Opret forbindelse og brug HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du oprette en envejs- eller tovejssynkronisering mellem HubSpot og dine andre apps for at samle alle dine kundedata på én platform. Se hvilke apps, der bruger datasynkronisering her.

Nedenfor kan du se, hvordan datasynkronisering fungerer, og hvordan du forbinder en app, aktiverer datasynkronisering, resynkroniserer poster og meget mere.

Sådan fungerer datasynkronisering

Når en synkronisering aktiveres, opretter datasynkronisering et internt indeks over alle poster i et objekt. Den bruger derefter dette indeks til at sammenligne og overvåge ændringer i poster for at se, hvordan deres tilstand (synkronisering, mislykket eller ekskluderet) skal ændres, når postens egenskaber opdateres. Det betyder, at det interne datasynkroniseringsindeks løbende sammenligner sin database (enten HubSpot eller den tilsluttede app) og kan gendanne ethvert tabt eller fejlbehæftet API-kald eller slutpunkt.

Når en post opdateres, undersøger synkroniseringsmotoren hele posten i forhold til den kopi, den har, og opdaterer sin kopi, så den matcher den rigtige post. Det gør det muligt at gendanne eventuelle glemte eller mislykkede opdateringer. Datasynkronisering kan tage lidt tid at indeksere alle poster, når den startes, men det sikrer en mere jævn og sund synkroniseringsoplevelse.

Principper for synkronisering

En datasynkronisering vil altid foregå mellem to apps, hvoraf den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, som er uafhængige af det objekt, der synkroniseres:

• Den første synkronisering: starter, når en synkronisering aktiveres, eller når den gemmes. Alle eksisterende poster i begge apps sendes gennem synkroniseringsmotoren for at indeksere og, hvis det er relevant, synkronisere dem.
• Den trinvise synkron isering: Når alle poster er indekseret, scannes de for opdateringer og nye poster. Indekserede poster, der har ændret sig siden sidste gang, de blev tjekket, sendes gennem synkroniseringsmotoren.

Første synkronisering

For en tovejssynkronisering består den indledende synkronisering af:

• Indeks HubSpot: HubSpot-posterne scannes, og postens ID og dens matchende identifikatorer gemmes (som standard er dette e-mailen for kontakter og navnet eller domænet for virksomheder). Indekset holdes opdateret gennem hele synkroniseringsprocessen fremover. Læs mere om, hvordan matchning fungerer.
• Indeksér den anden app, og synkroniser: Posterne fra den anden app scannes og synkroniseres. For hver ressource, der hentes, kontrolleres det, om der er en matchende identifikator (f.eks. e-mailadresse for kontakter) i indekstabellen i HubSpot. Hvis der er det, matches posterne, og begge poster sendes gennem synkroniseringsmotoren sammen. Hvis der ikke er et match, går posten igennem synkroniseringsmotoren alene. Når synkroniseringsmotoren matcher poster, kombinerer den alle de oplysninger, den har (posternes feltværdier, filtre, felttilknytninger, synkroniseringshistorik osv.), og baseret på det opbygger den den næste handling (anmode om ændringer i ressourcerne, ikke gøre noget, logge en fejl osv.)

Bemærk: Den første post, der returneres af appens API, kan synkroniseres, den næste vil blive betragtet som en dublet.

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-posterne scannes igen for at kontrollere, om de skal synkroniseres. Dette trin vil resultere i synkronisering af eksisterende poster i HubSpot, ikke i den anden app.

Trinvis synkronisering

Den inkrementelle synkronisering scanner konstant efter opdateringer i HubSpot og den anden app (baseret på synkroniseringsretningen) og venter på at blive udløst. HubSpot tjekker, om der er ændringer hvert femte minut. Den anden app, eller dens API, bruger webhooks til at advare om eventuelle ændringer.

Forbind en app

Før du begynder

• Du skal være superadministrator eller have App Marketplace-rettigheder på din HubSpot-konto.
• Der kan være andre tilladelser, der kræves for den specifikke app, du forbinder med din HubSpot-konto.

Tilslutning af appen

Der er to måder at søge efter og oprette forbindelse til en app på. Du kan gøre det via App Marketplace eller via importsiden.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
2. Indtast appens navn i søgefeltet, og klik derefter på søgeresultatet.
3. Klik på Installer app øverst til højre.
4. Klik på Næste i dialogboksen, og log derefter ind på din app-konto.
5. Gennemgå de ønskede adgangstilladelser, og klik derefter på Tillad. Du bliver omdirigeret tilbage til app-siden i dine HubSpot-indstillinger.

Hvis du opsætter en synkronisering fra importsiden:

1. Klik på Import øverst til højre på ethvert objekts startside, eller gå til dine importindstillinger:

• • På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
  • Naviger til Import & Export i menuen i venstre side.
  • Klik på Gå til import.

2. Klik på Synkroniser en app.

3. Indtast appens navn i højre panel, og klik derefter på søgeresultatet.
4. Klik på Installer app.
5. Du bliver omdirigeret til appens fortegnelsesside for at fortsætte med forbindelsestrinene.

Det er muligt at forbinde mere end én forekomst af den samme tredjepartsapp til HubSpot. Hvis du f.eks. administrerer to Microsoft Dynamics-konti, kan du forbinde og synkronisere data fra begge konti med én HubSpot-konto. Sådan tilslutter du en ekstra konto:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på navnet på appen.
3. Klik på Handlinger > Administrer konti.
4. Klik på Tilslut en anden konto i højre panel.
5. Fortsæt med trinene for at forbinde appen til HubSpot.

Slå datasynkronisering til

Når du har tilsluttet appen, skal du konfigurere dine appindstillinger og slå synkroniseringen til for at begynde at synkronisere data mellem de to integrationer.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. Klik på Konfigurer din synkronisering.
4. På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du vælge det objekt, du vil synkronisere til eller fra i appen, og det objekt, du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
5. Klik på rullemenuen med pile , og vælg, om synkroniseringen skal være tovejs eller envejs mellem appen og HubSpot eller omvendt.

Konfigurer din synkroniseringsretning

På skærmbilledet Konfigurer skal du vælge synkroniseringsretning og mappe tredjepartsappens felter til HubSpot-egenskaber.

I afsnittet Vælg din synkroniseringsretning skal du beslutte, hvordan du vil synkronisere data fra HubSpot til tredjepartsappen og omvendt. Der er tre muligheder:

• Datasynkronisering mellem apps: Alle nye og opdaterede objektoplysninger synkroniseres mellem de to apps. Egenskaber flettes for poster, der allerede findes på begge platforme.
• Data synkronisereskun til HubSpot: Data synkroniseres kun fra din tredjepartsapp til HubSpot.
• Data synkroniseres kuntil din tredjepartsapp: Data synkroniseres kun fra HubSpot til din tredjepartsapp.

Hvis den tredjepartsapp, du forbinder, understøtter hændelsessynkronisering, har du mulighed for at synkronisere understøttede hændelser, som f.eks. e-mailåbninger og -klik, fra tredjepartsappen til HubSpot.

Før du slår hændelsessynkronisering til, skal du være opmærksom på følgende:

• Begivenhedssynkronisering er envejs, fra tredjepartsappen til HubSpot.
• Begivenhedssynkronisering synkroniserer kun begivenheder, der er forbundet med kontaktoptegnelser.
• Hvis en kontaktpost ikke synkroniseres, kan enhver tilknyttet begivenhed stadig synkroniseres til HubSpot.
• Begivenheder synkroniseres kun, hvis de er knyttet til kontakter, der allerede er i HubSpot.

For at slå begivenhedssynkronisering til skal du markere afkrydsningsfeltet One way sync [your third-party app] event to HubSpot.

I afsnittet Resolve data conflicts skal du klikke på rullemenuen og vælge den standardapp, der skal overskrive den anden, når der er uoverensstemmelser i data. Hvis der ikke er nogen feltværdi i standardappen, vil ingen data blive ændret i tredjepartsappen. Denne indstilling tilsidesætter ikke den synkroniseringsretning, der er valgt i afsnittet Vælg din synkroniseringsretning.

Gennemgå dine feltmappinger

I afsnittet Kortlæg dine felter skal du gennemgå standardtilknytningerne for egenskaber, og hvordan oplysninger synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp. Hvis du har et betalt Operations Hub-abonnement, kan du opsætte brugerdefinerede tilknytninger for egenskaber. Hvis du ikke har et betalt Operations Hub-abonnement, kan du klikke på Prøv brugerdefinerede mappinger for at teste funktionen.

Påkrævede felter vises i tabellen over felttilknytninger med en stjerne (*).

Hvis du vil slå en mapping fra, skal du klikke på den for at slå den fra.

Sådan opretter du en brugerdefineret felttilknytning:

1. Klik på Tilføj en mapping.
2. Brug rullemenuerne til at vælge den tredjepartsapp og den HubSpot-egenskab, du vil mappe.
3. Klik på success Update.

4. For at slå brugerdefinerede tilknytninger fra skal du klikke på for at slå kontakten fra.

Få mere at vide om specifikke regler og overvejelser i forbindelse med mappinger af datasynkroniseringsfelter.

Opsæt dine synkroniseringsregler

På skærmbilledet Limit skal du konfigurere, hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.

Hvis du konfigurerer en aftale-synkronisering, bliver du bedt om at kortlægge dine aftale-pipelines og -faser mellem HubSpot og din tredjepartsapp. Kun aftaler i de kortlagte aftalefaser vil blive synkroniseret.

1. I afsnittet Map your deal pipelines and stages skal du klikke på rullemenuen Choose a HubSpot pipeline for at vælge, hvilken HubSpot deal pipeline du vil synkronisere med din tredjepartsapp.
2. Klik på Auto-map for automatisk at mappe HubSpot-deal stages med din tredjepartsapps deal stages. Synkroniseringen foretager en simpel tekstsøgning og forsøger at mappe enslydende faser.
3. Klik på Kortlæg en anden pipeline for at kortlægge en yderligere pipeline.

Hvis du ikke kan se forhandlingsfaser fradin anden app i HubSpot, kan det skyldes følgende årsager:

• Den tilsluttede brugerkonto har ikke de korrekte tilladelser til at se aftalefaserne.
• Datasynkronisering mapper HubSpot-aftalestadier med pipeline-stadier i din anden app. Hvis du har en ikke-standardiseret salgsproces, der ikke er afhængig af aftale-/mulighedsfaser, kan du ikke synkronisere data ved hjælp af HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, vil HubSpot som standard kun synkronisere kontakter, der har en gyldig e-mailadresse. Hvis du også vil synkronisere kontakter uden en e-mailadresse, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Only sync contacts with an email address i afsnittet Duplicate reduction.

Få mere at vide om matchende poster.

Bemærk: Når en app har både et firmanavn- og et firmadomænefelt, vil HubSpot matche to poster, hvis de har det samme firmanavn, men et andet domæne, og omvendt.

I afsnittet Filtre kan du vælge kriterier for at begrænse, hvilke poster der skal synkroniseres fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt:

1. Klik på Rediger.
2. I højre panel skal du vælge den egenskab, der skal begrænse synkroniseringen af poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og vice versa.
3. Klik på Udført.

Bemærk: Afsnittet Filtre begrænser kun, hvilke poster der i første omgang synkroniseres mellem HubSpot og tredjepartsappen. Når posterne er synkroniseret, vil de fortsætte med at synkronisere data frem og tilbage baseret på den opsatte egenskabsmapping.

Tilknyt poster

HubSpot forsøger så vidt muligt at opretholde de samme tilknytninger mellem poster (f.eks. virksomheder, der er tilknyttet kontakter, eller aftaler, der er tilknyttet virksomheder), når der synkroniseres med den oprindelige app, du har tilsluttet. Få mere at vide om tilknytningskortlægning med datasynkronisering.

Bemærk: I de fleste tilfælde kan datasynkronisering kun automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer skal tilknyttes manuelt til virksomhedsposter i HubSpot.

Gennemgå regler og start synkroniseringen

Gennemgå de regler, du har konfigureret, på skærmen Gennemgang , og klik derefter på Gem og synkroniser. Den første synkronisering vil derefter begynde at blive behandlet.

Når den første synkron isering er gennemført, synkroniseres poster inden for 10 minutter efter en ændring.

Resynkroniser slettede poster

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller din tredjepartsapp, kan du synkronisere slettede poster igen for at genskabe dem i begge apps:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. På fanen Objektvisning skal du i kolonnen Fejl klikke på antallet af poster, der ikke kan synkroniseres.
4. Klik på Handlinger i højre panel.
5. Vælg enten Resync deleted records in HubSpot eller Resync deleted records in [third-party app].

6. Klik på Resynkroniser alle.

Det kan du også gøre:

1. Klik på Mere > Gendan alle slettede poster på fanen Postvisning.
2. I sidepanelet skal du klikke på rullemenuen Posttype og vælge posttypen og rullemenuen Destinationsapp for at vælge, hvilken app kontakterne skal genskabes i.
3. Klik på Gennemgå før gendannelse.
4. Gennemgå alle de poster, der skal gendannes, og klik på Gendan alle [antal].

Slå datasynkronisering fra

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. Klik på rullemenuen Handlinger , og vælg Slå synkronisering fra.

4. Klik på Slå synkronisering fra i pop op-boksen.

Når synkroniseringen er slået fra, kan du slå den til igen ved at klikke på Rediger synkroniseringsindstillinger eller slette synkroniseringen.

Gennemgå din synkroniserings sundhed

Når du har tilsluttet en app, kan du se en oversigt over de poster, der synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. På fanen Synkroniseringsoversigt skal du klikke på Objektvisning for at se synkroniseringsstatus efter objekter.

• • Poster, der behandles som en del af en indledende synkronisering, vil have roterende cirkler ved siden af sig.
  • En post vil have status som I kø, hvis en anden synkronisering er i gang for at forhindre, at der sker opdateringer af de samme data på samme tid.

4. Klik på antallet af poster i kolonnen In sync for at se alle poster, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
5. Klik på antallet af poster i kolonnen Failing for at se alle poster, der ikke synkroniseres mellem HubSpot og appen.

• • I kolonnen Fejlkategori kan du se årsagen til fejlen.
  • Hold musen over værktøjstippet for at se trin til at løse problemet.

6. Klik på antallet af poster i kolonnen Udelukket for at se alle poster, der er udelukket fra synkronisering. Det kan skyldes, at de ikke matcher nogen af filtrene i dine synkroniseringsindstillinger, eller at de ikke har fået tildelt en unik identifikator, hvilket kan skyldes, at der er defineret en matchende nøgle.

Eksporter poster fra en datasynkroniseringsapp

Sådan eksporterer du poster fra en datasynkroniseringsapp:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. På fanen Synkroniseringsoversigt skal du i kolonnerne I synkronisering, Mislykket eller Ekskluderet klikke på nummeret ud for det objekt, du gerne vil eksportere poster for.
4. Klik på Mere øverst til højre, og vælg derefter Eksporter.
5. Klik på rullemenuen Filformat, og vælg et format.
6. Klik på Eksporter. Når eksporten er behandlet, modtager du et downloadlink via e-mail og i meddelelsescentret.