HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen

Verknüpfen Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit HubSpot, um Ihren Kontakten Microsoft Teams-Meetinglinks zu senden und HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten. Sobald Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft ist, wird der HubSpot-Bot zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzugefügt.

Wenn Sie Feedback zu dieser Integration haben, verwenden Sie dieses Formular, um Vorschläge, Wünsche oder Ideen zu übermitteln.

Vor dem Start

Bevor Sie HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen, stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht gesperrt ist und dass HubSpot auf der Zulassungsliste steht.

• Gehen Sie zum Microsoft Teams-Verwaltungszentrum.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team-Apps > Apps verwalten.
• Suchen Sie nach HubSpot.
• Klicken Sie auf die HubSpot-App und setzen Sie den Status-Schalter auf Zugelassen. 

• Klicken Sie anschließend in der linken Seitenleiste auf Berechtigungsrichtlinien. 
• Vergewissern Sie sich, dass die HubSpot-App gemäß der Berechtigungsrichtlinie Ihres Unternehmens zugelassen ist. 

App-Anforderungen

Es gibt zwei Installationsarten für Microsoft Teams. Unabhängig davon, welche Installationsart Sie wählen, installieren Sie die Integration für alle Benutzer in Ihrem HubSpot-Portal.

Bitte beachten: Sie müssen ein Super-Admin sein oder überApp Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Account verfügen. Sie müssen ein Global Admin für Microsoft Teams sein, um die Version für die vollständige Installation zu installieren.

• Für die vollständige Installation:
  • Organisationsinformationen lesen: erforderlich für die Integration, um den Namen der Organisation abzurufen.
  • Vollständige Profile aller Benutzer lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über Benutzer abzurufen.
  • Alle Gruppen lesen: erforderlich für die Integration, um eine Liste der Teams abzurufen.
  • Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
  • Alle Gruppenmitgliedschaften lesen: erforderlich für die Integration, um grundlegende Informationen über die Mitglieder eines Teams zu lesen.
  • Kanäle erstellen: erforderlich für die Integration, um Kanäle als Teil der Workflow-Kanal-Erstellungsfunktion zu erstellen.
  • Namen, Beschreibungen und Einstellungen aller Kanäle lesen und schreiben: erforderlich für die Integration, um eine Liste von Kanälen zu lesen.
  • Zulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Teams verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots bei Teams.
  • Zulassen, dass Teams-App sich selbst für alle Benutzer verwaltet: erforderlich für die Integration, um den HubSpot-Bot bei den Benutzern zu installieren.
  • Anmelden und Benutzerprofil lesen: erforderlich für die Integration, um die Microsoft-Teams-Benutzer-ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.
• Für die eingeschränkte Installation:
  • Ihre Online-Meetings lesen und erstellen: erforderlich für die Integration, um Online-Meetings zu erstellen.
  • Zulassen, dass die Teams-App sich selbst für Sie verwaltet: erforderlich für die Integration zur Installation des HubSpot-Bots beim Benutzer.
  • Sie anmelden und Ihr Profil lesen: erforderlich für die Integration, um die ID und die E-Mail des sich anmeldenden Benutzers zu lesen.

Bitte beachten Sie HubSpot greift auf die Microsoft Teams-Benutzer-ID, die Team-IDs und den privaten Chat zu, an die der HubSpot-Bot Benachrichtigungen sendet.

Microsoft Teams-App installieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
• Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
• Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
• Bevor Sie eine Installationsoption auswählen, sollten Sie sich die Unterschiede im Dialogfeld ansehen. 
• Wählen Sie die Option Vollständige Installation oder Eingeschränkte Installation und klicken Sie dann auf App installieren.

Bitte beachten: Workflows sind nicht verfügbar, wenn Sie die eingeschränkte Installation wählen.

• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Microsoft Teams-Konto anzumelden. Geben Sie Ihre Microsoft Teams-Anmeldedaten ein.

• Um Teams für die Synchronisierung mit HubSpot auszuwählen, klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpfte Teams.
• Um ein bestimmtes Team mit HubSpot zu verknüpfen, klicken Sie neben dem Teamnamen auf den Schalter Verknüpfen.

• Wenn Sie der Benutzer sind, der die Integration installiert hat, können Sie die Teams einschränken, die HubSpot-Benutzer anzeigen können, indem Sie das Kontrollkästchen Anzeigen aktivieren. Damit alle Benutzer neu erstellte Teams standardmäßig sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sichtbarkeit für neu erstellte Teams standardmäßig aktivieren.
• Um Ihr Microsoft Teams-Benutzerkonto mit Ihrem HubSpot-Benutzer-Account zu verknüpfen, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerkonto. Sie müssen diesen Schritt ausführen, um Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren HubSpot-Meetinglinks hinzuzufügen, HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten und benutzerdefinierte Workflow-Aktionen für Teams zu erstellen. Benutzer können den Bot entweder manuell installieren (von Microsoft Teams aus) oder ihr verknüpftes Konto in HubSpot aktualisieren, um den HubSpot-Bot automatisch zu installieren. 

Bitte beachten Sie: Jeder Benutzer muss die folgenden Schritte ausführen, um sein Microsoft Teams-Benutzerkonto mit seinem HubSpot-Benutzer-Account zu verknüpfen.

• • Klicken Sie auf Konto verknüpfen.
  • Geben Sie im rechten Bereich im Feld Microsoft Teams-Konto Ihre Microsoft Teams-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Verknüpftes Konto aktualisieren.
  • Es wird eine Bestätigungsnachricht an Ihr Microsoft Teams-Konto gesendet. Navigieren Sie zu Microsoft Teams, suchen Sie die Nachricht von HubSpot und klicken Sie dann auf Verifizieren.
  • Sobald Ihr Konto verifiziert wurde, erhalten Sie eine Willkommensnachricht von HubSpot in Ihrem Microsoft Teams-Konto, und Sie können die Integration nutzen.

Wenn Sie versuchen, Ihren Microsoft Teams-Benutzer mit HubSpot zu verknüpfen, kann der folgende Fehler auftreten:

Beim Aktualisieren des verknüpften Microsoft Teams-Kontos ist ein Fehler aufgetreten.

So können Sie diesen Fehler beheben:

• Stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht blockiert ist.
  • Navigieren Sie zu Ihrem Microsoft Teams Admin Center. 
  • Klicken Sie im linken Bereich auf Team-Apps > Apps verwalten.
  • Suchen Sie nach HubSpot. 
  • Prüfen Sie, ob der Status Zulässig lautet. 

• • Navigieren Sie zurück zu Microsoft Teams.
  • Klicken Sie unten links auf Apps.
  • Suchen Sie nach HubSpot und klicken Sie auf die App.
  • Klicken Sie auf Hinzufügen, um die HubSpot-App manuell zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzuzufügen.

Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren Meetings hinzufügen

Sie können Microsoft Teams-Meetinglinks hinzufügen, wenn Sie ein Meeting im CRM vereinbaren oder das Meeting-Tool verwenden. Meetinglinks werden in der Standardsprache erstellt, die in Ihrem HubSpot-Account eingestellt ist. 

Bitte beachten: jeder Benutzer muss seinen Microsoft Teams-Benutzer HubSpot zuordnen, um die Meetinglinks-Funktion zu nutzen.

• Um einen Microsoft Teams-Link zu einem Meeting-Event hinzuzufügen, den Sie von einem Datensatz im CRM aus vereinbaren, navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen.
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.

• • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf meetings Meet. Im Fenster, das sich unten auf dem Bildschirm öffnet, können Sie Ihr Meeting einrichten.
• Klicken Sie auf Ort auswählen > Microsoft Teams. 

Sie können auch einen Microsoft Teams-Link auf einer Terminplanungsseite einfügen, die Sie mit dem Meeting-Tool erstellt haben.

Bitte beachten: Es istzwar nicht erforderlich, Ihren Office 365-Kalender mit dem Meeting-Tool zu verknüpfen, aber es wird empfohlen, um sicherzustellen, dass Sie die Integration von Microsoft Teams optimal nutzen können. 

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Meeting-Planer.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Meeting und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Klicken Sie auf der Seite Überblick auf das Dropdown-Menü Videokonferenz-Link hinzufügen und wählen Sie Microsoft Teams aus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Meetinglinks zu aktualisieren, sobald ein Microsoft Teams-Link in HubSpot erstellt wurde. Um den Link in HubSpot zu aktualisieren, muss ein neues Meeting erstellt werden.

HubSpot-Aktivitätsbenachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten

Sobald Sie die Microsoft Teams-App mit HubSpot verknüpft und Ihr Benutzerkonto verknüpft haben, werden die folgenden HubSpot-Benachrichtigungstypen standardmäßig an den HubSpot-Bot in Microsoft Teams gesendet:

• Zuweisen
• Kommentieren
• Folgen
• Erwähnung
• Überfällig
• Erinnerung
• Antworten
• Einsendung
• Anzeigen (d. h. Dokumentansicht)

So deaktivieren Sie die Übermittlung aller Benachrichtigungen, eines Benachrichtigungstyps oder von bestimmten Benachrichtigungen an Microsoft Teams:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Sonstige Apps”.
• Um alle HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu deaktivieren, klicken Sie auf den Microsoft Teams-Schalter, um ihn zu deaktivieren.

• Um bestimmte Benachrichtigungstypen zu deaktivieren, klicken Sie im Abschnitt Über was Sie benachrichtigt werden auf das Benachrichtigungsthema, um es zu erweitern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benachrichtigungen, die Sie nicht erhalten möchten.

HubSpot-Unternehmen und -Deals zu Microsoft Teams-Kanälen zuordnen

So verknüpfen Sie einen Unternehmens- oder Deal-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal:

• Navigieren Sie zu Ihren Unternehmens- oder Deal-Datensätzen:
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste in der Karte Microsoft Teams auf Microsoft Teams-Kanal zuordnen.
• Klicken Sie im Pop-up-Feld auf das Dropdown-Menü Team auswählen und wählen Sie ein Team aus, das Sie mit dem HubSpot-Datensatz verknüpfen möchten.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal auswählen und wählen Sie einen vorhandenen Microsoft Teams-Kanal aus, der mit dem HubSpot-Datensatz verknüpft werden soll. 
  • Klicken Sie auf Neuen MS Teams-Kanal erstellen, um einen neuen Kanal zu erstellen.
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktivitätstypen, um diese Benachrichtigungen mit dem Microsoft Teams-Kanal zu synchronisieren.
• Klicken Sie auf Kanal zuordnen. 

Sobald die Verknüpfung erstellt ist, erhalten Sie relevante Aktivitätsbenachrichtigungen für den verknüpften Microsoft Teams-Kanal. Sie können mehrere Datensätze mit einem Kanal verknüpfen. 

Microsoft Teams Workflow-Aktionen verwenden (nur Professional und Enterprise)

Sobald Sie Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft haben, können Sie die folgenden Workflow-Aktionen verwenden:

• Microsoft Teams-Kanal erstellen: Erstellen Sie einen neuen Microsoft Teams-Kanal in einem unternehmens- oder dealbasierten Workflow.
• Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden: Senden Sie eine Benachrichtigung an einen zuständigen HubSpot-Mitarbeiter und einen Teams-Kanal. Verfügbar in allen Workflow-Typen mit Ausnahme von Workflows, die auf benutzerdefinierten Objekten und Zielen basieren. 

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen an private Kanäle in Microsoft Teams zu senden.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine Microsoft Teams-Aktion aus:
  • Um einen Kanal zu erstellen, wählen Sie Microsoft Teams-Kanal erstellen aus.
    • Um das Team auszuwählen, in dem Sie den Kanal erstellen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team.
    • Geben Sie den Namen des Kanals im Feld Kanal ein.
    • Um die Datenschutzeinstellungen für den Kanal auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenschutz.
    • Klicken Sie auf Speichern. 

• • Um Benachrichtigungen zu senden, wählen Sie Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden aus. 
    • Um die Benutzer auszuwählen, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer.
    • Um auszuwählen, an welches Team die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team.
    • Um auszuwählen, an welchen Kanal die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal.
    • Geben Sie die Nachricht im Feld Nachricht ein.
      • Sie können die Nachricht formatieren, indem Sie Sternchen für fett hervorgehobenen Text, Unterstriche für kursiven Text und die Return-Taste für eine neue Zeile verwenden.
      • Um jemanden in der Benachrichtigung zu taggen, geben Sie @ gefolgt von seinem Microsoft Teams-Benutzernamen ein.
      • Um einen Hyperlink in die Benachrichtigung einzufügen, setzen Sie den Text des Hyperlinks in eckige Klammern, gefolgt von der URL in Klammern. Zum Beispiel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen auswählen, die in die Nachricht aufgenommen werden sollen und wählen Sie Aktionen aus, die in die Benachrichtigung aufgenommen werden sollen. 
    • Klicken Sie auf Speichern. 

Die Benachrichtigung wird an den in der Workflow-Aktion angegebenen Microsoft Teams-Kanal gesendet. Der Benutzer, der die Benachrichtigung erhält, kann auf eine der Aktionsschaltflächen klicken, um die Aktion auszuführen. 

In Microsoft Teams auf HubSpot-Konversationen antworten

Bitte beachten: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie bei der Installation der Integration die Option Vollständige Installation gewählt haben.

Nach dem Verknüpfen von HubSpot und Microsoft Teams können Sie HubSpot-Livechat-, Facebook-Messenger- und WhatsApp-, Formulareinsendungs- und Postfachnachrichten direkt in Microsoft Teams-Kanälen senden und empfangen. Dazu muss ein Benutzer mit Berechtigungen für Account-Zugriff oder Super-Admin-Berechtigungen das Team aktualisieren, um es in HubSpot-Konversationen zu verwenden. Jedes Team muss für diese Funktion hochgestuft werden.

So stufen Sie ein Microsoft-Team hoch:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
• Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Verknüpfte Teams in der Spalte Bot-Upgrade neben dem Team, das Sie hochstufen möchten, auf Hochstufen. Sie werden dann zu Ihrem Microsoft Teams-Konto weitergeleitet.
• In Ihrem Microsoft Teams-Konto wird ein Dialogfeld mit den HubSpot-Integrationsdetails angezeigt. Klicken Sie neben Öffnen auf das Pfeilsymbol und wählen Sie Zu einem Team hinzufügen aus. Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs das Team aus, das Sie hochstufen möchten, und klicken Sie dann auf Bot einrichten. 
• Wenn das Team hochgestuft wurde, gehen Sie zurück zu HubSpot. Sie können nun das Team für die Verwendung im Konversationen-Postfach auswählen.

So wählen Sie das Team für die Verwendung im Konversationen-Postfach aus:

• Klicken Sie auf der Microsoft Teams-Integrationsseite in HubSpot auf die Registerkarte Konversationen-Postfach, auf der alle Konversationen-Postfächer aufgelistet sind, die Sie in Ihrem HubSpot-Account erstellt haben. 
• Klicken Sie neben dem Konversationen-Postfach auf den An/Aus-Schalter, um ihn zu aktivieren und Nachrichten vom Konversationen-Postfach direkt in Microsoft Teams-Kanälen zu senden und zu empfangen. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team, um das Team auszuwählen, das die Nachrichten erhalten soll.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal, um den Microsoft Teams-Kanal auszuwählen, der eingehende Nachrichten empfangen soll.

Nach dem Verknüpfen des Postfachs werden Sie in Microsoft Teams automatisch benachrichtigt, wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem HubSpot-Konversationen-Postfach haben. Sie können auch direkt von Microsoft Teams aus antworten.