Opprett rapporter med den egendefinerte rapportbyggeren

Med HubSpots egendefinerte rapportbygger kan du analysere flere datakilder på tvers av HubSpot. Forskjellen mellom den egendefinerte rapportbyggeren og andre typer HubSpot-rapporter er at du kan få frem data fra markedsførings- og salgsaktiviteter i tillegg til objekter. Du kan for eksempel opprette en rapport for å måle hvordan målkundene dine bruker nettstedet ditt.

For å kunne opprette rapporter med den egendefinerte rapportbyggeren må brukeren ha rettighetene Opprett/eiendom og Rediger rapport.

Hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement, kan du også opprette datasett for å drive de tilpassede rapportene dine .

Opprett en rapport

Opprettelse av en rapport i den egendefinerte rapportbyggeren kan deles inn i følgende trinn:

1. Velg rapportensdatakilder: Velg hvilke typer HubSpot-data som rapporten skal inneholde.
2. Leggtil felt i rapporten: Velg de spesifikke egenskaps-, hendelses- og aktivitetsdataene som det skal rapporteres om.
3. Tilpass rapportfiltre: Angi grenser og avgrensninger for feltene du har lagt til.
4. Konfigurer rapportvisualisering: Velg hvordan du vil at dataene skal vises.
5. Lagre eller eksporter rapporten: Gjør rapporten tilgjengelig for deg selv og andre, eller eksporter den for å ta dataene offline.

Hvis du ikke er sikker på hvilken type diagram som er best å bruke i rapporten, kan du bruke smartdiagramfunksjonen for å komme i gang. Ved å aktivere smartdiagram før du legger til feltene dine, vil HubSpot automatisk foreslå diagramtype basert på feltene du legger til. Når du har valgt en anbefalt diagramtype, vil HubSpot automatisk ordne feltene i anbefalte kanaler. Lær mer om hvordan du bruker smartdiagram.

Slik begynner du å bygge rapporten din:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Rapporter.
• Klikk på Opprett rapport øverst til høyre.
• I delen Opprett rapporter fra bunnen av klikker du på Egendefinert rapportbygger.
• Klikk på Velg mine egne datakilder eller Start med et datasett. Finn ut mer om datasett.

Velg datakilder

Datakildene er de objektene, ressursene og hendelsene du vil rapportere om. Den primære datakilden vil være rapportens fokus, og alle andre datakilder vil være relatert til den primære kilden. For eksempel vil en rapport med primærkilden Kontakter og sekundærkilden Avtaler bare hente inn avtaler som er knyttet til kontakter. Hvis du vil inkludere alle avtaler i rapporten, inkludert ikke-tilknyttede avtaler, må du velge Avtaler som primær datakilde. Finn ut mer om hvordan du velger datakilder.

Du kan velge datakilder manuelt, bruke en eksempelrapport, eller hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement , kan du basere rapporten på et datasett. En egendefinert rapport kan inneholde opptil fem datakilder.

• Slik velger du datakilder manuelt:
  • Velg primærkilden ved å klikke på rullegardinmenyen Primær datakilde og velge en primærkilde.
    
  • Velg sekundære kilder ved å velge fra CRM, Markedsføring, Salg, Service og Egendefinerte objekter (kunEnterprise).

Merk: Når du velger datakilder, kan det hende at noen datakilder blir utilgjengelige eller blir valgt automatisk på grunn av hvordan HubSpot kan koble til flere datakilder.

• Slik velger du en eksempelrapport:
  • Klikk på fanen Eksempelrapporter.

• • Bla gjennom eller bruk søkefeltet for å se de tilgjengelige eksempelrapportene. Eksempelrapportene er sortert etter relevans basert på de primære og sekundære kildene du har valgt.
  • Velg eksempelrapporten for å bygge rapporten, og klikk deretter på Neste øverst til høyre.
  • I rapportbyggeren klikker du på Lagre for å lagre rapporten som den er, eller for å tilpasse den ytterligere.
  • Du kan når som helst se flere eksempelrapporter ved å klikke på Eksempelrapporter øverst til høyre i rapportbyggeren. Deretter velger du eksempelrapporten du vil vise, i høyre sidefelt, og klikker på Bruk.

Legg til felt

Velg spesifikke egenskaper, aktivitetsmålinger og hendelser for å legge til data i rapporten. Hvilke felt som er tilgjengelige, avhenger av hvilke datakilder du velger for rapporten. Hvor mange felt du kan legge til i en rapport, avhenger av rapporttypen:

• Vertikale søylediagrammer, linjediagrammer og områdediagrammer: Du kan legge til maksimalt tolv felt på Y-aksen og ett på X-aksen, eller ett på hver av X- og Y-aksene og ett på Break down by.
• Horisontal søyle: Du kan legge til maksimalt tolv felt på X-aksen og ett på Y-aksen, eller ett på hver av X- og Y-aksene og ett Break down by.
• Kombinasjonsdiagrammer: Du kan legge til maksimalt fire felt.
• Smultring, kake, KPI: Du kan legge til maksimalt tretti verdifelt, eller ett verdifelt og ett Break down by.
• Måler: Du kan legge til maksimalt ett verdifelt.
• Pivottabell: Du kan legge til maksimalt tretti felt, med maksimalt fire rader og fire kolonner.
• Tabell : Du kan legge til maksimalt tretti felt.

Merk: Hendelsesfelt kan vises under delen Hendelser i visse datakilder. For øyeblikket kan du bare velge ett hendelsesfelt for den egendefinerte rapporten, og dataene i feltet begrenses automatisk til et bestemt tidsintervall.

Slik legger du til felt i rapporten:

• Bruk søkefeltet i venstre panel, klikk på rullegardinmenyen Bla gjennom eller klikk på ikonet Filtrer felt, og velg datakilden med feltet du vil legge til. Hold musepekeren over eiendommen, og klikk på verticalMenuAActions > View property info for å vise eiendomsdetaljer, beskrivelse og redigeringshistorikk for eiendommen.
• Klikk og dra felt fra venstre sidefelt til kanalsporenei Konfigurer-fanen , eller klikk på verticalMenu Handlinger > Legg til i [X].
• Hvis du har aktivert smartdiagram, blir alle feltene som standard lagt til under overskriften Kolonner. For alle andre diagramtyper vil tilgjengelige kanaler variere avhengig av diagramtype:
  • X-akse: den horisontale linjen i rapporten.
  • Y-akse: den vertikale linjen i rapporten.
  • Bryt ned etter: seksjonene eller kategoriene i rapporten.

Merk: Hvis du legger til et felt med en stor mengde data i kanalen Oppbryt etter , kan det føre til at rapporten ikke kan lastes inn. Finn ut mer om hvordan du unngår feil i For mange forespurte datapunkter. Rapporter som inneholder mer enn 99 verdier i egenskapen Oppdeling etter vil ikke kunne vises på dashbord, og må vises i rapportverktøyet.

• • Verdier: mengden, antallet eller verdien av rapporten (dvs. det som telles).
  • Grupper etter: seksjonene eller kategoriene i rapporten.
  • Kolonner: kolonnene i rapporten.
  • Vis punktdetaljer etter : For spredningsdiagrammer bryter denne kanalen ned data ved å opprette punkter i diagrammet i henhold til det angitte feltet. Mens Bryt ned etter vil opprette punkter organisert etter farge, vil dette sporet organisere alle data uten farge eller ytterligere tilordninger. Bruk denne kanalen i stedet for Bryt ned etter når du rapporterer om større datasett. Aksepterer dimensjonsfelt.
  • Vis punktstørrelse etter: For spredningsdiagrammer kan du bruke denne kanalen til å legge til en tredje numerisk verdi i diagrammet og automatisk skalere dataene med bobler i visualiseringen. Aksepterer målingsfelt.

Felt kan angis som én av to typer, som gjenspeiler om det utføres en aggregering på feltets data:

• Dimensjoner: Felt uten aggregering, vises i grått. Dimensjoner kan være alle datatyper, inkludert datoer, tall, boolske bokstaver og strenger. Denne typen felt kan bare legges til på X-aksen og brytes ned etter spor.
  
  
• Tiltak: Felt med en angitt aggregeringsmetode, vises i grønt. Mål er vanligvis numeriske eller kvantitative verdier, for eksempel antall tilknyttede avtaler. Denne typen felt kan bare legges til på Y-aksen. Du kan legge til opptil tolv mål i én rapport.

Merk: Aggregeringsmetoden for standardmål, for eksempel Antall avtaler, er satt til Distinkt telling og kan ikke justeres.

• Hvis du vil redigere et felt, klikker du på nedoverpilen vedsiden av feltet på down. I dialogboksen redigerer du feltets detaljer, avhengig av hvilken type felt det er:
  • Navn: Endre feltets navn for denne rapporten.
  • Aggregering: feltets aggregeringsmetode.
  • Sorter: For felt uten aggregeringstype velger du verdien og rekkefølgen som feltets data skal sorteres etter.
    • Etikett: Sorter feltets data etter etikettene i stigende eller synkende rekkefølge.
    • Verdi: Sorter feltets data etter verdiene i stigende eller synkende rekkefølge.
    • Visningsrekkefølge: Sorter feltets data etter rekkefølgen verdiene vises i HubSpot.
    • Antallposter: Hvis rapporten inneholder et standardmål, for eksempel Antall kontakter eller Antall selskaper, sorterer du feltet etter denne standarddimensjonen.

  • Limit: For felt uten aggregeringstype kan du angi en grense for antall verdier som skal legges til i rapporten fra dette feltet, for eksempel Top 10 eller Bottom 20.

  • Format(beta): Rediger hvordan desimaler, negative verdier og tusenskilletegn skal brukes for det valgte tallfeltet. Ved hjelp av dette tiltaket kan relevante felt vises som valuta eller prosent.

• Som standard oppdateres rapportdataene når du gjør justeringer. Hvis du vil forhindre at rapporten oppdateres, merker du av for Oppdater når jeg gjør endringer over rapporten. Du kan deretter oppdatere rapporten manuelt ved å klikke på oppdateringsikonet på refresh.

Tilpasse rapportfiltre

Du kan tilpasse rapportfiltre for å være mer spesifikk når det gjelder hvilke data rapporten skal vise.

Slik tilpasser du rapportfiltrene dine:

• Klikk på Filter-fanen, eller klikk på verticalMenu Handlinger > Legg til i filtre.

• Som standard er hendelsesrapportering begrenset av mengden hendelsesdata i kontoen din. En større mengde hendelsesdata vil forkorte tidsrammen som er tilgjengelig for rapportering av den aktuelle hendelsen. Finn ut mer om denne hendelsesgrensen.
  
  
• Angi andre filterregler ved å klikke på rullegardinmenyen Filterregler og velge et alternativ:
  
  • ALLE filtrene nedenfor: Dataene skal oppfylle alle vilkårene.
  • NOEN av filtrene nedenfor: Dataene skal oppfylle ett eller flere av vilkårene.
  • Egendefinerte filterregler: Dataene skal overholde egendefinerte regelgrupperinger, atskilt med AND- og OR-operatorer . Finn ut mer om hvordan du grupperer feltene dine.
    
    

• Legg til betingelser i filterfeltene dine:
  • Klikk på et felt under Inaktive filtre.

• • Velg en betingelse for feltet, og velg verdien for betingelsen.

• • Klikk på Bruk.
    
    

• Slik grupperer du filtrene dine med AND-, OR- og NOT-logikk:
  • Klikk på filteret du vil gruppere med et annet filter.
  • Klikk på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter, og velg filternummeret du vil gruppere dette filteret med.
  • Klikk på Bruk.
  • Filtrene blir da gruppert sammen. Hvis du vil oppdatere operatøren i gruppen, klikker du på og-teksten i gruppen og velger eller. Ikke-logikken er ikke tilgjengelig i dette gruppefiltret. Les mer om forskjellen mellom AND- og OR-logikk.

• • Du kan også skrive inn tekst i feltet Filterregler. Hvis du for eksempel skriver inn 1 og (NOT 2), vil du inkludere data som følger filter 1, men ikke filter 2. Når du bruker NOT-filteret, må det skrives med store bokstaver.
    

Konfigurer rapportvisualisering

• I Konfigurer-fanen velger du hvordan dataene dine skal vises ved å velge diagramtype. Finn ut mer om HubSpots diagramtyper.

• Hvis du ikke er sikker på hvilken type diagram som passer best for rapporten din, kan du velge smartdiagramfunksjonen for å komme i gang. Når smartdiagram er aktivert, vil HubSpot anbefale diagramtyper som fungerer best med de feltene du har valgt.
  • For å aktivere smartdiagram velger du diagramtypen smartdiagram.
    
    

• • Etter at du har lagt til felt i rapporten, vil HubSpot markere anbefalte diagramtyper i blått.
  • Velg en anbefalt diagramtype for å ordne feltene automatisk. HubSpot vil deretter plassere feltene i de anbefalte kanalene, samt dele opp dataene dine etter ett av feltene som er lagt til, avhengig av diagramtypen. Når smartdiagrammet er aktivert, vil feltene som er lagt til, forbli under en kolonneoverskrift, i stedet for individuelle akser som i en standard tilpasset rapport.
  • Hvis du vil konfigurere rapporten ytterligere, klikker du på smartdiagramfunksjonen for å slå den av. Feltene i Konfigurer-fanen vil da bli kategorisert etter de anbefalte aksene, kolonnene eller inndelingen, avhengig av diagramtypen.

• Hvis du vil legge til en ekstra Y-akse i diagrammet, klikker du på + Legg til en ekstra Y-akse. Diagrammet konverteres da til et kombinasjonsdiagram, og du kan konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets innstillinger. Finn ut mer om hvordan du bruker flere Y-akser.

• Klikk på Diagraminnstillinger for å konfigurere diagrammets innstillinger ytterligere. Tilgjengelige diagraminnstillinger avhenger av hvilken type diagram du velger.
  • Akseskala: Skala en som dataene vises i, enten lineær eller logaritmisk.
    • Lineær: viser diagrammets data i en sann skala. Diagrammet vil vise ekstremverdier tydelig.
      
      

• • • Logaritmisk: komprimerer dataene i diagrammet for å redusere avstanden mellom datapunktene. Dette kan være nyttig når du skal sammenligne data som inneholder drastiske ekstremverdier.
      
      

• • Y-aksens etikett: Rediger navnet på etiketten på y-aksen. Hvis du ikke gjør noen endringer, vil etiketten på y-aksen som standard ha navnet på egenskapen til det målet som er oppført først.
  • Fargepalett: Velg diagrammets fargevalg fra et sett med HubSpot-fargetemaer eller dine egne merkevarefarger. For brukere med fargeblindhet eller nedsatt syn kan alternativet Mønsterfyll skape et unikt mønster for hver farge som gjør rapportene lettere å lese.
  • Farger: For å tilpasse fargeskjemaet ytterligere kan du klikke på fargevelgeren ved siden av en fordelingsverdi og velge en farge.
  • Kumulativ: For rapporter med linje- og områdediagrammer med dato- eller tidsverdier på X-aksen kan du representere verdiene kumulativt over X-aksen.
    
    

• • Posisjon for tegnforklaring: Som standard vises tegnforklaringen øverst i diagrammet for å indikere data etter verdi og farge. Du kan endre plasseringen av tegnforklaringen ved å klikke på rullegardinmenyen og deretter velge en posisjon.
  • Maks: Den maksimale verdien som aksen i et diagram skal vise. Denne innstillingen styrer hvor mye det zoomes inn i visualiseringen. Hvis du for eksempel angir verdien 100 i et vertikalt søylediagram, vil Y-aksen vises opp til en verdi på 100.
    
    
    • Denne innstillingen filtrerer ikke data fra rapporten, og er kun til visningsformål.
    • Når den brukes med en logaritmisk akseskala, avrunder rapportbyggeren denne verdien opp til nærmeste inkrement basert på den logaritmiske skalaen.
      
      

• • Min: Den minste verdien som aksen i et diagram skal vise. Denne innstillingen kontrollerer hvor innzoomet visualiseringen er. For eksempel vil en verdi på 50 i et vertikalt søylediagram sette Y-aksen til å starte ved en verdi på 50. Denne innstillingen filtrerer ikke data fra rapporten, og er kun til visningsformål.
  • Månedsmål: Angi et tall for å legge til en mållinje i diagrammet. Månedsmål kan bare brukes i XY-visualisering (f.eks. vertikalt søyle-, område- eller linjediagram) når det brukes en datobasert egenskap på x-aksen.
  • Vis bobleforklaring: Når rapporten inneholder et felt for visningspunktstørrelse for spredningsdiagrammer, kan du legge til boblestørrelsen i forklaringen ved å merke av i avmerkingsboksen.
  • Vis dataetiketter: Som standard inneholder diagrammer dataetiketter for å vise spesifikke verdier. Hvis du vil skjule disse etikettene, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
  • Dataetikettformat: Når Vis dataetiketter er valgt for spredningsdiagrammer, kan du velge hvilke dataetiketter som skal vises i diagrammet. Velg for eksempel ( X,Y ) for å vise dataetiketter for verdier fra både X- og Y-aksen.
  • Opasitet: For spredningsdiagrammer kan du angi opasiteten til punktene i diagrammet. En lavere opasitet kan være nyttig når data overlapper hverandre visuelt.

• • Vis markører: Som standard inneholder linje- og områdediagrammer indikatorer ved datapunktene langs aksene. Fjern indikatorene ved å fjerne merket i avmerkingsboksen.
  • Vis i dag: Som standard inkluderer linje- og områdediagrammer bare data fra tidligere dager. Hvis du vil inkludere data fra inneværende dag så langt, merker du av i avmerkingsboksen.
  • Vis totaler: Som standard viser smultring- og kakediagrammer de totale dataene som er inkludert i rapporten. Hvis du vil skjule totalen, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
  • Stacked: St abler oppdelingen etter verdier, noe som kan gjøre rapporten mer oversiktlig.
  • Y-akse 1 og 2: For kombinasjonsdiagrammer kan du velge om hver Y-akse skal vises som et søyle-, linje- eller flatediagram. Innstillingene for hver Y-aksevisualiseringstype er de samme som innstillingene for den generelle diagramtypen. Hvis du vil legge til data på en annen Y-akse, klikker du på og drar et mål til Y-akse-delen i Konfigurer-fanen .

• • Y-aksemodus: Som standard er kombinasjonsdiagrammer innstilt på dobbel aksemodus.
  • Bånd: Bruk fargede bånd for å visuelt indikere et sett med verdier i måleverdivisualiseringen. Du kan for eksempel ha gult for god ytelse, oransje for gjennomsnittlig ytelse og rødt for dårlig ytelse.
    • Du konfigurerer følgende verdier for å sette opp et bånd:
      • Fra: Angi startverdien for båndet.
      • Til: Angi sluttverdien for båndet.
      • Farge: Angi en farge for båndet.
    • Klikk på Legg til bånd for å legge til et nytt bånd.
    • Hvis du vil fjerne et bånd, klikker du på X ved siden av båndet.

Lagre rapporten

Når rapporten er satt opp, kan du lagre den i rapportlisten, dashbordet eller eksportere dataene fra HubSpot.

Slik lagrer du rapporten i rapportlisten eller på et dashbord:

• Klikk på Lagre øverst til høyre. Hvis du vil lagre rapporten som en kopi, klikker du på Lagre som.
• I høyre panel skriver du inn navnet på rapporten i feltet Rapportnavn.
• Velg hvor du vil lagre rapporten:
  
  • Ikke legg til i instrumentbordet: Rapporten legges til i rapportlisten din.
  • Legg til ieksisterende instrumentbord: Rapporten blir lagt til i et eksisterende instrumentbord. Klikk på rullegardinmenyen for å velge dashbordet rapporten skal legges til i.
  • Legg til inytt dashbord: Rapporten legges til i et dashbord du oppretter. Skriv inn navnet på dashbordet, og velg synlighet.
• Klikk på Lagre nederst til høyre.

Du kan også eksportere en rapport for å ta dataene dine offline. Når du konfigurerer en rapport for eksport, vil alle feltene i Felt-delen bli inkludert som kolonner i eksporten. Alle feltene i rapporten eksporteres med det mest oppdaterte navnet.

Slik eksporterer du en rapport:

• Klikk på Eksporter øverst til høyre.
• Skriv inn navnet på eksporten i dialogboksen, og velg deretter filformatet du vil lagre rapporten som. Klikk på Eksporter. Filen begynner å behandles, og du vil motta et varsel når rapporten er tilgjengelig for nedlasting.

Oppdatere en rapport

Rapporter som er laget med den egendefinerte rapportbyggeren, oppdateres automatisk med nye tilgjengelige data annenhver time. Du kan imidlertid oppdatere en rapport eller et dashbord manuelt hvert 15. minutt for å hente inn nye data.

Slik oppdaterer du rapporter på et dashbord manuelt:

• Gå til Rapportering og data > Instrumentbord i HubSpot-kontoen din.
• Bruk nedtrekksmenyen øverst til venstre for å velgedashbordet med rapporten du vil oppdatere.
• Hvis du vil oppdatere alle rapportene på et dashbord, klikker du på nedtrekksmenyen Handlinger øverst til høyre og velger deretter Oppdater alle rapporter.
  
  
• Hvis du vil oppdatere en enkelt rapport, holder du musepekeren over rapporten, klikker påmenyikonet verticalMenu og velger Oppdater.
  
  

Slik oppdaterer du en rapport manuelt fra rapportbiblioteket:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Rapporter.
• Klikk på navnet på rapporten du vil oppdatere.
• Klikk på Oppdater nederst i rapporten.
  
  

Rapportering og datagrenser

Husk følgende begrensninger når du bruker den egendefinerte rapportbyggeren:

• For å øke ytelsen er ikke-tabellrapporter begrenset til 1 000 unike rader med data. Hvis du vil redusere antall rader i en rapport, anbefales det å legge til filtre for å gjøre dataene mer spesifikke, eller bruke dimensjoner som har et lavere antall unike verdier (for eksempel flere egenskaper for valgtype). Tabellrapporter er paginerte og kan inneholde mer enn 1 000 rader.
• Det tar 10-15 minutter før nye data vises i rapportene. Hvis du for eksempel oppretter en ny kontakt som oppfyller kriteriene i en rapport, vil kontakten ikke vises i rapporten før etter 10-15 minutter.
• Rapporter som er laget med den egendefinerte rapportbyggeren, oppdateres automatisk med nye tilgjengelige data annenhver time. Hvis du vil hente inn nye data før neste automatiske oppdatering, kan du lære hvordan du oppdaterer en rapport manuelt.
• Noen felt, for eksempel HubSpot-team og eierfelt, eksporteres med interne ID-er i stedet for HubSpot-etikettene.
• For hendelsesrapportering er det et maksimalt tidsintervall på 5 år eller 10 millioner hendelser. Hvis det er over 10 millioner hendelser for den valgte hendelsestypen, vil den tilgjengelige tidsrammen forkortes. Minimum tidsramme for hendelsesrapportering er én måned. Dette er for å sikre at rapporten lastes inn effektivt og i tide.