Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Con la sincronización de datos de HubSpot, puedes crear una sincronización unidireccional o bidireccional entre HubSpot y tus otras aplicaciones para unir todos los datos de tus clientes en una sola plataforma. Dependiendo de la aplicación, podrás sincronizar contactos, empresas, negocios, productos, facturas y actividades con la sincronización de datos.

Más información sobre qué aplicaciones usan sincronización de datos.

Requisitos de integración

• Debes ser superadministrador o tener permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.

Conecta la integración

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono del mercado marketplace situado en la barra de navegación principal, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• En la barra de búsqueda, introduzca el nombre de la aplicación y haga clic en el resultado de la búsqueda. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• En el cuadro de diálogo, haga clic en Siguiente y, a continuación, inicie sesión en su cuenta de la aplicación.
• Verifica los permisos de acceso que se te piden y haz clic en Permitir. Serás redirigido de vuelta a la página de la aplicación en tu configuración de HubSpot.

Es posible conectar más de una instancia de la misma aplicación de terceros a HubSpot. Por ejemplo, si gestionas dos cuentas de Microsoft Dynamics, puedes conectar y sincronizar los datos de ambas cuentas con una cuenta de HubSpot. Para conectar una cuenta adicional:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de mercados en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en el nombre de la aplicación. 
• Haga clic en Acciones > Gestionar cuentas. 
• En el panel derecho, haga clic en Conectar otra cuenta. 
• Continúa con los pasos para conectar la aplicación a HubSpot. 

Activar sincronización de datos

Después de conectar la aplicación, tendrás que configurar los ajustes de tu aplicación y activar la sincronización para empezar a sincronizar los datos entre las dos integraciones. 

Para desactivar una asignación, haga clic en para desactivarel conmutador.

Para configurar una asignación de campos personalizada:

• Haga clic en para añadir un mapa. 
• Utiliza los menús desplegables para seleccionar la aplicación de terceros y la propiedad de HubSpot que quieres asignar.
• Haz clic en success Actualizar.

• Para desactivar los mapeos personalizados, haz clic para desactivar el interruptor . 

Obtenga más información sobre normas y consideraciones específicas para las asignaciones de campos de sincronización de datos. 

Configura tus reglas de sincronización

En la pantalla Límite, configura cómo quieres sincronizar los registros de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa.

Por opción predeterminada, HubSpot solo sincronizará contactos que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para desactivar esta opción, en la sección Reducir el cambio de duplicados, desactive la casilla de verificación Sólo sincronizar contactos con una dirección de correo electrónico.

Durante la sincronización inicial, HubSpot compara ambas bases de datos. Cuando se detecta una coincidencia, se actualizarán los registros existentes. La sincronización de datos coincide con los registros comparando las direcciones de correo electrónico de los contactos y luego la dirección de correo electrónico de la empresa, nombre y dominio.

En el caso de los registros de empresa, la sincronización de datos hace coincidir los registros de empresa de cada aplicación en función del nombre de la empresa o del nombre del dominio. Para algunos conectores, el conector sólo puede utilizar el nombre como identificador principal, ya que algunas aplicaciones no tienen un campo de dominio. 

Nota: cuando una aplicación tiene un campo de nombre de empresa y de dominio, HubSpot hará coincidir dos registros si tienen el mismo nombre de empresa pero un dominio diferente, y viceversa.

En la sección Limitar qué registros se sincronizan, elige los criterios para limitar qué registros se sincronizarán desde HubSpot a tu aplicación de terceros, y viceversa. 

Asociar registros

HubSpot intenta mantener las mismas asociaciones entre registros (por ejemplo, empresas asociadas con contactos o negocios asociados con empresas) cuando se sincronizan con la aplicación original que conectaste, cuando sea posible.

Para ver los registros asociados a la sincronización de contactos desde tu otra aplicación:

• Haga clic en el menú desplegable Acciones en cualquiera de sus sincronizaciones de objetos y, a continuación, seleccione Editar configuración de sincronización. 
• Haz clic en Configurar.
• En la sección Asignar sus campos, haga clic en el menú desplegable Todas las asignaciones y seleccione Asignaciones de asociación. 
• Verás la sincronización del registro desde la aplicación de terceros y su asociación al objeto. 

Los registros asociados sólo se crearán si hay una sincronización en marcha para ese mismo objeto. Por ejemplo, si sólo tiene una sincronización de contactos pero no de empresas, la empresa asociada no se mantendrá sincronizada.

Si un registro tiene varias asociaciones de empresas, sólo se sincronizará la empresa principal. 

Nota: en la mayoría de los casos, la sincronización de datos sólo puede asociar automáticamente facturas a contactos. Las facturas deben asociarse manualmente a los registros de la empresa en HubSpot.

Revisar las normas e iniciar la sincronización

En la pantalla de revisión , revisa las reglas que has configurado y haz clic en Guardar y sincronizar. A continuación, se iniciará el proceso de sincronización inicial.

Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Resincronizar registros borrados

Si has eliminado registros en HubSpot o en tu aplicación de terceros, puedes resincronizar los registros eliminados para volver a crearlos en cualquiera de las dos aplicaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de mercados en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• En la columna Fallo, haga clic en el número de registros que no se sincronizan. 
• En el panel derecho, haga clic en Acciones.
• Selecciona Resincronizar registros eliminados en HubSpot o Resincronizar registros eliminados en [aplicación de terceros].

• Haz clic en Resincronizar todo. 

Desactivar sincronización de datos

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de mercados en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en la aplicación.
• Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar la sincronización.

• En la casilla emergente, haz clic en Desactivar sincronización.

Una vez desactivada la sincronización, puedes volver a activarla haciendo clic en Editar configuración de sincronización, o eliminar la sincronización