Entrare in contatto e utilizzare la sincronizzazione dei dati HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati di HubSpot è possibile creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre app per unire tutti i dati dei clienti in un'unica piattaforma. Recensione delle app che utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Di seguito, scoprirete come funziona la sincronizzazione dei dati e come entrare in contatto con un'app, attivare la sincronizzazione dei dati, risincronizzare i record e altro ancora.

Come funziona la sincronizzazione dei dati

Quando si attiva una sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati crea un indice interno di tutti i record dell'oggetto. Utilizza quindi tale indice per confrontare e monitorare le modifiche dei record per vedere come il loro stato (sincronizzazione, fallimento o esclusione) dovrebbe cambiare con l'aggiornamento delle proprietà dei record. Ciò significa che l'indice interno della sincronizzazione dei dati confronta continuamente il suo database (sia HubSpot che l'app collegata) e può recuperare qualsiasi chiamata API o endpoint caduto o errato.

Quando un record viene aggiornato, il motore di sincronizzazione esamina l'intero record rispetto alla copia in suo possesso e aggiorna la sua copia per farla corrispondere al record reale. Ciò consente di recuperare eventuali aggiornamenti mancati o falliti. La sincronizzazione dei dati potrebbe richiedere un po' di tempo per indicizzare tutti i record quando viene avviata, ma garantirà un'esperienza di sincronizzazione più fluida e sana.

Principi di sincronizzazione

La sincronizzazione dei dati avviene sempre tra due app, una delle quali è HubSpot. Ogni sincronizzazione prevede due fasi principali, indipendenti dall'oggetto della sincronizzazione:

• La sincronizzazione iniziale: inizia quando viene attivata una sincronizzazione o quando viene salvata. Tutti i record esistenti in entrambe le app vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione per indicizzarli e, se del caso, sincronizzarli.
• La sincronizzazione incrementale: quando tutti i record sono indicizzati, vengono scansionati alla ricerca di aggiornamenti e nuovi record. I record indicizzati che sono cambiati dall'ultima volta che sono stati controllati vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione.

Sincronizzazione iniziale

Per una sincronizzazione bidirezionale, la sincronizzazione iniziale consiste in:

• Indice HubSpot: i record di HubSpot vengono scansionati e vengono memorizzati l'ID del record e gli identificatori corrispondenti (per impostazione predefinita si tratta dell'e-mail per i contatti e del nome e/o dominio per le aziende). L'indice viene mantenuto aggiornato durante l'intero processo di sincronizzazione. Per saperne di più su come funziona la corrispondenza.
• Indice dell'altra app e sincronizzazione: i record dell'altra app vengono scansionati e sincronizzati. Per ogni risorsa recuperata, si controlla se nella tabella degli indici di HubSpot c'è un identificativo corrispondente (ad esempio, l'indirizzo e-mail dei contatti). In caso affermativo, i record vengono abbinati ed entrambi passano insieme al motore di sincronizzazione. Se non c'è corrispondenza, il record passa al motore di sincronizzazione da solo. Quando il motore di sincronizzazione abbina i record, combina tutte le informazioni in suo possesso (i valori dei campi dei record, i filtri, le mappature del campo, la cronologia delle sincronizzazioni, ecc.) e, in base a ciò, costruisce l'azione successiva (richiedere modifiche alle risorse, non fare nulla, registrare un errore, ecc.)

Nota bene: il primo record restituito dall'API dell'app sarà sincronizzabile, quello successivo sarà considerato un duplicato.

• Sincronizza HubSpot: i record di HubSpot vengono nuovamente analizzati per verificare se devono essere sincronizzati. Questa fase comporta la sincronizzazione dei record esistenti in HubSpot, non nell'altra app.

Sincronizzazione incrementale

La sincronizzazione incrementale analizza costantemente la presenza di aggiornamenti in HubSpot e nell'altra app (in base alla direzione di sincronizzazione) e attende l'attivazione. HubSpot controlla se ci sono modifiche ogni cinque minuti. L'altra app, o la sua API, utilizza i webhook per avvisare di eventuali modifiche.

Entrare in contatto con un'app

Prima di iniziare

• È necessario essere un Super Amministratore o avere i permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Potrebbero essere necessarie altre autorizzazioni per l'app specifica che si sta collegando al proprio account HubSpot.

Entrare in contatto con l'app

Ci sono due modi per cercare e entrare in contatto con un'app. È possibile farlo tramite l'App Marketplace o tramite la pagina delle importazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
2. Nella barra di ricerca, inserire il nome dell'app e fare clic sul risultato della ricerca.
3. In alto a destra, fare clic su Rata.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Avanti, quindi accedere all'account dell'app.
5. Recensire le autorizzazioni di accesso richieste, quindi fare clic su Consenti. Si verrà reindirizzati alla pagina dell'app nelle impostazioni di HubSpot.

Se si sta impostando una sincronizzazione dalla pagina delle importazioni:

1. Fare clic su Importazione in alto a destra nella pagina iniziale di qualsiasi oggetto, oppure accedere alle impostazioni di importazione:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Importazione ed esportazione.
  • Fare clic su Importazione.

2. Fare clic su Imposta una sincronizzazione.

3. Nel pannello di destra, inserire il nome dell'app, quindi fare clic sul risultato della ricerca.
4. Fare clic su Rata.
5. Verrete reindirizzati alla pagina di prospetto dell'app per proseguire con i passaggi di connessione.

È possibile entrare in contatto con HubSpot con più di un'istanza della stessa app di terze parti. Ad esempio, se si gestiscono due account Microsoft Dynamics, è possibile entrare in contatto e sincronizzare i dati di entrambi con un account HubSpot. Per entrare in contatto con un altro account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sul nome dell'app.
3. Fare clic su Azioni > Gestisci account.
4. Nel pannello di destra, fare clic su Entrare in contatto con un altro account.
5. Procedere con i passaggi per entrare in contatto con HubSpot.

Attivare la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, è necessario configurare le impostazioni dell'app e attivare la sincronizzazione per iniziare a sincronizzare i dati tra le due integrazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
4. Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, selezionare l'oggetto da cui sincronizzare l'app e l'oggetto da cui sincronizzare HubSpot.
5. Fare clic sul menu a discesa delle frecce e selezionare se la sincronizzazione è bidirezionale o unidirezionale tra l'app e HubSpot o viceversa.

Per disattivare una mappatura, fare clic per disattivare la levetta.

Per impostare una mappatura del campo personalizzata:

1. Fare clic su Aggiungi una mappatura.
2. Utilizzare i menu a discesa per selezionare l'app di terze parti e la mappatura della proprietà di HubSpot.
3. Fare clic su success Update.

4. Per disattivare le mappature personalizzate, fare clic su per disattivare l'interruttore .

Ulteriori informazioni su regole e considerazioni specifiche per la mappatura del campo della sincronizzazione dei dati.

Impostare le regole di sincronizzazione

Nella schermata Limite, configurare la modalità di sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.

Se si sta configurando una sincronizzazione delle trattative, verrà richiesto di mappare le pipeline e le fasi della trattativa tra HubSpot e l'app di terze parti. Solo le trattative nelle fasi della trattativa mappate verranno sincronizzate.

1. Nella sezione Mappa delle pipeline e delle fasi della trattativa, fare clic sul menu a discesa Scegli una pipeline di HubSpot per scegliere quale pipeline della trattativa di HubSpot si desidera sincronizzare con l'app di terze parti.
2. Fare clic su Auto-map per mappare automaticamente le fasi della trattativa di HubSpot con le fasi della trattativa dell'app di terze parti. La sincronizzazione esegue una semplice ricerca di testo e tenta di mappare le fasi che hanno un suono simile.
3. Per mappare un'altra pipeline, fare clic su Mappa un'altra pipeline.

Se non è possibile visualizzare le fasi della trattativa dall'altra app in HubSpot, ciò è dovuto ai seguenti motivi:

• L'account utente collegato non dispone delle autorizzazioni corrette per visualizzare le fasi della trattativa.
• La sincronizzazione dei dati mappa le fasi della trattativa di HubSpot con le fasi della pipeline dell'altra applicazione. Se si dispone di un processo di vendita non standard che non si basa su fasi della trattativa/opportunità, non sarà possibile sincronizzare i dati utilizzando la sincronizzazione dei dati di HubSpot.

Se si configura una sincronizzazione dei contatti, per impostazione predefinita HubSpot sincronizza solo i contatti con un indirizzo e-mail valido. Per sincronizzare anche i contatti senza indirizzo e-mail, nella sezione Riduzione duplicati, deselezionare la casella di controllo Solo contatti con indirizzo e-mail.

Per saperne di più sulla corrispondenza dei record.

Nota bene: quando un'app ha sia il campo del nome dell'azienda che quello del dominio, HubSpot abbinerà due record se hanno lo stesso nome dell'azienda ma un dominio diverso, e viceversa.

Nella sezione Filtri, scegliere i criteri per limitare i record da sincronizzare da HubSpot all'app di terze parti e viceversa:

1. Fare clic su Modifica.
2. Nel pannello di destra, selezionare la proprietà per limitare la sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.
3. Fare clic su Fine.

Nota bene: la sezione Filtri limita solo i record inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in base alla mappatura della proprietà impostata.

Associazioni del record

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, aziende associate ai contatti o trattative associate alle aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale a cui ci si è connessi, quando possibile. Per saperne di più sulla mappatura delle associazioni con la sincronizzazione dei dati.

Attenzione: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può solo associare automaticamente le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record dell'azienda in HubSpot.

Recensione delle regole e avvio della sincronizzazione

Nella schermata Recensione , recensire le regole configurate, quindi fare clic su Salva e sincronizza. L'elaborazione della sincronizzazione iniziale avrà inizio.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti da una modifica.

Risincronizzazione dei record cancellati

Se i record sono stati eliminati sia in HubSpot che nell'app di terze parti, è possibile risincronizzare i record eliminati per ricrearli in entrambe le app:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Nella scheda Visualizzazione oggetto, nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record che non riescono a sincronizzarsi.
4. Nel pannello di destra, fare clic su Azioni.
5. Selezionare Risincronizza record eliminati in HubSpot o Risincronizza record eliminati in [app di terzi].

6. Fare clic su Risincronizza tutto.

È anche possibile:

1. Nella scheda Visualizzazione record, fare clic su Altro > Eliminazione ripristinabile.
2. Nel pannello laterale, fare clic sul menu a discesa Tipo di record e selezionare il tipo di record e sul menu a discesa Destinazione app per selezionare l'app in cui ricreare i contatti.
3. Fare clic su Recensione prima del ripristino.
4. Esaminare tutti i record che verranno ripristinati e fare clic su Ripristina tutto [numero].

Disattivare la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Disattiva sincronizzazione.

4. Nella pop-up, fare clic su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile riattivarla facendo clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione o eliminarla.

Recensione dello Stato di sincronizzazione

Dopo essere entrati in contatto con un'app, è possibile visualizzare una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Nella scheda Panoramica della sincronizzazione , fare clic su Visualizzazione oggetto per visualizzare lo stato di sincronizzazione per oggetti.

• • I record in fase di elaborazione come parte di una sincronizzazione iniziale avranno accanto dei cerchi rotanti.
  • Un record avrà uno stato di In coda se è in corso un'altra sincronizzazione, per evitare che vengano eseguiti aggiornamenti sugli stessi dati nello stesso momento.

4. Nella colonna In sync , fare clic sul numero di record per la recensione di tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
5. Nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record che non riescono a sincronizzarsi tra HubSpot e l'app.

• • Nella colonna Categoria di errore , recensire il motivo del fallimento.
  • Passare il mouse sul suggerimento per recensire i passi da compiere per risolvere il problema.

6. Nella colonna Esclusi, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record esclusi dalla sincronizzazione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non corrispondono a nessuno dei filtri delle impostazioni di sincronizzazione o che non hanno un identificatore unico assegnato, il che potrebbe essere dovuto alla definizione di una chiave di corrispondenza.

• • Fare clic per visualizzare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
  • Utilizzare i menu a discesa per filtrare i record dell'oggetto, lo stato di sincronizzazione o un periodo di tempo specifico.

• Per modificare l'ordine delle colonne, fare clic su Altro > Modifica colonne.
• Per esportare tutti i record, fare clic su Altro > Esportazione.
  • Nella finestra di dialogo, selezionare il formato del file.
  • Fare clic su Esportazione. Il file esportato verrà inviato via e-mail.
• Per ripristinare tutti i record eliminati, fare clic su Altro > Ripristina tutti i record eliminati.
  • Nel pannello di destra, selezionare il tipo di record e l'app di destinazione. Tutti i record precedentemente eliminati verranno ripristinati nell'app di destinazione selezionata.