Forbind HubSpot og Microsoft Teams

Forbind din Microsoft Teams-konto til HubSpot for at sende dine kontakter Microsoft Teams-mødelinks og modtage HubSpot-notifikationer i Microsoft Teams. Når Microsoft Teams er forbundet til HubSpot, vil HubSpot-botten blive tilføjet til din Microsoft Teams-konto.

Hvis du har feedback om denne integration, kan du bruge denne formular til at indsende forslag, anmodninger eller ideer.

Før du går i gang

Før du forbinder HubSpot og Microsoft Teams, skal du sikre dig, at HubSpot-appen ikke er blokeret i Microsoft Teams, og at HubSpot er whitelistet.

• Naviger til Microsoft Teams' administrationscenter.
• Klik på Team-apps > Administrer apps i venstre sidepanel.
• Søg efter HubSpot.
• Klik på HubSpot-appen, og skift status til Tilladt.

• Klik derefter på Tilladelsespolitikker i venstre sidepanel.
• Tjek, at HubSpot-appen er tilladt i henhold til din organisations tilladelsespolitik.

Krav til appen

Der er to installationstyper til Microsoft Teams. Uanset hvilken installationstype du vælger, vil du installere integrationen for alle brugere i din HubSpot-portal.

Bemærk: Du skal være superadministrator eller have App Marketplace-tilladelser på din HubSpot-konto. Du skal være global administrator for Microsoft Teams for at installere Full Install-versionen.

• For fuld installation:
  • Læs organisationsoplysninger: påkrævet for at integrationen kan få organisationens navn.
  • Læs alle brugeres fulde profiler: påkrævet for at integrationen kan få grundlæggende oplysninger om brugerne.
  • Læs alle grupper: kræves for at integrationen kan hente en liste over teams.
  • Læs og opret onlinemøder: kræves for at integrationen kan oprette onlinemøder.
  • Læs alle gruppemedlemskaber: kræves for at integrationen kan læse grundlæggende oplysninger om medlemmer af et team.
  • Opret kanaler: kræves for at integrationen kan oprette kanaler som en del af funktionen til oprettelse af workflow-kanaler.
  • Læs og skriv navne, beskrivelser og indstillinger for alle kanaler: kræves for at integrationen kan læse en liste over kanaler.
  • TilladTeams-appen at administrere sig selv for alle teams: kræves for at integrationen kan installere HubSpot-botten til teams.
  • Tilladappen at administrere sig selv for alle brugere: kræves for at integrationen kan installere HubSpot-botten til brugere.
  • Log ind og læs brugerprofil: påkrævet for at integrationen kan læse Microsoft Teams-bruger-ID og e-mail for den bruger, der logger ind.
• For begrænset installation:
  • Læs og opret dine onlinemøder: kræves for at integrationen kan oprette onlinemøder.
  • Tillad Teams-appen at administrere sig selv for dig: krævet for at integrationen kan installere HubSpot-botten til brugeren.
  • Sign you in and read your profile: kræves for at integrationen kan læse id og e-mail for den bruger, der logger ind.

Bemærk: HubSpot får adgang til Microsoft Teams bruger-ID, team-ID'er og privat chat, som HubSpot-botten sender notifikationer til.

Installer Microsoft Teams-appen

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
• Søg efter Microsoft Teams -integrationen, og vælg Microsoft Teams i resultaterne.
• Klik på Installer app øverst til højre.
• Før du vælger en installationsmulighed, skal du gennemgå forskellene i dialogboksen.
• Vælg Fuld installation eller Begrænset installation , og klik derefter på Installer app.

Bemærk: Workflows er ikke tilgængelige, hvis du vælger den begrænsede installation.

• Du vil blive bedt om at logge ind på din Microsoft Teams-konto. Indtast dine Microsoft Teams-legitimationsoplysninger.

• For at vælge teams, der skal synkroniseres med HubSpot, skal du klikke på fanen Forbundne teams .
• Hvis du vil forbinde et bestemt team til HubSpot, skal du klikke på Connect-knappen ved siden af teamnavnet.

• Hvis du er den bruger, der har installeret integrationen, kan du begrænse, hvilke teams HubSpot-brugere kan se, ved at markere afkrydsningsfeltet Vis. Hvis du vil tillade alle brugere at se nyoprettede teams som standard, skal du vælge afkrydsningsfeltet Slå synlighed for nyoprettede teams til som standard.
• For at forbinde din Microsoft Teams-brugerkonto til din HubSpot-brugerkonto skal du klikke på fanen Brugerkonto . Du skal gennemføre dette trin for at tilføje Microsoft Teams-mødelinks til dine HubSpot-mødelinks, modtage HubSpot-notifikationer i Microsoft Teams og oprette tilpassede workflow-handlinger for teams. Brugere kan enten installere botten manuelt (fra Microsoft Teams) eller opdatere deres tilknyttede konto i HubSpot, så HubSpot-botten installeres automatisk.

Bemærk: Hver bruger skal gennemføre nedenstående trin for at linke deres Microsoft Teams-brugerkonto med deres HubSpot-brugerkonto.

• • Klik på Forbind konto.
  • I feltet Microsoft Teams-konto i højre panel skal du indtaste din Microsoft Teams-e-mailadresse og derefter klikke på Opdater tilknyttet konto.
  • Der sendes en bekræftelsesmeddelelse til din Microsoft Teams-konto. Naviger til Microsoft Teams og find beskeden fra HubSpot, og klik derefter på Bekræft.
  • Når din konto er blevet verificeret, modtager du en velkomstbesked fra HubSpot på din Microsoft Teams-konto, og du kan begynde at bruge integrationen.

Du kan støde på følgende fejl, når du forsøger at linke din Microsoft Teams-bruger til HubSpot:

Noget gik galt under opdateringen af din tilknyttede Microsoft Teams-konto.

Sådan løser du denne fejl:

• Tjek, at HubSpot-appen ikke er blokeret i Microsoft Teams.
  • Naviger til dit Microsoft Teams-administrationscenter.
  • Klik på Team-apps > Administrer apps i venstre panel.
  • Søg efter HubSpot.
  • Tjek, at status er Tilladt.

• • Naviger tilbage til Microsoft Teams.
  • Klik på Apps nederst til venstre.
  • Søg efter HubSpot, og klik på appen.
  • Klik på Tilføj for manuelt at tilføje HubSpot-appen til din Microsoft Teams-konto.

Tilføj Microsoft Teams-mødelinks til dine møder

Du kan tilføje Microsoft Teams-mødelinks, når du planlægger et møde i CRM, eller når du bruger mødeværktøjet. Mødelinks oprettes på det standardsprog, der er indstillet på din HubSpot-konto.

Bemærk: Hver bruger skal tilknytte sin Microsoft Teams-bruger til HubSpot for at kunne bruge mødelinks-funktionen .

• For at tilføje et Microsoft Teams-link til en mødebegivenhed, du planlægger fra en optegnelse i CRM, skal du navigere til dine optegnelser på din HubSpot-konto.
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.

• • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Klik på navnet på posten.
• Klik på meetings Meet i venstre panel. I det vindue, der åbnes nederst på skærmen, skal du konfigurere dit møde.
• Klik på Vælg placering > Microsoft Teams.

Du kan også inkludere et Microsoft Teams-link på en planlægningsside, som du har oprettet i mødeværktøjet.

Bemærk: Selvom det ikke er påkrævet at forbinde din Office 365-kalender til mødeværktøjet, anbefales det for at sikre, at du får mest muligt ud af Microsoft Teams-integrationen.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Møder.
• Hold musen over et møde, og klik på Rediger.
• På oversigtssiden skal du klikke på dropdown-menuen Tilføj videokonferencelink og vælge Microsoft Teams.

• Klik på Gem.

Bemærk: Det er ikke muligt at opdatere mødelinks, når et Microsoft Teams-link er blevet oprettet i HubSpot. For at opdatere linket i HubSpot, skal der oprettes et nyt møde.

Modtag HubSpot-aktivitetsnotifikationer i Microsoft Teams

Når du har forbundet Microsoft Teams-appen til HubSpot og forbundet din brugerkonto, vil følgende HubSpot-notifikationstyper som standard blive sendt til HubSpot-botten i Microsoft Teams:

• Tildel
• Kommentar
• Følge
• Omtale
• Forsinket
• Reminder
• Svar
• Aflevering
• Visning (f.eks. dokumentvisning)

For at slå alle notifikationer, en notifikationstype eller specifikke notifikationer fra at blive sendt til Microsoft Teams:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Notifikationer i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Andre apps .
• Hvis du vil slå alle HubSpot-notifikationer fra i Microsoft Teams, skal du klikke for at slå Microsoft Teams-kontakten fra.

• Hvis du vil slå bestemte notifikationstyper fra, skal du i afsnittet What you get notified about klikke for at udvidenotifikationsemnet og fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de notifikationer, du ikke ønsker at modtage.

Tilknyt HubSpot-virksomheder og -aftaler til Microsoft Teams-kanaler

Sådan tilknytter du en virksomheds- eller aftalepost til en Microsoft Teams-kanal:

• Naviger til dine virksomheds- eller aftaleoptegnelser:
  • Virksomheder: I din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter > Virksomheder.
  • Tilbud: I din HubSpot-konto skal du navigere til Salg > Tilbud.
• Klik på Tilknyt Microsoft Teams-kanal på Microsoft Teams-kortet i højre sidepanel.
• I popup-boksen skal du klikke på rullemenuen Vælg et team og vælge et team, der skal knyttes til HubSpot-optegnelsen.
  • Klik på rullemenuen Vælg en kanal, og vælg en eksisterende Microsoft Teams-kanal, der skal knyttes til HubSpot-optegnelsen.
  • Klik på Opret ny MS Teams -kanal for at oprette en ny kanal.
  • Marker afkrydsningsfelterne for aktivitetstyper for at synkronisere disse alarmer til Microsoft Teams-kanalen.
• Klik på Tilknyt kanal.

Når den er tilknyttet, vil du modtage relevante aktivitetsadvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanal. Du kan tilknytte flere poster til én kanal.

Brug Microsoft Teams-workflowhandlinger( kunProfessional og Enterprise )

Når du har forbundet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruge følgende workflow-handlinger:

• Opret Microsoft Teams-kanal: Opret en ny Microsoft Teams-kanal i et virksomheds- eller aftalebaseret workflow.
• Send Microsoft Teams Notifications: send en notifikation til en HubSpot-ejer og Teams-kanal. Tilgængelig i alle workflowtyper undtagen brugerdefinerede objekt- og målbaserede workflows.

Bemærk: Det er ikke muligt at sende notifikationer til private kanaler i Microsoft Teams .

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Automation > Workflows.
• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på + plus-ikonet.
• I højre panel skal du vælge en Microsoft Teams-handling:
  • Hvis du vil oprette en kanal, skal du vælge Opret Microsoft Teams-kanal.
    • For at vælge, hvilket team du vil oprette kanalen i, skal du klikke på rullemenuen Team .
    • Indtast navnet på kanalen i feltet Kanal .
    • Vælg privatlivsindstillinger for kanalen ved at klikke på rullemenuen Privatliv .
    • Klik på Gem.

• • For at sende notifikationer skal du vælge Send Microsoft Teams Notifikationer.
    • Klik på rullemenuen Brugere for at vælge de specifikke brugere, som notifikationen skal sendes til.
    • Klik på rullemenuen Team for at vælge, hvilket team notifikationen skal sendes til.
    • Klik på rullemenuen Kanal for at vælge, hvilken kanal notifikationen skal sendes til.
    • Indtast meddelelsen i feltet Meddelelse .
      • Du kan formatere beskeden ved at bruge stjerner til fed tekst, understregninger til kursivering og returknappen til en ny linje.
      • For at tagge nogen i notifikationen ved at skrive @ efterfulgt af deres Microsoft Teams-brugernavn.
      • For at inkludere et hyperlink i notifikationen skal du sætte den hyperlinkede tekst i firkantede parenteser efterfulgt af URL'en i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klik på dropdown-menuen Select actions to include with message, og vælg de handlinger, der skal inkluderes i meddelelsen.
    • Klik på Gem.

Meddelelsen bliver sendt til den Microsoft Teams-kanal, der er angivet i workflow-handlingen. Brugeren, der modtager notifikationen, kan klikke på en af handlingsknapperne for at udføre handlingen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Bemærk: Denne funktionalitet er kun tilgængelig, hvis du valgte Fuld installation, da du installerede integrationen.

Når du har forbundet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og modtage HubSpot live chat, Facebook Messenger, WhatsApp, formularindsendelser og indbakkebeskeder direkte i Microsoft Teams-kanaler. For at gøre dette skal en bruger med kontoadgang eller superadministratorrettigheder opgradere teamet for at bruge det i HubSpot-samtaler. Hvert team skal opgraderes for at få denne funktionalitet.

Sådan opgraderer du et Microsoft Team:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering og data > Integrationer.
• Søg efter Microsoft Teams-integrationen, og vælg Microsoft Teams i resultaterne.
• På fanen Connected teams, under kolonnen Bot Upgrade , klikker du på Upgrade ud for det team, du vil opgradere. Du vil derefter blive omdirigeret til din Microsoft Teams-konto.
• På din Microsoft Teams-konto vises en dialogboks med HubSpot-integrationsdetaljer. Ved siden af Åbn klikker du på pil-ikonet og vælger Tilføj til et team. Brug dropdown-menuen til at vælge det team, du vil opgradere, og klik derefter på Opsæt en bot.
• Når teamet er opgraderet, skal du navigere tilbage til HubSpot. Du kan nu vælge det team, der skal bruges i indbakken til samtaler.

Sådan vælger du teamet til brug i indbakken til samtaler:

• På Microsoft Teams-integrationssiden i HubSpot skal du klikke på fanen Samtaleindbakke, som viser alle de samtaleindbakker, du har oprettet på din HubSpot-konto.
• Ved siden af samtaleindbakken skal du klikke på On/Off for at sende og modtage beskeder fra samtaleindbakken direkte i Microsoft Teams-kanaler.
• Klik på dropdown-menuen Team for at vælge det team, der skal modtage beskederne.
• Klik på rullemenuen Kanal for at vælge den Microsoft Team-kanal, der skal modtage indgående beskeder.

Når du har forbundet indbakken, får du automatisk besked i Microsoft Teams, når du har en ny besked i din HubSpot conversations-indbakke. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams.