Anslut och använd HubSpots datasynkronisering

Använd HubSpots datasynkroniseringför att säkerställa att data är konsekventa mellan HubSpot och dina andra appar. När du har anslutit en app som stöds kan du konfigurera en enkelriktad eller dubbelriktad synkronisering för att automatiskt uppdatera poster i båda systemen, vilket minskar behovet av manuell datainmatning och hjälper teamen att arbeta med samma information. Se vilka appar som använder datasynkronisering. 

Du kan till exempel synkronisera kontakter, företag, affärer och andra objekt som stöds mellan HubSpot och din anslutna app, så att uppdateringar som görs i det ena systemet återspeglas i det andra utifrån dina synkroniseringsinställningar.

Den här artikeln förklarar hur datasynkronisering fungerar, hur du ansluter en app, konfigurerar din synkronisering och hanterar dina synkroniserade poster.

Hur datasynkronisering fungerar

När duaktiverar en synkronisering skapar datasynkroniseringen ett internt index över alla poster i ett objekt. Därefter använder den indexet för att jämföra och övervaka ändringar i posterna för att se hur deras status (synkroniseras, misslyckas eller exkluderad) bör ändras när postens egenskaper uppdateras. Detta innebär att det interna indexet för datasynkronisering kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa eventuella bortfallna eller felaktiga API-anrop eller slutpunkter.

När en post uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela posten mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den stämmer överens med den verkliga posten. Detta gör det möjligt att återställa eventuella missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkroniseringen kan ta lite tid att indexera alla poster när den startas, men säkerställer en smidigare och bättre synkroniseringsupplevelse.

Datasynkroniseringen använder normalisering för matchning i appar som stöds av datasynkroniseringen när poster matchas utifrån icke-unika namnfält (till exempel företags- eller produktnamn). Detta innebär att versaler, specialtecken och skiljetecken ignoreras när dessa namnvärden jämförs mellan HubSpot och din andra app.

Synkroniseringsprinciper

En datasynkronisering sker alltid mellan två appar, varav den ena är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av vilket objekt som synkroniseras:

• Den inledande synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller när den sparas. Alla befintliga poster i båda apparna skickas genom synkroniseringsmotorn för att indexeras och, i förekommande fall, synkroniseras.
• Den inkrementella synkroniseringen: när alla poster har indexerats skannas de efter uppdateringar och nya poster. Indexerade poster som har ändrats sedan de senast kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Initial synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den initiala synkroniseringen av:

• Indexera HubSpot: HubSpot-posterna skannas, och postens ID samt dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-postadressen för kontakter och namnet eller domänen för företag). Indexet hålls uppdaterat under hela den fortsatta synkroniseringsprocessen. Läs mer om hur matchningen fungerar. 
• Indexera den andra appen och synkronisera: posterna från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas kontrolleras det om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-postadress för kontakter) i HubSpots indextabell. Om så är fallet matchas posterna och båda posterna skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning skickas posten genom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar poster kombinerar den all information den har (postens fältvärden, filtren, fältmappningarna, synkroniseringshistoriken osv.) och utifrån det bestämmer den nästa åtgärd (begära ändringar av resurserna, inte göra någonting, logga ett fel osv.)

Observera: den första posten som returneras av appens API kan synkroniseras; den nästa betraktas som en dubblett. 

• Synkronisera HubSpot: HubSpot-posterna skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg resulterar i synkronisering av befintliga poster i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker kontinuerligt efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (beroende på synkroniseringsriktningen) och väntar på att aktiveras. HubSpot kontrollerar om det finns ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att meddela eventuella ändringar.

Anslut en app

Du kan söka efter och ansluta en app på två sätt: från App Marketplace eller från importsidan.

Så här ansluter du en app från App Marketplace:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Sök efter appens namn i sökfältet och klicka på det. 
3. Klicka på Installera.
4. Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt appkonto.
5. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du omdirigeras tillbaka till app-sidan i dina HubSpot-inställningar.

Om du konfigurerar en synkronisering från importsidan:

1. Klicka påImporteralängst upp till höger på vilkenobjektsida som helst, eller öppna dina importinställningar:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • I menyn i vänster sidfält navigerar du tillImport och export.
  • Klicka påGå till import.

2. Klicka påAnslut en app. 

3. I dialogrutan söker du efter och väljer appens namn.
4. Klicka påInstallera. 
5. Du omdirigeras till appens sida för att fortsätta med anslutningsstegen. 

Det går att ansluta fler än en instans av samma tredjepartsapp till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. Så här ansluter du ett ytterligare konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappens namn. 
3. Klicka på Kontoåtgärder >Hantera konton längst upp till höger. 
4. Klicka på Anslut ett annat konto i den högra panelen. 
5. Följ stegen för att ansluta appen till HubSpot. 

Aktivera datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera appinställningarna och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två systemen. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera väljer du det objekt som ska synkroniseras i appen och motsvarandeHubSpot-objekt.

• • Om du ansluter en kalkylbladsapp, till exempel Airtable, Smartsheet, Kintone, Monday.com eller Notion, föreslår HubSpot automatiskt ett HubSpot-objekt när du har valt din källtabell. 

• • • Granska den rekommenderade mappningen av HubSpot-objekt.

    • Om HubSpot rekommenderar att du byter namn på eller aktiverar ett objekt, granska rekommendationen och bekräfta ändringarna.
    •  Vid behov kan du manuellt välja ett annat HubSpot-objekt.

5. Klicka på rullgardinsmenyn med pilarna och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller tvärtom. 

Konfigurera synkroniseringsriktningen

På sidan Konfigurera väljer du synkroniseringsriktningen och kopplar fälten i tredjepartsappen till HubSpot-egenskaper.

I avsnittet Synkroniseringsriktning bestämmer du hur du vill att data ska synkroniseras från HubSpot till tredjepartsappen och vice versa. Det finns tre alternativ: 

• Data synkroniseras mellan apparna: all ny och uppdaterad objektinformation synkroniseras mellan de två apparna. Egenskaper slås samman för poster som redan finns i båda systemen. 
• Data synkroniseras endast till HubSpot: data synkroniseras endast från din tredjepartsapp till HubSpot.
• Data synkroniseras endast till din tredjepartsapp: data synkroniseras endast från HubSpot till din tredjepartsapp. 

Om den tredjepartsapp du ansluter till stöder händelsesynkronisering kan du synkronisera stödda händelser, till exempel öppningar och klick på e-post, från tredjepartsappen till HubSpot.

Innan du aktiverar händelsesynkronisering bör du beakta följande: 

• Händelsesynkronisering är enkelriktad, från tredjepartsappen till HubSpot.
• Händelsesynkroniseringen synkroniserar endast händelser som är kopplade till kontaktposter.
• Om en kontaktpost inte synkroniseras kan eventuella associerade händelser ändå synkroniseras till HubSpot.
• Händelser synkroniseras endast om de är kopplade till kontakter som redan finns i HubSpot.

För att aktivera händelsesynkronisering markerar du kryssrutan Envägssynkronisering av händelser från [din tredjepartsapp] till HubSpot. 

I avsnittet ”Lösning av datakonflikter” klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den standardapp som ska skriva över den andra när det finns avvikelser i data. Om det inte finns något fältvärde i standardappen kommer inga data att ändras i tredjepartsappen. Denna inställning åsidosätter inte den synkroniseringsriktning som valts i avsnittet ”Synkroniseringsriktning ”.

Granska dina fältmappningar

Granska och uppdatera hur fälten mappas mellan HubSpot och din andra app. Obligatoriska fält visas i tabellen för fältmappningar med en asterisk (*). 

1. I avsnittet Mappade fält kan du granska hur fälten för närvarande är mappade. 

2. Klicka på Generera mappningar för att skapa förslag på mappningar för dina fält. HubSpot analyserar namnen och fälttyperna i båda systemen för att föreslå matchningar, inklusive anpassade egenskaper. Granska de föreslagna mappningarna och godkänn sedan alla eller avmarkera de mappningar du inte vill använda.

3. För att inaktivera en mappning klickar du för att stängaav växeln. 

Så här ställer du in en anpassad fältmappning:

1. Klicka påLägg till en mappning. 
2. Använd rullgardinsmenyerna för att välja den tredjepartsapp och den HubSpot-egenskap som du vill mappa.
3. Klicka på Uppdateranär det har gått bra.

4. För att inaktivera anpassade mappningar klickar du för att stängaav reglaget. 

Läs mer om specifika regler och överväganden för fältmappningar vid datasynkronisering.

Konfigurera dina synkroniseringsregler

På sidan Begränsningar konfigurerar du hur du vill synkronisera poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Om du konfigurerar en synkronisering av affärer uppmanas du att mappa dina affärspipelines och affärsfaser mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Endast affärer i de mappade affärsfaserna kommer att synkroniseras. 

1. I avsnittet Mappa dina affärspipelines och -faser klickar du på rullgardinsmenyn Välj en HubSpot-pipeline för att välja vilken HubSpot-affärspipeline du vill synkronisera med din tredjepartsapp.
2. Klicka på ”Mappa automatiskt” för att automatiskt mappa HubSpot-affärssteg till affärsstegen i din tredjepartsapp. Synkroniseringen utför en enkel textsökning och försöker mappa steg som låter liknande.
3. Om du vill koppla en ytterligare pipeline klickar du på Koppla en annan pipeline.

Om du inte kan se affärsstegen från din andra app i HubSpot beror det på följande orsaker:

• Det anslutna användarkontot har inte rätt behörigheter för att visa affärsstegen.
• Datasynkroniseringen kopplar samman HubSpots affärsstadier med pipeline-stadierna i din andra app. Om du har en icke-standardiserad försäljningsprocess som inte bygger på affärs- eller affärsmöjlighetsstadier kommer du inte att kunna synkronisera data med hjälp av HubSpots datasynkronisering.

Om du konfigurerar en kontaktsynkronisering kommer HubSpot som standard endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. För att även synkronisera kontakter utan e-postadress avmarkerar du kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Reducera dubbletter.

Läs mer om att matcha poster.

Observera: när en app har både ett fält för företagsnamn och ett fält för företagsdomän kommer HubSpot att matcha två poster om de har samma företagsnamn men olika domäner, och vice versa.

I avsnittet Filter väljer du kriterier för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp, och vice versa:

1. Klicka påRedigera.
2. I den högra panelen väljer du den egenskap som ska begränsa vilka poster som synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp, och vice versa.
3. Klicka påKlar. 

Observera: avsnittet Filterbegränsar endast vilka poster som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När posterna väl har synkroniserats kommer de att fortsätta synkronisera data fram och tillbaka baserat på den inställda egenskapsmappningen.

Koppla samman poster

HubSpot försöker i möjligaste mån behålla samma kopplingar mellan poster (t.ex. företag kopplade till kontakter eller affärer kopplade till företag) vid synkronisering med den ursprungliga appen du anslutit, när det är möjligt. Läs mer om kopplingsmappning vid datasynkronisering.

Observera: I de flesta fall kan datasynkroniseringen endast automatiskt koppla fakturor till kontakter. Fakturor måste kopplas manuellt till företagsposter i HubSpot.

Granska regler och starta synkroniseringen

På sidan Granska granskar du de regler du har konfigurerat och klickar sedan på Spara och synkronisera. Den inledande synkroniseringen påbörjas då.

När den första synkroniseringen är klar kommer poster att synkroniseras inom 10 minuter efter en ändring.

Synkronisera borttagna poster på nytt

Om du har raderat poster i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera borttagna poster på nytt för att återskapa dem i någon av apparna:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. På fliken Objektvy, i kolumnen Misslyckade, klickar du påantalet postersom inte synkroniseras. 
5. Klicka påÅtgärder i den högra panelen.
6. Välj antingenSynkronisera borttagna poster i HubSpot ellerSynkronisera borttagna poster i [tredjepartsapp].
7. Klicka påSynkronisera alla igen. 

Du kan också återställa raderade poster:

1. På flikenPostvy klickar du påMer >Återställ alla raderade poster. 

2. I sidopanelen klickar du på rullgardinsmenynPosttyp och väljer posttyp samt rullgardinsmenynMålapp för att välja i vilken app kontakterna ska återskapas. 
3. Klicka påGranska före återställning. 
4. Granska alla poster som ska återställas och klicka på Återställ alla [antal]. 

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påappen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Håll muspekaren över [objekt]-synkroniseringen, klicka på rullgardinsmenyn Mer och välj Stäng av synkronisering. 
5. Klicka på Stäng av synkronisering i popup-rutan.

När synkroniseringen har stängts av kan du aktivera den igen genom att klicka påRedigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granska synkroniseringens status

När du har anslutit en app kan du se en översikt över de poster som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. Klicka på Objektvy för att se synkroniseringsstatusen per objekt.

• • Poster som bearbetas som en del av en inledande synkronisering har snurrande cirklar bredvid sig.
  • En post får statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.
  • Håll muspekaren över varje objekts synkroniseringsstatus för att få mer information om synkroniseringsförloppet. Synkroniseringsstatusindikatorn visar det aktuella synkroniseringsstadiet för integrationen, till exempel skanning, synkronisering samt synkroniserad och lyssnar efter ändringar. 

5. Ikolumnen Synkroniserasklickar du påantalet poster för att granska alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
6. I kolumnen”Misslyckad ” klickar du påantalet posterför att visa alla poster som inte har kunnat synkroniseras mellan HubSpot och appen. 

• • I kolumnen Synkroniseringsaktivitetklickar du påhögerpilen bredvid ett fel för att se mer information om orsaken till att synkroniseringen misslyckades.
  • Klicka på ”artificialIntelligenceIcon Felsökning” för att öppna Breeze Assistant och få vägledning och felsökningssteg för att åtgärda synkroniseringsfelet för en post. 

7. I kolumnenExcluded klickar du på antalet poster för att visa alla poster som uteslutits från synkroniseringen. Detta kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar, eller att de inte har tilldelats en unik identifierare, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats. 

Om synkroniseringen misslyckas för vissa poster kan du starta en ny synkronisering endast för dessa poster.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. Klicka sedan på fliken Postvy.
4. Markera kryssrutan bredvid de poster du vill synkronisera på nytt.
5. Klicka sedan på Kör synkronisering igen för [antal] poster.

Exportera poster från en datasynkroniseringsapp

Så här exporterar du poster från en datasynkroniseringsapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar. 
4. I kolumnerna Synkroniserad, Misslyckad eller Utesluten klickar du på siffran bredvid det objekt som du vill exportera poster för.
5. Klicka på ”Mer” längst upp till höger och välj sedan ”Exportera”.
6. Klicka på rullgardinsmenyn ”Filformat” och välj ett format.
7. Klicka på "Exportera". När exporten har genomförts får du en nedladdningslänk via e-post och i meddelandecentret.