Criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados

Com o construtor de relatórios personalizados da HubSpot, você pode analisar várias fontes de dados no HubSpot. A diferença entre o construtor de relatórios personalizados e outros tipos de relatórios da HubSpot é que você pode exibir dados de atividades de marketing e vendas, além de objetos. Por exemplo, você pode criar um relatório para medir como as contas-alvo estão se envolvendo com seu site.

Para criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados, o usuário deve ter as permissões Criar/possuir e Editar relatório.

Visão geral do construtor de relatórios personalizados

A criação de um relatório no construtor de relatório personalizado pode ser dividida nas seguintes etapas:

1. Selecionar as fontes de dados do relatório: selecione os tipos de dados do HubSpot que o relatório incluirá.
2. Adicionar campos ao relatório: selecione os dados de propriedade, evento e atividade específicos para os quais deseja gerar relatórios.
3. Personalizar filtros de relatório: defina limites e demarcações para os campos que você adicionou.
4. Configurar visualização do relatório: escolha como deseja que os dados sejam exibidos.
5. Salvar ou exportar o relatório: disponibilize o relatório para você e outras pessoas visualizarem ou exporte para tornar os dados off-line.

Se não tiver certeza de qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado para o seu relatório, você pode usar o recurso de gráfico inteligente para começar. Ao ativar o gráfico inteligente antes de adicionar os campos, o HubSpot sugerirá automaticamente o tipo de gráfico baseado nos campos que você adicionar. Depois de selecionar um tipo de gráfico recomendado, o HubSpot organizará automaticamente os campos em canais recomendados. Saiba mais sobre como usar o gráfico inteligente. 

Criar um relatório 

Para elaborar seu relatório: 

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
2. Clique em Criar relatório no canto superior direito.
3. No menu da barra lateral esquerda, clique em Relatório personalizado.
4. Clique em Próximo.
5. Selecione uma das seguintes opções:
   
   • Crie um relatório por conta própria:
     1. Selecione o menu suspenso Fonte de dados principal para restringir o escopo do relatório. Saiba mais sobre a seleção de fontes de dados.
     2. Ative a opção Adicionar mais fontes de dados se desejar adicionar mais fontes de dados.
     3. Clique em + Adicionar rótulos de associação para especificar quais registros devem ser incluídos no relatório com base em seus rótulos. Saiba mais sobre rótulos de associações .
     4. Clique em Próximo.
   • Iniciar com um conjunto de dados ( somente Data Hub Enterprise ):
     1. Na tabela, selecione um conjunto de dados. Passe o mouse sobre o conjunto de dados para exibi -lo ou editá -lo.
     2. Como alternativa, você pode criar um novo conjunto de dados para seu relatório clicando em Criar conjunto de dados. Saiba mais sobre a criação de conjuntos de dados .
     3. Clique em Próximo.
6. Continue criando seu relatório personalizado.

Configurar o relatório

Selecione propriedades, medidas de atividade e eventos específicos para adicionar informações ao relatório. Os campos disponíveis serão baseados nas fontes de dados selecionadas para o relatório. A quantidade de campos que você pode adicionar a um relatório depende do tipo de relatório:

• Gráficos de barras verticais, linhas e área: você pode adicionar no máximo 12 campos no eixo Y e um campo no eixo X, ou um no eixo X e um no eixo Y e um em Dividir por.
• Barra horizontal: você pode adicionar no máximo 12 campos no eixo X e um campo no eixo Y, ou um no eixo X e um no eixo Y e um em Dividir por.
• Gráficos de combinação: você pode adicionar no máximo quatro campos.
• Rosca, pizza, KPI: você pode adicionar no máximo 30 campos de valor ou um campo de valor e um campo Dividir por.
• Medidor: você pode adicionar no máximo um campo de valor.
• Tabela dinâmica: você pode adicionar no máximo 30 campos, com até quatro linhas e quatro colunas.
• Tabela: você pode adicionar no máximo 30 campos.

Observação: os campos de evento podem ser vistos na seção Eventos em determinadas fontes de dados. Atualmente, você pode escolher apenas um campo de evento para o relatório personalizado; e os dados no campo serão limitados automaticamente a um determinado período.

Adicionar campos

Para adicionar campos ao relatório:

• Na barra lateral esquerda, arraste as propriedades para os campos na guia Configurar ou passe o mouse sobre a propriedade e clique em verticalMenu Ações e selecione Adicionar a [X].

• Para adicionar um segundo eixo Y ao gráfico, arraste as propriedades para o campo do eixo Y na guia Configurar ou passe o mouse sobre a propriedade e clique verticalMenu Ações, depois selecione Adicionar ao eixo Y. O gráfico será então convertido para um gráfico combinado e você poderá configurar cada eixo Y separadamente dentro das configurações do gráfico. Saiba mais sobre o uso de múltiplos eixos Y.
• No painel esquerdo, você pode usar a barra de pesquisa para procurar propriedades. Clique no botão filter Ícone Filtrar campos para restringir as origens de dados exibidas, filtrar tipos de campo e selecionar grupos de propriedades. 

• Passe o mouse sobre a propriedade e clique emverticalMenuAAções, em seguida, selecione Exibir informações da propriedade para exibir os detalhes da propriedade, descrição e o histórico de edição da propriedade.

• Os campos de fórmula podem ser usados no construtor de relatórios personalizados (somente Data Hub Enterprise somente). Saiba mais sobre a criação de campos usando fórmulas.
• Se você tiver o gráfico inteligente ativado, todos os campos serão adicionados sob o cabeçalho Colunas por padrão. Para todos os outros tipos de gráficos, os canais disponíveis irãovariar de acordo com o tipo de gráfico:
  • Eixo X:: a linha horizontal no relatório.
  • Eixo Y: a linha vertical no relatório. 
  • Dividir por: as seções ou categorias do relatório.

Observação: adicionar um campo com uma grande quantidade de dados ao canal Dividir por pode fazer com que o relatório não seja carregado. Saiba mais sobre como evitar os erros Muitos pontos de dados solicitados. Os relatórios que contêm mais de 99 valores na propriedade Discriminar por não poderão ser exibidos nos painéis e terão de ser visualizados na ferramenta de relatórios.

• • Valores: o montante, valor ou quantidade do relatório (ou seja, o que está sendo contabilizado). 
  • Agrupar por: as seções ou categorias do relatório.
  • Colunas: as colunas do relatório. 
  • Visualizar detalhes do ponto por: para gráficos de dispersão, este canal divide os dados criando pontos no gráfico de acordo com o campo especificado. Enquanto a opção Dividir por criará pontos organizados por cor, este slot organizará todos os dados sem cor ou mapeamentos adicionais. Use esse canal, em vez de Dividir por ao gerar relatórios de conjuntos de dados maiores. Aceita campos de dimensão.
  • Exibir tamanho do ponto por: para gráficos de dispersão, use este canal para adicionar um terceiro valor numérico ao gráfico e escalar automaticamente os dados com bolhas na visualização. Aceita campos de medidas.

Os campos podem ser definidos como um de dois tipos, que refletem se uma agregação é executada nos dados do campo:

• Dimensões: campos sem agregação, exibidos como cinza. As dimensões podem ser qualquer tipo de dados (incluindo datas, números, booleanos e strings). Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo X e Dividir por slot. 
• Medidas: campos com um método de agregação definido, exibidos como verde. As medidas são normalmente valores numéricos ou quantitativos, como o número de negócios associados. Este tipo de campo somente pode ser adicionado ao eixo Y. Você pode adicionar até 12 medições a um relatório.

Observação: o método de agregação de medidas padrão, como a Contagem de negócios, é definido para Contagem distinta e não pode ser ajustado.

• Para editar um campo, clique no botão edit ícone de lápis ao lado do campo. Na caixa de diálogo, edite os detalhes do campo, dependendo do tipo:

• • Nome: altere o nome do campo para este relatório. 
  • Agregação: o método de agregação do campo.
  • Classificar: para campos sem tipo de agregação, selecione o valor e a ordem pela qual os dados do campo são classificados.
    • Rótulo: classifique os dados do campo pelos seus rótulos em ordem crescente ou decrescente.
    • Valor: classifique os dados do campo pelos seus valores em ordem crescente ou decrescente.
    • Ordem de exibição: classifique os dados do campo pela ordem em que seus valores são exibidos no HubSpot.
    • Contagem de registros: se o seu relatório incluir uma medida padrão, como a Contagem de contatos ou a Contagem de empresas, classifique o campo por essa dimensão padrão.

  • Limite: para campos sem tipo de agregação, defina um limite para o número de valores adicionados ao relatório a partir deste campo, como 10 principais ou 20 inferiores.

  • Formato: edite como casas decimais, valores negativos e separadores de milhares são usados para o campo numérico selecionado. Usando esta medida, os campos relevantes podem ser exibidos como moedas ou percentagens.

• Por padrão, os dados de relatório serão atualizados conforme os ajustes são realizados. Para evitar a atualização do relatório, marque a caixa de seleção Atualizar ao fazer alterações acima do relatório. Você pode atualizar manualmente o relatório, clicando no refresh ícone de atualização.

Personalizar filtros de relatório

Personalize os filtros de relatório para ser mais específico sobre quais dados são exibidos no relatório.

Para personalizar os filtros de relatório:

• Clique na guia Filtros ou clique em verticalMenu Ações e, em seguida, selecione Adicionar a filtros.

• Por padrão, o relatório de eventos é limitado pela quantidade de dados do evento na sua conta. Um volume maior de dados do evento encurtará o intervalo de tempo disponível para relatórios sobre esse evento. Saiba mais sobre este limite de eventos.
• Defina suas outras regras de filtro clicando no menu suspenso Incluir dados se corresponderem e selecionando uma opção:

• • TODOS os filtros abaixo: os dados devem cumprir todas as condições.
  • QUALQUER um dos filtros abaixo: os dados devem cumprir uma ou mais condições.
  • Regras de filtragem personalizadas: os dados devem aderir ao agrupamento de regras personalizadas, separados pelos operadores AND e OR. Saiba mais sobre o como agrupar os campos.

• Adicione condições aos campos de filtro inativos:
  • Abaixo de Filtros inativos, clique em um filtro. 

• • Selecione uma condição para o campo e o valor dela. 

• • Clique em Aplicar. 

• Para agrupar os filtros com a lógica AND, OR e NOT:
  • Clique no filtro que deseja agrupar com outro filtro.
  • Clique no menu suspenso Agrupar com outro filtro e selecione o número do filtro que deseja agrupar com esse filtro. 
  • Clique em Aplicar.
  • Os filtros serão então agrupados. Para atualizar o operador no grupo, clique no texto e no grupo e selecione ou ou. A lógica não não está disponível neste filtro de grupo. Saiba mais sobre a diferença entre a lógica AND e OR.

• • Você também pode inserir o texto no campo Regras do filtro. Por exemplo, digitar 1 e (NÃO 2) vai incluir os dados correspondentes ao filtro 1, mas não ao filtro 2. Ao usar o filtro NOT, ele deve ser escrito em maiúsculas.

Configurar visualização do relatório

• Na guia Configurar, escolha como seus dados serão exibidos selecionando o tipo de gráfico. Saiba mais sobre os tipos de gráficos da HubSpot.

• Se não tiver certeza de qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado para o seu relatório, selecione o recurso de gráfico inteligente para começar. Com o gráfico inteligente ativado, o HubSpot recomendará os tipos de gráficos que funcionam melhor com os campos selecionados.
  • Para habilitar o gráfico inteligente, selecione o tipo de gráfico inteligente.

• • Após adicionar campos ao relatório, o HubSpot realçará os estilos de gráfico recomendados em cinza claro. 
•  
  • Para organizar automaticamente os campos, selecione um tipo de gráficorecomendado. O HubSpot então definirá os campos nos canais recomendados, assim como dividirá os dados por um dos campos adicionados, dependendo do tipo de gráfico. Com o gráfico inteligente ativado, os campos adicionados permanecerão sob um cabeçalho Colunas, em vez de eixos individuais, como em um relatório personalizado padrão.
  • Para configurar ainda mais o relatório, clique no recurso de gráfico inteligente para desativá-lo. Os campos na guia Configurar serão categorizados pelos eixos, colunas ou divisões recomendadas, dependendo do tipo de gráfico.

• Para configurar ainda mais o gráfico, clique em Configurações do gráfico. As configurações do gráfico disponíveis dependem do tipo de gráfico selecionado.

• • Escala do eixo: a escala em que seus dados são exibidos; linear ou logarítmica.
    • Linear: representa os dados do gráfico em uma escala verdadeira. O gráfico exibirá as exceções com destaque. 

• • • Logarítmica: sintetize os dados do gráfico para reduzir o espaço entre os pontos de dados. Isso pode ser útil quando for necessário comparar dados que contenham exceções drásticas. 

• • Rótulo do eixo Y: edite o nome do rótulo no eixo y. Se nenhuma alteração for feita, o rótulo do eixo y será definido automaticamente como o nome da propriedade da primeira medição listada.
  • Paleta de cores: selecione o esquema de cores do gráfico de um conjunto de temas de cores HubSpot ou de suas próprias cores de marca. Para usuários com daltonismo ou deficiência visual, a opção Preenchimento de padrão cria um padrão exclusivo para cada cor que facilita a leitura dos relatórios.
  • Cores: para personalizar ainda mais o esquema de cores, clique no seletor de cores ao lado de um valor de quebra e selecione uma cor.
  • Cumulativo: para relatórios de gráficos de linha e de área com valores de data ou hora no eixo X, representar valores cumulativamente no eixo X.

• • Posição da legenda: por padrão, a legenda do gráfico será exibida na parte superior para indicar os dados por valor e cor. Para alterar a posição da legenda, clique no menu suspenso e, em seguida, selecione uma posição.
  • Máx.: o valor máximo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 100 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para exibir até um valor de 100. 
    
    • Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
    • Quando usado com uma escala de eixo logarítmico, o construtor de relatórios arredondará esse valor para o incremento mais próximo com base na escala logarítmica. 

• • Mín.: o valor mínimo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 50 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para começar com um valor de 50. Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
  • Meta mensal: insira um número para adicionar uma linha de meta ao gráfico. O meta mensal só pode ser usado na visualização XY (por exemplo, barra vertical, área ou gráfico de linhas) quando uma propriedade baseada em data está sendo usada no eixo x.
  • Mostrar legenda do balão: para gráficos de dispersão, quando o relatório contiver um campo Exibir tamanho do ponto por, você pode adicionar o tamanho do balão à legenda, marcando a caixa de seleção. 
  • Mostrar rótulos de dados: por padrão, os gráficos incluem rótulos de dados para mostrar valores específicos. Para ocultar esses rótulos, desmarque a caixa de seleção.
  • Formato do rótulo de dados: para gráficos de dispersão, quando a opção Mostrar rótulos de dados estiver selecionada, escolha quais rótulos de dados serão exibidos no gráfico. Por exemplo, selecione (X,Y) para mostrar rótulos de dados para valores dos eixos X e Y.
  • Opacidade: para gráficos de dispersão, defina a opacidade dos pontos no gráfico. Uma menor opacidade pode ser útil quando os dados se sobreporem visualmente.

• • Mostrar marcadores: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem indicadores em pontos de dados ao longo dos eixos. Para remover os indicadores, desmarque a caixa de seleção.
  • Mostrar hoje: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem apenas dados de dias anteriores. Para incluir dados do dia atual até o momento, marque a caixa de seleção.
  • Mostrar totais: por padrão, os gráficos de rosca e pizza exibem os dados totais incluídos no relatório. Para ocultar o total, desmarque a caixa de seleção.
  • Empilhado: empilha os valores Discriminar por, o que pode melhorar a legibilidade de um relatório.
  • Eixos Y 1 e 2: para gráficos combinados, você pode selecionar se deseja exibir cada eixo Y como um gráfico de Barra, Linha ou Área. As configurações para cada tipo de visualização do eixo Y são as mesmas que aquelas disponíveis para o tipo de gráfico geral. Para adicionar dados a outro eixo Y, clique e arraste uma medição para a seção do eixo y na guia Configurar. 

• • Modo eixo Y: por padrão, os gráficos combinados são definidos para o modo Eixo duplo.
  • Bandas: use bandas coloridas para indicar visualmente um conjunto de valores em sua visualização de medidor. Por exemplo, você pode ter amarelo para bom desempenho, laranja para desempenho médio e vermelho para desempenho ruim. 
    • Para configurar uma banda, defina os seguintes valores: 
      • De: insira o valor inicial da banda. 
      • Para: insira o valor final da banda. 
      • Cor: defina uma cor para a sua banda. 
    • Para adicionar outra banda, clique em Adicionar banda. 
    • Para remover uma banda, clique no X ao lado da banda. 

Salve seu relatório

Quando o relatório estiver configurado, salve-o na lista de relatórios, no painel ou exporte os dados do HubSpot.

Para salvar o relatório na lista de relatórios ou em um painel:

• Na parte superior direita, clique em Salvar relatório. 
• No painel direito, insira o nome do relatório no campo Nome do relatório.
• Selecione onde deseja salvar o relatório para:
  
  • Não adicionar ao painel: o relatório será adicionado à sua lista de relatórios.
  • Adicionar ao painel existente: o relatório será adicionado a um painel existente. Para selecionar o painel para adicionar o relatório, clique no menu suspenso.
  • Adicionar ao novo painel: o relatório será adicionado a um painel que você criará. Insira o nome do painel e selecione sua visibilidade.
• Clique em Próximo.
• Em Quem pode acessar este relatório?, selecione o nível de acesso que deseja conceder a este relatório.
• No canto inferior direito, clique em Salvar.

Você também pode exportar um relatório para disponibilizar os dados off-line. Ao configurar um relatório para exportar, todos os campos na seção Campos serão incluídos como colunas na exportação. Todos os campos do relatório serão exportados com o nome mais atualizado. 

Para exportar um relatório:

• Na parte superior direita, clique em Exportar dados não resumidos.

• Na caixa de diálogo, insira o nome da exportação e selecione Formato de arquivo no qual deseja salvar o relatório. Clique em Exportar. O arquivo começará a ser processado e receberá uma notificação assim que o relatório estiver disponível para download.

Atualizar um relatório

Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. No entanto, você pode atualizar manualmente um relatório ou um painel uma vez a cada 15 minutos para recuperar novos dados.

Para atualizar manualmente os relatórios em um painel:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Painéis.
• Use o menu suspenso Painel, no canto superior esquerdo, para selecionar o painel com o relatório que deseja atualizar.
• Para atualizar todos os relatórios em um painel de controle, clique no menu suspenso Ações no canto superior direito e selecione Atualizar dados. 

• Para atualizar um relatório individual, passe o mouse sobre o relatório e clique no verticalMenuAcícone Ações e selecione Atualizar. 

Para atualizar manualmente um relatório da biblioteca de relatórios:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• Clique no nome do relatório que deseja atualizar.

• Na parte superior direita, clique no menu suspenso Ações e selecione Atualizar. 

Gerenciar relatórios personalizados

Depois de criar seu relatório personalizado, visualize uma visão geral do relatório. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• Clique no nome do seu relatório.
• No Dados resumidos seção, veja um resumo dos KPIs de alto nível no relatório.
• Acesse a guia Conjunto de dados não resumido para ver os dados não agregados no seu relatório.

Limites de relatórios e dados

Considere os seguintes limites ao usar o construtor de relatórios personalizados:

• Para aumentar o desempenho, os relatórios que não são de tabela estão limitados a 1.000 linhas exclusivas de dados. Para reduzir o número de linhas em um relatório, é recomendável adicionar filtros para tornar seus dados mais específicos ou usar dimensões que tenham um número menor de valores exclusivos (por exemplo, várias propriedades de tipo de seleção). Os relatórios de tabela são paginados e podem conter mais de 1.000 linhas.
• Novos dados levam de 10 a 15 minutos para aparecerem nos relatórios. Por exemplo, se você criar um novo contato que atenda aos critérios de um relatório, o contato demorará de 10 a 15 minutos para aparecer no relatório.
• Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. Para obter novos dados antes da próxima atualização automática, saiba como atualizar manualmente um relatório.
• Alguns campos, como Equipe da HubSpot e Proprietário, serão exportados com a ID interna, em vez dos rótulos da HubSpot. 
• Para relatórios de eventos, há um intervalo de tempo máximo de 5 anos ou 10 milhões de eventos (somente Professional) e 100 milhões de eventos (somente Enterprise). Se houver mais de 10 milhões de eventos (somente Professional) ou 100 milhões de eventos (somente Enterprise) para o tipo de evento selecionado, o período disponível será encurtado. O período mínimo para os relatórios de eventos é de um mês para Professional e dois meses para Enterprise. Isso ocorre para garantir que o relatório seja carregado com eficiência e em tempo hábil.