HubSpot 데이터 동기화 연결 및 사용

HubSpot 데이터 동기화를 사용하면 HubSpot과 다른 앱 간에 단방향 또는 양방향 동기화를 생성하여 모든 고객 데이터를 하나의 플랫폼에 통합할 수 있습니다. 여기에서 데이터 동기화를 사용하는 앱을 검토하세요.

아래에서 데이터 동기화의 작동 방식과 앱 연결, 데이터 동기화 켜기, 기록 다시 동기화 등의 방법에 대해 알아보세요.

데이터 동기화 작동 방식

동기화가 활성화되면 데이터 동기화는 개체의 모든 레코드에 대한 내부 인덱스를 만듭니다. 그런 다음 이 인덱스를 사용하여 레코드 변경 사항을 비교하고 모니터링하여 레코드 속성이 업데이트될 때 해당 상태(동기화, 실패 또는 제외)가 어떻게 변경되어야 하는지 확인합니다. 즉, 내부 데이터 동기화 인덱스는 데이터베이스(HubSpot 또는 연결된 앱)를 지속적으로 비교하여 중단되거나 오류가 발생한 API 호출 또는 엔드포인트를 복구할 수 있습니다.

레코드가 업데이트되면 동기화 엔진은 전체 레코드를 보유하고 있는 사본과 비교하여 실제 레코드와 일치하도록 사본을 업데이트합니다. 이를 통해 누락되거나 실패한 업데이트를 복구할 수 있습니다. 데이터 동기화를 시작하면 모든 레코드를 인덱싱하는 데 시간이 다소 걸릴 수 있지만, 보다 원활하고 건강한 동기화 환경을 보장합니다.

동기화 원칙

데이터 동기화는 항상 두 앱 간에 이루어지며, 하나는 HubSpot입니다. 모든 동기화에는 개체 동기화와는 별개로 두 가지 주요 단계가 있습니다:

• 초기 동기화: 동기화가 활성화될 때 또는 저장될 때 시작됩니다. 두 앱의 모든 기존 레코드가 동기화 엔진을 통과하여 인덱싱되고 해당되는 경우 동기화됩니다.
• 증분 동기화: 모든 레코드가 색인되면 업데이트 및 새 레코드가 있는지 스캔합니다. 마지막으로 확인된 이후 변경된 색인된 레코드는 동기화 엔진을 통과합니다.

초기 동기화

양방향 동기화의 경우 초기 동기화는 다음으로 구성됩니다:

• 허브스팟 색인: 허브스팟 레코드가 스캔되고 레코드의 ID와 일치하는 식별자(기본적으로 연락처의 경우 이메일, 회사의 경우 이름 및/또는 도메인)가 저장됩니다. 인덱스는 앞으로 전체 동기화 프로세스 내내 최신 상태로 유지됩니다. 매칭 작동 방식에 대해 자세히 알아보세요.
• 다른 앱 색인 및 동기화: 다른 앱의 레코드가 스캔되고 동기화됩니다. 가져오는 모든 리소스에 대해 HubSpot의 인덱스 테이블에 일치하는 식별자(예: 연락처의 이메일 주소)가 있는지 확인합니다. 일치하는 식별자가 있으면 레코드가 일치하고 두 레코드가 함께 동기화 엔진을 통과합니다. 일치하는 레코드가 없으면 레코드가 단독으로 동기화 엔진을 통과합니다. 동기화 엔진은 레코드가 일치하면 보유하고 있는 모든 정보(레코드의 필드 값, 필터, 필드 매핑, 동기화 기록 등)를 결합하고 이를 기반으로 다음 작업(리소스 변경 요청, 아무것도 하지 않음, 오류 기록 등)을 구성합니다.

참고: 앱의 API가 반환한 첫 번째 레코드는 동기화가 가능하며, 다음 레코드는 중복으로 간주됩니다.

• HubSpot 동기화: HubSpot 레코드를 다시 스캔하여 동기화할 필요가 있는지 확인합니다. 이 단계에서는 다른 앱이 아닌 HubSpot의 기존 레코드가 동기화됩니다.

증분 동기화

증분 동기화는 (동기화 방향에 따라) HubSpot과 다른 앱에서 업데이트를 지속적으로 검색하고 트리거될 때까지 기다립니다. HubSpot은 5분마다 변경 사항이 있는지 확인합니다. 다른 앱 또는 해당 앱의 API는 웹훅을 사용하여 변경 사항을 알립니다.

앱 연결

시작하기 전에

• 슈퍼 관리자이거나 HubSpot 계정에 앱 마켓플레이스 권한이 있어야 합니다.
• HubSpot 계정에 연결하려는 특정 앱에 필요한 다른 권한이 있을 수 있습니다.

앱 연결하기

앱을 검색하고 연결하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 앱 마켓플레이스 또는 가져오기 페이지를 통해 연결할 수 있습니다.

• HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 마켓플레이스 아이콘 marketplace을 클릭한 다음 앱 마켓플레이스를 선택합니다.
• 검색창에 앱 이름을 입력한 다음 검색 결과를 클릭합니다.
• 오른쪽 상단에서 앱 설치를 클릭합니다.
• 대화 상자에서 다음을 클릭한 후 앱 계정에 로그인합니다.
• 요청된 액세스 권한을 검토한 다음 허용을 클릭합니다. HubSpot 설정의 앱 페이지로 다시 리디렉션됩니다.

가져오기 페이지에서 동기화를 설정하는 경우:

• 개체 홈 페이지의 오른쪽 상단에서 가져오기를 클릭하거나 가져오기 설정에 액세스합니다:
  • HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
  • 왼쪽 사이드바 메뉴에서 가져오기 및 내보내기로 이동합니다.
  • 가져오기를 클릭합니다.
• 동기화 설정을 클릭합니다.

• 오른쪽 패널에서 앱 이름을 입력한 다음 검색 결과를 클릭합니다.
• 앱 설치를 클릭합니다.
• 앱의 목록 페이지로 리디렉션되어 연결 단계를 계속 진행할 수 있습니다.

동일한 타사 앱의 인스턴스를 두 개 이상 HubSpot에 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 두 개의 Microsoft Dynamics 계정을 관리하는 경우 두 계정의 데이터를 하나의 HubSpot 계정으로 연결하고 동기화할 수 있습니다. 추가 계정을 연결하려면 다음과 같이 하세요:

• HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음에 있는 settings 설정 아이콘을 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
• 앱의 이름을 클릭합니다.
• 작업 > 계정 관리를 클릭합니다.
• 오른쪽 패널에서 다른 계정 연결을 클릭합니다.
• 단계를 진행하여 앱을 HubSpot에 연결합니다.

데이터 동기화 켜기

앱을 연결한 후에는 앱 설정을 구성하고 동기화를 켜서 두 연동 서비스 간의 데이터 동기화를 시작해야 합니다.

• HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음에 있는 settings 설정 아이콘을 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
• 앱을 클릭합니다.
• 동기화 설정을 클릭합니다.
• 동기화할 데이터 선택 페이지에서 앱에서 동기화할 개체와 HubSpot에서 동기화할 개체를 선택합니다.
• 화살표 드롭다운 메뉴를 클릭하고 앱과 HubSpot 간 양방향 동기화 또는 단방향 동기화 또는 그 반대의 동기화 중 하나를 선택합니다.

동기화 방향 구성하기

구성 화면에서 동기화 방향을 선택하고 타사 앱의 필드를 HubSpot 속성에 매핑합니다.

동기화 방향 선택 섹션에서 데이터를 HubSpot에서 타사 앱으로 또는 그 반대로 동기화할 방법을 결정합니다. 세 가지 옵션이 있습니다:

• 앱 간 데이터 동기화: 모든 신규 및 업데이트된 개체 정보가 두 앱 간에 동기화됩니다. 두 플랫폼에 이미 존재하는 레코드에 대한 속성이 병합됩니다.
• 타사 앱에서 HubSpot으로만 데이터 동기화.
• 데이터는 HubSpot에서 타사 앱으로만 동기화됩니다.

데이터 충돌 해결 섹션에서 드롭다운 메뉴를 클릭하고 데이터 불일치가 있을 때 다른 앱을 덮어쓸 기본 앱을 선택합니다. 기본 앱에 필드 값이 없는 경우 타사 앱에서는 데이터가 변경되지 않습니다. 이 설정은 동기화 방향 선택 섹션에서 선택한 동기화 방향을 재정의하지 않습니다.

필드 매핑 검토

필드 매핑 섹션에서 기본 속성 매핑과 HubSpot과 타사 앱 간에 정보가 동기화되는 방식을 검토하세요. 유료 Operations Hub >를 구독하는 경우에는 속성에 대한 사용자 지정 매핑을 설정할 수 있습니다. 유료 Operations Hub를 구독하지 않는 경우에는 사용자 지정 매핑 사용해 보기를 클릭하여 기능을 테스트하세요.

필수 필드는 필드 매핑 테이블에 별표(*)와 함께 표시됩니다.

매핑을 해제하려면 클릭하여 토글을 끕니다.

사용자 지정 필드 매핑을 설정하려면 클릭합니다:

• 매핑 추가를 클릭합니다.
• 드롭다운 메뉴를 사용하여 매핑하려는 타사 앱과 HubSpot 속성을 선택합니다.
• success 업데이트를 클릭합니다.

• 사용자 지정 매핑을 끄려면 클릭하여 스위치를 끕니다.

데이터 동기화 필드 매핑에 대한 특정 규칙 및 고려 사항에 대해 자세히 알아보세요.

동기화 규칙 설정

제한 화면에서 HubSpot에서 타사 앱으로 또는 그 반대로 기록을 동기화하는 방법을 구성합니다.

기본적으로 HubSpot은 유효한 이메일 주소가 있는 연락처만 동기화합니다. 이메일 주소가 없는 연락처도 동기화하려면 중복 가능성 줄이기 섹션에서 이메일 주소가 있는 연락처만 동기화 확인란의 선택을 취소합니다.

일치하는 레코드에 대해 자세히 알아보세요.

참고: 앱에 회사 이름과 회사 도메인 필드가 모두 있는 경우, 회사 이름은 같지만 도메인이 다른 경우 HubSpot은 두 레코드를 일치시키며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

동기화할 레코드 제한 섹션에서 기준을 선택하여 HubSpot에서 타사 앱으로 또는 그 반대로 동기화할 레코드를 제한할 수 있습니다:

• 편집을 클릭합니다 .
• 오른쪽 패널에서 속성을 선택하여 HubSpot에서 타사 앱으로 또는 그 반대로 동기화할 레코드를 제한합니다.
• 완료를 클릭합니다.

참고: 동기화할 레코드 제한 섹션은 처음에 HubSpot과 타사 앱 간에 동기화되는 레코드만 제한합니다. 일단 레코드가 동기화되면 설정된 속성 매핑에 따라 데이터를 계속 앞뒤로 동기화합니다.

레코드 연결

HubSpot은 연결한 원래 앱과 동기화할 때 가능한 한 레코드 간에 동일한 연결(예: 연락처와 연결된 회사 또는 회사와 연결된 거래)을 유지하려고 시도합니다. 데이터 동기화를 통한 연결 매핑에 대해 자세히 알아보세요.

참고: 대부분의 경우 데이터 동기화는 송장을 연락처에 자동으로만 연결할 수 있습니다. 송장은 HubSpot에서 회사 기록에 수동으로 연결해야 합니다.

규칙 검토 및 동기화 시작

검토 화면에서 구성한 규칙을 검토한 다음 저장 및 동기화를 클릭합니다. 그러면 초기 동기화가 처리되기 시작합니다.

초기 동기화가 완료되면 변경 후 10분 이내에 기록이 동기화됩니다.

삭제된 레코드 다시 동기화하기

HubSpot 또는 타사 앱에서 기록을 삭제한 경우, 삭제된 기록을 다시 동기화하여 두 앱에서 다시 만들 수 있습니다:

• HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음에 있는 settings 설정 아이콘을 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
• 앱을 클릭합니다.
• 개체 보기 탭의 실패 열에서 동기화에 실패한 레코드 수를 클릭합니다.
• 오른쪽 패널에서 작업을 클릭합니다.
• HubSpot에서 삭제된 레코드 다시 동기화 또는 [타사 앱]에서 삭제된 레코드 다시 동기화를 선택합니다.

• 모두 동기화를 클릭합니다.

또한

• 주소록 보기 탭에서 자세히 > 삭제된 모든 주소록 복원을 클릭합니다.
• 사이드 패널에서 레코드 유형 드롭다운 메뉴를 클릭하고 레코드 유형과 대상 앱 드롭다운 메뉴를 선택하여 연락처를 다시 만들 앱을 선택합니다.
• 복원하기 전에 검토를 클릭합니다.
• 복원할 모든 레코드를 검토한 후 [번호] 모두 복원을 클릭합니다.

데이터 동기화 끄기

• HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음에 있는 settings 설정 아이콘을 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
• 앱을 클릭합니다.
• 작업 드롭다운 메뉴를 클릭하고 동기화 끄기를 선택합니다.

• 팝업 상자에서 동기화 해제를 클릭합니다.

동기화가 꺼진 후에는 동기화 설정 수정을 클릭하여 다시 켜거나 동기화를 삭제할 수 있습니다.

동기화 상태 검토하기

앱을 연결한 후 HubSpot과 타사 앱 간에 동기화되는 기록의 개요를 확인하세요.

• HubSpot 계정에서 상단 탐색 모음에 있는 settings 설정 아이콘을 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 통합 > 연결된 앱으로 이동합니다.
• 앱을 클릭합니다.
• 동기화 개요 탭에서 개체 보기를 클릭하여 개체별 동기화 상태를 봅니다.
  • 초기 동기화의 일부로 처리 중인 레코드 옆에는 회전하는 원이 표시됩니다.
  • 다른 동기화가 진행 중인 경우에는 동일한 데이터에서 동시에 업데이트가 발생하는 것을 방지하기 위해 레코드의 상태가 대기 중입니다.

• 동기화 중 열에서 레코드 수를 클릭하여 HubSpot과 앱 간에 동기화 중인 모든 레코드를 검토합니다.
• 실패 열에서 레코드 수를 클릭하여 HubSpot과 앱 간에 동기화에 실패한 모든 레코드를 확인합니다.
  • 오류 범주 열에서 실패 이유를 검토합니다.
  • 도구 설명 위로 마우스를 가져가 해결 단계를 검토합니다.
• 제외됨 열에서 레코드 수를 클릭하여 동기화에서 제외된 모든 레코드를 봅니다. 이는 동기화 설정의 필터와 일치하지 않거나, 일치하는 키가 정의되어 있지 않아 고유 식별자가 할당되지 않았기 때문일 수 있습니다.
  • HubSpot과 앱 간에 동기화되는 모든 기록을 보려면 클릭합니다.
  • 드롭다운 메뉴를사용하여 개체 유형, 동기화 상태 또는 특정 시간 프레임을 기준으로 레코드를 필터링할 수 있습니다.

• 열의 순서를 편집하려면 자세히 > 열 편집을 클릭합니다.
• 모든 레코드를 내보내려면 자세히 > 내보내기를 클릭합니다.
  • 대화 상자에서 파일 형식을 선택합니다.
  • 내보내기를 클릭합니다. 내보낸 파일이 이메일로 전송됩니다.
• 삭제된 모든 레코드를 복원하려면 자세히 > 삭제된 모든 레코드 복원을 클릭합니다.
  • 오른쪽 패널에서 레코드 유형과 대상 앱을 선택합니다. 이전에 삭제한 모든 기록이 선택한 대상 앱에서 복원됩니다.