Yhdistä ja käytä HubSpot-tietojen synkronointia

HubSpotin tietojen synkronoinnin avulla voit luoda yksisuuntaisen tai kaksisuuntaisen synkronoinnin HubSpotin ja muiden sovellusten välille ja yhdistää kaikki asiakastietosi yhdelle alustalle. Tarkista, mitkä sovellukset käyttävät datasynkronointia täällä.

Alla kerrotaan, miten tietojen synkronointi toimii ja miten voit liittää sovelluksen, ottaa tietojen synkronoinnin käyttöön, synkronoida tietueet uudelleen ja paljon muuta.

Miten tietojen synkronointi toimii

Kun synkronointi aktivoidaan, datasynkronointi luo sisäisen indeksin kaikista objektin tietueista. Sen jälkeen se käyttää tuota indeksiä tietueiden muutosten vertailemiseen ja seuraamiseen, jotta nähdään, miten niiden tilan (synkronointi, epäonnistuminen tai poissulkeminen ) pitäisi muuttua, kun tietueen ominaisuuksia päivitetään. Tämä tarkoittaa sitä, että sisäinen datasynkronointi-indeksi vertaa jatkuvasti tietokantaansa (joko HubSpotia tai liitettyä sovellusta) ja voi palauttaa minkä tahansa pudonneen tai virheellisen API-kutsun tai päätepisteen.

Kun tietuetta päivitetään, synkronointimoottori tarkastelee koko tietuetta verrattuna sen hallussa olevaan kopioon ja päivittää kopionsa vastaamaan todellista tietuetta. Näin se pystyy palauttamaan kaikki väliin jääneet tai epäonnistuneet päivitykset. Tietojen synkronointi saattaa kestää jonkin aikaa indeksoidakseen kaikki tietueet, kun se aloitetaan, mutta se takaa sujuvamman ja terveemmän synkronointikokemuksen.

Synkronoinnin periaatteet

Tietojen synkronointi tapahtuu aina kahden sovelluksen välillä, joista toinen on HubSpot. Jokaisessa synkronoinnissa on kaksi päävaihetta, jotka ovat riippumattomia synkronoitavasta kohteesta:

• Alkuperäinen synkronointi: alkaa, kun synkronointi aktivoidaan tai kun se tallennetaan. Kaikki olemassa olevat tietueet molemmissa sovelluksissa ohjataan synkronointimoottorin läpi niiden indeksoimiseksi ja tarvittaessa synkronoimiseksi.
• Inkrementaalinen synkronointi: kun kaikki tietueet on indeksoitu, ne skannataan päivitysten ja uusien tietueiden varalta. Indeksoidut tietueet, jotka ovat muuttuneet sen jälkeen, kun ne viimeksi tarkistettiin, ohjataan synkronointimoottorin läpi.

Alkuperäinen synkronointi

Kaksisuuntaisessa synkronoinnissa alkuperäinen synkronointi koostuu seuraavista osista:

• Hakemisto HubSpot: HubSpot-tietueet skannataan, ja tietueen tunnus ja sitä vastaavat tunnisteet tallennetaan (oletusarvoisesti tämä on sähköpostiosoite yhteystietojen osalta ja nimi tai toimialue yritysten osalta). Indeksi pidetään ajan tasalla koko synkronointiprosessin ajan. Lue lisää siitä, miten täsmäytys toimii.
• Toisen sovelluksen indeksointi ja synkronointi: toisen sovelluksen tietueet skannataan ja synkronoidaan. Jokaisesta noudetusta resurssista tarkistetaan, onko HubSpotin indeksitaulukossa jokin vastaava tunniste (esim. sähköpostiosoite yhteystietojen osalta). Jos on, tietueet sovitetaan yhteen ja molemmat tietueet ohjataan synkronointimoottorin läpi yhdessä. Jos vastaavuutta ei ole, tietue kulkee synkronointimoottorin läpi yksinään. Kun synkronointimoottori vastaa tietueita, se yhdistää kaikki hallussaan olevat tiedot (tietueiden kenttäarvot, suodattimet, kenttien yhdistämiset, synkronointihistoria jne.) ja luo niiden perusteella seuraavan toiminnon (pyytää muutoksia resursseihin, ei tee mitään, kirjaa virheilmoituksen jne.)

Huomaa: ensimmäinen sovelluksen API:n palauttama tietue on synkronoitavissa, seuraava katsotaan duplikaatiksi.

• Sync HubSpot: HubSpot-tietueet skannataan uudelleen sen tarkistamiseksi, onko ne synkronoitava. Tämän vaiheen tuloksena synkronoidaan olemassa olevat tietueet HubSpotissa, ei toisessa sovelluksessa.

Inkrementaalinen synkronointi

Inkrementaalinen synkronointi etsii jatkuvasti päivityksiä HubSpotissa ja toisessa sovelluksessa (synkronointisuunnan mukaan) ja odottaa käynnistystä. HubSpot tarkistaa viiden minuutin välein, onko muutoksia. Toinen sovellus tai sen sovellusrajapinta ilmoittaa muutoksista webhookien avulla.

Yhdistä sovellus

Ennen kuin aloitat

• Sinun on oltava Super Admin tai sinulla on oltava App Marketplace -oikeudet HubSpot-tililläsi.
• Tietyn sovelluksen, jonka yhdistät HubSpot-tiliisi, voi vaatia muita oikeuksia.

Sovelluksen liittäminen

Sovelluksen etsimiseen ja yhdistämiseen on kaksi tapaa. Voit tehdä sen App Marketplacen kautta tai tuontisivun kautta.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta marketplace ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Kirjoita sovelluksen nimi hakupalkkiin ja napsauta sitten hakutulosta.
3. Valitse oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
4. Valitse valintaikkunassa Seuraava ja kirjaudu sitten sovellustilillesi.
5. Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja valitse sitten Salli. Sinut ohjataan takaisin HubSpot-asetusten sovellussivulle.

Jos määrität synkronoinnin tuontisivulta:

1. Napsauta Tuo minkä tahansa kohteen etusivun oikeassa yläkulmassa tai siirry tuontiasetuksiin:

• • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
  • Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Tuo ja vie.
  • Napsauta Siirry tuontiin-painiketta.

2. Valitse Synkronoi sovellus.

3. Kirjoita oikeassa paneelissa sovelluksen nimi ja napsauta sitten hakutulosta.
4. Napsauta Asenna sovellus.
5. Sinut ohjataan sovelluksen luettelosivulle, jossa voit jatkaa yhdistämisvaiheita.

Saman kolmannen osapuolen sovelluksen useampi kuin yksi instanssi on mahdollista yhdistää HubSpotiin. Jos esimerkiksi hallinnoit kahta Microsoft Dynamics -tiliä, voit yhdistää ja synkronoida molempien tilien tiedot yhden HubSpot-tilin kanssa. Lisätilin liittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovelluksen nimeä.
3. Valitse Toiminnot > Hallitse tilejä.
4. Valitse oikeassa paneelissa Yhdistä toinen tili.
5. Jatka vaiheita sovelluksen liittämiseksi HubSpotiin.

Ota tietojen synkronointi käyttöön

Kun olet yhdistänyt sovelluksen, sinun on määritettävä sovelluksen asetukset ja kytkettävä synkronointi päälle, jotta voit aloittaa tietojen synkronoinnin näiden kahden integraation välillä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Napsauta Määritä synkronointi.
4. Valitse Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla kohde, johon tai josta synkronoidaan sovelluksessa, ja kohde, johon tai josta synkronoidaan HubSpotissa.
5. Napsauta nuolien pudotusvalikkoa ja valitse, onko synkronointi kaksisuuntainen vai yksisuuntainen sovelluksen ja HubSpotin välillä vai päinvastoin.

Määritä synkronoinnin suunta

Valitse Määritä-näytössä synkronointisuunta ja liitä kolmannen osapuolen sovelluksen kentät HubSpotin ominaisuuksiin.

Valitse synkronointisuunta -osiossa päätä, miten haluat synkronoida tiedot HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin. Vaihtoehtoja on kolme:

• Tietojen synkronointi sovellusten välillä: Kaikki uudet ja päivitetyt objektitiedot synkronoidaan kahden sovelluksen välillä. Ominaisuudet yhdistetään niiden tietueiden osalta, jotka ovat jo olemassa molemmissa alustoissa.
• Tiedot synkronoidaan vain HubSpotiin: tiedot synkronoidaan vain kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpotiin.
• Tiedot synkronoidaan vain kolmannen osapuolen sovellukseen: tiedot synkronoidaan vain HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen.

Jos yhdistämäsi kolmannen osapuolen sovellus tukee tapahtumasynkronointia, voit synkronoida tuettuja tapahtumia, kuten sähköpostin avauksia ja klikkauksia, kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpotiin.

Ennen kuin otat tapahtumasynkronoinnin käyttöön, huomioi seuraavat asiat:

• Tapahtumien synkronointi on yksisuuntaista, kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpotiin.
• Tapahtumasynkronointi synkronoi vain yhteystietueisiin liittyvät tapahtumat.
• Jos yhteystietueen synkronointi epäonnistuu, kaikki siihen liittyvät tapahtumat voidaan silti synkronoida HubSpotiin.
• Tapahtumat synkronoidaan vain, jos ne liittyvät yhteystietoihin, jotka ovat jo HubSpotissa.

Jos haluat ottaa tapahtumien synkronoinnin käyttöön, valitse valintaruutu One way sync [your third-party app] event to HubSpot.

Napsauta Resolve data conflicts (Ratkaise tietoristiriidat ) -osiossa pudotusvalikkoa ja valitse oletussovellus, joka korvaa toisen sovelluksen, kun tiedoissa on ristiriitoja. Jos oletussovelluksessa ei ole kentän arvoa, tietoja ei muuteta kolmannen osapuolen sovelluksessa. Tämä asetus ei kumoa Valitse synkronointisuunta -osiossa valittua synkronointisuuntaa.

Tarkista kenttien yhdistämiset

Tarkista kenttien kartoitus -osiossa oletusominaisuuksien oletuskartoitukset ja se, miten tiedot synkronoidaan HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Jos sinulla on maksullinen Operations Hub - tilaus, voit määrittää mukautettuja kartoituksia ominaisuuksille. Jos sinulla ei ole maksullista Operations Hub -tilausta, voit testata toimintaa valitsemalla Kokeile mukautettuja kartoituksia.

Pakolliset kentät näkyvät kenttäsovitustaulukossa tähdellä (*).

Jos haluat poistaa kartoituksen käytöstä, napsauta kytkintä pois päältä.

Mukautetun kenttäkartoituksen määrittäminen:

1. Napsauta Lisää kartoitus.
2. Valitse pudotusvalikoiden avulla kolmannen osapuolen sovellus ja HubSpot-ominaisuus, jonka haluat kartoittaa.
3. Napsauta success Päivitä.

4. Jos haluat ottaa mukautetut kartoitukset pois käytöstä, kytke kytkin pois päältä napsauttamalla.

Lue lisää tietojen synkronointikenttien yhdistämistä koskevista erityissäännöistä ja -näkökohdista.

Synkronointisääntöjen määrittäminen

Määritä Rajaus-näytössä, miten haluat synkronoida tietueet HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin.

Jos määrität kauppojen synkronoinnin, sinua pyydetään kartoittamaan kauppaputket ja vaiheet HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Vain kartoitettujen kauppavaiheiden kaupat synkronoidaan.

1. Napsauta Map your deal pipelines and stages -osiossa Choose a HubSpot pipeline (Valitse HubSpot-putki ) -pudotusvalikkoa valitaksesi, minkä HubSpot-kauppaputken haluat synkronoida kolmannen osapuolen sovelluksen kanssa.
2. Napsauta Automaattinen kartoitus, jos haluat kartoittaa HubSpot-kauppavaiheet automaattisesti kolmannen osapuolen sovelluksen kauppavaiheiden kanssa. Synkronointi tekee yksinkertaisen tekstihaun ja yrittää kartoittaa samalta kuulostavat vaiheet.
3. Jos haluat kartoittaa ylimääräisen putken, valitse Kartoita toinen putki.

Jos et pysty tarkastelemaantoisen sovelluksen kauppavaiheitaHubSpotissa, se johtuu seuraavista syistä:

• Yhdistetyllä käyttäjätilillä ei ole oikeita oikeuksia kaupantekovaiheiden tarkasteluun.
• Tietojen synkronointi kuvaa HubSpotin kauppavaiheet toisen sovelluksen putkivaiheiden kanssa. Jos sinulla on epätyypillinen myyntiprosessi, joka ei perustu kauppa-/tilaisuusvaiheisiin, et voi synkronoida tietoja HubSpotin datasynkronoinnin avulla.

Jos määrität yhteystietojen synkronoinnin, HubSpot synkronoi oletusarvoisesti vain yhteystiedot, joilla on voimassa oleva sähköpostiosoite. Jos haluat synkronoida myös yhteystietoja, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, poista Kaksoiskappaleiden vähentäminen -osiossa valintaruudun Vain yhteystietojen synkronointi, joilla on sähköpostiosoite -valintaruutu.

Lisätietoja tietueiden täsmäytyksestä.

Huomaa: kun sovelluksessa on sekä yrityksen nimi että yrityksen verkkotunnus -kenttä, HubSpot vastaa kahta tietuetta, jos niillä on sama yrityksen nimi mutta eri verkkotunnus, ja päinvastoin.

Valitse Suodattimet-osiossa kriteerit, joilla voit rajoittaa, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin:

1. Napsauta Muokkaa.
2. Valitse oikeassa paneelissa ominaisuus, jolla rajoitat tietueiden synkronointia HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin.
3. Napsauta Valmis.

Huomaa: Suodattimet-osiossa rajoitetaan vain sitä, mitkä tietueet synkronoidaan aluksi HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Kun tietueet on synkronoitu, ne jatkavat tietojen synkronointia edestakaisin asetetun ominaisuuksien kartoituksen perusteella.

Yhdistä tietueet

HubSpot pyrkii säilyttämään samat tietueiden väliset assosiaatiot (esimerkiksi yhteystietoihin liittyvät yritykset tai yrityksiin liittyvät sopimukset) synkronoitaessa alkuperäisen yhdistetyn sovelluksen kanssa aina kun mahdollista. Lisätietoja assosiaatioiden kartoittamisesta tietojen synkronoinnin yhteydessä.

Huomaa: useimmissa tapauksissa tietojen synkronointi voi automaattisesti yhdistää laskut vain yhteystietoihin. Laskut on yhdistettävä manuaalisesti yritystietueisiin HubSpotissa.

Tarkista säännöt ja käynnistä synkronointi

Tarkista määrittämäsi säännöt Review (Tarkista ) -näytössä ja valitse sitten Save and sync (Tallenna ja synkronoi). Alkuperäinen synkronointi alkaa tämän jälkeen.

Kun ensimmäinen synkronointi on valmis, tietueet synkronoidaan 10 minuutin kuluessa muutoksesta.

Poistettujen tietueiden uudelleensynkronointi

Jos olet poistanut tietueita joko HubSpotissa tai kolmannen osapuolen sovelluksessa, voit synkronoida poistetut tietueet uudelleen luodaksesi ne uudelleen kummassakin sovelluksessa:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Napsauta Object view (Kohdenäkymä ) -välilehdellä Failing (Epäonnistunut ) -sarakkeessa niiden tietueiden lukumäärää , joiden synkronointi epäonnistuu.
4. Valitse oikeassa paneelissa Toiminnot.
5. Valitse joko Synkronoi poistetut tietueet uudelleen HubSpotissa tai Synkronoi poistetut tietueet uudelleen [kolmannen osapuolen sovelluksessa].

6. Napsauta Resynkronoi kaikki.

Voit myös:

1. Valitse Tietueet-näkymä-välilehdellä Lisää > Palauta kaikki poistetut tietueet.
2. Napsauta sivupaneelissa Tietueen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tietueen tyyppi ja Valitse kohdesovellus -pudotusvalikosta, missä sovelluksessa yhteystiedot luodaan uudelleen.
3. Napsauta Review (Tarkista) ennen palauttamista.
4. Tarkista kaikki palautettavat tietueet ja valitse Palauta kaikki [numero].

Tietojen synkronoinnin poistaminen käytöstä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Napsauta Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Poista synkronointi käytöstä.

4. Valitse ponnahdusikkunassa Turn off sync.

Kun synkronointi on kytketty pois päältä, voit ottaa sen uudelleen käyttöön valitsemalla Muokkaa synkronointiasetuksia tai poistaa synkronoinnin.

Tarkastele synkronoinnin tilaa

Kun olet yhdistänyt sovelluksen, voit tarkastella yleiskatsausta HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä synkronoitavista tietueista.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Valitse Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä Kohdenäkymä, jos haluat tarkastella synkronoinnin tilaa kohteittain.

• • Tietueiden, joita käsitellään osana alkuperäistä synkronointia, vieressä on pyöriviä ympyröitä.
  • Tietueella on tila Jonossa, jos toinen synkronointi on käynnissä, jotta samoja tietoja ei päivitettäisi samaan aikaan.

4. Napsauta Synkronoinnissa-sarakkeessa tietueiden lukumäärää, jos haluat tarkastella kaikkia HubSpotin ja sovelluksen välillä synkronoitavia tietueita.
5. Napsauta Epäonnistunut-sarakkeessa tietueiden lukumäärää , jos haluat tarkastella kaikkia tietueita, joiden synkronointi HubSpotin ja sovelluksen välillä epäonnistuu.

• • Tarkastele virheen syytä Virheluokka-sarakkeessa .
  • Siirrä hiiren kursori työkaluvihjeen päälle, jotta voit tarkastella ratkaisuvaiheita.

6. Napsauta Poissuljettu-sarakkeessa tietueiden lukumäärää nähdäksesi kaikki synkronoinnin ulkopuolelle jääneet tietueet. Tämä voi johtua siitä, että ne eivät vastaa synkronointiasetusten suodattimia tai niille ei ole määritetty yksilöllistä tunnusta, mikä voi johtua siitä, että niille on määritelty vastaava avain.

Tietueiden vieminen tietojen synkronointisovelluksesta

Tietueiden vieminen tietojen synkronointisovelluksesta:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Napsauta Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä Synkronoinnissa-, Epäonnistunut- tai Poissuljettu-sarakkeissa sen kohteen vieressä olevaa numeroa , jonka tietueet haluat viedä.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Vie.
5. Napsauta Tiedostomuoto-pudotusvalikkoa ja valitse muoto.
6. Napsauta Vie. Kun vienti on käsitelty, saat latauslinkin sähköpostitse ja ilmoituskeskuksessa.