Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Con la sincronización de datos de HubSpot puedes crear una sincronización unidireccional o bidireccional entre HubSpot y tus otras aplicaciones para unir todos los datos de tus clientes en una sola plataforma. Revisa qué aplicaciones utilizan la sincronización de datos aquí. 

Antes de comenzar

• Debes ser superadministrador de o tener permisos de App Marketplace en tu cuenta de HubSpot.
• También puede haber otros permisos requeridos para la aplicación específica que estás conectando a tu cuenta de HubSpot. 

Conectar la aplicación

Hay dos formas de buscar una aplicación y conectarse a ella. Puedes hacerlo a través del App Marketplace, o a través de la página de importaciones. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• En la barra de búsqueda, introduce el nombre de la aplicación y, luego, haz clic en el resultado de la búsqueda. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• En el cuadro diálogo, haz clic en Siguiente y luego inicia sesión en tu cuenta de aplicación.
• Verifica los permisos de acceso que se te piden y haz clic en Permitir. Serás redirigido de regreso a la página de aplicación en tu configuración de HubSpot.

Si estás configurando una sincronización desde la página de importaciones:

• Haga clic en Importar en la parte superior derecha de cualquier página de inicio de objetos de , o acceda a su configuración de importación:
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Importar y exportar.
  • Haz clic en Ir a importación.
• Haz clic en Configurar una sincronización. 

• En la barra de búsqueda, introduce el nombre de la aplicación y, luego, haz clic en el resultado de la búsqueda. 
• Haz clic en Instalar aplicación. 
• Se te redirigirá a la página de anuncio de la aplicación para continuar con los pasos de conexión. 

Es posible conectar más de una instancia de la misma aplicación de terceros a HubSpot. Por ejemplo, si gestionas dos cuentas de Microsoft Dynamics, puedes conectar y sincronizar los datos de ambas cuentas con una sola cuenta de HubSpot. Para conectar una cuenta adicional:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haz clic en el nombre de la aplicación. 
• Haz clic en Acciones > Administrar cuentas. 
• En el panel derecho, haz clic en Conectar otra cuenta. 
• Continúa con los pasos para conectar la aplicación a HubSpot. 

Activar sincronización de datos

Después de conectar la aplicación, tendrás que establecer la configuración de tu aplicación y activar la sincronización para empezar a sincronizar datos entre las dos integraciones. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haz clic en la aplicación.
• Haz clic en Configura la sincronización.
• En la página Elegir un objeto para sincronizar, selecciona el objeto que deseas sincronizar y, a continuación, haz clic en Siguiente. Más información sobre sincronización de contactos y clientes potenciales con otras aplicaciones.

Para desactivar un mapeo, haz clic para desactivarel conmutador.

Para configurar un mapeo de campos personalizados:

• Haz clic en Agregar un mapeo. 
• Utiliza los menús desplegables para seleccionar la aplicación de terceros y la propiedad de HubSpot que deseas mapear.
• Haz clic en successActualizar.

• Para desactivar los mapeos personalizados, haz clic para desactivar el interruptor . 

Obtén más información sobre normas y consideraciones específicas para los mapeos de campos de sincronización de datos. 

Configura tus reglas de sincronización

En la pantalla Límite, configura cómo quieres sincronizar los registros de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa.

Por opción predeterminada, HubSpot solo sincronizará contactos que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para sincronizar también contactos sin dirección de correo electrónico, en la sección Reducir la posibilidad de duplicados, desactive la casilla Sincronizar sólo contactos con dirección de correo electrónico.

Durante la sincronización inicial, HubSpot compara ambas bases de datos. Cuando se detecta una coincidencia, se actualizarán los registros existentes. La sincronización de datos coincide con los registros comparando las direcciones de correo electrónico de los contactos y luego la dirección de correo electrónico de la empresa, nombre y dominio.

En el caso de los registros de empresa, la sincronización de datos hace coincidir los registros de empresa de cada aplicación en función del nombre de la empresa o del nombre del dominio de la empresa. Para algunos conectores, el conector solo puede utilizar el nombre como identificador principal, ya que algunas aplicaciones no tienen un campo de dominio. La propiedad del nombre de dominio de la empresa en HubSpot debe definirse como una asignación de campo predeterminada que se utilizará como identificador para la deduplicación. La propiedad HubSpot Website URL no se puede utilizar para la desduplicación. 

Nota: cuando una aplicación tiene tanto un campo de nombre de empresa como de dominio de empresa, HubSpot hará coincidir dos registros si tienen el mismo nombre de empresa pero un dominio diferente, y viceversa.

En la sección Limitar qué registros se sincronizan, elige los criterios para limitar qué registros se sincronizarán desde HubSpot a tu aplicación de terceros y viceversa.

• Haz clic en Editar.
• En el panel derecho, selecciona la propiedad para limitar la sincronización de registros desde HubSpot a tu aplicación de terceros, y viceversa.
• Haz clic en Listo. 

Nota: la sección Limitar qué registros se sincronizan solo limita qué registros se sincronizan inicialmente entre HubSpot y la aplicación de terceros. Una vez sincronizados los registros, seguirán sincronizando los datos de ida y vuelta en función del mapeo de propiedades configurada.

Asociar registros

HubSpot intenta mantener las mismas asociaciones entre registros (por ejemplo, empresas asociadas con contactos o negocios asociados con empresas) cuando se sincronizan con la aplicación original que conectaste, cuando sea posible.

Para ver los registros asociados a la sincronización de contactos desde tu otra aplicación:

• Haz clic en el menú desplegable Acciones en cualquiera de tus sincronizaciones de objetos y, luego, selecciona Editar configuración de sincronización. 
• Haz clic en Configurar.
• En la sección Mapea los campos, haz clic en el menú desplegable Todos los mapeos y selecciona Mapeos de asociación. 
• Verás la sincronización del registro desde la aplicación de terceros y su asociación al objeto. 

Los registros asociados solo se crearán si hay una sincronización en marcha para ese mismo objeto. Por ejemplo, si solo tienes una sincronización de contactos pero no de empresas, la empresa asociada no se mantendrá sincronizada.

Si un registro tiene varias asociaciones de empresas, solo se sincronizará la empresa principal. 

Nota: en la mayoría de los casos, la sincronización de datos solo puede asociar automáticamente facturas a contactos. Las facturas deben asociarse manualmente a los registros de la empresa en HubSpot.

Revisar las reglas e iniciar la sincronización

En la pantalla Revisar , revisa las reglas que has configurado y, luego, haz clic en Guardar y sincronizar. A continuación, se iniciará el proceso de sincronización inicial.

Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Volver a sincronizar registros eliminados

Si has eliminado registros en HubSpot o en tu aplicación de terceros, puedes volver a sincronizar los registros eliminados para volver a crearlos en cualquiera de las dos aplicaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haz clic en la aplicación.
• En la pestaña Vista de objeto, en la columna Falla, haz clic en el número de registros que no se sincronizan. 
• En el Panel, haz clic en Acciones.
• Selecciona Volver a sincronizar registros eliminados en HubSpot o Volver a sincronizar registros eliminados en [aplicación de terceros].

• Haz clic en Volver a sincronizar todo. 

También puedes:

• En la pestaña Vista de registros, haz clic en Más > Restaurar todos los registros eliminados. 
• En el panel lateral, haz clic en el menú desplegable Tipo de registro y selecciona el tipo de registro y el menú desplegable Aplicación de destino para seleccionar en qué aplicación quieres recrear los contactos. 
• Haz clic en Revisar antes de restaurar. 
• Revisa todos los registros que se restaurarán y haz clic en Restaurar todos los [número]. 

Desactivar sincronización de datos

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haz clic en la aplicación.
• Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar sincronización:

• En la casilla emergente, haz clic en Desactivar sincronización.

Una vez desactivada la sincronización, puedes volver a activarla haciendo clic en Editar configuración de sincronización, o eliminar la sincronización.

Revisa el estado de tu sincronización

Después de conectar una aplicación, ve un resumen de los registros que se sincronizan entre HubSpot y tu aplicación de terceros. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haz clic en la aplicación.
• En la pestaña Resumen de sincronización, haz clic en Vista de objeto para ver el estado de sincronización por objetos.
  • En la columna En sincronización , haz clic en el número  de registros para revisar todos los registros que se están sincronizando entre HubSpot y la aplicación.
  • En la columna Falla, haz clic en el número de registros para ver todos los registros que no se sincronizan entre HubSpot y la aplicación. 
    • En la columna Categoría de error , revisa el motivo de la falla. 
    • Coloca el curso sobre la información sobre herramientas para revisar los pasos a seguir para resolver el problema.
  • En la columna Excluidos, haz clic en el número de registros para ver todos los registros excluidos de la sincronización. Esto podría deberse a que no coinciden con ninguno de los filtros de tu configuración de sincronización, o a que no tienen asignado un identificador único. Revisa el identificador de cada tipo de objeto en la tabla siguiente: 

• Haz clic en Vista de registros para ver todos los registros que se sincronizan entre HubSpot y la aplicación.
  • Utiliza los menús desplegables para filtrar los registros por tipo de objeto, estado de sincronización o un periodo de tiempo específico.
  • Para editar el orden de las columnas, haz clic en Más > Editar columnas. 
  • Para exportar todos los registros, haz clic en Más > Exportar. 
    • En el cuadro de diálogo, selecciona el formato de archivo. 
    • Haz clic en Exportar. El archivo exportado se te enviará por correo.
  • Para restaurar todos los registros eliminados, haz clic en Más > Restaurar todos los registros eliminados.
    • En el panel derecho, selecciona Tipo de registro y Aplicación de destino. Todos los registros eliminados anteriormente se restaurarán en la aplicación de destino seleccionada.