Conectar e usar a sincronização de dados do HubSpot

Com asincronização de dados do HubSpot, você pode criar uma sincronização unidirecional ou bidirecional entre o HubSpot e seus outros aplicativos para unir todos os dados do cliente em uma única plataforma. Analise quais aplicativos usam a sincronização de dados aqui. 

Antes de começar

• Você deve ser um superadministrador ou ter Permissões do App Marketplace na sua conta HubSpot.
• Pode haver outras permissões necessárias para o aplicativo específico que você está conectando à sua conta da HubSpot. 

Conectar o aplicativo

Existem duas formas de pesquisar e conectar um aplicativo. Você pode fazer isso no Marketplace de aplicativos ou através da página de importações. 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação superior e selecione App Marketplace.
• Na barra de pesquisa, insira o nome do aplicativo e clique no resultado da pesquisa. 
• No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
• Na caixa de diálogo, clique em Próximo e faça login na sua conta do aplicativo.
• Analise as permissões de acesso solicitadas e clique em Permitir. Você será redirecionado para a página do aplicativo em suas configurações do HubSpot.

Se estiver configurando uma sincronização a partir da página de importações:

• Clique em Importar no canto superior direito de qualquer página inicial do objeto, ou acesse suas configurações de importação:
  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Importar e exportar.
  • Clique em Ir para importação.
• Clique em Configurar uma sincronização. 

• No painel à direita, digite o nome do aplicativo e clique no resultado da pesquisa. 
• Clique em Instalar aplicativo. 
• Você será redirecionado para a página de listagem do aplicativo para continuar com as etapas de conexão. 

É possível conectar mais de uma instância do mesmo aplicativo de terceiros ao HubSpot. Por exemplo, se você estiver gerenciando duas contas do Microsoft Dynamics, poderá conectar e sincronizar dados de ambas as contas com um portal do HubSpot. Para conectar uma conta adicional:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique no nome do aplicativo. 
• Clique em Ações > Gerenciar contas. 
• No painel direito, clique em Conectar outra conta. 
• Continue com as etapas para conectar o aplicativo ao HubSpot. 

Ativar a sincronização de dados

Depois de conectar o aplicativo, é necessário definir suas configurações e ativar a sincronização para começar a sincronizar os dados entre as duas integrações. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique no aplicativo.
• Clique em Configurar sincronização.
• No Escolha um objeto para sincronizar página, selecione o objeto você deseja sincronizar e clique em Próximo. Aprender mais sobre sincronizando contatos e leads para outros aplicativos.

Para desativar um mapeamento, clique para alternar o botão.

Para configurar um mapeamento de campo personalizado:

• Clique em Adicionar um mapeamento. 
• Use os menus suspensos para selecionar o aplicativo de terceiros e a propriedade do HubSpot que deseja mapear.
• Clique em success Atualizar.

• Para desativar os mapeamentos personalizados, clique para desativar o botão. 

Saiba mais sobre regras e considerações específicas para mapeamentos de campos de sincronização de dados. 

Configurar regras de sincronização

Na tela Limite, configure como pretende sincronizar os registros do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa.

Por padrão, a HubSpot sincronizará apenas contatos que têm um endereço de e-mail válido. Para sincronizar também contatos sem um endereço de e-mail, no Reduza a chance de duplicatas seção, limpe o Sincronizar apenas contatos com um endereço de e-mail caixa de seleção.

Durante a sincronização inicial, o HubSpot irá comparar ambos os bancos de dados. Quando uma correspondência é detectada, os registros existentes são atualizados. A sincronização de dados corresponde aos registros de contatos, comparando os endereços de e-mail dos contatos com o endereço de e-mail da empresa, nome e domínios.

Para registros de empresa, a sincronização de dados corresponderá os registros de empresa em cada aplicativo com base no nome da empresa ou no nome do domínio da empresa. Para alguns conectores, apenas o nome é usado como o identificador principal, já que alguns aplicativos não têm um campo de domínio. A propriedade de nome de domínio da empresa da HubSpot deve ser definida como um mapeamento de campo padrão para ser usada como um identificador para desduplicação. A propriedade de URL do site da HubSpot não pode ser usada para desduplicação. 

Observação: quando um aplicativo tiver um campo de nome de empresa e de domínio da empresa, o HubSpot corresponderá dois registros se eles tiverem o mesmo nome de empresa, mas um domínio diferente, e vice-versa.

Na seção Limitar quais registros devem ser sincronizados, escolha critérios para limitar os registros que serão sincronizados do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa:

• Clique em Editar.
• No painel direito, selecione a propriedade para limitar a sincronização de registros do HubSpot com o aplicativo de terceiros, e vice-versa.
• Clique em Concluído. 

Observação: a seção Limitar quais registros devem ser sincronizados limita apenas os registros inicialmente sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. Depois que os registros forem sincronizados, eles continuarão a sincronizar dados com base na configuração do mapeamento de propriedades.

Associar registros

O HubSpot tenta manter as mesmas associações entre os registros (por exemplo, empresas associadas a contatos ou negócios associados a empresas) ao sincronizar com o aplicativo original que você conectou, sempre que possível.

Para ver os registos associados à sincronização de contatos a partir do outro aplicativo:

• Clique no menu suspenso Ações em qualquer uma das sincronizações de objetos, depois selecione Editar configurações de sincronização. 
• Clique em Configurar.
• Clique na seção Mapeie seus campos, clique no menu suspenso Todos os mapeamentos e selecione Mapeamentos de associação. 
• Você verá o registro sincronizando do aplicativo de terceiros e sua associação para o objeto. 

Os registros associados só serão criados se houver uma sincronização em execução para esse mesmo objeto. Por exemplo, se você tiver apenas uma sincronização de contato, mas nenhuma sincronização de empresa, a empresa associada não será mantida na sincronização.

Se um registro tiver várias associações de empresas, apenas a empresa principal será sincronizada. 

Observação: na maioria dos casos, a sincronização de dados somente poderá associar automaticamente faturas a contatos. As faturas devem ser associadas manualmente aos registros de empresa no HubSpot.

Revisar as regras e iniciar a sincronização

Na tela Revisão, revise as regras que você configurou e clique em Salvar e sincronizar. A sincronização inicial começará a ser processada.

Após concluir a sincronização inicial, os registros serão sincronizados dentro de 10 minutos depois de uma alteração. 

Sincronizar novamente os registros excluídos

Se você excluiu registros no HubSpot ou no aplicativo de terceiros, poderá sincronizá-los novamente para os recriar em qualquer um dos aplicativos:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique no aplicativo.
• Na guia Exibição de objeto, na coluna Falha, clique no número de registros com falha de sincronização. 
• No painel direito, clique em Ações.
• Selecione Sincronizar novamente registros excluídos no HubSpot ou Sincronizar novamente registros excluídos em [aplicativo de terceiros].

• Clique em Sincronizar novamente tudo. 

Você também pode

• Na guia Exibição de registro clique em Mais > Restaurar todos os registros excluídos. 
• No painel lateral, clique no menu suspenso Tipo de registro e selecione o tipo de registro e clique no menu suspenso Aplicativo de destino para selecionar em qual aplicativo recriar os contatos. 
• Clique em Revisar antes de restaurar. 
• Revise todos os registros que serão restaurados e clique em Restaurar todos os [número]. 

Desativar a sincronização de dados

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique no aplicativo.
• Clique no menu suspenso Ações e selecione Desativar sincronização.

• Na caixa pop-up, clique em Desativar sincronização.

Depois de desativar a sincronização, você pode ativá-la novamente clicando em Editar configurações de sincronização, ou exclui-la. 

Analise a integridade da sua sincronização

Depois de conectar um aplicativo, veja uma visão geral da sincronização de registros entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique no aplicativo.
• Na guia Visão geral da sincronização, clique em Exibição de objetos para visualizar o status de sincronização por objeto.
  • Na coluna Em sincronização, clique no número de registros para revisar todos os registros sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo.
  • Na coluna Com falha, clique no número de registros para ver todos os registros que não foram sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo. 
    • Na coluna Categoria de erro, analise o motivo da falha. 
    • Passe o cursor sobre a dica de ferramenta para rever as etapas para resolver.
  • Na coluna Excluídos, clique no número dos registros para exibir todos os registros excluídos da sincronização. Isso pode ocorrer porque eles não correspondem a nenhum dos filtros nas configurações de sincronização ou não têm um identificador exclusivo atribuído a eles. Revise o identificador de cada tipo de objeto na tabela abaixo: 

• Clique em Exibição de registros para visualizar todos os registros sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo.
  • Utilize os menus suspensos para filtrar os registros por tipo de objeto, status de sincronização ou período de tempo específico.
  • Para editar a ordem das colunas, clique em Mais > Editar colunas. 
  • Para exportar todos os registros, clique em Mais > Exportar. 
    • Na caixa de diálogo, selecione o formato do arquivo. 
    • Clique em Exportar. O arquivo exportado será enviado por e-mail para você.
  • Para restaurar todos os registros excluídos, clique em Mais > Restaurar todos os registros excluídos.
    • No painel direito, selecione o Tipo de registro e o Aplicativo de destino. Todos os registros excluídos anteriormente serão restaurados no aplicativo de destino selecionado.