Opprett rapporter med den egendefinerte rapportbyggeren

Med HubSpots egendefinerte rapportbygger kan du analysere flere datakilder på tvers av HubSpot. Forskjellen mellom den egendefinerte rapportbyggeren og andre typer HubSpot-rapporter er at du kan vise data fra markedsførings- og salgsaktiviteter i tillegg til objekter. Du kan for eksempel opprette en rapport for å måle hvordan målkontoer bruker nettstedet ditt.

For å opprette rapporter med den egendefinerte rapportbyggeren må brukeren ha rettighetene Opprett/eie og Rediger rapport.

Hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement, kan du også opprette datasett som du kan bruke til å lage egendefinerte rapporter.

Opprett en rapport

Opprettelse av en rapport i den egendefinerte rapportbyggeren kan deles inn i følgende trinn:

1. Velg rapportens datakilder: Velg hvilke typer HubSpot-data rapporten skal inneholde.
2. Legg til felt i rapporten: Velg de spesifikke egenskaps-, hendelses- og aktivitetsdataene som skal rapporteres.
3. Tilpass rapportfiltre: Angi grenser og avgrensninger for feltene du har lagt til.
4. Konfigurer rapportvisualisering: Velg hvordan du vil at dataene skal vises.
5. Lagre eller eksporter rapporten: Gjør rapporten tilgjengelig for deg selv og andre, eller eksporter den for å ta dataene dine offline.

Hvis du er usikker på hvilken type diagram du bør bruke i rapporten, kan du bruke smartdiagramfunksjonen til å komme i gang. Ved å aktivere smartdiagram før du legger til feltene dine, foreslår HubSpot automatisk en diagramtype basert på feltene du legger til. Når du har valgt en anbefalt diagramtype, ordner HubSpot automatisk feltene i anbefalte kanaler. Finn ut mer om hvordan du bruker smartdiagram.

Slik begynner du å lage rapporten:

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett rapport øverst til høyre.
• I delen Bygg fra bunnen av klikker du på Egendefinert rapportbygger.

Velg datakilder

Datakilder er de objektene, ressursene og hendelsene du vil rapportere om. Den primære datakilden vil være rapportens fokus, og alle andre datakilder vil være relatert til den primære kilden. For eksempel vil en rapport med primærkilden Kontakter og sekundærkilden Avtaler bare hente inn avtaler som er knyttet til kontakter. Hvis du vil inkludere alle avtaler i rapporten, inkludert ikke-tilknyttede avtaler, må du velge Avtaler som primær datakilde. Finn ut mer om hvordan du velger datakilder.

Du kan velge datakilder manuelt, bruke en eksempelrapport, eller hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement , kan du basere rapporten på et datasett. En tilpasset rapport kan inneholde opptil fem datakilder.

• Slik velger du datakilder manuelt:
  • Velg primærkilden ved å klikke på rullegardinmenyen Primær datakilde og velge en primærkilde.
    
  • Velg sekundærkilder ved å velge fra seksjonene CRM, Markedsføring, Salg, Service og Egendefinerte objekter( kunEnterprise ).

Merk: Når du velger datakilder, kan det hende at noen datakilder ikke er tilgjengelige eller blir valgt automatisk på grunn av HubSpots evne til å koble til flere datakilder.

• Slik velger du en eksempelrapport:
  • Klikk på fanen Eksempelrapporter.
    
    

• • Bla gjennom eller bruk søkefeltet for å se de tilgjengelige eksempelrapportene. Eksempelrapportene er sortert etter relevans basert på primær- og sekundærkildene du har valgt.
  • Velg eksempelrapporten for å lage rapporten, og klikk deretter på Neste øverst til høyre.
  • I rapportbyggeren kan du klikke på Lagre for å lagre rapporten slik den er, eller tilpasse den ytterligere.
  • Du kan når som helst se flere eksempelrapporter ved å klikke på Eksempelrapporter øverst til høyre i rapportbyggeren. Velg deretter eksempelrapporten du vil se, i høyre sidefelt, og klikk på Bruk.

• Slik velger du et datasett for rapporten:
  • Klikk på fanen Datasett.

• • Velg datasettet du vil bruke. Finn ut mer om datasett.
• Når du har valgt datakilder, oppretter du rapporten ved å klikke på Neste øverst til høyre. Du kommer da til rapportbyggeren.

• Du kan når som helst oppdatere datakildene dine i rapportbyggeren ved å klikke på Rediger datakilder i venstre sidefelt.

Legg til felt

Velg spesifikke egenskaper, aktivitetsmålinger og hendelser for å legge til data i rapporten. De tilgjengelige feltene er basert på datakildene du velger for rapporten. Hvor mange felt du kan legge til i en rapport, avhenger av rapporttypen:

• Søylediagrammer, linjediagrammer, flatediagrammer og kombinasjonsdiagrammer: Du kan legge til maksimalt tre felter, eller fire hvis du inkluderer en ekstra Y-akse.
• Smultring-, kake-, KPI-, tabell- og pivottabell: du kan legge til maksimalt 20 felter.

Merk: Hendelsesfelt kan vises under Hendelser i enkelte datakilder. For øyeblikket kan du bare velge ett hendelsesfelt for den egendefinerte rapporten, og dataene i feltet begrenses automatisk til et bestemt tidsrom.

Slik legger du til felt i rapporten:

• Bruk søkefeltet i venstre panel, klikk på rullegardinmenyen Bla gjennom eller klikk på ikonet Filtrer felt og velg datakilden med feltet du vil legge til. Hold musepekeren over eiendommen og klikk på verticalMenuAHandlinger for å vise og redigere eiendomsdetaljer og beskrivelse.
• Klikk og dra felter fra venstre sidefelt til kanalsporene i kategorien Konfigurer, eller klikk på verticalMenu Handlinger > Legg til i [X].
• Hvis du har aktivert smartdiagram, legges alle feltene som standard til under overskriften Kolonner. For alle andre diagramtyper vil tilgjengelige kanaler variere etter diagramtype:
  • X-aksen: den horisontale linjen i rapporten.
  • Y-akse: den vertikale linjen i rapporten.
  • Bryt ned etter: seksjonene eller kategoriene i rapporten.

Merk: Hvis du legger til et felt med en stor mengde data i Break down by-kanalen , kan det føre til at rapporten ikke kan lastes inn. Finn ut mer om hvordan du unngår feilmeldingen For mange forespurte datapunkter. Rapporter som inneholder mer enn 99 verdier i egenskapen Fordel etter vil ikke kunne vises på dashbord og må vises i rapportverktøyet.

• • Verdier: mengden, kvantiteten eller verdien av rapporten (dvs. det som telles).
  • Grupper etter: seksjonene eller kategoriene i rapporten.
  • Kolonner: kol onnene i rapporten.
  • Vis punktdetaljer etter : for spredningsdiagrammer bryter denne kanalen ned data ved å opprette punkter i diagrammet i henhold til det angitte feltet. Mens Fordeling etter vil opprette punkter organisert etter farge, vil dette sporet organisere alle data uten farge eller ekstra tilordninger. Bruk denne kanalen i stedet for Bryt ned etter ved rapportering av større datasett. Aksepterer dimensjonsfelt.
  • Vis punktstørrelse etter: For spredningsdiagrammer kan du bruke denne kanalen til å legge til en tredje numerisk verdi i diagrammet og automatisk skalere dataene med bobler i visualiseringen. Aksepterer målefelt.

Felter kan angis som én av to typer, som gjenspeiler om en aggregering utføres på feltets data:

• Dimensjoner: felt uten aggregering, vises i grått. Dimensjoner kan være av hvilken som helst datatype, inkludert datoer, tall, boolske symboler og strenger. Denne typen felt kan bare legges til på X-aksen og brytes ned etter spor.
  
  
• Mål: felt med en angitt aggregeringsmetode, vises som grønne. Mål er vanligvis numeriske eller kvantitative verdier, for eksempel antall tilknyttede avtaler. Denne typen felt kan bare legges til på Y-aksen. Du kan legge til opptil ti mål i én rapport.

Væroppmerksom på at aggregeringsmetoden for standardmål, for eksempel antall avtaler, er satt til Distinct count og kan ikke justeres.

• Hvis du vil redigere et felt, klikker du på pil ned-ikonet down ved siden av feltet. I dialogboksen kan du redigere feltets detaljer, avhengig av felttype:
  • Navn: endre feltets navn for denne rapporten.
  • Aggregering: feltets aggregeringsmetode.
  • Sortering: for felt uten aggregeringstype velger du verdien og rekkefølgen som feltets data skal sorteres etter.
    • Etikett: sorter feltets data etter etikettene i stigende eller synkende rekkefølge.
    • Verdi: sorterer feltets data etter verdiene i stigende eller synkende rekkefølge.
    • Visningsrekkefølge: Sorter feltets data etter rekkefølgen verdiene vises i HubSpot.
    • Antallposter: Hvis rapporten inneholder et standardmål, for eksempel antall kontakter eller antall selskaper, sorterer du feltet etter denne standarddimensjonen.

  • Grense: For felt uten aggregeringstype kan du angi en grense for antall verdier som legges til i rapporten fra dette feltet, for eksempel Topp 10 eller Bunn 20.

  • Format(beta): rediger hvordan desimaler, negative verdier og tusenskilletegn skal brukes for det valgte tallfeltet. Ved hjelp av dette tiltaket kan relevante felt vises som valuta eller prosent.

• Som standard oppdateres rapportdataene etter hvert som du gjør justeringer. Hvis du vil forhindre at rapporten oppdateres, merker du av for Oppdater når jeg gjør endringer over rapporten. Du kan deretter oppdatere rapporten manuelt ved å klikke på oppdateringsikonet refresh.

Tilpasse rapportfiltre

Du kan tilpasse rapportfiltre for å være mer spesifikk med hensyn til hvilke data som skal vises i rapporten.

Slik tilpasser du rapportfiltrene:

• Klikk på fanen Filter, eller klikk på verticalMenu Handlinger > Legg til i filtre.

• Som standard er hendelsesrapportering begrenset av mengden hendelsesdata i kontoen din. En større mengde hendelsesdata vil forkorte tidsrammen som er tilgjengelig for rapportering av hendelsen. Finn ut mer om denne hendelsesgrensen.
  
  
• Angi andre filterregler ved å klikke på rullegardinmenyen Filterregler og velge et alternativ:
  
  • ALLE filtrene nedenfor: dataene skal oppfylle alle vilkårene.
  • ALLE filtrene nedenfor: dataene skal oppfylle én eller flere av betingelsene.
  • Egendefinerte filterregler: dataene skal følge en egendefinert regelgruppering, atskilt med AND- og OR-operatorer . Finn ut mer om hvordan du grupperer feltene dine.
    
    

• Legg til betingelser i filterfeltene:
  • Klikk på et felt under Inaktive filtre.

• • Velg en betingelse for feltet, og velg verdien for betingelsen.

• • Klikk på Bruk.
    
    

• Slik grupperer du filtrene dine med AND-, OR- og NOT-logikk:
  • Klikk på filteret du vil gruppere med et annet.
  • Klikk på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter, og velg filternummeret du vil gruppere dette filteret med.
  • Klikk på Bruk.
  • Filtrene blir da gruppert sammen. Hvis du vil oppdatere operatøren i gruppen, klikker du på og-teksten i gruppen og velger eller. Ikke-logikken er ikke tilgjengelig i dette gruppefilteret. Les mer om forskjellen mellom AND- og OR-logikk.

• • Du kan også skrive inn tekst i feltet Filterregler. Hvis du for eksempel skriver inn 1 og (IKKE 2), inkluderes data som følger filter 1, men ikke filter 2. Når du bruker NOT-filteret, må det skrives med store bokstaver.
    

Konfigurere visualisering av rapporten

• I kategorien Konfigurer velger du hvordan dataene skal vises ved å velge diagramtype. Finn ut mer om HubSpots diagramtyper.

• Hvis du ikke er sikker på hvilken type diagram du bør bruke i rapporten, kan du velge smartdiagram-funksjonen for å komme i gang. Når smartdiagrammet er aktivert, vil HubSpot anbefale diagramtyper som passer best til feltene du har valgt.
  • For å aktivere smartdiagrammet velger du diagramtypen smartdiagram.
    
    

• • Når du har lagt til felter i rapporten, markerer HubSpot anbefalte diagramtyper i blått.
  • Velg en anbefalt diagramtype for å ordne feltene automatisk. HubSpot plasserer deretter feltene i de anbefalte kanalene, og deler opp dataene dine etter ett av feltene som er lagt til, avhengig av diagramtypen. Når smartdiagrammet er aktivert, vil feltene som er lagt til, forbli under en kolonneoverskrift, i stedet for individuelle akser som i en standard tilpasset rapport.
  • Hvis du vil konfigurere rapporten ytterligere, klikker du på smartdiagramfunksjonen for å slå den av. Feltene i kategorien Konfigurer vil da bli kategorisert etter de anbefalte aksene, kolonnene eller inndelingen, avhengig av diagramtypen.

• Hvis du vil legge til en ekstra Y-akse i diagrammet, klikker du på + Legg til en ekstra Y-akse. Diagrammet konverteres da til et kombinasjonsdiagram, og du kan konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets innstillinger. Finn ut mer om bruk av flere Y-akser.

• Klikk på Diagraminnstillinger for å konfigurere innstillingene for diagrammet ytterligere. Tilgjengelige diagraminnstillinger avhenger av hvilken type diagram du velger.
  • Akseskala: skalaen som dataene vises på, enten lineær eller logaritmisk.
    • Lineær: representerer dataene i diagrammet i en sann skala. Diagrammet vil vise ekstremverdier på en tydelig måte.
      
      

• • • Logaritmisk: komprimerer dataene i diagrammet for å redusere avstanden mellom datapunktene. Dette kan være nyttig når du skal sammenligne data som inneholder drastiske ekstremverdier.
      
      

• • Y-akseetikett: rediger navnet på etiketten på y-aksen. Hvis du ikke gjør noen endringer, vil etiketten på y-aksen som standard være navnet på egenskapen til det målet som er oppført først.
  • Fargepalett: velg diagrammets fargevalg fra et sett med HubSpot-fargetemaer.
  • Farger: Du kan tilpasse fargevalget ytterligere ved å klikke på fargevelgeren ved siden av en fordelingsverdi og velge en farge.
  • Kumulativ: For linje- og områdediagrammer med dato- eller tidsverdier på X-aksen kan du vise verdiene kumulativt på tvers av X-aksen.
    
    

• • Tegnforklaringensposisjon: Som standard vises tegnforklaringen øverst i diagrammet for å indikere data etter verdi og farge. Hvis du vil endre posisjonen til forklaringen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en posisjon.
  • Maks: Maksimumsverdien som vises på diagrammets akse. Denne innstillingen styrer hvor innzoomet visualiseringen er. Hvis du for eksempel velger verdien 100 i et vertikalt søylediagram, vises Y-aksen opp til verdien 100.
    
    
    • Denne innstillingen filtrerer ikke data fra rapporten, og er kun for visningsformål.
    • Når den brukes med en logaritmisk akseskala, avrunder rapportbyggeren denne verdien opp til nærmeste trinn basert på den logaritmiske skalaen.
      
      

• • Min: Minste verdi som skal vises på diagrammets akse. Denne innstillingen styrer hvor innzoomet visualiseringen er. For eksempel vil en verdi på 50 i et vertikalt søylediagram føre til at Y-aksen starter på verdien 50. Denne innstillingen filtrerer ikke data fra rapporten, og er kun for visningsformål.
  • Månedlig mål: Angi et tall for å legge til en mållinje i diagrammet. Månedlig mål kan bare brukes i XY-visualisering (f.eks. vertikalt stolpe-, område- eller linjediagram) når en datobasert egenskap brukes på x-aksen.
  • Visbobleforklaring: for spredningsdiagrammer kan du legge til boblestørrelsen i forklaringen ved å merke av i avmerkingsboksen når rapporten inneholder en Vis punktstørrelse etter felt.
  • Visdataetiketter: Som standard inneholder diagrammer dataetiketter for å vise spesifikke verdier. Fjern merket i avmerkingsboksen for å skjule disse etikettene.
  • Dataetikettformat: Når Vis dataetiketter er valgt for spredningsdiagrammer, kan du velge hvilke dataetiketter som skal vises i diagrammet. Velg for eksempel (X,Y) for å vise dataetiketter for verdier fra både X- og Y-aksen.
  • Opasitet: For spredningsdiagrammer angir du opasiteten til punktene i diagrammet. En lavere opasitet kan være nyttig når data overlapper hverandre visuelt.

• • Vis markører: Linje- og flatediagrammer har som standard indikatorer ved datapunktene langs aksene. Fjern avmerkingen for å fjerne indikatorene.
  • Vis i dag: Som standard inkluderer linje- og områdediagrammer bare data fra tidligere dager. Merk av i avmerkingsboksen for å inkludere data fra inneværende dag så langt.
  • Vis totaler: Som standard viser smultring- og kakediagrammer de totale dataene som er inkludert i rapporten. Fjern merket i avmerkingsboksen for å skjule totalen.
  • Stablet: St abler fordelingen etter verdier, noe som kan gjøre rapporten mer oversiktlig.
  • Y-akse 1 og 2: For kombinasjonsdiagrammer kan du velge om hver Y-akse skal vises som et stolpe-, linje- eller flatediagram. Innstillingene for hver Y-aksevisualiseringstype er de samme som for den generelle diagramtypen. Hvis du vil legge til data på en annen Y-akse, klikker du på og drar et mål til y-akse-seksjonen i kategorien Konfigurer .

• • Y-akse-modus: Kombinasjonsdiagrammer er som standard satt til Dual axis-modus.

Lagre rapporten

Når rapporten er konfigurert, kan du lagre den i rapportlisten, dashbordet eller eksportere dataene fra HubSpot.

Slik lagrer du rapporten i rapportlisten eller dashbordet:

• Klikk på Lagre øverst til høyre. Hvis du vil lagre rapporten som en kopi, klikker du på Lagre som.
• Skriv inn rapportnavnet i feltet Rapportnavn i panelet til høyre.
• Velg hvor du vil lagre rapporten:
  
  • Ikkelegg til i dashbordet: rapporten legges til i rapportlisten.
  • Legg til i eksisterende dashbord: rapporten legges til i et eksisterende dashbord. Klikk på rullegardinmenyen for å velge dashbordet rapporten skal legges til.
  • Legg til i nytt dashbord: rapporten legges til i et dashbord du oppretter. Skriv inn navnet på dashbordet, og velg synlighet.
• Klikk på Lagre nederst til høyre.

Du kan også eksportere en rapport for å ta dataene dine offline. Når du konfigurerer en rapport for eksport, blir alle feltene i Felt-delen inkludert som kolonner i eksporten. Alle feltene i rapporten eksporteres med det opprinnelige navnet, selv om du har endret navnet i rapportbyggeren.

Slik eksporterer du en rapport:

• Klikk på Eksporter øverst til høyre.
• Skriv inn navnet på eksporten i dialogboksen, og velg deretter filformatet du vil lagre rapporten som. Klikk på Eksporter. Filen vil begynne å bli behandlet, og du vil motta et varsel når rapporten er tilgjengelig for nedlasting.

Oppdatere en rapport

Rapporter som er laget med den egendefinerte rapportbyggeren, oppdateres automatisk med nye tilgjengelige data annenhver time. Du kan imidlertid oppdatere en rapport eller et dashbord manuelt hvert 15. minutt for å hente nye data.

Slik oppdaterer du rapporter på et dashbord manuelt:

• Naviger til Rapporter > Instrumentbord i HubSpot-kontoen din.
• Bruk rullegardinmenyen fordashbordet øverst til venstre for å velge dashbordet med rapporten du vil oppdatere.
• Hvis du vil oppdatere alle rapportene på et dashbord, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre og velger deretter Oppdater alle rapporter.
  
  
• Hvis du vil oppdatere en enkelt rapport, holder du musepekeren over rapporten, klikker påmenyikonet verticalMenu og velger Oppdater.
  
  

Slik oppdaterer du en rapport fra rapportbiblioteket manuelt:

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på rapporten du vil oppdatere.
• Klikk på Oppdater nederst i rapporten.
  
  

Rapportering og datagrenser

Vær oppmerksom på følgende begrensninger når du bruker den egendefinerte rapportbyggeren:

• For å øke ytelsen er rapporter som ikke inneholder tabeller, begrenset til 1 000 unike datarader. Hvis du vil redusere antall rader i en rapport, anbefales det å legge til filtre for å gjøre dataene mer spesifikke, eller bruke dimensjoner som har et lavere antall unike verdier (for eksempel flere egenskaper av typen select). Tabellrapporter er paginert og kan inneholde mer enn 1000 rader.
• Det tar 10-15 minutter før nye data vises i rapportene. Hvis du for eksempel oppretter en ny kontakt som oppfyller kriteriene i en rapport, vises ikke kontakten i rapporten før etter 10-15 minutter.
• Rapporter som er laget med den egendefinerte rapportbyggeren, oppdateres automatisk med nye tilgjengelige data annenhver time. Hvis du vil hente inn nye data før neste automatiske oppdatering, kan du lese om hvordan du oppdaterer en rapport manuelt.
• Noen felter, for eksempel HubSpot-team og eierfelt, eksporteres med interne ID-er i stedet for HubSpot-etiketter.
• For hendelsesrapportering er det et maksimalt tidsintervall på 12 måneder eller 10 millioner hendelser. Hvis det er mer enn 10 millioner hendelser for den valgte hendelsestypen, forkortes den tilgjengelige tidsrammen. Minste tidsramme for hendelsesrapportering er én måned. Dette er for å sikre at rapporten lastes inn effektivt og raskt.