HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen

Erfahren Sie, wie Sie HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen, um Ihre Kommunikation zwischen den beiden Apps nahtlos zu synchronisieren. Wenn Sie Feedback zu dieser Integration haben, verwenden Sie dieses Formular, um Vorschläge, Wünsche oder Ideen zu übermitteln.

Vor dem Start

Bevor Sie HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen, stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht gesperrt ist und dass HubSpot auf der Zulassungsliste steht.

• Gehen Sie zum Microsoft Teams-Verwaltungszentrum.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team-Apps > Apps verwalten und suchen Sie nach HubSpot. 
• Klicken Sie auf die HubSpot-App und setzen Sie den Status-Schalter auf Zugelassen. 

• Klicken Sie anschließend in der linken Seitenleiste auf Berechtigungsrichtlinien. 
• Vergewissern Sie sich, dass die HubSpot-App gemäß der Berechtigungsrichtlinie Ihres Unternehmens zugelassen ist. 

App-Anforderungen

Es gibt zwei Installationsarten für Microsoft Teams. Unabhängig davon, welche Installationsart Sie wählen, installieren Sie die Integration für alle Benutzer in Ihrem HubSpot-Account. 

Bitte beachten: Sie müssen ein Super-Admin sein oder überApp Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Account verfügen. Sie müssen ein Global Admin für Microsoft Teams sein, um die Version für die vollständige Installation zu installieren.

• Für die vollständige Installation:
  • Organisationsinformationen lesen: erforderlich für die Integration, um den Namen der Organisation abzurufen.
  • Vollständige Profile aller Benutzer lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über Benutzer abzurufen.
  • Alle Gruppen lesen: erforderlich für die Integration, um eine Liste der Teams abzurufen.
  • Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
  • Alle Gruppenmitgliedschaften lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über die Mitglieder eines Teams zu lesen.
  • Alle Aufrufdatensätze lesen: erforderlich, um Benachrichtigungen über neue Anrufe zu erhalten und Anrufdetails für die Funktion zur Protokollierung von Aufrufen zu lesen.
  • Alle Mitglieder aller Kanäle lesen: erforderlich, um Informationen über Kanalmitglieder zu erhalten, z. B. ID, Name und E-Mail.
  • Online-Meeting-Artefakte lesen: erforderlich, um Microsoft Teams-Webinar-Teilnahmedatensätze für die Webinar-Synchronisierungsfunktion abzurufen.
  • Virtuelle Events aller Benutzer lesen: erforderlich, um Webinar-Informationen abzurufen und über Änderungen an Webinaren und Registrierungen für die Webinar-Synchronisierungsfunktion benachrichtigt zu werden. 
  • Kanäle erstellen: erforderlich für die Integration, um Kanäle als Teil der Workflow-Kanal-Erstellungsfunktion zu erstellen.
  • Namen, Beschreibungen und Einstellungen aller Kanäle lesen und schreiben: erforderlich für die Integration, um eine Liste von Kanälen zu lesen.
  • Zulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Teams verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots bei Microsoft Teams. 
  • Zulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Benutzer verwaltet: erforderlich für die Integration, um den HubSpot-Bot bei den Benutzern zu installieren.
  • Anmelden und Benutzerprofil lesen: erforderlich für die Integration, um die Microsoft-Teams-Benutzer-ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.
• Für eingeschränkte Installation:
  • Ihre Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
  • Zulassen, dass die Teams-App sich selbst für Sie verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots beim Benutzer.
  • Sie anmelden und Ihr Profil lesen: erforderlich für die Integration, um die ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.

Bitte beachten: HubSpot greift auf die Microsoft Teams-Benutzer-ID, die Team-IDs und den privaten Chat zu, an den der HubSpot-Bot Benachrichtigungen sendet.

Microsoft Teams-App installieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
• Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
• Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
• Bevor Sie eine Installationsoption auswählen, sollten Sie sich die Unterschiede im Dialogfeld oder in der Tabelle unten ansehen:

• Wählen Sie die Option Vollständige Installation oder Eingeschränkte Installation und klicken Sie dann auf App installieren.

• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Microsoft Teams-Konto anzumelden. Geben Sie Ihre Microsoft Teams-Anmeldedaten ein.

• Um Teams für die Synchronisierung mit HubSpot auszuwählen, klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpfte Teams.
• Um ein bestimmtes Team mit HubSpot zu verknüpfen, klicken Sie neben dem Teamnamen auf den Schalter Verknüpfen.

• Wenn Sie der Benutzer sind, der die Integration installiert hat, können Sie die Teams einschränken, die HubSpot-Benutzer anzeigen können, indem Sie das Kontrollkästchen Anzeigen aktivieren. Damit alle Benutzer neu erstellte Teams standardmäßig sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sichtbarkeit für neu erstellte Teams standardmäßig aktivieren.

Bitte beachten: Wenn Sie die Option Eingeschränkte Installation ausgewählt haben und zur Option Vollständige Installation wechseln möchten, müssen Sie die App deinstallieren und neu installieren.

App-Einstellungen überprüfen

Allgemeine Einstellungen

Überprüfen Sie auf der Registerkarte Meine Einstellungen Ihren verknüpften Account. So bearbeiten Sie den verknüpften Account:

• Klicken Sie auf Verknüpften Account bearbeiten > Verknüpften Account ändern. 
• Überprüfen Sie im rechten Bereich die E-Mail des Microsoft Teams-Benutzers und klicken Sie auf Verknüpften Account aktualisieren. 

Überprüfen Sie auf der Registerkarte Globale Einstellungen alle verknüpften Teams.

• Klicken Sie auf den Teamnamen, um die Anzahl der Mitglieder zu überprüfen.
• Aktivieren Sie durch Klicken den Schalter für Sichtbarkeit, um zu steuern, welche Microsoft Teams-Teams Benutzer anzeigen und mit welchen sich Benutzer verknüpfen können.
• Klicken Sie auf Verknüpfen, um ein Team in Microsoft Teams mit HubSpot zu verknüpfen, damit Benutzer über alle Funktionen hinweg darauf zugreifen können.
• Klicken Sie auf Upgrade, um einem Team eine neue Funktion bereitzustellen.

Im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten können Sie die Einstellungen der einzelnen Microsoft Teams-Einstellungen im HubSpot-Account anzeigen und verwalten.

Kommunikationen

Überprüfen Sie auf der Registerkarte Postfach, welche Support-Postfächer mit Microsoft Teams-Kanälen verknüpft sind.

• Klicken Sie auf den Ein-/Ausschalter, um ihn zu aktivieren und ein Postfach mit einem Microsoft Teams-Kanal zu verknüpfen.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team und wählen Sie ein Team aus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal und wählen Sie einen Kanal aus. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Postfachkanaltypen und wählen Sie die Support-Kanäle aus, die Sie mit Microsoft Teams verknüpfen möchten.

Teams Telefon

Überprüfen Sie auf der Registerkarte Teams Telefon Ihre Teams-Telefoneinstellungen, um Teams-Telefonanrufe in HubSpot-Datensätzen zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie HubSpot und Microsoft Teams Telefon einrichten. 

Webinare

Verwalten Sie auf der Registerkarte Webinare globale und individuelle Einstellungen für Microsoft Teams-Webinare. Weitere Informationen zum Einrichten von HubSpot- und Microsoft Teams-Webinaren finden Sie hier. 

Ihren HubSpot-Benutzer Ihrem Microsoft Teams-Benutzer zuordnen

Sie müssen Ihren HubSpot-Benutzer Ihrem Microsoft Teams-Benutzer zuordnen, um alle Funktionen der Microsoft Teams-Integration nutzen zu können. Dies umfasst das Hinzufügen des Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren Meetings, das Empfangen von HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams und das Erstellen benutzerdefinierter Benachrichtigungen. Ihre Benutzer werden automatisch zugeordnet, wenn die E-Mail-Adresse in beiden Apps übereinstimmt. Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse manuell zuordnen.

So ordnen Sie Ihre Benutzer manuell zu:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemeine Einstellungen. 
• Klicken Sie auf Konto verknüpfen.
• Geben Sie im rechten Bereich im Feld Microsoft Teams-Konto Ihre Microsoft Teams-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Verknüpftes Konto aktualisieren. 

• Es wird eine Bestätigungsnachricht an Ihr Microsoft Teams-Konto gesendet. Navigieren Sie zu Microsoft Teams, suchen Sie die Nachricht von HubSpot und klicken Sie dann auf Verifizieren.

• Sobald Ihr Account bestätigt ist, sendet Ihnen HubSpot eine Willkommensnachricht in Ihr Microsoft Teams-Konto. Sie können damit beginnen, die Integration zu nutzen.

Als Super-Admin können Sie alle zugeordneten Benutzer im Abschnitt „Allgemeine Einstellungen“ überprüfen. 

Fehler bei der Benutzerzuordnung beheben

Erfahren Sie, wie Sie Fehler in Zusammenhang mit der Zuordnung Ihres HubSpot-Benutzers zu Ihrem Microsoft Teams-Benutzer beheben. 

Beim Aktualisieren des verknüpften Microsoft Teams-Kontos ist ein Fehler aufgetreten.

Um diesen Fehler zu beheben, stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht blockiert ist:

• Gehen Sie zu Ihrem Microsoft Teams Admin Center. 
• Klicken Sie im linken Bereich auf Team-Apps > Apps verwalten.

• Suchen Sie nach HubSpot. 
• Prüfen Sie, ob der Status Zulässig lautet. 

• Navigieren Sie zurück zu Microsoft Teams.
• Klicken Sie unten links auf Apps und suchen Sie nach „HubSpot“. 
• Klicken Sie auf Hinzufügen, um die HubSpot-App manuell zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzuzufügen.

Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren Meetings hinzufügen

Sie können Microsoft Teams-Meetinglinks hinzufügen, wenn Sie ein Meeting im CRM vereinbaren oder das Meeting-Tool verwenden. Meetinglinks werden in der Standardsprache erstellt, die in Ihrem HubSpot-Account eingestellt ist. 

• Um einen Microsoft Teams-Link zu einem Meeting-Event hinzuzufügen, den Sie von einem Datensatz im CRM aus vereinbaren, gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen.
  • Kontakte:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.

• • Unternehmen:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf meetings Meeting. Im Fenster, das sich unten auf dem Bildschirm öffnet, können Sie Ihr Meeting einrichten.
• Klicken Sie auf Ort auswählen > Microsoft Teams. 

Sie können auch einen Microsoft Teams-Link auf einer Terminplanungsseite einfügen, die Sie mit dem Meeting-Tool erstellt haben.

Bitte beachten: Es istzwar nicht erforderlich, Ihren Office 365-Kalender mit dem Meeting-Tool zu verknüpfen, aber es wird empfohlen, um sicherzustellen, dass Sie die Integration von Microsoft Teams optimal nutzen können. 

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Meeting-Planer.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Meeting und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Klicken Sie auf der Seite Überblick auf das Dropdown-Menü Videokonferenzlink hinzufügen und wählen Sie Microsoft Teams aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Meetinglinks zu aktualisieren, sobald ein Microsoft Teams-Link in HubSpot erstellt wurde. Um den Link in HubSpot zu aktualisieren, muss ein neues Meeting erstellt werden.

Nächste Schritte

Lesen Sie die folgenden Artikel, nachdem Sie HubSpot und Microsoft Teams verknüpft haben:

• Datensätze und Benachrichtigungen in Microsoft Teams verwalten
• HubSpot-Aufgaben und -Tickets in Microsoft Teams erstellen
• Microsoft Teams-Anrufe in HubSpot-Datensätzen protokollieren
• Webinare von HubSpot und Microsoft Teams verwenden