Opret rapporter med den brugerdefinerede rapportbygger

Med HubSpots brugerdefinerede rapportbygger kan du analysere flere datakilder på tværs af HubSpot. Forskellen mellem den brugerdefinerede rapportbygger og andre typer HubSpot-rapporter er, at du kan få data fra marketing- og salgsaktiviteter frem i tillæg til objekter. Du kan f.eks. oprette en rapport for at måle, hvordan dine målkonti engagerer sig i dit website.

For at oprette rapporter med den brugerdefinerede rapportbygger skal brugeren have rettighederne Opret/ejer og Rediger rapport.

Opret en rapport

Oprettelse af en rapport i den brugerdefinerede rapportbygger kan opdeles i følgende trin:

1. Vælg rapportensdatakilder: Vælg de typer af HubSpot-data, som rapporten skal indeholde.
2. Tilføj felter til rapporten: Vælg de specifikke ejendoms-, begivenheds- og aktivitetsdata, der skal rapporteres om.
3. Tilpas rapportfiltre: Indstil grænser og afgrænsninger for de felter, du har tilføjet.
4. Konfigurer rapportvisualisering: Vælg, hvordan du vil have data vist.
5. Gem eller eksporter rapporten: Gør rapporten tilgængelig, så du selv og andre kan se den, eller eksporter den, så du kan bruge dine data offline.

Hvis du ikke er sikker på, hvilken type diagram der er bedst at bruge til din rapport, kan du bruge smart chart-funktionen til at komme i gang. Ved at aktivere smart chart, før du tilføjer dine felter, vil HubSpot automatisk foreslå en diagramtype baseret på de felter, du tilføjer. Når du har valgt en anbefalet diagramtype, vil HubSpot derefter automatisk arrangere felterne i anbefalede kanaler. Få mere at vide om at bruge smart chart.

For at begynde at bygge din rapport:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering > Rapporter.
• Klik på Opret rapport øverst til højre.
• Klik på Custom Report Builder i afsnittet Create reports from scratch .
• Klik på Vælg mine egne datakilder eller Start med et datasæt. Få mere at vide om datasæt.

Vælg datakilder

Datakilder er de objekter, aktiver og begivenheder, som du vil rapportere om. Den primære datakilde vil være rapportens fokus, og alle andre datakilder relaterer til den primære kilde. For eksempel vil en rapport med en primær kilde som Kontakter og en sekundær kilde som Tilbud kun inddrage tilbud, der er knyttet til kontakter. For at inkludere alle aftaler i rapporten, herunder ikke-tilknyttede aftaler, skal du vælge Deals som den primære datakilde. Få mere at vide om valg af datakilder.

Du kan vælge dine datakilder manuelt, bruge en eksempelrapport, eller hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement , kan du basere din rapport på et datasæt. En brugerdefineret rapport kan indeholde op til fem datakilder.

• Sådan vælger du dine datakilder manuelt:
  • Vælg den primære kilde ved at klikke på rullemenuen Primær datak ilde og vælge en primær kilde.
    
  • Vælg dine sekundære kilder ved at vælge fra sektionerne CRM, Marketing, Salg, Service og Brugerdefinerede objekter (kunEnterprise).

Bemærk: Når du vælger datakilder, kan nogle datakilder blive utilgængelige eller blive valgt automatisk på grund af den måde, HubSpot er i stand til at forbinde flere datakilder.

• For at vælge en eksempelrapport:
  • Klik på fanen Prøverapporter.

• • Gennemse eller brug søgefeltet til at se de tilgængelige eksempler på rapporter. Eksempelrapporterne er sorteret efter relevans baseret på de primære og sekundære kilder, du har valgt.
  • Vælg eksempelrapporten for at oprette rapporten, og klik derefter på Næste øverst til højre.
  • I rapportbyggeren kan du klikke på Gem for at gemme rapporten, som den er, eller tilpasse den yderligere.
  • Du kan til enhver tid se flere eksempelrapporter ved at klikke på Eksempelrapporter øverst til højre i rapportbyggeren. Vælg derefter den eksempelrapport, du vil se, i højre sidepanel, og klik på Anvend.

Tilføj felter

Vælg specifikke egenskaber, aktivitetsmålinger og begivenheder for at tilføje data til din rapport. De tilgængelige felter er baseret på de datakilder, du vælger til rapporten. Antallet af felter, du kan tilføje til en rapport, afhænger af rapporttypen:

• Lodrette søjle-, linje- og områdediagrammer: Du kan maksimalt tilføje tolv felter på Y-aksen og et på X-aksen, eller et på både X- og Y-aksen og et på Break down by.
• Vandret bjælke: Du kan tilføje maksimalt tolv felter på X-aksen og et på Y-aksen, eller et på hver af X- og Y-aksen og et Break down by.
• Kombinationsdiagrammer: Du kan højst tilføje fire felter.
• Donut, pie, KPI: Du kan maksimalt tilføje tredive værdifelter, eller et værdifelt og en Break down by.
• Måler: Du kan højst tilføje ét værdifelt.
• Pivottabel: Du kan højst tilføje tredive felter med højst fire rækker og fire kolonner.
• Tabel: Du kan højst tilføje tredive felter.

Bemærk: Begivenhedsfelter kan ses under sektionen Begivenheder i visse datakilder. I øjeblikket kan du kun vælge ét begivenhedsfelt til den brugerdefinerede rapport, og dataene i feltet begrænses automatisk til et bestemt tidsinterval.

Sådan tilføjer du felter til rapporten:

• Brug søgefeltet i venstre panel, klik på rullemenuen Gennemse eller klik på ikonet Filtrer felter , og vælg datakilden med det felt, du vil tilføje. Hold musen over ejendommen, og klik på verticalMenuAActions > View property info for at se ejendomsoplysningerne, beskrivelsen og ejendommens redigeringshistorik.
• Formelfelter kan bruges i den brugerdefinerede rapportbygger(kunOperations Hub Enterprise ). Læs mere om at oprette felter ved hjælp af formler.
• Klik og træk felter fra venstre sidepanel til kanalpladserne på fanen Configure, eller klik på verticalMenu Actions > Add to [X].
• Hvis du har aktiveret smart chart, tilføjes alle felter som standard under overskriften Columns. For alle andre diagramtyper vil de tilgængelige kanaler variere efter diagramtype:
  • X-akse: den vandrette linje i rapporten.
  • Y-akse: den lodrette linje i rapporten.
  • Opdel efter: sektionerne eller kategorierne i rapporten.

Bemærk: Hvis du tilføjer et felt med en stor mængde data til Break down by-kanalen , kan det resultere i, at rapporten ikke kan indlæses. Læs mere om, hvordan du undgår fejl i For mange anmodede datapunkter. Rapporter, der indeholder mere end 99 værdier i egenskaben Break down by, vil ikke kunne vises på dashboards og skal ses i rapportværktøjet.

• • Værdier: Rapportens beløb, mængde eller værdi (dvs. det, der tælles).
  • Gruppér efter: sektionerne eller kategorierne i rapporten.
  • Kolonner: Kol onnerne i rapporten.
  • Vis punktdetaljer efter : For spredningsdiagrammer opdeler denne kanal data ved at oprette punkter på diagrammet i henhold til det angivne felt. Mens Break down by opretter punkter organiseret efter farve, organiserer dette spor alle data uden farve eller yderligere mappinger. Brug denne kanal i stedet for Break down by , når du rapporterer om større datasæt. Accepterer dimensionsfelter.
  • Vis punktstørrelse efter: Til spredningsdiagrammer kan du bruge denne kanal til at tilføje en tredje numerisk værdi til diagrammet og automatisk skalere dataene med bobler i visualiseringen. Accepterer målefelter.

Felter kan indstilles som en af to typer, som afspejler, om der udføres en aggregering af feltets data:

• Dimensioner: felter uden aggregering, vises som grå. Dimensioner kan være en hvilken som helst datatype, herunder datoer, tal, booleaner og strenge. Denne type felt kan kun føjes til X-aksen og opdeles efter slot.
  
  
• Målinger: felter med en fast aggregeringsmetode, vises som grøn. Målinger er typisk numeriske eller kvantitative værdier, som f.eks. antallet af tilknyttede aftaler. Denne type felt kan kun føjes til Y-aksen. Du kan tilføje op til tolv mål til en rapport.

Bemærk: Aggregeringsmetoden for standardmålinger, som f.eks. Antal aftaler, er indstillet til Særskilt antal og kan ikke justeres.

• For at redigere et felt skal du klikke på pil ned-ikonet på down ved siden af feltet. I dialogboksen kan du redigere feltets detaljer, afhængigt af felttypen:
  • Navn: Ændr feltets navn for denne rapport.
  • Aggregering: feltets aggregeringsmetode.
  • Sorter: For felter uden aggregeringstype skal du vælge den værdi og rækkefølge, som feltets data skal sorteres efter.
    • Etiket: Sorter feltets data efter dets etiketter i stigende eller faldende rækkefølge.
    • Værdi: Sorter feltets data efter dets værdier i stigende eller faldende rækkefølge.
    • Visningsrækkefølge: Sorter feltets data efter den rækkefølge, dets værdier vises i HubSpot.
    • Antal poster: Hvis din rapport indeholder et standardmål, f.eks. antal kontakter eller antal virksomheder, skal du sortere feltet efter denne standarddimension.

  • Grænse: For felter uden aggregeringstype kan du indstille en grænse for antallet af værdier, der føjes til rapporten fra dette felt, f.eks. top 10 eller bund 20.

  • Format: Rediger, hvordan decimaler, negative værdier og tusindtalsseparatorer bruges i det valgte talfelt. Ved hjælp af denne foranstaltning kan relevante felter vises som valutaer eller procenter.

• Som standard opdateres rapportens data, når du foretager justeringer. Hvis du vil forhindre, at rapporten opdateres, skal du markere afkrydsningsfeltet Opdater, når jeg foretager ændringer over rapporten. Du kan derefter opdatere rapporten manuelt ved at klikke på ikonet refresh refresh.

Tilpas rapportfiltre

Tilpas rapportfiltre for at være mere specifik med hensyn til, hvilke data rapporten viser.

Sådan tilpasser du dine rapportfiltre:

• Klik på fanen Filter, eller klik på verticalMenu Handlinger > Tilføj til filtre.

• Som standard er hændelsesrapportering begrænset af mængden af hændelsesdata på din konto. En større mængde hændelsesdata vil forkorte den tidsramme, der er til rådighed for rapportering om den pågældende hændelse. Få mere at vide om denne hændelsesgrænse.
  
  
• Indstil dine andre filterregler ved at klikke på rullemenuen Filterregler og vælge en mulighed:
  
  • ALLE nedenstående filtre: Dataene skal overholde alle betingelser.
  • NOGEN affiltrene nedenfor: Dataene skal overholde en eller flere af betingelserne.
  • Brugerdefinerede filterregler: Dataene skal overholde brugerdefinerede regelgrupperinger, adskilt af AND- og OR-operatorer . Få mere at vide om gruppering af dine felter.
    
    

• Tilføj betingelser til dine filterfelter:
  • Klik på et felt under Inaktive filtre.

• • Vælg en betingelse for feltet, og vælg værdien for betingelsen.

• • Klik på Anvend.
    
    

• Sådan grupperer du dine filtre med AND-, OR- og NOT-logik:
  • Klik på det filter, du vil gruppere med et andet.
  • Klik på rullemenuen Gruppér med et andet filter, og vælg det filternummer, du vil gruppere dette filter med.
  • Klik på Anvend.
  • Filtrene vil derefter blive grupperet sammen. For at opdatere operatøren i gruppen skal du klikke på teksten og i gruppen og vælge eller. Ikke-logikken er ikke tilgængelig i dette gruppefilter. Læs mere om forskellen mellem AND- og OR-logik.

• • Du kan også indtaste tekst i feltet Filterregler. Hvis du f.eks. indtaster 1 og (IKKE 2), vil det inkludere data, der overholder filter 1, men ikke filter 2. Når du bruger NOT-filteret, skal det skrives med store bogstaver.
    

Konfigurer visualisering af rapporten

• På fanen Konfigurer skal du vælge, hvordan dine data skal vises ved at vælge diagramtype. Få mere at vide om HubSpots diagramtyper.

• Hvis du ikke er sikker på, hvilken type diagram der er bedst at bruge til din rapport, kan du vælge funktionen smart diagram for at komme i gang. Når smart chart er aktiveret, vil HubSpot anbefale diagramtyper, der fungerer bedst med dine valgte felter.
  • For at aktivere smart chart skal du vælge diagramtypen smart chart.
    
    

• • Når du har tilføjet felter til rapporten, vil HubSpot fremhæve de anbefalede diagramtyper med blåt.
  • For automatisk at arrangere dine felter skal du vælge en anbefalet diagramtype. HubSpot placerer derefter felterne i de anbefalede kanaler og opdeler dine data efter et af de tilføjede felter afhængigt af diagramtypen. Når smart chart er aktiveret, vil tilføjede felter forblive under en kolonneoverskrift i stedet for individuelle akser som i en standard tilpasset rapport.
  • Hvis du vil konfigurere rapporten yderligere, skal du klikke på smart chart-funktionen for at slå den fra. Felter på fanen Konfigurer vil derefter blive kategoriseret efter de anbefalede akser, kolonner eller opdelinger, afhængigt af diagramtypen.

• Hvis du vil tilføje en anden Y-akse til dit diagram, skal du klikke på + Tilføj en anden Y-akse. Diagrammet bliver derefter konverteret til et kombinationsdiagram, og du kan konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets indstillinger. Læs mere om at bruge flere Y-akser.

• Klik på Diagramindstillinger for at konfigurere diagrammets indstillinger yderligere. De tilgængelige diagramindstillinger afhænger af den valgte diagramtype.
  • Akseskala: Den skala, som dine data vises i, enten lineær eller logaritmisk.
    • Lineær: repræsenterer diagrammets data i en ægte skala. Diagrammet vil vise afvigende værdier tydeligt.
      
      

• • • Logaritmisk: Kondenserer diagrammets data for at reducere pladsen mellem datapunkterne. Dette kan være nyttigt, når man har brug for at sammenligne data, der indeholder drastiske afvigelser.
      
      

• • Y-aksens etiket: Rediger navnet på y-aksens etiket. Hvis der ikke foretages ændringer, vil y-aksens etiket som standard være egenskabsnavnet på det mål, der er anført først.
  • Farvepalet: Vælg diagrammets farveskema fra et sæt HubSpot-farvetemaer eller dine egne brandfarver. For brugere med farveblindhed eller nedsat syn skaber indstillingen Mønsterudfyldning et unikt mønster for hver farve, som gør rapporterne lettere at læse.
  • Farver: For at tilpasse farveskemaet yderligere skal du klikke på farvevælgeren ved siden af en opdelingsværdi og vælge en farve.
  • Kumulativ: For rapporter med linje- og områdediagrammer med dato- eller tidsværdier på X-aksen kan værdierne repræsenteres kumulativt på tværs af X-aksen.
    
    

• • Forklaringsposition: Som standard vises diagramforklaringen øverst i diagrammet for at angive data efter værdi og farve. Klik på rullemenuen for at ændre placeringen af forklaringen, og vælg derefter en position.
  • Max: Den maksimale værdi, som et diagrams akse vil vise. Denne indstilling styrer, hvor meget der zoomes ind på visualiseringen. For eksempel vil en værdi på 100 i et lodret søjlediagram indstille Y-aksen til at vise op til en værdi på 100.
    
    
    • Denne indstilling filtrerer ikke data fra rapporten og er kun til visningsformål.
    • Når den bruges med en logaritmisk akseskala, vil rapportbyggeren runde denne værdi op til nærmeste trin baseret på den logaritmiske skala.
      
      

• • Min: Den mindste værdi, som et diagrams akse vil vise. Denne indstilling styrer, hvor meget der zoomes ind på visualiseringen. For eksempel vil en værdi på 50 i et lodret søjlediagram indstille Y-aksen til at starte ved en værdi på 50. Denne indstilling filtrerer ikke data fra rapporten og er kun til visningsformål.
  • Månedligt mål: Indtast et tal for at tilføje en mållinje til diagrammet. Månedsmål kan kun bruges i XY-visualisering (f.eks. lodret søjle-, område- eller linjediagram), når der bruges en datobaseret egenskab på x-aksen.
  • Vis bobleforklaring: For spredningsdiagrammer kan du, når rapporten indeholder feltet Vis punktstørrelse, tilføje boblestørrelsen til forklaringen ved at markere afkrydsningsfeltet.
  • Vis dataetiketter: Som standard indeholder diagrammer dataetiketter for at vise specifikke værdier. Hvis du vil skjule disse etiketter, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
  • Dataetiketteformat: Når Vis dataetiketter er valgt for spredningsdiagrammer, kan du vælge, hvilke dataetiketter der skal vises i diagrammet. Vælg f.eks. (X,Y) for at vise dataetiketter for værdier fra både X- og Y-aksen.
  • Opacitet: For spredningsdiagrammer kan du indstille opaciteten for punkterne i diagrammet. En lavere opacitet kan være nyttig, når data overlapper hinanden visuelt.

• • Vis markører: Som standard indeholder linje- og områdediagrammer indikatorer ved datapunkterne langs akserne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at fjerne indikatorerne.
  • Vis i dag: Som standard indeholder linje- og områdediagrammer kun data fra tidligere dage. Hvis du vil medtage data fra den aktuelle dag indtil videre, skal du markere afkrydsningsfeltet.
  • Vis totaler: Donut- og cirkeldiagrammer viser som standard de samlede data i rapporten. Hvis du vil skjule totalen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
  • Stacked: stabler Break down efter værdier, hvilket kan forbedre læsbarheden af en rapport.
  • Y-akse 1 og 2: For kombinationsdiagrammer kan du vælge, om hver Y-akse skal vises som et søjle-, linje- eller områdediagram. Indstillingerne for hver Y-akse-visualiseringstype er de samme som de indstillinger, der er tilgængelige for den generelle diagramtype. For at tilføje data til en anden Y-akse skal du klikke og trække en måling til y-akse-sektionen på fanen Configure .

• • Y-aksetilstand: Som standard er kombinationsdiagrammer indstillet til dobbelt aksetilstand.
  • Bånd: Brug farvede bånd til visuelt at angive et sæt værdier i din målervisualisering. Du kan f.eks. have gult for gode resultater, orange for gennemsnitlige resultater og rødt for dårlige resultater.
    • For at oprette et bånd skal du konfigurere følgende værdier:
      • Fra: Indtast båndets startværdi .
      • Til: Indtast båndets slutværdi .
      • Farve: Indstil en farve til dit bånd.
    • Klik på Add Band for at tilføje et nyt bånd.
    • For at fjerne et bånd skal du klikke på X ved siden af båndet.

Gem din rapport

Når rapporten er sat op, kan du gemme den på din rapportliste, i dit dashboard eller eksportere dataene fra HubSpot.

Sådan gemmer du rapporten på din rapportliste eller på et dashboard:

• Klik på Gem øverst til højre. For at gemme din rapport som en kopi skal du klikke på Gem som.
• I højre panel skal du indtaste rapportens navn i feltet Rapportnavn.
• Vælg, hvor du vil gemme rapporten:
  
  • Føjikke til dashboard: Rapporten føjes til din rapportliste.
  • Tilføj til eksisterende dashboard: Rapporten tilføjes til et eksisterende dashboard. Klik på rullemenuen for at vælge det dashboard, rapporten skal føjes til.
  • Føjtil nyt dashboard: Rapporten føjes til et dashboard, du opretter. Indtast dashboardets navn, og vælg dets synlighed.
• Klik på Gem nederst til højre.

Du kan også eksportere en rapport for at tage dine data offline. Når du konfigurerer en rapport til eksport, vil alle felter i sektionen Felter blive inkluderet som kolonner i eksporten. Alle felter i rapporten eksporteres med deres mest opdaterede navn.

Sådan eksporterer du en rapport:

• Klik på Eksporter øverst til højre.
• Indtast navnet på eksporten i dialogboksen, og vælg derefter det filformat, du vil gemme rapporten som. Klik på Eksporter. Filen begynder at blive behandlet, og du får en meddelelse, når rapporten kan downloades.

Opdatering af en rapport

Rapporter, der er bygget med den brugerdefinerede rapportbygger, opdateres automatisk med nye tilgængelige data hver anden time. Du kan dog opdatere en rapport eller et dashboard manuelt hvert 15. minut for at hente nye data.

Sådan opdaterer du rapporter på et dashboard manuelt:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering > Dashboards.
• Brugdashboard-rullemenuen øverst til venstre til at vælge dashboardet med den rapport, du vil opdatere.
• Hvis du vil opdatere alle rapporter på et dashboard, skal du klikke på rullemenuen Handlinger øverst til højre og derefter vælge Opdater alle rapporter.
  
  
• Hvis du vil opdatere en enkelt rapport, skal du holde musen over rapporten, klikke påmenuikonet verticalMenu og vælge Opdater.
  
  

For manuelt at opdatere en rapport fra rapportbiblioteket:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering > Rapporter.
• Klik på navnet på den rapport, du vil opdatere.
• Klik på Opdater nederst i rapporten.
  
  

Administrer brugerdefinerede rapporter

Når du har oprettet din brugerdefinerede rapport, kan du se en oversigt over rapporten.

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering > Rapporter.
• Klik på navnet på din rapport.
• I afsnittet Summarized data kan du se en oversigt over rapportens KPI'er på højt niveau.
• Naviger til fanen Unsummarized dataset for at se de ikke-aggregerede data i din rapport.

Rapportering og datagrænser

Husk følgende begrænsninger, når du bruger den brugerdefinerede rapportbygger:

• For at øge ydeevnen er ikke-tabelrapporter begrænset til 1.000 unikke datarækker. For at reducere antallet af rækker i en rapport anbefales det at tilføje filtre for at gøre dine data mere specifikke eller bruge dimensioner, der har et lavere antal unikke værdier (f.eks. flere egenskaber af typen select). Tabelrapporter er paginerede og kan indeholde mere end 1.000 rækker.
• Det tager 10-15 minutter, før nye data vises i rapporterne. Hvis du f.eks. opretter en ny kontakt, der opfylder en rapports kriterier, vil kontakten først blive vist i rapporten efter 10-15 minutter.
• Rapporter, der er bygget med den brugerdefinerede rapportbygger, opdateres automatisk med nye tilgængelige data hver anden time. Hvis du vil hente nye data før den næste automatiske opdatering, skal du lære, hvordan du manuelt opdaterer en rapport.
• Nogle felter, f.eks. HubSpot-team og ejerfelter, eksporteres med interne ID'er i stedet for HubSpot-labels.
• For hændelsesrapportering er der et maksimalt tidsinterval på 5 år eller 10 millioner hændelser (kun Professional) og 100 millioner hændelser (kunEnterprise). Hvis der er over 10 millioner hændelser (kun Professional) eller 100 millioner hændelser (kunEnterprise) for den valgte hændelsestype, vil den tilgængelige tidsramme blive forkortet. Den mindste tidsramme for hændelsesrapportering er en måned for Professional og to måneder for Enterprise. Dette er for at sikre, at rapporten indlæses effektivt og rettidigt.