Anslut och använd HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du skapa en envägs- eller tvåvägssynkronisering mellan HubSpot och dina andra appar för att förena alla dina kunddata i en plattform. Granska vilka appar som använder datasynkronisering här.

Nedan kan du läsa om hur datasynkronisering fungerar och hur du ansluter en app, aktiverar datasynkronisering, synkroniserar poster på nytt och mycket mer.

Hur datasynkronisering fungerar

När en synkronisering aktiveras skapar datasynkroniseringen ett internt index över alla poster i ett objekt. Det använder sedan detta index för att jämföra och övervaka poständringar för att se hur deras tillstånd (synkronisering, misslyckad eller utesluten) bör ändras när postens egenskaper uppdateras. Detta innebär att det interna datasynkroniseringsindexet kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa alla tappade eller felaktiga Api-begäran eller slutpunkter.

När en post uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela posten mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den matchar den verkliga posten. Detta gör det möjligt att återställa eventuella missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkronisering kan ta lite tid att indexera alla poster när den initieras, men kommer att säkerställa en smidigare och hälsosammare synkroniseringsupplevelse.

Synkroniseringsprinciper

En datasynkronisering kommer alltid att ske mellan två appar, varav den ena är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av det objekt som synkroniseras:

• Den första synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller när den sparas. Alla befintliga poster i båda apparna skickas genom synkroniseringsmotorn för att indexera och i förekommande fall synkronisera dem.
• Den inkrementella synkron iseringen: när alla poster är indexerade skannas de efter uppdateringar och nya poster. Indexerade poster som har ändrats sedan förra gången de kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Inledande synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den första synkroniseringen av:

• Index HubSpot: HubSpot-posterna skannas och ID för posten och dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-postadressen för kontakter och namn och/eller domän för företag). Indexet hålls uppdaterat under hela synkroniseringsprocessen framöver. Läs mer om hur matchning fungerar.
• Indexera den andra appen och synkronisera: posterna från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas görs en kontroll för att se om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-postadress för kontakter) i HubSpots indextabell. Om så är fallet matchas posterna och båda posterna skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning kommer posten att gå igenom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar poster kombinerar den all information den har (posternas fältvärden, filter, fältmappningar, synkroniseringshistorik etc.) och baserat på detta konstruerar den nästa åtgärd (begär ändringar i resurserna, gör ingenting, logga ett fel etc.)

Observera: den första posten som returneras av appens API kommer att kunna synkroniseras, nästa post kommer att betraktas som en dubblett.

• Sync HubSpot: HubSpot-posterna skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg kommer att resultera i synkronisering av befintliga poster i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker hela tiden efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (baserat på synkroniseringsriktningen) och väntar på att bli utlöst. HubSpot kontrollerar om det finns några ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att varna om eventuella ändringar.

Anslut en app

Innan du börjar

• Du måste vara superadmin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.
• Det kan finnas andra behörigheter som krävs för den specifika appen som du ansluter till ditt HubSpot-konto.

Ansluta appen

Det finns två sätt att söka efter och ansluta till en app. Du kan göra det via App marketplace eller via importsidan.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
• Skriv in appens namn i sökfältet och klicka sedan på sökresultatet.
• Klicka på Delbetalning av app längst upp till höger.
• Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt appkonto.
• Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du kommer att omdirigeras tillbaka till app-sidan i dina HubSpot-inställningar.

Om du ställer in en synkronisering från importsidan:

• Klicka på Importera längst upp till höger på objektets startsida eller öppna dina importinställningar:
  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Import & Export i menyn till vänster i sidofältet.
  • Klicka på Gå för att importera.
• Klicka på Ställ in en synkronisering.

• I den högra panelen anger du appens namn och klickar sedan på sökresultatet.
• Klicka på Delbetalning av app.
• Du kommer att omdirigeras till appens listningssida för att fortsätta med anslutningsstegen.

Det är möjligt att ansluta mer än en instans av samma tredjepartsapp till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. För att ansluta ytterligare ett konto:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på namnet på appen.
• Klicka på Åtgärder > Hantera konton.
• I den högra panelen klickar du på Anslut ett annat konto.
• Fortsätt med stegen för att ansluta appen till HubSpot.

Slå på datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera dina appinställningar och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två integrationerna.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på appen.
• Klicka på Ställ in din synkronisering.
• På sidan Välj de data du vill synkronisera väljer du det objekt som du vill synkronisera till eller från i appen och det objekt som du vill synkronisera till eller från i HubSpot.
• Klicka på rullgardinsmenyn med pilar och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller vice versa.

Om du vill stänga av en mappning klickar du på för att stänga av växlingsfunktionen.

Så här ställer du in en anpassad fältmappning:

• Klicka på Lägg till en mappning.
• Använd rullgardinsmenyerna för att välja den tredjepartsapp och den HubSpot egenskap som du vill mappa.
• Klicka på success Uppdatera.

• Om du vill stänga av anpassade mappningar klickar du på knappen för att stänga av den.

Läs mer om specifika regler och överväganden för mappningar av fält för datasynkronisering.

Ställ in dina synkroniseringsregler

På skärmen Limit konfigurerar du hur du vill synkronisera poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Som standard kommer HubSpot endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. Om du vill synkronisera även kontakter utan e-postadress avmarkerar du kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Minska risken för dubbletter.

Läs mer om matchande poster.

Observera: när en app har både ett fält för företagsnamn och företagsdomän kommer HubSpot att matcha två poster om de har samma företagsnamn men en annan domän, och vice versa.

I avsnittet Begränsa vilka poster som synkroniseras väljer du kriterier för att begränsa vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa:

• Klicka på Redigera.
• I den högra panelen väljer du egenskapen för att begränsa synkronisering av poster från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.
• Klicka på Klar.

Observera: avsnittet Begränsa vilka poster som synkroniseras begränsar endast vilka poster som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När posterna har synkroniserats kommer de att fortsätta att synkronisera data fram och tillbaka baserat på den egenskapskartläggning som har ställts in.

Associerade poster

HubSpot försöker att behålla samma associationer mellan poster (t.ex. företag som är associerade med kontakter eller erbjudanden som är associerade med företag) när de synkroniseras med den ursprungliga appen du anslöt, när det är möjligt. Läs mer om associationsmappning med datasynkronisering.

Observera: i de flesta fall kan datasynkronisering endast automatiskt associera fakturor till kontakter. Fakturor måste kopplas manuellt till företagsposter i HubSpot.

Granska reglerna och starta synkroniseringen

På skärmen Granska gran skar du de regler du har konfigurerat och klickar sedan på Spara och synkronisera. Den första synkroniseringen kommer då att påbörjas.

Efter att den första synkroniseringen är klar synkroniseras posterna inom 10 minuter efter en ändring.

Resynkronisera raderade poster

Om du har raderat poster i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera raderade poster igen för att återskapa dem i båda apparna:

• Klicka på appen.
• På fliken Objektvy, i kolumnen Misslyckas, klickar du på antalet poster som inte synkroniseras.
• Klicka på Åtgärder i den högra panelen.
• Välj antingen Återsynkronisera borttagna poster i HubSpot eller Återsynkronisera borttagna poster i [tredjepartsapp].

• Klicka på Resynkronisera alla.

Det kan du också göra:

• På fliken Postvy klickar du på Mer > Återställ alla raderade poster.
• I sidopanelen klickar du på rullgardinsmenyn Posttyp och väljer posttyp och rullgardinsmenyn Destinationsapp för att välja vilken app du vill återskapa kontakterna i.
• Klicka på Granska före återställning.
• Granska alla poster som ska återställas och klicka på Återställ alla [nummer].

Stäng av datasynkronisering

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på appen.
• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Stäng av synkronisering.

• I frågan klickar du på Stäng av synkronisering.

När synkroniseringen har stängts av kan du slå på den igen genom att klicka på Redigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granska din synkroniseringshälsa

När du har anslutit en app kan du se en översikt över de poster som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp.

• Klicka på appen.
• Klicka på Objektvy på fliken Synkroniseringsöversikt för att visa synkroniseringsstatus per objekt.
  • Poster som bearbetas som en del av en första synkronisering kommer att ha snurrande cirklar bredvid sig.
  • En post kommer att ha statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.

• I kolumnen Synkroniserad klickar du på antalet poster för att granska alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
• I kolumnen Misslyckas klickar du på antalet poster för att visa alla poster som inte synkroniseras mellan HubSpot och appen.
  • I kolumnen Felkategori granskar du orsaken till misslyckandet.
  • Håll muspekaren över verktygstipset för att granska steg för att lösa problemet.
• I kolumnen Uteslutna klickar du på antalet poster för att visa alla poster som är uteslutna från synkronisering. Det kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar eller att de inte har tilldelats en unik identifierare, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats.
  • Klicka för att visa alla poster som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
  • Använd rullgardinsmenyerna för att filtrera posterna efter objekttyp, synkroniseringsstatus eller en viss tidsram.

• Om du vill ändra ordningen på kolumnerna klickar du på Mer > Redigera kolumner.
• Om du vill exportera alla poster klickar du på Mer > Exportera.
  • Välj filformat i dialogrutan.
  • Klicka på Exportera. Den exporterade filen kommer att skickas till dig via e-post.
• Om du vill återställa alla raderade poster klickar du på Mer > Återställ alla raderade poster.
  • I den högra panelen väljer du posttyp och destinationsapp. Alla tidigare raderade poster återställs i den valda destinationsappen.