連線並使用 HubSpot 資料同步

透過HubSpot 資料同步，您可以在 HubSpot 和其他應用程式之間建立單向或雙向同步，以將所有客戶資料整合到一個平台中。 在此處查看哪些應用程式使用資料同步。

下面，了解資料同步的工作原理以及如何連接應用程式、開啟資料同步、重新同步記錄等。

資料同步的工作原理

啟動同步後，資料同步會建立物件中所有記錄的內部索引。然後，它使用該索引來比較和監視記錄更改，以查看記錄屬性更新時其狀態（同步、失敗或排除）應如何變化。這意味著內部資料同步索引會不斷比較其資料庫（HubSpot 或連接的應用程式），並且可以還原任何遺失或錯誤的 API 呼叫或端點。

更新記錄時，同步引擎會根據其擁有的副本檢查整個記錄，並更新其副本以符合真實記錄。這允許它恢復任何遺失或失敗的更新。資料同步啟動時可能需要一些時間來索引所有記錄，但將確保更流暢、更健康的同步體驗。

同步原理

資料同步始終在兩個應用程式之間進行，其中一個是 HubSpot。每個同步都有兩個主要階段，與物件同步無關：

• 初始同步：在啟動同步或儲存同步時開始。兩個應用程式中的所有現有記錄都會透過同步引擎進行索引，並在適用的情況下同步它們。
• 增量同步：當所有記錄都被索引時，將掃描它們以查找更新和新記錄。自上次檢查以來已更改的索引記錄將透過同步引擎傳遞。

初始同步

對於雙向同步，初始同步包括：

• 索引 HubSpot：掃描 HubSpot 記錄並儲存記錄的 ID 及其符合識別碼（預設情況下，這是聯絡人的電子郵件，以及公司的名稱和/或網域）。該索引在整個同步過程中保持最新。詳細了解匹配的工作原理。
• 對其他應用程式建立索引並同步：掃描並同步來自其他應用程式的記錄。對於所取得的每個資源，都會檢查 HubSpot 的索引表中是否存在任何符合的識別碼（例如聯絡人的電子郵件地址）。如果存在，則記錄匹配並且兩條記錄一起通過同步引擎。如果不匹配，記錄將自行通過同步引擎。當同步引擎匹配記錄時，它會組合它擁有的所有資訊（記錄的字段值、過濾器、字段映射、同步歷史記錄等），並基於此構造下一個操作（請求對資源的更改、不執行任何操作、記錄錯誤等）

請注意：應用程式 API 傳回的第一筆記錄將是可同步的，下一筆記錄將被視為重複。

• 同步HubSpot：再次掃描HubSpot記錄以檢查是否需要同步。此步驟將導致 HubSpot 中的現有記錄同步，而不是其他應用程式中的現有記錄。

增量同步

增量同步不斷掃描 HubSpot 和其他應用程式中的更新（基於同步方向）並等待觸發。 HubSpot 每五分鐘檢查一次是否有變化。另一個應用程式或其 API 使用 Webhook 來提醒任何變更。

連接應用程式

開始之前

• 您必須是超級管理員或在 HubSpot 帳戶中擁有應用程式市場權限。
• 您連接到 HubSpot 帳戶的特定應用程式可能需要其他權限。

連接應用程式

有兩種方法可以搜尋並連接到應用程式。您可以透過應用程式市集或匯入頁面執行此操作。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「App Marketplace」。
• 在搜尋欄中輸入應用程式名稱，然後按一下搜尋結果。
• 點擊右上角的“安裝應用程式” 。
• 在對話方塊中，按一下「下一步」 ，然後登入您的應用程式帳戶。
• 查看請求的存取權限，然後按一下「允許」 。您將被重定向回 HubSpot 設定中的應用程式頁面。

如果您從匯入頁面設定同步：

• 點擊任何物件主頁右上角的“匯入”，或存取您的匯入設定：
  • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。}
  • 在左側邊欄選單中，導覽至「匯入和匯出」 。
  • 按一下“執行”進行導入。
• 按一下“設定同步” 。

• 在右側面板中，輸入應用程式名稱，然後按一下搜尋結果。
• 點擊安裝應用程式。
• 您將被重新導向到應用程式的清單頁面以繼續執行連線步驟。

可以將相同第三方應用程式的多個執行個體連接到 HubSpot。例如，如果您管理兩個 Microsoft Dynamics 帳戶，則可以使用一個 HubSpot 帳戶連線並同步這兩個帳戶的資料。若要連接附加帳戶：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。}
• 點擊應用程式的名稱。
• 按一下操作>管理帳戶。
• 在右側面板中，按一下「連接另一個帳戶」 。
• 繼續執行將應用程式連接到 HubSpot 的步驟。

開啟資料同步

連接應用程式後，您需要設定應用程式設定並開啟同步以開始在兩個整合之間同步資料。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。}
• 單擊該應用程式。
• 按一下“設定同步” 。
• 在「選擇要同步的資料」頁面上，選擇要在應用程式中同步的物件或要從 HubSpot 同步的物件。
• 點擊箭頭下拉選單，然後選擇應用程式和 HubSpot 之間的同步是雙向還是單向，反之亦然。

若要關閉映射，請按一下以關閉切換開關。

要設定自訂字段映射：

• 按一下新增映射。
• 使用下拉式選單選擇要對應的第三方應用程式和 HubSpot 屬性。
• 點選success更新。

• 若要關閉自訂映射，請按一下以關閉開關。

了解有關資料同步欄位對應的特定規則和注意事項的更多資訊。

設定您的同步規則

在限制畫面上，配置您希望如何將記錄從 HubSpot 同步到第三方應用程序，反之亦然。

預設情況下，HubSpot 將僅同步具有有效電子郵件地址的聯絡人。若要在沒有電子郵件地址的情況下也同步聯絡人，請在減少重複的機會部分中，清除僅同步具有電子郵件地址的聯絡人複選框。

了解有關匹配記錄的更多資訊。

請注意：當應用程式同時具有公司名稱和公司網域欄位時，HubSpot 將符合具有相同公司名稱但不同網域的兩筆記錄，反之亦然。

在限制記錄同步部分中，選擇條件來限制哪些記錄將從 HubSpot 同步到第三方應用程序，反之亦然：

• 單擊編輯。
• 在右側面板中，選擇屬性以限制記錄從 HubSpot 同步到第三方應用程序，反之亦然。
• 按一下“完成” 。

請注意：限制記錄同步部分僅限制 HubSpot 和第三方應用程式之間最初同步的記錄。記錄同步後，它們將繼續根據設定的屬性映射來回同步資料。

關聯記錄

在與您連接的原始應用程式同步時，HubSpot 會盡可能在記錄之間保持相同的關聯（例如，與聯絡人關聯的公司或與公司關聯的交易）。了解有關資料同步關聯映射的更多資訊。

請注意：在大多數情況下，資料同步只能自動將發票與聯絡人關聯。發票必須手動關聯到 HubSpot 中的公司記錄。

查看規則並開始同步

在「檢視」畫面中，檢視您配置的規則，然後按一下「儲存並同步」 。然後將開始處理初始同步。

初始同步完成後，記錄將在變更後 10 分鐘內同步。

重新同步已刪除的記錄

如果您已在 HubSpot 或第三方應用程式中刪除記錄，則可以重新同步已刪除的記錄以在任一應用程式中重新建立它們：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。}
• 單擊該應用程式。
• 在「物件檢視」標籤上的「失敗」欄位中，按一下同步失敗的記錄數。
• 在右側面板中，按一下「操作」 。
• 選擇在 HubSpot 中重新同步已刪除的記錄或在 [第三方應用程式] 中重新同步已刪除的記錄。

• 點選重新同步全部。

您也可以：

• 在記錄檢視標籤上，按一下更多>恢復所有已刪除的記錄。
• 在側面板中，按一下記錄類型下拉式功能表並選擇記錄類型，然後按一下目標應用程式下拉式功能表以選擇要在其中重新建立聯絡人的應用程式。
• 點擊恢復前查看。
• 查看要恢復的所有記錄，然後按一下全部恢復 [number] 。

關閉資料同步

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。}
• 單擊該應用程式。
• 點擊操作下拉選單並選擇關閉同步。

• 在彈出框中，按一下「關閉同步」 。

關閉同步後，您可以透過點擊編輯同步設定再次開啟同步，或刪除同步。

檢查您的同步運作狀況

連接應用程式後，請查看 HubSpot 與第三方應用程式之間同步的記錄的概述。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。}
• 單擊該應用程式。
• 在同步概覽標籤上，按一下物件檢視以按物件查看同步狀態。
  • 作為初始同步的一部分正在處理的記錄旁邊將有旋轉的圓圈。
  • 如果正在進行另一個同步，則記錄的狀態將處於「佇列中」 ，以防止相同資料同時發生更新。

• 在同步列中，按一下記錄數以查看 HubSpot 與應用程式之間同步的所有記錄。
• 在「失敗」欄位中，按一下記錄數以查看 HubSpot 與應用程式之間同步失敗的所有記錄。
  • 在「錯誤類別」欄中，檢視失敗的原因。
  • 將滑鼠懸停在工具提示上以查看解決步驟。
• 在「已排除」欄位中，按一下記錄數以查看從同步中排除的所有記錄。這可能是因為它們與同步設定中的任何過濾器都不匹配，或者沒有為其分配唯一標識符，這可能是由於定義了匹配鍵所致。
  • 按一下可查看 HubSpot 和應用程式之間同步的所有記錄。
  • 使用下拉式選單按物件類型、同步狀態或特定時間範圍篩選記錄。

• 若要編輯列的順序，請按一下更多>編輯列。
• 若要匯出所有記錄，請按一下更多>匯出。
  • 在對話方塊中選擇文件格式。
  • 按一下“導出” 。匯出的文件將透過電子郵件發送給您。
• 若要恢復所有已刪除的記錄，請按一下更多>恢復所有已刪除的記錄。
  • 在右側面板中，選擇「記錄類型」和「目標應用程式」 。所有先前刪除的記錄都將在選定的目標應用程式中還原。