Yhdistä ja käytä HubSpot-tietojen synkronointia

HubSpotin tietojen synkronoinnin avulla voit luoda yksisuuntaisen tai kaksisuuntaisen synkronoinnin HubSpotin ja muiden sovellusten välille ja yhdistää kaikki asiakastietosi yhdelle alustalle. Tarkista, mitkä sovellukset käyttävät datasynkronointia täällä.

Alla kerrotaan, miten tietojen synkronointi toimii ja miten voit liittää sovelluksen, ottaa tietojen synkronoinnin käyttöön, synkronoida tietueet uudelleen ja paljon muuta.

Miten tietojen synkronointi toimii

Kun synkronointi aktivoidaan, tietojen synkronointi luo sisäisen indeksin kaikista objektin tietueista. Sen jälkeen se käyttää tätä indeksiä tietueiden muutosten vertailemiseen ja seuraamiseen, jotta nähdään, miten niiden tilan (synkronointi, epäonnistuminen tai poissulkeminen ) pitäisi muuttua, kun tietueen ominaisuuksia päivitetään. Tämä tarkoittaa sitä, että sisäinen datasynkronointi-indeksi vertaa jatkuvasti tietokantaansa (joko HubSpotia tai liitettyä sovellusta) ja voi palauttaa minkä tahansa pudonneen tai virheellisen API-kutsu tai päätepisteen.

Kun tietuetta päivitetään, synkronointimoottori vertaa koko tietuetta hallussaan olevaan kopioon ja päivittää kopionsa vastaamaan todellista tietuetta. Näin se pystyy palauttamaan kaikki unohtuneet tai epäonnistuneet päivitykset. Tietojen synkronointi saattaa kestää jonkin aikaa indeksoidakseen kaikki tietueet, kun se aloitetaan, mutta se takaa sujuvamman ja terveemmän synkronointikokemuksen.

Synkronoinnin periaatteet

Tietojen synkronointi tapahtuu aina kahden sovelluksen välillä, joista toinen on HubSpot. Jokaisessa synkronoinnissa on kaksi päävaihetta, jotka ovat riippumattomia synkronoitavasta kohteesta:

• Alkuperäinen synkronointi: käynnistyy, kun synkronointi aktivoidaan tai kun se tallennetaan. Kaikki olemassa olevat tietueet molemmissa sovelluksissa ohjataan synkronointimoottorin läpi, jotta ne voidaan indeksoida ja tarvittaessa synkronoida.
• Inkrementaalinen synkronointi: kun kaikki tietueet on indeksoitu, ne skannataan päivitysten ja uusien tietueiden varalta. Indeksoidut tietueet, jotka ovat muuttuneet sen jälkeen, kun ne viimeksi tarkistettiin, ohjataan synkronointimoottorin läpi.

Alkuperäinen synkronointi

Kaksisuuntaisessa synkronoinnissa alkuperäinen synkronointi koostuu seuraavista:

• HubSpot-indeksi: HubSpot-tietueet skannataan ja tietueen tunnus ja sitä vastaavat tunnisteet tallennetaan (oletusarvoisesti tämä on sähköpostiosoite yhteystietojen osalta ja nimi ja/tai verkkotunnus yritysten osalta). Indeksi pidetään ajan tasalla koko synkronointiprosessin ajan. Lue lisää siitä, miten täsmäytys toimii.
• Toisen sovelluksen indeksointi ja synkronointi: toisen sovelluksen tietueet skannataan ja synkronoidaan. Jokaisesta noudetusta resurssista tarkistetaan, onko HubSpotin indeksitaulukossa jokin vastaava tunniste (esim. sähköpostiosoite yhteystietojen osalta). Jos on, tietueet sovitetaan yhteen ja molemmat tietueet ohjataan synkronointimoottorin läpi yhdessä. Jos vastaavuutta ei ole, tietue kulkee synkronointimoottorin läpi yksinään. Kun synkronointimoottori vastaa tietueita, se yhdistää kaikki hallussaan olevat tiedot (tietueiden kenttäarvot, suodattimet, kenttien yhdistämiset, synkronointihistoria jne.) ja rakentaa niiden perusteella seuraavan toiminnon (pyytää muutoksia resursseihin, ei tee mitään, kirjaa virheilmoituksen jne.)

Huomaa: ensimmäinen sovelluksen API:n palauttama tietue on synkronoitavissa, seuraava katsotaan duplikaatiksi.

• Synkronoi HubSpot: HubSpot-tietueet skannataan uudelleen sen tarkistamiseksi, onko ne synkronoitava. Tämä vaihe johtaa olemassa olevien tietueiden synkronointiin HubSpotissa, ei toisessa sovelluksessa.

Inkrementaalinen synkronointi

Inkrementaalinen synkronointi etsii jatkuvasti päivityksiä HubSpotissa ja toisessa sovelluksessa (synkronointisuunnan mukaan) ja odottaa käynnistystä. HubSpot tarkistaa viiden minuutin välein, onko muutoksia. Toinen sovellus tai sen sovellusrajapinta ilmoittaa muutoksista webhookien avulla.

Yhdistä sovellus

Ennen kuin aloitat

• Sinun on oltava pääjärjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava sovelluskauppa -oikeudet HubSpot-tililläsi.
• HubSpot-tiliisi yhdistettävään sovellukseen saattaa liittyä muita oikeuksia.

Sovelluksen yhdistäminen

Sovelluksen etsiminen ja siihen yhdistäminen voi tapahtua kahdella tavalla. Voit tehdä sen sovelluskauppa kautta tai tuontisivun kautta.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin Markkinapaikka-kuvaketta marketplace ja valitse Sovelluskauppa.
• Kirjoita sovelluksen nimi hakupalkkiin ja napsauta sitten hakutulosta.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
• Valitse valintaikkunassa Seuraava ja kirjaudu sitten sovellustilillesi.
• Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja valitse sitten Salli. Sinut ohjataan takaisin HubSpot-asetusten sovellussivulle.

Jos määrität synkronoinnin tuontisivulta:

• Napsauta Import (Tuo) minkä tahansa objektin etusivun oikeassa yläkulmassa tai siirry tuontiasetuksiin:
  • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
  • Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Tuo ja vie.
  • Napsauta Siirry tuontiin-painiketta.
• Valitse Määritä synkronointi.

• Kirjoita oikeassa paneelissa sovelluksen nimi ja napsauta sitten hakutulosta.
• Napsauta Asenna sovellus.
• Sinut ohjataan sovelluksen luettelosivu, jossa voit jatkaa yhdistämisvaiheita.

Saman kolmannen osapuolen sovelluksen voi yhdistää HubSpotiin useamman kuin yhden version. Jos esimerkiksi hallinnoit kahta Microsoft Dynamics -tiliä, voit yhdistää ja synkronoida molempien tilien tiedot yhden HubSpot-tilin kanssa. Lisätilin liittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
• Napsauta sovelluksen nimeä.
• Valitse Toiminnot > Hallitse tilejä.
• Valitse oikeassa paneelissa Yhdistä toinen tili.
• Jatka vaiheita sovelluksen liittämiseksi HubSpotiin.

Ota tietojen synkronointi käyttöön

Kun olet yhdistänyt sovelluksen, sinun on määritettävä sovelluksen asetukset ja kytkettävä synkronointi päälle, jotta voit aloittaa tietojen synkronoinnin näiden kahden integraation välillä.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
• Napsauta sovellusta.
• Valitse Määritä synkronointi.
• Valitse Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla kohde, johon tai josta synkronoidaan sovelluksessa, ja kohde, johon tai josta synkronoidaan HubSpotissa.
• Napsauta nuoli-pudotusvalikkoa ja valitse, onko synkronointi kaksisuuntainen vai yksisuuntainen sovelluksen ja HubSpotin välillä vai päinvastoin.

Jos haluat kytkeä kartoituksen pois päältä, napsauta kytkintä pois päältä.

Mukautetun kentän yhdistämisen määrittäminen:

• Napsauta Lisää kartoitus.
• Valitse pudotusvalikoiden avulla kolmannen osapuolen sovellus ja ominaisuus, jonka haluat kartoittaa.
• Napsauta success Päivitä.

• Jos haluat poistaa mukautetut yhdistämiset käytöstä, kytke kytkin pois päältä napsauttamalla sitä.

Lisätietoja tietojen synkronointikenttien yhdistämistä koskevista erityissäännöistä ja huomioista.

Määritä synkronointisäännöt

Määritä Rajaus-näytössä, miten haluat synkronoida tietueet HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin.

Oletusarvoisesti HubSpot synkronoi vain yhteystiedot, joilla on voimassa oleva sähköpostiosoite. Jos haluat synkronoida myös yhteystietoja, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, poista kohdassa Vähennä kaksoiskappaleiden mahdollisuutta valintaruutu Vain yhteystietojen synkronointi, joilla on sähköpostiosoite.

Lisätietoja tietueiden yhteensovittamisesta.

Huomaa: kun sovelluksessa on sekä yrityksen nimi että yrityksen verkkotunnus -kenttä, HubSpot vastaa kahta tietuetta, jos niillä on sama yrityksen nimi mutta eri verkkotunnus, ja päinvastoin.

Valitse Rajoita tietueiden synkronointia -osiossa kriteerit, joilla voit rajoittaa, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin:

• Napsauta Muokkaa.
• Valitse oikeassa paneelissa ominaisuus, jolla rajoitat tietueiden synkronointia HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin.
• Napsauta Valmis.

Huomaa: Rajoita tietueiden synkronointia -osio rajoittaa vain sitä, mitkä tietueet synkronoidaan aluksi HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Kun tietueet on synkronoitu, ne jatkavat tietojen synkronointia edestakaisin asetetun ominaisuus kartoituksen perusteella.

Associate-tietueet

HubSpot pyrkii säilyttämään samat tietueiden väliset assosiaatiot (esimerkiksi yhteystietoihin liittyvät yritykset tai yrityksiin liittyvät sopimukset) synkronoitaessa alkuperäisen sovelluksen kanssa aina kun mahdollista. Lisätietoja assosiaatioiden kartoittamisesta tietojen synkronoinnin yhteydessä.

Huomaa: useimmissa tapauksissa tietojen synkronointi voi automaattisesti yhdistää laskut vain yhteystietoihin. Laskut on yhdistettävä manuaalisesti yrityksen tietueisiin HubSpotissa.

Tarkista säännöt ja käynnistä synkronointi

Tarkista määrittämäsi säännöt Review (Tarkista ) -näytössä ja valitse sitten Save and sync (Tallenna ja synkronoi). Alkuperäinen synkronointi alkaa tämän jälkeen.

Kun ensimmäinen synkronointi on valmis, tietueet synkronoidaan 10 minuutin kuluessa muutoksesta.

Poistettujen tietueiden uudelleensynkronointi

Jos olet poistanut tietueita joko HubSpotissa tai kolmannen osapuolen sovelluksessa, voit synkronoida poistetut tietueet uudelleen luodaksesi ne uudelleen kummassakin sovelluksessa:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
• Napsauta sovellusta.
• Napsauta Object view (Kohdenäkymä ) -välilehden Failing (Epäonnistunut ) -sarakkeessa niiden tietueiden lukumäärää , joiden synkronointi epäonnistuu.
• Valitse oikeassa paneelissa Toiminnot.
• Valitse joko Synkronoi poistetut tietueet uudelleen HubSpotissa tai Synkronoi poistetut tietueet uudelleen [kolmannen osapuolen sovelluksessa].

• Napsauta Resync all.

Voit myös:

• Valitse Tietueet-näkymä-välilehdellä Lisää > Palauta kaikki poistetut tietueet.
• Napsauta sivupaneelissa Tietueen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tietueen tyyppi ja valitse kohdesovellus -pudotusvalikosta, missä sovelluksessa yhteystiedot luodaan uudelleen.
• Napsauta Review (Tarkista) ennen palauttamista.
• Tarkista kaikki palautettavat tietueet ja valitse Palauta kaikki [numero].

Sammuta tietojen synkronointi

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
• Napsauta sovellusta.
• Napsauta pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse Poista synkronointi käytöstä.

• Valitse ponnahdusikkunassa Poista synkronointi käytöstä.

Kun synkronointi on kytketty pois päältä, voit kytkeä sen uudelleen päälle valitsemalla Muokkaa synkronointiasetuksia tai poistaa synkronoinnin.

Tarkista synkronoinnin kunto

Kun olet yhdistänyt sovelluksen, näet yleiskatsauksen HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä synkronoitavista tietueista.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
• Napsauta sovellusta.
• Valitse Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä Kohdenäkymä, jos haluat tarkastella synkronoinnin tilaa kohteittain.
  • Tietueiden, joita käsitellään osana alkuperäistä synkronointia, vieressä on pyöriviä ympyröitä.
  • Tietueen tila on Jonossa, jos toinen synkronointi on käynnissä, jotta samoja tietoja ei päivitetä samaan aikaan.

• Napsauta Synkronoituna-sarakkeessa tietueiden lukumäärää, jos haluat tarkastella kaikkia HubSpotin ja sovelluksen välillä synkronoituja tietueita.
• Napsauta Epäonnistunut-sarakkeessa tietueiden lukumäärää , jos haluat tarkastella kaikkia tietueita, joiden synkronointi HubSpotin ja sovelluksen välillä ei onnistu.
  • Tarkastele virheen syytä Virheluokka-sarakkeessa .
  • Siirrä hiiren osoitin työkaluvihjeen päälle, jotta voit tarkastella ratkaisuvaiheita.
• Napsauta Poissuljettu-sarakkeessa tietueiden lukumäärää nähdäksesi kaikki synkronoinnin ulkopuolelle jääneet tietueet. Tämä voi johtua siitä, että ne eivät vastaa synkronointiasetusten suodattimia tai niille ei ole määritetty yksilöllistä tunnistetta, mikä voi johtua siitä, että niille on määritelty vastaava avain.
  • Näytä kaikki HubSpotin ja sovelluksen välillä synkronoitavat tietueet napsauttamalla tätä.
  • Voit suodattaa tietueet kohteen tyypin, synkronointitilan tai tietyn aikavälin mukaanpudotusvalikoiden avulla.

• Voit muokata sarakkeiden järjestystä valitsemalla Lisää > Muokkaa sarakkeita.
• Voit viedä kaikki tietueet valitsemalla Lisää > Vie.
  • Valitse valintaikkunassa tiedostomuoto.
  • Napsauta Vie. Viety tiedosto lähetetään sinulle sähköpostitse.
• Voit palauttaa kaikki poistetut tietueet valitsemalla Lisää > Palauta kaikki poistetut tietueet.
  • Valitse oikeassa paneelissa tietueen tyyppi ja kohdesovellus. Kaikki aiemmin poistetut tietueet palautetaan valittuun kohdesovellukseen.