連接並使用 HubSpot 資料同步功能

使用HubSpot 資料同步功能，可確保 HubSpot 與您其他應用程式之間的資料保持一致。連接支援的應用程式後，您可以設定單向或雙向同步，以自動更新兩個系統中的記錄，減少手動輸入資料的步驟，並協助團隊使用相同的資訊進行工作。請查看哪些應用程式支援資料同步。 

例如，您可以在 HubSpot 與已連接的應用程式之間同步聯絡人、公司、商機及其他受支援的物件，如此一來，根據您的同步設定，在其中一個系統所做的更新將會反映在另一個系統中。

本文說明資料同步的運作方式、如何連接應用程式、設定同步，以及管理已同步的記錄。

資料同步的運作方式

當您啟用同步功能時，資料同步機制會為物件中的所有記錄建立內部索引。接著，它會利用該索引來比較並監控記錄變更，以判斷隨著記錄屬性更新，其狀態（正在同步、失敗或被排除）應如何變更。這意味著內部資料同步索引會持續比較其資料庫（無論是 HubSpot 還是已連接的應用程式），並能恢復任何中斷或出錯的 API 呼叫或端點。

當記錄更新時，同步引擎會將完整記錄與其現有副本進行比對，並更新其副本以符合實際記錄。這使其能夠恢復任何遺漏或失敗的更新。資料同步在啟動時可能需要一些時間來建立所有記錄的索引，但將確保更順暢且穩定的同步體驗。

資料同步採用 正規化 進行比對，當記錄是根據非唯一名稱欄位（例如公司名稱或產品名稱）進行比對時，此機制會在受支援的資料同步應用程式中生效。這表示在比較 HubSpot 與您其他應用程式之間的名稱值時，系統會忽略大寫字母、特殊字元及標點符號。

同步原則

資料同步始終發生在兩個應用程式之間，其中之一為 HubSpot。每次同步皆包含兩個主要階段，且與同步的物件無關：

• 初始同步： 於啟動同步或儲存時開始 。兩款應用程式中的所有現有記錄都會通過同步引擎進行索引，並在適用時進行同步。
• 增量同步：當所有記錄均已建立索引後，系統會掃描這些記錄以檢查更新內容及新增記錄。自上次檢查以來有所變更的已建立索引記錄，將透過同步引擎進行處理。

初始同步

對於雙向同步，初始同步包含：

• 索引 HubSpot：掃描 HubSpot 記錄，並儲存該記錄的 ID 及其對應的識別碼（預設為聯絡人的電子郵件，以及公司的名稱或網域）。此索引將在後續整個同步過程中持續保持最新狀態。進一步了解匹配機制。 
• 索引其他應用程式並同步：掃描並同步來自其他應用程式的記錄。對於每個擷取的資源，系統會檢查 HubSpot 的索引表中是否存在任何匹配的識別碼（例如聯絡人的電子郵件地址）。若存在，則將記錄進行配對，並將兩筆記錄一同傳送至同步引擎；若無匹配項，該記錄將獨立通過同步引擎處理。 當同步引擎比對記錄時，它會整合所有相關資訊（包括記錄的欄位值、篩選條件、欄位映射、同步歷史紀錄等），並據此決定後續動作（請求變更資源、不採取任何動作、記錄錯誤等）。

請注意：應用程式 API 返回的第一筆記錄可進行同步；下一筆則會被視為重複記錄。 

• 同步 HubSpot：系統會再次掃描 HubSpot 記錄，以檢查是否需要進行同步。此步驟將導致 HubSpot 中的現有記錄被同步，而非其他應用程式中的記錄。

增量同步

增量同步會持續掃描 HubSpot 及其他應用程式（視同步方向而定）中的更新，並等待觸發。HubSpot 每五分鐘檢查一次是否有變更。另一款應用程式或其 API 會使用 webhook 來通知任何變更。

連接應用程式

您可透過兩種方式搜尋並連接應用程式：從「應用程式市集」或「匯入」頁面。

若要從「應用程式市集」連接應用程式：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 在搜尋欄中搜尋並點擊應用程式名稱。 
3. 點擊「安裝」。
4. 在對話方塊中，點擊「下一步」，然後登入您的應用程式帳戶。
5. 檢視所要求的存取權限，然後點擊「允許」。您將被重新導向回 HubSpot 設定中的應用程式頁面。

若您是從「匯入」頁面設定同步：

1. 請在任何物件首頁的右上角點擊「匯入」，或前往您的匯入設定：

• • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中，導航至「匯入與匯出」。
  • 點擊「前往匯入」。

2. 點擊「連接應用程式」。 

3. 在對話方塊中，搜尋並選取應用程式名稱。
4. 點擊「安裝」。 
5. 您將被重定向至該應用程式的列表頁面，以繼續進行連接步驟。 

您可以將同一款第三方應用程式的多個實例連接到 HubSpot。例如，如果您正在管理兩個 Microsoft Dynamics 帳戶，您可以將這兩個帳戶連接到同一個 HubSpot 帳戶並同步資料。若要連接額外的帳戶：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊應用程式名稱。 
3. 在右上角，點選「帳戶 操作」>「管理帳戶」。 
4. 在右側面板中，點擊「連接另一個帳戶」。 
5. 按照步驟將應用程式連線至 HubSpot。 

開啟資料同步

連線應用程式後，您需要設定應用程式選項並開啟同步功能，才能開始在兩個系統之間同步資料。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 點擊「設定同步」。
4. 在「選擇要同步的資料」頁面中，選取應用程式中要同步的物件以及對應的 HubSpot物件。

• • 若您要連接試算表應用程式（例如 Airtable、Smartsheet、Kintone、Monday.com 或 Notion），在您選取來源表格後，HubSpot 會自動推薦一個 HubSpot 物件。 

• • • 檢視建議的 HubSpot 物件對應關係。

    • 若 HubSpot 建議重新命名或啟用某個物件，請檢視該建議並確認變更。
    •  如有需要，您可以手動選擇另一個 HubSpot 物件。

5. 點擊箭頭下拉式 選單，並選擇應用程式與 HubSpot 之間的同步方式是雙向、單向，或是反之亦然。 

設定同步方向

在「設定」頁面上，選擇同步方向，並將第三方應用程式的欄位映射至 HubSpot 屬性。

在「同步方向」區段中，決定您希望資料如何從 HubSpot 同步至第三方應用程式，以及反向同步的方式。共有三種選項： 

• 應用程式間雙向同步：所有新增及更新的物件資訊都將在兩個應用程式之間同步。對於在兩個系統中均已存在的記錄，其屬性將會合併。 
• 資料僅同步至 HubSpot：資料將僅從您的第三方應用程式同步至 HubSpot。
• 資料僅同步至您的第三方應用程式：資料僅會從 HubSpot 同步至您的第三方應用程式。 

若您要連接的第三方應用程式支援事件同步，您將能夠將受支援的事件（例如電子郵件開啟與點擊）從第三方應用程式同步至 HubSpot。

在啟用事件同步之前，請注意以下事項： 

• 事件同步為單向同步，方向為從第三方應用程式同步至 HubSpot。
• 事件同步僅同步與聯絡人記錄相關的事件。
• 若某聯絡人記錄未能同步，其相關的任何事件仍可同步至 HubSpot。
• 事件僅會在其與已存在於 HubSpot 中的聯絡人相關聯時才會同步。

若要啟用事件同步，請勾選「將 [您的第三方應用程式] 事件 單向同步 至 HubSpot」核取方塊。 

在「 資料衝突解決」區段中，點擊下拉式選單，並選擇當資料不一致時將覆寫另一方的預設應用程式。若預設應用程式中沒有該欄位值，則第三方應用程式中的資料將不會被變更。此設定不會覆寫在「 同步方向」區段中所選的同步方向。

檢視您的欄位映射

檢視並更新 HubSpot 與您的其他應用程式之間的欄位映射方式。必填欄位將在欄位映射表中以星號 (*) 標示。 

1. 在「已映射的欄位」區段中，檢視目前欄位的映射方式。 

2. 若要為您的欄位產生建議的對應關係，請點擊「產生對應關係」。HubSpot 會分析兩個系統中的欄位名稱和欄位類型以建議對應關係，包括自訂屬性。檢視建議的對應關係後，您可以接受所有建議，或清除任何不想使用的對應關係。

3. 若要停用某項對應，請點擊以關閉切換開關。 

要設定自訂欄位映射：

1. 點擊「新增映射」。 
2. 使用下拉式選單選擇您要進行映射的第三方應用程式及 HubSpot 屬性。
3. 點擊「更新」success。

4. 若要停用自訂映射，請點擊切換開關以關閉。 

進一步了解資料同步欄位映射的具體規則與注意事項。

設定同步規則

在「限制」頁面上，設定您希望如何將記錄從 HubSpot 同步至第三方應用程式，以及反向同步。

若您正在設定交易同步，系統將提示您在 HubSpot 與第三方應用程式之間映射交易管道和階段。僅會同步位於已映射交易階段中的交易。 

1. 在「映射您的交易流程與階段」區段中，點擊「選擇 HubSpot 流程」下拉式選單，選擇您要與第三方應用程式同步的 HubSpot 交易流程。
2. 點擊「自動映射」以自動將 HubSpot 的交易階段與您的第三方應用程式的交易階段進行映射。同步功能會執行簡單的文字搜尋，並嘗試將發音相似的階段進行映射。
3. 若要映射其他銷售管道，請點擊「映射另一個銷售管道」。

若您無法在 HubSpot 中查看來自其他應用程式的交易階段，原因可能如下：

• 已連線的使用者帳戶沒有查看交易階段的正確權限。
• 資料同步功能會將 HubSpot 的交易階段與您其他應用程式的銷售管道階段進行對應。如果您採用的是不依賴交易／商機階段的非標準銷售流程，則無法透過 HubSpot 資料同步功能進行資料同步。

若您正在設定聯絡人同步，預設情況下，HubSpot 僅會同步具有有效電子郵件地址的聯絡人。若要同步沒有電子郵件地址的聯絡人，請在「減少重複資料」區段中，取消勾選「僅同步具有電子郵件地址的聯絡人」核取方塊。

進一步了解記錄配對。

請注意：當應用程式同時具備「公司名稱」和「公司網域」欄位時，若兩筆記錄的公司名稱相同但網域不同，HubSpot 會將其視為兩筆獨立記錄

；反之亦然

。

在「篩選器」區段中，選擇條件以限制從 HubSpot 同步至第三方應用程式的記錄，以及從第三方應用程式同步至 HubSpot 的記錄：

1. 點擊「編輯」。
2. 在右側面板中，選取要限制從 HubSpot 同步至第三方應用程式（反之亦然）的屬性。
3. 點擊「完成」。 

請注意：「篩選器」區段僅用於限制 HubSpot 與第三方應用程式之間最初同步的記錄。一旦記錄同步完成，它們將根據已設定的屬性映射持續進行雙向資料同步。

關聯記錄

在與您已連接的原始應用程式同步時，HubSpot 會盡可能維持記錄之間的相同關聯關係（例如：與聯絡人關聯的公司，或與公司關聯的交易）。 進一步了解資料同步中的關聯映射。

請注意：在大多數情況下，資料同步僅能自動將發票與聯絡人建立關聯。發票必須在 HubSpot 中手動與公司記錄建立關聯。

檢視規則並開始同步

在「檢視」頁面上 ，檢視您已設定的規則，然後點擊「儲存並同步」。初始同步隨即開始處理。

首次同步完成後，記錄將在變更發生後的 10 分鐘內進行同步。

重新同步已刪除的記錄

如果您在 HubSpot 或第三方應用程式中刪除了記錄，您可以重新同步已刪除的記錄，以在任一應用程式中重新建立這些記錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導航至「CRM 同步」分頁。 
4. 在「物件檢視」分頁的「同步失敗」欄位中，點擊同步失敗的記錄數量。 
5. 在右側面板中，點擊「動作」。
6. 選擇「重新同步 HubSpot 中的已刪除記錄」或「重新同步 [第三方應用程式] 中的已刪除記錄」。
7. 點擊「重新同步全部」。 

您也可以還原已刪除的記錄：

1. 在「記錄檢視」索引標籤中，點選「更多」>「還原所有已刪除的記錄」。 

2. 在側邊面板中，點選「記錄類型」下拉式選單以選擇記錄類型，並點選「目標應用程式」下拉式選單以選擇要將聯絡人重新建立至哪個應用程式中。 
3. 點擊「還原前預覽」。 
4. 檢視所有即將還原的記錄，然後點選「還原所有 [數量]」。 

關閉資料同步

關閉

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導航至「CRM 同步」分頁。 
4. 將游標懸停在[物件] 同步項目上，點擊「更多」下拉式選單，然後選擇「關閉同步」。 
5. 在彈出視窗中，點擊「關閉同步」。

同步功能關閉後，您可以點擊「編輯同步設定」重新啟用，或刪除該同步設定

。

檢視同步狀態

連接應用程式後，可查看 HubSpot 與您的第三方應用程式之間同步的記錄概覽。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導航至「CRM 同步」分頁。 
4. 點擊「物件檢視」以按物件檢視同步狀態。

• • 作為初始同步的一部分正在處理的記錄，其旁邊會顯示旋轉的圓圈。
  • 若另一項同步正在進行中，該記錄的狀態將顯示為「排隊中」，以防止同時對同一組資料進行更新。
  • 將滑鼠懸停在每個物件的同步狀態上，即可查看其同步進度的詳細資訊。同步狀態追蹤器會顯示整合的當前同步階段，例如「掃描中」、「同步中」、「已同步」以及「監聽變更」。 

5. 在「同步中」欄位中，點擊 記錄數量 以檢視所有正在 HubSpot 與應用程式之間同步的記錄。
6. 在「失敗」欄位中，點擊記錄數以檢視所有在 HubSpot 與應用程式之間同步失敗的記錄。 

• • 在「同步活動」欄中，點擊錯誤旁 的 RightIco 右箭頭 ，即可查看有關同步失敗原因的更多資訊。
  • 點擊「artificialIntelligenceIcon 」旁的「疑難排解」，即可開啟Breeze Assistant，並獲得相關指引與疑難排解步驟，以解決該筆記錄的同步錯誤。 

7. 在「已排除」欄位中，點擊記錄數以檢視所有未被納入同步的記錄。這可能是因為這些記錄不符合您同步設定中的任何篩選條件，或是未被指派唯一識別碼，而這可能是由於已定義了匹配金鑰所致。 

若部分記錄的同步失敗，您可以僅針對這些記錄觸發重新同步。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導航至「CRM 同步」分頁。接著點選「記錄檢視」分頁。
4. 勾選您要重新同步的記錄旁邊的核取方塊。
5. 接著點選「重新執行 [count] 筆記錄的同步」。

從資料同步應用程式匯出記錄

若要從資料同步應用程式匯出記錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊該應用程式。
3. 導航至「CRM 同步」分頁。 
4. 在「已同步」、「失敗」或「已排除」欄位中，點擊您要匯出記錄之物件旁邊的數字 。
5. 在右上角點擊「更多」，然後選擇「匯出」。
6. 點擊「檔案格式」下拉式選單並選擇格式。
7. 點擊「匯出」。匯出處理完成後，您將透過電子郵件及通知中心收到下載連結。