Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati di HubSpot è possibile creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre app per unire tutti i dati dei clienti in un'unica piattaforma. Scoprite quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati qui.

Di seguito, scoprirete come funziona la sincronizzazione dei dati e come collegare un'app, attivare la sincronizzazione dei dati, risincronizzare i record e altro ancora.

Come funziona la sincronizzazione dei dati

Quando si attiva una sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati crea un indice interno di tutti i record di un oggetto. Utilizza quindi tale indice per confrontare e monitorare le modifiche dei record per vedere come il loro stato (sincronizzazione, fallimento o esclusione) dovrebbe cambiare con l'aggiornamento delle proprietà dei record. Ciò significa che l'indice interno della sincronizzazione dei dati confronta continuamente il suo database (HubSpot o l'app collegata) e può recuperare qualsiasi chiamata API o endpoint caduto o errato.

Quando un record viene aggiornato, il motore di sincronizzazione esamina l'intero record rispetto alla copia in suo possesso e aggiorna la sua copia per farla corrispondere al record reale. Ciò consente di recuperare eventuali aggiornamenti mancati o falliti. La sincronizzazione dei dati potrebbe richiedere un po' di tempo per indicizzare tutti i record quando viene avviata, ma garantirà un'esperienza di sincronizzazione più fluida e sana.

Principi di sincronizzazione

La sincronizzazione dei dati avviene sempre tra due applicazioni, una delle quali è HubSpot. Ogni sincronizzazione prevede due fasi principali, indipendenti dall'oggetto della sincronizzazione:

• La sincronizzazione iniziale: inizia quando viene attivata una sincronizzazione o quando viene salvata. Tutti i record esistenti in entrambe le applicazioni vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione per indicizzarli e, se del caso, sincronizzarli.
• La sincronizzazione incrementale: quando tutti i record sono indicizzati, vengono scansionati alla ricerca di aggiornamenti e nuovi record. I record indicizzati che sono cambiati dall'ultima volta che sono stati controllati vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione.

Sincronizzazione iniziale

Per una sincronizzazione bidirezionale, la sincronizzazione iniziale consiste in:

• Indice HubSpot: i record di HubSpot vengono scansionati e vengono memorizzati l'ID del record e gli identificatori corrispondenti (per impostazione predefinita si tratta del dominio e-mail per i contatti e del nome e/o dominio dell'azienda). L'indice viene mantenuto aggiornato durante l'intero processo di sincronizzazione. Per saperne di più su come funziona la corrispondenza.
• Indice dell'altra applicazione e sincronizzazione: i record dell'altra applicazione vengono scansionati e sincronizzati. Per ogni risorsa recuperata, si controlla se nella tabella di indice di HubSpot c'è un identificatore corrispondente (ad esempio, l'indirizzo e-mail dei contatti). In caso affermativo, i record vengono abbinati ed entrambi passano insieme al motore di sincronizzazione. Se non c'è corrispondenza, il record passa al motore di sincronizzazione da solo. Quando il motore di sincronizzazione abbina i record, combina tutte le informazioni in suo possesso (i valori dei campi dei record, i filtri, le mappature del campo, la cronologia delle sincronizzazioni, ecc.) e, in base a ciò, costruisce l'azione successiva (richiedere modifiche alle risorse, non fare nulla, registrare un errore, ecc.)

Nota bene: il primo record restituito dall'API dell'applicazione sarà sincronizzabile, quello successivo sarà considerato un duplicato.

• Sincronizza HubSpot: i record di HubSpot vengono nuovamente analizzati per verificare se devono essere sincronizzati. Questa fase comporta la sincronizzazione dei record esistenti in HubSpot, non nell'altra applicazione.

Sincronizzazione incrementale

La sincronizzazione incrementale analizza costantemente la presenza di aggiornamenti in HubSpot e nell'altra app (in base alla direzione di sincronizzazione) e attende di essere attivata. HubSpot controlla se ci sono modifiche ogni cinque minuti. L'altra app, o la sua API, utilizza i webhook per avvisare di eventuali modifiche.

Collegare un'app

Prima di iniziare

• È necessario essere super amministratore o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Potrebbero essere necessarie altre autorizzazioni per l'app specifica che si sta collegando all'account HubSpot.

Collegamento dell'app

Esistono due modi per cercare e collegare un'applicazione. È possibile farlo tramite l'App Marketplace o tramite la pagina delle importazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Nella barra di ricerca, inserire il nome dell'applicazione e fare clic sul risultato della ricerca.
• In alto a destra, fare clic su Rata.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Avanti, quindi accedere all'account dell'app.
• Esaminare le autorizzazioni di accesso richieste, quindi fare clic su Consenti. Si verrà reindirizzati alla pagina dell'app nelle impostazioni di HubSpot.

Se si sta impostando una sincronizzazione dalla pagina delle importazioni:

• Fare clic su Importa in alto a destra nella pagina iniziale degli oggetti, oppure accedere alle impostazioni di importazione:
  • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Importazione ed esportazione.
  • Fare clic su Vai per importare.
• Fare clic su Imposta una sincronizzazione.

• Nel pannello di destra, inserire il nome dell'applicazione, quindi fare clic sul risultato della ricerca.
• Fare clic su Rata.
• Verrete reindirizzati alla lista articoli dell'app per proseguire con i passaggi di connessione.

È possibile collegare a HubSpot più di un'istanza della stessa applicazione di terze parti. Ad esempio, se si gestiscono due account Microsoft Dynamics, è possibile collegare e sincronizzare i dati di entrambi gli account con un unico account HubSpot. Per collegare un altro account:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic sul nome dell'applicazione.
• Fare clic su Azioni > Gestisci account.
• Nel pannello di destra, fare clic su Collega un altro account.
• Procedere con i passaggi per collegare l'app a HubSpot.

Attivare la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, è necessario configurare le impostazioni dell'app e attivare la sincronizzazione per iniziare a sincronizzare i dati tra le due integrazioni.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'applicazione.
• Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
• Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, selezionare l'oggetto da sincronizzare nell'app e l'oggetto da sincronizzare in HubSpot.
• Fare clic sul menu a discesa delle frecce e selezionare se la sincronizzazione è bidirezionale o unidirezionale tra l'app e HubSpot o viceversa.

Per disattivare una mappatura, fare clic per disattivare la levetta.

Per impostare una mappatura del campo personalizzata:

• Fare clic su Aggiungi una mappatura.
• Utilizzare i menu a discesa per selezionare l'app di terze parti e la proprietà HubSpot da mappare.
• Fare clic su success Update.

• Per disattivare le mappature personalizzate, fare clic su per disattivare l'interruttore .

Ulteriori informazioni su regole e considerazioni specifiche per la mappatura del campo della sincronizzazione dei dati.

Impostare le regole di sincronizzazione

Nella schermata Limite, configurare la modalità di sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.

Per impostazione predefinita, HubSpot sincronizza solo i contatti con un indirizzo e-mail valido. Per sincronizzare anche i contatti senza indirizzo e-mail, nella sezione Ridurre la possibilità di duplicati, deselezionare la casella di controllo Solo contatti sincronizzati con indirizzo e-mail.

Per saperne di più sulla corrispondenza dei record.

Nota bene: quando un'applicazione ha sia il campo del nome dell'azienda che quello del dominio dell'azienda, HubSpot abbinerà due record dell'azienda che hanno lo stesso nome ma un dominio diverso, e viceversa.

Nella sezione Limita la sincronizzazione dei record, scegliere i criteri per limitare i record che verranno sincronizzati da HubSpot all'app di terze parti e viceversa:

• Fare clic su Modifica.
• Nel pannello di destra, selezionare la proprietà per limitare la sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.
• Fare clic su Fine.

Nota bene: la sezione Limita quali record sincronizzare limita solo i record inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in base alla mappatura delle proprietà impostata.

Record associati

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record dell'azienda (ad esempio, le aziende associate ai contatti o le trattative associate alle aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale a cui ci si è collegati, quando possibile. Per saperne di più sulla mappatura delle associazioni con la sincronizzazione dei dati.

Nota bene: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può solo associare automaticamente le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record dell'azienda in HubSpot.

Rivedere le regole e avviare la sincronizzazione

Nella schermata Revisione , rivedere le regole configurate, quindi fare clic su Salva e sincronizza. L'elaborazione della sincronizzazione iniziale avrà inizio.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti da una modifica.

Risincronizzazione dei record cancellati

Se i record sono stati eliminati sia in HubSpot che nell'app di terze parti, è possibile risincronizzare i record eliminati per ricrearli in entrambe le app:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'applicazione.
• Nella scheda Visualizzazione oggetto, nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record che non riescono a sincronizzarsi.
• Nel pannello di destra, fare clic su Azioni.
• Selezionare Risincronizza record eliminati in HubSpot o Risincronizza record eliminati in [app di terzi].

• Fare clic su Risincronizza tutto.

È anche possibile:

• Nella scheda Visualizzazione record, fare clic su Altro > Eliminazione ripristinabile.
• Nel pannello laterale, fare clic sul menu a discesa Tipo di record e selezionare il tipo di record e sul menu a discesa Destinazione app per selezionare l'app in cui ricreare i contatti.
• Fare clic su Rivedi prima di ripristinare.
• Rivedere tutti i record che verranno ripristinati e fare clic su Ripristina tutto [numero].

Disattivare la sincronizzazione dei dati

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'applicazione.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Disattiva sincronizzazione.

• Nella domanda, fare clic su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile riattivarla facendo clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione o eliminarla.

Esaminare lo stato di sincronizzazione

Dopo aver collegato un'app, è possibile visualizzare una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic sull'applicazione.
• Nella scheda Panoramica della sincronizzazione , fare clic su Visualizzazione oggetto per visualizzare lo stato di sincronizzazione per oggetti.
  • I record che sono in fase di elaborazione come parte di una sincronizzazione iniziale avranno accanto dei cerchi rotanti.
  • Un record avrà lo stato In coda se è in corso un'altra sincronizzazione, per evitare che vengano eseguiti aggiornamenti sugli stessi dati nello stesso momento.

• Nella colonna In sync , fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
• Nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record che non riescono a sincronizzarsi tra HubSpot e l'app.
  • Nella colonna Categoria di errore , esaminare il motivo del fallimento.
  • Passare il mouse sul suggerimento per esaminare i passi da compiere per risolvere il problema.
• Nella colonna Esclusi, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record esclusi dalla sincronizzazione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non corrispondono a nessuno dei filtri delle impostazioni di sincronizzazione o che non hanno un identificatore univoco assegnato, il che potrebbe essere dovuto alla definizione di una chiave di corrispondenza.
  • Fare clic per visualizzare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'app.
  • Utilizzare i menu a discesa per filtrare i record in base al tipo di oggetto, allo stato di sincronizzazione o a un periodo di tempo specifico.

• Per modificare l'ordine delle colonne, fare clic su Altro > Modifica colonne.
• Per esportare tutti i record, fare clic su Altro > Esporta.
  • Nella finestra di dialogo, selezionare il formato del file.
  • Fare clic su Esporta. Il file esportato verrà inviato per e-mail.
• Per ripristinare tutti i record eliminati, fare clic su Altro > Ripristina tutti i record eliminati.
  • Nel pannello di destra, selezionare il tipo di record e l'applicazione di destinazione. Tutti i record eliminati in precedenza verranno ripristinati nell'app di destinazione selezionata.