Anslut och använd HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du skapa en envägs- eller tvåvägssynkronisering mellan HubSpot och dina andra appar för att förena all din kunddata i en plattform. Granska vilka appar som använder datasynkronisering här.

Nedan kan du lära dig hur datasynkronisering fungerar och hur du ansluter en app, aktiverar datasynkronisering, synkroniserar poster igen och mer.

Hur datasynkronisering fungerar

När en synkronisering aktiveras skapar datasynkroniseringen ett internt index över alla poster i ett objekt. Det indexet används sedan för att jämföra och övervaka poständringar för att se hur deras status (synkronisering, misslyckad eller exkluderad) ska ändras när postens egenskaper uppdateras. Detta innebär att det interna indexet för datasynkronisering kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa alla tappade eller felaktiga API-anrop eller ändpunkter.

När en post uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela posten mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den matchar den verkliga posten. Detta gör det möjligt att återställa eventuella missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkronisering kan ta lite tid att indexera alla poster när den initieras, men kommer att säkerställa en smidigare och hälsosammare synkroniseringsupplevelse.

Principer för synkronisering

En datasynkronisering kommer alltid att ske mellan två appar, varav den ena är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av det objekt som synkroniseras:

• Den initiala synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller sparas. Alla befintliga poster i båda apparna skickas genom synkroniseringsmotorn för att indexera och, om tillämpligt, synkronisera dem.
• Den inkrementella synkron iseringen: när alla poster är indexerade skannas de efter uppdateringar och nya poster. Indexerade poster som har ändrats sedan förra gången de kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Inledande synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den initiala synkroniseringen av:

• Index HubSpot: HubSpot-posterna skannas och postens ID och dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-postadressen för kontakter och namn eller domän för företag). Indexet hålls uppdaterat under hela synkroniseringsprocessen framöver. Läs mer om hur matchning fungerar.
• Indexera den andra appen och synkronisera: posterna från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas görs en kontroll för att se om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-postadress för kontakter) i indextabellen i HubSpot. Om så är fallet matchas posterna och båda posterna skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning kommer posten att gå igenom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar poster kombinerar den all information den har (posternas fältvärden, filter, fältmappningar, synkroniseringshistorik etc.) och baserat på detta bygger den nästa åtgärd (begär ändringar i resurserna, gör ingenting, logga ett fel etc.)

Observera: den första posten som returneras av appens API kommer att kunna synkroniseras, nästa post kommer att betraktas som en dubblett.

• Synka HubSpot: HubSpot-posterna skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg kommer att resultera i synkronisering av befintliga poster i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker hela tiden efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (baserat på synkroniseringsriktningen) och väntar på att bli utlöst. HubSpot kontrollerar om det finns några ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att varna om eventuella ändringar.

Anslut en app

Innan du börjar

• Du måste vara Super Admin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.
• Det kan finnas andra behörigheter som krävs för den specifika appen som du ansluter till ditt HubSpot-konto.

Ansluta appen

Det finns två sätt att söka efter och ansluta till en app. Du kan göra det via App Marketplace eller via importsidan.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Ange appens namn i sökfältet och klicka sedan på sökresultatet.
3. Klicka på Installera app längst upp till höger.
4. Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt appkonto.
5. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du kommer att omdirigeras tillbaka till app-sidan i dina HubSpot-inställningar.

Om du ställer in en synkronisering från importsidan:

1. Klicka på Importera längst upp till höger på varje objekts startsida, eller öppna dina importinställningar:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Import & Export i menyn till vänster i sidofältet.
  • Klicka på Gå för att importera.

2. Klicka på Synkronisera en app.

3. I den högra panelen anger du appens namn och klickar sedan på sökresultatet.
4. Klicka på Installera app.
5. Du kommer att omdirigeras till appens listningssida för att fortsätta med anslutningsstegen.

Det är möjligt att ansluta mer än en instans av samma tredjepartsapp till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. För att ansluta ytterligare ett konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på namnet på appen.
3. Klicka på Åtgärder > Hantera konton.
4. I den högra panelen klickar du på Anslut ett annat konto.
5. Fortsätt med stegen för att ansluta appen till HubSpot.

Slå på datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera dina appinställningar och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två integrationerna.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera väljer du det objekt som du vill synkronisera till eller från i appen och det objekt som du vill synkronisera till eller från i HubSpot.
5. Klicka på rullgardinsmenyn med pilar och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller vice versa.

Konfigurera din synkroniseringsriktning

På skärmen Konfigurera väljer du synkroniseringsriktning och mappar fälten i appen från tredje part till HubSpot-egenskaper.

I avsnittet Välj din synkroniseringsriktning bestämmer du hur du vill att data ska synkroniseras från HubSpot till tredjepartsappen och vice versa. Det finns tre alternativ:

• Datasynkroniseringar mellan appar: all ny och uppdaterad objektinformation synkroniseras mellan de två apparna. Egenskaper slås samman för poster som redan finns i båda plattformarna.
• Data synkroniserasendast till HubSpot: data synkroniseras endast från din tredjepartsapp till HubSpot.
• Data synkroniserasendast till din tredjepartsapp: data synkroniseras endast från HubSpot till din tredjepartsapp.

Om den tredjepartsapp som du ansluter stöder händelsesynkronisering kan du synkronisera händelser som stöds, till exempel öppningar och klick i e-postmeddelanden, från tredjepartsappen till HubSpot.

Innan du aktiverar händelsesynkronisering bör du notera följande:

• Händelsesynkronisering är enkelriktad, från tredjepartsappen till HubSpot.
• Händelsesynkronisering synkroniserar endast händelser som är kopplade till kontaktposter.
• Om en kontaktpost inte synkroniseras kan alla associerade händelser fortfarande synkroniseras till HubSpot.
• Händelser synkroniseras endast om de är kopplade till kontakter som redan finns i HubSpot.

Om du vill aktivera händelsesynkronisering markerar du kryssrutan Ett sätt att synkronisera [din tredjepartsapp] händelse till HubSpot.

I avsnittet Lös datakonflikter klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den standardapp som ska skriva över den andra när det finns datakonflikter. Om det inte finns något fältvärde i standardappen kommer inga data att ändras i tredjepartsappen. Den här inställningen åsidosätter inte den synkroniseringsriktning som valts i avsnittet Välj synkroniseringsriktning.

Granska dina fältmappningar

I avsnittet Mappa dina fält granskar du standardmappningarna för egenskaper och hur information synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Om du har en betald prenumeration på Operations Hub kan du ställa in anpassade mappningar för egenskaper. Om du inte har en betald prenumeration på Operations Hub kan du klicka på Prova anpassade mappningar för att testa funktionen.

Obligatoriska fält visas i tabellen med fältmappningar med en asterisk (*).

Om du vill stänga av en mappning klickar du på för att stänga av reglaget.

Så här ställer du in en mappning av ett anpassat fält:

1. Klicka på Lägg till en mappning.
2. Använd rullgardinsmenyerna för att välja den tredjepartsapp och den HubSpot-egenskap som du vill mappa.
3. Klicka på success Uppdatera.

4. Om du vill stänga av anpassade mappningar klickar du på för att stänga av strömbrytaren .

Läs mer om specifika regler och överväganden för mappningar av fält för datasynkronisering.

Konfigurera dina synkroniseringsregler

På skärmen Begränsa konfigurerar du hur du vill synkronisera poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Om du konfigurerar en avtalssynkronisering uppmanas du att mappa dina avtalspipelines och -stadier mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Endast avtal i de mappade avtalsstegen kommer att synkroniseras.

1. I avsnittet Mappa dina deal pipelines och steg klickar du på rullgardinsmenyn Välj en HubSpot-pipeline för att välja vilken HubSpot-deal pipeline du vill synkronisera med din tredjepartsapp.
2. Klicka på Auto-map för att automatiskt mappa HubSpot-avtalsstadier med din tredjepartsapps avtalsstadier. Synkroniseringen gör en enkel textsökning och försöker mappa steg som låter likadana.
3. Om du vill mappa ytterligare en pipeline klickar du på Mappa en annan pipeline.

Om du inte kan visa avtalsstadier fråndin andra app i HubSpot beror det på följande orsaker:

• Det anslutna användarkontot har inte rätt behörigheter för att visa avtalsstegen.
• Datasynkronisering mappar HubSpots avtalssteg med pipeline-steg i din andra app. Om du har en icke-standardiserad försäljningsprocess som inte förlitar sig på avtals-/möjlighetsstadier kommer du inte att kunna synkronisera data med HubSpot-datasynkronisering.

Om du konfigurerar en kontaktsynkronisering kommer HubSpot som standard endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. Om du även vill synkronisera kontakter utan e-postadress avmarkerar du kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Dubblettreducering.

Läs mer om matchande poster.

Observera: När en app har både ett fält för företagsnamn och företagsdomän kommer HubSpot att matcha två poster om de har samma företagsnamn men en annan domän, och vice versa.

I avsnittet Filter väljer du kriterier för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa:

1. Klicka på Redigera.
2. I den högra panelen väljer du egenskapen för att begränsa synkronisering av poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.
3. Klicka på Klar.

Observera: avsnittet Filter begränsar endast vilka poster som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När posterna har synkroniserats fortsätter de att synkronisera data fram och tillbaka baserat på den egenskapsmappning som har ställts in.

Associera poster

HubSpot försöker att behålla samma associationer mellan poster (t.ex. företag som är associerade med kontakter eller erbjudanden som är associerade med företag) när de synkroniseras med den ursprungliga appen du anslöt, när det är möjligt. Läs mer om associationsmappning med datasynkronisering.

Observera: I de flesta fall kan datasynkronisering bara automatiskt associera fakturor till kontakter. Fakturor måste associeras manuellt till företagsposter i HubSpot.

Granska regler och starta synkroniseringen

På skärmen Granska granskar du de regler du har konfigurerat och klickar sedan på Spara och synkronisera. Den första synkroniseringen kommer då att börja bearbetas.

När den första synkroniseringen är klar synkroniseras poster inom 10 minuter efter en ändring.

Återsynkronisera raderade poster

Om du har raderat poster i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera raderade poster igen för att återskapa dem i båda apparna:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. På fliken Objektvy, i kolumnen Misslyckas, klickar du på antalet poster som inte synkroniseras.
4. Klicka på Åtgärder i den högra panelen.
5. Välj antingen Återsynkronisera raderade poster i HubSpot eller Återsynkronisera raderade poster i [tredjepartsapp].

6. Klicka på Synkronisera alla igen.

Du kan också göra det:

1. Klicka på Mer > Återställ alla raderade poster på fliken Postvy.
2. I sidopanelen klickar du på rullgardinsmenyn Posttyp och väljer posttyp och rullgardinsmenyn Destinationsapp för att välja vilken app du vill återskapa kontakterna i.
3. Klicka på Granska före återställning.
4. Granska alla poster som ska återställas och klicka på Återställ alla [nummer].

Stänga av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Stäng av synkronisering.

4. Klicka på Stäng av synkronisering i popup-rutan.

När synkroniseringen har stängts av kan du slå på den igen genom att klicka på Redigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granska din synkroniserings hälsa

När du har anslutit en app kan du visa en översikt över de poster som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. På fliken Synkroniseringsöversikt klickar du på Objektvy för att visa synkroniseringsstatus per objekt.

• • Poster som bearbetas som en del av en första synkronisering kommer att ha snurrande cirklar bredvid sig.
  • En post kommer att ha statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.

4. I kolumnen I synk klickar du på antalet poster för att granska alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
5. I kolumnen Misslyckas klickar du på antalet poster för att visa alla poster som inte synkroniseras mellan HubSpot och appen.

• • I kolumnen Felkategori granskar du orsaken till misslyckandet.
  • Håll muspekaren över verktygstipset för att granska steg för att lösa problemet.

6. I kolumnen Uteslutna klickar du på antalet poster för att visa alla poster som är uteslutna från synkronisering. Det kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar eller att de inte har tilldelats en unik identifierare, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats.

Exportera poster från en app för datasynkronisering

Så här exporterar du poster från en datasynkroniseringsapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. På fliken Synkroniseringsöversikt , i kolumnerna Synkroniserad, Misslyckad eller Utesluten, klickar du på siffran bredvid det objekt som du vill exportera poster för.
4. Klicka på Mer längst upp till höger och välj sedan Exportera.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
6. Klicka på Exportera. När exporten har behandlats får du en nedladdningslänk via e-post och i meddelandecentret.