Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati di HubSpot è possibile creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le altre app per unire tutti i dati dei clienti in un'unica piattaforma. Qui potete vedere quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Di seguito, scoprirete come funziona la sincronizzazione dei dati e come collegare un'app, attivare la sincronizzazione dei dati, risincronizzare i record e altro ancora.

Come funziona la sincronizzazione dei dati

Quando si attiva una sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati crea un indice interno di tutti i record di un oggetto. Utilizza poi tale indice per confrontare e monitorare le modifiche ai record, per vedere come il loro stato (sincronizzazione, fallimento o esclusione) dovrebbe cambiare con l'aggiornamento delle proprietà del record. Ciò significa che l'indice interno di sincronizzazione dei dati confronta continuamente il suo database (HubSpot o l'applicazione collegata) e può recuperare qualsiasi chiamata API o endpoint interrotto o errato.

Quando un record viene aggiornato, il motore di sincronizzazione esamina l'intero record rispetto alla copia in suo possesso e aggiorna la sua copia per farla corrispondere al record reale. Ciò consente di recuperare eventuali aggiornamenti mancati o non riusciti. La sincronizzazione dei dati potrebbe richiedere un po' di tempo per indicizzare tutti i record quando viene avviata, ma garantirà un'esperienza di sincronizzazione più fluida e sana.

Principi di sincronizzazione

La sincronizzazione dei dati avviene sempre tra due applicazioni, una delle quali è HubSpot. Ogni sincronizzazione prevede due fasi principali, indipendenti dall'oggetto da sincronizzare:

• La sincronizzazione iniziale: inizia quando una sincronizzazione viene attivata o salvata. Tutti i record esistenti in entrambe le app vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione per indicizzarli e, se del caso, sincronizzarli.
• La sincronizzazione incrementale: quando tutti i record sono indicizzati, vengono scansionati alla ricerca di aggiornamenti e nuovi record. I record indicizzati che sono cambiati rispetto all'ultima volta che sono stati controllati vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione.

Sincronizzazione iniziale

Per una sincronizzazione bidirezionale, la sincronizzazione iniziale consiste in:

• Indice HubSpot: i record HubSpot vengono analizzati e vengono memorizzati l'ID del record e gli identificatori corrispondenti (per impostazione predefinita si tratta dell'e-mail per i contatti e del nome o del dominio per le aziende). L'indice viene mantenuto aggiornato durante l'intero processo di sincronizzazione. Per saperne di più su come funziona la corrispondenza.
• Indice dell'altra applicazione e sincronizzazione: i record dell'altra applicazione vengono analizzati e sincronizzati. Per ogni risorsa recuperata, si controlla se nella tabella di indice di HubSpot c'è un identificatore corrispondente (ad esempio, l'indirizzo e-mail dei contatti). In caso affermativo, i record vengono abbinati ed entrambi passano insieme al motore di sincronizzazione. Se non c'è corrispondenza, il record passa al motore di sincronizzazione da solo. Quando il motore di sincronizzazione abbina i record, combina tutte le informazioni in suo possesso (i valori dei campi dei record, i filtri, le mappature dei campi, la cronologia delle sincronizzazioni, ecc.) e, in base a ciò, elabora l'azione successiva (richiedere modifiche alle risorse, non fare nulla, registrare un errore, ecc.)

Nota: il primo record restituito dall'API dell'applicazione sarà sincronizzabile, quello successivo sarà considerato un duplicato.

• Sincronizzazione di HubSpot: i record di HubSpot vengono nuovamente analizzati per verificare se devono essere sincronizzati. Questa fase comporta la sincronizzazione dei record esistenti in HubSpot, non nell'altra app.

Sincronizzazione incrementale

La sincronizzazione incrementale analizza costantemente la presenza di aggiornamenti in HubSpot e nell'altra app (in base alla direzione della sincronizzazione) e attende di essere attivata. HubSpot controlla se ci sono modifiche ogni cinque minuti. L'altra app, o la sua API, utilizza i webhook per avvisare di eventuali modifiche.

Collegare un'app

Prima di iniziare

• È necessario essere Super Admin o disporre dei permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Potrebbero essere necessarie altre autorizzazioni per l'app specifica che si sta collegando all'account HubSpot.

Collegare l'app

Ci sono due modi per cercare e connettersi a un'app. È possibile farlo tramite l'App Marketplace o tramite la pagina delle importazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
2. Nella barra di ricerca, inserire il nome dell'applicazione, quindi fare clic sul risultato della ricerca.
3. In alto a destra, fare clic su Installa app.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Avanti, quindi accedere all'account dell'app.
5. Esaminare le autorizzazioni di accesso richieste, quindi fare clic su Consenti. Si verrà reindirizzati alla pagina dell'app nelle impostazioni di HubSpot.

Se si sta impostando una sincronizzazione dalla pagina delle importazioni:

1. Fare clic su Importa in alto a destra nella pagina iniziale di qualsiasi oggetto, oppure accedere alle impostazioni di importazione:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale..
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Importazione ed esportazione.
  • Fare clic su Vai per importare.

2. Fare clic su Sincronizza un'applicazione.

3. Nel pannello di destra, inserire il nome dell'app, quindi fare clic sul risultato della ricerca.
4. Fare clic su Installa app.
5. Verrete reindirizzati alla pagina dell'app per proseguire con i passaggi di connessione.

È possibile collegare più di un'istanza della stessa app di terze parti a HubSpot. Ad esempio, se si gestiscono due account Microsoft Dynamics, è possibile collegare e sincronizzare i dati di entrambi gli account con un unico account HubSpot. Per collegare un altro account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sul nome dell'applicazione.
3. Fare clic su Azioni > Gestisci account.
4. Nel pannello di destra, fare clic su Collega un altro account.
5. Procedere con i passaggi per collegare l'app a HubSpot.

Attivare la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, è necessario configurare le impostazioni dell'app e attivare la sincronizzazione per iniziare a sincronizzare i dati tra le due integrazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
4. Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, selezionare l'oggetto da cui sincronizzare l'app e l'oggetto da cui sincronizzare HubSpot.
5. Fare clic sul menu a discesa delle frecce e selezionare se la sincronizzazione è bidirezionale o unidirezionale tra l'app e HubSpot o viceversa.

Configurare la direzione della sincronizzazione

Nella schermata Configura, scegliete la direzione di sincronizzazione e mappate i campi dell'app di terze parti con le proprietà di HubSpot.

Nella sezione Scegli la direzione di sincronizzazione, decidere come sincronizzare i dati da HubSpot all'app di terze parti e viceversa. Ci sono tre opzioni:

• Sincronizzazione dei dati tra le app: tutte le informazioni sugli oggetti nuovi e aggiornati saranno sincronizzate tra le due app. Le proprietà saranno unite per i record già esistenti in entrambe le piattaforme.
• I dati si sincronizzano solo con HubSpot: i dati si sincronizzano solo dall'app di terze parti a HubSpot.
• I dati si sincronizzano solo con l'app di terzi: i dati si sincronizzano solo da HubSpot all'app di terzi.

Se l'app di terze parti che state collegando supporta la sincronizzazione degli eventi, avrete la possibilità di sincronizzare gli eventi supportati, come le aperture e i clic delle e-mail, dall'app di terze parti a HubSpot.

Prima di attivare la sincronizzazione degli eventi, tenere presente quanto segue:

• La sincronizzazione degli eventi è unidirezionale, dall'app di terze parti a HubSpot.
• La sincronizzazione degli eventi sincronizza solo gli eventi associati ai record di contatto.
• Se un record di contatto non si sincronizza, qualsiasi evento associato può comunque essere sincronizzato con HubSpot.
• Gli eventi si sincronizzano solo se sono associati a contatti già presenti in HubSpot.

Per attivare la sincronizzazione degli eventi, selezionare la casella di controllo Sincronizzazione unica degli eventi [della vostra app di terze parti] con HubSpot.

Nella sezione Risolvi i conflitti di dati, fare clic sul menu a discesa e selezionare l'app predefinita che sovrascriverà l'altra in caso di discrepanze di dati. Se non c'è un valore di campo nell'app predefinita, nessun dato verrà modificato nell'app di terze parti. Questa impostazione non sostituisce la direzione di sincronizzazione selezionata nella sezione Scegli la direzione di sincronizzazione.

Rivedere le mappature dei campi

Nella sezione Mappatura dei campi, si esaminano le mappature predefinite delle proprietà e il modo in cui le informazioni si sincronizzano tra HubSpot e l'app di terze parti. Se si dispone di un abbonamento a Operations Hub a pagamento, è possibile impostare mappature personalizzate per le proprietà. Se non si dispone di un abbonamento a Operations Hub a pagamento, fare clic su Prova le mappature personalizzate per testare la funzione.

I campi obbligatori vengono visualizzati nella tabella delle mappature dei campi con un asterisco (*).

Per disattivare una mappatura, fare clic su per disattivare la levetta.

Per impostare una mappatura di campo personalizzata:

1. Fare clic su Aggiungi una mappatura.
2. Utilizzare i menu a discesa per selezionare l'applicazione di terze parti e la proprietà di HubSpot che si desidera mappare.
3. Fare clic su success Update.

4. Per disattivare le mappature personalizzate, fare clic su per disattivare l'interruttore .

Per saperne di più su regole e considerazioni specifiche per le mappature dei campi della sincronizzazione dei dati.

Impostare le regole di sincronizzazione

Nella schermata Limite, configurare le modalità di sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.

Se si sta configurando una sincronizzazione dei deal, verrà richiesto di mappare le pipeline e le fasi dei deal tra HubSpot e l'app di terze parti. Verranno sincronizzate solo le transazioni nelle fasi di transazione mappate.

1. Nella sezione Mappa delle pipeline e delle fasi dei deal, fare clic sul menu a discesa Scegli una pipeline di HubSpot per scegliere quale pipeline di deal di HubSpot si desidera sincronizzare con l'app di terze parti.
2. Fare clic su Auto-map per mappare automaticamente le fasi dei deal di HubSpot con le fasi dei deal dell'app di terze parti. La sincronizzazione esegue una semplice ricerca di testo e tenta di mappare le fasi che hanno un suono simile.
3. Per mappare un'altra pipeline, fare clic su Mappa un'altra pipeline.

Se non si riesce a visualizzarein HubSpot le fasi di trattativa dell'altra app, ciò è dovuto ai seguenti motivi:

• L'account utente collegato non ha le autorizzazioni corrette per visualizzare le fasi del deal.
• La sincronizzazione dei dati mappa le fasi del deal di HubSpot con le fasi della pipeline dell'altra app. Se si dispone di un processo di vendita non standard che non si basa su fasi di trattativa/opportunità, non sarà possibile sincronizzare i dati utilizzando la sincronizzazione dei dati di HubSpot.

Se state configurando una sincronizzazione dei contatti, per impostazione predefinita HubSpot sincronizzerà solo i contatti che hanno un indirizzo e-mail valido. Per sincronizzare anche i contatti senza indirizzo e-mail, nella sezione Riduzione duplicati, deselezionate la casella di controllo Solo contatti sincronizzati con indirizzo e-mail.

Per saperne di più sulla corrispondenza dei record.

Nota bene: quando un'applicazione ha sia il campo della ragione sociale che quello del dominio aziendale, HubSpot abbinerà due record se hanno la stessa ragione sociale ma un dominio diverso, e viceversa.

Nella sezione Filtri, scegliete i criteri per limitare i record da sincronizzare da HubSpot all'app di terze parti e viceversa:

1. Fare clic su Modifica.
2. Nel pannello di destra, selezionare la proprietà per limitare la sincronizzazione dei record da HubSpot all'app di terze parti e viceversa.
3. Fare clic su Fine.

Nota bene: la sezione Filtri limita solo i record inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in base alla mappatura delle proprietà impostata.

Associare i record

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, aziende associate a contatti o accordi associati ad aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale collegata, quando possibile. Per saperne di più sulla mappatura delle associazioni con la sincronizzazione dei dati.

Nota bene: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può associare automaticamente solo le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record aziendali in HubSpot.

Rivedere le regole e avviare la sincronizzazione

Nella schermata Revisione , rivedere le regole configurate, quindi fare clic su Salva e sincronizza. La sincronizzazione iniziale inizierà quindi ad essere elaborata.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti dalla modifica.

Risincronizzazione dei record eliminati

Se sono stati eliminati dei record in HubSpot o nell'applicazione di terze parti, è possibile risincronizzare i record eliminati per ricrearli in entrambe le applicazioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Nella scheda Visualizzazione oggetto, nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record che non riescono a sincronizzarsi.
4. Nel pannello di destra, fare clic su Azioni.
5. Selezionare Risincronizza record eliminati in HubSpot o Risincronizza record eliminati in [app di terzi].

6. Fare clic su Risincronizza tutto.

È anche possibile:

1. Nella scheda Visualizzazione record, fare clic su Altro > Ripristina tutti i record eliminati.
2. Nel pannello laterale, fare clic sul menu a discesa Tipo di record e selezionare il tipo di record e sul menu a discesa Destinazione app per selezionare l'app in cui ricreare i contatti.
3. Fare clic su Rivedi prima di ripristinare.
4. Rivedere tutti i record che verranno ripristinati e fare clic su Ripristina tutto [numero].

Disattivare la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Disattiva sincronizzazione.

4. Nella finestra a comparsa, fare clic su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile riattivarla facendo clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione o eliminarla.

Controllare lo stato di salute della sincronizzazione

Dopo aver collegato un'app, è possibile visualizzare una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'app.
3. Nella scheda Panoramica della sincronizzazione , fare clic su Vista oggetti per visualizzare lo stato di sincronizzazione per oggetti.

• • I record in fase di elaborazione come parte di una sincronizzazione iniziale avranno accanto dei cerchi rotanti.
  • Un record avrà lo stato In coda se è in corso un'altra sincronizzazione, per evitare che vengano eseguiti aggiornamenti sugli stessi dati nello stesso momento.

4. Nella colonna In sync , fare clic sul numero di record per esaminare tutti i record sincronizzati tra HubSpot e l'applicazione.
5. Nella colonna Non riuscita, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record che non riescono a sincronizzarsi tra HubSpot e l'app.

• • Nella colonna Categoria di errore , esaminare il motivo del fallimento.
  • Passare il mouse sul suggerimento per esaminare i passi da compiere per risolvere il problema.

6. Nella colonna Esclusi, fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record esclusi dalla sincronizzazione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non corrispondono a nessuno dei filtri delle impostazioni di sincronizzazione o che non hanno un identificatore univoco assegnato, il che potrebbe essere dovuto alla definizione di una chiave di corrispondenza.

Esportare i record da un'applicazione di sincronizzazione dei dati

Per esportare i record da un'applicazione di sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic sull'applicazione.
3. Nella scheda Panoramica della sincronizzazione , nelle colonne In sincronizzazione, Non riuscita o Esclusa, fare clic sul numero accanto all'oggetto di cui si desidera esportare i record.
4. In alto a destra, fare clic su Altro, quindi selezionare Esporta.
5. Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
6. Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.