Połącz się i korzystaj z synchronizacji danych HubSpot

Dzięki synchronizacji danych HubSpot możesz utworzyć jednokierunkową lub dwukierunkową synchronizację między HubSpot i innymi aplikacjami, aby połączyć wszystkie dane klientów na jednej platformie. Sprawdź, które aplikacje korzystają z synchronizacji danych tutaj.

Zanim zaczniesz

• Musisz być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
• Mogą być wymagane inne uprawnienia dla konkretnej aplikacji, którą łączysz z kontem HubSpot.

Podłącz aplikację

Istnieją dwa sposoby wyszukiwania i łączenia się z aplikacją. Można to zrobić za pośrednictwem App Marketplace lub strony importu.

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Na pasku wyszukiwania wpisz nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
• W prawym górnym rogu kliknij Zainstaluj aplikację.
• W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na konto aplikacji.
• Przejrzyj wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij Zezwól. Nastąpi przekierowanie z powrotem do strony aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony importu:

• Kliknij przycisk Importuj w prawym górnym rogu strony głównej dowolnego obiektu lub przejdź do ustawień importu:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Importuj i eksportuj.
  • Kliknij Przejdź do importu.
• Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.

• W prawym panelu wprowadź nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
• Kliknij Zainstaluj aplikację.
• Nastąpi przekierowanie do strony z listą aplikacji, aby kontynuować kroki połączenia.

Możliwe jest podłączenie więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji innej firmy do HubSpot. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz połączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby połączyć dodatkowe konto:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje..
• Kliknij nazwę aplikacji.
• Kliknij Akcje > Zarządzaj kontami.
• W prawym panelu kliknij opcję Podłącz inne konto.
• Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot.

Włącz synchronizację danych

Po podłączeniu aplikacji należy skonfigurować ustawienia aplikacji i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między dwiema integracjami.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij aplikację.
• Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
• Na stronie Wybierz obiekt do synchronizacji wybierz obiekt, który chcesz zsynchronizować, a następnie kliknij przycisk Dalej. Dowiedz się więcej o synchronizowaniu kontaktów i potencjalnych klientów z innymi aplikacjami.

Aby wyłączyć mapowanie, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pola:

• Kliknij przycisk Dodaj mapowanie.
• Użyj menu rozwijanych, aby wybrać aplikację innej firmy i właściwość HubSpot, którą chcesz zmapować.
• Kliknij success Update.

• Aby wyłączyć niestandardowe mapowania, kliknij, aby wyłączyć przełącznik .

Dowiedz się więcej o konkretnych zasadach i rozważaniach dotyczących mapowania pól synchronizacji danych.

Konfigurowanie reguł synchronizacji

Na ekranie Limit skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.

Domyślnie HubSpot synchronizuje tylko te kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby synchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji Reduce the chance of duplicates usuń zaznaczenie pola wyboru Only sync contacts with an email address.

Podczas początkowej synchronizacji HubSpot porówna obie bazy danych. Po wykryciu zgodności istniejące rekordy zostaną zaktualizowane. Synchronizacja danych dopasowuje rekordy kontaktów, porównując adresy e-mail kontaktów, a następnie adres e-mail firmy, nazwę i domeny.

W przypadku rekordów firm synchronizacja danych dopasowuje rekordy firm w każdej aplikacji na podstawie nazwy firmy lub nazwy domeny firmy. W przypadku niektórych konektorów konektor może używać tylko nazwy jako głównego identyfikatora, ponieważ niektóre aplikacje nie mają pola domeny. Właściwość nazwy domeny firmy HubSpot musi być zdefiniowana jako domyślne mapowanie pola, aby mogła być używana jako identyfikator do deduplikacji. Właściwość HubSpot Website URL nie może być używana do deduplikacji.

Uwaga: gdy aplikacja ma zarówno pole nazwy firmy, jak i domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają tę samą nazwę firmy, ale inną domenę i odwrotnie.

W sekcji Ogranicz synchronizację rekordów wybierz kryteria, aby ograniczyć, które rekordy będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie:

• Kliknij Edytuj.
• W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.
• Kliknij przycisk Gotowe.

Uwaga: sekcja Limit which records sync ogranicza tylko to, które rekordy są początkowo synchronizowane między HubSpot i aplikacją innej firmy. Po zsynchronizowaniu rekordów będą one nadal synchronizować dane w obie strony w oparciu o skonfigurowane mapowanie właściwości.

Powiązanie rekordów

HubSpot stara się zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami) podczas synchronizacji z oryginalną aplikacją, z którą się połączyłeś, o ile to możliwe.

Aby wyświetlić rekordy powiązane z kontaktami synchronizowanymi z innej aplikacji:

• Kliknij menu rozwijane Akcje na dowolnym synchronizowanym obiekcie, a następnie wybierz opcję Edytuj ustawienia synchronizacji.
• Kliknij przycisk Konfiguruj.
• W sekcji Mapuj pola kliknij menu rozwijane Wszystkie mapowania i wybierz opcję Mapowania asocjacji.
• Zobaczysz rekord synchronizowany z aplikacji innej firmy i jego powiązanie z obiektem.

Powiązane rekordy zostaną utworzone tylko wtedy, gdy dla tego samego obiektu jest uruchomiona synchronizacja. Na przykład, jeśli masz tylko synchronizację kontaktu, ale nie masz synchronizacji firmy, powiązana firma nie będzie synchronizowana.

Jeśli rekord ma wiele powiązań z firmą, synchronizowana będzie tylko firma główna.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych może automatycznie kojarzyć faktury tylko z kontaktami. Faktury muszą być ręcznie powiązane z rekordami firm w HubSpot.

Przejrzyj reguły i rozpocznij synchronizację

Na ekranie Review przejrzyj skonfigurowane reguły, a następnie kliknij Save and sync. Rozpocznie się proces początkowej synchronizacji.

Po zakończeniu początkowej synchronizacji rekordy zostaną zsynchronizowane w ciągu 10 minut od zmiany.

Resynchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w HubSpot lub aplikacji innej firmy, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w dowolnej aplikacji:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje..
• Kliknij aplikację.
• Na karcie Object view w kolumnie Failing kliknij liczbę rekordów, których synchronizacja nie powiodła się.
• W prawym panelu kliknij opcję Akcje.
• Wybierz opcję Resync deleted records in HubSpot lub Resync deleted records in [third-party app].

• Kliknij przycisk Resynchronizuj wszystko.

Możesz także:

• Na karcie Record view (Widok rekordów) kliknąć More (Więcej) > Restore all deleted records (Przywróć wszystkie usunięte rekordy).
• W panelu bocznym kliknij menu rozwijane Typ rekordu i wybierz typ rekordu oraz menu rozwijane Aplikacja docelowa, aby wybrać aplikację, w której mają zostać odtworzone kontakty.
• Kliknij przycisk Przejrzyj przed przywróceniem.
• Przejrzyj wszystkie rekordy, które zostaną przywrócone, i kliknij przycisk Przywróć wszystkie [liczba].

Wyłączanie synchronizacji danych

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij aplikację.
• Kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Wyłącz synchronizację.

• W wyskakującym okienku kliknij opcję Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji można ją ponownie włączyć, klikając Edytuj ustawienia synchronizacji, lub usunąć synchronizację.

Sprawdzanie kondycji synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji można wyświetlić przegląd rekordów zsynchronizowanych między HubSpot i aplikacją innej firmy.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij aplikację.
• Na karcie Sync overview kliknij Object view, aby wyświetlić stan synchronizacji według obiektów.
  • W kolumnie In sync kliknij liczbę rekordów, aby przejrzeć wszystkie rekordy zsynchronizowane między HubSpot i aplikacją.
  • W kolumnie Niepowodzenie kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot a aplikacją nie powiodła się.
    • W kolumnie Kategoria błędu przejrzyj przyczynę niepowodzenia.
    • Najedź kursorem na podpowiedź, aby przejrzeć kroki do rozwiązania.
  • W kolumnie Wykluczone kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to być spowodowane tym, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisanego unikalnego identyfikatora. Sprawdź identyfikator dla każdego typu obiektu w poniższej tabeli:

• Kliknij Record view, aby wyświetlić wszystkie rekordy zsynchronizowane między HubSpot i aplikacją.
  • Użyj rozwijanych menu, aby filtrować rekordy według typu obiektu, stanu synchronizacji lub określonego przedziału czasowego.
  • Aby edytować kolejność kolumn, kliknij opcję Więcej > Edytuj kolumny.
  • Aby wyeksportować wszystkie rekordy, kliknij Więcej > Eksportuj.
    • W oknie dialogowym wybierz format pliku.
    • Kliknij przycisk Eksportuj. Wyeksportowany plik zostanie wysłany pocztą e-mail.
  • Aby przywrócić wszystkie usunięte rekordy, kliknij More > Restore all deleted records.
    • W prawym panelu wybierz typ rekordu i aplikację docelową. Wszystkie wcześniej usunięte rekordy zostaną przywrócone w wybranej aplikacji docelowej.