Conectar e usar a sincronização de dados do HubSpot

Com a sincronização de dados do HubSpot, você pode criar uma sincronização unidirecional ou bidirecional entre o HubSpot e seus outros aplicativos para unir todos os dados de seus clientes em uma plataforma. Examine quais aplicativos usam sincronização de dados. 

Saiba como a sincronização de dados funciona e como conectar um aplicativo, ativar a sincronização de dados, ressincronizar registros e muito mais.

Como funciona a sincronização de dados

Quando uma sincronização é ativada, a sincronização de dados cria um índice interno de todos os registros em um objeto. Em seguida, ela usa esse índice para comparar e monitorar as alterações de registro para ver como seu estado (sincronização, falha ou exclusão) deve ser alterado à medida que as propriedades do registro são atualizadas. Isso significa que o índice de sincronização de dados internos compara continuamente seu banco de dados (HubSpot ou o aplicativo conectado) e pode recuperar qualquer chamada de API ou ponto de extremidade recusado ou com erro.

Quando um registro é atualizado, o mecanismo de sincronização examina todo o registro em relação à cópia que possui e atualiza essa cópia para corresponder ao registro real. Isso permite recuperar atualizações perdidas ou com falha. A sincronização de dados pode levar algum tempo para indexar todos os registros ao ser iniciada, mas garantirá uma experiência de sincronização mais suave e estável. 

Princípios de sincronização

Uma sincronização de dados sempre será entre dois aplicativos, um deles sendo o HubSpot. Cada sincronização tem duas fases principais, independentemente do objeto que está sendo sincronizado:

• A sincronização inicial: começa quando uma sincronização é ativada ou salva. Todos os registros existentes em ambos os aplicativos são passados pelo mecanismo de sincronização para indexá-los e, se aplicável, sincronizá-los.
• A sincronização incremental: quando todos os registros são indexados, eles são examinados em busca de atualizações e novos registros. Os registros indexados que foram alterados desde a última vez em que foram verificados passam pelo mecanismo de sincronização.

Sincronização inicial

Para uma sincronização bidirecional, a sincronização inicial consiste em:

• Index HubSpot: os registros de HubSpot são verificados e a ID do registro e seus identificadores correspondentes são armazenados (por padrão, este é o email para contatos e o nome ou domínio para empresas). O índice é mantido atualizado durante todo o processo de sincronização. Leia mais sobre como a correspondência funciona. 
• Indexar o outro aplicativo e sincronizar: os registros do outro aplicativo são verificados e sincronizados. Para cada recurso obtido, é feita uma verificação para ver se há algum identificador correspondente (por exemplo, endereço de e-mail para contatos) na tabela de índice do HubSpot. Se houver, os registros serão correspondidos e ambos passarão pelo mecanismo de sincronização juntos. Se não houver uma correspondência, o registro passará pelo mecanismo de sincronização sozinho. Quando o mecanismo de sincronização corresponde registros, ele combina todas as informações disponíveis (os valores de campo dos registros, filtros, mapeamentos de campo, histórico de sincronização etc.) e, com base nisso, cria a próxima ação (solicitar alterações nos recursos, não fazer nada, registrar um erro etc.)

Observação: o primeiro registro retornado pela API do aplicativo será sincronizado, o próximo será considerado uma duplicidade.

• Sincronização do HubSpot: os registros do HubSpot são analisados novamente para verificar se precisam ser sincronizados. Essa etapa resultará na sincronização de registros existentes no HubSpot, não no outro aplicativo.

Sincronização incremental

A sincronização incremental verifica constantemente as atualizações no HubSpot e no outro aplicativo (com base na direção da sincronização) e espera ser acionada. O HubSpot verifica se há alterações a cada cinco minutos. O outro aplicativo, ou sua API, usa webhooks para alertar sobre quaisquer alterações.

Conectar um aplicativo

Existem duas formas de pesquisar e conectar um aplicativo. Você pode fazer isso no Marketplace de aplicativos ou através da página de importações. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação superior e selecione HubSpot Marketplace.
2. Na barra de pesquisa, insira o nome do aplicativo e clique no resultado da pesquisa. 
3. Clique emInstalar.
4. Na caixa de diálogo, clique em Próximo e faça login na sua conta do aplicativo.
5. Analise as permissões de acesso solicitadas e clique em Permitir. Você será redirecionado para a página do aplicativo em suas configurações do HubSpot.

Se estiver configurando uma sincronização a partir da página de importações:

1. Clique em Importar no canto superior direito de qualquer home page de objeto ou acesse suas configurações de importação:

• • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Importar e exportar.
  • Clique em Ir para importação.

2. Clique em Conectar um aplicativo. 

3. Na caixa de diálogo, insira o nome do aplicativo e clique no resultado da pesquisa. 
4. Clique emInstalar. 
5. Você será redirecionado para a página de listagem do aplicativo para continuar com as etapas de conexão. 

É possível conectar mais de uma instância do mesmo aplicativo de terceiros ao HubSpot. Por exemplo, se você estiver gerenciando duas contas do Microsoft Dynamics, poderá conectar e sincronizar dados de ambas as contas com um portal do HubSpot. Para conectar uma conta adicional:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no nome do aplicativo. 
3. Na parte superior direita, clique em Account actions  >Manage accounts ( Ações da conta). 
4. No painel direito, clique em Conectar outra conta. 
5. Continue com as etapas para conectar o aplicativo ao HubSpot. 

Ativar a sincronização de dados

Depois de conectar o aplicativo, você precisará definir as configurações do aplicativo e ativar a sincronização para começar a sincronizar dados entre as duas integrações. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no aplicativo.
3. Clique em Configurar sincronização.
4. Na página Selecionar os dados que você deseja sincronizar , selecione o objeto para sincronização ou de sincronização no aplicativo e o objeto que você deseja sincronizar no HubSpot.
5. Clique no menu suspenso de setas e selecione se a sincronização é bidirecional ou unidirecional entre o aplicativo e o HubSpot, ou vice-versa. 

Defina as configurações de sincronização

Na tela Configurar, escolha a direção da sincronização e mapeie os campos do aplicativo de terceiros às propriedades do HubSpot. 

Na seção Escolha a direção de sincronização, decida como quer que os dados sejam sincronizados do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa. Há três opções: 

• Sincronizações de dados entre aplicativos: todas as informações novas e atualizadas dos objetos serão sincronizadas entre os dois aplicativos. As propriedades serão mescladas para registros que já existem em ambas as plataformas. 
• Sincronização de dados apenas para HubSpot: os dados serão sincronizados somente do aplicativo de terceiros para o HubSpot.
• Sincronização de dados apenas para seu aplicativo de terceiros: os dados serão sincronizados somente do HubSpot com seu aplicativo de terceiros. 

Se o aplicativo de terceiros ao qual você está se conectando oferecer suporte à sincronização de eventos, você poderá sincronizar eventos com suporte, como aberturas de email e cliques, do aplicativo de terceiros para o HubSpot. 

Antes de ativar a sincronização de eventos, observe o seguinte: 

• A sincronização de eventos é unidirecional, do aplicativo de terceiros para o HubSpot.
• A sincronização de eventos só sincroniza eventos associados a registros de contato.
• Se um registro do contato não conseguir sincronizar, qualquer evento associado ainda poderá sincronizar com o HubSpot.
• Os eventos só serão sincronizados se estiverem associados a contatos que já estão no HubSpot.

Para ativar a sincronização de eventos, marque a caixa de seleção Sincronização unidirecional [seu aplicativo de terceiros] evento para HubSpot. 

Na seção Resolver conflitos de dados, clique no menu suspenso e selecione o aplicativo padrão que substituirá o outro quando houver discrepâncias de dados. Se não houver valor de campo no aplicativo padrão, nenhum dado será alterado no aplicativo de terceiros. Esta configuração não substitui a direção de sincronização selecionada na seção Escolha a direção de sincronização.

Revise seus mapeamentos de campo

Na seção Mapeie seus campos, revise os mapeamentos de propriedades padrão e como as informações são sincronizadas entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. Se você tiver uma assinatura paga do Data Hub , poderá configurar mapeamentos personalizados para propriedades. Se você não tiver uma assinatura paga do Data Hub , clique em Experimentar mapeamentos personalizados para testar a função. 

Os campos obrigatórios serão exibidos na tabela de mapeamentos de campos com um asterisco (*). 

Para desativar um mapeamento, clique para desativar a opção. 

Para configurar um mapeamento de campo personalizado:

1. Clique em Adicionar um mapeamento. 
2. Use os menus suspensos para selecionar o aplicativo de terceiros e a propriedade do HubSpot que deseja mapear.
3. Clique em success Atualizar.

4. Para desativar os mapeamentos personalizados, clique para desativar o botão. 

Saiba mais sobre regras e considerações específicas para mapeamentos de campo de sincronização de dados. 

Configurar regras de sincronização

Na tela Limite, configure como pretende sincronizar os registros do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa.

Se você estiver configurando uma sincronização de negócios, será solicitado a mapear seus pipelines de negócio e fases entre o HubSpot e seu aplicativo de terceiros. Apenas os negócios nas fases de negócios mapeados serão sincronizados. 

1. Na seção Mapeie seus pipelines e fases de negócios, clique no menu suspenso Escolha um pipeline do HubSpot para escolher qual o pipeline de negócio do HubSpot que pretende sincronizar com o aplicativo de terceiros.
2. Clique em Mapeamento automático para mapear automaticamente as fases de negócio do HubSpot com as do aplicativo de terceiros. A sincronização faz uma pesquisa de texto simples e tenta mapear fases semelhantes.
3. Para mapear um pipeline adicional, clique em Mapear outro pipeline.

Se você não consegue visualizar as fases do negóciodo outro aplicativo no HubSpot, isso se deve aos seguintes motivos:

• A conta de usuário conectada não tem as permissões corretas para exibir as fases do negócio.
• A sincronização de dados mapeia as fases de negócios do HubSpot com fases de pipeline em outro aplicativo. Se você tiver um processo de vendas fora do padrão, que não depende de fases de negócio/oportunidade, não poderá sincronizar dados usando a sincronização de dados da HubSpot.

Se você estiver configurando uma sincronização de contatos, por padrão, o HubSpot somente sincronizará contatos que tenham um endereço de e-mail válido. Para também sincronizar contatos sem um endereço de e-mail, na seção Duplicar redução, desmarque a caixa de seleção Somente sincronizar contatos com um endereço de e-mail.

Saiba mais sobre registros correspondentes.

Observação: quando um aplicativo tiver um campo de nome de empresa e de domínio da empresa, o HubSpot corresponderá dois registros se eles tiverem o mesmo nome de empresa, mas um domínio diferente, e vice-versa.

Na seção Filtros, escolha critérios para limitar quais registros serão sincronizados do HubSpot com seu aplicativo de terceiros e vice-versa:

1. Clique em Editar.
2. No painel direito, selecione a propriedade para limitar a sincronização de registros do HubSpot com o aplicativo de terceiros, e vice-versa.
3. Clique em Concluído. 

Observação: a seção Filtros limita apenas os registros que são sincronizados inicialmente entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. Depois que os registros forem sincronizados, eles continuarão a sincronizar dados com base na configuração do mapeamento de propriedades.

Associar registros

O HubSpot tenta manter as mesmas associações entre os registros (por exemplo, empresas associadas a contatos ou negócios associados a empresas) ao sincronizar com o aplicativo original que você conectou, sempre que possível. Saiba mais sobre o mapeamento de associações com sincronização de dados.

Observação: na maioria dos casos, a sincronização de dados somente poderá associar automaticamente faturas a contatos. As faturas devem ser associadas manualmente aos registros de empresa no HubSpot. 

Revisar as regras e iniciar a sincronização

Na tela Revisão, revise as regras que você configurou e clique em Salvar e sincronizar. A sincronização inicial começará a ser processada.

Após concluir a sincronização inicial, os registros serão sincronizados dentro de 10 minutos depois de uma alteração. 

Sincronizar novamente os registros excluídos

Se você excluiu registros no HubSpot ou no aplicativo de terceiros, poderá sincronizá-los novamente para os recriar em qualquer um dos aplicativos:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no aplicativo.
3. Navegue até a guia 
4. Na guia Exibição de objeto, na coluna Falha, clique no número de registros com falha de sincronização. 
5. No painel direito, clique em Ações.
6. Selecione Sincronizar novamente registros excluídos no HubSpot ou Sincronizar novamente registros excluídos em [aplicativo de terceiros].
7. Clique em Sincronizar novamente tudo. 

Você também pode:

1. Na guia Exibição de registro, clique em Mais > Restaurar todos os registros excluídos. 
2. No painel lateral, clique no menu suspenso Tipo de registro e selecione o tipo de registro e clique no menu suspenso Aplicativo de destino para selecionar em qual aplicativo recriar os contatos. 
3. Clique em Revisar antes de restaurar. 
4. Revise todos os registros que serão restaurados e clique em Restaurar todos [número]. 

Desativar a sincronização de dados

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no aplicativo.
3. Navegue até a guia 
4. Passe o mouse sobre a sincronização do [objeto], clique no menu suspenso Mais e selecione Desativar sync. 
5. Na caixa pop-up, clique em Desativar sincronização.

Depois de desativar a sincronização, você pode ativá-la novamente clicando em Editar configurações de sincronização, ou exclui-la. 

Verificar sua integridade da sincronização

Depois de conectar um aplicativo, exiba uma visão geral dos registros sincronizados entre o HubSpot e seu aplicativo de terceiros. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no aplicativo.
3. Navegue até a guia 
4. Clique na exibição Objeto para exibir o status de sincronização por objetos.
   • Os registros que estão sendo processados como parte de uma sincronização inicial serão indicados por círculos girando ao lado deles.
   • Um registro terá o status Na fila se outra sincronização estiver em andamento, para evitar que as atualizações ocorram nos mesmos dados, ao mesmo tempo.
5. Na coluna Em sincronia, clique no número de registros para revisar todos os registros sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo.
6. Na janela Com falha clique no número de registros para exibir todos os registros que falharam na sincronização entre o HubSpot e o aplicativo. 

• • Na janela Categoria do erro, revise o motivo da falha.
  • Passe o mouse sobre a dica de ferramenta para revisar as etapas para resolver.

7. Na coluna Excluídos, clique no número de registros para exibir todos os registros excluídos da sincronização. Isso pode ocorrer porque eles não correspondem a nenhum dos filtros nas configurações de sincronização ou não têm um identificador exclusivo atribuído a eles, o que pode ocorrer devido à definição de uma chave correspondente. 

Exportar registros de um aplicativo de sincronização de dados

Para exportar registros de um aplicativo de sincronização de dados:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique no aplicativo.
3. Navegue até a guia 
4. Nas colunas Em Sincronia, Com Falha ou Descompensado, clique no número do objeto para o qual você deseja exportar registros.
5. Na parte superior direita, clique em Mais e selecione Exportar.
6. Clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione um formato.
7. Clique em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações.