Opret og brug datasæt

Et datasæt er en samling af data fra hele din HubSpot-konto, som derefter kan bruges i brugerdefinerede rapporter. Et datasæt kan indeholde egenskaber for CRM-objekter og HubSpot-aktiver, sammen med formler til at beregne dine data efter behov. Du kan f.eks. oprette et felt til beregning af årlig tilbagevendende omsætning baseret på egenskaben deal amount.

At oprette flere datasæt til dine teams betyder, at rapportskabere ikke behøver at vælge deres datakilder, hver gang de skal oprette en rapport. Et datasæt kan også opdateres efter oprettelsen, hvilket gør det muligt at opdatere alle rapporter, der bruger det datasæt, på samme tid.

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter et datasæt, hvordan du bruger datasættet i rapporten, og definitionerne på de tilgængelige funktioner i datasætværktøjet.

Opret et datasæt

Sådan opretter du et datasæt:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Datastyring > Datasæt.
• Klik på Opret datasæt øverst til højre. Eller for at oprette et datasæt ved hjælp af en skabelon skal du gennemse de tilgængelige skabeloner og derefter klikke på Brug skabelon.

Datakilder

Vælg først de datakilder, der skal inkluderes i dit datasæt. Datakilder er de objekter, aktiver og begivenheder, som du vil rapportere om. Dette omfatter alle CRM-objekter som kontakter eller brugerdefinerede objekter og aktiver som websider og e-mails, samtaler, salgsaktiviteter og meget mere. Du kan vælge op til 5 datakilder pr. datasæt.

Den primære datakilde vil være datasættets fokus, og alle andre datakilder relaterer til den primære kilde. For at forbinde disse datakilder joiner HubSpot dataene i baggrunden ved hjælp af den kortest mulige vej. Kontakter og aftaler er for eksempel direkte relaterede og kan vælges uden behov for ekstra joins.

Andre datakilder kan dog ikke forbindes direkte og kræver yderligere kilder for at forbinde dataene. Hvis din primære kilde f.eks. er deals, og du vil inkludere blogindlægsdata i rapporten, kan HubSpot kun forbinde disse kilder gennem kilderne Contacts og Web activities. Disse andre kilder vil automatisk blive valgt til at forbinde dataene.

• For at vælge den primære datakilde skal du klikke på dropdown-menuen Primær datak ilde og derefter vælge en datakilde.
  
  
• Fortsæt med at vælge yderligere datakilder. I panelet til højre kan du se relationerne mellem de aktuelt valgte datakilder.
• Mens du vælger kilder, kan du se en forhåndsvisning af dine data i Preview-ruden nederst på skærmen.
• Når du har valgt dine datakilder, skal du klikke på Næste øverst til højre.

Tilføj egenskaber og felter

Vælg de felter, der skal inkluderes i datasættet. Du kan tilføje eksisterende HubSpot-egenskaber til datasættet, såvel som brugerdefinerede formelfelter.

Tilføj egenskaber

• For at tilføje egenskaber til datasættet skal du trække og slippe egenskaberne fra venstre sidepanel til datasættets felt sektion.

• Hvis du vil omdøbe en egenskab eller se en forhåndsvisning af dens data, skal du klikke på egenskaben under Datasætfelter og derefter indtaste et nyt navn i navnefeltet til højre. Hvis du omdøber en egenskab, opdateres dens navn kun i dette datasæt. Dette giver dig mulighed for at tilpasse, hvordan disse felter vises i rapportbyggeren, men vil ikke påvirke navnet på den eksisterende egenskab.

Tilføj formelfelter

Formelfelter er specifikke for datasættet og kan bruges til at beregne værdier baseret på egenskaber i datasættet. Lær mere om at opbygge formler ved hjælp af fleksible udtryk.

• For at oprette et formelfelt skal du klikke på Opret felt > Formelfelt.
  
  
• Indtast et navn til feltet nederst.
• Indtast din formel. Du kan henvise til egenskaber, som du har tilføjet til datasættet, samt andre HubSpot-egenskaber uden for datasættet, og bruge funktioner til at beregne ud fra egenskabs- og bogstavdata. Læs mere om formelsyntaks og definitioner nedenfor.
  • Hvis du vil indtaste din formel manuelt, skal du begynde at skrive i feltet Formel. Som standard vil HubSpot vise muligheder for automatisk udfyldning, når du indtaster tekst.
    
    
  • Hvis du vil indsætte en egenskab, du har tilføjet til datasættet, skal du klikke på dropdown-menuen Datasæt-felt og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en egenskab, der ikke er i datasættet, skal du klikke på HubSpot-egenskabens dropdown-menu og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en funktion skal du klikke på rullemenuen Funktion og derefter vælge en funktion.
  • For at indsætte et uddrag skal du klikke på rullemenuen Uddrag og derefter vælge en forudbygget formel. Snippets udfyldes baseret på de kilder, der er inkluderet i datasættet. Derfor vil der være forskellige uddrag tilgængelige for datasæt, der er lavet fra datakilden kontakter sammenlignet med datakilden tilbud.

• Når du opretter formler, vil feltet Formula vise eventuelle problemer, det opdager. Når en formel er ugyldig, vises en indikator. Klik på [X] problemer for at se fejldetaljer.
  
• Når du har konfigureret dine felter, skal du klikke på Review øverst til højre.

Tilføj betingede felter

Betingede felter giver brugerne mulighed for at gruppere eller spande data baseret på bestemte betingelser. Disse felter kan kun bruges i datasæt eller den brugerdefinerede rapportbygger. Du kan bruge betingede felter til at beregne forskellige provisioner baseret på størrelsen af en aftale eller oversætte feedback-svar til kategorier, f.eks. en label mellem 1-6, der betegnes som en kritiker.

Det betingede felt giver dig mulighed for at opbygge en formel ved hjælp af IF()-funktionen. Alle felter, der er opbygget ved hjælp af et betinget felt, kan genskabes ved hjælp af en IF()-funktion i et standardfelt til oprettelse af formler.

• For at oprette et betinget felt skal du klikke på Opret felt > Betinget formelfelt.

• Nederst skal du indtaste et navn til feltet. Dette navn vil blive vist, når du opbygger en rapport ved hjælp af dette segment.
• I afsnittet Betingelse skal du indtaste din IF-betingelse. Hvis betingelsen i denne sektion er sand, vil rækken for hver datarække blive markeret med den værdi, der er angivet ifeltet Then . Hvis betingelsen er falsk, vil rækken blive mærket med den værdi, der er angivet ifeltet Standardværdi . Du kan henvise til egenskaber, som du har tilføjet til datasættet, samt andre HubSpot-egenskaber uden for datasættet, og bruge funktioner til at beregne baseret på egenskabs- og bogstavdata. Læs mere om formelsyntaks og definitioner nedenfor.
  • For at indtaste din formel manuelt skal du begynde at skrive i IF-feltet. Som standard vil HubSpot vise muligheder for automatisk udfyldning, når du indtaster tekst.
    
    
  • Hvis du vil indsætte en egenskab, du har tilføjet til datasættet, skal du klikke på dropdown-menuen Datasæt-felt og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en egenskab, der ikke er i datasættet, skal du klikke på HubSpot-egenskabens dropdown-menu og derefter vælge egenskaben.
  • Hvis du vil indsætte en funktion, skal du klikke på rullemenuen Funktion og derefter vælge en funktion.
    
    
  • I feltet Then skal du indtaste den værdi, du vil tildele, hvis betingelsen er sand.

• Klik på Tilføj betingelsesblok for at tilføje endnu et betinget felt. Betingelsesblokke behandles sekventielt, hvis den første betingelse er sand, indstilles den værdi, der er defineret i den blok. Hvis den ikke er sand, går HubSpot videre til den næste blok og så videre. Alle rækker, der ikke opfylder betingelserne, vil blive tildelt værdien Default.
  
  
• I afsnittet Default skal du indtaste en værdi for Else, hvis betingelsen ikke er opfyldt.
  
  
• Når du har konfigureret dine felter, skal du klikke på Review øverst til højre.

Filtrer

Finjuster dine data yderligere ved at tilføje filtre til dine felter.

Sådan tilføjer du et filter:

• Naviger til fanen Filtre.
• Klik og træk felter fra venstre sidepanel.
• Klik på et felt for at se dets filterindstillinger. Vælg et filter, og klik derefter på Anvend.
• Du kan gruppere filtre sammen ved at klikke på et felt og derefter klikke på rullemenuen Gruppér med et andet filter. Vælg et andet aktivt filter, og klik derefter på Anvend.

• • Du kan ændre, hvordan filtrene bruges, ved at klikke på Inkluder data, hvis de matcher dropdown-menuen:
    • Alle filtrene nedenfor: Data skal opfylde alle de indstillede filtre.

• • • Et af filtrene nedenfor: data kan inkluderes, hvis de opfylder et eller flere af filtrene.
    • Brugerdefinerede filterregler: skriv dine egne filterregler. Du kan bruge boolske udtryk som "1 og (2 eller 3)".

• • Hvis du vil fjerne grupperingen af filtre, skal du klikke på et filter og derefter klikke på rullemenuen Gruppér med et andet filter. Vælg Ingen, og klik derefter på Anvend.
• Når du har konfigureret dine filtre, skal du klikke på Næste.

Gennemgang

Gennemgå dit datasæt, før du gemmer det.

• Under Kilder kan du se de datakilder, du har valgt.
• Under Fields kan du se felterne i datasættet. Dette omfatter:
  • Felt: navnet på feltet.
  • Afledt: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et brugerdefineret beregnet felt.

• Datatype: den type data, der er indeholdt i feltet.
• Input: feltets udtryk.
• Kilde: kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
• I panelet Preview kan du se en forhåndsvisning af dine data. Du kan klikke på Vis tabelrelationer for at se, hvordan dataene er forbundet.
• Når du har gennemgået dine data, skal du gemme datasættet ved at klikke på Gem.
• Indtast et navn og en beskrivelse for datasættet i panelet til højre.
• Klik på Anvend.

Derefter kommer du til rapportbyggeren, hvor du kan oprette en rapport baseret på dit datasæt.

Se og administrer datasæt

På datasæt-dashboardet kan du se og redigere eksisterende datasæt.

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Datastyring og derefter vælge Datasæt.
• Du kan filtrere dine eksisterende datasæt ved at bruge filtrene øverst i tabellen.
• For at redigere et datasæt skal du holde musen over datasættet og derefter klikke på Rediger. Så kommer du til siden med datasættets detaljer.
  • På fanen Preview kan du se en forhåndsvisning af datasættets data.
  • På fanen Metadata kan du se de datakilder og felter, der er inkluderet i datasættet. Dette omfatter:
    • Felt: navnet på feltet.
    • Afledt: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et brugerdefineret beregnet felt.
    • Datatype: den type data, der er indeholdt i feltet.
    • Input: den streng, der bruges til at bringe data ind i feltet.
    • Kilde: kilden til data (f.eks. Kontakter).
  • På fanen Rapporter kan du se de rapporter, der er blevet oprettet ved hjælp af datasættet.

  • Fra datasættets detaljeside kan du også oprette en ny rapport ved hjælp af datasættet ved at klikke på Byg rapport.

Opret en rapport ved hjælp af et datasæt

Når et datasæt er blevet oprettet, kan du oprette en rapport baseret på datasættet enten fra rapportbyggeren eller fra datasætværktøjet.

• Sådan opretter du en rapport fra et datasæt:
• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Datastyring og derefter vælge Datasæt.
• Klik på navnet på et datasæt.
• Klik på Byg rapport øverst til højre.
• Fortsæt med at bygge din rapport i den brugerdefinerede rapportbygger.
• Sådan opretter du en rapport fra den brugerdefinerede rapportbygger:
• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Rapporter.
• Klik på Opret rapport øverst til højre.
• Vælg Brugerdefineret rapportbygger.
• Klik øverst på fanen Datasæt for at se dine eksisterende datasæt.

• Vælg det datasæt, du vil bruge, og klik derefter på Næste.

• Fortsæt med at bygge din rapport i Custom Report Builder.

Reference

Syntaks

I en funktion kan du bruge data fra egenskaber og felter eller bogstavelige data. Egenskabs- og feltdata vil være dynamiske baseret på de enkelte datakilder, mens bogstavdata er konstante. For eksempel:

• 2021-03-05 er en bogstavelig dato, som er konstant.
• [CONTACT.createdate] er en egenskabsbaseret dato, som er dynamisk for hver kontaktpost.

Funktioner kan indeholde både bogstavelige og egenskabs-/feltdata, så længe datatyperne er kompatible med funktionens krævede argumenter. For eksempel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedenfor kan du lære om syntaksen for bogstaver og egenskabs-/feltdata, og hvordan du inkorporerer dem i formler.

Syntaks for bogstaver

Brug literals til at tilføje specifikke, statiske tekststrenge, tal, sande eller falske værdier og datoer i dine beregninger.

• String literal: tekst omgivet af anførselstegn. For eksempel “My cool string”.

• Tal-literal: tal uden anførselstegn. For eksempel 42.
• Boolean liter al: true eller false.
• Datoliteral: en streng formateret som "YYY-MM-DD", eller et dato-tidsstempelnummer (f.eks. 1635715904).

Syntaks for egenskaber

Egenskabsreferencer giver dig mulighed for direkte at inkludere værdier fra egenskaberne i dine valgte datakilder. Du behøver ikke at tilføje egenskaben som et datasætfelt for at henvise til den.

Brug følgende syntaks, når du refererer til egenskaber:

• Referenceudtryk er altid omgivet af firkantede parenteser ( [ og ] ).
• Egenskabsreferencer angiver objekt- eller hændelsesnavnet, efterfulgt af et punktum og det interne egenskabsnavn. For eksempel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaks for feltreference

Du kan henvise til felter i en formel ved at omgive feltnavnet med firkantede parenteser. For eksempel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan henvise til felter i formler, så længe formelens operatorer og funktioner accepterer feltets datatype. Hvis du f.eks. opretter et nyt felt, der indeholder en streng, kan du henvise til feltet i en funktion, der accepterer strenge:

• Hvis Felt 1 er [DEAL.name], indeholder det en strengværdi (aftalens navn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") ville være gyldig, fordi den indeholder to strengværdier.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ville ikke være gyldigt, fordi det indeholder både en streng og en talværdi.

Operatorer

Du kan bruge operatorer med bogstavværdier og egenskabs-/feltværdier, og operatorer evalueres i standard PEMDAS operationsrækkefølge. Dette giver dig mulighed for at indlejre operatorer ved hjælp af parenteser. For eksempel:

• Tilføjelse af et tal med en egenskabsreference: 1 + [DEAL.amount]
• Brug af parenteser til at indlejre operationer: (1 + 2) * (3 + 4)

HVIS

IF-logik er et sæt regler, der udføres, hvis en bestemt betingelse er opfyldt. Du kan bruge IF-logik til at differentiere data. Du kan f.eks. bruge IF-logik til at:

• Beregne forskellige provisioner baseret på størrelsen af en aftale (dvs. give en højere % for en større aftale).
• Inddele aftaler i niveauer til analyse og handling i dine rapporter.
• Oversætte feedback-svar til kategorier (f.eks. er etiket 1-6 en ulempe).
• Definer kontaktprioritet baseret på, hvor mange dage de har været markeret som lead.
  

LABEL

LABEL-funktionen konverterer opremsningsegenskabernes intervalværdier til brugervenlige værdier. Nogle HubSpot-definerede egenskaber, såsom Deal og Contact owner, er repræsenteret som interne værdier. Det gør det vanskeligt at analysere. Når den bruges med HubSpots definerede egenskaber, der understøtter oversættelse, vil LABEL-funktionen levere oversættelsen baseret på portalindstillinger, ikke brugerindstillinger. For eksempel kan du bruge LABEL-funktionen til at:

• Få adgang til kontakt- eller deal stage-navne direkte i felter

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Henvise til HubSpot-ejere ved navn direkte i felter

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriske funktioner

Streng-funktioner

Dato-funktioner