เชื่อมต่อและใช้การซิงค์ข้อมูล HubSpot

ด้วยการซิงค์ข้อมูล HubSpot คุณสามารถสร้างการซิงค์แบบทางเดียวหรือสองทางระหว่าง HubSpot และแอปอื่นๆของคุณเพื่อรวมข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ตรวจสอบว่าแอปใดใช้การซิงค์ข้อมูลที่นี่ 

ดูวิธีซิงค์ข้อมูลและวิธีเชื่อมต่อแอพเปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลบันทึกการซิงค์อีกครั้งและอื่นๆได้ที่ด้านล่าง

วิธีการทำงานของการซิงค์ข้อมูล

เมื่อเปิดใช้งานการซิงค์การซิงค์ข้อมูลจะสร้างดัชนีภายในของระเบียนทั้งหมดในวัตถุ จากนั้นจะใช้ดัชนีนั้นเพื่อเปรียบเทียบและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงบันทึกเพื่อดูว่าสถานะของพวกเขา (การซิงค์ความล้มเหลวหรือการยกเว้น) ควรเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อคุณสมบัติบันทึกได้รับการอัปเดต ซึ่งหมายความว่าดัชนีการซิงค์ข้อมูลภายในจะเปรียบเทียบฐานข้อมูลอย่างต่อเนื่อง (ไม่ว่าจะเป็น HubSpot หรือแอปที่เชื่อมต่อ) และสามารถกู้คืนการเรียก API หรือจุดสิ้นสุดที่หลุดหรือถูกลบได้

เมื่อมีการอัปเดตระเบียนเครื่องมือซิงค์จะตรวจสอบระเบียนทั้งหมดเทียบกับสำเนาที่มีและอัปเดตสำเนาให้ตรงกับระเบียนจริง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกู้คืนการอัปเดตที่พลาดหรือล้มเหลวได้ การซิงค์ข้อมูลอาจใช้เวลาสักครู่ในการจัดทำดัชนีบันทึกทั้งหมดเมื่อเริ่มต้นแต่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับประสบการณ์การซิงค์ที่ราบรื่นและมีสุขภาพดียิ่งขึ้น 

ซิงค์หลักการ

การซิงค์ข้อมูลจะอยู่ระหว่างสองแอปเสมอแอปหนึ่งคือ HubSpot การซิงค์ทุกครั้งมีสองขั้นตอนหลักโดยไม่ขึ้นกับการซิงค์อ็อบเจ็กต์:

• การซิงค์เริ่มต้น: เริ่มต้นเมื่อเปิดใช้งานการซิงค์หรือเมื่อบันทึก ระเบียนที่มีอยู่ทั้งหมดในทั้งสองแอปจะถูกส่งผ่านเครื่องมือซิงค์เพื่อทำดัชนีและหากมีให้ซิงค์
• การซิงค์แบบเพิ่มหน่วย: เมื่อระเบียนทั้งหมดถูกจัดทำดัชนีพวกเขาจะถูกสแกนหาการอัปเดตและระเบียนใหม่ ระเบียนที่มีการจัดทำดัชนีที่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่มีการตรวจสอบจะถูกส่งผ่านเครื่องยนต์ซิงค์

การซิงค์เริ่มต้น

สำหรับการซิงค์แบบสองทางการซิงค์เริ่มต้นประกอบด้วย:

• Index HubSpot: ระเบียน HubSpot จะถูกสแกนและ ID ของระเบียนและตัวระบุที่ตรงกันจะถูกเก็บไว้ (โดยค่าเริ่มต้นนี่คืออีเมลสำหรับผู้ติดต่อและชื่อและ/หรือโดเมนสำหรับบริษัท) ดัชนีจะได้รับการอัปเดตตลอดกระบวนการซิงค์ทั้งหมดในอนาคต อ่านเพิ่มเติมว่าการจับคู่ทำงานอย่างไร 
• จัดทำดัชนีแอปอื่นๆและซิงค์: บันทึกจากแอปอื่นๆจะถูกสแกนและซิงค์ สำหรับทุกทรัพยากรที่ดึงมาจะมีการตรวจสอบเพื่อดูว่ามีตัวระบุที่ตรงกันหรือไม่ (เช่นที่อยู่อีเมลสำหรับผู้ติดต่อ) ในตารางดัชนีของ HubSpot หากมีบันทึกจะถูกจับคู่และบันทึกทั้งสองจะถูกส่งผ่านเครื่องมือซิงค์ด้วยกัน หากไม่มีการจับคู่บันทึกจะผ่านเครื่องมือซิงค์ด้วยตัวเอง เมื่อเครื่องมือซิงค์ตรงกับระเบียนจะรวมข้อมูลทั้งหมดที่มี (ค่าฟิลด์ของระเบียนตัวกรองการแมปฟิลด์ประวัติการซิงค์ฯลฯ) และจากนั้นจะสร้างการดำเนินการต่อไป (ขอเปลี่ยนแปลงทรัพยากรไม่ทำอะไรบันทึกข้อผิดพลาดฯลฯ)

โปรดทราบ: บันทึกแรกที่ส่งคืนโดย API ของแอปจะสามารถซิงค์ได้และบันทึกถัดไปจะถือว่าซ้ำกัน

• ซิงค์ HubSpot: ระเบียน HubSpot จะถูกสแกนอีกครั้งเพื่อตรวจสอบว่าจำเป็นต้องซิงค์หรือไม่ ขั้นตอนนี้จะส่งผลให้มีการซิงค์เรคคอร์ดที่มีอยู่ใน HubSpot ไม่ใช่ในแอปอื่น

การซิงค์ส่วนเพิ่ม

การซิงค์ที่เพิ่มขึ้นจะสแกนหาการอัปเดตใน HubSpot และแอปอื่นๆอย่างต่อเนื่อง (ตามทิศทางการซิงค์) และรอการเรียกใช้ HubSpot จะตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงทุกห้านาทีหรือไม่ แอปอื่นหรือ API ใช้เว็บฮุคเพื่อแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงใดๆ

เชื่อมต่อแอพ

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

• คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงหรือมีสิทธิ์เข้าถึง App Marketplace ในบัญชี HubSpot ของคุณ
• อาจมีการอนุญาตอื่นๆที่จำเป็นสำหรับแอปเฉพาะที่คุณเชื่อมต่อกับบัญชี HubSpot ของคุณ

การเชื่อมต่อแอพ

มี 2 วิธีในการค้นหาและเชื่อมต่อกับแอพ คุณสามารถทำได้ผ่าน App Marketplace หรือผ่านหน้าการนำเข้า 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนตลาด marketplace ในแถบนำทางด้านบน จากนั้นเลือก App Marketplace
• ในแถบค้นหาให้ป้อนชื่อแอปแล้วคลิกผลการค้นหา 
• ที่ด้านบนขวาให้คลิกติดตั้งแอป
• ในกล่องโต้ตอบให้คลิกถัดไปจากนั้นเข้าสู่ระบบบัญชีแอปของคุณ
• ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่ขอแล้วคลิก อนุญาต ระบบจะนำคุณกลับไปที่หน้าแอพในการตั้งค่า HubSpot

หากคุณกำลังตั้งค่าการซิงค์จากหน้านำเข้า:

• คลิกนำเข้าที่มุมขวาบนของหน้าแรกของวัตถุหรือเข้าถึงการตั้งค่าการนำเข้าของคุณ:
  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
  • ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การนำเข้าและส่งออก
  • คลิกไปที่นำเข้า
• คลิกตั้งค่าการซิงค์ 

• ในแผงด้านขวาให้ป้อนชื่อแอปจากนั้นคลิกผลการค้นหา 
• คลิกติดตั้งแอป 
• ระบบจะนำคุณไปยังหน้าที่พักของแอพเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนการเชื่อมต่อต่อต่อ 

เป็นไปได้ที่จะเชื่อมต่อมากกว่าหนึ่งอินสแตนซ์ของแอปของบุคคลที่สามเดียวกันกับ HubSpot ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังจัดการบัญชี Microsoft Dynamics สองบัญชีคุณสามารถเชื่อมต่อและซิงค์ข้อมูลจากทั้งสองบัญชีด้วยบัญชี HubSpot บัญชีเดียว วิธีเชื่อมต่อบัญชีเพิ่มเติม:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > การผสานการทำงาน
• คลิกชื่อแอพ 
• คลิกการดำเนิน การ > จัดการบัญชี 
• ในแผงด้านขวาให้คลิกเชื่อมต่อบัญชีอื่น 
• ดำเนินการตามขั้นตอนในการเชื่อมต่อแอปกับ HubSpot 

เปิดการซิงค์ข้อมูล

หลังจากเชื่อมต่อแอปแล้วคุณจะต้องกำหนดค่าการตั้งค่าแอปและเปิดการซิงค์เพื่อเริ่มซิงค์ข้อมูลระหว่างการผสานรวมทั้งสอง 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > การผสานการทำงาน
• คลิกที่แอพ
• คลิกตั้งค่าการซิงค์
• ในหน้าเลือกข้อมูลที่คุณต้องการซิงค์ให้เลือกวัตถุที่จะซิงค์หรือจากในแอปและวัตถุที่คุณต้องการซิงค์หรือจากใน HubSpot
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ลูกศรและเลือกว่าการซิงค์เป็นแบบสองทิศทางหรือทางเดียวระหว่างแอปและ HubSpot หรือในทางกลับกัน 

กำหนดค่าทิศทางการซิงค์ของคุณ

บนหน้าจอกำหนดค่าให้เลือกทิศทางการซิงค์และแมปฟิลด์ของแอปบุคคลที่สามไปยังคุณสมบัติ HubSpot 

ในส่วนเลือกทิศทางการซิงค์ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการซิงค์ข้อมูลจาก HubSpot ไปยังแอปของบุคคลที่สามและในทางกลับกัน มีสามตัวเลือก: 

• การซิงค์ข้อมูลระหว่างแอป: ข้อมูลวัตถุใหม่และอัปเดตทั้งหมดจะถูกซิงค์ระหว่างสองแอป คุณสมบัติจะถูกรวมเข้าด้วยกันสำหรับระเบียนที่มีอยู่แล้วในทั้งสองแพลตฟอร์ม 
• ซิงค์ข้อมูลกับ HubSpot จากแอปของบุคคลที่สามเท่านั้น
• ซิงค์ข้อมูลกับแอปของบุคคลที่สามจาก HubSpot เท่านั้น

ในส่วนแก้ไขความขัดแย้งของข้อมูลให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกแอปเริ่มต้นที่จะเขียนทับอีกแอปเมื่อมีความแตกต่างของข้อมูล หากไม่มีค่าฟิลด์ในแอพเริ่มต้นจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแอพบุคคลที่ 3 การตั้งค่านี้ไม่ได้แทนที่ทิศทางการซิงค์ที่เลือกในส่วนเลือกทิศทางการซิงค์ของคุณ

ตรวจสอบการแมปฟิลด์ของคุณ

ในส่วนแม็ปฟิลด์ของคุณให้ตรวจสอบการแม็ปคุณสมบัติเริ่มต้นและวิธีซิงค์ข้อมูลระหว่าง HubSpot กับแอพบุคคลที่ 3 หากคุณมีการสมัครสมาชิก Operations Hub > แบบชำระเงินคุณสามารถตั้งค่าการแมปที่กำหนดเองสำหรับที่พักได้ หากคุณไม่มีการสมัครสมาชิก Operations Hub แบบชำระเงินให้คลิกลองใช้การแมปแบบกำหนดเองเพื่อทดสอบฟังก์ชัน 

ฟิลด์ที่จำเป็นจะแสดงในตารางการแมปฟิลด์ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) 

หากต้องการปิดการแมปให้คลิกเพื่อปิดสวิตช์ 

วิธีตั้งค่าการแมปฟิลด์แบบกำหนดเอง:

• คลิกเพิ่มการแมป 
• ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกแอปของบุคคลที่ 3 และคุณสมบัติ HubSpot ที่คุณต้องการจับคู่
• คsuccessลิก SUCCESS UPDATE

• หากต้องการปิดการแมปแบบกำหนดเองให้คลิกเพื่อปิด สวิตช์  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎและข้อควรพิจารณาเฉพาะสำหรับการแมปฟิลด์การซิงค์ข้อมูล 

ตั้งค่ากฎการซิงค์

บนหน้าจอจำกัดให้กำหนดวิธีที่คุณต้องการซิงค์บันทึกจาก HubSpot ไปยังแอปของบุคคลที่สามและในทางกลับกัน

ตามค่าเริ่มต้น HubSpot จะซิงค์เฉพาะผู้ติดต่อที่มีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องเท่านั้น หากต้องการซิงค์ผู้ติดต่อที่ไม่มีอีเมลแอดเดรสในส่วนลดโอกาสการทำซ้ำให้ล้างช่องทำเครื่องหมายซิงค์ผู้ติดต่อที่มีอีเมลแอดเดรสเท่านั้น

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกการจับคู่

โปรดทราบ: เมื่อแอปมีทั้งชื่อบริษัทและช่องโดเมนของบริษัท HubSpot จะจับคู่ระเบียนสองรายการหากมีชื่อบริษัทเดียวกันแต่มีโดเมนอื่นและในทางกลับกัน

ในส่วนจำกัดการซิงค์บันทึกให้เลือกเกณฑ์เพื่อจำกัดว่าจะซิงค์บันทึกใดจาก HubSpot ไปยังแอปของบุคคลที่สามและในทางกลับกัน:

• คลิก แก้ไข
• ในแผงด้านขวาให้เลือกคุณสมบัติเพื่อจำกัดการซิงค์บันทึกจาก HubSpot ไปยังแอพบุคคลที่ 3 และในทางกลับกัน
• คลิกเสร็จสิ้น 

โปรดทราบ: ขีดจำกัดที่บันทึกส่วนการซิงค์จะจำกัดเฉพาะการซิงค์เบื้องต้นระหว่าง HubSpot และแอปของบุคคลที่สามเท่านั้น เมื่อซิงค์เรคคอร์ดแล้วระบบจะซิงค์ข้อมูลไปมาตามการตั้งค่าแผนที่ที่พักต่อไป

เชื่อมโยงบันทึก

HubSpot พยายามรักษาความสัมพันธ์เดียวกันระหว่างระเบียน (เช่นบริษัทที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อหรือข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับบริษัท) เมื่อซิงค์กับแอปดั้งเดิมที่คุณเชื่อมต่อเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจับคู่การเชื่อมโยงกับการซิงค์ข้อมูล

โปรดทราบ: ในกรณีส่วนใหญ่การซิงค์ข้อมูลจะเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติเท่านั้น ใบแจ้งหนี้ต้องเชื่อมโยงกับบันทึกของบริษัทใน HubSpot ด้วยตนเอง 

ตรวจสอบกฎแล้วเริ่มซิงค์

ในหน้าจอตรวจสอบให้ตรวจสอบกฎที่คุณกำหนดค่าไว้จากนั้นคลิกบันทึกและซิงค์ จากนั้นการซิงค์เริ่มต้นจะเริ่มดำเนินการ

หลังจากการซิงค์เริ่มต้นเสร็จสมบูรณ์บันทึกจะซิงค์ภายใน 10 นาทีหลังจากการเปลี่ยนแปลง 

ซิงค์เรคคอร์ดที่ถูกลบอีก

หากคุณลบเรคคอร์ดใน HubSpot หรือแอปของบุคคลที่สามคุณสามารถซิงค์เรคคอร์ดที่ถูกลบอีกครั้งเพื่อสร้างใหม่ได้ในแอปใดแอปหนึ่ง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > การผสานการทำงาน
• คลิกที่แอพ
• บนแท็บมุมมองอ็อบเจกต์ในคอลัมน์ล้มเหลวให้คลิกจำนวนระเบียนที่ไม่สามารถซิงค์ 
• ที่แผงด้านขวาให้คลิกการดำเนินการ
• เลือกเรคคอร์ดที่ถูกลบของ Resync ใน HubSpot หรือเรคคอร์ดที่ถูกลบของ Resync ใน [แอพบุคคลที่สาม]

• คลิกซิงค์ใหม่ทั้งหมด 

นอกจากนี้คุณยังสามารถ:

• บนแท็บมุมมองเรคคอร์ดให้คลิกเพิ่มเติม > คืนค่าเรคคอร์ดที่ถูกลบทั้งหมด 
• ในแผงด้านข้างให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงประเภทระเบียนและเลือกประเภทระเบียนและเมนูแบบเลื่อนลงแอปปลายทางเพื่อเลือกแอปที่จะสร้างรายชื่อผู้ติดต่อใหม่ 
• คลิกตรวจสอบก่อนเรียกคืน 
• ตรวจสอบระเบียนทั้งหมดที่จะกู้คืนแล้วคลิกกู้คืนทั้งหมด [number] 

ปิดการซิงค์ข้อมูล

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > การผสานการทำงาน
• คลิกที่แอพ
• คลิกเมนูดร็อปดาวน์การดำเนินการแล้วเลือกปิดการซิงค์

• ในกล่องป๊อปอัปให้คลิกปิดการซิงค์

เมื่อปิดการซิงค์คุณสามารถเปิดการซิงค์อีกครั้งโดยคลิกแก้ไขการตั้งค่าการซิงค์หรือลบการซิงค์ 

ตรวจสอบสถานะการซิงค์ของคุณ

หลังจากเชื่อมต่อแอพแล้วให้ดูภาพรวมของการซิงค์บันทึกระหว่าง HubSpot และแอพบุคคลที่ 3 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > การผสานการทำงาน
• คลิกที่แอพ
• ในแท็บภาพรวมการซิงค์ให้คลิกมุมมองอ็อบเจกต์เพื่อดูสถานะการซิงค์ตามอ็อบเจกต์
  • บันทึกที่กำลังประมวลผลเป็นส่วนหนึ่งของการซิงค์เริ่มต้นจะมีวงกลมหมุนอยู่ข้างๆ
  • ระเบียนจะมีสถานะเป็นคิวหากมีการซิงค์อื่นอยู่ในระหว่างการดำเนินการเพื่อป้องกันการอัปเดตที่เกิดขึ้นกับข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกัน 

• ในคอลัมน์ In sync ให้คลิกที่จำนวนระเบียนเพื่อตรวจสอบระเบียนทั้งหมดที่ซิงค์ระหว่าง HubSpot และแอป
• ในคอลัมน์ล้มเหลวให้คลิกที่จำนวนระเบียนเพื่อดูระเบียนทั้งหมดที่ไม่ซิงค์ระหว่าง HubSpot และแอป
  • ในคอลัมน์หมวดหมู่ข้อผิดพลาดให้ตรวจสอบเหตุผลของความล้มเหลว
  • วางเมาส์เหนือคำแนะนำเครื่องมือเพื่อตรวจสอบขั้นตอนในการแก้ไข
• ในคอลัมน์ที่ไม่รวมให้คลิกจำนวนระเบียนเพื่อดูระเบียนทั้งหมดที่ไม่รวมจากการซิงค์ ซึ่งอาจเป็นเพราะตัวกรองไม่ตรงกับตัวกรองใดๆในการตั้งค่าการซิงค์ของคุณหรือไม่มีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันซึ่งอาจเป็นเพราะมีการกำหนดคีย์ที่ตรงกัน
  • คลิกเพื่อดูระเบียนทั้งหมดที่ซิงค์ระหว่าง HubSpot และแอป
  • ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกรองระเบียนตามประเภทวัตถุสถานะการซิงค์หรือกรอบเวลาที่ระบุ

• หากต้องการแก้ไขลำดับของคอลัมน์ให้คลิกเพิ่มเติม > แก้ไขคอลัมน์ 
• หากต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดให้คลิกเพิ่มเติม > ส่งออก
  • ในกล่องโต้ตอบให้เลือกรูปแบบไฟล์ 
  • คลิกส่งออกไฟล์ส่งออกจะถูกส่งถึงคุณทางอีเมล
• หากต้องการกู้คืนระเบียนที่ถูกลบทั้งหมดให้คลิกเพิ่มเติม > กู้คืนระเบียนที่ถูกลบทั้งหมด
  • ในแผงด้านขวาให้เลือกประเภทระเบียนและแอปจุดหมาย เรคคอร์ดที่ถูกลบไปก่อนหน้านี้ทั้งหมดจะถูกกู้คืนในแอปปลายทางที่ เลือก