データセットを作成して使用する

データセットとは、HubSpotアカウント全体のデータの集合であり、カスタムレポートで使用できます。データセットには、CRMオブジェクトやHubSpotアセットのプロパティー、必要に応じてデータを計算するための数式などを含めることができます。例えば、取引額のプロパティーに基づいて年間経常収益を計算するフィールドを作成できます。 

注：サブスクリプションによっては、全てのユーザーがアカウントで作成できるデータセットの数に上限があります。これらの制限について詳しくは、HubSpotの製品・サービスカタログをご確認ください。

事前作成済みのデータセットへのアクセスと使用

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データセット］の順に進みます。
• 使用するデータセットにカーソルを置き、［レポートを作成］をクリックします。

• データセットを編集するには、［編集］をクリックします。
• データセットをエクスポートするには、［アクション］をクリックし、［エクスポート］をクリックします。

カスタムデータセットを作成する（Operations Hub ProfessionalおよびOperations Hub Enterpriseのみ）

チーム用のデータセットを複数作成しておくと、レポート作成者は、レポートを作成する必要が生じるたびにデータソースを選択する必要がなくなります。また、データセットは作成後に更新できるので、そのデータセットを使用する全てのレポートを同時に更新できます。

以下では、データセットの作成方法、レポートでのデータセットの使用方法、データセットツールで使用できる関数の定義について説明します。

データセットを作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データセット］の順に進みます。
• 右上の［データセットを作成］をクリックします。テンプレートをプライマリー データ ソース使ってデータセットを作成するには、利用可能なテンプレートを参照し、「テンプレートを使用」をクリックする。 

データソース

まず、データセットに含めるデータソースを選択します。データソースとは、レポートの対象となるオブジェクト、アセット、イベントを指します。これには、全てのCRMオブジェクト（コンタクトやカスタムオブジェクトなど）とアセット（ウェブサイトのページやメール、コミュニケーション、セールスアクティビティーなど）が含まれます。1つのデータセットにつき最大5つのデータソースを選択できます。

データセットはプライマリー データ ソースを中心に構成され、そのプライマリーソースに関連する他の全てのデータソースが追加されます。これらのデータソースを接続するために、HubSpotではバックグラウンドで最短パスを使ってデータが結合されます。例えば、コンタクトと取引は直接関連しているので、追加の結合を必要とせずに選択できます。 

ただしその他のデータソースは直接関連付けることができないため、データを結合するには追加のソースが必要となります。例えば、［取引件数］をプライマリーソースとするレポートにブログ記事のデータを含める場合、HubSpotでは［コンタクト］と［ウェブアクティビティー］ソースを介してのみこれらのソースをリンクできます。データを結合するときに、このような他のソースが自動的に選択されます。

• プライマリー データ ソースを選択するには、［プライマリー データ ソースを追加］をクリックし、データソースを選択します。
  
  
• ［続行］をクリックします。
• 引き続き追加のデータソースを選択します。右側のパネルで、現在選択されているデータソース間の関係を確認できます。
• ソースを選択するときに、画面下部の［プレビュー］ペインでデータのプレビューを確認します。 
• データソースを選択したら、右上の［次へ］をクリックします。

プロパティーとフィールドを追加する

データセットに含めるフィールドを選択します。既存のHubSpotプロパティーをデータセットに追加したり、カスタム数式フィールドを追加したりできます。

プロパティーを追加する

• データセットにプロパティーを追加するには、左側のサイドバーから［データセットフィールド］セクションにプロパティーをドラッグ＆ドロップします。

• プロパティーの名前を変更するか、またはそのデータのプレビューを表示するには、［データセットフィールド］の下でそのプロパティーをクリックして、右側の［名前］フィールドに新しい名前を入力します。プロパティーの名前を変更すると、このデータセットでのみ名前が更新されます。これにより、レポートビルダーでのこれらのフィールドの表示方法をカスタマイズできますが、既存のプロパティーの名前には影響しません。

数式フィールドを追加する

数式フィールドはデータセットに固有のフィールドであり、データセットのプロパティーに基づいて値を計算するために使用できます。柔軟な式を使った数式の作成について、詳細をご確認ください。

• 数式フィールドを作成するには、［派生フィールドを追加］＞［式フィールド］をクリックします。
  
  
• 下部にフィールドの名前を入力します。
• 式を入力します。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のその他のHubSpotプロパティーを参照し、関数を使ってプロパティーやリテラルデータに基づいて計算することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 手動で数式を入力するには、［式］フィールドへの入力を開始します。デフォルトでは、HubSpotではテキストの入力時にオートコンプリートオプションが表示されます。
    
    
  • データセットに追加したプロパティーを挿入するには、［データセットフィールド］ドロップダウンメニューをクリックして、プロパティーを選択します。
  • データセットにないプロパティーを挿入するには、［HubSpotのプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
  • 関数を挿入するには、［機能］ドロップダウンメニューをクリックして関数を選択します。
  • スニペットを挿入するには、［スニペット］ドロップダウンメニューをクリックして、事前作成済みの式を選択します。スニペットは、データセットに含まれるソースに基づいて入力されます。したがって、コンタクト データ ソースから作成されたデータセットと取引データソースから作成されたデータセットでは、使用できるスニペットが異なります。

• 式を作成すると、［式］フィールドに検出された問題が表示されます。式が無効な場合はインジケーターが表示されます。エラーの詳細を表示するには、［［X］件の問題］をクリックします。
  
• フィールドの設定が完了したら、右上の［確認］をクリックします。

条件付きフィールドを追加する

ユーザーは条件付きフィールドを使用して、設定された条件に基づいてデータをグループ化または振り分けることができます。これらのフィールドは、データセットまたはカスタム レポート ビルダーでのみ使用できます。条件付きフィールドを使用して、取引規模に基づいて異なるコミッションを計算したり、フィードバックの回答をカテゴリーに変換したりできます。例えば、1-6のラベルにはデトラクターというラベルが付けられます。

条件付きフィールドでは、IF()関数を使用して式を作成できます。条件付きフィールドを使用して作成されたフィールドは、標準式作成フィールドでIF()関数を使用して再作成できます。

• 条件付きフィールドを作成するには、［派生フィールドを追加］＞［条件付き式フィールド］をクリックします。 

• 下部にフィールドの名前を入力します。この名前は、このセグメントを使用してレポートを作成するときに表示されます。
• ［条件］セクションにIF条件を入力します。データの各行について、このセクションで設定された条件がtrueの場合、その行には［Then］フィールドに設定された値によってラベルが付けられます。条件がfalseの場合、行には［デフォルト値］フィールドに設定された値によってラベルが付けられます。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のその他のHubSpotプロパティーを参照し、関数を使ってプロパティーやリテラルデータに基づいて計算することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 手動で数式を入力するには、［IF］フィールドへの入力を開始します。デフォルトでは、HubSpotではテキストの入力時にオートコンプリートオプションが表示されます。
    
    
  • データセットに追加したプロパティーを挿入するには、［データセットフィールド］ドロップダウンメニューをクリックして、プロパティーを選択します。
  • データセットにないプロパティーを挿入するには、［HubSpotのプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
  • 関数を挿入するには、［機能］ドロップダウンメニューをクリックして関数を選択します。
    
    
  • ［Then］フィールドに、条件がtrueの場合に割り当てる値を入力します。

• 別の条件付きフィールドを追加するには、［条件付きブロックを追加］をクリックします。条件付きブロックは順次処理され、最初の条件がtrueの場合、そのブロックで定義された値が設定されます。trueではない場合、HubSpotは次のブロックに移動します。設定された条件を満たさない行には、「デフォルト値」が割り当てられます。
  
  
• ［デフォルト］セクションで、「条件が満たされない」場合の「Else」の値を入力します。
  
  
• フィールドの設定が完了したら、右上の［確認］をクリックします。

フィルター

フィールドにフィルターを追加することで、データをさらに絞り込むことができます。

フィルターを追加するには、次の手順に従います。

• ［フィルター］タブに移動します。
• 左側のサイドバーから、フィールドをクリックしてドラッグします。
• フィールドをクリックすると、そのフィルターオプションが表示されます。フィルターを選択してから［適用］をクリックします。
• フィールドをクリックし、別のフィルターとグループ化するドロップダウンメニューをクリックすると、フィルターをグループ化することができます。別のアクティブフィルターを選択して、［適用］をクリックします。

• • Include data if it matchesドロップダウンメニューをクリックすると、絞り込みの使用方法を変更できます：
    • 下記の全てのフィルター：データは、設定されている全てのフィルターを満たしている必要があります。

• • • 以下のフィルターのいずれか：データは、設定されたフィルターの1つ以上を満たしている場合に含めることができます。
    • カスタム フィルター ルール：独自のフィルター ルールを記述します。「1 and (2 or 3)」などのブール値式を使用できます。

• • フィルターのグループ化を解除するには、フィルターをクリックし、［別のフィルターとグループ化］ドロップダウンメニューをクリックします。［なし］を選択してから、［適用］をクリックします。
• フィルターの設定が終わったら［次へ］をクリックします。

確認

保存する前にデータセットを確認します。 

• ［ソース］で、選択したデータソースを確認します。 
• ［フィールド］で、データセットのフィールドを確認します。次に例を示します。
  • フィールド：フィールドの名前。
  • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。

• データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
• 入力：フィールドの式。
• ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
• ［プレビュー］パネルで、データのプレビューを確認します。［テーブルの関係を表示］をクリックすると、データがどのように接続しているかを確認できます。
• データを確認したら、［保存］をクリックしてデータセットを保存します。
• 右側のパネルで、データセットの名前と説明を入力します。
• ［適用］をクリックします。

その後、レポートビルダーが表示されます。レポートビルダーでは、データセットに基づいてレポートを作成できます。

データセットを表示して管理する

データセットダッシュボードでは、既存のデータセットを表示、編集できます。

• HubSpotアカウントで、［レポート］>［データ管理］に移動し、［データセット］に移動します。
• テーブルの上部にあるフィルターを使って、既存のデータセットを絞り込みできます。
• データセットを編集するには、データセットにマウスポインターを合わせて、［編集］をクリックします。データセットの詳細ページが表示されます。
  • ［プレビュー］タブで、データセットのデータのプレビューを確認します。 
  • ［メタデータ］タブで、データセットに含まれるデータソースとフィールドを確認します。次に例を示します。
    • フィールド：フィールドの名前。
    • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。
    • データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
    • 入力：フィールドにデータを取り込むために使用される文字列。
    • ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
  • ［レポート］タブで、データセットを使って作成されたレポートを確認します。

  • データセットの詳細ページで［レポートを作成］をクリックして、そのデータセットを使って新しいレポートを作成することもできます。

データセットを使ってレポートを作成する

データセットを作成したら、レポートビルダーまたはデータセットツールから、データセットに基づいてレポートを作成できます。

• データセット内からレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントで、［レポート］>［データ管理］に移動し、［データセット］に移動します。
• データセットの名前をクリックします。 
• 右上にある［レポートを作成］をクリックします。
• 次にカスタム レポート ビルダーでレポートを作成します。 
• カスタム レポート ビルダーからレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントで、［レポート］＞［レポート］の順に進みます。
• 右上の［レポートを作成］をクリックします。
• ［カスタム レポート ビルダー］を選択します。
• 上部の［データセット］タブをクリックして既存のデータセットを表示します。 

• 使用するデータセットを選択し、［次へ］をクリックします。

• 次にカスタム レポート ビルダーでレポートを作成します。 

リファレンス

構文

関数内では、プロパティーとフィールドのデータ、またはリテラルデータを使用できます。プロパティーとフィールドのデータは、個々のデータソースに基づいて動的に設定されますが、リテラルデータは定数です。例として、以下のような場合が挙げられます。

• 2021-03-05はリテラルの日付であり、定数です。
• [CONTACT.createdate]は、プロパティーに基づく日付で、コンタクトレコードごとに動的に設定されます。

関数には、リテラルデータとプロパティー／フィールドデータの両方を含めることができます。ただし、データ型が関数の必須引数と互換である場合に限ります。例として、以下のような場合が挙げられます。

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

以下に、リテラルとプロパティー／フィールドデータの構文、これらのデータを数式に組み込む方法を説明します。

リテラル構文

テキストの静的文字列、数値、true／false値、日付を計算に追加するには、リテラルを使用します。

• 文字列リテラル：引用符で囲まれたテキスト。例えば、“My cool string”です。

• 数字リテラル：引用符で囲まれていない数字。例えば、42です。
• ブール値リテラル：trueまたはfalse。
• 日付リテラル："YYY-MM-DD"の形式の文字列、または日付のタイムスタンプ数値（例：1635715904）。 

プロパティー構文

プロパティー参照を使用して、選択したデータソースのプロパティーから値を直接取り込むことができます。プロパティーを参照するために、プロパティーをデータセットのフィールドとして追加する必要はありません。 

プロパティーを参照するときには、以下の構文を使用します。

• 参照表現は常に角括弧（[と]）で囲みます。
• プロパティー参照では、オブジェクト名またはイベント名、ピリオド、内部プロパティー名をこの順序で指定します。例として、以下のような場合が挙げられます。
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

フィールド参照構文

数式でフィールドを参照するには、フィールド名を角括弧で囲みます。例として、以下のような場合が挙げられます。

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

数式の演算子や関数がフィールドのデータ型を受け入れる限り、数式でそのフィールドを参照できます。例えば、文字列を含む新しいフィールドを作成した場合、文字列を受け入れる関数の中でそのフィールドを参照できます。

• 「Field 1」が[DEAL.name]の場合、文字列値（取引の名前）が含まれています。
• CONCAT([Field 1], "Q4")は、2つの文字列値が含まれているため、有効です。
• CONCAT([DEAL.name], 2012)は、文字列と数値の両方が含まれているため、有効ではありません。

演算子

演算子はリテラルやプロパティー／フィールドの値とともに使用できます。演算子は、標準的な演算順（PEMDAS）で評価されます。これにより、括弧を使って演算子を入れ子にできます。例として、以下のような場合が挙げられます。

• プロパティー参照で数値を加算する：1 + [DEAL.amount]
• 括弧を使って演算を入れ子にする：(1 + 2) * (3 + 4)

IF

IFロジックは、特定の条件が満たされたときに実行される一連のルールです。IFロジックを使用してデータを区別できます。例えば、IFロジックを使用して次のことができます。

• 取引規模に基づいて異なるコミッションを計算します（取引が大きいほどパーセンテージが高くなります）。
• 取引を階層別に振り分けて、レポートで分析とアクションを行うことができます。
• フィードバックの回答をカテゴリーに変換します（例：ラベル1-6はデトラクターです）。
• コンタクトが「リード」（見込み顧客）としてマークされている日数に基づいて、コンタクトの優先度を定義します。
   

LABEL

LABEL関数は、列挙プロパティーの区間値を使いやすい値に変換する関数です。取引やコンタクト担当者など、HubSpotで定義されたプロパティーの中には、内部値として表現されるものがあります。このために分析が困難になります。変換をサポートするHubSpotの定義済みプロパティーでLABEL関数を使用すると、ユーザー設定ではなく、ポータル設定に基づいて変換が行われます。例えば、LABEL関数を使用して次のことができます。

• フィールドでコンタクト名または取引ステージ名に直接アクセスする

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• フィールドでHubSpot担当者を名前で直接参照する

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

数値関数

文字列関数

日付関数