Połącz się i korzystaj z synchronizacji danych HubSpot

Dzięki synchronizacji danych HubSpot możesz utworzyć synchronizację jednokierunkową lub dwukierunkową między HubSpot a innymi aplikacjami, aby połączyć wszystkie dane klientów w jednej platformie. Sprawdź, które aplikacje korzystają z synchronizacji danych.

Dowiedz się, jak działa synchronizacja danych i jak połączyć aplikację, włączyć synchronizację danych, ponownie zsynchronizować rekordy i nie tylko.

Jak działa synchronizacja danych

Po aktywowaniu synchronizacji dane tworzą wewnętrzny indeks wszystkich rekordów w obiekcie. Następnie wykorzystują ten indeks do porównywania i monitorowania zmian w rekordach, aby sprawdzić, jak powinien zmienić się ich stan (synchronizacja, błąd lub wykluczenie) w miarę aktualizacji właściwości rekordów. Oznacza to, że wewnętrzny indeks synchronizacji danych nieustannie porównuje swoją bazę danych (HubSpot lub podłączoną aplikację) i może odzyskać wszelkie utracone lub błędne wywołania API lub punkty końcowe.

Po aktualizacji rekordu silnik synchronizacji porównuje cały rekord z posiadaną kopią i aktualizuje ją, aby dopasować ją do rzeczywistego rekordu. Pozwala to na odzyskanie wszelkich pominiętych lub nieudanych aktualizacji. Synchronizacja danych może zająć trochę czasu, aby zindeksować wszystkie rekordy po uruchomieniu, ale zapewni płynniejsze i bardziej stabilne działanie synchronizacji. 

Zasady synchronizacji

Synchronizacja danych zawsze odbywa się między dwiema aplikacjami, z których jedną jest HubSpot. Każda synchronizacja składa się z dwóch głównych faz, niezależnych od synchronizowanego obiektu:

• Synchronizacja początkowa: rozpoczyna się po aktywacji synchronizacji lub po zapisaniu. Wszystkie istniejące rekordy w obu aplikacjach są przekazywane przez silnik synchronizacji w celu indeksacji i, w stosownych przypadkach, synchronizacji.
• Synchronizacja przyrostowa: po zindeksowaniu wszystkich rekordów są one skanowane w poszukiwaniu aktualizacji i nowych rekordów. Zindeksowane rekordy, które uległy zmianie od czasu ostatniej kontroli, są przekazywane przez silnik synchronizacji.

Synchronizacja początkowa

W przypadku synchronizacji dwukierunkowej synchronizacja początkowa składa się z:

• Indeksowanie HubSpot: rekordy HubSpot są skanowane, a identyfikator rekordu i pasujące identyfikatory są przechowywane (domyślnie jest to adres e-mail dla kontaktów oraz nazwa lub domena dla firm). Indeks jest aktualizowany przez cały proces synchronizacji. Dowiedz się więcej o tym, jak działa dopasowywanie. 
• Indeksowanie drugiej aplikacji i synchronizacja: rekordy z drugiej aplikacji są skanowane i synchronizowane. Dla każdego pobranego zasobu sprawdzane jest, czy w tabeli indeksowej HubSpot znajduje się pasujący identyfikator (np. adres e-mail dla kontaktów). Jeśli tak, rekordy są dopasowywane i oba rekordy są przekazywane razem przez silnik synchronizacji. Jeśli nie ma dopasowania, rekord przechodzi przez silnik synchronizacji samodzielnie. Gdy silnik synchronizacji dopasowuje rekordy, łączy wszystkie posiadane informacje (wartości pól rekordów, filtry, mapowania pól, historię synchronizacji itp.) i na tej podstawie tworzy kolejne działanie (żądanie zmian w zasobach, brak działania, rejestrowanie błędu itp.).

Uwaga: pierwszy rekord zwrócony przez API aplikacji będzie można zsynchronizować, a następny zostanie uznany za duplikat.

• Synchronizacja HubSpot: rekordy HubSpot są ponownie skanowane w celu sprawdzenia, czy wymagają synchronizacji. Ten krok spowoduje synchronizację istniejących rekordów w HubSpot, a nie w innej aplikacji.

Synchronizacja

przyrostowa

Synchronizacja przyrostowa stale skanuje HubSpot i inną aplikację (w zależności od kierunku synchronizacji) w poszukiwaniu aktualizacji i czeka na uruchomienie. HubSpot sprawdza, czy nastąpiły zmiany co pięć minut. Inna aplikacja lub jej API używa webhooków do powiadamiania o wszelkich zmianach.

Podłącz aplikację

Istnieją dwa sposoby wyszukiwania aplikacji i łączenia się z nią. Można to zrobić za pośrednictwem App Marketplace lub strony importów. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. W pasku wyszukiwania wprowadźnazwę aplikacji, a następnie kliknijwynik wyszukiwania. 
3. Kliknij „Zainstaluj”.
4. W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na swoje konto aplikacji.
5. Sprawdź wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij Zezwól. Zostaniesz przekierowany z powrotem do strony aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony importów:

1. Kliknij Importuj w prawym górnym rogu dowolnejstrony głównej obiektu lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:

• • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu bocznym po lewej stronie przejdź doImportuj i eksportuj.
  • KliknijPrzejdź do importu.

2. Kliknij opcjęPodłącz aplikację. 

3. W oknie dialogowym wprowadź nazwę aplikacji, a następnie kliknijwynik wyszukiwania. 
4. Kliknij opcjęZainstaluj. 
5. Zostaniesz przekierowany do strony z listą aplikacji, aby kontynuować kroki związane z połączeniem. 

Możliwe jest połączenie więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji zewnętrznej z HubSpot. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz połączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby połączyć dodatkowe konto:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij nazwęaplikacji. 
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania na koncie >Zarządzaj kontami. 
4. W prawym panelu kliknij Połącz inne konto. 
5. Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot. 

Włącz synchronizację danych

Po połączeniu aplikacji musisz skonfigurować jej ustawienia i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między dwiema integracjami. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
4. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować wybierz obiekt, z którym chcesz zsynchronizować aplikację lub z którego chcesz zsynchronizować dane w aplikacji, oraz obiekt, z którym chcesz zsynchronizować dane w HubSpot lub z którego chcesz zsynchronizować dane.
5. Kliknij menu rozwijane ze strzałkami i wybierz, czy synchronizacja ma być dwukierunkowa, czy jednokierunkowa między aplikacją a HubSpot lub odwrotnie. 

Skonfiguruj kierunek synchronizacji

Na ekranie Konfiguruj wybierz kierunek synchronizacji i przypisz pola aplikacji zewnętrznej do właściwości HubSpot.

W sekcji Wybierz kierunek synchronizacji zdecyduj, w jaki sposób chcesz synchronizować dane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie. Dostępne są trzy opcje: 

• Synchronizacja danych między aplikacjami: wszystkie nowe i zaktualizowane informacje o obiektach będą synchronizowane między dwiema aplikacjami. Właściwości zostaną scalone dla rekordów, które już istnieją na obu platformach. 
• Synchronizacja danych tylko do HubSpot: dane będą synchronizowane tylko z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Synchronizacja danych tylko do aplikacji zewnętrznej: dane będą synchronizowane tylko z HubSpot do aplikacji zewnętrznej. 

Jeśli aplikacja zewnętrzna, z którą się łączysz, obsługuje synchronizację zdarzeń, będziesz mieć możliwość synchronizowania obsługiwanych zdarzeń, takich jak otwarcia wiadomości e-mail i kliknięcia, z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.

Przed włączeniem synchronizacji zdarzeń należy pamiętać o następujących kwestiach: 

• Synchronizacja zdarzeń jest jednokierunkowa, z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Synchronizacja zdarzeń synchronizuje tylko zdarzenia powiązane z rekordami kontaktów.
• Jeśli rekord kontaktu nie zostanie zsynchronizowany, wszelkie powiązane zdarzenia nadal mogą być synchronizowane z HubSpot.
• Zdarzenia będą synchronizowane tylko wtedy, gdy są powiązane z kontaktami, które już znajdują się w HubSpot.

Aby włączyć synchronizację zdarzeń, zaznacz pole wyboru Jednokierunkowa synchronizacja zdarzeń [aplikacja zewnętrzna] z HubSpot. 

W sekcji Rozwiązuj konflikty danych kliknij menu rozwijane i wybierz domyślną aplikację, która zastąpi drugą w przypadku rozbieżności danych. Jeśli w domyślnej aplikacji nie ma wartości pola, żadne dane nie zostaną zmienione w aplikacji zewnętrznej. To ustawienie nie ma pierwszeństwa przed kierunkiem synchronizacji wybranym w sekcji Wybierz kierunek synchronizacji.

Sprawdź mapowanie pól

W sekcji Mapuj pola sprawdź domyślne mapowania właściwości i sposób synchronizacji informacji między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Jeśli masz płatny Data Hub , możesz skonfigurować niestandardowe mapowania właściwości. Jeśli nie masz płatnej subskrypcji Data Hub , kliknijWypróbuj niestandardowe mapowania, aby przetestować tę funkcję. 

Wymagane pola zostaną oznaczone gwiazdką (*) w tabeli mapowań pól. 

Aby wyłączyć mapowanie, kliknij, abywyłączyć przełącznik. 

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pól:

1. KliknijDodaj mapowanie. 
2. Użyj menu rozwijanego, aby wybrać aplikację zewnętrzną i właściwość HubSpot, które chcesz zmapować.
3. Kliknijprzycisk Aktualizuj.

4. Aby wyłączyć niestandardowe mapowania, kliknij, aby przełączyćprzełącznik w pozycję wyłączoną. 

Dowiedz się więcej o szczegółowych zasadach i kwestiach dotyczących mapowania pól synchronizacji danych.

Skonfiguruj zasady synchronizacji

Na ekranie Limit skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.

Jeśli konfigurujesz synchronizację transakcji, zostaniesz poproszony o zmapowanie ścieżek i etapów transakcji między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Synchronizowane będą tylko transakcje na zmapowanych etapach. 

1. W sekcji Mapuj ścieżki i etapy transakcji kliknij menu rozwijane Wybierz ścieżkę HubSpot, aby wybrać ścieżkę transakcji HubSpot, którą chcesz zsynchronizować z aplikacją zewnętrzną.
2. Kliknij opcję Automatyczne mapowanie, aby automatycznie zmapować etapy transakcji HubSpot z etapami transakcji aplikacji zewnętrznej. Synchronizacja wykonuje proste wyszukiwanie tekstowe i próbuje zmapować etapy o podobnej nazwie.
3. Aby zmapować dodatkowy proces, kliknij opcję Mapuj inny proces.

Jeśli nie możesz wyświetlić etapów transakcji z innej aplikacji w HubSpot, wynika to z następujących przyczyn:

• Połączone konto użytkownika nie ma odpowiednich uprawnień do wyświetlania etapów transakcji.
• Synchronizacja danych mapuje etapy transakcji HubSpot z etapami procesu sprzedaży w innej aplikacji. Jeśli masz niestandardowy proces sprzedaży, który nie opiera się na etapach transakcji/szans sprzedaży, nie będziesz w stanie zsynchronizować danych za pomocą synchronizacji danych HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację kontaktów, domyślnie HubSpot synchronizuje tylko kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby zsynchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji Redukcja duplikatówusuń zaznaczenie pola wyboru Synchronizuj tylko kontakty z adresem e-mail.

Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.

Uwaga: gdy aplikacja ma zarówno pole nazwy firmy, jak i domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają tę samą nazwę firmy, ale różną domenę i odwrotnie.

W sekcji Filtry wybierz kryteria, aby ograniczyć rekordy, które będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie:

1. KliknijEdytuj.
2. W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.
3. KliknijGotowe. 

Uwaga: sekcja Filtryogranicza tylko te rekordy, które są początkowo synchronizowane między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Po zsynchronizowaniu rekordów będą one nadal synchronizowane w obie strony na podstawie skonfigurowanego mapowania właściwości.

Powiązanie rekordów

HubSpot stara się zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami) podczas synchronizacji z oryginalną aplikacją, z którą się połączyłeś, o ile to możliwe. Dowiedz się więcej o mapowaniu powiązań z synchronizacją danych.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych może automatycznie powiązać faktury tylko z kontaktami. Faktury muszą być ręcznie powiązane z rekordami firm w HubSpot.

Sprawdź reguły i rozpocznij synchronizację

Na ekranie Przegląd sprawdź skonfigurowane reguły, a następnie kliknij Zapisz i synchronizuj. Rozpocznie się proces wstępnej synchronizacji.

Po zakończeniu wstępnej synchronizacji rekordy będą synchronizowane w ciągu 10 minut od wprowadzenia zmiany.

Ponowna synchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w HubSpot lub aplikacji zewnętrznej, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w jednej z aplikacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. W zakładce Widok obiektu, w kolumnie Niepowodzenia kliknijliczbę rekordów,których synchronizacja nie powiodła się. 
5. W prawym panelu kliknijopcję Działania.
6. Wybierz opcjęResynchronizuj usunięte rekordy w HubSpot lubResynchronizuj usunięte rekordy w [aplikacji zewnętrznej].
7. Kliknij opcjęResynchronizuj wszystko. 

Możesz również:

1. W zakładceWidok rekordu kliknijWięcej >Przywróć wszystkie usunięte rekordy. 
2. W panelu bocznym kliknij menu rozwijaneTyp rekordu i wybierz typ rekordu oraz menu rozwijaneAplikacja docelowa, aby wybrać aplikację, w której chcesz odtworzyć kontakty. 
3. Kliknij opcjęPrzejrzyj przed przywróceniem. 
4. Przejrzyj wszystkie rekordy, które zostaną przywrócone, i kliknij Przywróć wszystkie [liczba]. 

Wyłącz synchronizację danych

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. Najedź kursorem na synchronizację [obiektu], kliknij menu rozwijane Więcej i wybierz opcję Wyłącz synchronizację. 
5. W wyskakującym okienku kliknij Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji możesz ją ponownie włączyć, klikającEdytuj ustawienia synchronizacji, lub usunąć synchronizację.

Sprawdź stan synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji wyświetl przegląd rekordów synchronizowanych między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. Kliknij Widok obiektów, aby wyświetlić status synchronizacji według obiektów.

• • Rekordy przetwarzane w ramach początkowej synchronizacji będą miały obok siebie obracające się kółka.
  • Rekord będzie miał status W kolejce, jeśli trwa inna synchronizacja, aby zapobiec jednoczesnej aktualizacji tych samych danych.
  • Najedź kursorem myszy na status synchronizacji każdego obiektu, aby uzyskać więcej informacji na temat postępu synchronizacji. Moduł śledzenia statusu synchronizacji pokazuje aktualny etap synchronizacji integracji, taki jak skanowanie, synchronizacja, synchronizacja i nasłuchiwanie zmian. 

5. Wkolumnie Synchronizacjakliknijliczbę rekordów, aby przejrzeć wszystkie rekordy synchronizowane między HubSpot a aplikacją.
6. W kolumnieNiepowodzenia kliknijliczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot a aplikacją nie powiodła się. 

• • W kolumnie Synchronizacjakliknijstrzałkę w prawo RightIcoobok błędu, aby wyświetlić więcej informacji na temat przyczyny niepowodzenia synchronizacji.
  • Kliknij ikonę artificialIntelligenceIcon Rozwiązywanie problemów, aby otworzyć Breeze Assistant i uzyskać wskazówki oraz instrukcje dotyczące rozwiązywania problemów, które pomogą usunąć błąd synchronizacji rekordu. 

7. W kolumnieWykluczone kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to wynikać z tego, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisanego unikalnego identyfikatora, co może wynikać z zdefiniowania klucza dopasowującego. 

Jeśli synchronizacja niektórych rekordów nie powiodła się, możesz uruchomić ponowną synchronizację tylko dla tych rekordów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. Następnie kliknij kartę Widok rekordów.
4. Zaznacz pole wyboru obok rekordów, które chcesz ponownie zsynchronizować.
5. Następnie kliknij opcję Ponów synchronizację dla [liczba] rekordów.

Eksportowanie rekordów z aplikacji do synchronizacji danych

Aby wyeksportować rekordy z aplikacji do synchronizacji danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. W kolumnach Synchronizacja, Błąd lub Wykluczone kliknij liczbę obok obiektu, dla którego chcesz wyeksportować rekordy.
5. W prawym górnym rogu kliknij Więcej, a następnie wybierz Eksportuj.
6. Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
7. Kliknij Eksportuj. Po zakończeniu eksportu otrzymasz link do pobrania wiadomości e-mail oraz w centrum powiadomień.