Connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot

Grâce à la synchronisation des données HubSpot, vous pouvez créer une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle entre HubSpot et vos autres applications afin de réunir toutes vos données clients sur une même plateforme. Selon l'application, vous pouvez synchroniser des contacts, des entreprises, des transactions, des produits, des factures, des activités et des bons de commande grâce à la synchronisation des données. 

Découvrez les applications qui utilisent la synchronisation des données ici. 

Avant de commencer

• Vous devez être un super administrateur ou disposer d'autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot.
• D'autres autorisations peuvent être requises pour l'application spécifique que vous connectez à votre compte HubSpot. 

Connecter l'intégration

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Dans la barre de recherche, saisissez le nom de l'application, puis cliquez sur le résultat de la recherche. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivant, puis connectez-vous à votre compte d'application.
• Vérifiez les autorisations requises, puis cliquez sur Autoriser. Vous serez redirigé vers la page d'application dans vos paramètres HubSpot.

Il est possible de connecter plusieurs instances de la même application tierce à HubSpot. Par exemple, si vous gérez deux comptes Microsoft Dynamics, vous pouvez connecter et synchroniser les données des deux comptes avec un seul compte HubSpot. Pour connecter un autre compte :

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur le nom de l'application. 
• Cliquez sur Actions > Gérer les comptes. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Connecter un autre compte. 
• Suivez les étapes pour connecter l'application à HubSpot. 

Activer la synchronisation des données

Après avoir connecté l'application, vous devrez configurer ses paramètres et activer la synchronisation pour commencer à synchroniser les données entre les deux intégrations. 

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Cliquez sur Configurer votre synchronisation.
• Sur la page Sélectionner un objet à synchroniser, cliquez sur l'objet que vous souhaitez synchroniser, puis cliquez sur Suivant. Découvrez-en davantage sur la synchronisation des contacts et des leads vers d'autres applications.

Pour désactiver un mappage, cliquez sur l'interrupteur pour le désactiver. 

Pour configurer un mappage de champs personnalisé :

• Cliquez sur Ajouter un mappage. 
• Utilisez les menus déroulants pour sélectionner l'application tierce et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
• Cliquez sur Mettre à jour success.

• Pour désactiver les mappages personnalisés, cliquez pour désactiver cette l'option. 

Découvrez-en davantage sur les règles et considérations spécifiques relatives aux mappages de champs de synchronisation de données. 

Configurer vos règles de synchronisation

Dans l'écran Limite, configurez la manière dont vous souhaitez synchroniser les fiches d'informations de HubSpot vers votre application tierce, et vice versa.

Par défaut, HubSpot ne synchronise que les contacts ayant une adresse e-mail valide. Pour désactiver cette option, dans la section Diminuer la modification des doublons , désélectionnez la case à cocher Ne synchroniser que les contacts ayant une adresse e-mail.

Au cours de la synchronisation initiale, HubSpot comparera les deux bases de données. Si une correspondance est détectée, les fiches d'informations existantes seront mises à jour. La synchronisation des données fait correspondre les fiches d'informations des contacts en comparant les adresses e-mail des contacts, puis l'adresse e-mail de l'entreprise, le nom et les domaines.

Pour les fiches d'informations d'entreprise, la synchronisation des données associe les fiches d'informations d'entreprise dans chaque application en fonction du nom de l'entreprise ou du nom de domaine. Certains connecteurs ne peuvent utiliser que le nom comme identifiant principal, car certaines applications ne disposent pas d'un champ de domaine. 

Remarque : Lorsqu'une application possède à la fois un champ de nom d'entreprise et un champ de domaine, HubSpot associera deux fiches d'informations si elles disposent du même nom d'entreprise mais d'un domaine différent, ou inversement.

Dans la section Limiter les fiches d'informations à synchroniser, choisissez des critères pour limiter les fiches d'informations qui seront synchronisées de HubSpot à votre application tierce, et vice versa.

• Cliquez sur Modifier.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez la propriété pour limiter la synchronisation des fiches d'informations de HubSpot vers votre application tierce, et vice versa.
• Cliquez sur Terminé. 

Remarque : La section Limiter les fiches d'informations à synchroniser limite uniquement les fiches d'informations initialement synchronisées entre HubSpot et l'application tierce. Une fois les fiches d'informations synchronisées, elles continueront à synchroniser les données dans les deux sens sur la base du mappage de propriétés établi.

Associer des fiches d'informations

HubSpot tente de maintenir les mêmes associations entre les fiches d'informations (par ex., entreprises associées à des contacts ou transactions associées à des entreprises) lors de la synchronisation avec l'application d'origine que vous avez connectée.

Pour afficher les fiches d'informations associées aux contacts synchronisés à partir de votre autre application :

• Cliquez sur le menu déroulant Actions sur l'un de vos objets de synchronisation, puis sélectionnez Modifier les paramètres de synchronisation. 
• Cliquez sur Configurer.
• Dans la section Mapper vos champs, cliquez sur le menu déroulant Tous les mappages et sélectionnez Mappages d'association. 
• Vous verrez la fiche d'information se synchroniser depuis l'application tierce et son association avec l'objet. 

Les fiches d'informations associées ne seront créées que si une synchronisation est en cours pour le même objet. Par exemple, si vous n'avez qu'une synchronisation de contact mais pas d'entreprise, l'entreprise associée ne sera pas synchronisée.

Si une fiche d'informations est associée à plusieurs entreprises, seule l'entreprise principale sera synchronisée. 

Remarque : Dans la plupart des cas, la synchronisation des données peut uniquement associer automatiquement des factures aux contacts. Les factures doivent être associées manuellement aux fiches d'informations d'entreprises dans HubSpot. 

Vérifier les règles et lancer la synchronisation

Dans l'écran Vérifier, vérifiez les règles que vous avez configurées, puis cliquez sur Enregistrer et synchroniser. La synchronisation initiale sera alors lancée.

Une fois la synchronisation initiale terminée, les fiches d'informations seront synchronisées dans les 10 minutes suivant une modification. 

Resynchroniser les fiches d'informations supprimées

Si vous avez supprimé des fiches d'informations dans HubSpot ou dans votre application tierce, vous pouvez resynchroniser les fiches d'informations supprimées pour les recréer dans l'une ou l'autre des applications :

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Dans la colonne Échec, cliquez sur le nombre de fiches d'informations dont la synchronisation échoue. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Actions.
• Sélectionnez Resynchroniser les fiches d'informations supprimées dans HubSpot ou Resynchroniser les fiches d'informations supprimées dans [application tierce].

• Cliquez sur Tout resynchroniser. 

Désactiver la synchronisation des données

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Désactiver la synchronisation.

• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Désactiver la synchronisation.

Une fois que la synchronisation a été désactivée, vous pouvez la réactiver en cliquant sur Modifier les paramètres de synchronisation, ou supprimer la synchronisation.

Consulter l'état de synchronisation

Après avoir connecté une application, affichez une vue d'ensemble des fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et votre application tierce. 

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Dans l'onglet Vue d'ensemble de la synchronisation, cliquez sur Aperçu de l'objet pour afficher l'état de synchronisation par objet.
  • Dans la colonne Synchronisation en cours, cliquez sur le nombre de fiches d'informations pour passer en revue toutes les fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et l'application.
  • Dans la colonne Échec, cliquez sur le nombre de fiches d'informations pour afficher toutes les fiches d'informations qui ne parviennent pas à se synchroniser entre HubSpot et l'application. 
    • Dans la colonne Catégorie d'erreur, consultez la raison de l'échec. 
    • Survolez l'infobulle pour consulter les étapes de résolution.
• Cliquez sur Aperçu de la fiche d'informations pour afficher toutes les fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et l'application.
  • Utilisez les menus déroulants pour filtrer les fiches d'informations par type d'objet, état de synchronisation ou période spécifique.