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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Reports

Créer des rapports avec le générateur de rapports personnalisés

Dernière mise à jour: mars 9, 2022

Disponible avec :

Marketing Hub Pro, Entreprise
Sales Hub Pro, Entreprise
Service Hub Pro, Entreprise
Operations Hub Pro, Entreprise
CMS Hub Pro, Entreprise

Grâce au générateur de rapports personnalisés, vous pouvez analyser plusieurs sources de données sur HubSpot. La différence entre le générateur de rapports personnalisés et d'autres types de rapports HubSpot est que vous pouvez exploiter des données provenant d'activités marketing et commerciales en plus d'objets. Par exemple, vous pouvez créer un rapport pour évaluer la façon dont vos comptes cibles interagissent avec votre site web.

Si vous disposez d'un abonnement Operations Hub Entreprise, vous pouvez également créer des jeux de données pour alimenter vos rapports personnalisés. 

Créer un rapport

La création d'un rapport dans le générateur de rapports personnalisés peut se décomposer en plusieurs étapes :

  1. Sélectionner les sources de données du rapport : sélectionnez les sources de données HubSpot sur lesquelles se base le rapport.
  2. Ajouter des champs au rapport : sélectionnez la propriété, l'événement et les données d'activité spécifiques pour lesquels créer un rapport.
  3. Personnaliser les filtres de rapport : définissez des limites pour les champs que vous avez ajoutés.
  4. Configurer la visualisation du rapport : choisissez comment vous voulez que les données soient visualisées.
  5. Enregistrer ou exporter le rapport : permettez à votre rapport d'être visualisé par vous-même ou d'autres personnes, ou exportez-le pour disposer de vos données hors ligne.

Si vous ne savez pas quel est le meilleur type de graphique à utiliser pour votre rapport, vous pouvez utiliser la fonction de graphique intelligent pour bien démarrer. En activant le graphique intelligent avant d'ajouter vos champs, HubSpot suggérera automatiquement le type de graphique approprié en fonction des champs que vous ajoutez. Une fois que vous aurez sélectionné un type de graphique recommandé, HubSpot organisera automatiquement les champs dans les canaux recommandés. Découvrez-en davantage sur l'utilisation des graphiques intelligents

Pour commencer à créer votre rapport : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport personnalisé.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Générateur de rapports personnalisés. Les options de source de données apparaîtront alors sur la droite.

Sélectionner les sources de données

Les sources de données sont les objets, les ressources et les événements pour lesquels vous souhaitez créer un rapport. La source de données principale sera le point central du rapport, toutes les autres sources de données étant liées à cette dernière. Par exemple, un rapport dont la source primaire est Contacts et la source secondaire est Transactions n'affichera que les transactions associées à des contacts. Pour inclure toutes les transactions dans le rapport, y compris les transactions non associées, vous devez sélectionner Transactions comme source de données principale. Découvrez-en davantage sur la sélection des sources de données.

Vous pouvez sélectionner manuellement vos sources de données ou, si vous disposez d'un abonnement Operations Hub Entreprise, baser votre rapport sur un jeu de données. Un rapport personnalisé peut inclure jusqu'à cinq sources de données.

  • Pour sélectionner manuellement vos sources de données :
    • Sélectionnez la source principale en cliquant sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez une source principale.
       custom-report-builder-select-data-sources
    •  Sélectionnez vos sources secondaires en choisissant parmi les sections CRMMarketingSalesService et Objets personnalisés (Entreprise uniquement).

Remarque : Lors de la sélection des sources de données, certaines peuvent devenir indisponibles ou être automatiquement sélectionnées en raison de la façon dont HubSpot est en mesure de connecter plusieurs sources de données.

  • Pour sélectionner un jeu de données pour votre rapport :
    • Cliquez sur l'onglet Jeux de données

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    • Sélectionnez le jeu de données que vous souhaitez utiliser. Découvrez-en davantage sur les jeux de données.
  • Après avoir sélectionné vos sources de données, créez votre rapport en cliquant sur Suivant dans l'angle supérieur droit. Vous passerez alors au générateur de rapports.
  • Vous pouvez mettre à jour vos sources de données à tout moment dans le générateur de rapports en cliquant sur Modifier les sources de données dans le menu latéral de gauche.

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Ajouter des champs

Sélectionnez des propriétés, des mesures d'activité et des événements spécifiques pour ajouter des données à votre rapport. Les champs disponibles seront basés sur les sources de données que vous sélectionnez pour le rapport. Le nombre de champs que vous pouvez ajouter à un rapport dépend de son type :

  • Graphiques à barres, en ligne ou combiné : vous pouvez ajouter un maximum de trois champs, ou quatre si vous incluez un axe Y supplémentaire.
  • Graphique en anneau, diagramme circulaire, ICP et tableau croisé dynamique : vous pouvez ajouter jusqu'à 20 champs. 

Remarque : Les champs d'événement peuvent être consultés sous la section Événements dans certaines sources de données. Actuellement, vous ne pouvez choisir qu'un seul champ d'événement pour le rapport personnalisé et les données du champ seront automatiquement limitées à une plage horaire donnée.

Pour ajouter des champs au rapport :

  • Dans le panneau de gauche, utilisez la barre de recherche ou cliquez sur le menu déroulant Parcourir et sélectionnez la source de données avec le champ que vous souhaitez ajouter. 
  • Faites glisser les champs de la barre latérale de gauche dans les emplacements de canal de l'onglet Configurer. Si vous avez activé le graphique intelligent, tous les champs seront ajoutés par défaut sous l'en-tête Colonnes. Pour tous les autres types de graphique, les canaux disponibles varient selon le type de graphique :
    • Axe X : la ligne horizontale du rapport.
    • Axe Y : la ligne verticale du rapport. 
    • Ventiler par : les sections ou catégories du rapport.

Remarque : L'ajout d'un champ contenant une grande quantité de données au canal Ventiler par peut rendre impossible le chargement du rapport. Découvrez-en davantage sur la façon d'éviter les erreurs Trop de points de données demandés.

    • Valeurs : le montant, la quantité ou la valeur du rapport (c.-à-d. ce qui est comptabilisé). 
    • Regrouper par : les sections ou catégories du rapport.
    • Colonnes : les colonnes du rapport. 
    • Afficher les détails du point par : pour les graphiques en diagramme de dispersion, ce canal ventile les données en créant des points sur le graphique en fonction du champ spécifié. Alors que Ventiler par créera plutôt des points organisés par couleur, cet emplacement organisera toutes les données sans couleur ni mappage supplémentaire. Utilisez ce canal à la place de Ventiler par lorsque vous établissez des rapports sur de vastes ensembles de données. Les champs de dimension sont acceptés.
    • Afficher la taille du point par : pour les graphiques en diagramme de dispersion, utilisez ce canal pour ajouter une troisième valeur numérique au graphique et mettre automatiquement à l'échelle les données avec les bulles dans la visualisation. Les champs de mesure sont acceptés.

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Les champs peuvent être définis comme l'un des deux types suivants, qui indiquent si une agrégation est effectuée sur les données du champ :

  • Dimension : un champ sans agrégation, affiché en gris. Les dimensions peuvent être de n'importe quel type de données (y compris des dates, des nombres, des booléens et des chaînes). Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe X et à Ventiler par.

    custom-report-builder-dimension
  • Mesure : un champ avec une méthode d'agrégation définie, affiché en vert. Les mesures sont généralement des valeurs numériques ou quantitatives, telles que le nombre de transactions associées. Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe Y.

    report-builder-measure-example

La définition d'un type d'agrégation sur un champ peut être utile si vous souhaitez renvoyer les données du champ d'une manière spécifique, comme une somme ou une moyenne. Par exemple, vous pouvez visualiser le revenu de vos transactions sous forme de somme pour chaque type de transaction afin d'identifier les types de transaction qui génèrent le plus de revenus. Découvrez-en davantage sur les méthodes d'agrégation.

Remarque : La méthode d'agrégation par défaut pour les mesures, telles que Nombre de transactions, est définie sur Nombre distinct et ne peut être modifiée.

  • Pour modifier un champ, cliquez sur l'icône de flèche Basdown à côté du champ. Dans la boîte de dialogue, modifiez les détails du champ en fonction de son type :
    • Nom : modifiez le nom du champ pour ce rapport. 
    • Agrégation : la méthode d'agrégation du champ.
    • Tri : pour les champs sans type d'agrégation, sélectionnez la valeur et l'ordre selon lesquels les données du champ sont triées.
      • Valeur : triez les données du champ selon leurs valeurs dans l'ordre croissant ou décroissant.
      • Ordre d'affichage : triez les données du champ selon l'ordre dans lequel ses valeurs sont affichées dans HubSpot.
      • Nombre de fiches d'informations : si votre rapport comprend une mesure par défaut, telle que Nombre de contacts ou Nombre d'entreprises, triez le champ en fonction de cette dimension par défaut.
    • Limite : pour les champs sans type d'agrégation, définissez une limite du nombre de valeurs ajoutées au rapport à partir de ce champ, par exemple les 10 premières ou les 20 dernières.

  • Par défaut, les données du rapport seront actualisées au fil de vos ajustements. Pour empêcher le rapport de s'actualiser, sélectionnez la case à cocher Actualiser à mesure que j'effectue des modifications au-dessus du rapport. Vous pouvez ensuite actualiser manuellement le rapport en cliquant sur l'icône Actualiser refresh.

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Personnaliser les filtres de rapport

Personnalisez les filtres du rapport pour préciser davantage les données affichées dans le rapport.

Pour personnaliser les filtres de votre rapport :

  • Cliquez sur l'onglet Filtrer.

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  • Par défaut, les rapports sur les événements sont limités par le nombre de données d'événements dans votre compte. Un volume plus élevé de données d'événements raccourcira la période disponible pour générer un rapport sur cet événement. Découvrez-en davantage sur cette limite des événements.

    custom-report-builder-event-timestamp
  • Définissez vos autres règles de filtrage en cliquant sur le menu déroulant Règles de filtrage et sélectionnez une option :
    • L'ENSEMBLE des filtres ci-dessous : les données doivent respecter toutes les conditions.
    • N'IMPORTE LEQUEL des filtres ci-dessous : les données doivent respecter une ou plusieurs conditions.
    • Règles de filtrage personnalisé : les données doivent respecter le groupe de règles personnalisées, séparées par les opérateurs ET et OU. Découvrez-en davantage sur le regroupement de vos champs.

      custom-report-builder-filter-rules
  • Ajouter des conditions à vos champs de filtres :
    • Sous Filtres inactifs, cliquez sur un champ
    • Sélectionnez une condition pour le champ et sélectionnez la valeur de la condition. 
    • Cliquez sur Appliquer

      custom-report-inactive-filter

Remarque : Les conditions de filtrage suivantes ne comprennent pas les fiches d'informations qui n'ont aucune valeur pour la propriété filtrée :

  • n'est pas égal à l'un des
  • ne contient pas l'un des
  • n'a jamais été égal à aucun des
  • n'a jamais contenu l'un des
  • n'est pas égal à
  • n'est aucun des
  • Pour regrouper vos filtres avec une logique ET et OU :
    • Cliquez sur le filtre que vous souhaitez regrouper.
    • Cliquez sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre et sélectionnez le numéro du filtre avec lequel vous souhaitez regrouper ce filtre. custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • Cliquez sur Appliquer.
    • Les filtres seront alors regroupés. Pour mettre à jour l'opérateur dans le groupe, cliquez sur le texte et dans le groupe et sélectionnez ou. Découvrez-en davantage sur la différence entre les logiques ET et OU.

    • Vous pouvez également saisir du texte dans le champ Règles de filtrage. Par exemple, si vous saisissez (1 et 2) ou 3, les deux premiers filtres seront regroupés avec un opérateur ET et le dernier filtre sera isolé avec un opérateur OU.
       custom-report-builder-custom-filter-rules-1

Remarque : Pour garantir la cohérence pour tous les utilisateurs du compte, les filtres basés sur la date, tels que Ce mois-ci, utilisent le fuseau horaire du compte. Cependant, les valeurs des propriétés de date par défaut de HubSpot s'affichent par rapport à votre fuseau horaire local. Cela peut conduire à des valeurs de rapport inattendues en fonction de votre emplacement.

Par exemple, si vous êtes situé à Boston et qu'un autre membre de l'équipe se trouve à San Francisco, vous verrez tous deux les mêmes transactions dans un rapport de transactions personnalisé. Cependant, lorsque vous étudiez en détail le rapport, vous pouvez voir des dates de création légèrement différentes pour les transactions incluses.

Configurer la visualisation du rapport

Sélectionnez le type de graphique et les paramètres supplémentaires pour configurer la façon dont vos données sont visualisées.
  • Dans l'onglet Configurer, choisissez la façon dont vos données seront affichées en sélectionnant votre type de tableau. Découvrez-en davantage sur les types de graphiques de HubSpot.

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  • Si ne savez pas quel est le meilleur type de graphique à utiliser pour votre rapport, sélectionnez la fonction de graphique intelligent pour bien démarrer. Lorsque le graphique intelligent est activé, HubSpot recommande les types de graphique les plus adaptés selon les champs sélectionnés.
    • Pour activer le graphique intelligent, sélectionnez le type Graphique intelligent.

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    • Après avoir ajouté des champs au rapport, HubSpot met en évidence en bleu les styles de graphique recommandés. 
    • Pour organiser automatiquement vos champs, sélectionnez un type de graphique recommandé.HubSpot placera ensuite les champs dans les canaux recommandés et répartira vos données selon l'un des champs ajoutés, en fonction du type de graphique. Si le graphique intelligent est activé, les champs ajoutés resteront sous un en-tête Colonnes plutôt que des axes individuels comme dans un rapport personnalisé standard.
    • Pour configurer davantage le rapport, cliquez sur la fonction de graphique intelligent pour la désactiver. Les champs de l'onglet Configurer seront ensuite classés en fonction des axes, des colonnes ou des ventilations recommandés, selon le type de graphique.
  • Pour ajouter un deuxième axe Y à votre tableau, cliquez sur + Ajouter un autre axe Y. Le graphique sera alors converti en un graphique combiné et vous pourrez configurer chaque axe Y séparément dans les paramètres du graphique. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de plusieurs axes Y.
  • Pour configurer davantage votre graphique, cliquez sur Paramètres du tableau. Les paramètres de graphique disponibles dépendent du type de graphique que vous sélectionnez.
    • Échelle de l'axe : l'échelle à laquelle vos données sont affichées, soit linéaire ou logarithmique.
      • Linéaire : représente les données du graphique à une échelle réelle. Le graphique affichera les aberrations de manière proéminente.

        report-builder-linear-scale0
      • Logarithmique : condense les données du graphique pour réduire l'espace entre les points de données. Cela peut être utile lorsqu'il s'agit de comparer des données qui contiennent des aberrations significatives. 

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    • Palette de couleurs : sélectionnez la palette de couleurs du graphique à partir d'un ensemble de thèmes de couleurs HubSpot.
    • Couleurs : pour personnaliser davantage la palette de couleurs, cliquez sur le sélecteur de couleurs à côté d'une valeur de répartition et sélectionnez une couleur.
    • Cumulatif : pour les rapports de graphiques en ligne et en aires avec des valeurs de date ou d'heure dans l'axe X, représentez les valeurs de façon cumulative sur l'axe X.

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    • Position de la légende : par défaut, la légende du graphique s'affiche en haut du graphique pour indiquer les données par valeur et couleur. Pour modifier la position de la légende, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez une position.
    • Max : la valeur maximale que l'axe d'un graphique affichera. Ce paramètre contrôle le degré de zoom de la visualisation. Par exemple, une valeur 100 sur un graphique à barres verticales fera en sorte que l'axe Y affiche les valeurs jusqu'à 100.

      report-builder-max-example0
      • Ce paramètre ne filtre pas les données du rapport et n'est utilisé qu'à des fins d'affichage.
      • Lorsqu'il est utilisé avec une échelle d'axe logarithmique, le générateur de rapports arrondit cette valeur à l'incrément le plus proche en fonction de l'échelle logarithmique.

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    • Min : la valeur minimale que l'axe d'un graphique affichera. Ce paramètre contrôle le degré de zoom de la visualisation. Par exemple, une valeur de 50 sur un graphique à barres verticales fera en sorte que l'axe Y commence à la valeur 50. Ce paramètre ne filtre pas les données du rapport et n'est utilisé qu'à des fins d'affichage.
    • Objectif mensuel : saisissez un nombre pour ajouter une ligne d'objectif au graphique.
      report-builder-monthly-goal0
    • Afficher Bubble Legend : pour les graphiques en diagramme de dispersion, lorsque le rapport contient un champ Afficher la taille du point par, vous pouvez ajouter la taille des bulles à la légende en sélectionnant la case à cocher
    • Afficher les libellés des données : par défaut, les graphiques incluent des libellés des données pour afficher des valeurs spécifiques. Pour masquer ces libellés, désélectionnez la case à cocher.
    • Format de libellé de données : pour les graphiques en diagramme de dispersion, lorsque l'option Afficher les libellés des données est sélectionnée, vous pouvez choisir les libellés de données qui apparaîtront dans le graphique. Par exemple, sélectionnez (X,Y) pour afficher les libellés de données pour les valeurs des axes X et Y.
    • Opacité : pour les graphiques en diagramme de dispersion, définissez l'opacité des points dans le graphique. Une opacité plus faible peut être utile lorsque les données se chevauchent visuellement.
    • Afficher les repères : par défaut, les graphiques en ligne et en aires comportent des repères au niveau des points de données le long des axes. Pour supprimer les indicateurs, désélectionnez la case à cocher.
    • Afficher aujourd'hui : par défaut, les graphiques en ligne et en aires n'incluent que les données des jours précédents. Pour inclure les données de la journée en cours jusqu'à présent, sélectionnez la case à cocher.
    • Afficher les totaux : par défaut, les graphiques à anneaux et à secteurs affichent les données totales incluses dans le rapport. Pour masquer le total, désélectionnez la case à cocher.
    • Empilé : empile les valeurs Ventiler par, ce qui peut améliorer la lisibilité d'un rapport.
    • Axes Y 1 et 2 : pour les graphiques combinés, vous pouvez choisir d'afficher chaque axe Y sous forme de graphique à barres, à lignes ou en aires. Les paramètres de chaque type de visualisation d'axe Y sont les mêmes que ceux disponibles pour le type de graphique général. Pour ajouter des données à un deuxième axe Y, cliquez sur Ajouter un autre axe Y dans l'onglet Configurer

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    • Mode axe Y : par défaut, les graphiques combinés sont définis en mode Deux axes.

Remarque : Les rapports contenant plus de 99 valeurs dans la propriété Ventiler par ne pourront pas être affichés sur les tableaux de bord et devront être visualisés dans l'outil Rapports.


Enregistrer votre rapport

Une fois le rapport configuré, enregistrez-le dans votre liste de rapports ou un tableau de bord, ou exportez les données depuis HubSpot.

Pour enregistrer le rapport dans votre liste de rapports ou un tableau de bord :

  • Cliquez sur Enregistrer dans l'angle supérieur droit. Pour enregistrer votre rapport en tant que copie, cliquez sur Enregistrer en tant que.
  • Dans le panneau de droite, saisissez le nom du rapport dans le champ Nom du rapport.
  • Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le rapport :
    • Ne pas ajouter au tableau de bord : le rapport sera ajouté à votre liste de rapports.
    • Ajouter à un tableau de bord existant : le rapport sera ajouté à un tableau de bord existant. Pour sélectionner le tableau de bord auquel ajouter le rapport, cliquez sur le menu déroulant.
    • Ajouter à un nouveau tableau de bord : le rapport sera ajouté à un tableau de bord que vous allez créer. Saisissez le nom du tableau de bord et sélectionnez sa visibilité.
  • Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également exporter un rapport pour étudier vos données hors ligne. Lorsque vous configurez un rapport pour l'exporter, tous les champs dans la section Champs seront inclus sous forme de colonnes dans l'export. Tous les champs du rapport seront exportés avec leur nom d'origine, même si vous avez changé le nom dans le générateur de rapports.

Pour exporter un rapport :

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom de l'export, puis sélectionnez le Format de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le rapport. Cliquez sur Exporter. Le traitement du fichier commencera et vous recevrez une notification une fois le rapport disponible au téléchargement.

Actualiser un rapport

Les rapports créés à l'aide du générateur de rapports personnalisés seront automatiquement actualisés avec les données disponibles toutes les deux heures. Toutefois, vous pouvez actualiser manuellement un rapport ou un tableau de bord toutes les 15 minutes afin de récupérer les nouvelles données.

Pour actualiser manuellement les rapports dans un tableau de bord :

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Utilisez le menu déroulant du tableau de bord pour sélectionner le tableau de bord dans lequel se trouve le rapport que vous souhaitez actualiser.
  • Pour actualiser tous les rapports d'un tableau de bord, cliquez sur le menu déroulant Actions dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Actualiser tous les rapports

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  • Pour actualiser un rapport individuel, placez le curseur sur le rapport, puis cliquez sur l'icône Menu verticalMenu et sélectionnez Actualiser

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Pour actualiser manuellement un rapport à partir de la bibliothèque de rapports :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez actualiser.
  • En bas du rapport, cliquez sur Actualiser

    report-library-refresh-report

Limites de rapports et de données

Gardez les limites suivantes à l'esprit lorsque vous utilisez le générateur de rapports personnalisés :

  • Pour de meilleures performances, les rapports non tabulaires sont limités à 1 000 lignes uniques de données. Pour réduire le nombre de lignes d'un rapport, il est recommandé d'ajouter des filtres afin d'affiner vos données ou d'utiliser des dimensions qui ont un nombre inférieur de valeurs uniques (par exemple, des propriétés à sélection multiple). Les rapports tabulaires sont paginés et peuvent contenir plus de 1 000 lignes.
  • Les nouvelles données prennent 10 à 15 minutes pour apparaître dans les rapports. Par exemple, si vous créez un nouveau contact qui répond aux critères d'un rapport, ce contact n'apparaîtra pas dans le rapport avant 10 à 15 minutes.
  • Les rapports créés à l'aide du générateur de rapports personnalisés seront automatiquement actualisés avec les données disponibles toutes les deux heures. Pour obtenir de nouvelles données avant la prochaine actualisation automatique, découvrez comment actualiser manuellement un rapport.
  • Certains champs (tels que les champs Équipe HubSpot et Propriétaire, s'exporteront avec leur ID interne plutôt que les libellés HubSpot. 
  • Pour les rapports d'événements, une période maximale de 12 mois ou de 10 millions d'événements. S'il existe plus de 10 millions d'événements pour le type d'événement sélectionné, la période disponible sera raccourcie. La période minimale pour les rapports d'événements est d'un mois. Cela garantit que le rapport se charge efficacement et en temps opportun.
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