連接並使用 HubSpot 資料同步

透過HubSpot 資料同步功能，您可在 HubSpot 與其他應用程式之間建立單向或雙向同步，將所有客戶資料整合於單一平台。檢視哪些應用程式使用資料同步功能。

瞭解資料同步的運作原理，以及如何連接應用程式、啟用資料同步、重新同步記錄等操作。

資料同步運作原理

啟動同步後，系統會為物件內所有記錄建立內部索引。隨後透過該索引比對並監控記錄變更，根據記錄屬性更新狀況調整其狀態（同步中、失敗或排除）。這意味著內部資料同步索引會持續比對其資料庫（HubSpot 或已連接應用程式），並能恢復任何中斷或錯誤的 API 呼叫或端點。

當記錄更新時，同步引擎會將完整記錄與其副本進行比對，並更新副本以匹配實際記錄。此機制可補救任何遺漏或失敗的更新。數據同步在啟動時可能需耗時建立所有記錄索引，但能確保更流暢且穩健的同步體驗。 

同步原則

資料同步始終發生於兩個應用程式之間，其中之一必為 HubSpot。每項同步皆包含兩個主要階段，且與同步的物件類型無關：

• 初始同步： 於同步啟動或儲存時開始 。兩應用程式中所有現有記錄皆會經由同步引擎索引，並視情況執行同步。
• 增量同步：當所有記錄完成索引後，系統將掃描更新內容與新增記錄。自上次檢查後發生變更的索引記錄，將透過同步引擎進行處理。

初始同步

雙向同步的初始同步包含：

• 索引 HubSpot：掃描 HubSpot 記錄，儲存記錄 ID 及其對應識別碼（預設為聯絡人的電子郵件，企業的名稱或網域）。此索引將在後續整個同步過程中持續更新。深入了解匹配機制運作方式。 
• 索引另一應用程式並同步：掃描並同步另一應用程式的記錄。每次擷取資源時，系統會檢查HubSpot索引表中是否存在匹配識別碼（例如聯絡人的電子郵件）。若存在匹配，則將兩筆記錄配對並共同傳送至同步引擎；若無匹配，該記錄將獨立通過同步引擎。 當同步引擎完成記錄匹配時，會整合所有相關資訊（包含記錄欄位值、篩選條件、欄位對應關係、同步歷史等），據此決定後續動作（如請求資源變更、不執行操作、記錄錯誤等）。

請注意：應用程式 API 返回的首筆記錄可同步，後續記錄將視為重複資料。

• 同步 HubSpot：系統將重新掃描 HubSpot 記錄以確認同步需求。此步驟僅會同步 HubSpot 中的現有記錄，不會影響其他應用程式。

增量同步

增量同步會持續掃描 HubSpot 與其他應用程式（依同步方向而定）的更新內容，並等待觸發。HubSpot 每五分鐘檢查一次變更狀況，其他應用程式或其 API 則透過 webhook 通知任何變更。

連接應用程式

搜尋並連接應用程式有兩種方式：可透過應用程式市集，或從匯入頁面進行操作。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 於搜尋欄輸入應用程式名稱，點擊搜尋結果。 
3. 點擊安裝。
4. 於對話方塊中點擊「下一步」，接著登入您的應用程式帳戶。
5. 檢視所需存取權限後，點擊允許。系統將重新導向至 HubSpot 設定中的應用程式頁面。

若您從匯入頁面設定同步：

1. 請點擊任何物件首頁右上角的「匯入」，或直接進入匯入設定頁面：

• • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 於左側邊欄選單中，導航至「匯入與匯出」。
  • 點擊「前往匯入」。

2. 點擊「連接應用程式」。 

3. 在對話方塊中輸入應用程式名稱，然後點擊搜尋結果。 
4. 點擊「安裝」。 
5. 系統將重新導向至應用程式列表頁面，請繼續執行連接步驟。 

您可將多個相同第三方應用程式實例連接到 HubSpot。例如，若您管理兩個 Microsoft Dynamics 帳戶，即可透過單一 HubSpot 帳戶同時連接並同步兩個帳戶的資料。若要連接額外帳戶：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式名稱。 
3. 於右上角點擊「帳戶操作」>「管理帳戶」。 
4. 於右側面板點擊「連接另一個帳戶」。 
5. 依循步驟將應用程式連接至 HubSpot。 

開啟資料同步

連接應用程式後，您需設定應用程式參數並啟用同步功能，方能開始在兩個整合間同步資料。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式。
3. 點擊設定同步。
4. 在「選擇要同步的資料」頁面中，請選擇應用程式中要同步至或來自的物件，以及 HubSpot 中要同步至或來自的物件。
5. 點擊箭頭下拉式 選單，選擇應用程式與 HubSpot 之間採用雙向同步或單向同步（或反之）。 

設定同步方向

於「設定」畫面選擇同步方向，並將第三方應用程式的欄位對應至 HubSpot 屬性。

在「選擇同步方向」區段中，決定資料從 HubSpot 傳輸至第三方應用程式，或反向傳輸的模式。共有三種選項： 

• 應用程式間雙向同步：所有新增及更新的物件資訊將在兩應用程式間同步。若記錄同時存在於兩個平台，屬性將進行合併。 
• 僅同步至 HubSpot：資料僅從第三方應用程式同步至 HubSpot。
• 僅同步至第三方應用程式：資料僅從 HubSpot 同步至第三方應用程式。 

若您連接的第三方應用程式支援事件同步功能，即可將支援的事件（如郵件開啟與點擊次數）從第三方應用程式同步至 HubSpot。

啟用事件同步前請注意： 

• 事件同步為單向傳輸，從第三方應用程式傳至 HubSpot。
• 事件同步僅同步與聯絡人記錄相關聯的事件。
• 若聯絡人記錄同步失敗，相關事件仍可同步至 HubSpot。
• 事件僅會在與 HubSpot 現有聯絡人關聯時同步。

啟用事件同步時，請勾選「將[您的第三方應用程式] 事件 單向 同步至HubSpot」核取方塊。 

在「 解決資料衝突」區段中，點擊下拉式選單並選擇預設應用程式——當資料不一致時，該應用程式將覆寫其他應用程式。若預設應用程式中無欄位值，則第三方應用程式的資料將保持不變。此設定不會覆蓋「 選擇同步方向」區段中選定的同步方向。

檢視欄位對應設定

在「映射欄位」區段中，檢視預設屬性映射及 HubSpot 與第三方應用程式間的資訊同步方式。若您擁有付費版 Data Hub 訂閱方案，可為屬性設定自訂對應。若未訂閱付費版 資料樞紐 訂閱方案，請點擊「試用自訂對應」測試此功能。 

必填欄位將在欄位對應表中以星號（*）標示。 

若要關閉映射，請點擊關閉切換按鈕。 

設定自訂欄位映射步驟：

1. 點擊「新增對應」。 
2. 使用下拉式選單選擇欲對應的第三方應用程式與 HubSpot 屬性。
3. 點擊「更新」完成設定。

4. 若要關閉自訂對應，請點擊開關切換至關閉狀態。 

深入瞭解資料同步欄位對應的具體規則與注意事項。

設定同步規則

在「限制」畫面中，設定您希望如何將記錄從 HubSpot 同步至第三方應用程式，反之亦然。

若設定交易同步，系統將提示您映射 HubSpot 與第三方應用程式間的交易管道及階段。僅映射階段內的交易會同步。 

1. 在「映射您的交易管道與階段」區段中，點擊「選擇 HubSpot 管道」下拉式選單，挑選欲與第三方應用程式同步的 HubSpot 交易管道。
2. 點擊「自動映射」可自動將 HubSpot 交易階段與第三方應用程式的交易階段進行對應。此同步功能會執行簡單的文字搜尋，嘗試將發音相似的階段進行映射。
3. 若需映射其他管道，請點擊「映射另一條管道」。

若您無法在 HubSpot 中檢視其他應用程式的交易階段，可能基於以下原因：

• 已連結的使用者帳戶缺乏檢視交易階段的權限。
• 資料同步功能會將 HubSpot 交易階段與其他應用程式的管道階段進行對應。若您的銷售流程採用非標準模式且不依賴交易/商機階段，則無法透過 HubSpot 資料同步功能進行資料同步。

若您正在設定聯絡人同步，HubSpot 預設僅同步具備有效電子郵件地址的聯絡人。若需同步無電子郵件地址的聯絡人，請在「重複資料減少」區段中取消勾選「僅同步具電子郵件地址的聯絡人」核取方塊。

深入了解記錄比對機制。

請注意：當應用程式同時具備公司名稱與公司網域欄位時，若兩筆記錄的公司名稱相同但網域不同，或網域相同但名稱不同，HubSpot 將視其為重複記錄進行匹配。

在「篩選器」區段中，選擇條件以限制從 HubSpot 同步至第三方應用程式的記錄範圍，反之亦然：

1. 點擊編輯。
2. 於右側面板中，選擇要限制從 HubSpot 同步至第三方應用程式（反之亦然）的屬性。
3. 點擊完成。 

請注意： 篩選器區段僅限制 HubSpot 與第三方應用程式間的初始同步記錄。記錄同步完成後，將依據設定的屬性對應持續雙向同步資料。

關聯記錄

HubSpot 會在同步時盡可能維持原始應用程式間的記錄關聯性（例如：聯絡人關聯的公司，或交易關聯的公司）。 深入了解資料同步中的關聯映射機制。

請注意：多數情況下，資料同步僅能自動將發票關聯至聯絡人。發票必須手動關聯至 HubSpot 中的公司記錄。

檢視規則並啟動同步

在「檢視 」畫面中 確認設定規則，點擊「儲存並同步」後，初始同步程序將開始執行。

初始同步完成後，記錄將在變更後 10 分鐘內同步。

重新同步已刪除記錄

若您在 HubSpot 或第三方應用程式中刪除記錄，可重新同步已刪除記錄以在任一應用程式中重建：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式。
3. 導覽至「CRM 同步」標籤頁。 
4. 在「物件檢視」標籤頁的「失敗」欄位中，點擊顯示同步失敗的記錄數量。 
5. 於右側面板點擊「動作」。
6. 選擇「重新同步 HubSpot 中已刪除的記錄」或「重新同步 [第三方應用程式] 中已刪除的記錄」。
7. 點擊「重新同步全部」。 

您亦可執行以下操作：

1. 在「記錄檢視」索引標籤上，點擊「更多」>「還原所有已刪除記錄」。 
2. 於側邊面板中，點擊「記錄類型」下拉式選單選擇記錄類型，並於「目標應用程式」下拉式選單中選擇欲重建聯絡人的應用程式。 
3. 點擊「還原前檢視」。 
4. 檢視所有即將復原的記錄，然後點擊「復原全部 [數量]」。 

關閉資料同步功能您可關閉資料

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式。
3. 導覽至「CRM 同步」標籤頁。 
4. 將游標懸停於[物件] 同步項目上，點擊「更多」下拉式選單，選擇「關閉同步」。 
5. 在彈出視窗中點擊關閉同步。

關閉同步後，可透過點擊「編輯同步設定」重新啟用，或直接刪除該同步項目。

檢視同步狀態

連接應用程式後，可查看 HubSpot 與第三方應用程式間同步記錄的概覽。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式名稱。
3. 導覽至「CRM 同步」標籤頁。 
4. 點擊「物件檢視」以按物件檢視同步狀態。

• • 正在進行初始同步處理的記錄旁會顯示旋轉圓圈。
  • 若其他同步作業正在執行中，記錄狀態將顯示為「佇列中」，以避免同時對相同資料進行更新。
  • 將滑鼠懸停於各物件的同步狀態上，即可查看其同步進度的詳細資訊。同步狀態追蹤器會顯示整合的當前同步階段，例如掃描中、同步中、已同步及監聽變更。 

5. 在「同步中」欄位中，點擊 記錄數 可檢視所有在 HubSpot 與應用程式間同步的記錄。
6. 在「失敗」欄位中，點擊記錄數可檢視所有未能同步的記錄。 

• • 在「同步活動」欄位中，點擊錯誤項目旁的右箭頭 圖示，即可查看同步失敗的詳細原因。
  • 點擊人工智慧圖示 「疑難排解」以開啟Breeze 助理，獲取解決記錄同步錯誤的指引與疑難排解步驟。 

7. 在「排除」欄位中，點擊記錄數值即可檢視所有被排除於同步外的記錄。此情況可能因記錄不符合任何同步設定篩選條件，或未被指派唯一識別碼（可能因定義了匹配鍵所致）。 

若部分記錄同步失敗，可針對這些記錄觸發重新同步。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式。
3. 導覽至「CRM 同步」標籤頁。接著點擊「記錄檢視」標籤頁。
4. 勾選欲重新同步的記錄旁之核取方塊。
5. 接著點擊「重新執行 [數量] 筆記錄的同步」。

從資料同步應用程式匯出記錄

要從資料同步應用程式匯出記錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導覽至「CRM 同步」標籤頁。 
4. 在「同步中」、「失敗」或「排除」欄位中，點擊您要匯出記錄之物件旁的數字 。
5. 點擊右上角「更多」選項，選擇「匯出」。
6. 點擊「檔案格式」下拉式選單並選擇格式。
7. 點擊「匯出」。匯出處理完成後，您將透過電子郵件及通知中心收到下載連結。