HubSpot en Microsoft Teams verbinden

Leer hoe je HubSpot en Microsoft Teams kunt koppelen om je communicatie naadloos te synchroniseren tussen de twee apps. Als je feedback hebt over deze integratie, gebruik dan dit formulier om suggesties, verzoeken of ideeën in te dienen.

Voordat je begint

Voordat je HubSpot en Microsoft Teams met elkaar verbindt, moet je ervoor zorgen dat de HubSpot-app niet is geblokkeerd in Microsoft Teams en dat HubSpot is toegestaan.

• Navigeer naar het Microsoft Teams beheercentrum.
• Klik in de linkerzijbalk op Team-apps > Apps beheren en zoek naar HubSpot.
• Klik op de HubSpot-app en zet de statusknop op Toegestaan.

• Klik vervolgens in de linkerzijbalk op Beleidsregels voor machtigingen.
• Controleer of de HubSpot-app is toegestaan onder het machtigingsbeleid van je organisatie.

App-vereisten

Er zijn twee installatietypes voor Microsoft Teams. Welk installatietype je ook kiest, je installeert de integratie voor alle gebruikers in je HubSpot account.

Let op: je moet een Super Admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account. Je moet een Global Admin voor Microsoft Teams zijn om de Full Install versie te installeren.

• Voor volledige installatie:
  • Lees organisatie-informatie: vereist voor de integratie om de naam van de organisatie te krijgen.
  • Lees de volledige profielen van alle gebruikers: vereist voor de integratie om basisinformatie over gebruikers te krijgen.
  • Alle groepen lezen: vereist voor de integratie om een lijst van de teams op te halen.
  • Online vergaderingen lezen en aanmaken: vereist voor de integratie om online vergaderingen aan te maken.
  • Alle groepslidmaatschappen lezen: vereist voor de integratie om basisinformatie over leden van een team te lezen.
  • Alle gespreksrecords lezen: vereist om op de hoogte te worden gebracht van nieuwe oproepen en details van telefoongesprekken te lezen voor de gespreksregistratiefunctie.
  • Lees alle leden van alle kanalen: vereist om informatie te krijgen over kanaalleden, zoals de ID, naam en e-mail.
  • Online vergaderingsartefacten lezen: vereist om aanwezigheidsbestanden van Microsoft Teams Webinars te krijgen voor de Webinar-synchronisatiefunctie.
  • Lees de virtuele evenementen van alle gebruikers: vereist om informatie over webinars te krijgen en te worden geïnformeerd over wijzigingen in webinars en registraties voor de Webinar-synchronisatiefunctie.
  • Creëer kanalen: vereist voor de integratie om kanalen te creëren als onderdeel van de functie voor het creëren van workflowkanalen.
  • Lees en schrijf de namen, beschrijvingen en instellingen van alle kanalen: vereist voor de integratie om een lijst met kanalen te lezen.
  • Sta de Teams app toe om zichzelf te beheren voor alle teams: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren in Microsoft Teams.
  • Laat de app zichzelf beheren voor alle gebruikers: vereist voor de integratie om de HubSpot-bot te installeren bij gebruikers.
  • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: vereist voor de integratie om de Microsoft Teams gebruikers-ID en het e-mailadres te lezen van de gebruiker die zich aanmeldt.
• Voor beperkte installatie:
  • Lees en maak je online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te maken.
  • Sta de Teams app toe om zichzelf voor je te beheren: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren bij de gebruiker.
  • Meld je aan en lees je profiel: vereist voor de integratie om id en e-mail te lezen van de gebruiker die zich aanmeldt.

Let op: HubSpot heeft toegang tot de Microsoft Teams gebruikers-ID, team-ID's en privéchat waar de HubSpot-bot meldingen naar stuurt.

Installeer de Microsoft Teams app

• Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Zoek naar de Microsoft Teams integratie en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• Klik rechtsboven op App installeren.
• Bekijk voordat je een installatieoptie selecteert de verschillen in het dialoogvenster of in de tabel hieronder:

• Selecteer de optie Volledige installatie of Beperkte installatie en klik vervolgens op App installeren.

• Je wordt gevraagd om je aan te melden bij je Microsoft Teams account. Voer je Microsoft Teams-inloggegevens in.

• Om teams te selecteren om te synchroniseren met HubSpot, klik je op het tabblad Verbonden teams .
• Om een specifiek team met HubSpot te verbinden, klik je naast de teamnaam om de Verbinden schakelaar aan te zetten.

• Als u de gebruiker bent die de integratie heeft geïnstalleerd, kunt u beperken welke teams HubSpot-gebruikers kunnen bekijken door het selectievakje Tonen in te schakelen. Schakel het selectievakje Zichtbaarheid voor nieuw gemaakte teams standaard inschakelen in als je alle gebruikers wilt toestaan om nieuw gemaakte teams te bekijken.

Let op: als je Beperkte installatie hebt geselecteerd en wilt overstappen op Volledige installatie, moet je de app verwijderen en opnieuw installeren.

Je app-instellingen bekijken

Algemene instellingen

Bekijk je verbonden account op het tabblad Mijn instellingen. De verbonden account bewerken:

• Klik op Verbonden account bewerken > Verbonden account wijzigen.
• Controleer in het rechterpaneel het e-mailadres van de Microsoft Teams-gebruiker en klik op Gekoppelde account bijwerken.

Bekijk alle verbonden teams op het tabblad Globale instellingen.

• Klik op de teamnaam om het aantal leden te bekijken.
• Klik op om de Zichtbaarheid-schakelaar aan te zetten om te bepalen welke Microsoft Teams-teams gebruikers kunnen bekijken en waarmee ze verbinding kunnen maken.
• Klik op Verbinden om een team in Microsoft Teams te verbinden met HubSpot zodat gebruikers toegang krijgen tot alle functies.
• Klik op Upgrade om een team te upgraden voor nieuwe functionaliteit.

Bekijk en beheer de instellingen van individuele Microsoft Teams-instellingen in het HubSpot-account in het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren.

Communicatie

Bekijk op het tabblad Inbox welke support-inboxen zijn gekoppeld aan Microsoft Teams-kanalen.

• Klik op de Aan/Uit-knop om een inbox te verbinden met een Microsoft Teams-kanaal.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Team en selecteer een team.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal en selecteer een kanaal.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Inbox-kanaaltypen en selecteer de ondersteuningskanalen die je met Microsoft Teams wilt verbinden.

Teams Telefoon

Bekijk op het tabblad Teams Phone je Teams Phone instellingen om Teams telefoongesprekken te loggen naar HubSpot records. Leer hoe je HubSpot en Microsoft Teams Phone instelt.

Webinars

Beheer op het tabblad Webinars de globale en individuele instellingen voor Microsoft Teams webinars. Lees hier meer over het instellen van HubSpot en Microsoft Teams webinars.

Koppel je HubSpot-gebruiker aan je Microsoft Teams-gebruiker

Je moet je HubSpot gebruiker koppelen aan je Microsoft Teams gebruiker om alle functies van de Microsoft Teams integratie te kunnen gebruiken. Dit omvat het toevoegen van de koppeling voor Microsoft Teams vergaderingen aan je vergaderingen, het ontvangen van HubSpot meldingen in Microsoft Teams en het maken van aangepaste meldingen. Je gebruikers worden automatisch gekoppeld als het e-mailadres in beide apps overeenkomt. Als ze niet overeenkomen, moet je het e-mailadres handmatig koppelen.

Om je gebruikers handmatig toe te wijzen:

• Klik op het tabblad Algemene instellingen.
• Klik op Account koppelen.
• Voer in het rechterpaneel in het veld Microsoft Teams-account het e-mailadres van Microsoft Teams in en klik vervolgens op Gekoppeld account bijwerken.

• Er wordt een verificatiebericht naar je Microsoft Teams-account verzonden. Navigeer naar Microsoft Teams, zoek het bericht van HubSpot en klik op Verifiëren.

• Zodra je account is bevestigd, stuurt HubSpot je een welkomstbericht in je Microsoft Teams-account. Je kunt de integratie nu gaan gebruiken.

Als je een superbeheerder bent, kun je alle toegewezen gebruikers bekijken in het gedeelte Algemene instellingen.

Fouten bij het toewijzen van gebruikers oplossen

Leer hoe je fouten oplost die kunnen optreden bij het koppelen van je HubSpot-gebruiker aan je Microsoft Teams-gebruiker.

Er is iets misgegaan tijdens het bijwerken van je gekoppelde Microsoft Teams account.

Om deze foutmelding op te lossen, controleer je of de HubSpot app niet geblokkeerd is in Microsoft Teams:

• Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum.
• Klik in het linkerpaneel op Team-apps > Apps beheren.

• Zoek naar HubSpot.
• Controleer of de status Toegestaan is.

• Navigeer terug naar Microsoft Teams.
• Klik linksonder op Apps en zoek naar HubSpot.
• Klik op Toevoegen om de HubSpot-app handmatig toe te voegen aan je Microsoft Teams-account.

Koppelingen naar Microsoft Teams-vergaderingen toevoegen aan je vergaderingen

Je kunt Microsoft Teams-vergaderlinks toevoegen wanneer je een vergadering inplant in de CRM of wanneer je de tool Vergaderingen gebruikt. Vergaderlinks worden gemaakt in de standaardtaal die is ingesteld in je HubSpot-account.

• Om een Microsoft Teams-koppeling toe te voegen aan een vergadering die je plant vanuit een record in de CRM, navigeer je in je HubSpot-account naar je records.
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

• • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetings Vergadering. In het venster dat onder aan het scherm wordt geopend, stelt u uw vergadering in.
• Klik op Locatie selecteren > Microsoft Teams.

Je kunt ook een koppeling naar Microsoft Teams opnemen op een planningspagina die je hebt gemaakt in de tool Vergaderingen.

Let op: het is niet verplicht om je Office 365 agenda te koppelen aan de vergadertool, maar het wordt wel aangeraden om ervoor te zorgen dat je het meeste uit de Microsoft Teams integratie haalt.

• Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Meetingplanner.
• Beweeg de muis over een vergadering en klik op Bewerken.
• Klik op de pagina Overzicht op het vervolgkeuzemenu Videoconferentie toevoegen en selecteer Microsoft Teams.

• Klik op Opslaan.

Let op: het is niet mogelijk om vergaderingskoppelingen bij te werken nadat een Microsoft Team koppeling is gemaakt in HubSpot. Om de koppeling in HubSpot bij te werken, moet een nieuwe vergadering worden gemaakt.

Volgende stappen

Bekijk de volgende artikelen nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld:

• Beheer records en meldingen in Microsoft Teams
• HubSpot taken en tickets maken in Microsoft Teams
• Microsoft Teams gesprekken loggen naar HubSpot records
• HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken