Podłącz i korzystaj z synchronizacji danych HubSpot

Dzięki synchronizacji danych HubSpot możesz utworzyć jednokierunkową lub dwukierunkową synchronizację między HubSpot i innymi aplikacjami, aby połączyć wszystkie dane klientów na jednej platformie. Sprawdź, które aplikacje korzystają z synchronizacji danych tutaj.

Poniżej dowiesz się, jak działa synchronizacja danych i jak podłączyć aplikację, włączyć synchronizację danych, zresynchronizować rekordy i nie tylko.

Jak działa synchronizacja danych

Gdy synchronizacja jest aktywowana, synchronizacja danych tworzy wewnętrzny indeks wszystkich rekordów w obiekcie. Następnie używa tego indeksu do porównywania i monitorowania zmian rekordów, aby zobaczyć, jak ich stan (synchronizacja, niepowodzenie lub wykluczenie) powinien się zmieniać wraz z aktualizacją właściwości rekordu. Oznacza to, że wewnętrzny indeks synchronizacji danych stale porównuje swoją bazę danych (połączenie HubSpot lub połączoną aplikację) i może odzyskać każde porzucone lub błędne wywołanie API lub punkt końcowy.

Gdy rekord jest aktualizowany, silnik synchronizacji sprawdza cały rekord w stosunku do posiadanej kopii i aktualizuje swoją kopię, aby dopasować ją do rzeczywistego rekordu. Pozwala to odzyskać wszelkie pominięte lub nieudane aktualizacje. Synchronizacja danych może zająć trochę czasu, aby zindeksować wszystkie rekordy po zainicjowaniu, ale zapewni płynniejszą i zdrowszą synchronizację.

Zasady synchronizacji

Synchronizacja danych zawsze odbywa się między dwiema aplikacjami, z których jedną jest HubSpot. Każda synchronizacja ma dwie główne fazy, niezależne od synchronizowanego Obiektu:

• Początkowa synchronizacja: rozpoczyna się, gdy synchronizacja jest aktywowana lub zapisana. Wszystkie istniejące rekordy w obu aplikacjach są przekazywane przez silnik synchronizacji w celu ich zindeksowania i, jeśli ma to zastosowanie, zsynchronizowania.
• Synchronizacja przyrostowa: po zindeksowaniu wszystkich rekordów są one skanowane w poszukiwaniu aktualizacji i nowych rekordów. Zindeksowane rekordy, które uległy zmianie od ostatniego sprawdzenia, są przekazywane przez silnik synchronizacji.

Początkowa synchronizacja

W przypadku synchronizacji dwukierunkowej początkowa synchronizacja składa się z:

• Indeks HubSpot: rekordy HubSpot są skanowane, a identyfikator rekordu i jego pasujące identyfikatory są przechowywane (domyślnie jest to adres e-mail dla kontaktów oraz nazwa i/lub domena dla firm). Indeks jest aktualizowany podczas całego procesu synchronizacji. Przeczytaj więcej o tym, jak działa dopasowywanie.
• Indeksowanie drugiej aplikacji i synchronizacja: rekordy z drugiej aplikacji są skanowane i synchronizowane. Dla każdego pobranego zasobu sprawdzane jest, czy istnieje pasujący identyfikator (np. adres e-mail dla kontaktów) w tabeli indeksu HubSpot. Jeśli tak, rekordy są dopasowywane i oba rekordy są przekazywane razem przez silnik synchronizacji. Jeśli nie ma dopasowania, rekord przejdzie przez silnik synchronizacji samodzielnie. Gdy silnik synchronizacji dopasuje rekordy, łączy wszystkie posiadane informacje (wartości pól rekordów, filtry, mapowania pól, historię synchronizacji itp.) i na tej podstawie konstruuje następną akcję (żądanie zmian w zasobach, nic nie robienie, rejestrowanie błędu itp.)

Uwaga: pierwszy rekord zwrócony przez API aplikacji będzie podlegał synchronizacji, kolejny zostanie uznany za duplikat.

• Synchronizuj HubSpot: rekordy HubSpot są ponownie skanowane w celu sprawdzenia, czy wymagają synchronizacji. Ten krok spowoduje synchronizację istniejących rekordów w HubSpot, a nie w innej aplikacji.

Synchronizacja przyrostowa

Synchronizacja przyrostowa stale skanuje w poszukiwaniu aktualizacji w HubSpot i drugiej aplikacji (w oparciu o kierunek synchronizacji) i czeka na wyzwolenie. HubSpot sprawdza, czy są zmiany co pięć minut. Druga aplikacja lub jej API używa webhooków do powiadamiania o wszelkich zmianach.

Podłącz aplikację

Przed rozpoczęciem

• Musisz być administratorem o rozszerzonych uprawnieniach lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
• Mogą być wymagane inne uprawnienia dla konkretnej aplikacji, którą łączysz z kontem HubSpot.

Podłączanie aplikacji

Istnieją dwa sposoby wyszukiwania i łączenia się z aplikacją. Można to zrobić za pośrednictwem App Marketplace lub strony importu.

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Na pasku wyszukiwania wpisz nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Rata.
• W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na konto aplikacji.
• Przejrzyj wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij Zezwól. Nastąpi przekierowanie z powrotem do strony aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony importu:

• Kliknij przycisk Importuj w prawym górnym rogu strony głównej dowolnego obiektu lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Importuj i eksportuj.
  • Kliknij Przejdź do importu.
• Kliknij Skonfiguruj synchronizację.

• W prawym panelu wprowadź nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
• Kliknij przycisk Rata.
• Zostaniesz przekierowany na stronę z listingiem aplikacji, aby kontynuować kroki połączenia.

Możliwe jest podłączenie więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji innej firmy do HubSpot. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz połączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby połączyć dodatkowe konto:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij nazwę aplikacji.
• Kliknij kolejno Akcje > Zarządzaj kontami.
• W prawym panelu kliknij opcję Połącz inne konto.
• Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot.

Włącz synchronizację danych

Po podłączeniu aplikacji należy skonfigurować ustawienia aplikacji i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między dwiema integracjami.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij aplikację.
• Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
• Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować wybierz obiekt, który chcesz zsynchronizować w aplikacji, oraz obiekt, który chcesz zsynchronizować w HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane ze strzałkami i wybierz, czy synchronizacja ma być dwukierunkowa, czy jednokierunkowa między aplikacją a HubSpot lub odwrotnie.

Aby wyłączyć mapowanie, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pól:

• Kliknij opcję Dodaj mapowanie.
• Użyj rozwijanych menu, aby wybrać aplikację innej firmy i właściwość HubSpot, którą chcesz zmapować.
• Kliknij success Update.

• Aby wyłączyć niestandardowe mapowania, kliknij, aby wyłączyć przełącznik .

Dowiedz się więcej o konkretnych zasadach i rozważaniach dotyczących mapowania pól synchronizacji danych.

Konfigurowanie reguł synchronizacji

Na ekranie Limit skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.

Domyślnie HubSpot synchronizuje tylko te kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby synchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji Reduce the chance of duplicates usuń zaznaczenie pola wyboru Only sync contacts with an email address.

Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.

Uwaga: gdy aplikacja ma zarówno pole nazwy firmy, jak i domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają tę samą nazwę firmy, ale inną domenę i odwrotnie.

W sekcji Limit which records sync wybierz kryteria, aby ograniczyć rekordy, które będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie:

• Kliknij Edytuj.
• W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.
• Kliknij przycisk Gotowe.

Uwaga: sekcja Ogranicz synchronizację rekordów ogranicza tylko to, które rekordy są początkowo synchronizowane między HubSpot i aplikacją innej firmy. Po zsynchronizowaniu rekordów będą one nadal synchronizować dane w obie strony w oparciu o skonfigurowane mapowanie właściwości.

Rekordy stowarzyszone

HubSpot stara się zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami) podczas synchronizacji z oryginalną aplikacją, z którą się połączyłeś, o ile to możliwe. Dowiedz się więcej o mapowaniu powiązań z synchronizacją danych.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych może jedynie automatycznie powiązać faktury z kontaktami. Faktury muszą być ręcznie powiązane z rekordami firmy w HubSpot.

Przejrzyj zasady i rozpocznij synchronizację

Na ekranie przeglądu przejrzyj skonfigurowane reguły, a następnie kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj. Rozpocznie się proces początkowej synchronizacji.

Po zakończeniu początkowej synchronizacji rekordy zostaną zsynchronizowane w ciągu 10 minut od zmiany.

Resynchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w aplikacji HubSpot lub aplikacji innej firmy, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w dowolnej aplikacji:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij aplikację.
• Na karcie Widok obiektu w kolumnie Niepowodzenie kliknij liczbę rekordów, których synchronizacja nie powiodła się.
• W prawym panelu kliknij opcję Akcje.
• Wybierz opcję Resync deleted records in HubSpot lub Resync deleted records in [third-party app].

• Kliknij przycisk Resynchronizuj wszystko.

Można również:

• W zakładce Rekord view kliknij More > Restore all deleted records.
• W panelu bocznym kliknij menu rozwijane Rekord type i wybierz typ rekordu oraz menu rozwijane Destination app, aby wybrać aplikację, w której mają zostać odtworzone kontakty.
• Kliknij przycisk Przejrzyj przed przywróceniem.
• Przejrzyj wszystkie rekordy, które zostaną przywrócone, i kliknij przycisk Przywróć wszystkie [liczba].

Wyłącz synchronizację danych

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij aplikację.
• Kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Wyłącz synchronizację.

• W wyskakującym pytaniu kliknij opcję Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji można ją ponownie włączyć, klikając Edytuj ustawienia synchronizacji, lub usunąć synchronizację.

Kondycja synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji można wyświetlić przegląd rekordów zsynchronizowanych między HubSpot i aplikacją innej firmy.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij aplikację.
• Na karcie Przegląd synchronizacji kliknij opcję Widok obiektu, aby wyświetlić stan synchronizacji według obiektów.
  • Rekordy przetwarzane w ramach wstępnej synchronizacji będą miały obok siebie obracające się kółka.
  • Rekord będzie miał status W kolejce, jeśli trwa inna synchronizacja, aby zapobiec aktualizacjom tych samych danych w tym samym czasie.

• W kolumnie W synchronizacji kliknij liczbę rekordów, aby przejrzeć wszystkie rekordy zsynchronizowane między HubSpot i aplikacją.
• W kolumnie Niepowodzenie kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot i aplikacją nie powiodła się.
  • W kolumnie Kategoria błędu przejrzyj przyczynę niepowodzenia.
  • Najedź kursorem na podpowiedź, aby przejrzeć kroki do rozwiązania.
• W kolumnie Wykluczone kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to być spowodowane tym, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisanego unikalnego identyfikatora, co może być spowodowane zdefiniowaniem pasującego klucza.
  • Kliknij, aby wyświetlić wszystkie rekordy synchronizowane między HubSpot i aplikacją.
  • Użyj rozwijanych menu, aby filtrować rekordy według typu obiektu, stanu synchronizacji lub określonego przedziału czasowego.

• Aby edytować kolejność kolumn, kliknij More > Edit columns.
• Aby wyeksportować wszystkie rekordy, kliknij przycisk Więcej > Eksportuj.
  • W oknie dialogowym wybierz format pliku.
  • Kliknij przycisk Eksportuj. Wyeksportowany plik zostanie wysłany pocztą e-mail.
• Aby przywrócić wszystkie usunięte rekordy, kliknij Więcej > Przywróć wszystkie usunięte rekordy.
  • W prawym panelu wybierz typ rekordu i aplikację docelową. Wszystkie usunięte wcześniej rekordy zostaną przywrócone w wybranej aplikacji docelowej.