ett fält klickar du på nedåtpilen bredvid fält et på down . I dialogrutan kan du redigera fältets detaljer, beroende på vilken typ av fält det gäller:
  • Namn: ändra fältets namn för den här rapporten.
  • Aggregering: fältets aggregeringsmetod.
  • Sortera: för fält utan aggregeringstyp, välj det värde och den ordning som fältets data ska sorteras efter.
    • Etikett: sortera fältets data efter dess etiketter i stigande eller fallande ordning.
    • Värde: sortera fältets data efter dess värden i stigande eller fallande ordning.
    • Visningsordning: sortera fältets data efter den ordning som dess värden visas i HubSpot.
    • Antal poster: om din rapport innehåller ett standardmått, t.ex. Antal kontakter eller Antal företag, sorterar du fältet efter den standarddimensionen.

  • Gräns: för fält utan aggregeringstyp anger du en gräns för antalet värden som läggs till i rapporten från detta fält, t.ex. Topp 10 eller Botten 20.

  • Format(beta): redigera hur decimaler, negativa värden och tusentalsavgränsare används för det valda numeriska fältet. Med hjälp av denna åtgärd kan relevanta fält visas som valutor eller procent.

• Som standard uppdateras rapportdata när du gör justeringar. Om du vill förhindra att rapporten uppdateras markerar du kryssrutan Uppdatera när jag gör ändringar ovanför rapporten. Du kan sedan uppdatera rapporten manuellt genom att klicka på uppdateringsikonen refresh.

Anpassa rapportfilter

Anpassa rapportfilter för att vara mer specifik om vilka data rapporten visar.

Så här anpassar du dina rapportfilter:

• Klicka på fliken Filter, eller klicka på verticalMenu Åtgärder > Lägg till i filter.

• Som standard begränsas händelserapporteringen av mängden händelsedata i ditt konto. En större mängd händelsedata förkortar den tillgängliga tidsramen för rapportering av den händelsen. Läs mer om denna händelsegräns.
  
  
• Ställ in andra filterregler genom att klicka på rullgardinsmenyn Filterregler och välja ett alternativ:
  
  • ALLA filter nedan: data ska uppfylla alla villkor.
  • NÅGOT av filtren nedan: data ska uppfylla ett eller flera av villkoren.
  • Anpassade filterregler: data ska överensstämma med anpassad regelgruppering, separerad med operatörerna AND och OR. Läs mer om hur du grupperar dina fält.
    
    

• Lägg till villkor i dina filterfält:
  • Klicka på ett fält under Inaktiva filter.

• • Välj ett villkor för fältet och välj värdet för villkoret.

• • Klicka på Tillämpa.
    
    

• För att gruppera dina filter med AND, OR och NOT logik:
  • Klicka på det filter som du vill gruppera med ett annat.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter och välj det filternummer som du vill gruppera det här filtret med.
  • Klicka på Verkställ.
  • Filtren kommer då att grupperas tillsammans. Om du vill uppdatera operatorn i gruppen klickar du på texten och i gruppen och väljer eller. Logiken not är inte tillgänglig i det här gruppfiltret. Läs mer om skillnaden mellan AND- och OR-logik.

• • Du kan också ange text i fältet Filterregler. Om du t.ex. anger 1 och (INTE 2) inkluderas data som följer filter 1 men inte filter 2. När du använder filtret NOT måste det skrivas med versaler.
    

Konfigurera visualisering av rapporten

• På fliken Konfigurera väljer du hur dina data ska visas genom att välja diagramtyp. Läs mer om HubSpots diagramtyper.

• Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du välja funktionen för smarta diagram för att komma igång. Med smart diagram aktiverat kommer HubSpot att rekommendera diagramtyper som fungerar bäst med dina valda fält.
  • Aktivera smart diagram genom att välja diagramtyp för smart diagram.
    
    

• • När du har lagt till fält i rapporten kommer HubSpot att markera rekommenderade diagramstilar i blått.
  • Välj en rekommenderad diagramtyp för att automatiskt ordna dina fält. HubSpot kommer då att placera fälten i de rekommenderade kanalerna, samt dela upp dina data efter ett av de tillagda fälten beroende på diagramtyp. Med smart diagram aktiverat kommer tillagda fält att ligga under en kolumnrubrik, snarare än enskilda axlar som i en anpassad standardrapport.
  • Om du vill konfigurera rapporten ytterligare klickar du på funktionen för smarta diagram för att stänga av den. Fälten på fliken Konfigurera kategoriseras sedan efter de rekommenderade axlarna, kolumnerna eller uppdelningen beroende på diagramtyp.

• Om du vill lägga till en andra Y-axel i diagrammet klickar du på + Lägg till ytterligare en Y-axel. Diagrammet konverteras sedan till ett kombinationsdiagram och du kan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar. Läs mer om hur du använder flera Y-axlar.

• Om du vill konfigurera diagrammets inställningar ytterligare klickar du på Diagraminställningar. Tillgängliga diagraminställningar beror på vilken typ av diagram du väljer.
  • Axelskala: den skala som dina data visas i, antingen linjär eller logaritmisk.
    • Linjär: representerar diagrammets data i en sann skala. Diagrammet visar avvikande värden på ett tydligt sätt.
      
      

• • • Logaritmisk: komprimerar diagrammets data för att minska utrymmet mellan datapunkterna. Detta kan vara användbart när man behöver jämföra data som innehåller drastiska outliers.
      
      

• • Y-axelns etikett: redigera etikettnamnet på y-axeln. Om inga ändringar görs kommer y-axelns etikett som standard att vara egenskapsnamnet för det mått som listas först.
  • Färgpalett: välj diagrammets färgschema från en uppsättning HubSpot-färgteman.
  • Färger: Om du vill anpassa färgschemat ytterligare klickar du på färgväljaren bredvid ett uppdelningsvärde och väljer en färg.
  • Kumulativt: för linje- och ytdiagramrapporter med datum- eller tidsvärden i X-axeln, representerar värdena kumulativt över X-axeln.
    
    

• • Förklaringensposition: Som standard visas diagramförklaringen överst i diagrammet för att ange data efter värde och färg. Om du vill ändra teckenförklaringens position klickar du på rullgardinsmenyn och väljer sedan en position.
  • Max: det högsta värde som diagrammets axel kommer att visa. Den här inställningen styr hur inzoomad visualiseringen är. Ett värde på 100 i ett vertikalt stapeldiagram innebär till exempel att Y-axeln visas upp till ett värde på 100.
    
    
    • Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten, utan är endast avsedd för visning.
    • När den används med en logaritmisk axelskala avrundar rapportbyggaren detta värde uppåt till närmaste steg baserat på den logaritmiska skalan.
      
      

• • Min: det minsta värde som diagrammets axel kommer att visa. Den här inställningen styr hur inzoomad visualiseringen är. Ett värde på 50 i ett vertikalt stapeldiagram innebär till exempel att Y-axeln börjar på värdet 50. Den här inställningen filtrerar inte data från rapporten, utan är endast till för visning.
  • Månadsmål: ange ett tal för att lägga till en mållinje i diagrammet. Månadsmål kan endast användas i XY-visualisering (t.ex. vertikalt stapel-, yt- eller linjediagram) när en datumbaserad egenskap används på x-axeln.
  • Visa bubbelförklaring: för spridningsdiagram, när rapporten innehåller ett fält för visningspunktens storlek, kan du lägga till bubbelstorleken i förklaringen genom att markera kryssrutan.
  • Visa dataetiketter: Som standard innehåller diagram dataetiketter för att visa specifika värden. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja dessa etiketter.
  • Dataetikettformat: när Visa dataetiketter är markerat för spridningsdiagram kan du välja vilka dataetiketter som ska visas i diagrammet. Välj till exempel (X,Y) om du vill visa dataetiketter för värden från både X- och Y-axeln.
  • Opacitet: för spridningsdiagram ställer du in opaciteten för punkterna i diagrammet. En lägre opacitet kan vara till hjälp när data överlappar varandra visuellt.

• • Visa markörer: Som standard innehåller linje- och ytdiagram indikatorer vid datapunkter längs axlarna. Avmarkera kryssrutan om du vill ta bort indikatorerna.
  • Visa idag: som standard inkluderar linje- och områdesdiagram endast data från tidigare dagar. Markera kryssrutan om du vill inkludera data från den aktuella dagen hittills.
  • Visa totaler: som standard visar munk- och cirkeldiagram de totala data som ingår i rapporten. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja totalsumman.
  • Staplade: staplar nedbrytningen efter värden, vilket kan förbättra läsbarheten i en rapport.
  • Y-axel 1 och 2: för kombinationsdiagram kan du välja om du vill visa varje Y-axel som ett stapel-, linje- eller ytdiagram. Inställningarna för varje visualiseringstyp för Y-axeln är desamma som de inställningar som är tillgängliga för den allmänna diagramtypen. Om du vill lägga till data till en annan Y-axel klickar du på och drar ett mått till Y-axelavsnittet på fliken Konfigurera .

• • Y-axelns läge: som standard är kombinationsdiagram inställda på läget Dubbel axel

Spara din rapport

När rapporten är konfigurerad kan du spara den i din rapportlista, instrumentpanel eller exportera data från HubSpot.

Så här sparar du rapporten i din rapportlista eller en instrumentpanel:

• Klicka på Spara längst upp till höger. Om du vill spara rapporten som en kopia klickar du på Spara som.
• I den högra panelen anger du rapportnamnet i fältet Rapportnamn.
• Välj var du vill spara rapporten:
  
  • Lägg inte till i instrumentpanelen: rapporten läggs till i din rapportlista.
  • Lägg tilli befintlig instrumentpanel: rapporten läggs till i en befintlig instrumentpanel. Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den instrumentpanel som rapporten ska läggas till i.
  • Lägg till i ny instrumentpanel: rapporten läggs till i en instrumentpanel som du skapar. Ange instrumentpanelens namn och välj dess synlighet.
• Klicka på Spara längst ned till höger.

Du kan också exportera en rapport för att ta dina data offline. När du konfigurerar en rapport för export kommer alla fält i avsnittet Fält att inkluderas som kolumner i exporten. Alla fält i rapporten kommer att exporteras med sitt ursprungliga namn, även om du har ändrat namnet i rapportbyggaren.

Så här exporterar du en rapport:

• Klicka på Exportera längst upp till höger.
• I dialogrutan anger du namnet på exporten och väljer sedan det filformat som du vill spara rapporten som. Klicka på Exportera. Filen börjar bearbetas och du får ett meddelande när rapporten är tillgänglig för nedladdning.

Uppdatera en rapport

Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Du kan dock uppdatera en rapport eller en instrumentpanel manuellt var 15:e minut för att hämta nya data.

Så här uppdaterar du rapporter på en instrumentpanel manuellt:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Dashboards.
• Använd rullgardinsmenyn förinstrumentpanelen längst upp till vänster för att välja instrumentpanelen med den rapport som du vill uppdatera.
• Om du vill uppdatera alla rapporter på en instrumentpanel klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och väljer sedan Uppdatera alla rapporter.
  
  
• Om du vill uppdatera en enskild rapport håller du muspekaren över rapporten, klickar sedan påmenyikonen verticalMenu och väljer Uppdatera.
  
  

Uppdatera en rapport manuellt från rapportbiblioteket:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Rapporter.
• Klicka på namnet på den rapport som du vill uppdatera.
• Klicka på Uppdatera längst ner i rapporten.
  
  

Rapportering och datagränser

Tänk på följande begränsningar när du använder den anpassade rapportbyggaren:

• För ökad prestanda är icke-tabellrapporter begränsade till 1 000 unika rader med data. För att minska antalet rader i en rapport rekommenderas att du lägger till filter för att göra dina data mer specifika, eller använder dimensioner som har ett lägre antal unika värden (till exempel flera egenskaper för valtyp). Tabellrapporter är paginerade och kan innehålla mer än 1 000 rader.
• Det tar 10-15 minuter innan nya data visas i rapporterna. Om du till exempel skapar en ny kontakt som uppfyller en rapports kriterier kommer kontakten inte att visas i rapporten förrän efter 10-15 minuter.
• Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Om du vill hämta in nya data före nästa automatiska uppdatering kan du läsa om hur du uppdaterar en rapport manuellt.
• Vissa fält, t.ex. HubSpot-team och Ägarfält, exporteras med interna ID:n i stället för HubSpot-etiketterna.
• För händelserapportering finns det ett maximalt tidsintervall på 12 månader eller 10 miljoner händelser. Om det finns fler än 10 miljoner händelser för den valda händelsetypen kommer den tillgängliga tidsramen att förkortas. Den minsta tidsramen för händelserapportering är en månad. Detta för att säkerställa att rapporten laddas effektivt och i rätt tid.