HubSpot-Datensynchronisierung verknüpfen und verwenden

Mit der HubSpot-Datensynchronisierung können Sie einen einseitigen oder beidseitigen Datenaustausch zwischen HubSpot und Ihren anderen Apps erstellen, um all Ihre Kundendaten auf einer Plattform zu vereinen. Überprüfen Sie hier, welche Apps die Datensynchronisierung verwenden. 

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Datensynchronisierung funktioniert und wie Sie eine App verknüpfen, die Datensynchronisierung aktivieren oder Datensätze erneut synchronisieren.

So funktioniert die Datensynchronisierung

Wenn eine Synchronisierung aktiviert ist, erstellt die Datensynchronisierung einen internen Index aller Datensätze in einem Objekt. Anhand dieses Indexes werden Änderungen an Datensätzen verglichen und überwacht, um Änderungen am Status (synchronisiert, fehlgeschlagen oder ausgeschlossen) in Bezug auf die Aktualisierung von Datensatzeigenschaften festzulegen. Das bedeutet, dass der interne Datensynchronisierungsindex kontinuierlich seine Datenbank (entweder HubSpot oder die verknüpfte App) vergleicht und jeden abgebrochenen oder fehlerhaften API-Aufruf oder Endpunkt wiederherstellen kann.

Wenn ein Datensatz aktualisiert wird, vergleicht die Synchronisierungs-Engine den gesamten Datensatz mit der vorhandenen Kopie und aktualisiert seine Kopie, damit sie mit dem tatsächlichen Datensatz übereinstimmt. Auf diese Weise können alle verpassten oder fehlgeschlagenen Aktualisierungen wiederhergestellt werden. Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, um bei der Initiierung der Datensynchronisierung alle Datensätze zu indexieren. Dies sorgt jedoch für eine reibungslosere und bessere Synchronisierung. 

Prinzipien der Synchronisierung

Eine Datensynchronisierung findet immer zwischen zwei Apps statt, wobei eine davon HubSpot ist. Jede Synchronisierung hat zwei Hauptphasen, unabhängig von der Synchronisierung des Objekts:

• Die erste Synchronisierung startet, wenn eine Synchronisierung aktiviert wird oder gespeichert wird. Alle vorhandenen Datensätze in beiden Apps werden von der Synchronisierungs-Engine durchlaufen, um sie zu indexieren und gegebenenfalls zu synchronisieren.
• Inkrementelle Synchronisierung: Wenn alle Datensätze indexiert sind, wird nach Aktualisierungen und neuen Datensätzen gescannt. Indexierte Datensätze, die sich seit ihrer letzten Überprüfung geändert haben, durchlaufen die Synchronisierungs-Engine.

Erste Synchronisierung

Bei einer bidirektionalen Synchronisierung umfasst die erste Synchronisierung:

• HubSpot indexieren: Die HubSpot-Datensätze werden gescannt und die ID des Datensatzes sowie die zugehörigen IDs werden gespeichert (standardmäßig ist dies die E-Mail-Adresse für Kontakte und der Name und/oder die Domain für Unternehmen). Der Index wird während aller zukünftigen Synchronisierungen auf dem neuesten Stand gehalten. Lesen Sie mehr darüber, wie das Abgleichen funktioniert. 
• Die andere App indexieren und synchronisieren: Die Datensätze aus der anderen App werden gescannt und synchronisiert. Für jede Ressource, die abgerufen wird, wird überprüft, ob es eine übereinstimmende ID (z. B. E-Mail-Adresse für Kontakte) in der Indextabelle von HubSpot gibt. Ist dies der Fall, werden die Datensätze abgeglichen und beide Datensätze durchlaufen gemeinsam die Synchronisierungs-Engine. Wenn es keine Übereinstimmung gibt, durchläuft der Datensatz selbst die Synchronisierungs-Engine. Wenn die Synchronisierungs-Engine Datensätze abgleicht, werden alle zur Verfügung stehenden Informationen (die Feldwerte der Datensätze, die Filter, Feldzuordnungen, der Synchronisierungsverlauf usw.) kombiniert und auf dieser Grundlage die nächste Aktion konstruiert (Änderung an den Ressourcen anfordern, nichts unternehmen, einen Fehler protokollieren usw.).

Bitte beachten: Der erste von der API der App zurückgegebene Datensatz kann synchronisiert werden, der nächste wird als Duplikat betrachtet.

• HubSpot synchronisieren: Die HubSpot-Datensätze werden erneut gescannt, um zu prüfen, ob sie synchronisiert werden müssen. Dieser Schritt führt dazu, dass die vorhandenen Datensätze in HubSpot synchronisiert werden, nicht in der anderen App.

Inkrementelle Synchronisierung

Bei einer inkrementellen Synchronisierung wird fortlaufend nach Aktualisierungen in HubSpot und der jeweils anderen App (abhängig von der Richtung der Synchronisierung) gesucht. Es wird auf einen Trigger gewartet. HubSpot überprüft alle fünf Minuten, ob Änderungen vorliegen. Die andere App oder ihre API verwendet Webhooks, um über Änderungen zu informieren.

App verknüpfen

Vor dem Start

• Sie müssen ein Super-Admin sein oder über Berechtigungen für den App Marketplace in Ihrem HubSpot-Account verfügen.
• Möglicherweise sind für die spezifische App, die Sie mit Ihrem HubSpot-Account verknüpfen möchten, weitere Berechtigungen erforderlich.

Die App verknüpfen

Es gibt zwei Möglichkeiten, nach einer App zu suchen und eine Verknüpfung mit ihr zu erstellen. Sie können dies über den App Marketplace oder über die Importseite tun. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
• Geben Sie in der Suchleiste den App-Namen ein und klicken Sie dann auf das Suchergebnis. 
• Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter und melden Sie dann bei Ihrem App-Konto an.
• Überprüfen Sie die angeforderten Zugriffsberechtigungen und klicken Sie dann auf Zulassen. Sie werden dann zurück zur App-Seite in Ihren HubSpot-Einstellungen geleitet.

Wenn Sie eine Synchronisierung über die Importseite einrichten:

• Klicken Sie auf oben rechts auf einer Objektstartseite auf Importieren oder rufen Sie Ihre Importeinstellungen auf:
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Import & Export.
  • Klicken Sie auf Zum Import.
• Klicken Sie auf Eine Synchronisierung einrichten. 

• Geben Sie im rechten Bereich den App-Namen ein und klicken Sie dann auf das Suchergebnis. 
• Klicken Sie auf App installieren. 
• Sie werden zur Listing-Seite der App weitergeleitet, um mit den Verknüpfungsschritten fortzufahren. 

Es ist möglich, mehr als eine Instanz der gleichen Drittanbieter-App mit HubSpot zu verknüpfen. Wenn Sie beispielsweise zwei Microsoft Dynamics-Konten verwalten, können Sie beide Konten mit einem HubSpot-Account verknüpfen und Daten synchronisieren. So verknüpfen Sie ein zusätzliches Konto:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf den Namen der App. 
• Klicken Sie auf Aktionen > Konten verwalten. 
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Weiteres Konto verknüpfen. 
• Fahren Sie mit den Schritten fort, um die App mit HubSpot zu verknüpfen. 

Datensynchronisierung aktivieren

Nach dem Verknüpfen der App müssen Sie Ihre App-Einstellungen konfigurieren und die Synchronisierung aktivieren, um die Daten zwischen den beiden Integrationen zu synchronisieren. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf die App.
• Klicken Sie auf Synchronisierung einrichten.
• Wählen Sie auf der Seite Zu synchronisierende Daten auswählen das Objekt aus, mit dem synchronisiert werden soll, oder treffen Sie Ihre Auswahl in der App. Wählen Sie auch das Objekt aus, mit dem Sie in HubSpot synchronisieren möchten.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit den Pfeilen und wählen Sie aus, ob die Synchronisierung zwischen der App und HubSpot bidirektional oder unidirektional oder umgekehrt erfolgen soll. 

Um eine Zuordnung zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn auszuschalten. 

So richten Sie eine benutzerdefinierte Feldzuordnung ein:

• Klicken Sie auf Eine Zuordnung hinzufügen. 
• Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Drittanbieter-App und die HubSpot-Eigenschaft auszuwählen, die Sie zuordnen möchten.
• Klicken Sie auf success Aktualisieren.

• Um benutzerdefinierte Zuordnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn auszuschalten. 

Erfahren Sie mehr über spezifische Regeln und Überlegungen für Feldzuordnungen für die Datensynchronisierung. 

Synchronisierungsregeln einrichten

Konfigurieren Sie im Bildschirm Einschränken, wie Sie Datensätze von HubSpot mit Ihrer Drittanbieter-App synchronisieren möchten und umgekehrt.

HubSpot synchronisiert standardmäßig nur Kontakte, die eine gültige E-Mail-Adresse haben. Um auch Kontakte ohne E-Mail-Adresse zu synchronisieren, deaktivieren Sie im Abschnitt Wahrscheinlichkeit von Duplikaten reduzieren das Kontrollkästchen Nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse synchronisieren.

Erfahren Sie mehr über das Abgleichen von Datensätzen.

Bitte beachten: Wenn eine App sowohl ein Feld für den Unternehmensnamen als auch für die Unternehmensdomain hat, gleicht HubSpot zwei Datensätze ab, wenn sie denselben Unternehmensnamen, aber eine andere Domain haben, und umgekehrt.

Wählen Sie im Abschnitt Einschränken, welche Datensätze synchronisiert werden sollen Kriterien aus, um einzuschränken, welche Datensätze von HubSpot mit Ihrer Drittanbieter-App synchronisiert werden sollen und umgekehrt.

• Klicken Sie auf Bearbeiten.
• Wählen Sie im rechten Bereich die Eigenschaft aus, um die Synchronisierung von Datensätzen von HubSpot mit Ihrer Drittanbieter-App einzuschränken und umgekehrt.
• Klicken Sie auf Fertig. 

Bitte beachten: Der Abschnitt Einschränken, welche Datensätze synchronisiert werden sollen schränkt nur ein, welche Datensätze am Anfang zwischen HubSpot und der Drittanbieter-App synchronisiert werden. Sobald die Datensätze synchronisiert sind, werden sie auf der Grundlage der eingerichteten Zuordnung der Eigenschaften weiterhin hin und her synchronisiert.

Datensätze verknüpfen

HubSpot versucht beim Synchronisieren mit der ursprünglichen App, die Sie verknüpft haben, möglichst die gleichen Zuordnungen zwischen Datensätzen (z. B. Unternehmen, die Kontakten zugeordnet sind, oder Deals, die Unternehmen zugeordnet sind) beizubehalten. Erfahren Sie mehr über die Abgleichen von Zuordnungen bei der Datensynchronisierung.

Bitte beachten: Die Datensynchronisierung kann in den meisten Fällen nur Rechnungen automatisch zu Kontakten zuordnen. Die Zuordnung von Rechnungen zu Unternehmensdatensätzen in HubSpot muss manuell erfolgen. 

Regeln überprüfen und die Synchronisierung starten

Sehen Sie sich im Bildschirm Überprüfen die von Ihnen konfigurierten Regeln an und klicken Sie dann auf Speichern und synchronisieren. Die erste Synchronisierung beginnt dann mit der Verarbeitung.

Nach Abschluss der ersten Synchronisierung werden die Datensätze innerhalb von 10 Minuten nach einer Änderung synchronisiert. 

Gelöschte Datensätze erneut synchronisieren

Wenn Sie Datensätze entweder in HubSpot oder in Ihrer Drittanbieter-App gelöscht haben, können Sie gelöschte Datensätze erneut synchronisieren, um sie in einer der beiden Apps wiederherzustellen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf die App.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Objektansicht in der Spalte Fehlschlagend auf die Anzahl der Datensätze, die nicht synchronisiert werden können. 
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Aktionen.
• Wählen Sie entweder Gelöschte Datensätze in HubSpot erneut synchronisieren oder Gelöschte Datensätze in [Drittanbieter-App] erneut synchronisieren aus.

• Klicken Sie auf Alle erneut synchronisieren. 

Außerdem können Sie:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Datensatzansicht auf Mehr > Alle gelöschten Datensätze wiederherstellen. 
• Klicken Sie im Seitenbereich auf das Dropdown-Menü Datensatztyp, wählen Sie den Datensatztyp aus und wählen Sie das Dropdown-Menü Ziel-App aus, um auszuwählen, in welcher App die Kontakte neu erstellt werden sollen. 
• Klicken Sie auf Überprüfung vor der Wiederherstellung. 
• Überprüfen Sie alle Datensätze, die wiederhergestellt werden sollen, und klicken Sie auf Alle [Anzahl] wiederherstellen. 

Datensynchronisierung deaktivieren

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf die App.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Synchronisierung deaktivieren aus.

• Klicken Sie im Pop-up-Feld auf Synchronisierung deaktivieren.

Wenn die Synchronisierung deaktiviert ist, können Sie sie wieder einschalten, indem Sie auf Synchronisierungseinstellungen bearbeiten klicken oder die Synchronisierung löschen. 

Synchronisierungszustand überprüfen

Nach dem Verknüpfen einer App können Sie sich einen Überblick über die Datensätze verschaffen, die zwischen HubSpot und Ihrer Drittanbieter-App synchronisiert werden. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf die App.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Synchronisierungsübersicht auf Objektansicht, um den Synchronisierungsstatus nach Objekten anzuzeigen.
  • Datensätze, die im Rahmen einer ersten Synchronisierung verarbeitet werden, werden mit kreisenden Kreisen gekennzeichnet.
  • Ein Datensatz hat den Status In Warteschlange, wenn gerade eine andere Synchronisierung ausgeführt wird, um zu verhindern, dass Aktualisierungen an denselben Daten gleichzeitig stattfinden. 

• Klicken Sie in der Spalte Synchronisiert auf die Anzahl der Datensätze, um alle Datensätze anzuzeigen, die zwischen HubSpot und der App synchronisiert werden.
• Klicken Sie in der Spalte Fehlgeschlagen auf die Anzahl der Datensätze, um alle Datensätze anzuzeigen, der Synchronisierung zwischen HubSpot und der App fehlgeschlagen ist. 
  • Überprüfen Sie in der Spalte Fehlerkategorie den Grund für den Fehler.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Tooltip, um die Schritte zur Fehlerbehebung anzuzeigen.
• Klicken Sie in der Spalte Ausgeschlossen auf die Anzahl der Datensätze, um alle Datensätze anzuzeigen, die von der Synchronisierung ausgeschlossen sind. Dies kann daran liegen, dass sie mit keinem der Filter in Ihren Synchronisierungseinstellungen übereinstimmen oder dass ihnen keine eindeutige ID zugewiesen wurde, was daran liegen kann, dass ein übereinstimmender Schlüssel definiert wird. 
  • Klicken Sie, um alle Datensätze anzuzeigen, die zwischen HubSpot und der App synchronisiert werden.
  • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Datensätze nach Objekttyp, Synchronisierungsstatus oder einem bestimmten Zeitraum zu filtern.

• Um die Reihenfolge der Spalten zu bearbeiten, klicken Sie auf Mehr > Spalten bearbeiten. 
• Um alle Datensätze zu exportieren, klicken Sie auf Mehr > Exportieren. 
  • Wählen Sie im Dialogfeld das Dateiformat aus. 
  • Klicken Sie auf Exportieren. Die exportierte Datei wird Ihnen per E-Mail zugesendet.
• Um alle gelöschten Datensätze wiederherzustellen, klicken Sie auf Mehr > Alle gelöschten Datensätze wiederherstellen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich den Datensatztyp und die Ziel-App aus. Alle zuvor gelöschten Datensätze werden in der ausgewählten Ziel-App wiederhergestellt.