Creare rapporti con il generatore di rapporti personalizzati

Con il generatore di rapporti personalizzati di HubSpot, è possibile analizzare più fonti di dati in tutto HubSpot. La differenza tra il generatore di rapporti personalizzati e gli altri tipi di rapporti di HubSpot è che è possibile visualizzare i dati delle attività di marketing e di vendita, oltre agli oggetti. Ad esempio, è possibile creare un rapporto per misurare il coinvolgimento degli account target nel sito web.

Per creare rapporti con il Generatore di rapporti personalizzati, l'utente deve disporre delle autorizzazioni diCreazione/Proprietà e Modifica rapporto. 

Panoramica del generatore di rapporti personalizzati

La creazione di un rapporto nel Generatore di rapporti personalizzati può essere suddivisa nei seguenti passaggi:

1. Selezionare le fonti di dati del rapporto: selezionare i tipi di dati HubSpot da includere nel rapporto.
2. Aggiungere campi al rapporto: selezionare i dati specifici delle proprietà, degli eventi e delle attività su cui effettuare il rapporto.
3. Personalizzare i filtri dei rapporti: impostare limiti e confini per i campi aggiunti.
4. Configurare la visualizzazione del rapporto: scegliere come visualizzare i dati.
5. Salvate o esportate il rapporto: rendetelo disponibile per la visualizzazione da parte vostra e di altri, oppure esportatelo per mettere i vostri dati offline.

Se non siete sicuri di quale sia il tipo di grafico migliore da usare per il vostro rapporto, potete usare la funzione di grafico intelligente per iniziare. Abilitando il grafico intelligente prima di aggiungere i campi, HubSpot suggerirà automaticamente il tipo di grafico in base ai campi aggiunti. Una volta selezionato il tipo di grafico consigliato, HubSpot organizza automaticamente i campi nei canali consigliati. Per saperne di più sull' uso del grafico intelligente. 

Creare un rapporto 

Per costruire il rapporto: 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Fare clic su Crea rapporto in alto a destra.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Rapporto personalizzato.
4. Fare clic su Avanti.
5. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   
   • Creare un rapporto per conto proprio:
     1. Selezionare il menu a discesa Sorgente dati primaria per restringere l'ambito del rapporto. Per saperne di più sulla selezione delle fonti di dati.
     2. Attivare l'interruttore Aggiungi altre fonti di dati se si desidera aggiungere altre fonti di dati.
     3. Fare clic su + Aggiungi etichette di associazione per specificare quali record includere nel rapporto in base alle loro etichette. Per saperne di più sulle etichette di associazione.
     4. Fare clic su Avanti.
   • Iniziare con un set di dati(soloData Hub Enterprise ):
     1. Nella tabella, selezionare un set di dati. Passare il mouse sul set di dati per visualizzarlo o modificarlo .
     2. In alternativa, è possibile creare un nuovo set di dati per il rapporto facendo clic su Crea set di dati. Per saperne di più sulla creazione di set di dati.
     3. Fare clic su Avanti.
6. Continuare a costruire il rapporto personalizzato.

Configurare il rapporto

Selezionate proprietà specifiche, misure di attività ed eventi per aggiungere dati al rapporto. I campi disponibili dipendono dalle fonti di dati selezionate per il rapporto. L'importo dei campi che si possono aggiungere a un rapporto dipende dal tipo di rapporto:

• Grafici verticali a barre, a linee e ad area: è possibile aggiungere un massimo di dodici campi sull'asse Y e uno sull'asse X, oppure uno ciascuno sull'asse X e Y e uno Break down by.
• Barra orizzontale: è possibile aggiungere un massimo di dodici campi sull'asse X e uno sull'asse Y, oppure uno ciascuno sull'asse X e Y e uno Break down by.
• Grafici combinati: è possibile aggiungere un massimo di quattro campi.
• Ciambella, torta, KPI: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi di valore, oppure un campo di valore e uno di scomposizione.
• Calibro: è possibile aggiungere un massimo di un campo valore.
• Tabella pivot: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi, con un massimo di quattro righe e quattro colonne.
• Tabella: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi.

Nota bene: i campi degli eventi possono essere visualizzati nella sezione Evento in alcune fonti di dati. Attualmente, è possibile scegliere un solo campo evento per il rapporto personalizzato e i dati nel campo saranno limitati automaticamente a un certo intervallo di tempo.

Aggiungere campi

Per aggiungere campi al rapporto:

1. Nella barra laterale sinistra, trascinare le proprietà nei campi della scheda Configura , oppure passare il mouse sopra la proprietà e fare clic su verticalMenu Azioni, quindi selezionare Aggiungi a [X].

2. Per aggiungere un secondo asse Y al grafico, trascinare le proprietà nel campo Asse Y della scheda Configura , oppure passare il mouse sulla proprietà e fare clic su verticalMenu Azioni, quindi selezionare Aggiungi all'asse Y. Il grafico verrà quindi convertito in un grafico combinato e sarà possibile configurare ogni asse Y separatamente nelle impostazioni del grafico. Ulteriori informazioni sull' uso di più assi Y.
3. Nel pannello di sinistra è possibile utilizzare la barra di ricerca per cercare le proprietà. Fare clic sull'icona filter Filtrare i campi per restringere le fonti di dati visualizzate, filtrare i tipi di campo e selezionare i gruppi di proprietà. 

4. Passare il mouse sulla proprietà e fare clic suverticalMenuAAzioni, quindi selezionare Visualizza informazioni sulla proprietà per visualizzarne i dettagli, la descrizione e la cronologia delle modifiche.

5. I campi formula possono essere utilizzati nel Generatore di rapporti personalizzati(soloData Hub Enterprise ). Per saperne di più sulla creazione di campi con le formule.
6. Se il grafico intelligente è attivato, tutti i campi saranno aggiunti per impostazione predefinita sotto l'intestazione Colonne . Per tutti gli altri tipi di grafico, i canali disponibili variano da a seconda del tipo di grafico:
   • Asse X: la linea orizzontale del rapporto.
   • Asse Y: la linea verticale del rapporto. 
   • Suddivisione per: sezioni o categorie del rapporto.

Attenzione: l 'aggiunta di un campo con un importo elevato di dati alla ripartizione per canale potrebbe impedire il caricamento del rapporto. Ulteriori informazioni su come evitare gli errori richiesti da troppi punti dati. I rapporti che contengono più di 99 valori nella voce Ripartizione per proprietà non potranno essere visualizzati nei dashboard e dovranno essere visualizzati nello strumento Rapporti.

• • Valori: l'importo, la quantità o il valore del rapporto (cioè, ciò che viene contato). 
  • Raggruppa per: le sezioni o le categorie del rapporto.
  • Colonne: le colonne del rapporto. 
  • Visualizza i dettagli dei punti per: per i grafici a dispersione, questo canale scompone i dati creando punti sul grafico in base al campo specificato. Mentre Break down by creerà punti organizzati per colore, questo slot organizzerà tutti i dati senza colori o mappature aggiuntive. Usare questo canale al posto di Disaggregazione per quando si fanno rapporti su set di dati più grandi. Accetta campi di dimensione.
  • Dimensione punto di visualizzazione per: per i grafici a dispersione, utilizzare questo canale per aggiungere un terzo valore numerico al grafico e rendere automaticamente scalabili i dati con le bolle nella visualizzazione. Accetta i campi di misura.

I campi possono essere impostati come uno dei due tipi, che riflettono l'esecuzione di un'aggregazione sui dati del campo:

• Dimensioni: campi senza aggregazione, visualizzati in grigio. Le dimensioni possono essere di qualsiasi tipo, comprese date, numeri, booleani e stringhe. Questo tipo di campo può essere aggiunto solo all'asse X e alla suddivisione per slot. 
• Misure: campi con un metodo di aggregazione impostato, visualizzati in verde. Le misure sono tipicamente valori numerici o quantitativi, come il numero di trattative associate. Questo tipo di campo può essere aggiunto solo all'asse Y. È possibile aggiungere fino a dodici misure a un rapporto.

Nota: il metodo di aggregazione per le misure predefinite, come il conteggio delle trattative, è impostato su Conteggio distinto e non può essere modificato.

1. Per modificare un campo, fare clic sull'icona edit accanto al campo. Nella finestra di dialogo, modificare i dettagli del campo, a seconda del tipo di campo:

• • Nome: modifica il nome del campo per questo rapporto. 
  • Aggregazione: il metodo di aggregazione del campo.
  • Ordinamento: per i campi senza tipo di aggregazione, selezionare il valore e l'ordine con cui vengono ordinati i dati del campo.
    • Etichetta: ordina i dati del campo in base alle etichette in ordine crescente o decrescente.
    • Valore: ordina i dati del campo in base ai suoi valori in ordine crescente o decrescente.
    • Ordine di visualizzazione: ordina i dati del campo in base all'ordine di visualizzazione dei valori in HubSpot.
    • Conteggio dei record: se il rapporto include una misura predefinita, come il Record del contatto o il Record dell'azienda, ordinare il campo in base alla dimensione predefinita.

  • Limite: per i campi che non hanno un tipo di aggregazione, impostare un limite al numero di valori aggiunti al rapporto da questo campo, ad esempio Top 10 o Bottom 20.

  • Formato: consente di modificare l'uso dei decimali, dei valori negativi e dei separatori delle migliaia per il campo numerico selezionato. Con questa misura, i campi rilevanti possono essere visualizzati come valute o percentuali.

2. Per impostazione predefinita, i dati del rapporto si aggiornano man mano che si effettuano le modifiche. Per evitare l'aggiornamento del rapporto, selezionare la casella di controllo Aggiorna quando si apportano modifiche sopra il rapporto. È quindi possibile aggiornare manualmente il rapporto facendo clic sull'icona refresh aggiornare.

Personalizzazione dei filtri dei rapporti

Personalizzare i filtri del rapporto per specificare i dati visualizzati.

Per personalizzare i filtri del rapporto:

1. Fare clic sulla scheda Filtri oppure fare clic su verticalMenu Azioni, quindi selezionare Aggiungi ai filtri.

2. Per impostazione predefinita, il rapporto sugli eventi è limitato dall'importo dei dati sugli eventi presenti nell'account. Un volume maggiore di dati sugli eventi accorcerà il periodo di tempo disponibile per il rapporto su quell'evento. Per saperne di più sul limite di questo evento.
3. Impostare le altre regole del filtro facendo clic sul menu a discesa Includi dati se corrispondono a e selezionando un'opzione:

• • TUTTI i filtri sottostanti: i dati devono rispettare tutte le condizioni.
  • QUALSIASI dei filtri seguenti: i dati devono soddisfare una o più condizioni.
  • Regole di filtro personalizzate: i dati devono aderire a regole di raggruppamento personalizzate, separate dagli operatori AND e OR . Per saperne di più sul raggruppamento dei campi.

4. Aggiungere condizioni ai campi del filtro inattivo:
   • Sotto i filtri inattivi, fare clic su un filtro. 

• • Selezionare una condizione per il campo e selezionare il valore per la condizione. 

• • Fare clic su Applica. 

5. Per raggruppare i filtri con la logica AND, OR e NOT:
   • Fare clic sul filtro che si desidera raggruppare con un altro.
   • Fare clic sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro e selezionare il numero del filtro con cui si desidera raggruppare questo filtro. 
   • Fare clic su Applica.
   • I filtri verranno quindi raggruppati. Per aggiornare l'operatore all'interno del gruppo, fare clic sul testo e nel gruppo e selezionare o. La logica not non è disponibile in questo filtro di gruppo. Per saperne di più sulla differenza tra logica AND e OR.

• • È anche possibile inserire del testo nel campo Regole del filtro . Ad esempio, inserendo 1 e (NON 2) si includeranno i dati che aderiscono al filtro 1 ma non al filtro 2. Quando si utilizza il filtro NOT, deve essere scritto in maiuscolo.

Configurazione della visualizzazione dei rapporti

1. Nella scheda Configura , scegliere la modalità di visualizzazione dei dati selezionando il tipo di grafico. Per saperne di più sui tipi di grafico di HubSpot.

2. Se non siete sicuri di quale sia il tipo di grafico migliore da utilizzare per il vostro rapporto, selezionate la funzione smart chart per iniziare. Con i grafici intelligenti abilitati, HubSpot suggerisce i tipi di grafico che funzionano meglio con i campi selezionati.
   • Per attivare il grafico intelligente, selezionare il tipo di grafico intelligente .

• • Dopo aver aggiunto i campi al rapporto, HubSpot evidenzierà in grigio chiaro gli stili di grafico consigliati. 
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  • Per disporre automaticamente i campi, selezionare un tipo di grafico consigliato. HubSpot imposterà quindi i campi nei canali consigliati, oltre a suddividere i dati in base a uno dei campi aggiunti, a seconda del tipo di grafico. Con il grafico intelligente attivato, i campi aggiunti rimarranno sotto l'intestazione Colonne, anziché sotto i singoli assi come in un rapporto personalizzato standard.
  • Per configurare ulteriormente il rapporto, fare clic sulla funzione smart chart per disattivarla. I campi nella scheda Configura saranno quindi classificati in base agli assi, alle colonne o alle scomposizioni consigliate, a seconda del tipo di grafico.

3. Per configurare ulteriormente le impostazioni del grafico, fare clic su Impostazioni grafico. Le impostazioni del grafico disponibili dipendono dal tipo di grafico selezionato.

• • Rendere scalabile l'asse: la scalabilità con cui vengono visualizzati i dati, lineare o logaritmica.
    • Lineare: rappresenta i dati del grafico in una scala reale. Il grafico mostrerà i valori anomali in modo evidente. 

• • • Logaritmico: condensa i dati del grafico per ridurre lo spazio tra i punti dati. Questo può essere utile quando si devono confrontare dati che contengono drastici outlier. 

• • Etichetta dell'asse Y: modificare il nome dell'etichetta sull'asse y. Se non vengono apportate modifiche, l'etichetta dell'asse y sarà predefinita con il nome della proprietà della misura elencata per prima.
  • Tavolozza dei colori: selezionare la combinazione di colori del grafico da una serie di temi cromatici di HubSpot o dai colori del proprio branding. Per gli utenti daltonici o con problemi di vista, l'opzione Riempimento modello crea un motivo unico per ogni colore che facilita la lettura dei rapporti.
  • Colori: per personalizzare ulteriormente la combinazione di colori, fare clic sul selettore di colori accanto a un valore di ripartizione e selezionare un colore.
  • Cumulativo: per i rapporti dei grafici a linee e ad area con valori di data o ora sull'asse X, rappresentare i valori in modo cumulativo su tutto l'asse X.

• • Posizione della legenda: per impostazione predefinita, la legenda del grafico viene visualizzata nella parte superiore del grafico per indicare i dati per valore e colore. Per modificare la posizione della legenda, fare clic sul menu a discesa e selezionare una posizione.
  • Max: il valore massimo che l'asse del grafico può visualizzare. Questa impostazione controlla l'ingrandimento della visualizzazione. Ad esempio, un valore di 100 su un grafico a barre verticale imposterà la visualizzazione dell'asse Y fino a un valore di 100.
    
    • Questa impostazione non filtra i dati del rapporto e serve solo a visualizzarli.
    • Se si utilizza una scalabilità logaritmica dell'asse, il costruttore del rapporto arrotonda il valore all'incremento più vicino in base alla scala logaritmica. 

• • Min: il valore minimo che l'asse del grafico deve visualizzare. Questa impostazione controlla l'ingrandimento della visualizzazione. Ad esempio, un valore di 50 su un grafico a barre verticale imposterà l'asse Y a partire da un valore di 50. Questa impostazione non filtra i dati del rapporto e serve solo a visualizzarli.
  • Obiettivo mensile: inserire un numero per aggiungere una linea di obiettivo al grafico. L'obiettivo mensile può essere utilizzato solo nelle visualizzazioni XY (ad esempio, grafici verticali a barre, ad area o a linee) quando sull'asse delle ascisse viene utilizzata una proprietà basata sulla data.
  • Mostra legenda bolla: per i grafici a dispersione, quando il rapporto contiene un campo Dimensione punto di vista , è possibile aggiungere la dimensione della bolla alla legenda selezionando la casella di controllo. 
  • Mostra etichette di dati: per impostazione predefinita, i grafici includono etichette di dati per mostrare valori specifici. Per nascondere queste etichette, deselezionare la casella di controllo.
  • Formato delle etichette dei dati: per i grafici a dispersione, quando si seleziona Mostra etichette dati , è possibile selezionare le etichette dei dati che appariranno nel grafico. Ad esempio, selezionare (X,Y) per visualizzare le Etichette dei dati per i valori dell'asse X e Y.
  • Opacità: per i grafici a dispersione, impostare l'opacità dei punti nel grafico. Un'opacità più bassa può essere utile quando i dati si sovrappongono visivamente.

• • Mostra indicatori: per impostazione predefinita, i grafici a linee e ad area includono indicatori nei punti dei dati lungo gli assi. Per rimuovere gli indicatori, deselezionare la casella di controllo.
  • Mostra oggi: per impostazione predefinita, i grafici a linee e ad area includono solo i dati dei giorni precedenti. Per includere i dati del giorno corrente fino a quel momento, selezionare la casella di controllo.
  • Mostra i totali: per impostazione predefinita, i grafici a ciambella e a torta visualizzano i dati totali inclusi nel rapporto. Per nascondere il totale, deselezionare la casella di controllo.
  • Impilati: impila la suddivisione per valori, migliorando la leggibilità del rapporto.
  • Asse Y 1 e 2: per i grafici combinati, è possibile selezionare se visualizzare ciascun asse Y come grafico a barre, a linee o ad area . Le impostazioni per ciascun tipo di visualizzazione dell'asse Y sono le stesse disponibili per il tipo di grafico generale. Per aggiungere dati a un altro asse Y, fare clic e trascinare una misura nella sezione dell'asse Y della scheda Configura . 

• • Modalità asse Y: per impostazione predefinita, i grafici combinati sono impostati in modalità doppio asse.
  • Bande: utilizzare bande colorate per indicare visivamente un insieme di valori nella visualizzazione dell'indicatore. Ad esempio, si può avere il giallo per le buone prestazioni, l'arancione per le prestazioni medie e il rosso per le prestazioni insufficienti. 
    • Per impostare una banda, configurare i seguenti valori: 
      • Da: inserire il valore iniziale della banda. 
      • A: inserire il valore finale della banda. 
      • Colore: impostare un colore per la banda. 
    • Per aggiungere un'altra banda, fare clic su Aggiungi banda. 
    • Per rimuovere una banda, fare clic su X accanto alla banda. 

Salvare il rapporto

Una volta impostato il rapporto, salvatelo nell'elenco dei rapporti, nella dashboard o esportate i dati da HubSpot.

Per salvare il rapporto nell'elenco dei rapporti o in un dashboard:

1. In alto a destra, fare clic su Salva rapporto. 
2. Nel pannello di destra, inserire il nome del rapporto nel campo Nome rapporto .
3. Selezionare la posizione in cui si desidera salvare il rapporto:
   
   • Non aggiungere al dashboard: il rapporto verrà aggiunto all' elenco dei rapporti.
   • Aggiungi a dashboard esistente: il rapporto verrà aggiunto a un dashboard esistente. Per selezionare il dashboard a cui aggiungere il rapporto, fare clic sul menu a discesa.
   • Aggiungi a un nuovo dashboard: il rapporto verrà aggiunto a un dashboard creato dall'utente. Inserire il nome della dashboard e selezionarne la visibilità.
4. Fare clic su Avanti.
5. In Chi può accedere a questo rapporto?, selezionare il livello di accesso che si desidera concedere a questo rapporto.
6. In basso a destra, fare clic su Salva.

È anche possibile effettuare l'esportazione di un rapporto per mettere i dati offline. Quando si configura un rapporto per l'esportazione, tutti i campi della sezione Campi saranno inclusi come colonne nell'esportazione. Tutti i campi del rapporto verranno esportati con il nome più aggiornato. 

Per l'esportazione di un rapporto:

1. In alto a destra, fare clic su Esportazione di dati non riassunti.

2. Nella finestra di dialogo, inserire il nome dell'esportazione e selezionare il formato di file con cui si desidera salvare il rapporto. Fare clic su Esportazione. L'elaborazione del file inizierà e riceverete una notifica quando il rapporto sarà disponibile per il download.

Aggiornare un rapporto

I rapporti creati con il Generatore di rapporti personalizzati si aggiornano automaticamente ogni due ore con i nuovi dati disponibili. Tuttavia, è possibile aggiornare manualmente un rapporto o un dashboard una volta ogni 15 minuti per recuperare nuovi dati.

Per aggiornare manualmente i rapporti di un dashboard:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Dashboard.
2. Utilizzare il menu a discesa deldashboard in alto a sinistra per selezionare il dashboard con il rapporto che si desidera aggiornare.
3. Per aggiornare tutti i rapporti di un dashboard, fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra e selezionare Aggiorna dati. 

4. Per aggiornare un singolo rapporto, passare il mouse sul rapporto stesso, quindi fare clic sull'icona verticalMenuAcE selezionare Aggiorna. 

Per aggiornare manualmente un rapporto dalla libreria dei rapporti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Fare clic sul nome del rapporto che si desidera aggiornare.

3. In alto a destra, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Aggiorna. 

Gestione dei rapporti personalizzati

Dopo aver creato il rapporto personalizzato, è possibile visualizzare una panoramica del rapporto stesso. 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Fare clic sul nome del rapporto.
3. Nella sezione Dati sintetici , visualizzare un riepilogo dei KPI di alto livello presenti nel rapporto.
4. Passare alla scheda Set di dati non riassunti per visualizzare i dati non aggregati nel rapporto.

Rapporto e limiti dei dati

Quando si utilizza il generatore di rapporti personalizzati, tenere presente i seguenti limiti:

• Per aumentare le prestazioni, i rapporti non tabellari sono limitati a 1.000 righe uniche di dati. Per ridurre il numero di righe in un rapporto, si consiglia di aggiungere filtri per rendere i dati più specifici o di utilizzare dimensioni con un numero inferiore di valori unici (ad esempio, proprietà di tipo select multiple). I rapporti delle tabelle sono impaginati e possono contenere più di 1.000 righe.
• La visualizzazione dei nuovi dati nei rapporti richiede 10-15 minuti. Ad esempio, se si crea un nuovo contatto che soddisfa i criteri di un rapporto, il contatto non apparirà nel rapporto per 10-15 minuti.
• I rapporti creati con il Generatore di rapporti personalizzati si aggiornano automaticamente ogni due ore con i nuovi dati disponibili. Per inserire nuovi dati prima del prossimo aggiornamento automatico, imparare ad aggiornare manualmente un rapporto.
• Alcuni campi, come il team HubSpot e il campo Proprietario , verranno esportati con ID interni anziché con le etichette HubSpot. 
• Per i rapporti sugli eventi, l'intervallo di tempo massimo è di 10 anni o 10 milioni di eventi ( solo Professional ) e 100 milioni di eventi( soloEnterprise ). Se ci sono più di 10 milioni di eventi ( solo Professional ) o 100 milioni di eventi( soloEvento ) per il tipo di evento selezionato, il periodo di tempo disponibile sarà ridotto. L'intervallo di tempo minimo per il rapporto sugli eventi è di un mese per Professional e di due mesi per Evento. Questo per garantire che il rapporto venga caricato in modo efficiente e tempestivo.