Gestire il database del CRM

Il fondamento del vostro account HubSpot è un database delle relazioni e dei processi aziendali, chiamato CRM (Customer Relationship Management). Qui di seguito, scoprirete i componenti principali del CRM e come iniziare a gestire un database CRM in HubSpot.

Prima di iniziare, assicuratevi di aver effettuato l'accesso al vostro account. Per saperne di più sull'accesso a HubSpot.

Comprendere oggetti, record e proprietà

I componenti principali di HubSpot CRM sono oggetti, record e proprietà.

• Oggetti: rappresentano i diversi tipi di relazioni e processi della vostra azienda. Tutti gli account HubSpot hanno quattro oggetti standard: contatti, aziende, trattative e ticket. Esistono altri oggetti, come appuntamenti e servizi, che possono essere attivati dalla libreria degli oggetti o, se si dispone di un account Enterprise, è possibile creare oggetti personalizzati. A seconda del caso d'uso e dell'abbonamento HubSpot, esistono altri oggetti con funzionalità uniche, come conversazioni, prodotti, preventivi, chiamate e pagamenti. Tutti gli oggetti utilizzano lo stesso framework, che consente di segmentare o creare report su di essi.
• Record: una singola istanza di un oggetto, in cui è possibile memorizzare le informazioni nelle proprietà e tenere traccia delle interazioni. È possibile associare i record tra gli oggetti per capire come sono collegati.
• Proprietà: i diversi campi in cui è possibile memorizzare informazioni su un record. Per ogni oggetto esistono proprietà predefinite incluse nell'account, ma è anche possibile creare proprietà personalizzate in base alle proprie esigenze aziendali.

Ad esempio, John Doe è un record del contatto e il suo indirizzo e-mail, johndoe@email.com, è memorizzato nella proprietà del contatto Email. La sua azienda, Orange Inc. è un record dell'azienda, associato al record del contatto John Doe. Quando John interagisce con i team di vendita e di assistenza, è possibile creare e associare trattative e ticket sia a John che alla sua azienda. È inoltre possibile registrare nei record tutte le interazioni avute con John, come e-mail e chiamate.

Per comprendere meglio le relazioni tra gli oggetti e i dati esistenti, imparare a visualizzare una panoramica del modello di dati.

Creazione e importazione di record

I record possono essere aggiunti a HubSpot in diversi modi. Si possono creare manualmente o importare in blocco da altri sistemi. Quando si importano, è possibile importare record da un singolo oggetto (ad esempio, i contatti) o importare e associare record da più oggetti (ad esempio, contatti e aziende). È inoltre possibile utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot per impostare una sincronizzazione bidirezionale dei dati tra HubSpot e una serie di altre piattaforme.

• Creare manualmente i record: Contatti | Aziende | Trattative | Ticket | Oggetti personalizzati
• Capire lo strumento di importazione
• Impostare i file di importazione
• Importare record e attività
• Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Gestione delle proprietà

Le proprietà consentono di memorizzare tutti i diversi tipi di informazioni raccolte sui record in HubSpot. Queste informazioni consentono di segmentare, tracciare e creare report sul database di HubSpot. Ogni oggetto standard di HubSpot ha una serie di proprietà predefinite, che si applicano a tutti i record di quell'oggetto. È inoltre possibile creare proprietà personalizzate per memorizzare ulteriori tipi di informazioni sui record.

• Proprietà predefinite: Contatti | Aziende | Trattative | Ticket
• Creare e modificare le proprietà
• Organizzare, esportare o eliminare le proprietà
• Tipi di campi proprietà in HubSpot

Visualizzazione e segmentazione dei record

Ogni oggetto di HubSpot ha una pagina di indice in cui si possono vedere tutti i record di quell'oggetto. In ogni pagina di indice, è possibile filtrare i record in base alle informazioni memorizzate nei valori delle proprietà e salvare i filtri in una vista che può essere rivisitata. Ad esempio, è possibile filtrare la pagina di indice dei contatti per mostrare tutti i contatti che non sono stati contattati negli ultimi 90 giorni. Utilizzando lo strumento elenchi, è possibile filtrare i contatti e le aziende in base ai valori delle proprietà e ad altri criteri.

• Visualizzare e filtrare i record
• Creare e gestire le viste salvate
• Differenze tra viste salvate, elenchi attivi ed elenchi statici
• Creare e utilizzare gli elenchi
• Determinare i criteri di filtro

Modifica dei record e registro attività

Per ogni record è possibile visualizzare e modificare le informazioni memorizzate in ogni proprietà. I record sono dotati di barre laterali e schede di anteprima che possono essere personalizzate per scegliere quali proprietà vengono mostrate in un record. È inoltre possibile visualizzare una cronologia di tutte le attività, comprese chiamate, riunioni, e-mail, attività, note e altro ancora. Alcune proprietà e attività di HubSpot vengono aggiornate e registrate automaticamente, ma è anche possibile modificare i valori delle proprietà e aggiungere attività manualmente.

• Modifica dei valori delle proprietà: Su un singolo record | Più record in blocco
• Visualizzazione e filtraggio delle attività sulla cronologia di un record
• Registrare manualmente una nuova chiamata, una nota, un'e-mail o una riunione su un record
• Associare attività esistenti ai record

Record associati

L'associazione dei record consente di tracciare le relazioni tra i record di diversi oggetti. Ad esempio, se si hanno più contatti in un'azienda, è possibile associarli tutti a quell'azienda. Se il vostro account ha un abbonamentoProfessional o Enterprise , potete anche creare etichette di associazione per definire le relazioni tra i vostri record.

• Associare i record
• Registro automatico delle attività tra record associati
• Creazione e utilizzo di etichette di associazione ( solo perProfessional ed Enterprise )

Personalizzazione dei record

In ogni record sono presenti sezioni che visualizzano le informazioni sulle proprietà, i record associati e l'utilizzo del record in altri strumenti, come elenchi o report. Per aiutare gli utenti dell'account ad accedere alle informazioni più utili, è possibile personalizzare le proprietà, le associazioni e gli strumenti visualizzati sui record di ciascun oggetto. Se l'account ha dei team, è anche possibile personalizzare le visualizzazioni dei record per team specifici.

• Personalizzazione delle viste dei record
• Personalizzazione delle barre laterali dell'anteprima dei record
• Personalizzazione delle proprietà visualizzate sui record

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