Koble til og bruk HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du opprette en enveis- eller toveissynkronisering mellom HubSpot og de andre appene dine for å forene alle kundedataene dine i én plattform. Se hvilke apper som bruker datasynkronisering her .

Nedenfor kan du finne ut hvordan datasynkronisering fungerer og hvordan du kobler til en app, slår på datasynkronisering, synkroniserer poster på nytt og mer.

Hvordan datasynkronisering fungerer

Når en synkronisering er aktivert , oppretter datasynkronisering en intern indeks over alle poster i et objekt. Den bruker deretter den indeksen til å sammenligne og overvåke postendringer for å se hvordan tilstanden deres (synkroniseres, mislykkes eller ekskluderes) skal endres etter hvert som postegenskapene oppdateres. Dette betyr at den interne datasynkroniseringsindeksen kontinuerlig sammenligner databasen sin (enten HubSpot eller den tilkoblede appen) og kan gjenopprette ethvert tapt eller feilaktig API-kall eller endepunkt.

Når en post oppdateres, undersøker synkroniseringsmotoren hele posten mot kopien den har og oppdaterer kopien for å matche den virkelige posten. Dette lar den gjenopprette eventuelle tapte eller mislykkede oppdateringer. Datasynkronisering kan ta litt tid å indeksere alle poster når den startes, men vil sikre en jevnere og sunnere synkroniseringsopplevelse.

Synkroniseringsprinsipper

En datasynkronisering vil alltid være mellom to apper, den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, uavhengig av objektsynkroniseringen:

• Den første synkroniseringen: starter når en synkronisering er aktivert eller når den lagres. Alle eksisterende poster i begge appene sendes gjennom synkroniseringsmotoren for å indeksere, og hvis aktuelt, synkronisere dem.
• Den inkrementelle synkroniseringen: når alle poster er indeksert, skannes de for oppdateringer og nye poster. Indekserte poster som har endret seg siden forrige gang de ble sjekket, sendes gjennom synkroniseringsmotoren.

Innledende synkronisering

For en toveissynkronisering består den første synkroniseringen av:

• Indeks HubSpot: HubSpot-postene skannes og ID-en til posten og dens samsvarende identifikatorer lagres (som standard er dette e-postadressen for kontakter, og navn og/eller domene for selskaper). Indeksen holdes oppdatert gjennom hele synkroniseringsprosessen fremover. Les mer om hvordan matching fungerer .
• Indekser den andre appen, og synkroniser: postene fra den andre appen skannes og synkroniseres. For hver ressurs som hentes, blir det foretatt en sjekk for å se om det er noen samsvarende identifikator (f.eks. e-postadresse for kontakter) i indekstabellen til HubSpot. Hvis det er det, samsvarer postene og begge postene sendes gjennom synkroniseringsmotoren sammen. Hvis det ikke er en match, vil posten gå gjennom synkroniseringsmotoren på egen hånd. Når synkroniseringsmotoren matcher poster, kombinerer den all informasjonen den har (postenes feltverdier, filtrene, felttilordninger, synkroniseringshistorikk osv.) og basert på det konstruerer den neste handling (be om endringer i ressursene, ikke gjør noe, logg en feil osv.)

Vær oppmerksom på: den første posten som returneres av appens API vil kunne synkroniseres, den neste vil bli betraktet som en duplikat.

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-postene skannes på nytt for å sjekke om de må synkroniseres. Dette trinnet vil resultere i synkronisering av eksisterende poster i HubSpot, ikke i den andre appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementelle synkroniseringen skanner hele tiden etter oppdateringer i HubSpot og den andre appen (basert på synkroniseringsretningen) og venter på å bli utløst. HubSpot sjekker om det er endringer hvert femte minutt. Den andre appen, eller dens API, bruker webhooks for å varsle om endringer.

Koble til en app

Før du begynner

• Du må være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.
• Det kan være andre tillatelser som kreves for den spesifikke appen du kobler til HubSpot-kontoen din.

Koble til appen

Det er to måter å søke etter og koble til en app på. Du kan gjøre det via App Marketplace, eller gjennom importsiden.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
• Skriv inn appnavnet i søkefeltet, og klikk deretter på søkeresultatet .
• Klikk på Installer app øverst til høyre.
• Klikk på Neste i dialogboksen, og logg deretter på appkontoen din.
• Se gjennom de forespurte tilgangstillatelsene, og klikk deretter på Tillat . Du vil bli omdirigert tilbake til app-siden i HubSpot-innstillingene.

Hvis du setter opp en synkronisering fra importsiden:

• Klikk på Importer øverst til høyre på en hvilken som helst hjemmeside for objekter , eller få tilgang til importinnstillingene:
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Naviger til Importer og eksporter i venstre sidelinjemeny.
  • Klikk Gå til import .
• Klikk på Sett opp en synkronisering .

• Skriv inn appnavnet i det høyre panelet, og klikk deretter på søkeresultatet .
• Klikk Installer app .
• Du blir omdirigert til appens oppføringsside for å fortsette med tilkoblingstrinnene.

Det er mulig å koble mer enn én forekomst av den samme tredjepartsappen til HubSpot. For eksempel, hvis du administrerer to Microsoft Dynamics-kontoer, kan du koble til og synkronisere data fra begge kontoene med én HubSpot-konto. Slik kobler du til en ekstra konto:

• Gå til Datahåndtering > Integrasjoner i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på appen .
• Klikk på Handlinger > Administrer kontoer .
• Klikk på Koble til en annen konto i det høyre panelet.
• Fortsett med trinnene for å koble appen til HubSpot.

Slå på datasynkronisering

Etter at du har koblet til appen, må du konfigurere appinnstillingene og slå på synkroniseringen for å begynne å synkronisere data mellom de to integrasjonene.

• Gå til Datahåndtering > Integrasjoner i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på appen .
• Klikk på Sett opp synkroniseringen din .
• På siden Velg dataene du vil synkronisere , velg objektet du vil synkronisere til eller fra i appen, og objektet du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
• Klikk på pilene rullegardinmenyen, og velg om synkroniseringen er toveis eller en vei mellom appen og HubSpot, eller omvendt.

For å slå av en kartlegging, klikk for å slå av bryteren .

Slik setter du opp en egendefinert felttilordning:

• Klikk på Legg til en tilordning .
• Bruk rullegardinmenyene til å velge tredjepartsappen og HubSpot-egenskapen du vil kartlegge.
• Klikk success Oppdater .

• For å slå av egendefinerte tilordninger, klikk for å slå bryteren av.

Finn ut mer om spesifikke regler og hensyn for datasynkroniseringsfelttilordninger .

Sett opp synkroniseringsreglene dine

På Limit- skjermen konfigurerer du hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.

Som standard vil HubSpot bare synkronisere kontakter som har en gyldig e-postadresse. Hvis du også vil synkronisere kontakter uten en e-postadresse, fjerner du merket for Synkroniser kun kontakter med en e-postadresse i delen Reduser sjansen for duplikater .

Finn ut mer om samsvarende poster .

Vennligst merk: når en app har både et firmanavn og et firmadomenefelt, vil HubSpot matche to poster hvis de har samme firmanavn, men et annet domene, og omvendt.

I delen Begrens hvilke poster som synkroniseres , velg kriterier for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt:

• Klikk Rediger.
• I det høyre panelet velger du egenskapen for å begrense synkronisering av poster fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.
• Klikk på Ferdig .

Vær oppmerksom på: delen for synkronisering med grense for registreringer begrenser bare hvilke poster som opprinnelig synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen. Når postene er synkronisert, vil de fortsette å synkronisere data frem og tilbake basert på egenskapskartleggingen som er konfigurert.

Tilknyttede poster

HubSpot forsøker å opprettholde de samme assosiasjonene mellom poster (f.eks. selskaper knyttet til kontakter, eller avtaler knyttet til selskaper) når det synkroniseres med den originale appen du koblet til, når det er mulig. Finn ut mer om tilknytningskartlegging med datasynkronisering .

Merk: i de fleste tilfeller kan datasynkronisering bare automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer må manuelt knyttes til firmaposter i HubSpot.

Se gjennom reglene og start synkroniseringen

Gå gjennom reglene du har konfigurert på gjennomgangsskjermen , og klikk deretter på Lagre og synkroniser . Den første synkroniseringen vil da begynne å behandle.

Etter at den første synkroniseringen er fullført, vil postene synkroniseres innen 10 minutter etter en endring.

Synkroniser slettede poster på nytt

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller tredjepartsappen din, kan du synkronisere slettede poster på nytt for å gjenskape dem i begge appene:

• Gå til Datahåndtering > Integrasjoner i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på appen .
• I kategorien Objektvisning , i kolonnen Mislykket , klikker du på antall poster som ikke synkroniseres.
• Klikk på Handlinger i panelet til høyre.
• Velg enten Synkroniser slettede poster på nytt i HubSpot eller Synkroniser slettede poster på nytt i [tredjepartsapp] .

• Klikk Synkroniser alle på nytt.

Du kan også:

• Klikk på Mer > Gjenopprett alle slettede poster i kategorien Record view .
• I sidepanelet klikker du på rullegardinmenyen Record type og velger posttype og rullegardinmenyen Destination app for å velge hvilken app du vil gjenskape kontaktene i.
• Klikk på Gjennomgå før gjenoppretting .
• Se gjennom alle postene som vil bli gjenopprettet, og klikk på Gjenopprett alle [nummer] .

Slå av datasynkronisering

• Gå til Datahåndtering > Integrasjoner i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på appen .
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger og velg Slå av synkronisering .

• Klikk på Slå av synkronisering i popup-boksen.

Når synkroniseringen er slått av, kan du slå den på igjen ved å klikke på Rediger synkroniseringsinnstillinger , eller slette synkroniseringen.

Se gjennom synkroniseringshelsen din

Etter å ha koblet til en app, se en oversikt over postene som synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen din.

• Gå til Datahåndtering > Integrasjoner i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på appen .
• I kategorien Synkroniseringsoversikt klikker du på Objektvisning for å vise synkroniseringsstatusen etter objekter.
  • Poster som blir behandlet som en del av en innledende synkronisering vil ha roterende sirkler ved siden av seg.
  • En post vil ha statusen I kø hvis en annen synkronisering er i gang, for å forhindre at oppdateringer skjer på samme data samtidig.

• I In sync -kolonnen klikker du på antall poster for å se gjennom alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
• I Failing -kolonnen klikker du på antall poster for å se alle poster som ikke kan synkroniseres mellom HubSpot og appen.
  • Gå gjennom årsaken til feilen i kolonnen Feilkategori .
  • Hold markøren over verktøytipset for å se fremgangsmåten for å løse.
• I Ekskludert -kolonnen klikker du på antall poster for å se alle poster som er ekskludert fra synkronisering. Dette kan være fordi de ikke samsvarer med noen av filtrene i synkroniseringsinnstillingene dine, eller at de ikke har en unik identifikator tildelt dem, noe som kan skyldes at en samsvarende nøkkel er definert .
  • Klikk for å se alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
  • Bruk rullegardinmenyene til å filtrere postene etter objekttype, synkroniseringsstatus eller en bestemt tidsramme.

• For å redigere rekkefølgen på kolonnene, klikk på Mer > Rediger kolonner .
• For å eksportere alle poster, klikk på Mer > Eksporter .
  • Velg filformatet i dialogboksen.
  • Klikk Eksporter . Den eksporterte filen vil bli sendt til deg på e-post.
• For å gjenopprette alle slettede poster, klikk Mer > Gjenopprett alle slettede poster .
  • I det høyre panelet velger du Record type og Destination-appen . Alle tidligere slettede poster vil bli gjenopprettet i den valgte destinasjonsappen .