Crear y usar conjuntos de datos

Un conjunto de datos es una colección de datos de toda tu cuenta de HubSpot que puede ser utilizada en informes personalizados. Un conjunto de datos puede incluir propiedades para materiales de CRM y activos de HubSpot, junto con fórmulas para calcular tus datos según sea necesario. Por ejemplo, puedes crear un campo para calcular los ingresos recurrentes anuales en función de la propiedad del importe del negocio. 

Nota: Dependiendo de tu suscripción hay un límite en el número de conjuntos de datos que pueden crear en tu cuenta todos los usuarios. Más información sobre estos límites en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Accede y utiliza conjuntos de datos preconstruidos

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Conjuntos de datos.
• Coloca el cursor sobre el nombre del conjunto de datos que quieras utilizar y haz clic en Construir informe.

• Para editar un conjunto de datos, haz clic en Editar.
• Para exportar el conjunto de datos, haz clic en Acciones, y luego en Exportar.

Crea un conjunto de datos personalizado (Operations Hub Professional y Enterprise solamente)

La creación de múltiples conjuntos de datos para tus equipos significa que los creadores de informes no tendrán que seleccionar sus fuentes de datos cada vez que necesiten crear un informe. Un conjunto de datos también puede actualizarse después de su creación, lo que permite actualizar todos los informes que utilizan ese conjunto de datos al mismo tiempo.

A continuación, aprende cómo crear un conjunto de datos, cómo utilizar el conjunto de datos en el informe y las definiciones de las funciones disponibles en la herramienta de conjuntos de datos.

Para crear un conjunto de datos:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Conjuntos de datos.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear conjunto de datos. O para crear un conjunto de datos utilizando una plantilla, explora las plantillas disponibles y haz clic en Utilizar plantilla. 

Fuentes de datos

En primer lugar, selecciona las fuentes de datos que vas a incluir en tu conjunto de datos. Las fuentes de datos son los objetos, recursos y eventos sobre los que quieres consultar información. Esto incluye todos los objetos de CRM, como los contactos o los objetos personalizados, y los materiales, como las páginas web y los correos electrónicos, las conversaciones, las actividades de venta, etc. Puedes seleccionar hasta 5 fuentes de datos por conjunto de datos.

La fuente de datos principal será el centro del conjunto de datos, y todas las demás fuentes de datos estarán relacionadas con esa fuente principal. Para conectar estas fuentes de datos, HubSpot une los datos en segundo plano utilizando el camino más corto posible. Los contactos y los negocios, por ejemplo, están directamente relacionados y pueden seleccionarse sin necesidad de uniones adicionales. 

Sin embargo, otras fuentes de datos no pueden asociarse directamente y requieren fuentes adicionales para unir los datos. Por ejemplo, si tu fuente principal es Negocios y quieres incluir los datos de las publicaciones del blog en el informe, HubSpot sólo puede vincular esas fuentes a través de las fuentes Contactos y Actividades en la web. Estas otras fuentes se seleccionarán automáticamente para unirse a los datos.

• Para seleccionar la fuente de datos principal, haz clic en Agregar fuente de datos principales y selecciona una fuente de datos. 
  
  
• Haz clic en Continuar.
• Continúa seleccionando fuentes de datos adicionales. En el panel de la derecha, puedes ver las relaciones entre las fuentes de datos seleccionadas actualmente.
• Mientras seleccionas las fuentes, ve el panel Vista preliminar en la parte inferior de la pantalla para obtener una vista previa de tus datos. 
• Después de seleccionar tus fuentes de datos, en la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.

Agregar propiedades y campos

Selecciona los campos que deseas incluir en el conjunto de datos. Puedes agregar propiedades existentes de HubSpot al conjunto de datos, así como campos de fórmula personalizados.

Agregar propiedades

• Para agregar propiedades al conjunto de datos, arrastra y suelta las propiedades de la barra lateral izquierda en la sección Campos de conjuntos de datos.

• Para cambiar el nombre de una propiedad o ver una vista previa de tus datos, haz clic en la propiedad en Campos de conjuntos de datos y luego introduce un nuevo nombre en el campo nombre de la derecha. El cambio de nombre de una propiedad actualizará su nombre sólo en este conjunto de datos. Esto te permite personalizar cómo aparecen estos campos en el generador de informes, pero no afectará al nombre de la propiedad existente.

Agregar campos de fórmula

Los campos de fórmula son específicos del conjunto de datos y pueden utilizarse para calcular valores basados en las propiedades del conjunto de datos. Aprende más sobre la creación de fórmulas utilizando expresiones flexibles.

• Para crear un campo de fórmula, haz clic en Agregar campo derivado > Campo de fórmula. 
  
  
• En la parte inferior, introduce un nombre para el campo.
• Ingresa tu fórmula. Puedes hacer referencia a las propiedades que has agregado al conjunto de datos, así como a otras propiedades de HubSpot fuera del conjunto de datos, y utilizar funciones para realizar cálculos basados en datos de propiedades y literales. Conoce más sobre la sintaxis y las definiciones de las fórmulas a continuación.
  • Para introducir manualmente tu fórmula, comienza a escribir en el campo Fórmula. Por opción predeterminada, HubSpot mostrará las opciones de autocompletar a medida que introduces el texto.
    
    
  • Para insertar una propiedad que hayas agregado al conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Campo de conjunto de datos y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una propiedad que no esté en el conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Propiedad de HubSpot y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una función, haz clic en el menú desplegable Función y selecciona una función.
  • Para insertar un fragmento, haz clic en el menú desplegable Fragmento y, a continuación, selecciona una fórmula preconstruida. Los fragmentos se rellenan en función de las fuentes incluidas en el conjunto de datos. Por lo tanto, habrá diferentes fragmentos disponibles para los conjuntos de datos creados a partir de la fuente de datos de contactos en comparación con la fuente de datos de negocios.

• Al crear fórmulas, el campo Fórmula mostrará cualquier problema que detecte. Cuando una fórmula no sea válida, aparecerá un indicador. Haz clic en [X] problemas para ver detalles del error.
   
• Una vez que hayas configurado tus campos, haz clic en Revisar en la parte superior derecha.

Agregar campos condicionales

Los campos condicionales permiten a los usuarios agrupar o clasificar datos basándose en las condiciones establecidas. Estos campos sólo pueden utilizarse en conjuntos de datos o en el generador de informes personalizados. Puedes utilizar campos condicionales para calcular diferentes comisiones en función del tamaño del negocio, o convertir las respuestas a las opiniones en categorías; por ejemplo, una etiqueta entre 1-6 se etiqueta como detractor.

El campo condicional te permite construir una fórmula utilizando la función IF(). Cualquier campo creado utilizando un campo condicional puede recrearse utilizando una función IF() en un campo de creación de fórmulas estándar.

• Para crear un campo condicional, haz clic en Agregar campo derivado > Campo de fórmula condicional. 

• En la parte inferior, introduce un nombre para el campo. Este nombre se mostrará al crear un informe utilizando este segmento.
• En la sección Condición, introduce tu condición IF. Para cada fila de datos, si la condición establecida en esta sección es verdadera, la fila se etiquetará con el valor establecido en el campo Entonces. Si la condición es falsa, la fila se etiquetará con el valor establecido en el campo Valor predeterminado. Puedes hacer referencia a las propiedades que has agregado al conjunto de datos, así como a otras propiedades de HubSpot fuera del conjunto de datos, y utilizar funciones para realizar cálculos basados en datos de propiedades y literales. Conoce más sobre la sintaxis y las definiciones de las fórmulas a continuación.
  • Para introducir manualmente tu fórmula, comienza a escribir en el campo IF. Por opción predeterminada, HubSpot mostrará las opciones de autocompletar a medida que introduces el texto. 
    
    
  • Para insertar una propiedad que hayas agregado al conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Campo de conjunto de datos y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una propiedad que no esté en el conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Propiedad de HubSpot y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una función, haz clic en el menú desplegable Función y selecciona una función.
    
    
  • En el campo Entonces, introduce el valor que quieres asignar si la condición es verdadera.

• Para agregar otro campo condicional, haz clic en Agregar bloque de condición. Los bloques condicionales se procesan secuencialmente, si la primera condición es verdadera se establecerá el valor definido en ese bloque. Si no es verdadera, HubSpot pasará al siguiente bloque y así sucesivamente. A las filas que no cumplan las condiciones establecidas se les asignará el valor Valor predeterminado.
  
  
• En la sección Predeterminado, introduce un valor para Else si no se cumple la condición.
  
  
• Una vez que hayas configurado tus campos, haz clic en Revisar en la parte superior derecha.

Filtrar

Afina aún más tus datos agregando filtros a tus campos.

Para agregar un filtro:

• Navega hasta la pestaña Filtros.
• En la barra lateral izquierda, haz clic y arrastra campos.
• Haz clic en un campo para ver tus opciones de filtrado. Selecciona un filtro y luego haz clic en Aplicar.
• Puedes agrupar los filtros haciendo clic en un campo y luego en el menú desplegable Agrupar con otro filtro. Selecciona otro filtro activo y luego haz clic en Aplicar.

• • Puedes cambiar cómo se utilizan los filtros haciendo clic en el menú desplegable Incluir datos si coinciden con:
    • Todos los filtros de abajo: los datos deben cumplir todos los filtros establecidos.

• • • Cualquiera de los filtros de abajo: los datos pueden incluirse si cumplen uno o varios de los filtros establecidos.
    • Reglas de filtros personalizadas: escribe tus propias reglas de filtros. Puedes utilizar expresiones booleanas como "1 y (2 o 3)".

• • Para desagrupar los filtros, haz clic en un filtro y luego en el menú desplegable Agrupar con otro filtro. Selecciona Ninguno y haz clic en Aplicar.
• Después de configurar los filtros, haz clic en Siguiente.

Revisar

Revisa tu conjunto de datos antes de guardarlo. 

• En Fuentes, ve las fuentes de datos que has seleccionado. 
• En Campos, ve los campos del conjunto de datos. Esto incluye:
  • Campo: el nombre del campo.
  • Derivado: si el campo es un campo estándar de HubSpot o un campo calculado personalizado.

• Tipo de datos: el tipo de datos que contiene el campo.
• Entrada: la expresión del campo.
• Fuente: la fuente de los datos (por ejemplo, Contactos).
• En el panel de Vista preliminar, ve la vista previa de tus datos. Puedes hacer clic en Ver relaciones de la tabla para ver cómo están conectados los datos.
• Después de revisar tus datos, guarda el conjunto de datos haciendo clic en Guardar.
• En el panel derecho, introduce un nombre y una descripción para el conjunto de datos.
• Haz clic en Aplicar.

A continuación, accederás al generador de informes, donde podrás crear un informe basado en tu conjunto de datos.

Ver y administrar conjuntos de datos

En el panel de conjuntos de datos, puedes ver y editar los conjuntos de datos existentes.

• En tu cuenta de HubSpot, navega a Informes > Gestión de datos, y luego selecciona Conjuntos de datos.
• Puedes filtrar los conjuntos de datos existentes utilizando los filtros de la parte superior de la tabla.
• Para editar un conjunto de datos, coloca el cursor sobre el conjunto de datos y haz clic en Editar. A continuación, accederás a la página de detalles del conjunto de datos.
  • En la pestaña Vista preliminar, obtén una vista preliminar de los datos del conjunto de datos. 
  • En la pestaña Metadatos, ve las fuentes de datos y los campos incluidos en el conjunto de datos. Esto incluye:
    • Campo: el nombre del campo.
    • Derivado: si el campo es un campo estándar de HubSpot o un campo calculado personalizado.
    • Tipo de datos: el tipo de datos que contiene el campo.
    • Entrada: la cadena utilizada para introducir los datos en el campo.
    • Fuente: la fuente de los datos (por ejemplo, Contactos).
  • En la pestaña Informes, ve los informes que se han creado utilizando el conjunto de datos.

  • Desde la página de detalles de los conjuntos de datos, también puedes crear un nuevo informe utilizando el conjunto de datos haciendo clic en Crear informe.

Crear un informe utilizando un conjunto de datos

Una vez que se ha creado, se puede crear un informe basado en el conjunto de datos desde el generador de informes o desde la herramienta de conjuntos de datos.

• Para crear un informe desde un conjunto de datos:
• En tu cuenta de HubSpot, navega a Informes > Gestión de datos, y luego selecciona Conjuntos de datos.
• Haz clic en el nombre de un conjunto de datos. 
• En la esquina superior derecha, haz clic en Generar informe.
• Continúa construyendo tu informe en el generador de informes personalizados. 
• Para crear un informe desde el generador de informes personalizados:
• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe.
• Selecciona Generador de informes personalizados.
• En la parte superior, haz clic en la pestaña Conjuntos de datos para ver tus conjuntos de datos existentes. 

• Selecciona el conjunto de datos que deseas utilizar y haz clic en Siguiente.

• Continúa construyendo tu informe en el generador de informes personalizados. 

Referencia

Sintaxis

Dentro de una función, puedes utilizar datos de propiedades y campos o datos literales. Los datos de las propiedades y los campos serán dinámicos en función de las fuentes de datos individuales, mientras que los datos literales son constantes. Por ejemplo:

• 2021-03-05 es una fecha literal, que es constante.
• [CONTACT.createdate] es una fecha basada en una propiedad, que es dinámica para cada registro de contacto.

Las funciones pueden incluir tanto datos literales como de propiedades o campos, siempre que los tipos de datos sean compatibles con los argumentos requeridos por la función. Por ejemplo:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

A continuación, conoce la sintaxis los datos literales y de las propiedades/campos, y cómo incorporarlos a las fórmulas.

Sintaxis literal

Utiliza los literales para agregar cadenas específicas y estáticas de texto, números, valores verdaderos o falsos y fechas en tus cálculos.

• Cadena literal: texto entre comillas. Por ejemplo, “My cool string”.

• Número literal: números sin comillas. Por ejemplo, 42.
• Literal booleano: true o false.
• Fecha literal: una cadena formateada como "YYY-MM-DD", o un número de fecha y hora (por ejemplo, 1635715904). 

Sintaxis de propiedad

Las referencias a las propiedades te permiten incluir directamente los valores de las propiedades de las fuentes de datos seleccionadas. No es necesario agregar la propiedad como un campo del conjunto de datos para referenciarla. 

Utiliza la siguiente sintaxis cuando hagas referencia a las propiedades:

• Las expresiones de referencia van siempre entre corchetes ( [ y ] ).
• Las referencias a propiedades especifican el nombre del objeto o del evento, seguido de un punto y del nombre de la propiedad interna. Por ejemplo:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintaxis de referencia de campo

Puedes hacer referencia a los campos en una fórmula rodeando el nombre del campo con corchetes. Por ejemplo:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Puedes hacer referencia a los campos en las fórmulas siempre que los operadores y las funciones de la fórmula acepten el tipo de datos del campo. Por ejemplo, si creas un nuevo campo que contiene una cadena, puedes hacer referencia al campo en una función que acepte cadenas:

• Si el Campo 1 es [DEAL.name], contiene un valor de cadena (el nombre del negocio).
• CONCAT([Field 1], "Q4") sería válido porque contiene dos valores de cadena.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) no sería válido porque contiene tanto una cadena como un valor numérico.

Operadores

Puedes utilizar operadores con valores literales y de propiedad/campo, y los operadores se evalúan en el orden de operaciones estándar de PEMDAS. Esto te permite anidar operadores utilizando paréntesis. Por ejemplo:

• Agregar un número con una referencia de propiedad: 1 + [DEAL.amount]
• Uso de paréntesis para anidar operaciones: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

La lógica IF es un conjunto de reglas que se ejecutan si se cumple una determinada condición. Puedes utilizar la lógica IF para diferenciar los datos. Por ejemplo, puedes utilizar la lógica IF para:

• Calcula diferentes comisiones en función del tamaño de un negocio (por ejemplo, da un % mayor por un negocio más grande).
• Clasifica los negocios por niveles para analizarlos y actuar en tus informes.
• Traduce las respuestas de feedback en categorías (por ejemplo, la etiqueta 1-6 es detractor).
• Define la prioridad de los contactos en función de cuántos días han estado marcados como lead.
   

LABEL

La función LABEL convierte los valores del intervalo de la propiedad de enumeración en valores fáciles de usar. Algunas propiedades definidas por HubSpot, como Negocio y Propietario del contacto se representan como valores internos. Esto dificulta el análisis. Cuando se utiliza con las propiedades definidas de HubSpot que admiten la traducción, la función LABEL proporcionará la traducción basándose en la configuración del portal, no en la configuración del usuario. Por ejemplo, puedes utilizar la función LABEL para:

• Accede a los nombres de los contactos o de la etapa del negocio directamente en los campos

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Haz referencia a los propietarios de HubSpot por su nombre directamente en los campos

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funciones numéricas

Funciones de cadena

Funciones de fecha