Última actualización: septiembre 14, 2022
Con la sincronización de datos de HubSpot, puedes crear una sincronización unidireccional o bidireccional entre HubSpot y tus otras aplicaciones para unir todos los datos de tus clientes en una plataforma.
Más información sobre qué aplicaciones usan sincronización de datos.
Requisitos de integración
- Debes ser superadministrador o tener permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.
Conecta la integración
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En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados en la barra de navegación principal, luego, selecciona Mercado de aplicaciones.
- En la barra de búsqueda, escribe el nombre de la aplicación y luego haz clic en el resultado de la búsqueda.
- En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en Siguiente y, a continuación, inicia sesión en tu cuenta de aplicación.
- Verifica los permisos de acceso que se te piden y haz clic en Permitir. Serás redirigido a la página de aplicación en tu configuración de HubSpot.
Es posible conectar más de una instancia de la misma aplicación de terceros a HubSpot. Por ejemplo, si administras dos cuentas de Microsoft Dynamics, puedes conectar y sincronizar datos de ambas cuentas con una cuenta de HubSpot. Para conectar una cuenta adicional:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
- Haz clic en el nombre de la aplicación.
- Haz clic en Acciones > Administrar cuentas.
- En el panel derecho, haz clic en Conectar otra cuenta.
- Continúa con los pasos para conectar la aplicación a HubSpot.
Activar sincronización de datos
Después de conectar la aplicación, tendrás que establecer la configuración de tu aplicación y activar la sincronización para empezar a sincronizar datos entre las dos integraciones.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
- Haz clic en la aplicación.
- Haz clic en Configura la sincronización.
- En la página Elegir un objeto para sincronizar, selecciona el objeto que deseas sincronizar y luego haz clic en Siguiente. Más información sobre cómo sincronizar contactos y leads con otras aplicaciones.
Configurar tu dirección de sincronización
En la pantalla Configurar, elige tu dirección de sincronización y asigna los campos de tu aplicación de terceros a propiedades de HubSpot.
En la sección Elegir la dirección de sincronización, decide cómo quieres que se sincronicen los datos de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa. Hay tres opciones:
- Sincronización de datos entre aplicaciones: toda la información de objetos nueva y actualizada se sincronizará entre las dos aplicaciones. Las propiedades se combinarán para registros que ya existen en ambas plataformas.
- Los datos se sincronizan solo con HubSpot desde tu aplicación de terceros.
- Sincronización de datos solo con tu aplicación de terceros desde HubSpot
En la sección Resolver conflictos de datos, haz clic en el menú desplegable y selecciona la aplicación predeterminada que sobrescribirá la otra cuando haya discrepancias de datos. Si no hay ningún valor de campo en la aplicación predeterminada, no se cambiará ningún dato en la otra aplicación. Esta configuración no anula la dirección de sincronización seleccionada en la sección Elegir la dirección de sincronización.
Personaliza tus asignaciones de campos (solo Operations Hub)
En la sección Asigna tus campos, revisa las asignaciones de propiedades predeterminadas y configura asignaciones personalizadas para propiedades desde tu aplicación de terceros con HubSpot. Al configurar las asignaciones de campos, ten en cuenta estas restricciones:
- Cada propiedad solo puede ser asignada una vez.
- Algunos tipos de propiedades no se pueden sincronizar (por ejemplo, selección desplegable, selección de radio y propiedades de casilla de comprobación).
- Las propiedades con varios valores no se pueden sincronizar en una asignación personalizada. Esto incluye las propiedades donde cada valor tiene una etiqueta para diferenciar entre “casa", "trabajo” y “otros”, como correos electrónicos, números de teléfono y direcciones.
- Si sincroniza propiedades de solo lectura, la sincronización se realizará de forma predeterminada en una sincronización unidireccional en función del campo marcado como de solo lectura.
- La API de la aplicación de terceros puede impedir que HubSpot lea una propiedad. Esto se debe a que la API de la aplicación devuelve el tipo de datos de forma inconsistente.
Revisa cómo las propiedades de HubSpot se sincronizan con los campos de aplicaciones de terceros, y viceversa a continuación:
| Propiedades de HubSpot | Campos de aplicaciones de terceros | |
| Texto | ✓ | Texto |
| Número | ✓ | Número |
| Selector de fechas | ✓ | Selector de fechas |
| Datetime | ✓ | Datetime |
| Selector de fechas | ✓ | Datetime |
| Datetime | ✓ | Selector de fechas |
| Casilla de comprobación única | ✓ | Booleano |
Además, los siguientes campos de tu aplicación de terceros pueden ser mapeados en una dirección a cualquier campo de texto de HubSpot:
- Número
- Selector de fechas
- Datetime
- Casilla de comprobación única
- En la mayoría de las aplicaciones esto también es cierto para: selección desplegable, selección de radio o campos de propietario.
Los siguientes campos de HubSpot se pueden asignar de una manera como texto a los campos de texto de la aplicación de terceros:
- Número
- Selector de fechas
- Datetime
- Casilla de comprobación única
- Múltiples casillas de comprobación
- Selección en desplegable
- Selección en lista
- Cálculo (número)
- Puntuación (número)
- Haz clic en Agregar una asignación.
- Utiliza los menús desplegables para seleccionar la aplicación de terceros y la propiedad de HubSpot que deseas asignar.
- Haz clic en Actualizar.
- Para desactivar los mapeos personalizados, haz clic para desactivar el interruptor .
Configura tus reglas de sincronización
En la pantalla Límite, configura cómo deseas sincronizar los registros de objetos de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa.
Por opción predeterminada, HubSpot solo sincronizará contactos que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para desactivar esto, en la sección Reducir el cambio de duplicados, desactiva la casilla de comprobación Sincronizar solo contactos con una dirección de correo electrónico.
Durante la sincronización inicial, HubSpot compara ambas bases de datos. Cuando se detecta una coincidencia, se actualizarán los registros existentes. La sincronización de datos coincide con los registros comparando las direcciones de correo electrónico de los contactos y luego la dirección de correo electrónico de la empresa, nombre y dominio.
En el caso de los registros de empresa, la sincronización de datos hace coincidir los registros de empresa de cada aplicación en función del nombre de la empresa o del nombre del dominio. Para algunos conectores, el conector sólo puede utilizar el nombre como identificador principal, ya que algunas aplicaciones no tienen un campo de dominio.
Ten en cuenta: cuando una aplicación tiene un nombre de empresa y un campo de dominio, HubSpot coincidirá con dos registros si tienen el mismo nombre de empresa pero un dominio diferente y viceversa.
En la sección Límite de sincronización de registros, elija los criterios para limitar los registros que se sincronizarán de HubSpot a su aplicación de terceros y viceversa.
Asociar registros
HubSpot intenta mantener las mismas asociaciones entre registros (por ejemplo, empresas asociadas con contactos o negocios asociados con empresas) cuando se sincronizan con la aplicación original que conectaste, cuando sea posible.
Para ver los registros asociados a la sincronización de contactos desde tu otra aplicación:
- Haz clic en el menú desplegable Acciones en cualquiera de las sincronizaciones de objetos y luego selecciona Editar configuración de sincronización.
- Haz clic en Configurar.
- En la sección Asigna tus campos, haz clic en el menú desplegable Todas las asignaciones y selecciona Asignaciones de asociación.
- Verás la sincronización del registro desde la aplicación de terceros y su asociación al objeto.
Los registros asociados sólo se crearán si hay una sincronización en marcha para ese mismo objeto. Por ejemplo, si sólo tiene una sincronización de contactos pero no de empresas, la empresa asociada no se mantendrá sincronizada.
Si un registro tiene varias asociaciones de empresa, solo se sincronizará la empresa principal.
Revisa las reglas e inicia la sincronización
En la pantalla Revisa, revisa las reglas que has configurado y luego haz clic en Guardar y sincronizar. A continuación, se iniciará el proceso de sincronización inicial.
Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio.
Comprender el estado de sincronización
El estado de sincronización es un conjunto de herramientas de diagnóstico que enumera todos los registros que se están sincronizando actualmente entre HubSpot y tu aplicación de terceros, los registros que se han excluido de la sincronización y los registros que no se están sincronizando.
- Desde tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono del mercado de la barra de navegación principal.
- Haz clic en la aplicación.
- Puedes ver el estado de sincronización entre las dos aplicaciones. Esto muestra lo que la sincronización está haciendo en un momento dado. Los tipos de estados son:
- No hay sincronizaciones activas: la sincronización no se ha iniciado o está en pausa.
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- (Número de) empresas/contactos escaneados: la sincronización es escanear registros de empresas y contactos tanto en HubSpot como en tu otra aplicación.
- En curso: todos los registros indexados se actualizan de acuerdo con las reglas de sincronización y el mapeo de campos. La cantidad de tiempo que esto lleva varía según si se trata de una sincronización inicial o continua, cuántos registros se deben actualizar y mantener sincronizados y la velocidad de las API de la otra aplicación.
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- Activa y atenta: todos los registros están actualizados y la sincronización está monitorizando activamente HubSpot y la aplicación correspondiente en busca de actualizaciones, cambios y contactos/empresas recién creados. Los cambios se sincronizan instantáneamente en HubSpot, y pueden tardar hasta 5 minutos en sincronizarse desde tu otra aplicación.
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- Sincronización de contacto/empresa en cola: HubSpot no puede sincronizar entre HubSpot y tu otra aplicación. No es necesario tomar ninguna medida para resolver este estado. Hay tres posibles razones:
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- Es necesario sincronizar diferentes objetos. Un objeto debe terminar de sincronizarse antes de que se pueda sincronizar el siguiente (por ejemplo, si se sincronizan las empresas y los contactos).
- Se ha alcanzado un límite de velocidad en la aplicación de sincronización. Una vez ajustado el límite, la sincronización continuará automáticamente.
- Debido a múltiples razones, la acción se encuentra actualmente en una cola de trabajo interna y se sincronizará automáticamente en breve.
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- Los cambios realizados en los registros en HubSpot se sincronizan automáticamente, mientras que HubSpot interroga la otra aplicación para ver si hay cambios cada cinco minutos. Para activar manualmente una sincronización entre HubSpot y la otra aplicación, haz clic en Sincronizar ahora. De lo contrario, los cambios se sincronizarán con HubSpot cada cinco minutos.
- Para ver el número de contactos en cada estado y los detalles del error en el panel derecho, haz clic en el número de contactos en las columnas In Sync, Failing y Excluded.
- Sincronizado: enumera todos los registros que se están sincronizando actualmente entre HubSpot y tu otra aplicación. Los registros se mantienen sincronizados siempre que coincidan con los filtros de sincronización seleccionados en la configuración.
- Error: enumera todos los registros que no se sincronizan entre HubSpot y tu otra aplicación.
- Excluido: lista todos los registros que no coinciden con ninguno de los filtros que se han configurado dentro de la sincronización, o registros que no tienen una dirección de correo electrónico.
- En el panel deslizante derecho, ve los registros de contactos específicos.
Desactivar sincronización de datos
Puedes desactivar la sincronización de datos para evitar que los registros de la aplicación se sincronicen desde HubSpot, y viceversa.- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
- Haz clic en la aplicación.
- Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar sincronización.
- En la casilla emergente, haz clic en Desactivar sincronización.
Una vez desactivada la sincronización, puedes volver a activarla haciendo clic en Editar configuración de sincronización, o eliminar la sincronización
