Connecter HubSpot et Microsoft Teams

Découvrez comment connecter HubSpot et Microsoft Teams pour synchroniser de manière transparente vos communications entre les deux applications. Si vous avez des commentaires sur cette intégration, utilisez ce formulaire pour soumettre toute suggestion, demande ou idée.

Avant de commencer

Avant de connecter HubSpot et Microsoft Teams, assurez-vous que l'application HubSpot n'est pas bloquée dans Microsoft Teams et que HubSpot figure sur la liste d'autorisations.

• Accédez au centre d'administration de Microsoft Teams.

• Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Applications d'équipe > Gérer les applications et recherchez HubSpot. 
• Cliquez sur l'application HubSpot et définissez Statut sur Autorisé. 

• Ensuite, dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Politiques d'autorisations. 
• Vérifiez que l'application HubSpot est autorisée par la politique d'autorisations de votre organisation. 

Exigences de l'application

Il existe deux types d'installation pour Microsoft Teams. Quel que soit le type d'installation que vous choisissez, vous installerez l'intégration pour tous les utilisateurs de votre compte HubSpot. 

Remarque : Vous devez être un super administrateur ou disposer d'autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot. Vous devez être un administrateur mondial de Microsoft Teams pour installer la version complète.

• Pour une installation complète :
  • Lire les informations de l'organisation : requis pour que l'intégration obtienne le nom de l'organisation.
  • Lire les profils complets de tous les utilisateurs : requis pour que l'intégration obtienne des informations de base sur les utilisateurs.
  • Lire tous les groupes : requis pour que l'intégration récupère une liste des équipes.
  • Lire et créer des réunions en ligne : requis pour que l'intégration crée des réunions en ligne.
  • Lire tous les membres du groupe : requis pour que l'intégration puisse lire les informations de base sur les membres d'une équipe.
  • Lire tous les enregistrements d'appels : requis pour être averti des nouveaux appels et lire les détails des appels téléphoniques pour la fonctionnalité d'enregistrement des appels.
  • Lire tous les membres de tous les canaux : requis pour obtenir des informations sur les membres du canal, telles que l'ID, le nom et l'adresse e-mail.
  • Lire les artefacts de réunions en ligne : requis pour obtenir les enregistrements de participation aux webinars Microsoft Teams pour la fonctionnalité de synchronisation des webinars.
  • Lire les événements virtuels de tous les utilisateurs : requis pour obtenir des informations sur le webinar et être informé des modifications apportées aux webinars et aux inscriptions pour la fonctionnalité de synchronisation des webinars. 
  • Créer des canaux : requis pour que l'intégration crée des canaux dans le cadre de la fonctionnalité de création de canaux de workflow.
  • Lire et écrire les noms, descriptions et paramètres de tous les canaux : requis pour que l'intégration puisse lire une liste de canaux.
  • Autoriser l'application Teams à s'autogérer pour toutes les équipes : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour Microsoft Teams. 
  • Permettre à l'application de s'autogérer pour tous les utilisateurs : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour les utilisateurs.
  • Se connecter et lire le profil de l'utilisateur : requis pour que l'intégration lise l'identifiant et l'adresse électronique de l'utilisateur qui se connecte à Microsoft Teams.
• Pour une installation limitée :
  • Lire et créer vos réunions en ligne : requis pour que l'intégration crée des réunions en ligne.
  • Permettre à l'application Teams de s'autogérer même pour vous : requis pour que l'intégration installe le bot HubSpot pour l'utilisateur.
  • Vous connecter et lire votre profil : nécessaire pour que l'intégration puisse lire l'identifiant et l'adresse électronique de l'utilisateur qui se connecte.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Recherchez l'intégration Microsoft Teams, puis sélectionnez Microsoft Teams dans les résultats.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
• Avant de sélectionner une option d'installation, examinez les différences dans la boîte de dialogue ou le table ci-dessous :

• Sélectionnez l'option Installation complète ou Installation limitée , puis cliquez sur Installer l'application.

• Vous serez invité à vous connecter à votre compte Microsoft Teams. Saisissez vos identifiants Microsoft Teams.

• Pour sélectionner les équipes à synchroniser avec HubSpot, cliquez sur l'onglet Équipes connectées.
• Pour connecter une équipe spécifique à HubSpot, à côté du nom de l'équipe, cliquez pour activer le bouton Connecter.

• Si vous êtes l'utilisateur qui a installé l'intégration, vous pouvez limiter les équipes que les utilisateurs de HubSpot peuvent visualiser en sélectionnant la case à cocher Afficher. Pour permettre à tous les utilisateurs de voir les équipes nouvellement créées par défaut, sélectionnez la case à cocher Activer la visibilité par défaut pour les équipes nouvellement créées.

Remarque : Si vous avez sélectionné l'installation limitée et que vous souhaitez passer à l'installation complète, vous devez désinstaller et réinstaller l'application.  

Consulter vos paramètres d'application

Paramètres généraux

Dans l'onglet Mes paramètres, consultez votre compte connecté. Pour modifier le compte connecté :

• Cliquez sur Modifier le compte connecté > Modifier le compte connecté. 
• Dans le panneau de droite, examinez l'adresse e-mail utilisateur de Microsoft Teams et cliquez sur Mettre à jour un compte associé. 

Dans l'onglet Paramètres globaux, consultez toutes les équipes connectées.

• Cliquez sur le nom de l'équipe pour consulter le nombre de membres.
• Cliquez pour activer le bouton Visibilité afin de contrôler ce que les utilisateurs des équipes Microsoft Teams peuvent afficher et ce à quoi ils peuvent se connecter.
• Cliquez sur Connecter pour connecter une équipe à HubSpot dans Microsoft Teams afin de permettre aux utilisateurs d'y accéder à travers les fonctionnalités.
• Cliquez sur Mettre à niveau pour mettre à niveau une équipe pour toute nouvelle fonctionnalité.

Dans la section Gérer les paramètres utilisateur individuels, affichez et gérez les paramètres des utilisateurs de Microsoft Teams dans le compte HubSpot.

Communications

Dans l'onglet Boîte de réception, vérifiez les espaces Support connectés aux canaux Microsoft Teams.

• Cliquez sur le bouton afin de connecter une boîte de réception à un canal Microsoft Teams.
• Cliquez sur le menu déroulant Équipe et sélectionnez une équipe.
• Cliquez sur le menu déroulant Canal et sélectionnez un canal. 
• Cliquez sur le menu déroulant Types de canaux de boîte de réception et sélectionnez les canaux de support que vous souhaitez connecter à Microsoft Teams.

Teams Phone

Dans l'onglet Teams Phone, consultez vos paramètres Teams Phone pour enregistrer les appels téléphoniques Teams dans les fiches d'informations de HubSpot. Découvrez comment configurer HubSpot et Microsoft Teams Phone. 

Webinars

Dans l'onglet Webinars, gérez les paramètres globaux et individuels des webinars Microsoft Teams. Découvrez comment configurer des webinars HubSpot et Microsoft Teams. 

Mapper votre utilisateur HubSpot à votre utilisateur Microsoft Teams

Vous devez mapper votre utilisateur HubSpot à votre utilisateur Microsoft Teams pour utiliser toutes les fonctionnalités de l'intégration Microsoft Teams. Cela inclut l'ajout du lien de prise de rendez-vous Microsoft Teams à vos réunions, la réception de notifications HubSpot dans Microsoft Teams et la création de notifications personnalisées. Vos utilisateurs seront automatiquement mappés si l'adresse e-mail correspond dans les deux applications. Si aucune correspondance n'est trouvée, vous devrez mapper manuellement votre adresse e-mail.

Pour mapper manuellement vos utilisateurs :

• Cliquez sur l'onglet Paramètres généraux. 
• Cliquez sur Connecter le compte.
• Dans le panneau de droite, dans le champ Compte Microsoft Teams , saisissez votre Adresse e-mail Microsoft Teams, puis cliquez sur Mettre à jour le compte lié. 

• Un message de vérification sera envoyé à votre compte Microsoft Teams. Accédez à Microsoft Teams et localisez le message de HubSpot, puis cliquez sur Vérifier.

• Une fois votre compte vérifié, HubSpot vous enverra un message de bienvenue dans votre compte Microsoft Teams. Vous pouvez commencer à utiliser l'intégration.

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez consulter tous les utilisateurs mappés dans la section Paramètres généraux. 

Résoudre les erreurs de mappage utilisateur

Découvrez comment résoudre les erreurs qui peuvent se produire lors du mappage de votre utilisateur HubSpot avec votre utilisateur Microsoft Teams. 

Une erreur est survenue lors de la mise à jour de votre compte Microsoft Teams associé.

Pour résoudre cette erreur, vérifiez que l'application HubSpot n'est pas bloquée dans Microsoft Teams :

• Accédez à votre centre d'administration Microsoft Teams. 
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Applications d'équipe > Gérer les applications.

• Recherchez HubSpot. 
• Vérifiez que le statut est Autorisé. 

• Revenez à Microsoft Teams.
• En bas à gauche, cliquez sur Applications et recherchez HubSpot. 
• Cliquez sur Ajouter pour ajouter manuellement l'application HubSpot à votre compte Microsoft Teams.

Ajouter des liens de réunion Microsoft Teams à vos réunions

Vous pouvez ajouter des liens de réunion Microsoft Teams lorsque vous planifiez une réunion dans le CRM ou lorsque vous utilisez l'outil Réunions. Les liens de réunion seront créés dans la langue par défaut définie dans votre compte HubSpot. 

• Pour ajouter un lien Microsoft Teams à un événement de réunion que vous programmez à partir d'une fiche d'informations dans le CRM, dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations.
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.

• • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur le nom  de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Rencontrer meetings . Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurez votre réunion.
• Cliquez sur Sélectionner un emplacement > Microsoft Teams. 

Vous pouvez également inclure un lien Microsoft Teams sur une page de planification que vous avez créée dans l'outil Réunions.

Remarque : Il n'est pas obligatoire de connecter votre calendrier Office 365 à l'outil Réunions, mais il est recommandé de le faire pour tirer le meilleur parti de l'intégration de Microsoft Teams. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Bibliothèque > Planificateur de réunions.
• Passez le curseur de la souris sur une réunion et cliquez sur Modifier.
• Sur la page Vue d'ensemble, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Microsoft Teams.

• Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Il n'est pas possible de mettre à jour les liens de réunion une fois que le lien Microsoft Teams a été créé dans HubSpot. Pour mettre à jour le lien dans HubSpot, une nouvelle réunion doit être créée.

Étapes suivantes

Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, consultez les articles suivants :

• Gérer les fiches d'informations et les notifications dans Microsoft Teams
• Créer des tâches et des tickets HubSpot dans Microsoft Teams
• Enregistrer les appels Microsoft Teams dans les fiches d'informations HubSpot
• Utiliser des webinars HubSpot et Microsoft Teams