Gestire il database del CRM

Il fondamento del vostro account HubSpot è un database delle relazioni e dei processi aziendali, chiamato CRM (Customer Relationship Management). Qui di seguito, scoprirete i componenti principali del CRM e come iniziare a gestire un database CRM in HubSpot.

Prima di iniziare, assicuratevi di aver effettuato l'accesso al vostro account. Per saperne di più sull'accesso a HubSpot.

Conoscere gli oggetti, i record e le proprietà

I componenti principali di HubSpot CRM sono oggetti, record e proprietà.

• Oggetti: rappresentano i diversi tipi di relazioni e processi della vostra azienda. Tutti gli account HubSpot utilizzano quattro oggetti standard: contatti, aziende, offerte e biglietti. A seconda dell'abbonamento a HubSpot, esistono altri oggetti, come ad esempio chiamate, conversazioni, pagamenti, prodotti, preventivi, e oggetti personalizzati. Tutti gli oggetti utilizzano lo stesso framework, che consente di segmentare o creare report su di essi.
• Record: una singola istanza di un oggetto, in cui è possibile memorizzare le informazioni nelle proprietà e tenere traccia delle interazioni. È possibile associare i record tra gli oggetti per capire come sono collegati.
• Proprietà: i diversi campi in cui è possibile memorizzare le informazioni su un record. Per ogni oggetto esistono proprietà predefinite incluse nell'account, ma è anche possibile creare proprietà personalizzate in base alle proprie esigenze aziendali.

Ad esempio, John Doe è un record di contatto e il suo indirizzo e-mail, johndoe@email.com, è memorizzato nella proprietà Email del contatto. La sua azienda, Orange Inc. è un record aziendale, associato al record di contatto John Doe. Quando John interagisce con i team di vendita e di assistenza, è possibile creare e associare offerte e ticket sia a John che alla sua azienda. È inoltre possibile registrare nei record tutte le interazioni avute con John, come e-mail e chiamate.

Per comprendere meglio le relazioni tra gli oggetti e i dati esistenti, potete visualizzare una panoramica del vostro modello di dati navigando su Report > Gestione dati > Modello di dati nel vostro account HubSpot.

Creare e importare record

I record possono essere aggiunti a HubSpot in diversi modi. Si possono creare manualmente o importare in blocco da altri sistemi. Quando si importano, è possibile importare record da un singolo oggetto (ad esempio, i contatti) o importare e associare record da più oggetti (ad esempio, contatti e aziende). È inoltre possibile utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot per impostare una sincronizzazione bidirezionale dei dati tra HubSpot e una serie di altre piattaforme.

• Creare manualmente i record: Contatti | Aziende | Offerte | Biglietti | Oggetti personalizzati
• Impostare i file di importazione
• Importare un oggetto
• Importare e associare più oggetti
• Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Gestire le proprietà

Le proprietà consentono di memorizzare tutti i diversi tipi di informazioni raccolte sui record in HubSpot. Queste informazioni consentono di segmentare, tracciare e creare report sul database di HubSpot. Ogni oggetto standard di HubSpot ha un proprio set di proprietà predefinite, che si applicano a tutti i record di quell'oggetto. È inoltre possibile creare proprietà personalizzate per memorizzare ulteriori tipi di informazioni sui record.

• Proprietà predefinite: Contatti | Aziende | Offerte | Biglietti
• Creare e modificare le proprietà
• Organizzare ed esportare le proprietà
• Tipi di campo delle proprietà in HubSpot

Visualizzare e segmentare i record

Ogni oggetto in HubSpot ha una pagina di indice in cui si possono vedere tutti i record di quell'oggetto. In ogni pagina di indice, è possibile filtrare i record in base alle informazioni memorizzate nei valori delle proprietà e salvare i filtri in una vista che può essere rivisitata. Ad esempio, è possibile filtrare la pagina indice dei contatti per mostrare tutti i contatti che non sono stati contattati negli ultimi 90 giorni. Utilizzando lo strumento elenchi, è possibile filtrare i contatti e le aziende in base ai valori delle proprietà e ad altre opzioni di criterio.

• Filtrare i record e salvare le viste
• Differenze tra visualizzazioni salvate, elenchi attivi ed elenchi statici
• Creare e utilizzare gli elenchi
• Determinare i criteri degli elenchi

Modificare i record e registrare le attività

Per ogni record, è possibile visualizzare e modificare le informazioni memorizzate in ogni proprietà. I record sono dotati di barre laterali e schede di anteprima che possono essere personalizzate per scegliere quali proprietà visualizzare in un record. È inoltre possibile visualizzare una cronologia di tutte le attività, tra cui chiamate, riunioni, e-mail, attività, note e altro ancora. Alcune proprietà e attività in HubSpot vengono aggiornate e registrate automaticamente, ma è anche possibile modificare i valori delle proprietà e aggiungere attività manualmente.

• Modificare i valori delle proprietà: Su un singolo record | Su più record in blocco
• Personalizzare le barre laterali dei record e le schede di anteprima
• Visualizzare e filtrare le attività sulla timeline di un record
• Registrare manualmente una nuova chiamata, nota, e-mail o riunione su un record
• Associare le attività esistenti ai record

Associare i record

L'associazione dei record consente di tracciare le relazioni tra i record di diversi oggetti. Ad esempio, se si hanno più contatti in un'azienda, è possibile associarli tutti a quell'azienda. Se il vostro account ha un abbonamentoProfessional o Enterprise , potete anche creare etichette di associazione per definire le relazioni tra i vostri record.

• Associare i record
• Registrazione automatica delle attività tra i record associati
• Creare e utilizzare etichette di associazione ( solo perProfessional ed Enterprise )

Personalizzare i record

In ogni record sono presenti sezioni che visualizzano le informazioni sulla proprietà, i record associati e l'utilizzo del record in altri strumenti, come elenchi o report. Per aiutare gli utenti dell'account ad accedere alle informazioni più utili, è possibile personalizzare le proprietà, le associazioni e gli strumenti visualizzati sui record di ciascun oggetto. Se l'account ha dei team, è possibile anche personalizzare le visualizzazioni dei record per team specifici.

• Personalizzare le proprietà visualizzate nella barra laterale sinistra
• Personalizzare le associazioni e gli strumenti visualizzati nella barra laterale destra.
• Personalizzare la scheda di riepilogo nel pannello centrale( solo perProfessional ed Enterprise ).

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