Crear y usar conjuntos de datos

Un conjunto de datos es una colección de datos de toda tu cuenta de HubSpot que puede ser utilizada en informes personalizados. Un conjunto de datos puede incluir propiedades para materiales de CRM y activos de HubSpot, junto con fórmulas para calcular tus datos según sea necesario. Por ejemplo, puedes crear un campo para calcular los ingresos recurrentes anuales en función de la propiedad del importe del negocio. 

Acceder y utilizar conjuntos de datos preconstruidos

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Conjuntos de datos.
• Pase el ratón por encima del nombre del conjunto de datos que desee utilizar y haga clic en Build report.

• Para editar un conjunto de datos, haga clic en Editar.
• Para exportar el conjunto de datos, haga clic en Acciones y, a continuación, en Exportar.

Crear un conjunto de datos personalizado (Operations Hub Professional y Enterprise solamente)

La creación de múltiples conjuntos de datos para tus equipos significa que los creadores de informes no tendrán que seleccionar sus fuentes de datos cada vez que necesiten crear un informe. Un conjunto de datos también puede actualizarse después de su creación, lo que permite actualizar todos los informes que utilizan ese conjunto de datos al mismo tiempo.

A continuación, aprende cómo crear un conjunto de datos, cómo utilizar el conjunto de datos en el informe y las definiciones de las funciones disponibles en la herramienta de conjuntos de datos.

Para crear un conjunto de datos:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Conjuntos de datos.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear conjunto de datos. O bien, para crear un conjunto de datos utilizando una plantilla, explora las plantillas disponibles y, a continuación, haz clic en Utilizar plantilla. 

Fuentes de datos

En primer lugar, selecciona las fuentes de datos que vas a incluir en tu conjunto de datos. Las fuentes de datos son los objetos, recursos y eventos sobre los que quieres consultar información. Esto incluye todos los objetos de CRM, como los contactos o los objetos personalizados, y los materiales, como las páginas web y los correos electrónicos, las conversaciones, las actividades de venta, etc. Puedes seleccionar hasta 5 fuentes de datos por conjunto de datos.

La fuente de datos principal será el centro del conjunto de datos, y todas las demás fuentes de datos estarán relacionadas con esa fuente principal. Para conectar estas fuentes de datos, HubSpot une los datos en segundo plano utilizando el camino más corto posible. Los contactos y los negocios, por ejemplo, están directamente relacionados y pueden seleccionarse sin necesidad de uniones adicionales. 

Sin embargo, otras fuentes de datos no pueden asociarse directamente y requieren fuentes adicionales para unir los datos. Por ejemplo, si tu fuente principal es Negocios y quieres incluir los datos de las publicaciones del blog en el informe, HubSpot sólo puede vincular esas fuentes a través de las fuentes Contactos y Actividades en la web. Estas otras fuentes se seleccionarán automáticamente para unirse a los datos.

• Para seleccionar la fuente de datos primaria, haga clic en Añadir fuente de datos primaria, a continuación seleccione una fuente de datos. 
  
  
• Haz clic en Continúa.
• Continúa seleccionando fuentes de datos adicionales. En el panel de la derecha, puedes ver las relaciones entre las fuentes de datos seleccionadas actualmente.
• Mientras seleccionas las fuentes, ve el panel Vista preliminar en la parte inferior de la pantalla para obtener una vista previa de tus datos. 
• Después de seleccionar tus fuentes de datos, en la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.

Añadir propiedades y campos

Selecciona los campos que deseas incluir en el conjunto de datos. Puedes agregar propiedades existentes de HubSpot al conjunto de datos, así como campos de fórmula personalizados.

Agregar propiedades

• Para añadir propiedades al conjunto de datos, arrastra y suelta las propiedades de la barra lateral izquierda en la sección Campos del conjunto de datos.

• Para cambiar el nombre de una propiedad o ver una vista previa de sus datos, haz clic en la propiedad en Campos del conjunto de datos, e introduce un nuevo nombre en el campo nombre de la derecha. El cambio de nombre de una propiedad actualizará su nombre sólo en este conjunto de datos. Esto te permite personalizar cómo aparecen estos campos en el generador de informes, pero no afectará al nombre de la propiedad existente.

Agregar campos de fórmula

Los campos de fórmula son específicos del conjunto de datos y pueden utilizarse para calcular valores basados en las propiedades del conjunto de datos. Aprende más sobre la creación de fórmulas utilizando expresiones flexibles.

• Para crear un campo de fórmula, haga clic en Añadir campo derivado > Campo de fórmula. 
  
  
• En la parte inferior, introduce un nombre para el campo.
• Introduce tu fórmula. Puedes hacer referencia a las propiedades que has agregado al conjunto de datos, así como a otras propiedades de HubSpot fuera del conjunto de datos, y utilizar funciones para realizar cálculos basados en datos de propiedades y literales. Conoce más sobre la sintaxis y las definiciones de las fórmulas a continuación.
  • Para introducir manualmente tu fórmula, comienza a escribir en el campo Fórmula. Por defecto, HubSpot mostrará opciones de autocompletar cuando introduzcas texto.
    
    
  • Para insertar una propiedad que hayas añadido al conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Campo del conjunto de datos y, a continuación, selecciona la propiedad .
  • Para insertar una propiedad que no esté en el conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Propiedad de HubSpot y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una función, haz clic en el menú desplegable Función y selecciona una función.
  • Para insertar un fragmento, haz clic en el menú desplegable Fragmento y selecciona una fórmula preconstruida. Los fragmentos se rellenan en función de las fuentes incluidas en el conjunto de datos. Por lo tanto, habrá diferentes fragmentos disponibles para los conjuntos de datos creados a partir de la fuente de datos de contactos en comparación con la fuente de datos de negocios.

• A medida que creas fórmulas, el campo Fórmula mostrará cualquier problema que detecte. Cuando una fórmula no es válida, aparece un indicador. Haz clic en [X] cuestiones para ver los detalles del error.
   
• Una vez que hayas configurado tus campos, haz clic en Revisar en la parte superior derecha.

Añadir campos condicionales

Los campos condicionales permiten a los usuarios agrupar o agrupar datos basándose en condiciones establecidas. Estos campos sólo pueden utilizarse en conjuntos de datos o en el generador de informes personalizados. Puede utilizar campos condicionales para calcular diferentes comisiones en función del tamaño de un negocio o traducir las respuestas de los comentarios en categorías, por ejemplo, una etiqueta entre 1-6 se etiqueta como detractor.

El campo condicional le permite construir una fórmula utilizando la función IF(). Cualquier campo construido utilizando un campo condicional puede ser recreado utilizando una función IF() en un campo estándar de creación de fórmulas.

• Para crear un campo condicional, haga clic en Añadir campo derivado > Campo de fórmula condicional. 

• En la parte inferior, introduce un nombre para el campo. Este nombre se mostrará cuando se cree un informe utilizando este segmento.
• En la sección Condición, introduzca su condición SI. Para cada fila de datos, si la condición establecida en esta sección es verdadera, la fila será etiquetada por el valor establecido en el campo Entonces . Si la condición es falsa, la fila se etiquetará con el valor establecido en elcampo Valor por defecto. Puede hacer referencia a propiedades que haya añadido al conjunto de datos, así como a otras propiedades de HubSpot fuera del conjunto de datos, y utilizar funciones para realizar cálculos basados en datos de propiedades y literales. Conoce más sobre la sintaxis y las definiciones de las fórmulas a continuación.
  • Para introducir manualmente su fórmula, comience a escribir en el campo SI. De forma predeterminada, HubSpot mostrará opciones de autocompletar al introducir texto.
    
    
  • Para insertar una propiedad que hayas añadido al conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Campo del conjunto de datos y, a continuación, selecciona la propiedad .
  • Para insertar una propiedad que no esté en el conjunto de datos, haz clic en el menú desplegable Propiedad de HubSpot y selecciona la propiedad.
  • Para insertar una función, haz clic en el menú desplegable Función y, a continuación, selecciona una función .
    
    
  • En el campo Entonces, introduzca el valor que desea asignar si la condición es verdadera.

• Para añadir otro campo condicional, haga clic en Añadir bloque de condiciones. Los bloques condicionales se procesan secuencialmente, si la primera condición es verdadera se establecerá el valor definido en ese bloque. Si no es cierto, HubSpot pasará al siguiente bloque y así sucesivamente. A las filas que no cumplan las condiciones establecidas se les asignará el valor Valor por defecto.
  
  
• En la sección Predeterminado , introduce un valor para Else si no se cumple la condición.
  
  
• Una vez que hayas configurado tus campos, haz clic en Revisar en la parte superior derecha.

Filtrar

Afina aún más tus datos agregando filtros a tus campos.

Para agregar un filtro:

• Ve a la pestaña Filtros.
• En la barra lateral izquierda, haz clic y arrastra los campos .
• Haz clic en un campo para ver sus opciones de filtro. Selecciona un filtro y haz clic en Aplicar.
• Puedes agrupar filtros haciendo clic en un campo y, a continuación, en el menú desplegable Agrupar con otro filtro. Selecciona otro filtro activo y haz clic en Aplicar.

• • Puedes cambiar cómo se utilizan los filtros haciendo clic en el menú desplegable Incluir datos si coinciden con :
    • Todos los filtros siguientes: los datos deben cumplir todos los filtros establecidos.

• • • Cualquiera de los filtros siguientes: los datos pueden incluirse si cumplen uno o varios de los filtros establecidos.
    • Reglas de filtro personalizadas: escribe tus propias reglas de filtro. Puedes utilizar expresiones booleanas como "1 y (2 ó 3)".

• • Para desagrupar los filtros, haz clic en un filtro y luego en el menú desplegable Agrupar con otro filtro. Selecciona Ninguno y haz clic en Aplicar.
• Después de configurar los filtros, haz clic en Siguiente.

Revisar

Revisa tu conjunto de datos antes de guardarlo. 

• En Fuentes, ve las fuentes de datos que has seleccionado. 
• En Campos, ve los campos del conjunto de datos. Esto incluye:
  • Campo: el nombre del campo.
  • Derivado: si el campo es un campo estándar de HubSpot o un campo calculado personalizado.

• Tipo de datos: el tipo de datos que contiene el campo.
• Entrada: la expresión del campo.
• Fuente: la fuente de los datos (por ejemplo, Contactos).
• En el panel de Vista preliminar, ve la vista previa de tus datos. Puedes hacer clic en Ver relaciones de la tabla para ver cómo están conectados los datos.
• Después de revisar tus datos, guarda el conjunto de datos haciendo clic en Guardar.
• En el panel derecho, introduce un nombre y una descripción para el conjunto de datos.
• Haz clic en Aplicar.

Accederás entonces al generador de informes, donde podrás crear un informe basado en tu conjunto de datos.

Ver y administrar conjuntos de datos

En el panel de conjuntos de datos, puedes ver y editar los conjuntos de datos existentes.

• En tu cuenta de HubSpot, navega a Reports > Data Management, luego selecciona Datasets.
• Puedes filtrar los conjuntos de datos existentes utilizando los filtros de la parte superior de la tabla.
• Para editar un conjunto de datos, coloca el cursor sobre el conjunto de datos y haz clic en Editar. A continuación, accederás a la página de detalles del conjunto de datos.
  • En la pestaña Vista preliminar, obtén una vista preliminar de los datos del conjunto de datos. 
  • En la pestaña Metadatos, ve las fuentes de datos y los campos incluidos en el conjunto de datos. Esto incluye:
    • Campo: el nombre del campo.
    • Derivado: si el campo es un campo estándar de HubSpot o un campo calculado personalizado.
    • Tipo de datos: el tipo de datos que contiene el campo.
    • Entrada: la cadena utilizada para introducir los datos en el campo.
    • Fuente: la fuente de los datos (por ejemplo, Contactos).
  • En la pestaña Informes, ve los informes que se han creado utilizando el conjunto de datos.

  • Desde la página de detalles de los conjuntos de datos, también puedes crear un nuevo informe utilizando el conjunto de datos haciendo clic en Crear informe.

Crear un informe utilizando un conjunto de datos

Una vez que se ha creado, se puede crear un informe basado en el conjunto de datos desde el generador de informes o desde la herramienta de conjuntos de datos.

• Para crear un informe desde un conjunto de datos:
• En tu cuenta de HubSpot, navega a Reports > Data Management, luego selecciona Datasets.
• Haz clic en el nombre de un conjunto de datos. 
• En la esquina superior derecha, haz clic en Generar informe.
• Continúa construyendo tu informe en el generador de informes personalizados. 
• Para crear un informe desde el generador de informes personalizados:
• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe.
• Seleccione Generador de informes personalizado.
• En la parte superior, haz clic en la pestaña Datasets para ver tus conjuntos de datos existentes. 

• Selecciona el conjunto de datos que deseas utilizar y haz clic en Siguiente.

• Continúa construyendo tu informe en el generador de informes personalizados. 

Referencia

Sintaxis

Dentro de una función, puedes utilizar datos de propiedades y campos o datos literales. Los datos de las propiedades y los campos serán dinámicos en función de las fuentes de datos individuales, mientras que los datos literales son constantes. Por ejemplo:

• 2021-03-05 es una fecha literal, que es constante.
• [CONTACT.createdate] es una fecha basada en una propiedad, que es dinámica para cada registro de contacto.

Las funciones pueden incluir tanto datos literales como de propiedades o campos, siempre que los tipos de datos sean compatibles con los argumentos requeridos por la función. Por ejemplo:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

A continuación, aprenderás la sintaxis de los literales y los datos de propiedades/campos, y cómo incorporarlos a las fórmulas.

Sintaxis literal

Utiliza los literales para agregar cadenas específicas y estáticas de texto, números, valores verdaderos o falsos y fechas en tus cálculos.

• Cadena literal: texto entre comillas. Por ejemplo, “My cool string”.

• Número literal: números sin comillas. Por ejemplo, 42.
• Literal booleano: true o false.
• Fecha literal: una cadena formateada como "YYY-MM-DD" , o un número de fecha-hora (por ejemplo, 1635715904). 

Sintaxis de propiedad

Las referencias a las propiedades te permiten incluir directamente los valores de las propiedades de las fuentes de datos seleccionadas. No es necesario agregar la propiedad como un campo del conjunto de datos para referenciarla. 

Utiliza la siguiente sintaxis cuando hagas referencia a las propiedades:

• Las expresiones de referencia siempre van entre corchetes ( [ y ] ).
• Las referencias a propiedades especifican el nombre del objeto o del evento, seguido de un punto y del nombre de la propiedad interna. Por ejemplo:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintaxis de referencia de campo

Puedes hacer referencia a los campos en una fórmula rodeando el nombre del campo con corchetes. Por ejemplo:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Puedes hacer referencia a los campos en las fórmulas siempre que los operadores y las funciones de la fórmula acepten el tipo de datos del campo. Por ejemplo, si creas un nuevo campo que contiene una cadena, puedes hacer referencia al campo en una función que acepte cadenas:

• Si Campo 1 es [DEAL.name] , contiene un valor de cadena (el nombre del negocio).
• CONCAT([Field 1], "Q4") sería válido porque contiene dos valores de cadena.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) no sería válida porque contiene tanto una cadena como un valor numérico.

Operadores

Puedes utilizar operadores con valores literales y de propiedad/campo, y los operadores se evalúan en el orden de operaciones estándar de PEMDAS. Esto te permite anidar operadores utilizando paréntesis. Por ejemplo:

• Añadir un número con una referencia de propiedad: 1 + [DEAL.amount]
• Utilizar paréntesis para anidar operaciones: (1 + 2) * (3 + 4)

SI

La lógica IF es un conjunto de reglas que se ejecutan si se cumple una determinada condición. Puede utilizar la lógica IF para diferenciar datos. Por ejemplo, puede utilizar la lógica IF para:

• Calcule diferentes comisiones en función del tamaño de un negocio (es decir, dé un % más alto por un negocio más grande).
• Clasifique los negocios por niveles para analizarlos y actuar en sus informes.
• Traduzca las respuestas en categorías (por ejemplo, la etiqueta 1-6 es detractor).
• Defina la prioridad de los contactos en función de los días que lleven marcados como clientes potenciales.
   

LABEL

La función ETIQUETA convierte los valores del intervalo de la propiedad de enumeración en valores fáciles de usar. Algunas propiedades definidas por HubSpot, como el propietario del negocio y del contacto, se representan como valores internos. Esto dificulta el análisis. Cuando se utiliza con las propiedades definidas de HubSpot que admiten traducción, la función ETIQUETA proporcionará la traducción basada en la configuración del portal, no en la configuración del usuario. Por ejemplo, puede utilizar la función ETIQUETA para: