Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati di HubSpot è possibile creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre app per unire tutti i dati dei clienti in un'unica piattaforma. A seconda dell'app, con la sincronizzazione dei dati è possibile sincronizzare contatti, aziende, offerte, prodotti, fatture, attività e ordini di vendita.

Qui potete vedere quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Prima di iniziare

• È necessario essere superamministratori o disporre dei permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Potrebbero essere necessarie altre autorizzazioni per l'app specifica che si sta collegando all'account HubSpot.

Collegare l'integrazione

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Nella barra di ricerca, inserire il nome dell'app, quindi fare clic sul risultato della ricerca.
• In alto a destra, fare clic su Installa app.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Avanti, quindi accedere all'account dell'app.
• Esaminare le autorizzazioni di accesso richieste, quindi fare clic su Consenti. Si verrà reindirizzati alla pagina dell'app nelle impostazioni di HubSpot.

È possibile collegare più di un'istanza della stessa app di terze parti a HubSpot. Ad esempio, se si gestiscono due account Microsoft Dynamics, è possibile collegare e sincronizzare i dati di entrambi gli account con un unico account HubSpot. Per collegare un altro account:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Fare clic sul nome dell'applicazione.
• Fare clic su Azioni > Gestisci account.
• Nel pannello di destra, fare clic su Collega un altro account.
• Procedere con i passaggi per collegare l'app a HubSpot.

Attivare la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, è necessario configurare le impostazioni dell'app e attivare la sincronizzazione per iniziare a sincronizzare i dati tra le due integrazioni.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'app.
• Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
• Nella pagina Scegliere un oggetto da sincronizzare, selezionare l'oggetto da sincronizzare, quindi fare clic su Avanti. Per saperne di più sulla sincronizzazione di contatti e contatti con altre applicazioni.

Per disattivare una mappatura, fare clic su per disattivare la levetta.

Per impostare una mappatura di campo personalizzata:

• Fare clic su Aggiungi una mappatura.
• Utilizzare i menu a discesa per selezionare l'applicazione di terze parti e la proprietà di HubSpot che si desidera mappare.
• Fare clic su success Update.

• Per disattivare le mappature personalizzate, fare clic su per disattivare l'interruttore .

Ulteriori informazioni su regole e considerazioni specifiche per le mappature dei campi della sincronizzazione dei dati.

Impostare le regole di sincronizzazione

Nella schermata Limite, configurare le modalità di sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.

Per impostazione predefinita, HubSpot sincronizza solo i contatti che hanno un indirizzo e-mail valido. Per disattivare questa funzione, nella sezione Riduci la modifica dei duplicati, deselezionare la casella di controllo Sincronizza solo i contatti con un indirizzo e-mail.

Durante la sincronizzazione iniziale, HubSpot confronta i due database. Quando viene rilevata una corrispondenza, i record esistenti vengono aggiornati. La sincronizzazione dei dati abbina i record dei contatti confrontando gli indirizzi e-mail dei contatti, quindi l'indirizzo e-mail dell'azienda, il nome e i domini.

Per i record delle aziende, la sincronizzazione dei dati confronta i record delle aziende in ciascuna applicazione in base al nome dell'azienda o al nome del dominio dell'azienda. Per alcuni connettori, il connettore può usare solo il nome come identificatore principale, poiché alcune app non hanno un campo dominio. La proprietà Nome dominio azienda di HubSpot deve essere definita come mappatura di campo predefinita per essere usata come identificatore per la deduplicazione. La proprietà URL del sito web HubSpot non può essere utilizzata per la deduplicazione.

Nota bene: quando un'applicazione ha sia il campo nome dell'azienda che il campo dominio dell'azienda, HubSpot abbinerà due record se hanno lo stesso nome dell'azienda ma un dominio diverso, e viceversa.

Nella sezione Limita quali record sincronizzare, scegliete i criteri per limitare i record da sincronizzare da HubSpot all'app di terze parti e viceversa:

• Fare clic su Modifica.
• Nel pannello di destra, selezionare la proprietà per limitare la sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.
• Fare clic su Fine.

Nota bene: la sezione Limita quali record sincronizzare limita solo i record inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in base alla mappatura delle proprietà impostata.

Associare i record

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, le aziende associate ai contatti o gli accordi associati alle aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale collegata, quando possibile.

Per visualizzare i record associati ai contatti sincronizzati dall'altra app:

• Fare clic sul menu a discesa Azioni di una qualsiasi delle sincronizzazioni di oggetti, quindi selezionare Modifica impostazioni di sincronizzazione.
• Fare clic su Configura.
• Nella sezione Mappa dei campi, fare clic sul menu a discesa Tutte le mappature e selezionare Mappature associazione.
• Si vedrà il record sincronizzato dall'applicazione di terze parti e la sua associazione all'oggetto.

I record associati verranno creati solo se è in corso una sincronizzazione per lo stesso oggetto. Ad esempio, se si ha solo una sincronizzazione del contatto ma non della società, la società associata non verrà mantenuta sincronizzata.

Se un record ha più associazioni di aziende, verrà sincronizzata solo l'azienda principale.

Nota bene: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può associare automaticamente solo le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record aziendali in HubSpot.

Rivedere le regole e avviare la sincronizzazione

Nella schermata Revisione , rivedere le regole configurate, quindi fare clic su Salva e sincronizza. La sincronizzazione iniziale inizierà quindi ad essere elaborata.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti dalla modifica.

Risincronizzazione dei record eliminati

Se sono stati eliminati dei record in HubSpot o nell'applicazione di terze parti, è possibile risincronizzare i record eliminati per ricrearli in entrambe le applicazioni:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'app.
• Nella colonna Non riuscito, fare clic sul numero di record che non riescono a sincronizzarsi.
• Nel pannello di destra, fare clic su Azioni.
• Selezionare Risincronizza record eliminati in HubSpot o Risincronizza record eliminati in [app di terzi].

• Fare clic su Risincronizza tutto.

Disattivare la sincronizzazione dei dati

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'app.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Disattiva sincronizzazione.

• Nella finestra a comparsa, fare clic su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile riattivarla facendo clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione o eliminarla.

Controllare lo stato di salute della sincronizzazione

Dopo aver collegato un'app, è possibile visualizzare una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'app.
• Nella scheda Panoramica della sincronizzazione , fare clic su Vista oggetti per visualizzare lo stato di sincronizzazione per oggetti.
  • Nella colonna In sync , fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
  • Nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record che non riescono a sincronizzarsi tra HubSpot e l'app .
    • Nella colonna Categoria di errore , esaminare il motivo del fallimento.
    • Passare il mouse sul suggerimento per esaminare i passi da compiere per risolvere il problema.
• Fare clic su Visualizzazione record per visualizzare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
  • Utilizzare i menu a discesa per filtrare i record in base al tipo di oggetto, allo stato di sincronizzazione o a un periodo di tempo specifico.