Connecter HubSpot et Microsoft Teams

Connectez HubSpot et Microsoft Teams pour synchroniser vos communications en toute transparence entre les deux applications. Si vous avez des commentaires sur cette intégration, utilisez ce formulaire pour soumettre toute suggestion, demande ou idée.

Avant de commencer

Avant de connecter HubSpot et Microsoft Teams, assurez-vous que l’application HubSpot n’est pas bloquée dans Microsoft Teams et que HubSpot est autorisé.

1. Accédez au centre d’administration de Microsoft Teams.
2. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Applications d'équipe > Gérer les applications et recherchez HubSpot. 
3. Cliquez sur l’application HubSpot , puis cliquez sur Statut sur Autorisé. 

4. Ensuite, dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Politiques d'autorisations. 
5. Vérifiez que l'application HubSpot est autorisée par la politique d'autorisations de votre organisation. 

Exigences de l'application

Il existe deux types d'installation pour Microsoft Teams. Pour chaque type d’installation, vous installerez l’intégration pour tous les utilisateurs de votre compte HubSpot. 

• Pour une installation complète :
  • Lire les informations de l'organisation : requis pour que l'intégration obtienne le nom de l'organisation.
  • Lire les profils complets de tous les utilisateurs : requis pour que l'intégration obtienne des informations de base sur les utilisateurs.
  • Lire tous les groupes : requis pour que l'intégration récupère une liste des équipes.
  • Lire et créer des réunions en ligne : requis pour que l'intégration crée des réunions en ligne.
  • Lire tous les membres du groupe : requis pour que l'intégration puisse lire les informations de base sur les membres d'une équipe.
  • Lire tous les enregistrements d'appels : requis pour être averti des nouveaux appels et lire les détails des appels téléphoniques pour la fonctionnalité d'enregistrement des appels.
  • Lire tous les membres de tous les canaux : requis pour obtenir des informations sur les membres du canal, telles que l'ID, le nom et l'adresse e-mail.
  • Lire les artefacts de réunions en ligne : requis pour obtenir les enregistrements de participation aux webinars Microsoft Teams pour la fonctionnalité de synchronisation des webinars.
  • Lire les événements virtuels de tous les utilisateurs : requis pour obtenir des informations sur le webinar et être informé des modifications apportées aux webinars et aux inscriptions pour la fonctionnalité de synchronisation des webinars. 
  • Créer des canaux : requis pour que l'intégration crée des canaux dans le cadre de la fonctionnalité de création de canaux de workflow.
  • Lire et écrire les noms, descriptions et paramètres de tous les canaux : requis pour que l'intégration puisse lire une liste de canaux.
  • Autoriser l'application Teams à s'autogérer pour toutes les équipes : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour Microsoft Teams. 
  • Permettre à l'application de s'autogérer pour tous les utilisateurs : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour les utilisateurs.
  • Se connecter et lire le profil de l'utilisateur : requis pour que l'intégration lise l'identifiant et l'adresse électronique de l'utilisateur qui se connecte à Microsoft Teams.
• Pour une installation limitée :
  • Lire et créer vos réunions en ligne : requis pour que l'intégration crée des réunions en ligne.
  • Permettre à l'application Teams de s'autogérer même pour vous : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour l'utilisateur.
  • Vous connecter et lire votre profil : nécessaire pour que l'intégration puisse lire l'identifiant et l'adresse électronique de l'utilisateur qui se connecte.

Remarque : HubSpot accèdera à l’identifiant de l’utilisateur de Microsoft Teams, aux identifiants des équipes et au chat privé auquel le bot HubSpot envoie des notifications.

Installer l'application Microsoft Teams

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace HubSpot.
2. Recherchez l'intégration Microsoft Teams, puis sélectionnez Microsoft Teams dans les résultats.
3. Cliquez sur Installer.
4. Avant de sélectionner une option d’installation, examinez les différences entre les deux options :

• • Installation complète : vous devez être un administrateur Microsoft pour sélectionner Installation complète. Toutes les fonctionnalités seront disponibles si vous sélectionnez Installation complète. 
  • Installation limitée : vous n’avez pas besoin d’être un administrateur Microsoft pour sélectionner Installation limitée. Avec l'installation limitée, vous pouvez uniquement recevoir des notifications HubSpot dans Microsoft Teams et ajouter des liens de réunion Microsoft Teams à vos réunions.

5. Sélectionnez l’option Installation complète ou Installation limitée , puis cliquez sur Installer.

6. Vous serez invité à vous connecter à votre compte Microsoft Teams. Saisissez vos identifiants Microsoft Teams.

Si vous avez choisi l'installation limitée, vous serez redirigé vers les paramètres de l'application connectée Microsoft Teams et pourrez commencer à utiliser l'application avec HubSpot. Pour changer le compte utilisateur Microsoft Teams qui est connecté à votre utilisateur HubSpot, cliquez sur l’onglet Compte utilisateur , puis sur le menu déroulant Modifier le compte connecté  

Si vous avez sélectionné Installation complète, vérifiez les autorisations requises, puis cliquez sur Autoriser. Vous serez redirigé vers les paramètres de l’application connectée Microsoft Teams, où vous pourrez finir de connecter des équipes à HubSpot et de configurer votre compte utilisateur.

1. Pour sélectionner les équipes à synchroniser avec HubSpot, cliquez sur l’onglet Paramètres globaux .
2. Dans la section Équipes connectées , activez l’option Connecter à côté de l’équipe que vous souhaitez connecter à HubSpot. 

3. Si vous êtes l’utilisateur qui a installé l’intégration, vous pouvez limiter les équipes que les utilisateurs de HubSpot peuvent visualiser en sélectionnant la case à cocher Afficher . Pour permettre à tous les utilisateurs de voir les équipes nouvellement créées par défaut, sélectionnez la case à cocher Activer la visibilité par défaut pour les équipes nouvellement créées.

Remarque : Si vous avez sélectionné l’installation limitée et que vous souhaitez passer à l’installation complète, vous devez désinstaller et réinstaller l’application.

Consulter vos paramètres d'application

Paramètres généraux

Dans l'onglet Mes paramètres, consultez votre compte connecté. Pour modifier le compte connecté :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Accédez à l’onglet Paramètres généraux . 
4. Dans l’onglet Mes paramètres , cliquez sur Modifier le compte > connecté Modifier le compte connecté.  
5. Dans le panneau de droite, examinez l'adresse e-mail utilisateur de Microsoft Teams et cliquez sur Mettre à jour un compte associé. 

Dans l’onglet Paramètres globaux , passez en revue toutes les équipes connectées.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Accédez à l’onglet Paramètres généraux . Cliquez ensuite sur Paramètres globaux. 

• • Cliquez sur le nom de l'équipe pour consulter le nombre de membres.
  • Activez l’option Visibilité pour contrôler ce que les utilisateurs des équipes Microsoft Teams peuvent afficher et ce à quoi ils peuvent se connecter.
  • Cliquez sur Connecter pour connecter une équipe à HubSpot dans Microsoft Teams afin d’y donner accès à travers les fonctionnalités.
  • Cliquez sur Mettre à niveau pour mettre à niveau une équipe pour toute nouvelle fonctionnalité.
  • Dans la section Gérer les paramètres utilisateur individuels, affichez et gérez les paramètres des utilisateurs de Microsoft Teams dans le compte HubSpot.

Communications

Dans l'onglet Boîte de réception, vérifiez les espaces Support connectés aux canaux Microsoft Teams.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Accédez à l’onglet Communications.
4. Dans l’onglet Boîte de réception : 

• • Activez ou désactivez l’option pour connecter une boîte de réception à un canal Microsoft Teams.
  • Cliquez sur le menu déroulant Équipe et sélectionnez une équipe.
  • Cliquez sur le menu déroulant Canal et sélectionnez un canal. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Types de canaux de boîte de réception et sélectionnez les canaux de support que vous souhaitez connecter à Microsoft Teams.

5. Cliquez sur l’onglet Service d’assistance pour voir comment les tickets se synchronisent avec Microsoft Teams. Découvrez-en davantage sur la synchronisation et la gestion des tickets du centre de support dans Microsoft Teams (Service Hub Pro et Entreprise  uniquement).

Teams Phone

Dans l’onglet Téléphone Teams , vérifiez vos paramètres de téléphone Teams pour enregistrer les appels téléphoniques Teams dans les fiches d’informations HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Accédez à l’onglet Téléphone Teams .
4. Sélectionnez les cases à cocher des appels Microsoft Teams que vous souhaitez enregistrer automatiquement dans HubSpot : 

• • Pour les appels sortants
  • Pour les appels entrants

Découvrez-en davantage sur la configuration de HubSpot et de Microsoft Teams Phone. 

Webinars

Dans l'onglet Webinars, gérez les paramètres globaux et individuels des webinars Microsoft Teams.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Accédez à l’onglet Webinars.
4. Dans les onglets Mes paramètres et Paramètres globaux , vérifiez les paramètres de synchronisation des webinars pour votre utilisateur et pour votre équipe. 

Découvrez-en davantage sur la synchronisation des webinars Microsoft Teams avec HubSpot.

Mapper votre utilisateur HubSpot à votre utilisateur Microsoft Teams

Vous devez mapper votre utilisateur HubSpot à votre utilisateur Microsoft Teams pour utiliser toutes les fonctionnalités de l'intégration Microsoft Teams. Cela inclut l'ajout du lien de prise de rendez-vous Microsoft Teams à vos réunions, la réception de notifications HubSpot dans Microsoft Teams et la création de notifications personnalisées. Vos utilisateurs seront automatiquement mappés si l'adresse e-mail correspond dans les deux applications. Si elles ne correspondent pas, vous devez mapper manuellement votre adresse e-mail.

Pour mapper manuellement vos utilisateurs :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Cliquez sur l'onglet Paramètres généraux. 
4. Dans l’onglet Mes paramètres , cliquez sur Connecter un compte.
5. Dans le panneau de droite, dans le champ Compte Microsoft Teams , saisissez votre Adresse e-mail Microsoft Teams, puis cliquez sur Mettre à jour le compte lié. 

4. Un message de vérification sera envoyé à votre compte Microsoft Teams. Accédez à Microsoft Teams et localisez le message de HubSpot, puis cliquez sur Vérifier.

5. Une fois votre compte vérifié, HubSpot vous enverra un message de bienvenue dans votre compte Microsoft Teams. Vous pouvez commencer à utiliser l'intégration.

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez consulter tous les utilisateurs mappés dans l’onglet Paramètres généraux . 

Ajouter des liens de réunion Microsoft Teams à vos réunions

Vous pouvez ajouter des liens de réunion Microsoft Teams lorsque vous planifiez une réunion dans le CRM ou lorsque vous utilisez l’outil Réunions. Les liens de réunion seront créés dans la langue par défaut définie dans votre compte HubSpot. 

1. Pour ajouter un lien Microsoft Teams à un événement de réunion que vous programmez à partir d'une fiche d'informations dans le CRM, dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations.

• • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.

• • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Billets: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.

2. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Rencontrer meetings . Dans la fenêtre qui s’ouvre en bas de l’écran, configurez votre réunion.
4. Cliquez sur Sélectionner un emplacement > Microsoft Teams. 

Remarque : Il n'est pas obligatoire de connecter votre calendrier Office 365 à l'outil Réunions, mais il est recommandé de le faire pour tirer le meilleur parti de l'intégration de Microsoft Teams. 

Vous pouvez également inclure un lien Microsoft Teams sur une page de planification que vous avez créée dans l'outil Réunions.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Planificateur de réunions.
2. Passez le curseur de la souris sur une réunion et cliquez sur Modifier.
3. Sur la page Vue d'ensemble, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Microsoft Teams.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Il n'est pas possible de mettre à jour les liens de réunion une fois que le lien Microsoft Teams a été créé dans HubSpot. Pour mettre à jour le lien dans HubSpot, une nouvelle réunion doit être créée.

Résoudre les erreurs dans Microsoft Teams

Découvrez comment résoudre les erreurs courantes qui peuvent survenir lors de la connexion de Microsoft Teams à HubSpot. 

Erreur de mappage d’utilisateur

Lorsque vous mappez votre utilisateur HubSpot avec votre utilisateur Microsoft Teams, vous pouvez rencontrer le message d’erreur suivant : 

Une erreur est survenue lors de la mise à jour de votre compte Microsoft Teams associé.

Pour résoudre cette erreur, vérifiez que l’application HubSpot n’est pas bloquée dans Microsoft Teams :

1. Accédez à votre centre d’administration Microsoft Teams. 
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Applications d'équipe > Gérer les applications.
3. Recherchez HubSpot. 
4. Vérifiez que le statut est Autorisé. 

5. Revenir à Microsoft Teams.
6. En bas à gauche, cliquez sur Applications et recherchez HubSpot. 
7. Cliquez sur Ajouter pour ajouter manuellement l'application HubSpot à votre compte Microsoft Teams.

Erreur de nouvelles autorisations 

Vous pouvez rencontrer l’invite suivante pour les autorisations Microsoft : 

Autorisations Microsoft Pour continuer à utiliser les réunions Microsoft Teams, veuillez accepter les nouvelles autorisations.

Si cette invite persiste, un administrateur Microsoft Teams doit compléter ces étapes pour résoudre le problème : 

1. Connectez-vous à Azure à l’aide d’un compte d’administrateur global. 
2. Cliquez sur Entreprises applications. 
3. Recherchez et sélectionnez HubSpot. 
4. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Autorisations de sécurité > . 
5.  Cliquez sur Accorder le consentement de l’administrateur pour [nom de votre organisation], puis suivez les étapes du flux d’autorisation. 

Étapes suivantes

Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, consultez les articles suivants :

• Gérer les fiches d’informations et les notifications dans Microsoft Teams
• Créer des tâches et des tickets HubSpot dans Microsoft Teams
• Consigner des appels Microsoft Teams dans des fiches d’informations HubSpot
• Utiliser des webinars HubSpot et Microsoft Teams