Verbinding maken en HubSpot gegevenssynchronisatie gebruiken

Met HubSpot gegevenssynchronisatie kun je een eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie maken tussen HubSpot en je andere apps om al je klantgegevens op één platform te verzamelen. Bekijk hier welke apps datasynchronisatie gebruiken.

Lees hieronder hoe gegevenssynchronisatie werkt en hoe je een app koppelt, gegevenssynchronisatie inschakelt, records opnieuw synchroniseert en meer.

Hoe gegevenssynchronisatie werkt

Wanneer een synchronisatie is geactiveerd, maakt gegevenssynchronisatie een interne index van alle records in een object. Vervolgens wordt die index gebruikt om recordwijzigingen te vergelijken en te controleren om te zien hoe hun status (synchroniseren, mislukken of uitgesloten) moet veranderen als de recordeigenschappen worden bijgewerkt. Dit betekent dat de interne gegevenssynchronisatie-index voortdurend de database vergelijkt (HubSpot of de verbonden app) en een dropped of errored API call of endpoint kan herstellen.

Wanneer een record wordt bijgewerkt, vergelijkt de sync engine het hele record met de kopie die het heeft en werkt de kopie bij om overeen te komen met het echte record. Hierdoor kunnen gemiste of mislukte updates hersteld worden. Gegevenssynchronisatie kan enige tijd in beslag nemen om alle records te indexeren, maar zorgt voor een soepelere en gezondere synchronisatie-ervaring.

Sync-principes

Een gegevenssynchronisatie vindt altijd plaats tussen twee apps, waarvan HubSpot er één is. Elke synchronisatie heeft twee hoofdfasen, onafhankelijk van het object dat gesynchroniseerd wordt:

• De initiële synchronisatie: start wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd of wanneer deze wordt opgeslagen. Alle bestaande records in beide apps worden door de sync engine gehaald om ze te indexeren en, indien van toepassing, te synchroniseren.
• De incrementele synchronisatie: wanneer alle records geïndexeerd zijn, worden ze gescand op updates en nieuwe records. Geïndexeerde records die zijn gewijzigd sinds de laatste keer dat ze werden gecontroleerd, worden door de sync-engine gehaald.

Eerste synchronisatie

Voor een tweerichtingssynchronisatie bestaat de initiële synchronisatie uit:

• Index HubSpot: de HubSpot-records worden gescand en de ID van de record en de bijbehorende identifiers worden opgeslagen (standaard is dit het e-mailadres voor contactpersonen en de naam of het domein voor bedrijven). De index wordt gedurende het hele synchronisatieproces up-to-date gehouden. Lees meer over hoe het matchen werkt.
• Indexeer de andere app en synchroniseer: de records van de andere app worden gescand en gesynchroniseerd. Voor elke bron die wordt opgehaald, wordt gecontroleerd of er een overeenkomende identifier (bijv. e-mailadres voor contactpersonen) in de index-tabel van HubSpot staat. Als dat zo is, worden de records gematcht en worden beide records samen door de synchronisatie-engine gehaald. Als er geen match is, gaat het record alleen door de sync engine. Wanneer de sync engine records matcht, combineert het alle informatie die het heeft (de veldwaarden van de records, de filters, veldkoppelingen, synchronisatiegeschiedenis, etc.) en op basis daarvan stelt het de volgende actie samen (wijzigingen aan de bronnen aanvragen, niets doen, een fout loggen, etc.).

Let op: het eerste record dat wordt geretourneerd door de API van de app zal synchroniseerbaar zijn, het volgende zal worden beschouwd als een duplicaat.

• HubSpot synchroniseren: de HubSpot records worden opnieuw gescand om te controleren of ze gesynchroniseerd moeten worden. Deze stap resulteert in het synchroniseren van bestaande records in HubSpot, niet in de andere app.

Incrementele synchronisatie

De incrementele synchronisatie scant constant op updates in HubSpot en de andere app (gebaseerd op de synchronisatierichting) en wacht om getriggerd te worden. HubSpot controleert elke vijf minuten of er wijzigingen zijn. De andere app, of zijn API, gebruikt webhooks om te waarschuwen voor wijzigingen.

Een app verbinden

Voordat je begint

• Je moet een Super Admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account.
• Er kunnen andere machtigingen vereist zijn voor de specifieke app die je aan je HubSpot account koppelt.

De app koppelen

Er zijn twee manieren om een app te zoeken en te verbinden. Je kunt dit doen via de App Marketplace of via de importpagina.

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Voer in de zoekbalk de naam van de app in en klik vervolgens op het zoekresultaat.
3. Klik rechtsboven op App installeren.
4. Klik in het dialoogvenster op Volgende en log in op uw app-account.
5. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik op Toestaan. Je wordt teruggeleid naar de app-pagina in je HubSpot-instellingen.

Als je een synchronisatie instelt vanaf de importpagina:

1. Klik op Importeren rechtsboven op de startpagina van elk object, of ga naar je importinstellingen:

• • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Importeren & Exporteren.
  • Klik op Ga om te importeren.

2. Klik op Een app synchroniseren.

3. Voer in het rechterpaneel de naam van de app in en klik vervolgens op het zoekresultaat.
4. Klik op App installeren.
5. Je wordt doorgestuurd naar de pagina met de app om verder te gaan met de verbindingsstappen.

Het is mogelijk om meer dan één instantie van dezelfde app van derden te verbinden met HubSpot. Als je bijvoorbeeld twee Microsoft Dynamics-accounts beheert, kun je gegevens van beide accounts koppelen en synchroniseren met één HubSpot-account. Om een extra account te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de naam van de app.
3. Klik op Acties > Accounts beheren.
4. Klik in het rechterpaneel op Nog een account aansluiten.
5. Ga verder met de stappen om de app te verbinden met HubSpot.

Gegevenssynchronisatie inschakelen

Nadat je de app hebt gekoppeld, moet je de app-instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Klik op Synchronisatie instellen.
4. Selecteer op de pagina Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren het object waarnaar of waarvan je wilt synchroniseren in de app en het object waarnaar of waarvan je wilt synchroniseren in HubSpot.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu met pijlen en selecteer of de synchronisatie tweerichtingsverkeer is of eenrichtingsverkeer tussen de app en HubSpot, of andersom.

Configureer je synchronisatierichting

Kies in het scherm Configureren de synchronisatierichting en koppel de velden van de app van derden aan de HubSpot-eigenschappen.

Bepaal in het gedeelte Kies je synchronisatierichting hoe je gegevens wilt synchroniseren van HubSpot naar de app van derden en vice versa. Er zijn drie opties:

• Gegevenssynchronisatie tussen apps: alle nieuwe en bijgewerkte objectinformatie wordt gesynchroniseerd tussen de twee apps. Eigenschappen worden samengevoegd voor records die al bestaan in beide platforms.
• Gegevenssynchronisatie alleen naar HubSpot: gegevens worden alleen gesynchroniseerd van je app van derden naar HubSpot.
• Data synchroniseert alleen naar jouw app van derden: data wordt alleen gesynchroniseerd van HubSpot naar jouw app van derden.

Als de app van derden die je koppelt gebeurtenissynchronisatie ondersteunt, heb je de mogelijkheid om ondersteunde gebeurtenissen, zoals e-mailopeningen en -kliks, te synchroniseren van de app van derden naar HubSpot.

Houd rekening met het volgende voordat je gebeurtenissynchronisatie inschakelt:

• Gebeurtenissynchronisatie is eenrichtingsverkeer, van de app van derden naar HubSpot.
• Gebeurtenissynchronisatie synchroniseert alleen gebeurtenissen die zijn gekoppeld aan contactrecords.
• Als een contactrecord niet synchroniseert, kan elk bijbehorend evenement nog steeds worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Gebeurtenissen worden alleen gesynchroniseerd als ze zijn gekoppeld aan contactpersonen die al in HubSpot staan.

Als je gebeurtenissynchronisatie wilt inschakelen, schakel je het selectievakje Eenmalige synchronisatie [van je app van derden] met HubSpot in.

Klik in het gedeelte Gegevensconflicten oplossen op het vervolgkeuzemenu en selecteer de standaardapp die de andere zal overschrijven als er gegevensverschillen zijn. Als er geen veldwaarde is in de standaard app, worden er geen gegevens gewijzigd in de app van derden. Deze instelling heeft geen invloed op de synchronisatierichting die is geselecteerd in de sectie Kies uw synchronisatierichting.

Controleer je veldtoewijzingen

Bekijk in het gedeelte Breng je velden in kaart de standaardtoewijzingen voor eigenschappen en hoe informatie wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van derden. Als je een betaald abonnement op Operations Hub hebt, kun je aangepaste toewijzingen voor eigenschappen instellen. Als je geen betaald abonnement hebt op Operations Hub, klik dan op Probeer aangepaste toewijzingen uit om de functie te testen.

Vereiste velden worden in de tabel met veldtoewijzingen weergegeven met een sterretje (*).

Klik om een toewijzing uit te schakelen.

Een aangepaste veldtoewijzing instellen:

1. Klik op Een toewijzing toevoegen.
2. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de app van derden en de HubSpot-eigenschap te selecteren die je wilt koppelen.
3. Klik op success Bijwerken.

4. Klik om aangepaste toewijzingen uit te schakelen.

Meer informatie over specifieke regels en overwegingen voor datasync-veldtoewijzingen.

Je synchronisatieregels instellen

Configureer in het scherm Limiet hoe je records van HubSpot naar je app van derden wilt synchroniseren en vice versa.

Als je een dealsynchronisatie configureert, wordt je gevraagd om je dealpijplijnen en -fasen in kaart te brengen tussen HubSpot en je app van derden. Alleen deals in de in kaart gebrachte dealstappen worden gesynchroniseerd.

1. Klik in het gedeelte Breng je dealpijplijnen en -fasen in kaart op het vervolgkeuzemenu Kies een HubSpot-pijplijn om te kiezen welke HubSpot-dealpijplijn je wilt synchroniseren met je app van derden.
2. Klik op Automatisch in kaart brengen om automatisch HubSpot dealfasen in kaart te brengen met de dealfasen van je app van derden. De synchronisatie doet een eenvoudige tekstzoekactie en probeert fasen met dezelfde klank in kaart te brengen.
3. Om een extra pijplijn in kaart te brengen, klik je op Map another pipeline (Een andere pijplijn in kaart brengen).

Als je geen dealfasen vanje andere app in HubSpot kunt bekijken, komt dat door de volgende redenen:

• Het verbonden gebruikersaccount heeft niet de juiste rechten om de dealfasen te bekijken.
• Gegevenssynchronisatie brengt HubSpot dealfasen in kaart met pijplijnfasen in je andere app. Als je een niet-standaard verkoopproces hebt dat niet vertrouwt op deal-/opportunityfasen, kun je geen gegevens synchroniseren met HubSpot-gegevenssynchronisatie.

Als je een contactsynchronisatie configureert, synchroniseert HubSpot standaard alleen contactpersonen met een geldig e-mailadres. Als je ook contactpersonen zonder e-mailadres wilt synchroniseren, schakel je in de sectie Duplicate reductie het selectievakje Only sync contacts with an email address (Alleen contactpersonen met e-mailadres synchroniseren ) uit.

Meer informatie over overeenkomende records.

Opmerking: als een app zowel een bedrijfsnaam- als een bedrijfsdomeinveld heeft, zal HubSpot twee records matchen als ze dezelfde bedrijfsnaam hebben maar een ander domein, en omgekeerd.

Kies in het gedeelte Filters criteria om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar je app van derden en vice versa:

1. Klik op Bewerken.
2. Selecteer in het rechterpaneel de eigenschap om de synchronisatie van records van HubSpot naar je app van derden en vice versa te beperken.
3. Klik op Gereed.

Let op: het gedeelte Filters beperkt alleen welke records in eerste instantie worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app van derden. Zodra records zijn gesynchroniseerd, zullen ze doorgaan met het heen en weer synchroniseren van gegevens op basis van de ingestelde eigenschapstoewijzing.

Records koppelen

HubSpot probeert waar mogelijk dezelfde associaties tussen records te behouden (bijv. bedrijven geassocieerd met contactpersonen, of deals geassocieerd met bedrijven) bij het synchroniseren met de oorspronkelijke app die je hebt gekoppeld. Meer informatie over associatietoewijzing met gegevenssynchronisatie.

Let op: in de meeste gevallen kan gegevenssynchronisatie alleen facturen automatisch koppelen aan contactpersonen. Facturen moeten handmatig worden gekoppeld aan bedrijfsrecords in HubSpot.

Bekijk de regels en start de synchronisatie

Bekijk in het scherm Controleren de regels die je hebt geconfigureerd en klik vervolgens op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie begint dan.

Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.

Verwijderde records opnieuw synchroniseren

Als je records hebt verwijderd in HubSpot of in je app van derden, kun je verwijderde records opnieuw synchroniseren om ze opnieuw aan te maken in beide apps:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Klik op het tabblad Objectweergave in de kolom Mislukt op het aantal records dat niet gesynchroniseerd kan worden.
4. Klik in het rechterpaneel op Acties.
5. Selecteer Verwijderde records opnieuw synchroniseren in HubSpot of Verwijderde records opnieuw synchroniseren in [app van derden].

6. Klik op Alles opnieuw synchroniseren.

Je kunt ook:

1. Klik op het tabblad Recordweergave op Meer > Alle verwijderde records herstellen.
2. Klik in het zijpaneel op het vervolgkeuzemenu Type record en selecteer het type record en het vervolgkeuzemenu Bestemming-app om te selecteren in welke app de contactpersonen opnieuw moeten worden gemaakt.
3. Klik op Bekijken voor herstel.
4. Bekijk alle records die zullen worden hersteld en klik op Alles herstellen [nummer].

Gegevenssynchronisatie uitschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Synchronisatie uitschakelen.

4. Klik in het pop-upvenster op Synchronisatie uitschakelen.

Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kun je deze weer inschakelen door te klikken op Synchronisatie-instellingen bewerken of de synchronisatie verwijderen.

De gezondheid van je synchronisatie bekijken

Nadat je een app hebt gekoppeld, kun je een overzicht bekijken van de records die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van derden.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Klik op het tabblad Synchronisatieoverzicht op Objectweergave om de synchronisatiestatus per object te bekijken.

• • Records die worden verwerkt als onderdeel van een initiële synchronisatie zullen draaiende cirkels naast zich hebben.
  • Een record heeft de status In de wachtrij als er een andere synchronisatie bezig is, om te voorkomen dat er op hetzelfde moment updates van dezelfde gegevens plaatsvinden.

4. Klik in de kolom Gesynchroniseerd op het aantal records om alle records te bekijken die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app.
5. Klik in de Niet gesynchroniseerd kolom op het aantal records om alle records te bekijken die niet gesynchroniseerd zijn tussen HubSpot en de app.

• • Bekijk de reden van mislukking in de kolom Foutcategorie .
  • Beweeg de muis over de tooltip om de stappen voor het oplossen te bekijken.

6. Klik in de kolom Uitgesloten op het aantal records om alle records weer te geven die zijn uitgesloten van synchronisatie. Dit kan zijn omdat ze niet overeenkomen met een van de filters in je synchronisatie-instellingen, of omdat er geen unieke identificatie aan ze is toegewezen, wat kan komen doordat er een overeenkomende sleutel is gedefinieerd.

Records exporteren vanuit een gegevenssynchronisatie-app

Om records te exporteren vanuit een gegevenssynchronisatie-app:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Klik op het tabblad Sync-overzicht in de kolommen In synchronisatie, Niet gesynchroniseerd of Uitgesloten op het nummer naast het object waarvoor je records wilt exporteren.
4. Klik rechtsboven op Meer en selecteer vervolgens Exporteren.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
6. Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in het meldingscentrum.