Organizzare, eliminare ed esportare le proprietà

Per mantenere la qualità dei dati nel CRM, è importante mantenere organizzate le proprietà. È possibile separare le proprietà in gruppi o archiviare ed eliminare le proprietà non utilizzate. Per visualizzare le informazioni sulle proprietà per più oggetti, è anche possibile effettuare l'esportazione di tutte le proprietà o dei dati storici di una singola proprietà.

Per creare nuove proprietà o aggiornare quelle esistenti, imparare a creare e modificare le proprietà. Per informazioni sull'aggiornamento dei valori delle proprietà di un record, imparare a modificare il valore di una proprietà su un record o in blocco.

Creare e modificare gruppi di proprietà

I gruppi di proprietà possono aiutare a identificare proprietà correlate all'interno di un oggetto. Esistono gruppi di proprietà predefiniti, ma è anche possibile creare gruppi personalizzati. Questi gruppi vengono utilizzati solo nelle impostazioni delle proprietà. Per raggruppare le proprietà in un record, utilizzare le barre laterali dei record.

Per creare un nuovo gruppo o modificarne uno esistente:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare [oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera modificare i gruppi.
• Fare clic sulla scheda Gruppi.

• Per creare un nuovo gruppo, cliccare in alto a destra su Crea gruppo. Per modificare un gruppo esistente, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Modifica.

• Nella finestra di dialogo, inserire il nome del gruppo e fare clic su Salva.

• Per visualizzare le proprietà di un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Visualizza proprietà.

• Per eliminare un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.

Aggiunta di proprietà a un gruppo

Gli utenti devono avere le autorizzazioni di Modifica impostazioni proprietà per spostare le proprietà in un gruppo.

Per aggiungere una proprietà individuale a un gruppo:

• Passare il mouse sulla proprietà, fare clic sul menu a discesa Altro, quindi su Sposta nel gruppo.

• Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

Per aggiungere più proprietà allo stesso gruppo:

• Selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà.

• Nella parte superiore della tabella, fare clic su + Aggiungi al gruppo.
• Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

Archivio proprietà

Per archiviare le proprietà, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni di Modifica impostazioni proprietà. Una volta archiviate, le proprietà vengono memorizzate nella scheda Archiviati e saranno eliminate definitivamente dopo 90 giorni.

Archiviare le proprietà non in uso nel proprio account HubSpot

Se una proprietà non viene utilizzata in nessun record o asset del vostro account HubSpot, potete archiviarla. È anche possibile eliminare definitivamente la proprietà senza archiviarla prima.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare[oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera archiviare le proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Altro, quindi su Archivia.
• Nel pannello di destra, fare clic su Elimina definitivamente o Archivia. Per saperne di più sull'impatto dell'eliminazione definitiva di una proprietà.

Archiviare le proprietà in uso all'interno del proprio account HubSpot

Le proprietà possono essere archiviate solo se non sono utilizzate in risorse o strumenti che impediscono l'archiviazione all'interno dell'account HubSpot (ad esempio, in un elenco, un form o un flusso di lavoro).

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare[oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera archiviare le proprietà.

• Per archiviare una singola proprietà, passare il mousesulla proprietà, fare clic sul menu a discesa Altro e poi su Archivia.

• Nel pannello di destra, recensire le proprietà utilizzate prima dell'archiviazione:
  
  • Tasso di riempimento per questa proprietà: la percentuale di record che hanno un valore per la proprietà. Fare clic su Recensione [record] per visualizzare i record con un valore. La proprietà può essere archiviata anche se i record hanno un valore.
  • Attività che impediscono l'archiviazione: strumenti, come flussi di lavoro o schede di proprietà, per i quali se la proprietà viene utilizzata, non può essere archiviata finché non viene rimossa. Fare clic su Recensione [attività] per passare allo strumento per visualizzare e aggiornare le proprietà utilizzate.
    • Ad esempio, si nota che un flusso di lavoro impedisce l'archiviazione di una proprietà. Si naviga nel flusso di lavoro e si nota un'azione diModifica record che utilizza la proprietà. Si elimina l'azione per archiviare la proprietà.
  • Altre proprietà che utilizzano questa proprietà: strumenti aggiuntivi in cui la proprietà è utilizzata. La proprietà può essere archiviata se utilizzata dalle risorse di questa sezione. Una volta archiviata, la proprietà verrà rimossa dalla risorsa (ad esempio, rimossa come colonna in una visualizzazione di pagina dell'indice).

• Fare clic su Archivia proprietà per confermare.
• Per archiviare più proprietà, selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà, quindi fare clic su Archivia nella parte superiore della tabella.
• Nella finestra di dialogo:
  • Digitare il numero di proprietà da archiviare.
  • Fare clic su Archivia.

Eliminazione ripristinabile o definitiva delle proprietà archiviate

Gli utenti con i permessi di Modifica delle impostazioni delle proprietà per un oggetto possono ripristinare le proprietà archiviate di quell'oggetto. Gli utenti con i permessi di Super amministratore possono anche eliminare definitivamente le proprietà archiviate in precedenza. Quando si elimina una proprietà, i valori esistenti vengono cancellati dai record. Inoltre, sarà possibile ricreare la proprietà cancellata con una configurazione diversa. Questo processo di cancellazione richiede circa trenta minuti.

Ad esempio, è stata creata una proprietà personalizzata basata sul testo Account ID e non è stato richiesto un valore univoco. È possibile archiviare la proprietà e poi eliminarla. Successivamente, è possibile ricrearla con lo stesso nome e lo stesso tipo di campo, richiedendo solo numeri e valori univoci.

Attenzione: le proprietà archiviate 90 o più giorni fa sono state eliminate e non possono essere ripristinate.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare [oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera ripristinare o eliminare la proprietà.

• Fare clic sulla scheda Archiviati.

• Individuare le proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente:

  • Fare clic sul menu a discesa Filtra per e selezionare il tipo di proprietà.

  • Utilizzare i campi data per filtrare le proprietà in base alla data di archiviazione.

• Selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente. È possibile selezionare la casella di controllo in alto a sinistra della tabella per selezionare tutte le proprietà dell'elenco.

• Nella parte superiore della tabella, fare clic su Ripristina o Elimina.

  • In caso di eliminazione, nella finestra di dialogo digitare il numero di proprietà da eliminare, quindi fare clic su Elimina per confermare.

Esportazione di tutte le proprietà

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• In alto a destra, fare clic su Esportazione di tutte le proprietà.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare il formato desiderato per il file di esportazione.

• Fare clic su Esportazione. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download tramite e-mail e nel centro notifiche.

È inoltre possibile esportare la cronologia delle proprietà e utilizzare i dati storici per ripristinare i valori precedenti.