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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Reports

Créer des rapports avec le générateur de rapports personnalisés

Dernière mise à jour: octobre 12, 2021

Disponible avec :

Marketing Hub Pro, Entreprise
Sales Hub Pro, Entreprise
Service Hub Pro, Entreprise
Operations Hub Pro
CMS Hub Pro, Entreprise

Grâce au générateur de rapports personnalisés, vous pouvez analyser plusieurs sources de données sur HubSpot. La différence entre le générateur de rapports personnalisés et d'autres types de rapports HubSpot est que vous pouvez exploiter des données provenant d'activités marketing et commerciales en plus d'objets. Par exemple, vous pouvez créer un rapport pour évaluer la façon dont vos comptes cibles interagissent avec votre site web.

Présentation

La création d'un rapport dans le générateur de rapports personnalisés peut se décomposer en plusieurs étapes :

  1. Créer un rapport vierge : créez un rapport en sélectionnant vos sources de données et l'affichage des données.
  2. Ajouter des champs au rapport : sélectionnez la propriété, l'événement et les données d'activité spécifiques pour lesquels créer un rapport.
  3. Personnaliser vos filtres : définissez des limites pour les champs que vous avez ajoutés.
  4. Enregistrer ou exporter le rapport : permettez à votre rapport d'être visualisé par vous-même ou d'autres personnes, ou exportez-le pour disposer de vos données hors ligne.

Créer un rapport

Pour commencer à créer votre rapport : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport personnalisé.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Générateur de rapports personnalisés. Les options de source de données apparaîtront alors sur la droite.

Les sources de données sont les objets, les ressources et les événements pour lesquels vous souhaitez créer un rapport. La source de données principale est la source de données à laquelle vos sources de données secondaires seront liées. Pour sélectionner vos sources de données :

  • Sélectionnez la source principale en cliquant sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez une source principale.
     custom-report-builder-select-data-sources
  •  Sélectionnez vos sources secondaires en choisissant parmi les sections CRMMarketingSalesService et Objets personnalisés (Entreprise uniquement). Chaque rapport peut utiliser jusqu'à cinq sources de données.

Lors de la sélection des sources de données, certaines peuvent devenir indisponibles ou être sélectionnées automatiquement. Cela est dû au fait que les données ont besoin d'un chemin pour se connecter à la source de données principale. Certaines combinaisons source sont impossibles du fait qu'il manque un chemin, et certaines sources sont sélectionnées automatiquement afin de créer ce chemin. Lorsqu'une source de données est automatiquement sélectionnée, elle est considérée comme l'une des cinq sources possibles du rapport.

  • Après avoir sélectionné vos sources de données, créez votre rapport en cliquant sur Suivant dans l'angle supérieur droit. Vous passerez alors au générateur de rapports.
    • Vous pouvez mettre à jour vos sources de données à tout moment dans le générateur de rapports en cliquant sur Modifier les sources de données dans le menu latéral de gauche.
       custom-report-builder-edit-data-sources
  • Dans l'onglet Configurer, choisissez la façon dont vos données seront affichées en sélectionnant votre type de tableau

 

custom-report-builder-configure-chart
  • Pour configurer davantage votre tableau, cliquez sur Paramètres du tableau.
  • Pour donner un nom à votre rapport, cliquez sur l'icône Crayon et saisissez un nom.

Ensuite, sélectionnez les données avec lesquelles vous souhaitez renseigner le rapport en ajoutant des champs au rapport. 

Ajouter des champs au rapport

Sélectionnez des propriétés, des mesures d'activité et des événements spécifiques pour ajouter des données à votre rapport. Les champs disponibles seront basés sur les sources de données que vous sélectionnez pour le rapport. Le nombre de champs que vous pouvez ajouter à un rapport dépend de son type :

  • Graphiques à barres, en ligne ou combiné : vous pouvez ajouter un maximum de trois champs, ou quatre si vous incluez un axe Y supplémentaire.
  • Graphique en anneau, diagramme circulaire, ICP et tableau croisé dynamique : vous pouvez ajouter jusqu'à 20 champs. 

Remarque : Les champs d'événement peuvent être consultés sous la section Événements dans certaines sources de données. Actuellement, vous ne pouvez choisir qu'un seul champ d'événement pour le rapport personnalisé et les données du champ seront automatiquement limitées à une plage horaire donnée.

Pour ajouter des champs au rapport :

  • Dans le panneau de gauche, utilisez la barre de recherche ou cliquez sur le menu déroulant Parcourir et sélectionnez la source de données avec le champ que vous souhaitez ajouter. 
  • Pour ajouter un champ au rapport, cliquez dessus dans la barre latérale de gauche et faites-le glisser vers les emplacements de configuration, qui varient selon le type de tableau :
    • Axe X : la ligne horizontale du rapport.
    • Axe Y : la ligne verticale du rapport. 
    • Ventiler par : les sections ou catégories du rapport.
    • Valeurs : le montant, la quantité ou la valeur du rapport (c.-à-d. ce qui est comptabilisé). 
    • Regrouper par : les sections ou catégories du rapport.
    • Colonnes : les colonnes du rapport. 

report-builder-add-fields-to-slots

Selon le type de rapport que vous créez, certains champs sont considérés comme des dimensions, et d'autres sont considérés comme des mesures. Certains emplacements de configuration ne peuvent contenir que des dimensions, tandis que d'autres ne peuvent contenir que des mesures. Par exemple, l'axe Y d'un histogramme ne peut contenir que des mesures.
  • Les dimensions sont généralement des valeurs qualitatives, telles que des noms, et sont affichées en gris. Les dimensions peuvent être agrégées selon Aucun ou Nombre distinct.
  custom-report-builder-dimension
  • Les mesures sont généralement des valeurs numériques ou quantitatives, telles que le nombre de transactions associées, et sont affichées en vert. Les mesures contiennent davantage d'options d'agrégation, comme Somme et Moyenne.

report-builder-measure-example

Remarque : La méthode d'agrégation par défaut pour les mesures, telles que Nombre de transactions, est définie sur Nombre distinct et ne peut être modifiée.

  • Pour modifier un champ, cliquez sur l'icône de flèche Bas down. Dans la boîte de dialogue, modifiez les détails du champ en fonction de son type :
    • Nom : le nom du champ.
    • Agrégation : sélectionnez Aucun pour définir le champ comme dimension, ou sélectionnez un type d'agrégation pour définir le champ comme mesure.
    • Trier : la méthode de tri des données du champ.
  • Par défaut, les données du rapport seront actualisées au fil de vos ajustements. Pour empêcher le rapport de s'actualiser, sélectionnez la case à cocher Actualiser à mesure que j'effectue des modifications au-dessus du rapport. Vous pouvez ensuite actualiser manuellement le rapport en cliquant sur l'icône Actualiser refresh.

custom-report-builder-refresh-checkbox-1
 
  • Pour ajouter un deuxième axe Y à votre tableau, cliquez sur + Ajouter un autre axe Y. Vous pouvez ensuite faire glisser un filtre vers le nouvel emplacement Axe Y.

Remarque : Les rapports contenant plus de 99 valeurs dans la propriété Ventiler par ne pourront pas être affichés sur les tableaux de bord et devront être visualisés dans l'outil Rapports.

Personnaliser les filtres de rapport

Personnalisez les filtres du rapport pour préciser davantage les données affichées dans le rapport.

Pour personnaliser les filtres de votre rapport :

  • Cliquez sur l'onglet Filtrer.

custom-report-builder-filter-tab

  • Par défaut, les rapports sur les événements sont limités par le nombre de données d'événements dans votre compte. Un volume plus élevé de données d'événements raccourcira la période disponible pour générer un rapport sur cet événement. Découvrez-en davantage sur cette limite des événements.

    custom-report-builder-event-timestamp
  • Définissez vos autres règles de filtrage en cliquant sur le menu déroulant Règles de filtrage et sélectionnez une option :
    • L'ENSEMBLE des filtres ci-dessous : les données doivent respecter toutes les conditions.
    • N'IMPORTE LEQUEL des filtres ci-dessous : les données doivent respecter une ou plusieurs conditions.
    • Règles de filtrage personnalisé : les données doivent respecter le groupe de règles personnalisées, séparées par les opérateurs ET et OU. Découvrez-en davantage sur le regroupement de vos champs.

      custom-report-builder-filter-rules
  • Ajouter des conditions à vos champs de filtres :
    • Sous Filtres inactifs, cliquez sur un champ
    • Sélectionnez une condition pour le champ et sélectionnez la valeur de la condition. 
    • Cliquez sur Appliquer

      custom-report-inactive-filter

Remarque : Les conditions de filtrage suivantes ne comprennent pas les fiches d'informations qui n'ont aucune valeur pour la propriété filtrée :

  • n'est pas égal à l'un des
  • ne contient pas l'un des
  • n'a jamais été égal à aucun des
  • n'a jamais contenu l'un des
  • n'est pas égal à
  • n'est aucun des
  • Pour regrouper vos filtres avec une logique ET et OU :
    • Cliquez sur le filtre que vous souhaitez regrouper.
    • Cliquez sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre et sélectionnez le numéro du filtre avec lequel vous souhaitez regrouper ce filtre. custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • Cliquez sur Appliquer.
    • Les filtres seront alors regroupés. Pour mettre à jour l'opérateur dans le groupe, cliquez sur le texte et dans le groupe et sélectionnez ou. Découvrez-en davantage sur la différence entre les logiques ET et OU.

    • Vous pouvez également saisir du texte dans le champ Règles de filtrage. Par exemple, si vous saisissez (1 et 2) ou 3, les deux premiers filtres seront regroupés avec un opérateur ET et le dernier filtre sera isolé avec un opérateur OU.
       custom-report-builder-custom-filter-rules-1

Enregistrer votre rapport

Une fois le rapport configuré, enregistrez-le dans votre liste de rapports ou un tableau de bord, ou exportez les données depuis HubSpot.

Pour enregistrer le rapport dans votre liste de rapports ou un tableau de bord :

  • Cliquez sur Enregistrer dans l'angle supérieur droit. Pour enregistrer votre rapport en tant que copie, cliquez sur Enregistrer en tant que.
  • Dans le panneau de droite, saisissez le nom du rapport dans le champ Nom du rapport.
  • Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le rapport :
    • Ne pas ajouter au tableau de bord : le rapport sera ajouté à votre liste de rapports.
    • Ajouter à un tableau de bord existant : le rapport sera ajouté à un tableau de bord existant. Pour sélectionner le tableau de bord auquel ajouter le rapport, cliquez sur le menu déroulant.
    • Ajouter à un nouveau tableau de bord : le rapport sera ajouté à un tableau de bord que vous allez créer. Saisissez le nom du tableau de bord et sélectionnez sa visibilité.
  • Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également exporter un rapport pour étudier vos données hors ligne. Lorsque vous configurez un rapport pour l'exporter, tous les champs dans la section Champs seront inclus sous forme de colonnes dans l'export.

Pour exporter un rapport :

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom de l'export, puis sélectionnez le Format de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le rapport. Cliquez sur Exporter. Le traitement du fichier commencera et vous recevrez une notification une fois le rapport disponible au téléchargement.

Actualiser un rapport

Les rapports créés à l'aide du générateur de rapports personnalisés sont automatiquement actualisés avec les données disponibles toutes les deux heures. Vous pouvez actualiser manuellement un rapport ou un tableau de bord toutes les 15 minutes afin de récupérer les nouvelles données.

Pour actualiser manuellement les rapports dans un tableau de bord :

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Utilisez le menu déroulant du tableau de bord pour sélectionner le tableau de bord dans lequel se trouve le rapport que vous souhaitez actualiser.
  • Pour actualiser tous les rapports d'un tableau de bord, cliquez sur le menu déroulant Actions dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Actualiser tous les rapports

    dashboard-refresh-all-reports-1
  • Pour actualiser un rapport individuel, placez le curseur sur le rapport, puis cliquez sur l'icône Menu verticalMenu et sélectionnez Actualiser

    dashboard-refresh-individual-report

Pour actualiser manuellement un rapport à partir de la bibliothèque de rapports :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez actualiser.
  • En bas du rapport, cliquez sur Actualiser

    report-library-refresh-report

Limites de rapports et de données

Gardez les limites suivantes à l'esprit lorsque vous utilisez le générateur de rapports personnalisés :

  • Pour de meilleures performances, les rapports non tabulaires sont limités à 1 000 lignes uniques de données. Pour réduire le nombre de lignes d'un rapport, il est recommandé d'ajouter des filtres afin d'affiner vos données ou d'utiliser des dimensions qui ont un nombre inférieur de valeurs uniques (par exemple, des propriétés à sélection multiple). Les rapports tabulaires sont paginés et peuvent contenir plus de 1 000 lignes.
  • Il est possible que de nouvelles données mettent jusqu'à 15 minutes pour s'afficher dans les rapports. Par exemple, si vous créez un contact correspondant aux critères d'un rapport, ce contact mettra jusqu'à 15 minutes pour apparaître dans le rapport.
  • Certains champs (tels que les champs Équipe HubSpot et Propriétaire, s'exporteront avec leur ID interne plutôt que les libellés HubSpot. 
  • Pour les rapports d'événements, une période maximale de 12 mois ou de 10 millions d'événements. S'il existe plus de 10 millions d'événements pour le type d'événement sélectionné, la période disponible sera raccourcie. La période minimale pour les rapports d'événements est d'un mois. Cela garantit que le rapport se charge efficacement et en temps opportun.