Collegare e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con HubSpot data sync puoi creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre app

Scopri di più su quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Requisiti per l'integrazione

• Devi essere un Super Admin o avere ipermessi di App Marketplacenel tuo account HubSpot.

Collegare l'integrazione

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Cerca e seleziona l'app a cui vuoi collegarti.
• In alto a destra, clicca su Installa app.
• Nella finestra di dialogo, accedi al tuo account dell'app.
• Esamina i permessi di accesso richiesti, quindi fai clic su Allow. Verrai quindi reindirizzato alla pagina dell'app nelle tue impostazioni.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Attivare la sincronizzazione

Dopo aver collegato l'app dovrai attivare la sincronizzazione. Puoi configurare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale per i tuoi dati.

Nota:

Decidi cosa succede quando un record di un oggetto viene aggiornato nell'altra app o in HubSpot.

Ci sono quattro configurazioni separate che puoi selezionare:

• Sincronizzazione a due vie
• Sincronizzazione a senso unico da HubSpot all'altra app
• Sincronizzazione a senso unico dall'altra app a HubSpot
• Usa i filtri di sincronizzazione

Sincronizzazione bidirezionale

Questa configurazione sincronizzerà tutte le informazioni degli oggetti nuovi e aggiornati da HubSpot all'altra app e dall'altra app a HubSpot. Per i record che già esistono in entrambe le piattaforme, le loro proprietà saranno unite.

Per utilizzare questa opzione, imposta entrambi i menu a discesa suTutti i contatti.

Sincronizzazione unidirezionale da HubSpot all'altra app

Questa configurazione sincronizzerà tutte le informazioni sugli oggetti nuovi e aggiornati da HubSpot all'altra app. Per utilizzare questa opzione, imposta il menu a tendinadell'app esterna suNessun contatto eil menu a tendina diHubSpot suTutti i contatti

.

Sincronizzazione unidirezionale dall'altra app a HubSpot

Questa configurazione sincronizzerà tutte le informazioni degli oggetti nuovi e aggiornati dalla tua altra app a HubSpot. Per utilizzare questa opzione, imposta il menu a tendinadell'app esterna suTutti i contattie il menu a tendinadiHubSpotsuNessun contatto

.

Usa i filtri di sincronizzazione

I filtri di sincronizzazione possono essere utilizzati per limitare la portata della sincronizzazione. Si raccomanda di applicare un filtro ogni volta che si imposta una sincronizzazione. I filtri che appaiono nei menu a discesa dipendono da app a app. Per utilizzare questa opzione, clicca sui menu a tendina e seleziona unfiltro di sincronizzazione.

Per testare la tua sincronizzazione, puoi creare prima una lista statica

Nota: i filtri di sincronizzazione limitano l'ambito della sincronizzazione, ma non agiscono come un'azione per aggiungere contatti o aziende a un gruppo con quel filtro

Impostare la fase del ciclo di vita

Quando un contatto viene creato o aggiornato dall'app, puoi assegnare una fase del ciclo di vita di HubSpot

Nota: questa impostazione non apparirà per tutte le app. Apparirà solo per le app che hanno i contatti come oggetto predefinito. La sincronizzazione dei datinon

Corrispondenza dei record

Per impostazione predefinita, HubSpot sincronizza solo i contatti che hanno un indirizzo email valido. Puoi disattivare questa funzione deselezionando la casella di controllo Sincronizza solo i contatti con un indirizzo email

Durante la sincronizzazione iniziale, HubSpot confronterà entrambi i database. Quando viene rilevata una corrispondenza, i record esistenti verranno aggiornati. La sincronizzazione dei dati corrisponde ai record confrontando gli indirizzi email dei contatti, poi l'indirizzo email dell'azienda, il nome e i domini.

Per i record aziendali, la sincronizzazione dei dati corrisponde ai record aziendali in ogni app in base al nome dell'azienda o al nome del dominio. Per alcuni connettori, il connettore può usare solo il nome come identificatore principale, poiché alcune app non hanno un campo di dominio. Di conseguenza, possono verificarsi duplicati (ad esempio, "Coca Cola Inc" sarebbe considerata un'azienda diversa anche se "Coca Cola" è già presente, poiché hanno nomi diversi).

Nota bene: quando un'applicazione ha sia un campo nome azienda che un campo dominio, HubSpot abbinerà due record se hanno lo stesso nome azienda ma il dominio diverso, e viceversa

Associare i record

Se stai sincronizzando sia contatti che aziende, le associazioni tra questi record saranno create automaticamente.

Cancellare i record

L'integrazione non cancellerà i contatti quando sono stati cancellati nell'altra app.

Risolvere i conflitti di dati

Seleziona l'app predefinita che sovrascriverà l'altra quando ci sono discrepanze di dati. Per esempio, in HubSpot, il nome di un contatto è Dave, mentre nell'altra app il nome dello stesso contatto è David

Nota:

Personalizza le mappature dei campi (solo perOperations Hub Starter, Professional ed Enterprise

Mappa le proprietà in HubSpot con i campi di ogni app. Mentre modifichi le tue mappature dei campi, tieni presente queste limitazioni:

• Ogni proprietà può essere mappata solo una volta.
• Alcuni tipi di proprietà non possono essere sincronizzati (es. proprietà a discesa, proprietà con selezione radio, proprietà con checkbox).
• Le proprietà con più valori non possono essere sincronizzate in una mappatura personalizzata. Per esempio, proprietà come email, numeri di telefono e indirizzi dove ogni valore ha un'etichetta per differenziare tra "casa", "lavoro" e "altro".
• Se stai sincronizzando proprietà di sola lettura, la sincronizzazione sarà di default a senso unico a seconda di quale campo è esposto come di sola lettura.
• L'API dell'app potrebbe impedire a HubSpot di leggere una proprietà. Questo è dovuto all'API dell'app che restituisce il tipo di dati in modo incoerente (e un tipo di dati coerente è un requisito per una corretta sincronizzazione).

• Vai alla scheda Mappature campi.
• Per aggiungere una nuova mappatura di campo, clicca suAggiungi nuova mappatura.
• Usa i menu a tendina per selezionare la proprietà di HubSpot e la proprietà della tua app che vuoi mappare.
• Fai clic su Success Update.

• Puoi disattivare le mappature personalizzate facendo clic sul toggle.

• Quando hai finito di configurare la sincronizzazione, fai clic su Review in alto a destra.
• Rivedi la tua sincronizzazione e clicca su Salva e sincronizza. La sincronizzazione iniziale inizierà quindi ad essere eseguita.

Dopo il completamento della sincronizzazione iniziale, i record saranno sincronizzati entro 10 minuti da un cambiamento.

Nota bene: HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, le aziende associate ai contatti, o gli affari associati alle aziende) quando si sincronizza con l'app originale che hai collegato, quando possibile. Per vedere tutte le mappature delle associazioni, fai clic sul menu a discesa Tutte le mappature sopra la tabella, quindi selezionaMappature delle associazioni

Rivedi come le proprietà di HubSpot si sincronizzano con i campi delle app di terze parti e viceversa qui sotto:

Inoltre, i seguenti campi della tua app di terze parti possono essere mappati in un modo a qualsiasi campo di testo di HubSpot

• Numero
• Scelta della data
• Datetime
• Casella di controllo singola
• Nella maggior parte delle applicazioni questo è vero anche per: Dropdown select, Radio select, o campi Owner.

Al contrario, i seguenti campi di HubSpot possono essere mappati in un modo come testo nei campi di testo della tua app di terze parti

• Numero
• Raccoglitore di date
• Datetime
• Casella di controllo singola
• Casella di controllo multipla
• Selezione a discesa
• Selezione radio
• Calcolo (numero)
• Punteggio (numero)

Capire gli stati di sincronizzazione dei dati

Dopo che la sincronizzazione dei dati è stata attivata, è possibile visualizzare lo stato di sincronizzazione tra le due app. Questo mostra cosa sta facendo la sincronizzazione in un dato momento. I tipi di stato sono:

• Nessuna sincronizzazione attiva: la sincronizzazione non è iniziata o è attualmente in pausa.

• (Numero di) contatti/aziende scansionati: la sincronizzazione sta scansionando e aggiornando i record di contatti e aziende sia in HubSpot che nell'altra app.

• Attivo e in ascolto: tutti i record sono aggiornati e la sincronizzazione sta monitorando attivamente HubSpot e l'app corrispondente per aggiornamenti, modifiche e contatti/aziende appena creati. I cambiamenti sono sincronizzati istantaneamente in HubSpot, e possono richiedere fino a 5 minuti per la sincronizzazione dall'altra app.

• Sincronizzazione contatti/aziende in coda: HubSpot non è in grado di sincronizzarsi tra HubSpot e l'altra app. Nessuna azione deve essere intrapresa per risolvere questo stato. Ci sono tre possibili ragioni:

• Oggetti diversi devono essere sincronizzati. Un oggetto deve finire la sincronizzazione prima che il successivo possa essere sincronizzato (per esempio, se si sincronizzano sia aziende che contatti).
• È stato raggiunto un limite di velocità nell'app di sincronizzazione. Una volta regolato il limite, la sincronizzazione continuerà automaticamente di nuovo.
• A causa di molteplici ragioni, l'azione è attualmente in una coda di lavoro interna e sarà sincronizzata automaticamente a breve.

Disattivare la sincronizzazione dei dati

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale. Sotto Gestisci, seleziona App connesse.
• Fai clic sull'app.
• Fai clic su Azioni > Disattiva sincronizzazione.

• Nella casella a comparsa, fai clic su Disattiva sincronizzazione.

Una volta che la sincronizzazione è stata disattivata, puoi riattivarla cliccando suModifica impostazioni di sincronizzazione, o cancellare la sincronizzazione