Verbinding maken en HubSpot gegevenssynchronisatie gebruiken

Met HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt u een eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie tussen HubSpot en uw andere apps maken om al uw klantgegevens op één platform samen te brengen. Bekijk welke apps gegevenssynchronisatie gebruiken.

Lees hoe gegevenssynchronisatie werkt en hoe u een app kunt verbinden, gegevenssynchronisatie kunt inschakelen, records opnieuw kunt synchroniseren en meer.

Hoe gegevenssynchronisatie werkt

Wanneer synchronisatie is geactiveerd, maakt gegevenssynchronisatie een interne index van alle records in een object. Vervolgens gebruikt het die index om recordwijzigingen te vergelijken en te controleren om te zien hoe hun status (synchroniseren, mislukt of uitgesloten) moet veranderen naarmate de recordeigenschappen worden bijgewerkt. Dit betekent dat de interne gegevenssynchronisatie-index voortdurend zijn database (HubSpot of de verbonden app) vergelijkt en elke verloren gegane of foutieve API-aanroep of eindpunt kan herstellen.

Wanneer een record wordt bijgewerkt, vergelijkt de synchronisatiemotor het volledige record met de kopie die hij heeft en werkt hij zijn kopie bij zodat deze overeenkomt met het echte record. Hierdoor kan hij gemiste of mislukte updates herstellen. Het kan even duren voordat de gegevenssynchronisatie alle records heeft geïndexeerd wanneer deze wordt gestart, maar dit zorgt voor een soepelere en gezondere synchronisatie-ervaring. 

Synchronisatieprincipes

Een gegevenssynchronisatie vindt altijd plaats tussen twee apps, waarvan één HubSpot is. Elke synchronisatie bestaat uit twee hoofdfasen, onafhankelijk van het object dat wordt gesynchroniseerd:

• De initiële synchronisatie: begint wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd of wanneer deze wordt opgeslagen. Alle bestaande records in beide apps worden door de synchronisatiemotor geleid om ze te indexeren en, indien van toepassing, te synchroniseren.
• De incrementele synchronisatie: wanneer alle records zijn geïndexeerd, worden ze gescand op updates en nieuwe records. Geïndexeerde records die sinds de laatste controle zijn gewijzigd, worden door de synchronisatiemotor geleid.

Eerste synchronisatie

Voor een tweerichtingssynchronisatie bestaat de eerste synchronisatie uit:

• Index HubSpot: de HubSpot-records worden gescand en de ID van het record en de bijbehorende identificatiegegevens worden opgeslagen (standaard is dit het e-mailadres voor contacten en de naam of het domein voor bedrijven). De index wordt gedurende het hele synchronisatieproces up-to-date gehouden. Lees meer over hoe matching werkt. 
• Indexeer de andere app en synchroniseer: de records uit de andere app worden gescand en gesynchroniseerd. Voor elke opgehaalde bron wordt gecontroleerd of er een overeenkomende identificatiecode (bijvoorbeeld het e-mailadres voor contactpersonen) in de index tabel van HubSpot staat. Als dat het geval is, worden de records gematcht en worden beide records samen door de synchronisatiemotor geleid. Als er geen match is, gaat het record alleen door de synchronisatiemotor. Wanneer de synchronisatiemotor records koppelt, combineert deze alle beschikbare informatie (de veldwaarden van de records, de filters, veldtoewijzingen, synchronisatiegeschiedenis, enz.) en op basis daarvan stelt deze de volgende actie samen (wijzigingen aan de bronnen aanvragen, niets doen, een fout registreren, enz.

Let op: het eerste record dat door de API van de app wordt geretourneerd, kan worden gesynchroniseerd, het volgende record wordt als een duplicaat beschouwd.

• HubSpot synchroniseren: de HubSpot-records worden opnieuw gescand om te controleren of ze moeten worden gesynchroniseerd. Deze stap resulteert in het synchroniseren van bestaande records in HubSpot, niet in de andere app.

Incrementele synchronisatie

De incrementele synchronisatie scant voortdurend op updates in HubSpot en de andere app (op basis van de synchronisatierichting) en wacht tot deze wordt geactiveerd. HubSpot controleert elke vijf minuten of er wijzigingen zijn. De andere app, of de API ervan, gebruikt webhooks om te waarschuwen voor eventuele wijzigingen.

Een app verbinden

Er zijn twee manieren om een app te zoeken en te verbinden. U kunt dit doen via de App Marketplace of via de importpagina. 

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Voer in de zoekbalk denaam van de app in en klik vervolgens op hetzoekresultaat. 
3. Klik op Installeren.
4. Klik in het dialoogvenster op Volgende en log vervolgens in op je app-account.
5. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik vervolgens op Toestaan. U wordt teruggeleid naar de app-pagina in uw HubSpot-instellingen.

Als je een synchronisatie instelt vanaf de importpagina:

1. Klik op Importeren rechtsboven op destartpagina van eenobject of ga naar je importinstellingen:

• • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Ga in het menu aan de linkerkant naarImporteren en exporteren.
  • Klik opGa naar importeren.

2. Klik opEen app verbinden. 

3. Voer in het dialoogvenster de naam van de app in en klik vervolgens op hetzoekresultaat. 
4. Klik opInstalleren. 
5. Je wordt doorgestuurd naar de lijstpagina van de app om door te gaan met de verbindingsstappen. 

Het is mogelijk om meer dan één exemplaar van dezelfde app van een derde partij te verbinden met HubSpot. Als u bijvoorbeeld twee Microsoft Dynamics-accounts beheert, kunt u beide accounts verbinden en de gegevens ervan synchroniseren met één HubSpot-account. Om een extra account te verbinden:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de naam van deapp. 
3. Klik rechtsboven op Accountacties >Accounts beheren. 
4. Klik in het rechterpaneel op Een ander account koppelen. 
5. Volg de stappen om de app aan HubSpot te koppelen. 

Schakel gegevenssynchronisatie in

Nadat je de app hebt gekoppeld, moet je je app-instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Klik op Uw synchronisatie instellen.
4. Selecteer op de pagina Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren het object waarmee u wilt synchroniseren in de app en het object waarmee u wilt synchroniseren in HubSpot.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu met pijltjes en selecteer of de synchronisatie bidirectioneel of eenrichtingsverkeer is tussen de app en HubSpot, of vice versa. 

Configureer uw synchronisatierichting

Kies in het scherm Configureren de synchronisatierichting en koppel de velden van de app van derden aan HubSpot-eigenschappen.

Bepaal in het gedeelte Kies uw synchronisatierichting hoe u gegevens wilt synchroniseren van HubSpot naar de app van derden en vice versa. Er zijn drie opties: 

• Gegevens worden gesynchroniseerd tussen apps: alle nieuwe en bijgewerkte objectinformatie wordt gesynchroniseerd tussen de twee apps. Eigenschappen worden samengevoegd voor records die al op beide platforms bestaan. 
• Gegevens worden alleen gesynchroniseerd naar HubSpot: gegevens worden alleen gesynchroniseerd van je app van derden naar HubSpot.
• Gegevens worden alleen gesynchroniseerd naar uw app van derden: gegevens worden alleen gesynchroniseerd van HubSpot naar uw app van derden. 

Als de externe app die u koppelt gebeurtenissynchronisatie ondersteunt, kunt u ondersteunde gebeurtenissen, zoals het openen en klikken van e-mails, synchroniseren van de externe app naar HubSpot.

Houd rekening met het volgende voordat u gebeurtenissynchronisatie inschakelt: 

• Gebeurtenissynchronisatie is eenrichtingsverkeer, van de app van derden naar HubSpot.
• Gebeurtenissynchronisatie synchroniseert alleen gebeurtenissen die zijn gekoppeld aan contactrecords.
• Als een contactrecord niet kan worden gesynchroniseerd, kunnen alle gekoppelde gebeurtenissen nog steeds worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Gebeurtenissen worden alleen gesynchroniseerd als ze zijn gekoppeld aan contacten die al in HubSpot staan.

Om gebeurtenissynchronisatie in te schakelen, vinkt u het selectievakje Eénrichtingssynchronisatie [uw app van derden] gebeurtenis naar HubSpot aan. 

Klik in het gedeelte Gegevensconflicten oplossen op het vervolgkeuzemenu en selecteer de standaardapp die de andere app overschrijft wanneer er gegevensverschillen zijn. Als er geen veldwaarde in de standaardapp staat, worden er geen gegevens gewijzigd in de app van derden. Deze instelling heeft geen voorrang op de synchronisatierichting die is geselecteerd in het gedeelte Kies uw synchronisatierichting.

Controleer je veldtoewijzingen

Controleer in het gedeelte Uw velden toewijzen de standaardtoewijzingen van eigenschappen en hoe informatie wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en uw app van derden. Als u een betaalde Data Hub -abonnement, kun je aangepaste toewijzingen voor eigenschappen instellen. Als je geen betaald Data Hub -abonnement, klik jeop Probeer aangepaste toewijzingen om de functie te testen. 

Verplichte velden worden in de tabel met veldtoewijzingen weergegeven met een asterisk (*). 

Om een mapping uit te schakelen, klikt u op om de schakelaaruit te schakelen. 

Een aangepaste veldtoewijzing instellen:

1. Klik opEen mapping toevoegen. 
2. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de app van derden en de HubSpot-eigenschap te selecteren die u wilt toewijzen.
3. Klikop Update.

4. Om aangepaste toewijzingen uit te schakelen, klik je op deschakelaarom dezeuitte schakelen. 

Lees meer over specifieke regels en overwegingen voor het toewijzen van velden voor gegevenssynchronisatie.

Stel je synchronisatieregels in

Configureer op het scherm Beperking hoe je records van HubSpot naar je app van derden wilt synchroniseren en vice versa.

Als je een dealsynchronisatie configureert, wordt je gevraagd om je dealpijplijnen en -fasen tussen HubSpot en je app van derden te koppelen. Alleen deals in de gekoppelde dealfasen worden gesynchroniseerd. 

1. Klik in het gedeelte Uw dealpijplijnen en -fasen toewijzen op het vervolgkeuzemenu Kies een HubSpot-pijplijn om te kiezen welke HubSpot-dealpijplijn u wilt synchroniseren met uw app van derden.
2. Klik op Automatisch toewijzen om de dealfasen van HubSpot automatisch toe te wijzen aan de dealfasen van uw app van derden. De synchronisatie voert een eenvoudige tekstzoekopdracht uit en probeert fasen met een vergelijkbare naam toe te wijzen.
3. Om een extra pijplijn toe te wijzen, klikt u op Een andere pijplijn toewijzen.

Als u de dealfasen van uw andere app niet kunt bekijken in HubSpot, kan dat de volgende redenen hebben:

• Het gekoppelde gebruikersaccount heeft niet de juiste machtigingen om de dealfasen te bekijken.
• Gegevenssynchronisatie koppelt HubSpot-dealstadia aan pijplijnstadia in uw andere app. Als u een niet-standaard verkoopproces hebt dat niet afhankelijk is van deal-/opportuniteitsstadia, kunt u geen gegevens synchroniseren met HubSpot-gegevenssynchronisatie.

Als je een contactsynchronisatie configureert, synchroniseert HubSpot standaard alleen contacten met een geldig e-mailadres. Als je ook contacten zonder e-mailadres wilt synchroniseren, schakel je in het gedeelte Duplicaten verminderenhet selectievakje Alleen contacten met een e-mailadres synchroniseren uit.

Meer informatie over het matchen van records.

Let op: wanneer een app zowel een veld voor bedrijfsnaam als voor bedrijfsdomein heeft, koppelt HubSpot twee records als ze dezelfde bedrijfsnaam hebben maar een ander domein, en vice versa.

Kies in het gedeelte Filters criteria om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar uw app van derden, en vice versa:

1. Klik opBewerken.
2. Selecteer in het rechterpaneel de eigenschap om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar je app van derden en vice versa.
3. Klik opGereed. 

Let op: het gedeelte Filtersbeperkt alleen welke records in eerste instantie worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app van derden. Zodra records zijn gesynchroniseerd, blijven ze gegevens heen en weer synchroniseren op basis van de ingestelde eigenschaptoewijzing.

Records koppelen

HubSpot probeert waar mogelijk dezelfde koppelingen tussen records te behouden (bijvoorbeeld bedrijven die zijn gekoppeld aan contactpersonen of deals die zijn gekoppeld aan bedrijven) bij het synchroniseren met de oorspronkelijke app die u hebt gekoppeld. Meer informatie over het toewijzen van associaties met gegevenssynchronisatie.

Let op: in de meeste gevallen kan gegevenssynchronisatie alleen automatisch facturen aan contactpersonen koppelen. Facturen moeten handmatig worden gekoppeld aan bedrijfsrecords in HubSpot.

Regels controleren en de synchronisatie starten

Controleer in het scherm Controleren de regels die u hebt geconfigureerd en klik vervolgens op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie wordt dan verwerkt.

Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.

Verwijderde records opnieuw synchroniseren

Als je records hebt verwijderd in HubSpot of je app van een derde partij, kun je verwijderde records opnieuw synchroniseren om ze in beide apps opnieuw aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik op het tabblad Objectweergave in de kolom Mislukt op hetaantal recordsdat niet kan worden gesynchroniseerd. 
5. Klik in het rechterpaneel opActies.
6. SelecteerVerwijderde records opnieuw synchroniseren in HubSpot ofVerwijderde records opnieuw synchroniseren in [app van derden].
7. Klik opAlles opnieuw synchroniseren. 

Je kunt ook:

1. Klik op het tabbladRecordweergave opMeer >Alle verwijderde records herstellen. 
2. Klik in het zijpaneel op het vervolgkeuzemenuRecordtype en selecteer het recordtype en het vervolgkeuzemenuBestemmingsapp om te selecteren in welke app de contacten opnieuw moeten worden aangemaakt. 
3. Klik opControleren voor herstel. 
4. Controleer alle records die worden hersteld en klik op Alles herstellen [aantal]. 

Gegevenssynchronisatie uitschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op deapp.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Beweeg de muisaanwijzer over de [object] synchronisatie, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Synchronisatie uitschakelen. 
5. Klik in het pop-upvenster op Synchronisatie uitschakelen.

Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kunt u deze weer inschakelen door opSynchronisatie-instellingen bewerken te klikken, of de synchronisatie verwijderen.

Controleer de status van uw synchronisatie

Nadat u een app hebt gekoppeld, kunt u een overzicht bekijken van de records die tussen HubSpot en uw externe app worden gesynchroniseerd. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik op Objectweergave om de synchronisatiestatus per object te bekijken.

• • Records die worden verwerkt als onderdeel van een eerste synchronisatie, worden gemarkeerd met draaiende cirkels.
  • Een record krijgt de status In wachtrij als er een andere synchronisatie bezig is, om te voorkomen dat er tegelijkertijd updates plaatsvinden voor dezelfde gegevens.
  • Beweeg uw muis over de synchronisatiestatus van elk object voor meer informatie over de voortgang van de synchronisatie. De synchronisatiestatus-tracker toont de huidige synchronisatiefase voor de integratie, zoals scannen, synchroniseren, gesynchroniseerd en luisteren naar wijzigingen. 

5. Klik in dekolom In syncop hetaantal records om alle records te bekijken die tussen HubSpot en de app worden gesynchroniseerd.
6. Klik in de kolomMisluktophetaantal recordsom alle records te bekijken die niet worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app. 

• • Klik in de kolom Synchronisatieactiviteitop depijl naar rechts naast een fout om meer informatie te bekijken over de reden voor het mislukken van de synchronisatie.
  • Klik op artificialIntelligenceIcon Troubleshoot om Breeze Assistant te openen en begeleiding en stappen voor probleemoplossing te krijgen om de synchronisatiefout voor een record op te lossen. 

7. Klik in de kolomUitgesloten op het aantal records om alle records te bekijken die zijn uitgesloten van synchronisatie. Dit kan komen doordat ze niet overeenkomen met een van de filters in uw synchronisatie-instellingen, of doordat ze geen unieke identificatiecode hebben toegewezen gekregen, wat mogelijk te wijten is aan een gedefinieerde overeenkomende sleutel. 

Als de synchronisatie voor sommige records mislukt, kunt u alleen voor die records een nieuwe synchronisatie starten.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. Klik vervolgens op het tabblad Recordweergave.
4. Vink het selectievakje aan naast de records die u opnieuw wilt synchroniseren.
5. Klik vervolgens op Synchronisatie opnieuw uitvoeren voor [aantal] records.

Records exporteren vanuit een app voor gegevenssynchronisatie

Om records te exporteren vanuit een app voor gegevenssynchronisatie:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik in de kolommen Gesynchroniseerd, Mislukt of Uitgesloten op het nummer naast het object waarvan u records wilt exporteren.
5. Klik rechtsboven op Meer en selecteer vervolgens Exporteren.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
7. Klik op Exporteren. Zodra het exporteren is voltooid, ontvangt u een downloadlink via e-mail en in het meldingscentrum.