Criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados

Com o construtor de relatórios personalizados da HubSpot, você pode analisar várias fontes de dados no HubSpot. A diferença entre o construtor de relatórios personalizados e outros tipos de relatórios da HubSpot é que você pode exibir dados de atividades de marketing e vendas, além de objetos. Por exemplo, você pode criar um relatório para medir como as contas-alvo estão se envolvendo com seu site.

Para criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados, o usuário deve ter Criar/possuir e Editar permissões de relatório.

Criar um relatório

A criação de um relatório no construtor de relatório personalizado pode ser dividida nas seguintes etapas:

1. Selecionar as fontes de dados do relatório: selecione os tipos de dados do HubSpot que o relatório incluirá.
2. Adicionar campos ao relatório: selecione os dados de propriedade, evento e atividade específicos para os quais deseja gerar relatórios.
3. Personalizar filtros de relatório: defina limites e demarcações para os campos que você adicionou.
4. Configurar visualização do relatório: escolha como deseja que os dados sejam exibidos.
5. Salvar ou exportar o relatório: disponibilize o relatório para você e outras pessoas visualizarem ou exporte para tornar os dados off-line.

Se não tiver certeza de qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado para o seu relatório, você pode usar o recurso de gráfico inteligente para começar. Ao ativar o gráfico inteligente antes de adicionar os campos, o HubSpot sugerirá automaticamente o tipo de gráfico baseado nos campos que você adicionar. Depois de selecionar um tipo de gráfico recomendado, o HubSpot organizará automaticamente os campos em canais recomendados. Saiba mais sobre como usar o gráfico inteligente. 

Para começar a construir seu relatório: 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• Na seção Criar relatórios do zero, clique em Construtor de relatórios personalizados. 
• Clique em Escolher minhas próprias fontes de dados ou em Começar com um conjunto de dados. Aprender mais sobre conjuntos de dados.

Selecionar fontes de dados

As fontes de dados são objetos, ativos e eventos dos quais você deseja gerar relatórios. A fonte de dados principal será o foco do relatório, e todas as outras fontes de dados serão relacionadas a essa fonte primária. Por exemplo, um relatório com uma fonte primária de Contatos e uma fonte secundária de Negócios só extrairá negócios que estejam associados a contatos. Para adicionar todos os negócios no relatório, incluindo negócios não associados, selecione Negócios como a fonte de dados principal. Saiba mais sobre como selecionar as fontes de dados.

Você pode selecionar suas fontes de dados manualmente, usar uma amostra de relatório, ou se tiver uma assinatura do Operations Hub Enterprise , poderá basear o relatório em um conjunto de dados. Um relatório personalizado pode incluir até cinco fontes de dados.

• Para selecionar manualmente as fontes de dados:
  • Selecione a fonte principal clicando no menu suspenso Fonte de dados principal.
     
  • Selecione as fontes secundárias escolhendo entre as seções CRM, Marketing, Sales, Service e Objetos personalizados (somente para Enterprise).

Observação: ao selecionar fontes de dados, algumas podem ficar indisponíveis ou ser selecionadas automaticamente devido à forma como o HubSpot é capaz de conectar várias fontes de dados.

• Para selecionar uma amostra de relatório:
  • Clique na guia Relatórios de amostra.

• • Navegue ou utilize a barra de pesquisa para visualizar os relatórios de amostra disponíveis. Os relatórios de amostra são ordenados por relevância com base nas fontes primárias e secundárias que você selecionou.
  • Para construir o relatório, selecione o relatório de amostra e clique em Próximo no canto superior direito.
  • No construtor do relatório, clicar em Salvar para salvá-lo tal como está, ou em personalizá-lo ainda mais. 
  • A qualquer momento, você pode ver mais relatórios de amostra clicando em Relatórios de amostra no canto superior direito do construtor de relatórios. Em seguida, na barra lateral direita, selecione o Relatório de amostra que deseja ver e clique em Aplicar.

Adicionar campos

Selecione propriedades, medidas de atividade e eventos específicos para adicionar informações ao relatório. Os campos disponíveis serão baseados nas fontes de dados selecionadas para o relatório. A quantidade de campos que você pode adicionar a um relatório depende do tipo de relatório:

• Gráficos de barras verticais, linhas e área: você pode adicionar no máximo 12 campos no eixo Y e um campo no eixo X, ou um no eixo X e um no eixo Y e um em Dividir por.
• Barra horizontal: você pode adicionar no máximo 12 campos no eixo X e um campo no eixo Y, ou um no eixo X e um no eixo Y e um em Dividir por.
• Gráficos de combinação: você pode adicionar no máximo quatro campos.
• Rosca, pizza, KPI: você pode adicionar no máximo 30 campos de valor ou um campo de valor e um campo Dividir por.
• Medidor: você pode adicionar no máximo um campo de valor.
• Tabela dinâmica: você pode adicionar no máximo 30 campos, com até quatro linhas e quatro colunas.
• Tabela: você pode adicionar no máximo 30 campos.

Observação: os campos de evento podem ser vistos na seção Eventos em determinadas fontes de dados. Atualmente, você pode escolher apenas um campo de evento para o relatório personalizado; e os dados no campo serão limitados automaticamente a um determinado período.

Para adicionar campos ao relatório:

• No painel da esquerda, utilize abarra de pesquisa, clique no menu suspenso Procurar ou no ícone Filtrar campos e selecione afonte de dados com o campo que deseja adicionar. Passe o cursor sobre a propriedade e clique em verticalMenuAAções> Ver informações da propriedade para ver os detalhes da propriedade, a descrição e o histórico de edição da propriedade.
• Os campos de fórmula podem ser usados no construtor de relatórios personalizados (somente Operations Hub Enterprise ). Saiba mais sobre a criação de campos usando fórmulas.
• Clique e arraste os campos da barra lateral esquerda para os slots do canal na guia Configurar, ou clique em verticalMenu Ações> Adicionar a [X].
• Por padrão, se você tiver o gráfico inteligente ativado, todos os campos serão adicionados no cabeçalho Colunas. Para todos os outros tipos de gráficos, os canais disponíveis irãovariar de acordo com o tipo de gráfico:
  • Eixo X:: a linha horizontal no relatório.
  • Eixo Y: a linha vertical no relatório. 
  • Dividir por: as seções ou categorias do relatório.

Observação: adicionar um campo com uma grande quantidade de dados ao canal Dividir por pode fazer com que o relatório não seja carregado. Saiba mais sobre como evitar os erros Muitos pontos de dados solicitados. Os relatórios que contêm mais de 99 valores na propriedade Discriminar por não poderão ser exibidos nos painéis e terão de ser visualizados na ferramenta de relatórios.

• • Valores: o montante, valor ou quantidade do relatório (ou seja, o que está sendo contabilizado). 
  • Agrupar por: as seções ou categorias do relatório.
  • Colunas: as colunas do relatório. 
  • Visualizar detalhes do ponto por: para gráficos de dispersão, este canal divide os dados criando pontos no gráfico de acordo com o campo especificado. Enquanto a opção Dividir por criará pontos organizados por cor, este slot organizará todos os dados sem cor ou mapeamentos adicionais. Use esse canal, em vez de Dividir por ao gerar relatórios de conjuntos de dados maiores. Aceita campos de dimensão.
  • Exibir tamanho do ponto por: para gráficos de dispersão, use este canal para adicionar um terceiro valor numérico ao gráfico e escalar automaticamente os dados com bolhas na visualização. Aceita campos de medidas.

Os campos podem ser definidos como um de dois tipos, que refletem se uma agregação é executada nos dados do campo:

• Dimensões: campos sem agregação, exibidos como cinza. As dimensões podem ser qualquer tipo de dados (incluindo datas, números, booleanos e strings). Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo X e ao slot Dividir por .
  
  
• Medidas: campos com um método de agregação definido, exibidos como verde. As medidas são normalmente valores numéricos ou quantitativos, como o número de negócios associados. Este tipo de campo somente pode ser adicionado ao eixo Y. Você pode adicionar até 12 medições a um relatório.

Observação: o método de agregação de medidas padrão, como a Contagem de negócios, é definido para Contagem distinta e não pode ser ajustado.

• Para editar um campo, clique no down ícone de seta para baixo ao lado do campo. Na caixa de diálogo, edite os detalhes do campo, dependendo do tipo:
  • Nome: altere o nome do campo para este relatório. 
  • Agregação: o método de agregação do campo.
  • Classificar: para campos sem tipo de agregação, selecione o valor e a ordem pela qual os dados do campo são classificados.
    • Rótulo: classifique os dados do campo pelos seus rótulos em ordem crescente ou decrescente.
    • Valor: classifique os dados do campo pelos seus valores em ordem crescente ou decrescente.
    • Ordem de exibição: classifique os dados do campo pela ordem em que seus valores são exibidos no HubSpot.
    • Contagem de registros: se o seu relatório incluir uma medida padrão, como a Contagem de contatos ou a Contagem de empresas, classifique o campo por essa dimensão padrão.

  • Limite: para campos sem tipo de agregação, defina um limite para o número de valores adicionados ao relatório a partir deste campo, como 10 principais ou 20 inferiores.

  • Formato: edite como casas decimais, valores negativos e separadores de milhares são usados para o campo numérico selecionado. Usando esta medida, os campos relevantes podem ser exibidos como moedas ou percentagens.

• Por padrão, os dados de relatório serão atualizados conforme os ajustes são realizados. Para evitar a atualização do relatório, marque a caixa de seleção Atualizar ao fazer alterações acima do relatório. Você pode atualizar manualmente o relatório, clicando no refresh ícone de atualização.

Personalizar filtros de relatório

Personalize os filtros de relatório para ser mais específico sobre quais dados são exibidos no relatório.

Para personalizar os filtros de relatório:

• Clique na guia Filtro ou em verticalMenu Ações > Adicionar aos filtros.

• Por padrão, o relatório de eventos é limitado pela quantidade de dados do evento na sua conta. Um volume maior de dados do evento encurtará o intervalo de tempo disponível para relatórios sobre esse evento. Saiba mais sobre esse limite de evento.
  
  
• Defina outras regras de filtro clicando no menu suspenso Filtrar regras e selecione uma opção:
  
  • TODOS os filtros abaixo: os dados devem cumprir todas as condições.
  • QUALQUER um dos filtros abaixo: os dados devem cumprir uma ou mais condições.
  • Regras de filtragem personalizadas: os dados devem aderir ao agrupamento de regras personalizadas, separados pelos operadores AND e OR. Saiba mais sobre o agrupamento de campos.
    
    

• Adicione condições aos campos de filtro:
  • Abaixo de Filtros inativos, clique em um campo. 

• • Selecione uma condição para o campo e o valor dela. 

• • Clique em Aplicar. 
    
    

• Para agrupar os filtros com a lógica AND, OR e NOT:
  • Clique no filtro que deseja agrupar com outro filtro.
  • Clique no menu suspenso Agrupar com outro filtro e selecione o número do filtro que deseja agrupar com esse filtro.
  • Clique em Aplicar.
  • Os filtros serão então agrupados. Para atualizar o operador no grupo, clique no texto e no grupo e selecione ou ou. A lógica não não está disponível neste filtro de grupo. Saiba mais sobre o diferença entre lógica AND e OR.

• • Você também pode inserir o texto no campo Regras do filtro. Por exemplo, digitar 1 e (NÃO 2) vai incluir os dados correspondentes ao filtro 1, mas não ao filtro 2. Ao usar o filtro NOT, este deve ser escrito em maiúsculas.
    

Configurar visualização do relatório

• Na guia Configurar, escolha como seus dados serão exibidos selecionando o tipo de gráfico. Saiba mais sobre os tipos de gráficos da HubSpot.

• Se não tiver certeza de qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado para o seu relatório, selecione o recurso de gráfico inteligente para começar. Com o gráfico inteligente ativado, o HubSpot recomendará os tipos de gráficos que funcionam melhor com os campos selecionados.
  • Para ativar o gráfico inteligente, selecione o tipo de gráfico inteligente.
    
    

• • Depois de adicionar campos ao relatório, o HubSpot destacará em azul os estilos de gráficos recomendados. 
  • Para organizar automaticamente os campos, selecione um tipo de gráficorecomendado. O HubSpot então definirá os campos nos canais recomendados, assim como dividirá os dados por um dos campos adicionados, dependendo do tipo de gráfico. Com o gráfico inteligente ativado, os campos adicionados permanecerão em um cabeçalho de Colunas, em vez de eixos individuais como em um relatório personalizado padrão.
  • Para configurar ainda mais o relatório, clique no recurso de gráfico inteligente para desativá-lo. Os campos na guia Configurar serão categorizados pelos eixos, colunas ou divisões recomendadas, dependendo do tipo de gráfico.

• Para adicionar um segundo eixo Y ao seu gráfico, clique em + Adicionar outro eixo Y. O gráfico será então convertido para um gráfico combinado e você poderá configurar cada eixo Y separadamente dentro das configurações do gráfico. Saiba mais sobre o uso de múltiplos eixos Y.

• Para configurar ainda mais o gráfico, clique em Configurações do gráfico. As configurações do gráfico disponíveis dependem do tipo de gráfico selecionado.
  • Escala do eixo: a escala em que seus dados são exibidos; linear ou logarítmica.
    • Linear: representa os dados do gráfico em uma escala verdadeira. O gráfico exibirá os valores discrepantes em destaque.
      
      

• • • Logarítmica: sintetize os dados do gráfico para reduzir o espaço entre os pontos de dados. Isto pode ser útil quando for necessário comparar dados que contenham discrepâncias significativas.
      
      

• • Rótulo do eixo Y: edite o nome do rótulo no eixo y. Se nenhuma alteração for feita, o rótulo do eixo y será definido automaticamente como o nome da propriedade da primeira medição listada.
  • Paleta de cores: selecione o gráfico esquema de cores de um conjunto de temas de cores do HubSpot ou seus próprios cores da marca. Para usuários com daltonismo ou deficiência visual, a opção Preenchimento de padrão cria um padrão exclusivo para cada cor que facilita a leitura dos relatórios.
  • Cores: para personalizar ainda mais o esquema de cores, clique no seletor de cores ao lado de um valor de quebra e selecione uma cor.
  • Cumulativo: para relatórios de gráficos de linha e de área com valores de data ou hora no eixo X, represente valores cumulativamente em todo o eixo X
    
    

• • Posição da legenda: por padrão, a legenda do gráfico será exibida na parte superior para indicar os dados por valor e cor. Para alterar a posição da legenda, clique no menu suspenso e, em seguida, selecione uma posição.
  • Máx.: o valor máximo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 100 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para exibir até um valor de 100
    
    
    • Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
    • Quando usada com uma escala de eixo logarítmica, o construtor de relatórios arredondará esse valor para o incremento mais próximo com base nessa escala.
      
      

• • Mín.: o valor mínimo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 50 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para começar com um valor de 50. Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
  • Meta mensal: insira um número para adicionar uma linha de meta ao gráfico. A meta mensal somente pode ser usada na visualização XY (por exemplo, gráfico de barras verticais, área ou linhas) quando uma propriedade baseada em data for usada no eixo x.
  • Mostrar legenda do balão: para gráficos de dispersão, quando o relatório contiver um campo Exibir tamanho do ponto por, você pode adicionar o tamanho do balão à legenda, marcando a caixa de seleção. 
  • Mostrar rótulos de dados: por padrão, os gráficos incluem rótulos de dados para mostrar valores específicos. Para ocultar esses rótulos, desmarque a caixa de seleção.
  • Formato do rótulo de dados: para gráficos de dispersão, quando a opção Mostrar rótulos de dados estiver selecionada, escolha quais rótulos de dados serão exibidos no gráfico. Por exemplo, selecione (X,Y) para mostrar rótulos de dados para valores dos eixos X e Y.
  • Opacidade: para gráficos de dispersão, defina a opacidade dos pontos no gráfico. Uma menor opacidade pode ser útil quando os dados se sobreporem visualmente.

• • Mostrar marcadores: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem indicadores em pontos de dados ao longo dos eixos. Para remover os indicadores, desmarque a caixa de seleção.
  • Mostrar hoje: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem apenas dados de dias anteriores. Para incluir dados do dia atual até o momento, marque a caixa de seleção.
  • Mostrar totais: por padrão, os gráficos de rosca e pizza exibem os dados totais incluídos no relatório. Para ocultar o total, desmarque a caixa de seleção.
  • Empilhado: empilha os valores Discriminar por, o que pode melhorar a legibilidade de um relatório.
  • Eixos Y 1 e 2: para gráficos combinados, você pode selecionar se deseja exibir cada eixo Y como um gráfico de Barra, Linha ou Área. As configurações para cada tipo de visualização do eixo Y são as mesmas que aquelas disponíveis para o tipo de gráfico geral. Para adicionar dados a outro eixo Y, clique e arraste uma medição para a seção do eixo y na guia Configurar. 

• • Modo eixo Y: por padrão, os gráficos combinados são definidos para o modo Eixo duplo.
  • Bandas: use bandas coloridas para indicar visualmente um conjunto de valores em sua visualização de medidor. Por exemplo, você pode ter amarelo para bom desempenho, laranja para desempenho médio e vermelho para desempenho ruim. 
    • Para configurar uma banda, defina os seguintes valores: 
      • De: insira o valor inicial da banda. 
      • Para: insira o valor final da banda. 
      • Cor: defina uma cor para a sua banda. 
    • Para adicionar outra banda, clique em Adicionar banda. 
    • Para remover uma banda, clique no X ao lado da banda. 

Salve seu relatório

Quando o relatório estiver configurado, salve-o na lista de relatórios, no painel ou exporte os dados do HubSpot.

Para salvar o relatório na lista de relatórios ou em um painel:

• No canto superior direito, clique em Salvar. Para salvar seu relatório como uma cópia, clique em Salvar como.
• No painel direito, insira o nome do relatório no campo Nome do relatório.
• Selecione onde deseja salvar o relatório para:
  
  • Não adicione ao painel: o relatório será adicionado ao seu lista de relatórios.
  • Adicionar ao painel existente: o relatório será adicionado a um painel existente. Para selecionar o painel para adicionar o relatório, clique no menu suspenso.
  • Adicionar ao novo painel: o relatório será adicionado a um painel que você criará. Insira o nome do painel e selecione sua visibilidade.
• No canto inferior direito, clique em Salvar.

Você também pode exportar um relatório para disponibilizar os dados off-line. Ao configurar um relatório para exportar, todos os campos na seção Campos serão incluídos como colunas na exportação. Todos os campos do relatório serão exportados com o nome mais atualizado. 

Para exportar um relatório:

• No canto superior direito, clique em Exportar.
• Na caixa de diálogo, insira o nome da exportação e selecione Formato de arquivo no qual deseja salvar o relatório. Clique em Exportar. O arquivo começará a ser processado e receberá uma notificação assim que o relatório estiver disponível para download.

Atualizar um relatório

Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. No entanto, você pode atualizar manualmente um relatório ou um painel uma vez a cada 15 minutos para recuperar novos dados.

Para atualizar manualmente os relatórios em um painel:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Painéis.
• Use o menu suspenso Painel, no canto superior esquerdo, para selecionar o painel com o relatório que deseja atualizar.
• Para atualizar todos os relatórios em um painel, clique no menu suspenso Ações, no canto superior direito, e selecione Atualizar todos os relatórios. 
  
  
• Para atualizar um relatório individual, passe o cursor do mouse sobre o relatório, clique no verticalMenuícone de menu e selecione Atualizar. 
  
  

Para atualizar manualmente um relatório da biblioteca de relatórios:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• Clique no nome do relatório que deseja atualizar.
• Na parte inferior do relatório, clique em Atualizar. 
  
  

Gerenciar relatórios personalizados

Depois de criar seu relatório personalizado, visualize uma visão geral do relatório. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• Clique no nome do seu relatório.
• No Dados resumidos seção, veja um resumo dos KPIs de alto nível no relatório.
• Navegue até o Conjunto de dados não resumido guia para visualizar os dados não agregados no seu relatório.

Limites de relatórios e dados

Considere os seguintes limites ao usar o construtor de relatórios personalizados:

• Para aumentar o desempenho, os relatórios que não são de tabela estão limitados a 1.000 linhas exclusivas de dados. Para reduzir o número de linhas em um relatório, é recomendável adicionar filtros para tornar seus dados mais específicos ou usar dimensões que tenham um número menor de valores exclusivos (por exemplo, várias propriedades de tipo de seleção). Os relatórios de tabela são paginados e podem conter mais de 1.000 linhas.
• Novos dados levam de 10 a 15 minutos para aparecerem nos relatórios. Por exemplo, se você criar um novo contato que atenda aos critérios de um relatório, o contato demorará de 10 a 15 minutos para aparecer no relatório.
• Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. Para obter novos dados antes da próxima atualização automática, saiba como atualizar manualmente um relatório.
• Alguns campos, como Equipe da HubSpot e Proprietário, serão exportados com a ID interna, em vez dos rótulos da HubSpot. 
• Para relatórios de eventos, há um intervalo de tempo máximo de 5 anos ou 10 milhões de eventos (somente Professional) e 100 milhões de eventos (somente Enterprise). Se houver mais de 10 milhões de eventos (somente Professional) ou 100 milhões de eventos (somente Enterprise) para o tipo de evento selecionado, o período disponível será encurtado. O período mínimo para os relatórios de eventos é de um mês para Professional e dois meses para Enterprise. Isso ocorre para garantir que o relatório seja carregado com eficiência e em tempo hábil.