Forbind HubSpot og Microsoft Teams

Forbind din Microsoft Teams-konto med HubSpot for at sende dine kontakter Microsoft Teams-mødelinks og modtage HubSpot-meddelelser i Microsoft Teams. Når Microsoft Teams er forbundet med HubSpot, vil HubSpot-botten blive tilføjet til din Microsoft Teams-konto.

Hvis du har feedback om denne integration, kan du bruge denne formular til at indsende forslag, anmodninger eller ideer.

Før du begynder

Før du forbinder HubSpot og Microsoft Teams, skal du sikre dig, at HubSpot-appen ikke er blokeret i Microsoft Teams, og at HubSpot er hvidlistet.

• Naviger til Microsoft Teams-administrationscenteret.
• Klik på Team-apps > Administrer apps i venstre sidepanel.
• Søg efter HubSpot.
• Klik på HubSpot-appen, og drej statusknappen til Tilladt.

• Klik derefter på Politikker for tilladelser i venstre sidepanel.
• Tjek, at HubSpot-appen er tilladt i henhold til din organisations tilladelsespolitik.

Krav til appen

Der findes to installationstyper til Microsoft Teams. Uanset hvilken installationstype du vælger, vil du installere integrationen for alle brugere i din HubSpot-portal.

Bemærk: Du skal være superadministrator eller have App Marketplace-tilladelser på din HubSpot-konto. Du skal være global administrator for Microsoft Teams for at installere den fulde installationsversion.

• Til fuld installation:
  • Læs organisationsoplysninger: kræves for at integrationen kan få organisationens navn.
  • Læs alle brugeres fulde profiler: kræves for at integrationen kan få grundlæggende oplysninger om brugerne.
  • Læs alle grupper: Kræves for at integrationen kan hente en liste over teams.
  • Læs og opretonlinemøder: Kræves for at integrationen kan oprette onlinemøder.
  • Læs alle gruppemedlemskaber: Kræves for at integrationen kan læse grundlæggende oplysninger om medlemmer af et team.
  • Opretkanaler: Kræves for at integrationen kan oprette kanaler som en del af funktionen til oprettelse af workflow-kanaler.
  • Læs og skriv navne, beskrivelser og indstillinger for alle kanaler: Kræves for at integrationen kan læse en liste over kanaler.
  • TilladTeams-appen at administrere sig selv for alle teams: Kræves for at integrationen kan installere HubSpot-botten til teams.
  • Tillad appen at administrere sigselv for alle brugere: Kræves for at integrationen kan installere HubSpot-botten for brugere.
  • Log ind og læs brugerprofil: Kræves for at integrationen kan læse Microsoft Teams bruger-ID og e-mail for den bruger, der logger ind.
• Til begrænset installation:
  • Læs og opret dine onlinemøder: Kræves for at integrationen kan oprette onlinemøder.
  • Tillad Teams-appen at administrere sig selv for dig: Kræves for at integrationen kan installere HubSpot-botten til brugeren.
  • Log ind og læs din profil: Kræves for at integrationen kan læse id og e-mail for den bruger, der logger ind.

Bemærk: HubSpot fåradgang til Microsoft Teams-bruger-ID, team-ID og privat chat, som HubSpot-botten sender meddelelser til.

Installer Microsoft Teams-appen

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
• Søg efter Microsoft Teams-integrationen, og vælg Microsoft Teams i resultaterne.
• Klik på Installer app øverst til højre.
• Før du vælger en installationsmulighed, skal du gennemgå forskellene i dialogboksen.
• Vælg Fuld installation eller Begrænset installation, og klik derefter på Installer app.

Bemærk : workflows er ikke tilgængelige, hvis du vælger den begrænsede installation.

• Du bliver bedt om at logge ind på din Microsoft Teams-konto. Indtast dine Microsoft Teams-legitimationsoplysninger.

• For at vælge teams, der skal synkroniseres med HubSpot, skal du klikke på fanen Forbundne teams.
• Hvis du vil forbinde et bestemt team til HubSpot, skal du klikke på Connect ud for teamnavnet for at slå Connect til.

• Hvis du er den bruger, der har installeret integrationen, kan du begrænse, hvilke teams HubSpot-brugere kan se, ved at markere afkrydsningsfeltet Vis. For at give alle brugere mulighed for at se nyoprettede teams som standard skal du markere afkrydsningsfeltet Slå synlighed for nyoprettede teams til som standard.

Tilknyt din HubSpot-bruger til din Microsoft Teams-bruger

• Klik på fanen Brugerkonto for at tilknytte din Microsoft Teams-brugerkonto til din HubSpot-brugerkonto . Du skal gennemføre dette trin for at tilføje Microsoft Teams-mødelinks til dine HubSpot-mødelinks, modtage HubSpot-meddelelser i Microsoft Teams og oprette tilpassede workflow-handlinger for teams. Brugere kan enten installere botten manuelt (fra Microsoft Teams) eller opdatere deres linkede konto i HubSpot for automatisk at installere HubSpot-botten.

Bemærk : Hver bruger skal gennemføre nedenstående trin for at linke deres Microsoft Teams-brugerkonto med deres HubSpot-brugerkonto.

• • Klik på Forbind konto.
  • Indtast din Microsoft Teams-e-mailadresse i feltet Microsoft Teams-konto i højre panel, og klik derefter på Opdater tilknyttet konto.
  • Der sendes en bekræftelsesmeddelelse til din Microsoft Teams-konto. Naviger til Microsoft Teams, find beskeden fra HubSpot, og klik derefter på Bekræft.
  • Når din konto er blevet bekræftet, modtager du en velkomstbesked fra HubSpot på din Microsoft Teams-konto, og du kan begynde at bruge integrationen.

Du kan støde på følgende fejl, når du forsøger at linke din Microsoft Teams-bruger til HubSpot:

Noget gik galt under opdateringen af din linkede Microsoft Teams-konto.

Sådan løser du denne fejl:

• Tjek, at HubSpot-appen ikke er blokeret i Microsoft Teams.
  • Naviger til dit Microsoft Teams-administrationscenter.
  • Klik på Team apps > Administrer apps i panelet til venstre.
  • Søg efter HubSpot.
  • Tjek, at status er Tilladt.

• • Naviger tilbage til Microsoft Teams.
  • Klik på Apps nederst til venstre.
  • Søg efter HubSpot, og klik på appen.
  • Klik på Tilføj for manuelt at tilføje HubSpot-appen til din Microsoft Teams-konto.

Tilføj Microsoft Teams-mødelinks til dine møder

Du kan tilføje Microsoft Teams-mødelinks, når du planlægger et møde i CRM eller bruger mødeværktøjet. Mødelinks oprettes på det standardsprog, der er indstillet i din HubSpot-konto.

Bemærk :Hver bruger skal tilknytte sin Microsoft Teams-bruger til HubSpot for at kunne bruge mødelink-funktionen .

• For at tilføje et Microsoft Teams-link til en mødebegivenhed, du planlægger fra en post i CRM, skal du i din HubSpot-konto navigere til dine poster.
  • Kontaktpersoner: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.

• • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Klik på navnet på posten.
• Klik på meetings Meet i panelet til venstre. I det vindue, der åbnes nederst på skærmen, skal du oprette dit møde.
• Klik på Vælg placering > Microsoft Teams.

Du kan også inkludere et Microsoft Teams-link på en planlægningsside, som du har oprettet i mødeværktøjet.

Bemærk: Det er ikke nødvendigt at forbinde din Office 365-kalender med mødeværktøjet,men det anbefales for at sikre, at du får mest muligt ud af Microsoft Teams-integrationen.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Møder.
• Hold musen over et møde, og klik på Rediger.
• Klik på rullemenuen Tilføj videokonference-link på siden Oversigt , og vælg Microsoft Teams.

• Klik på Gem.

Bemærk: Det er ikke muligt at opdatere mødelinks, når et Microsoft Team-link er blevet oprettet i HubSpot. For at opdatere linket i HubSpot skal der oprettes et nyt møde.

Modtag notifikationer om HubSpot-aktiviteter i Microsoft Teams

Når du har forbundet Microsoft Teams-appen med HubSpot og forbundet din brugerkonto, vil følgende HubSpot-meddelelsestyper som standard blive sendt til HubSpot-botten i Microsoft Teams:

• Tildel
• Kommentar
• Følg
• Nævn
• Forsinket
• Påmindelse
• Svar
• Indsendelse
• Visning (f.eks. dokumentvisning)

For at slå alle notifikationer, en notifikationstype eller specifikke notifikationer fra at blive sendt til Microsoft Teams:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Notifikationer i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Andre apps .
• Hvis du vil slå alle HubSpot-meddelelser fra i Microsoft Teams, skal du klikke på for at slå Microsoft Teams-kontakten fra.

• For at slå specifikke notifikationstyper fra skal du i afsnittet Hvad du får besked om klikke for at udvidenotifikationsemnet og fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de notifikationer, du ikke ønsker at modtage.

Tilknyt HubSpot-virksomheder og -tilbud til Microsoft Teams-kanaler

Sådan knytter du en virksomheds- eller aftalepost til en Microsoft Teams-kanal:

• Naviger til dine virksomheds- eller aftaleposter:
  • Virksomheder: I din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter > Virksomheder.
  • Aftaler: I din HubSpot-konto skal du navigere til Salg > Aftaler.
• Klik på Tilknyt Microsoft Teams-kanal i højre sidepanel på Microsoft Teams-kortet.
• I popup-boksen skal du klikke på rullemenuen Vælg et team og vælge et team, der skal knyttes til HubSpot-posten.
  • Klik på rullemenuen Vælg en kanal, og vælg en eksisterende Microsoft Teams-kanal, der skal knyttes til HubSpot-posten.
  • Klik på Opret ny MS Teams -kanal for at oprette en ny kanal.
  • Marker afkrydsningsfelterne for aktivitetstyper for at synkronisere disse advarsler til Microsoft Teams-kanalen.
• Klik på Tilknyt kanal.

Når den er tilknyttet, vil du modtage relevante aktivitetsadvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanal. Du kan tilknytte flere poster til en kanal.

Brug Microsoft Teams workflow-handlinger (kunProfessional og Enterprise )

Når du har forbundet Microsoft Teams med HubSpot, kan du bruge følgende workflow-handlinger:

• OpretMicrosoft Teams-kanal: Opret en ny Microsoft Teams-kanal i en virksomheds- eller aftalebaseret arbejdsgang.
• Send Microsoft Teams Notifications: Send en notifikation til en HubSpot-ejer og en Teams-kanal. Tilgængelig i alle workflowtyper undtagen brugerdefinerede objekt- og målbaserede workflows.

Bemærk: Det er ikke muligt at sende notifikationer til private kanaler i Microsoft Teams.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automation > Workflows.
• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på + plus-ikonet.
• Vælg en Microsoft Teams-handling i højre panel:
  • Hvis du vil oprette en kanal, skal du vælge Create Microsoft Teams Channel.
    • Klik på rullemenuen Team for at vælge, hvilket team du vil oprette kanalen i.
    • Indtast navnet på kanalen i feltet Channel .
    • Klik på rullemenuen Privacy for at vælge kanalens privatlivsindstillinger .
    • Klik på Gem.

• • For at sende notifikationer skal du vælge Send Microsoft Teams Notifikationer.
    • Klik på rullemenuen Brugere for at vælge de specifikke brugere, som notifikationen skal sendes til.
    • Klik på rullemenuen Team for at vælge, hvilket team notifikationen skal sendes til.
    • Klik på rullemenuen Kanal for at vælge, hvilken kanal notifikationen skal sendes til.
    • Indtast beskeden i feltet Besked .
      • Du kan formatere beskeden ved at bruge asterisker til fed tekst, understregninger til kursiv og returknappen til en ny linje.
      • Du kan tagge nogen i meddelelsen ved at skrive @ efterfulgt af deres Microsoft Teams-brugernavn.
      • For at inkludere et hyperlink i meddelelsen skal du sætte den hyperlinkede tekst i firkantede parenteser efterfulgt af URL'en i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klik på rullemenuen Vælg handlinger, der skal medtages i meddelelsen, og vælg handlinger, der skal medtages i meddelelsen.
    • Klik på Gem.

Meddelelsen sendes til den Microsoft Teams-kanal, der er angivet i workflow-handlingen. Den bruger, der modtager meddelelsen, kan klikke på en af handlingsknapperne for at udføre handlingen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du valgte Fuld installation, da du installerede integrationen.

Når du har forbundet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og modtage HubSpot-livechat, Facebook Messenger, WhatsApp, formularindsendelser og indbakkebeskeder direkte i Microsoft Teams-kanaler. For at gøre det skal en bruger med kontoadgang eller superadministratorrettigheder opgradere teamet, så det kan bruges i HubSpot-samtaler. Hvert team skal opgraderes for at få denne funktionalitet.

Sådan opgraderer du et Microsoft Team:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Søg efter Microsoft Teams-integrationen, og vælg Microsoft Teams i resultaterne.
• På fanen Connected teams under kolonnen Bot Upgrade skal du klikke på Upgrade ved siden af det team, du vil opgradere. Du bliver derefter omdirigeret til din Microsoft Teams-konto.
• På din Microsoft Teams-konto vises en dialogboks med detaljer om HubSpot-integrationen. Klik på pileikonet ud for Åbn, og vælg Tilføj til et team. Brug rullemenuen til at vælge det team, du vil opgradere, og klik derefter på Opsæt en bot.

• Når teamet er opgraderet, skal du navigere tilbage til HubSpot. Du kan nu vælge det team, der skal bruges i indbakken til samtaler.

Sådan vælger du et team til brug i samtaleindbakken:

• På Microsoft Teams-integrationssiden i HubSpot skal du klikke på fanen Samtaleindbakke, som viser alle de samtaleindbakker, du har oprettet på din HubSpot-konto.
• Ved siden af samtaleindbakken skal du klikke på On/Off for at sende og modtage beskeder fra samtaleindbakken direkte i Microsoft Teams-kanaler.
• Klik på rullemenuen Team for at vælge det team, der skal modtage beskederne.
• Klik på rullemenuen Channel for at vælge den Microsoft Team-kanal, der skal modtage indgående beskeder.

Når du har forbundet indbakken, får du automatisk besked i Microsoft Teams, når du har en ny besked i din HubSpot-konversationsindbakke. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams.