Opret rapporter med den brugerdefinerede rapportbygger

Med HubSpots custom report builder kan du analysere flere datakilder på tværs af HubSpot. Forskellen mellem den brugerdefinerede rapportbygger og andre typer HubSpot-rapporter er, at du kan vise data fra marketing- og salgsaktiviteter ud over objekter. Du kan f.eks. oprette en rapport for at måle, hvordan dine målkonti interagerer med din hjemmeside.

For at oprette rapporter med custom report builder skal brugeren have tilladelserneCreate/own og Edit report.

Hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement, kan du også oprette datasæt til dine brugerdefinerede rapporter .

Opret en rapport

Oprettelse af en rapport i den brugerdefinerede rapportbygger kan opdeles i følgende trin:

1. Vælg rapportens datakilder: Vælg de typer HubSpot-data, som rapporten skal indeholde.
2. Tilføj felter til rapporten: Vælg de specifikke ejendoms-, event- og aktivitetsdata, der skal rapporteres om.
3. Tilpas rapportfiltre: Ind stil grænser og afgrænsninger for de felter, du har tilføjet.
4. Konfigurer rapportvisualisering: Vælg, hvordan du vil have data vist.
5. Gem eller eksporter rapporten: Gør din rapport tilgængelig, så du selv og andre kan se den, eller eksporter den for at tage dine data offline.

Hvis du ikke er sikker på, hvilken type diagram du skal bruge til din rapport, kan du bruge smart chart-funktionen til at komme i gang. Ved at aktivere smart chart, før du tilføjer dine felter, vil HubSpot automatisk foreslå en diagramtype baseret på de felter, du tilføjer. Når du har valgt en anbefalet diagramtype, vil HubSpot automatisk arrangere felterne i anbefalede kanaler. Læs mere om, hvordan du bruger smart chart.

Sådan begynder du at bygge din rapport:

• Naviger i din HubSpot-konto til Rapporter > Rapporter.
• Klik på Opret rapport øverst til højre.
• Klik på Custom Report Builder i afsnittet Create reports from scratch .
• Klik på Vælg mine egne datakilder eller Start med et datasæt. Læs mere om datasæt.

Vælg datakilder

Datakilder er de objekter, aktiver og begivenheder, som du vil rapportere om. Den primære datakilde vil være rapportens fokus, og alle andre datakilder relaterer til den primære kilde. For eksempel vil en rapport med en primær kilde af kontakter og en sekundær kilde af tilbud kun hente tilbud, der er forbundet med kontakter. Hvis du vil medtage alle aftaler i rapporten, også aftaler, der ikke er tilknyttet, skal du vælge Aftaler som primær datakilde. Få mere at vide om valg af datakilder.

Du kan vælge dine datakilder manuelt, bruge en eksempelrapport, eller hvis du har et Operations Hub Enterprise-abonnement , kan du basere din rapport på et datasæt. En brugerdefineret rapport kan indeholde op til fem datakilder.

• Sådan vælger du dine datakilder manuelt:
  • Vælg den primære kilde ved at klikke på rullemenuen Primær datakilde og vælge en primær kilde.
    
  • Vælg dine sekundære kilder ved at vælge fra sektionerne CRM, Marketing, Salg, Service og Brugerdefinerede objekter( kunEnterprise ).

Bemærk: Når du vælger datakilder, kan nogle datakilder blive utilgængelige eller blive valgt automatisk på grund af HubSpots evne til at forbinde flere datakilder.

• Sådan vælger du en eksempelrapport:
  • Klik på fanen Prøverapporter.

• • Gennemse eller brug søgefeltet til at se de tilgængelige eksempler på rapporter. Prøverapporterne er ordnet efter relevans baseret på de primære og sekundære kilder, du har valgt.
  • For at oprette rapporten skal du vælge eksempelrapporten og derefter klikke på Næste øverst til højre.
  • I rapportbyggeren kan du klikke på Gem for at gemme rapporten, som den er, eller tilpasse den yderligere.
  • Du kan til enhver tid se flere eksempelrapporter ved at klikke på Eksempelrapporter øverst til højre i rapportbyggeren. Vælg derefter den eksempelrapport, du vil se, i højre sidepanel, og klik på Anvend.

Tilføj felter

Vælg specifikke egenskaber, aktivitetsmålinger og hændelser for at tilføje data til din rapport. De tilgængelige felter vil være baseret på de datakilder, du vælger til rapporten. Antallet af felter, du kan tilføje til en rapport, afhænger af rapporttypen:

• Søjle-, linje-, område- og kombinationsdiagrammer: Du kan maksimalt tilføje tre felter, eller fire, hvis du inkluderer en ekstra Y-akse.
• Donut-, tærte-, KPI-, tabel-, pivottabel- og guage-diagrammer: Du kan tilføje op til 20 felter.

Bemærk: Begivenhedsfelter kan ses under sektionen Begivenheder i visse datakilder. I øjeblikket kan du kun vælge ét begivenhedsfelt til den brugerdefinerede rapport, og dataene i feltet vil automatisk blive begrænset til et bestemt tidsinterval.

Sådan tilføjer du felter til rapporten:

• Brug søgefeltet i venstre panel, klik på rullemenuen Gennemse, eller klik på ikonet Filtrer felter , og vælg datakilden med det felt, du vil tilføje. Hold musen over ejendommen, og klik på verticalMenuAActions > View property info for at se ejendommens detaljer, beskrivelse og redigeringshistorik.
• Klik og træk felter fra venstre sidepanel til kanalpladserne i fanen Konfigurer,eller klik på verticalMenu Hand linger > Føj til [X].
• Hvis du har aktiveret smart chart, vil alle felter som standard blive tilføjet under kolonneoverskriften . For alle andre diagramtyper vil de tilgængelige kanaler variere efter diagramtype:
  • X-akse: den vandrette linje i rapporten.
  • Y-akse: den lodrette linje i rapporten.
  • Opdelefter: sektionerne eller kategorierne i rapporten.

Bemærk: Hvis du tilføjer et felt med en stor mængde data til kanalen Break down by , kan det resultere i, at rapporten ikke kan indlæses. Få mere at vide om, hvordan du undgår for mange anmodede datapunkter-fejl. Rapporter, der indeholder mere end 99 værdier i egenskaben Break down by, vil ikke kunne vises på dashboards og skal vises i rapportværktøjet.

• • Værdier: mængden, kvantiteten eller værdien af rapporten (dvs. det, der tælles).
  • Gruppér efter: sektionerne eller kategorierne i rapporten.
  • Kolonner: kolonnerne i rapporten.
  • Vis punktdetaljer efter : for spredningsdiagrammer opdeler denne kanal data ved at oprette punkter på diagrammet i henhold til det angivne felt. Mens Break down by vil oprette punkter organiseret efter farve, vil dette slot organisere alle data uden farve eller yderligere kortlægninger. Brug denne kanal i stedet for Break down by , når du rapporterer om større datasæt. Accepterer dimensionsfelter.
  • View point size by: Brug denne kanal til at tilføje en tredje numerisk værdi til spredningsdiagrammer og automatisk skalere dataene med bobler i visualiseringen. Accepterer målefelter.

Felter kan indstilles som en af to typer, som afspejler, om der udføres en aggregering på feltets data:

• Dimensioner: felter uden aggregering, vises som grå. Dimensioner kan være en hvilken som helst datatype, herunder datoer, tal, boolske tegn og strenge. Denne type felt kan kun tilføjes til X-aksen og brydes ned efter slot.
  
  
• Measures: felter med en indstillet aggregeringsmetode, der vises som grønne. Mål er typisk numeriske eller kvantitative værdier, som f.eks. antallet af tilknyttede aftaler. Denne type felt kan kun tilføjes til Y-aksen. Du kan tilføje op til ti målinger til en rapport.

Bemærk: aggregeringsmetoden for standardmålinger, som f.eks. antal deals, er indstillet til Distinct count og kan ikke justeres.

• For at redigere et felt skal du klikke på down pil ned-ikonet ved siden af feltet. I dialogboksen kan du redigere feltets detaljer, afhængigt af feltets type:
  • Navn: skift feltets navn for denne rapport.
  • Aggregering: feltets aggregeringsmetode.
  • Sort: for felter uden aggregeringstype skal du vælge den værdi og rækkefølge, som feltets data skal sorteres efter.
    • Label: sorter feltets data efter dets labels i stigende eller faldende rækkefølge.
    • Værdi: sorter feltets data efter dets værdier i stigende eller faldende rækkefølge.
    • Visningsrækkefølge: Sorter feltets data efter den rækkefølge, som værdierne vises i HubSpot.
    • Antalposter: Hvis din rapport indeholder et standardmål, som f.eks. antal kontakter eller antal virksomheder, skal du sortere feltet efter denne standarddimension.

  • Limit: For felter uden aggregeringstype kan du sætte en grænse for antallet af værdier, der tilføjes til rapporten fra dette felt, f.eks. Top 10 eller Bund 20.

  • Format(beta): rediger, hvordan decimaler, negative værdier og tusindtalsseparatorer bruges til det valgte talfelt. Ved hjælp af dette mål kan relevante felter vises som valuta eller procent.

• Som standard opdateres rapportdata, når du foretager justeringer. Hvis du vil forhindre, at rapporten opdateres, skal du markere afkrydsningsfeltet Opdater, når jeg foretager ændringer over rapporten. Du kan derefter manuelt opdatere rapporten ved at klikke på ikonet refresh refresh.

Tilpas rapportfiltre

Tilpas rapportfiltre for at være mere specifik med hensyn til, hvilke data rapporten viser.

Sådan tilpasser du dine rapportfiltre:

• Klik på fanen Filter, eller klik på verticalMenu Handlinger > Føj til filtre.

• Som standard er hændelsesrapportering begrænset af mængden af hændelsesdata på din konto. En større mængde hændelsesdata vil forkorte den tidsramme, der er til rådighed for rapportering om den pågældende hændelse. Læs mere om denne hændelsesgrænse.
  
  
• Indstil dine andre filterregler ved at klikke på dropdown-menuen Filterregler og vælge en mulighed:
  
  • ALLE filtrene nedenfor: dataene skal overholde alle betingelser.
  • ALLEfiltrene nedenfor: Dataene skal overholde en eller flere af betingelserne.
  • Brugerdefinerede filterregler: Dataene skal overholde en brugerdefineret regelgruppering, adskilt af AND- og OR-operatorer . Få mere at vide om at gruppere dine felter.
    
    

• Tilføj betingelser til dine filterfelter:
  • Klik på et felt under Inaktive filtre.

• • Vælg en betingelse for feltet, og vælg værdien for betingelsen.

• • Klik på Anvend.
    
    

• Sådan grupperer du dine filtre med AND-, OR- og NOT-logik:
  • Klik på det filter, du vil gruppere med et andet.
  • Klik på dropdown-menuen Group with another filter, og vælg det filternummer, du vil gruppere dette filter med.
  • Klik på Anvend.
  • Filtrene bliver derefter grupperet sammen. For at opdatere operatøren i gruppen skal du klikke på og-teksten i gruppen og vælge eller. Ikke-logikken er ikke tilgængelig i dette gruppefilter. Læs mere om forskellen mellem AND- og OR-logik.

• • Du kan også indtaste tekst i feltet Filterregler. Hvis du f.eks. indtaster 1 og (IKKE 2), medtages data, der overholder filter 1, men ikke filter 2. Når du bruger NOT-filteret, skal det skrives med store bogstaver.
    

Konfigurer visualisering af rapporten

• På fanen Configure vælger du, hvordan dine data skal vises, ved at vælge diagramtype. Læs mere om HubSpots diagramtyper.

• Hvis du ikke er sikker på, hvilken type diagram du skal bruge til din rapport, kan du vælge smart chart-funktionen for at komme i gang. Når smart chart er aktiveret, vil HubSpot anbefale diagramtyper, der fungerer bedst med dine valgte felter.
  • For at aktivere smart chart skal du vælge smart chart-diagramtypen.
    
    

• • Når du har tilføjet felter til rapporten, vil HubSpot fremhæve anbefalede diagramtyper med blåt.
  • For automatisk at arrangere dine felter skal du vælge en anbefalet diagramtype. HubSpot placerer derefter felterne i de anbefalede kanaler og opdeler dine data efter et af de tilføjede felter afhængigt af diagramtypen. Når smart chart er aktiveret, vil tilføjede felter forblive under en kolonneoverskrift i stedet for individuelle akser som i en standard tilpasset rapport.
  • Hvis du vil konfigurere rapporten yderligere, skal du klikke på smart chart -funktionen for at slå den fra. Felter i fanen Konfigurer vil derefter blive kategoriseret efter de anbefalede akser, kolonner eller opdeling afhængigt af diagramtypen.

• Hvis du vil tilføje en ekstra Y-akse til dit diagram, skal du klikke på + Tilføj en ekstra Y-akse. Diagrammet bliver derefter konverteret til et kombinationsdiagram, og du kan konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets indstillinger. Læs mere om at bruge flere Y-akser.

• Klik på Diagramindstillinger for at konfigurere dit diagrams indstillinger yderligere. De tilgængelige diagramindstillinger afhænger af, hvilken type diagram du vælger.
  • Axis Scale: den skala, som dine data vises i, enten lineær eller logaritmisk.
    • Lineær: repræsenterer diagrammets data på en sand skala. Diagrammet vil vise afvigelser på en fremtrædende måde.
      
      

• • • Logaritmisk: komprimerer diagrammets data for at reducere afstanden mellem datapunkterne. Dette kan være nyttigt, når man skal sammenligne data, der indeholder drastiske outliers.
      
      

• • Y-aksens label: rediger navnet på y-aksens label. Hvis der ikke foretages nogen ændringer, vil y-aksens label som standard være egenskabsnavnet på det mål, der er anført først.
  • Farvepalet: vælg diagrammets farveskema fra et sæt HubSpot-farvetemaer.
  • Farver: Hvis du vil tilpasse farveskemaet yderligere, skal du klikke på farvevælgeren ved siden af en opdelingsværdi og vælge en farve.
  • Kumulativ: For rapporter med linje- og områdediagrammer med dato eller tidsværdier på X-aksen, skal værdierne repræsenteres kumulativt på tværs af X-aksen.
    
    

• • Forklaringsposition: Som standard vises diagramforklaringen øverst i diagrammet for at angive data efter værdi og farve. For at ændre placeringen af forklaringen skal du klikke på dropdown-menuen og derefter vælge en position.
  • Max: den maksimale værdi, som et diagrams akse vil vise. Denne indstilling styrer, hvor meget der zoomes ind på visualiseringen. For eksempel vil en værdi på 100 på et lodret søjlediagram indstille Y-aksen til at vise op til en værdi på 100.
    
    
    • Denne indstilling filtrerer ikke data fra rapporten og er kun til visningsformål.
    • Når den bruges med en logaritmisk akseskala, vil rapportbyggeren runde denne værdi op til det nærmeste trin baseret på den logaritmiske skala.
      
      

• • Min: den mindste værdi, som et diagrams akse vil vise. Denne indstilling styrer, hvor indzoomet visualiseringen er. For eksempel vil en værdi på 50 på et lodret søjlediagram indstille Y-aksen til at starte ved en værdi på 50. Denne indstilling filtrerer ikke data fra rapporten og er kun til visningsformål.
  • Månedligt mål: Indtast et tal for at tilføje en mållinje til diagrammet. Månedligt mål kan kun bruges i XY-visualisering (f.eks. lodret søjle-, område- eller linjediagram), når der bruges en datobaseret egenskab på x-aksen.
  • Vis bobleforklaring: for spredningsdiagrammer, når rapporten indeholder en Vis punktstørrelse efter felt, kan du tilføje boblestørrelsen til forklaringen ved at vælge afkrydsningsfeltet.
  • Vis dataetiketter: Som standard indeholder diagrammer dataetiketter til at vise specifikke værdier. Hvis du vil skjule disse labels, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
  • Data label format: Når Show Data Labels er valgt for scatter plot-diagrammer, kan du vælge, hvilke dataetiketter der skal vises i diagrammet. Vælg f.eks. (X,Y) for at vise dataetiketter for værdier fra både X- og Y-aksen.
  • Uigennemsigtighed: For spredningsdiagrammer indstiller du punkternes uigennemsigtighed i diagrammet. En lavere uigennemsigtighed kan være nyttig, når data overlapper visuelt.

• • Vis markører: Som standard indeholder linje- og områdediagrammer indikatorer ved datapunkterne langs akserne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at fjerne indikatorerne.
  • Vis i dag: Som standard inkluderer linje- og områdediagrammer kun data fra tidligere dage. Hvis du vil medtage data fra den aktuelle dag indtil videre, skal du markere afkrydsningsfeltet.
  • Vis totaler: Donut- og cirkeldiagrammer viser som standard de samlede data, der er inkluderet i rapporten. Hvis du vil skjule totalen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
  • Stablet: stabler opdelingen efter værdier, hvilket kan forbedre læsbarheden af en rapport.
  • Y-akse 1 og 2: For kombinationsdiagrammer kan du vælge, om hver Y-akse skal vises som et søjle-, linje- eller områdediagram. Indstillingerne for hver Y-akse-visualiseringstype er de samme som de indstillinger, der er tilgængelige for den generelle diagramtype. For at tilføje data til en anden Y-akse skal du klikke og trække et mål til y-akse-sektionen på fanen Konfigurer .

• • Y-aksetilstand: Som standard er kombinationsdiagrammer indstillet til dobbeltaksetilstand.
  • Bånd: Brug farvede bånd til visuelt at indikere et sæt værdier i din gauge-visualisering. Du kan f.eks. have gul for god præstation, orange for gennemsnitlig præstation og rød for dårlig præstation.
    • For at oprette et bånd skal du konfigurere følgende værdier:
      • Fra: indtast startværdien for båndet.
      • Til: indtast slutværdien for båndet.
      • Farve: Indstil en farve til dit bånd.
    • Klik på Tilføj bånd for at tilføje et nyt bånd.
    • For at fjerne et bånd skal du klikke på X ved siden af båndet.

Gem din rapport

Når rapporten er sat op, kan du gemme den på din rapportliste, i dit dashboard eller eksportere data fra HubSpot.

Sådan gemmer du rapporten på din rapportliste eller et dashboard:

• Klik på Gem øverst til højre. Hvis du vil gemme din rapport som en kopi, skal du klikke på Gem som.
• I højre panel skal du indtaste rapportens navn i feltet Rapportnavn.
• Vælg, hvor du vil gemme rapporten:
  
  • Føjikke til dashboard: rapporten føjes til din rapportliste.
  • Føjtil eksisterende dashboard: rapporten føjes til et eksisterende dashboard. Klik på dropdown-menuen for at vælge det dashboard, rapporten skal føjes til.
  • Tilføj til nyt dashboard: rapporten tilføjes til et dashboard, du opretter. Indtast dashboardets navn, og vælg dets synlighed.
• Klik på Gem nederst til højre.

Du kan også eksportere en rapport for at tage dine data offline. Når du konfigurerer en rapport til eksport, vil alle felter i afsnittet Felter blive inkluderet som kolonner i eksporten. Alle felter i rapporten vil blive eksporteret med deres oprindelige navn, også selvom du har ændret navnet i rapportbyggeren.

Sådan eksporterer du en rapport:

• Klik på Eksporter øverst til højre.
• I dialogboksen skal du indtaste navnet på eksporten og derefter vælge det filformat, som du vil gemme rapporten som. Klik på Eksporter. Filen begynder at blive behandlet, og du vil modtage en meddelelse, når rapporten er tilgængelig til download.

Opdater en rapport

Rapporter, der er bygget med den brugerdefinerede rapportbygger, opdateres automatisk med nyligt tilgængelige data hver anden time. Du kan dog manuelt opdatere en rapport eller et dashboard hvert 15. minut for at hente nye data.

Sådan opdaterer du manuelt rapporter på et dashboard:

• Naviger i din HubSpot-konto til Rapporter > Dashboards.
• Brug rullemenuenDashboard øverst til venstre til at vælge det dashboard med den rapport, du vil opdatere.
• Hvis du vil opdatere alle rapporter på et dashboard, skal du klikke på rullemenuen Handlinger øverst til højre og derefter vælge Opdater alle rapporter.
  
  
• Hvis du vil opdatere en individuel rapport, skal du holde musen over rapporten og derefter klikke påmenuikonet verticalMenu og vælge Opdater.
  
  

For manuelt at opdatere en rapport fra rapportbiblioteket:

• Naviger i din HubSpot-konto til Rapporter > Rapporter.
• Klik på navnet på den rapport, du vil opdatere.
• Klik på Opdater i bunden af rapporten.
  
  

Rapportering og datagrænser

Vær opmærksom på følgende grænser, når du bruger den brugerdefinerede rapportbygger:

• For at øge ydeevnen er ikke-tabelrapporter begrænset til 1.000 unikke datarækker. Hvis du vil reducere antallet af rækker i en rapport, anbefales det at tilføje filtre for at gøre dine data mere specifikke eller bruge dimensioner, der har et lavere antal unikke værdier (f.eks. flere egenskaber af typen select). Tabelrapporter er paginerede og kan indeholde mere end 1.000 rækker.
• Det tager 10-15 minutter, før nye data vises i rapporter. Hvis du f.eks. opretter en ny kontakt, som opfylder en rapports kriterier, vil kontakten først blive vist i rapporten efter 10-15 minutter.
• Rapporter, der er bygget med den brugerdefinerede rapportbygger, opdateres automatisk med nyligt tilgængelige data hver anden time. Hvis du vil hente nye data ind før den næste automatiske opdatering, kan du lære, hvordan du manuelt opdaterer en rapport.
• Nogle felter, såsom HubSpot-team og ejerfelter, eksporteres med interne ID'er i stedet for HubSpot-labels.
• For hændelsesrapportering er der et maksimalt tidsinterval på 12 måneder eller 10 millioner hændelser. Hvis der er over 10 millioner events for den valgte eventtype, vil den tilgængelige tidsramme blive forkortet. Den minimale tidsramme for hændelsesrapportering er en måned. Dette er for at sikre, at rapporten indlæses effektivt og rettidigt.