Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Con la sincronización de datos de HubSpot puedes crear una sincronización unidireccional o bidireccional entre HubSpot y tus otras aplicaciones para unir todos los datos de tus clientes en una sola plataforma. Dependiendo de la aplicación, podrás sincronizar contactos, empresas, negocios, productos, facturas, actividades y pedidos de ventas con la sincronización de datos. 

Revisa qué aplicaciones utilizan la sincronización de datos aquí. 

Antes de comenzar

• Debes ser superadministrador o tener permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.
• También puede haber otros permisos requeridos para la aplicación específica que estás conectando a tu cuenta de HubSpot. 

Conecta la integración

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• En la barra de búsqueda, introduce el nombre de la aplicación y, luego, haz clic en el resultado de la búsqueda. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• En el cuadro diálogo, haz clic en Siguiente y luego inicia sesión en tu cuenta de aplicación.
• Verifica los permisos de acceso que se te piden y haz clic en Permitir. Serás redirigido de regreso a la página de aplicación en tu configuración de HubSpot.

Es posible conectar más de una instancia de la misma aplicación de terceros a HubSpot. Por ejemplo, si gestionas dos cuentas de Microsoft Dynamics, puedes conectar y sincronizar los datos de ambas cuentas con una sola cuenta de HubSpot. Para conectar una cuenta adicional:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en el nombre de la aplicación. 
• Haz clic en Acciones > Administrar cuentas. 
• En el panel derecho, haz clic en Conectar otra cuenta. 
• Continúa con los pasos para conectar la aplicación a HubSpot. 

Activar sincronización de datos

Después de conectar la aplicación, tendrás que establecer la configuración de tu aplicación y activar la sincronización para empezar a sincronizar datos entre las dos integraciones. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• Haz clic en Configura la sincronización.
• En la página Elegir un objeto para sincronizar, selecciona el objeto que deseas sincronizar y luego haz clic en Siguiente. Más información sobre cómo sincronizar contactos y leads con otras aplicaciones.

Para desactivar un mapeo, haz clic para desactivarel conmutador.

Para configurar un mapeo de campos personalizados:

• Haz clic en Agregar un mapeo. 
• Utiliza los menús desplegables para seleccionar la aplicación de terceros y la propiedad de HubSpot que deseas mapear.
• Haz clic en successActualizar.

• Para desactivar los mapeos personalizados, haz clic para desactivar el interruptor . 

Obtén más información sobre normas y consideraciones específicas para los mapeos de campos de sincronización de datos. 

Configura tus reglas de sincronización

En la pantalla Límite, configura cómo quieres sincronizar los registros de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa.

Por opción predeterminada, HubSpot solo sincronizará contactos que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para desactivar esta opción, en la sección Reducir el cambio de duplicados , desactiva la casilla de verificación Sincronizar solo los contactos con una dirección de correo electrónico.

Durante la sincronización inicial, HubSpot compara ambas bases de datos. Cuando se detecta una coincidencia, se actualizarán los registros existentes. La sincronización de datos coincide con los registros comparando las direcciones de correo electrónico de los contactos y luego la dirección de correo electrónico de la empresa, nombre y dominio.

En el caso de los registros de empresa, la sincronización de datos hace coincidir los registros de empresa de cada aplicación en función del nombre de la empresa o del nombre del dominio. Para algunos conectores, el conector solo puede utilizar el nombre como identificador principal, ya que algunas aplicaciones no tienen un campo de dominio. 

Nota: cuando una aplicación tiene tanto un campo de nombre de empresa como de dominio, HubSpot hará coincidir dos registros si tienen el mismo nombre de empresa pero un dominio diferente, y viceversa.

En la sección Limitar qué registros se sincronizan, elige los criterios para limitar qué registros se sincronizarán desde HubSpot a tu aplicación de terceros y viceversa.

• Haz clic en Editar.
• En el panel derecho, selecciona la propiedad para limitar la sincronización de registros desde HubSpot a tu aplicación de terceros, y viceversa.
• Haz clic en Listo. 

Nota: la sección Limitar qué registros se sincronizan solo limita qué registros se sincronizan inicialmente entre HubSpot y la aplicación de terceros. Una vez sincronizados los registros, seguirán sincronizando los datos de ida y vuelta en función del mapeo de propiedades configurada.

Asociar registros

HubSpot intenta mantener las mismas asociaciones entre registros (por ejemplo, empresas asociadas con contactos o negocios asociados con empresas) cuando se sincronizan con la aplicación original que conectaste, cuando sea posible.

Para ver los registros asociados a la sincronización de contactos desde tu otra aplicación:

• Haz clic en el menú desplegable Acciones en cualquiera de tus sincronizaciones de objetos y, luego, selecciona Editar configuración de sincronización. 
• Haz clic en Configurar.
• En la sección Mapea los campos, haz clic en el menú desplegable Todos los mapeos y selecciona Mapeos de asociación. 
• Verás la sincronización del registro desde la aplicación de terceros y su asociación al objeto. 

Los registros asociados solo se crearán si hay una sincronización en marcha para ese mismo objeto. Por ejemplo, si solo tienes una sincronización de contactos pero no de empresas, la empresa asociada no se mantendrá sincronizada.

Si un registro tiene varias asociaciones de empresas, solo se sincronizará la empresa principal. 

Nota: en la mayoría de los casos, la sincronización de datos solo puede asociar automáticamente facturas a contactos. Las facturas deben asociarse manualmente a los registros de la empresa en HubSpot.

Revisar las reglas e iniciar la sincronización

En la pantalla Revisar , revisa las reglas que has configurado y, luego, haz clic en Guardar y sincronizar. A continuación, se iniciará el proceso de sincronización inicial.

Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Volver a sincronizar registros eliminados

Si has eliminado registros en HubSpot o en tu aplicación de terceros, puedes volver a sincronizar los registros eliminados para volver a crearlos en cualquiera de las dos aplicaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• En la columna Falla, haz clic en el número de registros que no se sincronizan. 
• En el Panel, haz clic en Acciones.
• Selecciona Volver a sincronizar registros eliminados en HubSpot o Volver a sincronizar registros eliminados en [aplicación de terceros].

• Haz clic en Volver a sincronizar todo. 

Desactivar sincronización de datos

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar sincronización:

• En la casilla emergente, haz clic en Desactivar sincronización.

Una vez desactivada la sincronización, puedes volver a activarla haciendo clic en Editar configuración de sincronización, o eliminar la sincronización.

Revisa el estado de tu sincronización

Después de conectar una aplicación, ve un resumen de los registros que se sincronizan entre HubSpot y tu aplicación de terceros. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace situado en la barra de navegación principal. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• En la pestaña Resumen de sincronización, haz clic en Vista de objeto para ver el estado de sincronización por objetos.
  • En la columna En sincronización , haz clic en el número  de registros para revisar todos los registros que se están sincronizando entre HubSpot y la aplicación.
  • En la columna Falla, haz clic en el número  de registros para ver todos los registros que no se sincronizan entre HubSpot y la aplicación. 
    • En la columna Categoría de error , revisa el motivo de la falla. 
    • Pasa el ratón por encima de la información sobre herramientas para revisar los pasos a seguir para resolver el problema.
• Haz clic en Vista de registros para ver todos los registros que se sincronizan entre HubSpot y la aplicación.
  • Utiliza los menús desplegables para filtrar los registros por tipo de objeto, estado de sincronización o un periodo de tiempo específico.