Créer et utiliser des jeux de données

Un jeu de données est un ensemble de données provenant de votre compte HubSpot, qui peut ensuite être utilisé dans des rapports personnalisés. Un jeu de données peut inclure des propriétés pour les objets CRM et les éléments HubSpot, ainsi que des formules pour calculer vos données, si nécessaire. Par exemple, vous pouvez créer un champ pour calculer le revenu récurrent annuel en fonction de la propriété de montant de transaction. 

Remarque : En fonction de votre abonnement, le nombre de séquences pouvant être créées dans votre compte par tous les utilisateurs est limité. Découvrez-en davantage sur ces limites dans le catalogue de produits et de services de HubSpot.

Accéder à des jeux de données prédéfinis et les utiliser

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Jeux de données.
• Passez le curseur de la souris sur le nom du jeu de données que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Créer un rapport.

• Pour modifier un jeu de données, cliquez sur Modifier.
• Pour exporter le jeu de données, cliquez sur Actions, puis sur Exporter.

Créer un jeu de données personnalisé (Operations Hub Pro et Entreprise uniquement)

En créant plusieurs jeux de données pour vos équipes, les créateurs de rapports ne devront pas sélectionner leurs sources de données à chaque fois qu'ils doivent créer un rapport. Un jeu de données peut également être mis à jour après sa création, ce qui permet de mettre à jour tous les rapports utilisant ce jeu de données en même temps.

Découvrez ci-dessous comment créer un jeu de données, comment utiliser le jeu de données dans le rapport et les définitions des fonctions disponibles dans l'outil Jeux de données.

Pour créer un jeu de données :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Jeux de données.
• Cliquez sur Créer un jeu de données dans l'angle supérieur droit. Pour créer un jeu de données à l'aide d'un modèle, parcourez les modèles disponibles, puis cliquez sur Utiliser le modèle. 

Sources de données

Tout d'abord, sélectionnez les sources de données à inclure dans votre jeu de données. Les sources de données sont les objets, les ressources et les événements pour lesquels vous souhaitez créer un rapport. Cela comprend tous les objets CRM tels que les contacts ou les objets personnalisés ainsi que des éléments tels que les pages et les e-mails du site web, les conversations, les activités de vente, etc. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 sources de données par jeu de données.

La source de données principale sera le point central du jeu de données, toutes les autres sources de données étant liées à cette dernière. Pour connecter ces sources de données, HubSpot regroupe les données en arrière-plan en utilisant le chemin le plus court possible. Les contacts et les transactions, par exemple, sont directement liés et peuvent être sélectionnés sans qu'aucune jointure supplémentaire ne soit nécessaire. 

Cependant, d'autres sources de données ne peuvent pas être associées directement et nécessitent des sources supplémentaires pour regrouper les données. Par exemple, si votre source principale est Transactions et que vous souhaitez inclure des données sur les articles de blog dans le rapport, HubSpot ne peut relier ces sources qu'à travers les sources Contacts et Activités web. Ces autres sources seront sélectionnées automatiquement pour regrouper les données.

• Pour sélectionner la source de données principale, cliquez sur le menu déroulant Ajouter la source de données principale, puis sélectionnez une source de données.  
  
  
• Cliquez sur Continuer.
• Continuez à sélectionner des sources de données supplémentaires. Dans le panneau de droite, vous pouvez visualiser les relations entre les sources de données actuellement sélectionnées.
• Au fur et à mesure que vous sélectionnez les sources, consultez le panneau Aperçu au bas de l'écran pour avoir un aperçu de vos données. 
• Après avoir sélectionné vos sources de données, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Suivant.

Ajouter des propriétés et des champs

Sélectionnez les champs à inclure dans le jeu de données. Vous pouvez ajouter des propriétés HubSpot existantes au jeu de données ainsi que des champs de formule personnalisés.

Ajouter des propriétés

• Pour ajouter des propriétés au jeu de données, faites glisser et déposez les propriétés de la barre latérale de gauche vers la section Champs du groupe de données.

• Pour renommer une propriété ou afficher un aperçu de ses données, cliquez sur la propriété sous Champs du groupe de données, puis saisissez un nouveau nom dans le champ prévu à cet effet sur la droite. Cette action mettra à jour son nom dans ce jeu de données uniquement. Cela vous permet de personnaliser la façon dont ces champs apparaissent dans le générateur de rapports, mais n'aura aucun impact sur le nom de la propriété existante.

Ajouter des champs de formule

Les champs de formule sont spécifiques au jeu de données et peuvent être utilisés pour calculer des valeurs selon les propriétés du jeu de données. Découvrez-en davantage sur la création de formules à l'aide d'expressions flexibles.

• Pour créer un champ de formule, cliquez sur Ajouter un champ dérivé > Champ de formule. 
  
  
• En bas, saisissez un nom pour le champ.
• Saisissez votre formule. Vous pouvez faire référence à des propriétés que vous avez ajoutées au jeu de données ainsi qu'à d'autres propriétés HubSpot en dehors du jeu de données, et utiliser des fonctions pour effectuer des calculs en fonction des propriétés et des données littérales. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la syntaxe et les définitions des formules.
  • Pour saisir manuellement votre formule, commencez à taper dans le champ Formule. Par défaut, HubSpot affiche des options de remplissage automatique lorsque vous saisissez du texte.
    
    
  • Pour insérer une propriété que vous avez ajoutée au jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Champ de jeu de données, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une propriété qui n'est pas dans le jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Propriété HubSpot, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une fonction, cliquez sur le menu déroulant Fonction, puis sélectionnez une fonction.
  • Pour insérer un bloc de texte prédéfini, cliquez sur le menu déroulant Bloc de texte, puis sélectionnez une formule prédéfinie. Les blocs de texte sont renseignés en fonction des sources incluses dans le jeu de données. Par conséquent, différents blocs de texte prédéfinis seront disponibles pour les jeux de données créés à partir de la source de données des contacts par rapport à la source de données des transactions.

• Lorsque vous créez des formules, le champ Formule affiche les problèmes détectés. Lorsqu'une formule n'est pas valide, un indicateur s'affiche. Cliquez sur [X] problèmes pour afficher les détails des erreurs.
   
• Une fois que vous avez configuré vos champs, cliquez sur Révision en haut à droite.

Ajouter des champs conditionnels

Les champs conditionnels permettent aux utilisateurs de regrouper ou de mettre en lot des données en fonction de conditions définies. Ces champs peuvent uniquement être utilisés dans des jeux de données ou dans le générateur de rapports personnalisés. Vous pouvez utiliser des champs conditionnels pour calculer différentes commissions en fonction du montant d'une transaction ou traduire les réponses de feedback en catégories. Par exemple, un libellé entre 1 et 6 est étiqueté comme détracteur.

Le champ conditionnel vous permet de construire une formule à l'aide de la fonction IF(). Tous les champs créés à l'aide d'un champ conditionnel peuvent être recréés à l'aide d'une fonction IF() dans un champ de création de formule standard.

• Pour créer un champ conditionnel, cliquez sur Ajouter un champ dérivé > Champ de la formule conditionnelle. 

• En bas, saisissez un nom pour le champ. Ce nom sera affiché lors de la création d'un rapport utilisant ce segment.
• Dans la sectionCondition, saisissez votre condition Si. Pour chaque ligne de données, si la condition définie dans cette section est vraie, la ligne sera étiquetée selon la valeur définie dans le champ Alors. Si la condition est fausse, la ligne sera étiquetée selon la valeur définie dans le champ Valeur par défaut. Vous pouvez faire référence à des propriétés que vous avez ajoutées au jeu de données ainsi qu'à d'autres propriétés HubSpot en dehors du jeu de données, et utiliser des fonctions pour effectuer des calculs en fonction des propriétés et des données littérales. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la syntaxe et les définitions des formules.
  • Pour saisir manuellement votre formule, commencez à taper dans le champ Si. Par défaut, HubSpot affiche des options de remplissage automatique lorsque vous saisissez du texte.
    
    
  • Pour insérer une propriété que vous avez ajoutée au jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Champ de jeu de données, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une propriété qui n'est pas dans le jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Propriété HubSpot, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une fonction, cliquez sur le menu déroulant Fonction, puis sélectionnez une fonction.
    
    
  • Dans le champ Alors, saisissez la valeur que vous souhaitez attribuer si la condition est vraie.

• Pour ajouter un autre champ conditionnel, cliquez sur Ajouter un bloc de condition. Les blocs conditionnels sont traités séquentiellement, si la première condition est vraie, la valeur définie dans ce bloc sera définie. Si ce n'est pas le cas, HubSpot passera au bloc suivant et ainsi de suite. Toutes les lignes qui ne remplissent pas les conditions définies se verront attribuer la valeur par défaut.
  
  
• Dans la section Par défaut, saisissez une valeur pour Autre si la condition n'est pas remplie.
  
  
• Une fois que vous avez configuré vos champs, cliquez sur Révision en haut à droite.

Filtrer

Affinez davantage vos données en ajoutant des filtres à vos champs.

Pour ajouter un filtre :

• Accédez à l'onglet Filtres.
• Dans la barre latérale gauche, cliquez et faites glisser les champs.
• Cliquez sur un champ pour afficher ses options de filtrage. Sélectionnez un filtre, puis cliquez sur Appliquer.
• Vous pouvez regrouper des filtres en cliquant sur un champ, puis sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre. Sélectionnez un autre filtre actif, puis cliquez sur Appliquer.

• • Vous pouvez modifier l'utilisation des filtres en cliquant sur le menu déroulant Inclure les données si elles correspondent à :
    • L'ensemble des filtres ci-dessous : les données doivent correspondre à tous les filtres définis.

• • • N'importe lequel des filtres ci-dessous : les données peuvent être incluses si elles correspondent à un ou plusieurs des filtres définis.
    • Règles de filtrage personnalisé : rédigez vos propres règles de filtrage. Vous pouvez utiliser des expressions booléennes comme « 1 et (2 ou 3) ».

• • Pour dissocier des filtres, cliquez sur un filtre, puis sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre. Sélectionnez Aucun, puis cliquez sur Appliquer.
• Après avoir configuré vos filtres, cliquez sur Suivant.

Analyse

Vérifiez votre ensemble de données avant de l'enregistrer. 

• Sous Sources, affichez les sources de données que vous avez sélectionnées. 
• Sous Champs, affichez les champs du jeu de données. Elle inclut :
  • Champ : le nom du champ.
  • Dérivé : indique si le champ est un champ HubSpot standard ou un champ calculé personnalisé.

• Type de données : le type de données contenues dans le champ.
• Entrée : l'expression du champ.
• Source : la source des données (par exemple, Contacts).
• Dans le panneau Aperçu, affichez l'aperçu de vos données. Vous pouvez cliquer sur Afficher les relations du tableau pour voir comment les données sont connectées.
• Après avoir examiné vos données, enregistrez le jeu de données en cliquant sur Enregistrer.
• Dans le panneau de droite, saisissez un nom et une description pour le jeu de données.
• Cliquez sur Appliquer.

Vous serez alors redirigé vers le générateur de rapports, où vous pourrez créer un rapport en fonction de votre jeu de données.

Afficher et gérer des jeux de données

Dans le tableau de bord des jeux de données, vous pouvez afficher et modifier les jeux de données existants.

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reporting > Gestion des données, puis sélectionnez Jeux de données.
• Vous pouvez filtrer vos jeux de données existants en utilisant les filtres situés en haut du tableau.
• Pour modifier un jeu de données, passez la souris sur le jeu de données, puis cliquez sur Modifier. Vous serez alors redirigé vers la page des détails du jeu de données.
  • Dans l'onglet Aperçu, affichez un aperçu des données du jeu de données. 
  • Dans l'onglet Métadonnées, affichez les sources de données et les champs inclus dans le jeu de données. Elle inclut :
    • Champ : le nom du champ.
    • Dérivé : indique si le champ est un champ HubSpot standard ou un champ calculé personnalisé.
    • Type de données : le type de données contenues dans le champ.
    • Entrée : la chaîne de caractères utilisée pour amener les données dans le champ.
    • Source : la source des données (par exemple, Contacts).
  • Dans l'onglet Rapports, affichez les rapports qui ont été créés à l'aide du jeu de données.

  • À partir de la page de détails du jeu de données, vous pouvez également créer un nouveau rapport en utilisant le jeu de données en cliquant sur Créer un rapport.

Créer un rapport en utilisant un jeu de données

Une fois qu'un jeu de données a été créé, vous pouvez créer un rapport basé sur ce jeu de données, soit à partir du générateur de rapports, soit à partir de l'outil Jeux de données.

• Pour créer un rapport à partir d'un jeu de données :
• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reporting > Gestion des données, puis sélectionnez Jeux de données.
• Cliquez sur le nom d'un jeu de données. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
• Poursuivez la création de votre rapport dans le générateur de rapports personnalisés. 
• Pour créer un rapport à partir du générateur de rapports personnalisés :
• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
• Cliquez sur Générateur de rapports personnalisés.
• En haut, cliquez sur l'onglet Jeux de données pour afficher vos jeux de données existants. 

• Sélectionnez le jeu de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Suivant.

• Poursuivez la création de votre rapport dans le générateur de rapports personnalisés. 

Référence

Syntaxe

Dans une fonction, vous pouvez utiliser des données provenant de propriétés et de champs ou des données littérales. Les données de propriétés et de champs seront dynamiques en fonction des sources de données individuelles, tandis que les données littérales sont constantes. Par exemple :

• 2021-03-05 est une date littérale constante.
• [CONTACT.createdate] est une date basée sur une propriété, qui est dynamique pour chaque fiche d'informations de contact.

Les fonctions peuvent inclure des données littérales et des données de propriété/champ, pour autant que les types de données soient compatibles avec les arguments requis de la fonction. Par exemple :

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Découvrez ci-dessous la syntaxe des données littérales et des données de propriété/champ ainsi que la manière de les intégrer dans des formules.

Syntaxe littérale

Utilisez des données littérales pour ajouter des chaînes de texte spécifiques et statiques, des chiffres, des valeurs true ou false et des dates dans vos calculs.

• Chaîne littérale : texte entouré de guillemets. Par exemple : “My cool string”.

• Chiffre littéral : chiffre sans guillemets. Par exemple : 42.
• Booléen littéral : true ou false.
• Date littérale : une chaîne formatée comme "YYY-MM-DD", ou un horodatage (par exemple, 1635715904). 

Syntaxe de propriété

Les références aux propriétés vous permettent d'inclure directement les valeurs des propriétés de vos sources de données sélectionnées. Vous n'avez pas besoin d'ajouter la propriété en tant que champ de jeu de données pour la référencer. 

Utilisez la syntaxe suivante pour référencer des propriétés :

• Les expressions de référence sont toujours entourées de crochets ([ et ]).
• Les références de propriété spécifient le nom de l'objet ou de l'événement, suivi d'un point et du nom de la propriété interne. Par exemple :
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaxe de champ

Vous pouvez faire référence à des champs dans une formule en entourant le nom du champ de crochets. Par exemple :

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Vous pouvez faire référence à des champs dans des formules, à condition que les opérateurs et fonctions de la formule acceptent le type de données du champ. Par exemple, si vous créez un nouveau champ qui contient une chaîne de caractères, vous pouvez faire référence à ce champ dans une fonction qui accepte les chaînes de caractères :

• Si Field 1 est [DEAL.name], il contient une valeur de chaîne (le nom de la transaction).
• CONCAT([Field 1], "Q4") serait valide car il contient deux valeurs de chaîne.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ne serait pas valide car il contient à la fois une chaîne et une valeur numérique.

Opérateurs

Vous pouvez utiliser les opérateurs avec des valeurs littérales et des valeurs de propriété/champ. Par ailleurs, les opérateurs sont évalués dans l'ordre standard des opérations PEMDAS. Cela vous permet d'imbriquer des opérateurs en utilisant des parenthèses. Par exemple :

• Ajout d'un nombre avec une référence de propriété :1 + [DEAL.amount]
• Utilisation de parenthèses pour imbriquer des opérations :(1 + 2) * (3 + 4)

SI

La logique SI est un ensemble de règles exécutées lorsqu'une certaine condition est remplie. Vous pouvez utiliser la logique SI pour différencier les données. Par exemple, vous pouvez utiliser la logique SI pour :

• calculer différentes commissions en fonction de la taille d'une transaction (c'est-à-dire donner un pourcentage plus élevé pour une transaction plus importante) ;
• regrouper les transactions en niveaux pour les analyser et agir en conséquence dans vos rapports ;
• traduire les réponses de feedback en catégories (par exemple, le libellé 1 à 6 est détracteur) ;
• définir la priorité des contacts en fonction du nombre de jours pendant lesquels ils ont été marqués comme leads.
   

LABEL

La fonction LABEL convertit les valeurs d'intervalle de propriété d'énumération en valeurs plus adaptées. Certaines propriétés définies par HubSpot, telles que Transaction et Propriétaire du contact, sont représentées comme des valeurs internes. Cela rend l'analyse difficile. Lorsqu'elle est utilisée avec les propriétés définies par HubSpot qui prennent en charge la traduction, la fonction LABEL fournira la traduction en fonction des paramètres du portail et non de ceux de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction LABEL pour :

• accéder directement aux noms des phases de contact ou de transaction dans les champs ;

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• référencer directement les propriétaires HubSpot par leur nom dans les champs.

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Fonctions numériques

Fonctions de chaîne

Fonctions de date