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Reports

使用自訂報告生成器建立報告

上次更新時間: 一月 20, 2023

套用至:

行銷 Hub Professional, Enterprise
銷售 Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise
CMS Hub Professional, Enterprise

透過HubSpot的自訂報告生成器,您可以分析HubSpot上的多個資料來源。 自訂報告生成器和其他類型的HubSpot報告之間的區別是,除了可以顯示物件外,還可以顯示市場推廣和銷售活動的資料。 例如,您可以建立報告,以衡量目標帳戶與網站的關係。

如果你有企 營運中心訂閱,也可以建立數據集,為自訂報告供電。 

建立報告

在自訂報告生成器中建立報告可分為以下步驟:

  1. 選擇報告的資料來源:選擇報告將包含的HubSpot資料類型。
  2. 將欄位新增至報告:選擇要報告的特定屬性、活動和活動數據。
  3. 自訂報告篩選條件:為新增的欄位設定限制和邊界。
  4. 配置報告可視化:選擇要如何顯示資料。
  5. 儲存或匯出報告:將報告提供給自己和其他人檢視,或匯出報告,以便將資料刪除。

如果您不確定報告使用的最佳圖表類型,可以使用智慧圖表功能開始使用。 在新增欄位之前啟用智慧圖表, HubSpot會根據新增的欄位自動建議圖表類型。 選擇推薦的圖表類型後, HubSpot會自動將欄位排列到推薦的頻道中。 進一步瞭解如何使用智慧圖表。 

如要開始建立報告,請按照以下步驟操作: 

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「報告」>「報告」。
  • 按一下右上角的建立報告
  • 在「從零開始建立」部分,按一下自訂報告生成器。 

選擇資料來源

資料來源是您要報告的對象、資產和活動。 主要數據來源將是報告的重點,所有其他數據來源都與該主要數據來源相關。 例如,擁有主要聯絡人來源和次要交易來源的報告只會拉入與聯絡人相關的交易。 若要將所有交易(包括未關聯的交易)包含在報告中,您需要選擇交易作為主要資料來源。 了解更多選擇資料來源的資訊。

您可以手動選擇資料來源,使用樣本報告,或者如果您有Operations Hub Enterprise訂閱,您可以將報告建立在資料集的基礎上。 自訂報告最多可包含五個資料來源。

  • 若要手動選擇資料來源:
    • 按一下主要資料來源下拉選單,然後選擇主要資料來源,以選擇主要資料來源。
       custom-report-builder-select-data-sources
    •  從CRM營銷、銷 服務 和自訂物件(僅限企業)部分中選擇您的次要來源

請注意:選擇資料來源時,由於HubSpot能夠連接多個資料來源,某些資料來源可能無法使用或自動選擇。

  • 若要選擇樣本報告:
    • 按一下「示例報告」標籤。

      sample-reports-tab0
    • 瀏覽或使用搜尋列來檢視可用的樣本報告。 樣本報告是根據您選擇的主要和次要來源按相關性排序。
    • 若要建立報告,請選擇樣本報告,然後按一下右上角的下一步
    • 在報告生成器中,按一下儲存以儲存報告,或進一步自訂報告。  
    • 您可以隨時按一下報告生成器右上角的「報告示例」,查看更多報告示例。 然後在右側邊欄中選擇要檢視的樣本報告,然後按一下套用
  • 若要為報告選擇數據集,請按照以下步驟操作:
    • 按一下[數據]標籤。 

custom-reports-datasets

    • 選擇要使用的數據集。 進一步瞭解資料集
  • 選擇資料來源後,按一下右上角的「下一步」來建立報告。 然後你會被帶到報表生成器。
  • 您可以隨時在報表生成器中按一下左側邊欄中的編輯資料來源,以更新資料來源。

 custom-report-builder-edit-data-sources

添加字段

選擇特定的屬性、活動測量和活動,以將資料新增到報告中。 可用欄位將根據您為報告選擇的資料來源而定。 您可以新增到報告中的欄位數量取決於報告類型:

  • 條形、線形、區域和組合圖:最多可以新增3個欄位,如果包含其他Y軸,最多可以新增4個欄位。
  • 甜甜圈、Pie、KPI、表格和數據透視表:最多可以添加20個字段。 

請注意:事件欄位可以在某些資料來源中的「事件」部分下方看到。 目前,您只能為自訂報告選擇一事件欄位,該欄位中的資料將自動限制在特定時間範圍內。

若要將欄位新增至報表,請按照以下步驟操作:

  • 在左側面板中,使用搜尋列,按一下瀏覽下拉選單或按一下篩選欄位圖示,然後選擇要新增欄位的資料來源。 將鼠標懸停在旅居上方,後按一下verticalMenuA操作,以檢視和編輯旅居詳情和描述。
  • 按一下左側邊欄的欄位並拖動到配置」標籤中的 頻道槽中,或按一下垂直選單操作>新增到[X]
  • 。如果已啟用智慧圖表預設所有欄位都會在列標題下方新增。 對於所有其他圖表類型,可用的頻道會圖表類型而異:
    • X軸:報告中的水平線。
    • Y軸:報告中的垂直線。 
    • 按以下細分:報告中的區段或類別。

請注意:將包含大量資料的欄位新增至「按頻道細分」可能會導致報告無法載入。 進一步了解如何避免要求的錯誤數據點太多

    • 值:報告的金額、數量或價值(即計算的金額)。 
    • 組方式:報告中的區段或類別。
    • 欄位:報告中的欄位。 
    • 檢視點詳細資料 對於散點圖表,此通道會根據指定的欄位在圖表上建立點來分解資料。 雖然按分解會建立按色彩組織的點,但此插槽將整理所有資料,而不會有色彩或其他映射。 使用此頻道,而不是在報告大型數據集時按分解。 接受尺寸字段。
    • 檢視點大小:對於散點圖表,使用此通道向圖表中新增第三個數值,並在可視化中自動使用氣泡來調整數據比例。 接受度量值字段。

custom-report-builder-populate-axis

字段可以設定為兩種類型之一,以反映是否對字段的資料執行聚合:

  • 尺寸:沒有聚合的字段,以灰色顯示。 尺寸可以是任何數據類型,包括日期、數字、布爾和字符串。 此類型的欄位只能新增至X軸,並按槽分列。 

    custom-report-builder-dimension
  • 量度:具有設定聚合方法的欄位,顯示為綠色。 度量通常是數值或定量值,例如相關交易的數量。 此類型的欄位只能新增至Y軸。 

    report-builder-measure-example

    如果要以特定方式(如總和或平均值)傳回欄位的資料,則在欄位上

設定聚合類型可能會有幫助。 例如,您可能希望將交易的收入視為每種交易的總和,以了解哪種交易最能帶來收入。 了解更多聚合方法

請注意:預設計量(如交易數量)的聚合方法設定為獨特計量,無法調整。

  • 若要編輯欄位,請按一下欄位旁邊的向 箭頭圖示 。 在「」對話方塊中,根據欄位的類型編輯欄位的詳細資料:
    • 名稱:更改此報告的欄位名稱。 
    • 聚合:字段的聚合方法
    • 排序:對於沒有聚合類型的欄位,選擇欄位資料的值和排序方式。
      • 值:按其值按升序或降序對字段的數據排序。
      • 顯示順序:按其值在HubSpot中顯示的順序排序欄位的資料。
      • 記錄數量:如果您的報告包含預設量度(如聯絡人數量或公司數量) ,則會根據預設量度對欄位進行排序。
    • 限制:對於沒有聚合類型的欄位,請設定此欄位新增到報告的值數量限制,例如前10位或後20位。

  • 預設 情況下,當您進行調整時,報告資料會更新。 若要阻止報告刷新,請選擇報告上方的「變更時刷新」核取方塊。 然後,您可以按一下刷新刷新圖示,手動新報告。

custom-report-builder-refresh-checkbox-1

自訂報告篩選條件

自訂報告篩選條件,以更具體地說明報告所顯示的資料。

如要自訂報告篩選條件:

  • 按一下濾鏡標籤,或按一下垂直選單操作>新增到濾鏡
custom-report-builder-filter-tab
  • 預設

    情況下,活動報告受您帳戶中的活動資料量限制。 事件數據的數量越大,報告該事件的時間範圍就越短。 進一步了解此活動限制

    custom-report-builder-event-timestamp

  • 點擊「篩選規則」下拉式選單並選擇一個選項,即可
  • 設定其他篩選規則
    • 以下所有篩選條件:資料應符合所有條件。
    • 以下任一篩選條件:資料應符合一個或多個條件。
    • 自訂篩選規則:資料應遵守自訂規則分組,用ANDOR運算符分隔。 了解更多關於欄位分組的資訊

      custom-report-builder-filter-rules
      • 向篩選欄位
    新增條件:
    • 在「停用篩選條件」下方,按一下欄位。 
    • 選擇欄位的條件,然後選擇條件的。 
    • 按一下套用。 

      custom-report-inactive-filter

請注意:以下篩選條件不包括對篩選的屬性沒有價值的記錄:

  • 不等於任何
  • 不包含任何
  • 從來沒有等於任何
  • 從未包含任何
  • 不等於
  • 都不是
  • 若要將篩選條件分組為AND、OR和NOT LOGIC :
    • 按一下要與另一個分組的篩選條件。
    • 按一下具有其他濾鏡下拉選單的「羣組」,然後選擇要與此濾鏡分組的濾鏡號碼。 custom-report-builder-custom-filter-rules-filter-grouping-1
    • 按一下套用
    • 篩選條件之後會分組在一起。 若要更新羣組內的運算符,請按一下羣組中的AND文本,然後選擇。 此羣組篩選條件中無法使用not輯理。 進一步了解AND OR LOGIC之間的差異

    • 您也可以在「篩選規則」欄位中輸入文字。 例如,輸入1和(非2 )將包括濾鏡1 ,但不包括濾鏡2。 使用NOT FILTER時,必須以大寫。
       example-custom-filter

請注意:為了確保帳戶中所有用戶的一致性,請使用帳戶的時區按日期篩選,例如本月。 不過, HubSpot預設日期屬性的值會顯示相關的當地時區。 根據你所在的位置,這可能會導致意外的報告價值。

例如,如果你位於波士頓,而另一位團隊成員在舊金山,你倆都會在自訂優惠報告中看到相同的交易。 然而,在挖掘報告時,您可能會看到略有不同的創建日期,以處理所包含的交易。

配置報告可視化

選擇圖表類型和其他設定,以設定資料的視覺化方式。 
  • 在「配置」標籤中,選擇圖表類型以選擇資料的顯示方式。 進一步了解HubSpot的圖表類型

report-builder-select-chart-style

 

  • 如果您不確定報告的最佳圖表類型,請選擇智慧圖表功能以開始使用。 啟用智慧圖表後, HubSpot將推薦最適合所選欄位的圖表類型。
    • 若要啟用智慧圖表,請選擇智慧圖表類型。

      report-builder-select-smart-chart0
    • 欄位新增到報表後, HubSpot會以藍色強調建議的圖表樣式。 
    • 若要自動排列欄位,請選擇建議的圖表類型 接著, HubSpot會將欄位設定到建議的頻道中,並根據圖表類型將資料按新增欄位之一分解。 啟用智慧圖表後,新增欄位將保持標題下,而不是標準自訂報告中的個別軸。
    • 若要進一步配置報告,請按一下智能圖表功能以將其關閉。 然後,「配置」標籤中的欄位會根據圖表類型按建議的軸、欄位或細分類別。
  • 若要將第二個Y軸新增到圖表,請按一下+新增另一個Y軸。 然後,圖表會轉換成組合圖表,您可以在圖表的設定中獨立配置每個Y軸。 進一步瞭解如何使用多個Y軸。
  • 若要進一步設定圖表設定,請按一下圖表設定可用的圖表設定取決於您選擇的圖表類型。
    • 坐標軸比例:線性或對數顯示資料的比例。
      • 線性:以真實比例顯示圖表的資料。 此圖表將突出顯示異常值。 

        report-builder-linear-scale0
      • 對數:縮小圖表資料,以縮小資料點之間的空間。 當需要比較包含嚴重異常值的數據時,這可能很有用。 

        report-builder-logarithmic-scale0
    • 色彩調色板:從一組HubSpot色彩主題中選擇圖表的色彩方案。
    • 色彩:若要進一步自訂色彩方案,請按一下分解值旁邊的色彩選取器,然後選擇一種色彩。
    • 累積:對於在X軸中具有日期或時間值的線圖和區域圖報表,代表跨X軸的累積值。

      report-builder-cumulative0
    • 圖例位置:預設情況下,圖表圖例將顯示在圖表頂部,按價值和顏色顯示資料。 若要變更傳奇的位置,請按一下下拉式選單,然後選擇一個位置
    • 最大值:圖表的軸將顯示的最大值。 此設定控制縮放可視化效果的方式。 例如,垂直條圖上的值100將設定Y軸以顯示高達100的值。 

      report-builder-max-example0
      • 此設定不會過濾報告中的資料,且僅用於顯示目的。
      • 與對數軸刻度一起使用時,報表生成器將根據對數刻度將此值四舍五入至最接近的增量。 

        report-builder-max-example-logarithmic0
    • 最小值:圖表的軸將顯示的最小值。 此設定控制縮放可視化效果的方式。 例如,垂直條圖 上的值為50 ,將Y軸設定為開始值為50。 此設定不會過濾報告中的資料,且僅用於顯示目的。
    • 每月目標:輸入數字以將目標線新增至圖表。
       report-builder-monthly-goal0
    • 顯示氣泡傳奇對於散點圖表,當報告包含按欄位檢視點大小時,您可以選擇核取方塊,將氣泡大小新增到傳奇。 
    • 顯示資料標籤:預設情況下,圖表包含顯示特定值的資料標籤。 若要隱藏這些標籤,請清除核取方塊
    • 資料標籤格式對於散點圖表,選擇顯示資料標籤時,可以選擇哪些資料標籤會出現在圖表中。 例如,選擇(X, Y)以顯示X和Y軸值數據標籤。
    • 阻光度:對於散點圖表,設定圖表中點的阻光度。 如果數據與視覺上重迭,較低的阻光度可能會有幫助。
    • 顯示標記:預設情況下,線圖和區域圖包括沿著軸的資料點的指示器。 若要移除指示器,請清除核取方塊
    • 今天顯示:預設情況下,線圖和區域圖只包含前幾天的資料。 若要包含至今為止當天的資料,請選擇核取方塊
    • 顯示總計:預設情況下,甜甜圈和圓圖會顯示報告中包含的總資料。 若要隱藏總計,請清除核取方塊
    • 堆積:  按值堆積「細分」,這可以提高報告的可讀性。
    • Y軸1和2 :對於組合圖表,您可以選擇是否將每個Y軸顯示為條形形或區域圖表。 每種Y軸可視化類型的設定與一般圖表類型的設定相同。 若要將資料新增到第二個Y軸,請在「配置」標籤上按一下新增另一個Y軸。 

      report-builder-add-another-y-axis0
    • Y軸模式:預設情況下,組合圖表設定為雙軸模式

請注意:按屬性細分」中包含超過99個值的報告將無法顯示在控制面板上,並需要在報告工具中查看。


儲存報告

設定報告後,將其儲存到報告清單、控制臺,或從HubSpot匯出資料。

如要將報告儲存至報告清單或管理中心,請按照以下步驟操作:

  • 按一下右上角的「儲存」。 若要將報告另存為副本,請按一下另存為
  • 在右側面板的「報告名稱」欄位中輸入報告名稱
  • 選擇要儲存報告的位置:
    • 不要新增至控制面板: 告將新增至 報告清單
    • 新增至現有控制面板: 報告將新增至現有控制面板。 若要選擇要新增報告的控制臺,請按一下 下拉式選單
    • 增至新的控制面板: 告將新增至您要建立的控制面板。 輸入控制臺的名 ,然後選擇其 可見性
  • 在右下角按一下儲存

您也可以匯出報告,讓資料離線。 在配置匯出報告時,「欄位」部分中的所有欄位都將被包括在匯出欄位中。 即使您在報告生成器中更改了名稱,報告中的所有欄位也會以原始名稱匯出。

如要匯出報告:

  • 按一下右上角的匯出
  • 在「」對話方塊中,輸入匯出名稱,然後選擇要將報告儲存為的檔案格式。 按一下匯出。檔案將開始處理,一旦報告可供下載,你便會收到通知。

刷新報告

使用自訂報告生成器建立的報告會每兩小時自動刷新一次新的可用資料。 不過,你可以每15分鐘手動刷新一次報告或管理中心,以檢索新資料。

如要手動刷新控制面板上的報告:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「報告」>「顯示面板」。
  • 使用左上角「灰缸板」下拉選單,選擇要刷新的報告的控制面板。
  • 若要刷新控制面板上的所有報告,請按一下右上角的「操作」下拉菜單,然後選擇「刷新所有報告」。 

    dashboard-refresh-all-reports-1
  • 若要刷新個別報告,請將鼠標懸停在報告上,然後按一下垂直「選單」圖示,然後選擇「刷新」。 

    dashboard-refresh-individual-report

若要從報告庫手動刷新報告:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「報告」>「報告」。
  • 按一下要刷新的報告名稱
  • 在報告底部,按一下「刷新」。 

    report-library-refresh-report

報告和數據限制

使用自訂報告生成器時,請記住以下限制:

  • 為了提高性能,非表格報告限制為獨特的1,000行數據。 為了減少報告中的行數,建議新增篩選條件,讓資料更具特色,或使用數量較少的獨特值(例如,多重選擇類型屬性)的尺寸。 表報告是分頁的,可以包含1,000多行。
  • 新資料需要10-15分鐘才會顯示在報告中。 例如,如果你建立符合報告條件的新聯絡人,該聯絡人將在10-15分鐘內不會出現在報告中。
  • 使用自訂報告生成器建立的報告會每兩小時自動刷新一次新的可用資料。 若要在下次自動刷新之前提取新資料,請瞭解如何手動刷新報告
  • 某些欄位(如HubSpot團隊和「所有者」欄位)會使用內部ID而不是HubSpot標籤匯出。 
  • 對於事件報告,最長的時間範圍為12個月或1000萬次事件。 如果所選活動類型有超過1000萬個活動,則可用時間範圍將會被縮短。 事件報告的最短時間為一個月。 這是為了確保報告的載入效率和及時性。
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