HubSpotに接続してデータを同期する

HubSpotデータ同期を使用すると、HubSpotとその他のアプリの間に一方向同期または双方向同期を作成し、1つのプラットフォームで全ての顧客データを統合できます。データ同期を使用するアプリについては 、こちらで確認します。 

データ同期の仕組み、アプリを接続する方法、データ同期を有効化する方法、レコードを再同期する方法などについて以下で説明します。

データ同期の仕組み

同期が有効な場合、データ同期によってオブジェクトの全てのレコードの内部インデックスが作成されます。このインデックスを使用してレコードの変更が比較および監視され、レコードのプロパティーが更新されたときにレコードの状態（同期中、失敗、または除外）がどのように変化するかが確認されます。つまり、内部データ同期インデックスは、データベース（HubSpotまたは接続されているアプリ）を継続的に比較し、破棄されたまたはエラーが発生したAPI呼び出しやAPIエンドポイントを復元できます。

レコードが更新されると、同期エンジンが所有しているコピーとレコード全体を比較して、実際のレコードと一致するようにコピーを更新します。これにより、行われなかった更新や失敗した更新を回復できます。データ同期では、開始時に全てのレコードをインデックスに記録するのに時間がかかることがありますが、今後はより円滑かつ順調に同期が行われるようになる予定です。 

同期の原則

データ同期は常に2つのアプリ（1つはHubSpot）間で行われます。全ての同期には、オブジェクト同期とは関係なく、2つの主なフェーズがあります。

• 初回同期：同期が有効化または保存されたときに開始されます。いずれのアプリでも、既存レコードは全て同期エンジンを通してインデックスが作成され、必要に応じてレコードが同期されます。
• 増分同期: 全てのレコードにインデックスが付けられると、更新と新規レコードがスキャンされます。最終確認時以降に変更されたインデックス付きレコードが、同期エンジンを通過します。

初回同期

双方向同期の場合、初回同期では以下が行われます。

• HubSpotインデックス: HubSpotのレコードがスキャンされ、レコードのIDと一致するIDが保存されます(デフォルトでは、コンタクトの場合はEメール、会社の場合は名前またはドメインになります)。インデックスは、それ以降の同期プロセスにおいて常に最新の状態に保たれます。照合の仕組みの詳細をご覧ください。 
• 他のアプリのインデックス作成および同期：他のアプリからのレコードがスキャンされ、同期されます。リソースが取得されるたびに、HubSpotのインデックステーブルに一致する識別子（コンタクトのEメールアドレスなど）があるかどうかがチェックされます。一致がある場合、レコードが照合され、両方のレコードが一緒に同期エンジンを通過します。一致がない場合、レコードは単体で同期エンジンを通過します。同期エンジンはレコードを照合すると、そこに含まれる全ての情報（レコードのフィールド値、フィルター、フィールドマッピング、同期履歴など）を統合し、それに基づいて、次のアクションを作成します（リソースに変更を要求する、何もしない、エラーをログに記録するなど）。

注：アプリのAPIによって返される最初のレコードは同期可能です。次のレコードは重複と見なされます。

• HubSpotの同期：HubSpotレコードが再度スキャンされ、同期する必要があるかどうかがチェックされます。この手順では、他のアプリではなく、HubSpotの既存のレコードが同期されます。

増分同期

増分同期では、（同期の方向に応じて）HubSpotおよび他方のアプリの更新を継続的にスキャンし、トリガーされるまで待機します。HubSpotは、5分ごとに変更があるかどうかを確認します。他方のアプリまたはそのAPIは、Webhookを使用して変更を通知します。

アプリを接続

始める前に

• スーパー管理者 であるか、またはHubSpotアカウントでアプリマーケットプレイス権限を付与されている必要があります。
• HubSpotアカウントに接続されるアプリによっては、他の権限が必要になる場合があります。

アプリの接続

アプリを検索して接続するには2つの方法があります。これは、アプリマーケットプレイス、またはインポートページから行うことができます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンmarketplaceをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
2. 検索バーにアプリ名を入力して検索し、検索結果をクリックします。 
3. 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
4. ダイアログボックスで［次へ］をクリックし、アプリのアカウントにログインします。
5. アクセス許可を求める画面が表示されるので、内容を確認して［許可］をクリックします。HubSpotで設定されているアプリページにリダイレクトされます。

インポートページから同期をセットアップする場合は、次の手順に従います。

1. オブジェクトのホーム画面の右上にある[インポート]をクリックするか、インポート設定にアクセスします。

• • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、［インポートとエクスポート］に移動します。
  • ［インポートに移動］をクリックします。

2. [アプリを同期]をクリックします。 

3. 右側のパネルでアプリ名を入力し、検索結果をクリックします。 
4. ［アプリをインストール］をクリックします。 
5. アプリの掲載情報ページにリダイレクトされ、そこで接続手順を続行します。 

同じサードパーティーアプリの複数のインスタンスをHubSpotに接続することが可能です。例えば、2つのMicrosoft Dynamicsアカウントを管理している場合、両方のアカウントのデータを単一のHubSpotアカウントに接続して同期できます。追加アカウントを接続するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリの名前をクリックします。 
3. ［アクション］>［アカウントを管理］をクリックします。 
4. 右側のパネルで［別のアカウントを接続］をクリックします。 
5. アプリをHubSpotに接続する手順を進めます。 

データ同期を有効にする

アプリを接続した後、連携する2つのアプリ間でデータの同期を開始するには、アプリの設定を構成して同期をオンにする必要があります。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリをクリックします。
3. ［同期をセットアップ］をクリックします。
4. [ 同期するデータを選択 ]ページで、アプリ内で同期するオブジェクトと、HubSpotとの間で同期する オブジェクト を選択します。
5. 矢印ドロップダウンメニューをクリックし、アプリからHubSpotへ、またはHubSpotからアプリへの一方向の同期にするか、双方向の同期にするかを選択します。 

同期方向を設定する

［設定］画面で、同期方向を選択し、サードパーティーアプリのフィールドをHubSpotのプロパティーにマッピングします。 

［同期方向を選択］セクションで、HubSpotからサードパーティーアプリに、またはその逆の方向でデータを同期する方法を決定します。3つのオプションがあります。 

• アプリ間でデータを同期します：新規オブジェクトの情報と更新されたオブジェクトの情報の全てを、2つのアプリの間で同期します。両方のプラットフォームにレコードがすでに存在する場合、そのプロパティーがマージされます。 
• データをHubSpotにのみ同期：データはサードパーティーアプリからHubSpotに対してのみ同期されます。
• データはサードパーティーアプリへのみ同期されます：データはHubSpotからサードパーティーアプリに対してのみ同期されます。 

接続しているサードパーティーアプリがイベント同期に対応している場合、Eメールの開封やクリックなどのサポート対象のイベントをサードパーティーアプリからHubSpotに同期できます。 

イベントの同期をオンにする前に、次の点に注意してください。 

• サードパーティーアプリからHubSpotへのイベント同期は一方向で行われます。
• イベント同期では、コンタクトレコードに関連付けられたイベントのみが同期されます。
• コンタクトレコードの同期に失敗した場合でも、関連付けられた全てのイベントをHubSpotに同期できます。
• イベントは、すでにHubSpotに存在するコンタクトに関連付けられている場合にのみ同期されます。

イベント同期を有効にするには、[[ サードパーティーアプリ] イベントをHubSpotに一方向同期します]チェックボックスをオンにします。 

データの不一致がある場合は、［データの競合を解決］セクションでドロップダウンメニューをクリックし、他方のアプリのデータを上書きするデフォルトのアプリを選択します。既定のアプリにフィールド値がない場合、サードパーティーアプリのデータは変更されません。この設定によって、［同期方向を選択］セクションで選択された同期方向が上書きされることはありません。

フィールドマッピングを確認する

［フィールドをマッピング］セクションで、既定のプロパティーマッピングと、HubSpotとサードパーティーアプリの間で情報がどのように同期されるかを確認します。Operations Hubの有料サブスクリプションをご利用の場合は、プロパティーのカスタムマッピングを設定できます。Operations Hubの有料サブスクリプションをご利用でない場合は、［カスタムマッピングの試用］をクリックして機能をお試しください。 

必須フィールドはフィールド マッピング テーブルにアスタリスク（*）付きで表示されます。 

マッピングを無効にするには、切り替えをクリックしてオフにします。 

カスタム フィールド マッピングを設定するには：

1. ［マッピングを追加］をクリックします。 
2. ドロップダウンメニューを使用して、マッピングするサードパーティーアプリとHubSpotのプロパティーを選択します。
3. success［更新］をクリックします。

4. カスタムマッピングをオフにするには、スイッチをクリックしてオフにします。 

データ同期のフィールドマッピングに関する具体的なルールと考慮事項の詳細をご確認ください。 

同期ルールを設定する

［制限］画面で、HubSpotからサードパーティーアプリに（またはサードパーティーアプリからHubSpotに）オブジェクトレコードを同期する方法を設定します。

取引の同期を設定する場合は、HubSpotとサードパーティーアプリの間で取引パイプラインとステージをマッピングするように求められます。マッピングされた取引ステージの取引のみが同期されます。 

1. ［取引のパイプラインとステージをマッピング］セクションで、［HubSpotパイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、サードパーティーアプリと同期するHubSpotの取引パイプラインを選択します。
2. ［自動マッピング］をクリックすると、HubSpotの取引ステージとサードパーティーアプリの取引ステージが自動的にマッピングされます。同期では簡単なテキスト検索が行われ、類似する名前のステージのマッピングが試行されます。
3. 追加のパイプラインをマッピングするには、［別のパイプラインをマッピング］をクリックします。

HubSpotで他のアプリの取引ステージが表示されない場合、次のような理由が考えられます。

• 接続されているユーザーアカウントに、取引ステージを表示するための適切な権限がない。
• データ同期で、HubSpotの取引ステージと他のアプリのパイプラインステージがマッピングされている。取引／商談ステージに依存しない非標準的なセールスプロセスを採用している場合、HubSpotデータ同期を使用してデータを同期することはできません。

コンタクトの同期を設定する場合、デフォルトでは、有効なEメールアドレスがあるコンタクトのみが同期されます。Eメールアドレスのないコンタクトも同期する場合は、［重複の削減］セクションで、［Eメールアドレスがあるコンタクトのみを同期］チェックボックスをオフにします。

レコードの照合の詳細をご確認ください。

注：アプリに会社名と会社ドメインの両方のフィールドがある場合、会社名が同じでドメインが異なるレコードや、ドメインが同じで会社名が異なるレコードがあると、HubSpotはその2つのレコードを一致とみなします。

［フィルター］セクションで、HubSpotからサードパーティーアプリへ、またはその逆へ同期するレコードを制限するための基準を選択します。

1. ［編集］をクリックします。
2. 右側のパネルでプロパティーを選択し、HubSpotからサードパーティーアプリに（または逆方向に）同期するレコードを制限します。
3. ［完了］をクリックします。 

注：［フィルター］セクションで制限されるのは、HubSpotとサードパーティーアプリの間で最初に同期されるレコードのみです。いったんレコードが同期されると、プロパティーマッピングの設定に基づき、レコードのデータが継続的に双方向に同期されるようになります。

レコードを関連付ける

HubSpotは、接続した元のアプリとの同期中に、可能な限りレコード間の同じ関連付けを維持しようとします（会社とコンタクトとの関連付け、取引と会社との関連付けなど）。データ同期による関連付けマッピングの詳細をご確認ください。

注：ほとんどの場合、データ同期で自動的に請求書を関連付けることができるのは、コンタクトに対してのみです。HubSpotの会社レコードに対しては、請求書を手動で関連付ける必要があります。 

ルールを確認して同期を開始する

［確認］画面で、設定したルールを確認し、［保存して同期］をクリックします。その後、初回の同期が開始されます。

初回同期が完了すると、変更後10分以内にレコードが同期されます。 

削除されたレコードを再同期する

HubSpotまたはサードパーティーアプリのいずれかでレコードを削除した場合、削除したレコードを再同期することで、どちらのアプリにでもレコードを再作成できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリをクリックします。
3. ［オブジェクトビュー］タブの［失敗］列で、同期できなかったレコードの数をクリックします。 
4. 右側のパネルで［アクション］をクリックします。
5. ［HubSpotの削除されたレコードを再同期］または［［サードパーティーアプリ］の削除されたレコードを再同期］のいずれかを選択します。

6. ［全てを再同期］をクリックします。 

また、次の操作も実行できます。

1. ［レコードビュー］タブで、［その他］＞［削除済みのレコードを全て復元］をクリックします。 
2. サイドパネルで［レコードタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてレコードタイプを選択し、［同期先のアプリ］ドロップダウンメニューをクリックしてどのアプリでコンタクトを再作成するかを選択します。 
3. ［復元前に確認］をクリックします。 
4. 復元される全てのレコードを確認し、［［数］件を全て復元］をクリックします。 

データ同期を無効にする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリをクリックします。
3. ［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［同期を無効化］を選択します。

4. ポップアップボックスで、［同期を無効化］をクリックします。

同期を無効にしたら、［同期設定を編集］をクリックして再度有効にするか、または同期を削除することができます。 

同期の健全性を確認する

アプリを接続したら、HubSpotとサードパーティーアプリ間の同期レコードの概要を表示します。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリをクリックします。
3. ［同期の概要］タブで、［オブジェクトビュー］をクリックし、オブジェクトごとの同期のステータスを表示します。

• • 初回同期の中で処理されるレコードには、その横に回転する円が表示されます。
  • 別の同期が進行中の場合は、同じデータに対する更新が同時に行われないようにするために、レコードのステータスが［キュー内］になります。 

4. ［同期中］列でレコードの数をクリックすると、HubSpotとアプリの間で同期されている全てのレコードを確認できます。
5. ［失敗］列でレコードの数をクリックすると、HubSpotとアプリの間で同期が失敗した全てのレコードを確認できます。 

• • ［エラーカテゴリー］列で、失敗した理由を確認します。
  • ツールヒントにマウスポインターを合わせると、解決するための手順が表示されます。

6. ［除外］列でレコードの数をクリックすると、同期から除外されている全てのレコードが表示されます。原因として、同期設定のフィルターに一致しない、または固有のIDが割り当てられていない( 一致するキーが定義されていることが考えられます)。 

データ同期アプリからレコードをエクスポートする

データ同期アプリからレコードをエクスポートするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. アプリをクリックします。
3. [同期の概要]タブの[ 同期中]列、[ 失敗]列、または [除外 ]列で、レコードをエクスポートする対象のオブジェクトの横にある 番号をクリックします。
4. 右上の [その他]をクリックし、[ エクスポート]を選択します。
5. [ ファイル形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 形式を選択します。
6. ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。