Verbinding maken en HubSpot gegevenssynchronisatie gebruiken

Met HubSpot gegevenssynchronisatie kun je een eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie maken tussen HubSpot en je andere apps om al je klantgegevens op één klantenplatform samen te brengen. Bekijk hier welke apps datasynchronisatie gebruiken.

Lees hieronder hoe gegevenssynchronisatie werkt en hoe je een app aansluit, gegevenssynchronisatie inschakelt, records opnieuw synchroniseert en meer.

Hoe gegevenssynchronisatie werkt

Wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd, maakt gegevenssynchronisatie een interne index van alle records in een object. Het gebruikt vervolgens die index om record wijzigingen te vergelijken en te monitoren om te zien hoe hun status (synchroniseren, mislukken of uitgesloten) zou moeten veranderen als de eigenschappen van de records worden bijgewerkt. Dit betekent dat de interne datasync index continu de database vergelijkt (HubSpot of de verbonden app) en een dropped of errored API call of endpoint kan herstellen.

Wanneer een record wordt bijgewerkt, vergelijkt de synchronisatie-engine het hele record met de kopie die het heeft en werkt de kopie bij zodat deze overeenkomt met het echte record. Hierdoor kunnen gemiste of mislukte updates worden hersteld. Gegevenssynchronisatie kan enige tijd in beslag nemen om alle records te indexeren, maar zorgt voor een soepelere en gezondere synchronisatie-ervaring.

Sync-principes

Een gegevenssynchronisatie vindt altijd plaats tussen twee apps, waarvan HubSpot er één is. Elke synchronisatie heeft twee hoofdfasen, onafhankelijk van het object dat wordt gesynchroniseerd:

• De initiële synchronisatie: start wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd of wanneer deze wordt opgeslagen. Alle bestaande records in beide apps worden door de sync-engine gehaald om ze te indexeren en, indien van toepassing, te synchroniseren.
• De incrementele synchronisatie: wanneer alle records geïndexeerd zijn, worden ze gescand op updates en nieuwe records. Geïndexeerde records die zijn gewijzigd sinds de laatste keer dat ze werden gecontroleerd, worden door de sync-engine gehaald.

Eerste synchronisatie

Voor een tweerichtingssynchronisatie bestaat de initiële synchronisatie uit:

• Index HubSpot: de HubSpot records worden gescand en het ID van het record en de overeenkomende identifiers worden opgeslagen (standaard is dit het e-mailadres voor contactpersonen en de naam en/of het domein voor bedrijven). De index wordt gedurende het hele synchronisatieproces up-to-date gehouden. Lees meer over hoe het matchen werkt.
• Indexeer de andere app en synchroniseer: de records van de andere app worden gescand en gesynchroniseerd. Voor elke bron die wordt opgehaald, wordt gecontroleerd of er een overeenkomende identifier (bijv. e-mailadres voor contactpersonen) is in de index-tabel van HubSpot. Als dat zo is, worden de records gematcht en worden beide records samen door de synchronisatie-engine gehaald. Als er geen match is, gaat het record alleen door de sync engine. Wanneer de sync engine records matcht, combineert het alle informatie die het heeft (de veldwaarden van de records, de filters, veldtoewijzingen, synchronisatiegeschiedenis, etc.) en op basis daarvan construeert het de volgende actie (wijzigingen aan de bronnen aanvragen, niets doen, een fout loggen, etc.)

Let op: het eerste record dat wordt geretourneerd door de API van de app kan worden gesynchroniseerd, het volgende record wordt beschouwd als een duplicaat.

• Synchroniseer HubSpot: de HubSpot records worden opnieuw gescand om te controleren of ze gesynchroniseerd moeten worden. Deze stap resulteert in het synchroniseren van bestaande records in HubSpot, niet in de andere app.

Incrementele synchronisatie

De incrementele synchronisatie scant constant op updates in HubSpot en de andere app (gebaseerd op de synchronisatierichting) en wacht tot deze worden getriggerd. HubSpot controleert elke vijf minuten of er wijzigingen zijn. De andere app, of zijn API, gebruikt webhooks om te waarschuwen voor wijzigingen.

Een app aansluiten

Voordat u begint

• Je moet een superbeheerder zijn of App-marktplaats rechten hebben in je HubSpot account.
• Er kunnen andere machtigingen vereist zijn voor de specifieke app die je met je Hubspot account verbindt.

De app aansluiten

Er zijn twee manieren om een app te zoeken en er verbinding mee te maken. Dat kan via de App-marktplaats of via de invoerpagina.

• Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Voer in de zoekbalk de naam van de app in en klik vervolgens op het zoekresultaat.
• Klik rechtsboven op App installeren.
• Klik in het dialoogvenster op Volgende en log in op uw app-account.
• Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik op Toestaan. Je wordt teruggeleid naar de app-pagina in je HubSpot instellingen.

Als je een synchronisatie instelt vanaf de importpagina:

• Klik op Importeren rechtsboven op de startpagina van een object of ga naar de importinstellingen:
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren en exporteren.
  • Klik op Ga naar importeren.
• Klik op Synchronisatie instellen.

• Voer in het rechterpaneel de naam van de app in en klik vervolgens op het zoekresultaat.
• Klik op App installeren.
• Je wordt doorgestuurd naar de publicatiepagina van de app om verder te gaan met de verbindingsstappen.

Het is mogelijk om meer dan één instantie van dezelfde app van derden te verbinden met HubSpot. Als je bijvoorbeeld twee Microsoft Dynamics accounts beheert, kun je gegevens van beide accounts koppelen en synchroniseren met één HubSpot account. Om een extra account te koppelen:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op de naam van de app.
• Klik op Acties > Accounts beheren.
• Klik in het rechterpaneel op Een ander account verbinden.
• Ga verder met de stappen om de app met HubSpot te verbinden.

Gegevenssynchronisatie inschakelen

Nadat je de app hebt aangesloten, moet je de app-instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op de app.
• Klik op Uw synchronisatie instellen.
• Selecteer op de pagina Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren het object waarnaar of waarvan je wilt synchroniseren in de app en het object waarnaar of waarvan je wilt synchroniseren in HubSpot.
• Klik op het vervolgkeuzemenu met pijlen en selecteer of de synchronisatie tweerichtingsverkeer is of eenrichtingsverkeer tussen de app en HubSpot, of andersom.

Om een toewijzing uit te schakelen, klikt u op om de schakelaar uit te schakelen.

Om een aangepaste veldtoewijzing in te stellen:

• Klik op Een toewijzing toevoegen.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de app van derden en de eigenschap van HubSpot die je wilt koppelen te selecteren.
• Klik op success Bijwerken.

• Om aangepaste toewijzingen uit te schakelen, klikt u op om de schakelaar uit te schakelen.

Meer informatie over specifieke regels en overwegingen voor veldtoewijzingen voor gegevenssynchronisatie.

Stel je synchronisatieregels in

Configureer in het scherm Limit hoe je records wilt synchroniseren van HubSpot naar je app van derden en vice versa.

HubSpot synchroniseert standaard alleen contactpersonen met een geldig e-mailadres. Om ook contactpersonen zonder e-mailadres te synchroniseren, schakel je in het gedeelte De kans op duplicaten verkleinen het selectievakje Alleen contactpersonen met een e-mailadres synchroniseren uit.

Meer informatie over overeenkomende records.

Let op: wanneer een app zowel een bedrijfsnaam als een bedrijfsdomein veld heeft, zal HubSpot twee records matchen als ze dezelfde bedrijfsnaam hebben maar een ander domein, en vice versa.

Kies in het gedeelte Beperk welke records synchroniseren criteria om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar je app van derden en vice versa:

• Klik op Bewerken.
• Selecteer in het rechterpaneel de eigenschap om de synchronisatie van records van HubSpot naar je app van derden te beperken, en omgekeerd.
• Klik op Gereed.

Let op: het gedeelte Beperk welke records synchroniseren beperkt alleen welke records in eerste instantie synchroniseren tussen HubSpot en de app van derden. Als records eenmaal gesynchroniseerd zijn, zullen ze doorgaan met het heen en weer synchroniseren van gegevens op basis van de ingestelde eigenschappen.

Associate records

HubSpot probeert waar mogelijk dezelfde associaties tussen records te behouden (bijv. bedrijven gekoppeld aan contactpersonen, of deals gekoppeld aan bedrijven) bij het synchroniseren met de oorspronkelijke app waarmee je verbinding hebt gemaakt. Meer informatie over associatietoewijzing met gegevenssynchronisatie.

Let op: in de meeste gevallen kan gegevenssynchronisatie alleen facturen automatisch koppelen aan contactpersonen. Facturen moeten handmatig worden gekoppeld aan bedrijfsrecords in HubSpot.

Bekijk de regels en start de synchronisatie

Bekijk in het scherm Bekijken de regels die je hebt geconfigureerd en klik dan op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie begint dan.

Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.

Verwijderde records opnieuw synchroniseren

Als je records hebt verwijderd in HubSpot of in de app van een derde partij, kun je verwijderde records opnieuw synchroniseren om ze opnieuw aan te maken in beide apps:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op de app.
• Klik op het tabblad Objectweergave in de kolom Failing op het aantal records dat niet gesynchroniseerd kan worden.
• Klik in het rechterpaneel op Acties.
• Selecteer Verwijderde records opnieuw synchroniseren in HubSpot of Verwijderde records opnieuw synchroniseren in [app van derden].

• Klik op Alles opnieuw synchroniseren.

Je kunt ook:

• Klik op het tabblad Recordweergave op Meer > Alle verwijderde records herstellen.
• Klik in het zijpaneel op het keuzemenu Type record en selecteer het type record en het keuzemenu Bestemming om te selecteren in welke app de contactpersonen opnieuw moeten worden gemaakt.
• Klik op Bekijken voor herstel.
• Bekijk alle records die zullen worden hersteld en klik op Alles herstellen [nummer].

Gegevenssynchronisatie uitschakelen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op de app.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Synchronisatie uitschakelen.

• Klik in het pop-upvenster op Synchronisatie uitschakelen.

Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kun je deze weer inschakelen door te klikken op Synchronisatie-instellingen bewerken, of de synchronisatie verwijderen.

Uw synchronisatiegezondheid controleren

Bekijk na het koppelen van een app een overzicht van de records die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van derden.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op de app.
• Klik op het tabblad Synchronisatieoverzicht op Objectweergave om de synchronisatiestatus per object te bekijken.
  • Records die worden verwerkt als onderdeel van een eerste synchronisatie hebben draaiende cirkels ernaast.
  • Een record heeft de status In de wachtrij als er een andere synchronisatie bezig is, om te voorkomen dat er op hetzelfde moment updates van dezelfde gegevens plaatsvinden.

• Klik in de kolom Gesynchroniseerd op het aantal records om alle records te bekijken die synchroniseren tussen HubSpot en de app.
• Klik in de kolom Failing op het aantal records om alle records te bekijken die niet synchroniseren tussen HubSpot en de app.
  • Bekijk de reden van mislukking in de kolom Foutcategorie .
  • Beweeg de muis over de tooltip om de stappen voor het oplossen te bekijken.
• Klik in de kolom Uitgesloten op het aantal records om alle records weer te geven die zijn uitgesloten van synchronisatie. Dit kan zijn omdat ze niet overeenkomen met een van de filters in je synchronisatie-instellingen, of omdat er geen unieke identificatie aan is toegewezen, wat kan komen doordat er een overeenkomende sleutel is gedefinieerd.
  • Klik om alle records te bekijken die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en de app.
  • Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de records te filteren op objecttype, synchronisatiestatus of een specifiek tijdsbestek.

• Om de volgorde van de kolommen te bewerken, klik op Meer > Kolommen bewerken.
• Om alle records te exporteren, klikt u op Meer > Exporteren.
  • Selecteer in het dialoogvenster de bestandsindeling.
  • Klik op Exporteren. Het geëxporteerde bestand wordt naar u gemaild.
• Om alle verwijderde records te herstellen, klik je op Meer > Alle verwijderde records herstellen.
  • Selecteer in het rechterpaneel het type Record en de Bestemmingsapp. Alle eerder verwijderde records worden hersteld in de geselecteerde bestemmingsapp.