Opprette og bruke datasett

Et datasett er en samling data fra hele HubSpot-kontoen som kan brukes i egendefinerte rapporter. Et datasett kan inneholde egenskaper for CRM-objekter og HubSpot-ressurser, samt formler for å beregne dataene etter behov. Du kan for eksempel opprette et felt for å beregne årlig tilbakevendende inntekt basert på egenskapen avtalebeløp.

Når du oppretter flere datasett for teamene dine, slipper rapportskaperne å velge datakilder hver gang de skal lage en rapport. Et datasett kan også oppdateres etter at det er opprettet, slik at alle rapporter som bruker datasettet, kan oppdateres samtidig.

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du oppretter et datasett, hvordan du bruker datasettet i rapporten og definisjonene for tilgjengelige funksjoner i datasettverktøyet.

Opprette et datasett

Slik oppretter du et datasett:

• Gå til Rapporter > Datahåndtering > Datasett i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett datasett øverst til høyre. Du kan også opprette et datasett ved hjelp av en mal ved å bla gjennom de tilgjengelige malene og deretter klikke på Bruk mal.

Datakilder

Velg først datakildene som skal inkluderes i datasettet. Datakilder er de objektene, ressursene og hendelsene du vil rapportere om. Dette inkluderer alle CRM-objekter, for eksempel kontakter eller egendefinerte objekter, og ressurser som nettsider og e-poster, samtaler, salgsaktiviteter og mer. Du kan velge opptil 5 datakilder per datasett.

Den primære datakilden vil stå i fokus for datasettet, og alle andre datakilder er knyttet til den primære kilden. For å koble sammen disse datakildene kobler HubSpot sammen dataene i bakgrunnen ved hjelp av kortest mulig vei. Kontakter og avtaler er for eksempel direkte relatert til hverandre og kan velges uten ekstra sammenføyninger.

Andre datakilder kan imidlertid ikke kobles direkte sammen, og det kreves flere kilder for å koble dataene sammen. Hvis den primære kilden din for eksempel er Avtaler, og du ønsker å inkludere data om blogginnlegg i rapporten, kan HubSpot bare koble disse kildene sammen via kildene Kontakter og Webaktiviteter. Disse andre kildene velges automatisk for å koble sammen dataene.

• Du velger den primære datakilden ved å klikke på rullegardinmenyen Primær datak ilde og deretter velge en datakilde.
  
  
• Fortsett med å velge flere datakilder. I panelet til høyre kan du se relasjonene mellom de valgte datakildene.
• Etter hvert som du velger kilder, kan du se en forhåndsvisning av dataene i forhåndsvisningsruten nederst på skjermen.
• Når du har valgt datakilder, klikker du på Neste øverst til høyre.

Legg til egenskaper og felt

Velg feltene som skal inkluderes i datasettet. Du kan legge til eksisterende HubSpot-egenskaper i datasettet, samt egendefinerte formelfelt.

Legg til egenskaper

• Hvis du vil legge til egenskaper i datasettet, drar og slipper du egenskapene fra venstre sidefelt til delen Datasettfelt.

• Hvis du vil endre navn på en egenskap eller se en forhåndsvisning av dataene, klikker du på egenskapen under Datasettfelt og skriver inn et nytt navn i navnefeltet til høyre. Hvis du endrer navn på en egenskap, oppdateres navnet kun i dette datasettet. Dette gir deg mulighet til å tilpasse hvordan disse feltene vises i rapportbyggeren, men vil ikke påvirke navnet på den eksisterende egenskapen.

Legge til formelfelt

Formelfelt er spesifikke for datasettet og kan brukes til å beregne verdier basert på egenskaper i datasettet. Finn ut mer om hvordan du bygger formler ved hjelp av fleksible uttrykk.

• For å opprette et formelfelt klikker du på Opprett felt > Formelfelt.
  
  
• Nederst angir du et navn på feltet.
• Skriv inn formelen. Du kan referere til egenskaper du har lagt til i datasettet, samt andre HubSpot-egenskaper utenfor datasettet, og bruke funksjoner til å utføre beregninger basert på egenskaps- og bokstavdata. Nedenfor finner du mer informasjon om formelsyntaks og -definisjoner.
  • Hvis du vil legge inn formelen manuelt, begynner du å skrive i feltet Formel. Som standard viser HubSpot alternativer for automatisk utfylling etter hvert som du skriver inn tekst.
    
    
  • Hvis du vil sette inn en egenskap du har lagt til i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen Dataset-feltet og velger egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en egenskap som ikke finnes i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen HubSpot-egenskap og velger egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en funksjon, klikker du på rullegardinmenyen Funksjon og velger en funksjon.
  • Hvis du vil sette inn et utdrag, klikker du på rullegardinmenyen Utdrag og velger en forhåndsbygd formel. Snippets fylles ut basert på kildene som er inkludert i datasettet. Det vil derfor være forskjellige utdrag tilgjengelig for datasett som er laget fra datakilden kontakter, sammenlignet med datakilden avtaler.

• Når du oppretter formler, vil formelfeltet vise eventuelle problemer som oppdages. Når en formel er ugyldig, vises en indikator. Klikk på [X]-problemer for å se feilinformasjon.
  
• Når du har konfigurert feltene dine, klikker du på Gjennomgå øverst til høyre.

Legg til betingede felt

Betingede felt gjør det mulig for brukere å gruppere eller samle data basert på bestemte betingelser. Disse feltene kan bare brukes i datasett eller den egendefinerte rapportbyggeren. Du kan bruke betingede felt til å beregne ulike provisjoner basert på størrelsen på en avtale eller oversette tilbakemeldingssvar til kategorier, for eksempel at en etikett mellom 1-6 blir merket som en kritiker.

Det betingede feltet lar deg lage en formel ved hjelp av IF()-funksjonen. Alle felt som er opprettet ved hjelp av et betinget felt, kan gjenskapes ved hjelp av en IF()-funksjon i et standardfelt for formeloppretting.

• For å opprette et betinget felt klikker du på Opprett felt > Betinget formelfelt.

• Nederst angir du et navn på feltet. Dette navnet vises når du bygger en rapport ved hjelp av dette segmentet.
• I delen Betingelse angir du IF-betingelsen. Hvis betingelsen som er angitt i denne delen, er sann, vil raden for hver datarad bli merket med verdien som er angitt ifeltet Da . Hvis betingelsen er usann, blir raden merket med verdien som er angitt ifeltet Standardverdi . Du kan referere til egenskaper som du har lagt til i datasettet, samt andre HubSpot-egenskaper utenfor datasettet, og bruke funksjoner til å utføre beregninger basert på egenskaps- og bokstavdata. Nedenfor finner du mer informasjon om formelsyntaks og definisjoner.
  • Hvis du vil skrive inn formelen manuelt, begynner du å skrive i IF-feltet. Som standard viser HubSpot alternativer for automatisk utfylling etter hvert som du skriver inn tekst.
    
    
  • Hvis du vil sette inn en egenskap du har lagt til i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen Datasettfelt og velger egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en egenskap som ikke finnes i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen HubSpot-egenskap og velger egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en funksjon, klikker du på rullegardinmenyen Funksjon og velger en funksjon.
    
    
  • I feltet Da skriver du inn verdien du vil tilordne hvis betingelsen er sann.

• Hvis du vil legge til et nytt betingelsesfelt, klikker du på Legg til betingelsesblokk. Betingelsesblokker behandles sekvensielt. Hvis den første betingelsen er sann, angis verdien som er definert i denne blokken. Hvis den ikke er sann, går HubSpot til neste blokk og så videre. Alle rader som ikke oppfyller de angitte betingelsene, får verdien Standard.
  
  
• I delen Default angir du en verdi for Else hvis betingelsen ikke er oppfylt.
  
  
• Når du har konfigurert feltene, klikker du på Gjennomgå øverst til høyre.

Filtrer

Du kan avgrense dataene ytterligere ved å legge til filtre i feltene.

Slik legger du til et filter:

• Gå til fanen Filtre.
• Klikk på og dra felter fra venstre sidefelt.
• Klikk på et felt for å se filteralternativene. Velg et filter, og klikk deretter på Bruk.
• Du kan gruppere filtre ved å klikke på et felt og deretter klikke på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter. Velg et annet aktivt filter, og klikk deretter på Bruk.

• • Du kan endre hvordan filtrene brukes ved å klikke på rullegardinmenyen Inkluder data hvis de samsvarer med :
    • Alle filtrene nedenfor: Dataene må oppfylle alle de angitte filtrene.

• • • Noen av filtrene nedenfor: data kan inkluderes hvis de oppfyller ett eller flere av de angitte filtrene.
    • Egendefinerte filterregler: skriv dine egne filterregler. Du kan bruke boolske uttrykk som "1 og (2 eller 3)".

• • Hvis du vil oppheve grupperingen av filtre, klikker du på et filter og deretter på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter. Velg Ingen, og klikk deretter på Bruk.
• Når du har konfigurert filtrene, klikker du på Neste.

Gjennomgang

Gå gjennom datasettet før du lagrer det.

• Under Kilder kan du se datakildene du har valgt.
• Under Felt kan du se feltene i datasettet. Dette inkluderer:
  • Felt: navnet på feltet.
  • Avledet: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et tilpasset beregnet felt.

• Datatype: typen data som feltet inneholder.
• Input: feltets uttrykk.
• Kilde: kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
• I panelet Forhåndsvisning kan du se en forhåndsvisning av dataene. Du kan klikke på Vis tabellrelasjoner for å se hvordan dataene er koblet sammen.
• Når du har gjennomgått dataene, kan du lagre datasettet ved å klikke på Lagre.
• Skriv inn et navn og en beskrivelse for datasettet i panelet til høyre.
• Klikk på Bruk.

Deretter kommer du til rapportbyggeren, der du kan opprette en rapport basert på datasettet.

Vis og administrer datasett

På dashbordet for datasett kan du se og redigere eksisterende datasett.

• Gå til Rapporter > Datahåndtering i HubSpot-kontoen din, og velg deretter Datasett.
• Du kan filtrere eksisterende datasett ved hjelp av filtrene øverst i tabellen.
• For å redigere et datasett holder du musepekeren over datasettet og klikker på Rediger. Du kommer da til siden med detaljer om datasettet.
  • På fanen Forhåndsvisning kan du se en forhåndsvisning av datasettets data.
  • På Metadata-fanen kan du se datakildene og feltene som er inkludert i datasettet. Dette inkluderer:
    • Felt: navnet på feltet.
    • Avledet: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et tilpasset beregnet felt.
    • Datatype: typen data som feltet inneholder.
    • Input: strengen som brukes til å legge inn data i feltet.
    • Kilde: kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
  • På fanen Rapporter kan du se rapportene som er opprettet ved hjelp av datasettet.

  • Fra siden med detaljer om datasettet kan du også opprette en ny rapport ved hjelp av datasettet ved å klikke på Bygg rapport.

Opprette en rapport ved hjelp av et datasett

Når du har opprettet et datasett, kan du opprette en rapport basert på datasettet enten fra rapportbyggeren eller fra datasettverktøyet.

• Slik oppretter du en rapport fra et datasett:
• Gå til Rapporter > Datahåndtering i HubSpot-kontoen din, og velg deretter Datasett.
• Klikk på navnet på et datasett.
• Klikk på Bygg rapport øverst til høyre.
• Fortsett å bygge rapporten i den egendefinerte rapportbyggeren.
• Slik oppretter du en rapport fra den egendefinerte rapportbyggeren:
• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Rapporter.
• Klikk på Opprett rapport øverst til høyre.
• Velg Egendefinert rapportbygger.
• Klikk på fanen Datasett øverst for å se eksisterende datasett.

• Velg datasettet du vil bruke, og klikk deretter på Neste.

• Fortsett å bygge rapporten i den egendefinerte rapportbyggeren.

Referanse

Syntaks

I en funksjon kan du bruke data fra egenskaper og felt eller bokstavelige data. Egenskaps- og feltdata vil være dynamiske basert på de enkelte datakildene, mens bokstavdata er konstante. For eksempel:

• 2021-03-05 er en bokstavelig dato, som er konstant.
• [CONTACT.createdate] er en egenskapsbasert dato, som er dynamisk for hver kontaktoppføring.

Funksjoner kan inneholde både bokstavelige data og egenskaps/feltdata, så lenge datatypene er kompatible med funksjonens nødvendige argumenter. For eksempel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedenfor kan du lese om syntaksen for bokstav- og egenskaps/feltdata, og hvordan du inkluderer dem i formler.

Syntaks for literaler

Bruk literaler til å legge til spesifikke, statiske tekststrenger, tall, sanne eller falske verdier og datoer i beregningene dine.

• String literal: tekst omgitt av anførselstegn. For eksempel “My cool string”.

• Tallbokstav: tall uten anførselstegn. For eksempel 42.
• Boolsk bokstav: true eller false.
• Date literal: en streng formatert som "YYY-MM-DD", eller et dato-tidsstempel (f.eks. 1635715904).

Syntaks for egenskaper

Med egenskapsreferanser kan du inkludere verdier direkte fra egenskapene til de valgte datakildene. Du trenger ikke å legge til egenskapen som et datasettfelt for å referere til den.

Bruk følgende syntaks når du refererer til egenskaper:

• Referanseuttrykk er alltid omgitt av firkantede parenteser ( [ og ] ).
• Egenskapsreferanser angir objekt- eller hendelsesnavnet, etterfulgt av et punktum og det interne egenskapsnavnet. For eksempel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaks for feltreferanse

Du kan referere til felt i en formel ved å omgi feltnavnet med hakeparenteser. For eksempel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan referere til felt i formler så lenge formelens operatorer og funksjoner godtar feltets datatype. Hvis du for eksempel oppretter et nytt felt som inneholder en streng, kan du referere til feltet i en funksjon som godtar strenger:

• Hvis felt 1 er [DEAL.name], inneholder det en strengverdi (avtalens navn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") vil være gyldig fordi det inneholder to strengverdier.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) vil ikke være gyldig fordi det inneholder både en streng og en tallverdi.

Operatorer

Du kan bruke operatorer med bokstavelige verdier og egenskapsverdier/feltverdier, og operatørene evalueres i standard PEMDAS-operasjonsrekkefølge. Dette gjør det mulig å hekke operatorer ved hjelp av parenteser. For eksempel:

• Legge tilet tall med en egenskapsreferanse: 1 + [DEAL.amount]
• Bruke parenteser til å hekke operasjoner: (1 + 2) * (3 + 4)

HVIS

IF-logikk er et sett med regler som utføres hvis en bestemt betingelse er oppfylt. Du kan bruke IF-logikk til å differensiere data. Du kan for eksempel bruke IF-logikk til å:

• Beregne ulike provisjoner basert på størrelsen på en avtale (f.eks. gi en høyere % for en større avtale).
• Gruppere avtaler i nivåer for analyse og tiltak i rapportene dine.
• Oversette tilbakemeldingssvarene til kategorier (f.eks. etikett 1-6 er negativ).
• Definer kontaktprioritet basert på hvor mange dager de har vært merket som kundeemne.
  

ETIKETT

LABEL-funksjonen konverterer intervallverdier for oppregningsegenskaper til brukervennlige verdier. Noen HubSpot-definerte egenskaper, for eksempel Deal og Contact owner, er representert som interne verdier. Dette gjør det vanskelig å analysere. Når LABEL-funksjonen brukes med HubSpots definerte egenskaper som støtter oversettelse, vil oversettelsen være basert på portalinnstillinger, ikke brukerinnstillinger. Du kan for eksempel bruke LABEL-funksjonen til å:

• Få tilgang til kontakt- eller avtalestadienavn direkte i feltene

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Referere til HubSpot-eiere med navn direkte i feltene.

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriske funksjoner

Strengfunksjoner

Dato-funksjoner