HubSpot en Microsoft Teams verbinden

Verbind HubSpot en Microsoft Teams om je communicatie tussen de twee apps te synchroniseren. Als je feedback hebt over deze integratie, gebruik dan dit formulier om suggesties, verzoeken of ideeën in te dienen.

Voordat je begint

Voordat je HubSpot en Microsoft Teams met elkaar verbindt, moet je ervoor zorgen dat de HubSpot-app niet is geblokkeerd in Microsoft Teams en dat HubSpot is toegestaan.

1. Navigeer naar het Microsoft Teams beheercentrum.
2. Klik in de linkerzijbalk op Team-apps > Apps beheren en zoek naar HubSpot. 
3. Klik op de HubSpot app en klik op de Status-omschakeling naar Toegestaan. 

4. Klik vervolgens in de linker zijbalk op Permissiebeleid. 
5. Controleer of de HubSpot-app is toegestaan onder het toestemmingsbeleid van uw organisatie. 

App-vereisten

• Voor volledige installatie:
  • Lees organisatie-informatie: vereist voor de integratie om de naam van de organisatie te krijgen.
  • Lees het volledige profiel van alle gebruikers: vereist voor de integratie om basisinformatie over gebruikers te verkrijgen.
  • Alle groepen lezen: vereist voor de integratie om een lijst van de teams op te halen.
  • Lezen en creëren van online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te creëren.
  • Alle groepsleden lezen: vereist voor de integratie om basisinformatie over leden van een team te lezen.
  • Alle gespreksrecords lezen: vereist om op de hoogte te worden gebracht van nieuwe oproepen en details van telefoongesprekken te lezen voor de functie Gespreksregistratie.
  • Alle leden van alle chatrooms lezen: vereist om informatie over chatroomleden te krijgen, zoals de ID, naam en e-mail.
  • Artefacten van online vergaderingen lezen: vereist om aanwezigheidsbestanden van Microsoft Teams Webinars te krijgen voor de Webinar-synchronisatiefunctie.
  • Lees de virtuele evenementen van alle gebruikers: vereist om informatie over webinars te krijgen en te worden geïnformeerd over wijzigingen in webinars en registraties voor de functie Webinar sync. 
  • Creëer kanalen: vereist voor de integratie om kanalen te creëren als onderdeel van de workflow kanaal creatie functie.
  • Lezen en schrijven van de namen, beschrijvingen en instellingen van alle kanalen: vereist voor de integratie om een lijst van kanalen te lezen.
  • Laat de Teams-app zichzelf beheren voor alle teams: vereist voor de integratie om de HubSpot-bot te installeren in Microsoft Teams. 
  • Laat de app zichzelf beheren voor alle gebruikers: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren bij gebruikers.
  • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: vereist voor de integratie om de Microsoft Teams gebruikers-ID en het e-mailadres te lezen van de gebruiker die zich aanmeldt.
• Voor beperkte installatie:
  • Lees en creëer uw online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te creëren.
  • Laat de Teams-app zichzelf voor je beheren: vereist voor de integratie om de HubSpot-bot bij de gebruiker te installeren.
  • U aanmelden en uw profiel lezen: vereist voor de integratie om id en e-mail te lezen van de gebruiker die zich aanmeldt.

Let op: HubSpot heeft toegang tot de Microsoft Teams gebruikers-ID, team-ID's en privéchat waar de HubSpot bot meldingen naar stuurt.

Installeer de Microsoft Teams app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Klik op de zoekbalk en voer Microsoft Teams in. Selecteer vervolgens Microsoft Teams in de resultaten.
3. Klik op Installeren.
4. Bekijk de verschillen tussen de twee opties voordat je een installatieoptie kiest:

• • Volledige installatie: u moet een Microsoft-beheerder zijn om Volledige installatie te selecteren. Alle functies zijn beschikbaar als je Volledige installatie selecteert. 
  • Beperkte installatie: je hoeft geen Microsoft-beheerder te zijn om Beperkte installatie te selecteren. Met een beperkte installatie kun je alleen HubSpot-meldingen ontvangen in Microsoft Teams en koppelingen naar Microsoft Teams-vergaderingen toevoegen aan je vergaderingen.

5. Selecteer de optie Volledige installatie of Beperkte installatie . Klik vervolgens op Installeren.

6. Je wordt gevraagd om je aan te melden bij je Microsoft Teams account. Voer uw Microsoft Teams-gegevens in.

Als je Beperkt installeren selecteert, word je doorgestuurd naar de instellingen van de Microsoft Teams connected app en kun je de app gaan gebruiken met HubSpot.

Als u Volledige installatie selecteert, controleert u de vereiste machtigingen en klikt u vervolgens op Toestaan. Je wordt doorgestuurd naar de instellingen van de Microsoft Teams connected app, waar je het koppelen van teams aan HubSpot en het instellen van je gebruikersaccount kunt voltooien.

Teams selecteren om te synchroniseren met HubSpot: 

1. Navigeer naar het tabblad Algemene instellingen .
2. Klik op het tabblad Globale instellingen .
3. Zet in het gedeelte Verbonden teams de schakelaar Verbinden aan naast het team dat je wilt verbinden met HubSpot. 
4. Als jij de gebruiker bent die de integratie heeft geïnstalleerd, kun je beperken welke teams HubSpot-gebruikers kunnen bekijken door het selectievakje Tonen in te schakelen. Om alle gebruikers in staat te stellen nieuw aangemaakte teams standaard te zien, vinkt u het vakje Zichtbaarheid voor nieuw aangemaakte teams standaard aan.

Let op: als je Beperkte installatie hebt geselecteerd en wilt overschakelen op de Volledige installatie, moet je de app verwijderen en opnieuw installeren.

Controleer je app-instellingen

Algemene instellingen

Bekijk uw verbonden account op het tabblad Mijn instellingen . De verbonden account bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Navigeer naar het tabblad Algemene instellingen . 
4. Klik op het tabblad Mijn instellingen op Verbonden account bewerken > Verbonden account wijzigen. 
5. Controleer in het rechterpaneel het e-mailadres van de Microsoft Teams-gebruiker en klik op Gekoppelde account bijwerken. 

Bekijk alle verbonden teams op het tabblad Globale instellingen .

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Navigeer naar het tabblad Algemene instellingen . Klik vervolgens op Globale instellingen. 

• • Klik op de naam van het team om het aantal leden te bekijken.
  • Schakel de Zichtbaarheid-schakelaar in om te bepalen welke Microsoft Teams-teams gebruikers kunnen bekijken en waarmee ze verbinding kunnen maken.
  • Klik op Verbinden om een team in Microsoft Teams te verbinden met HubSpot zodat gebruikers toegang krijgen tot alle functies.
  • Klik op Upgrade om een team te upgraden voor nieuwe functionaliteit.
  • Bekijk en beheer de instellingen van individuele Microsoft Teams-instellingen in het HubSpot-account in het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren .

Communicatie

Bekijk op het tabblad Inbox welke support-inboxen verbonden zijn met Microsoft Teams-kanalen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Navigeer naar het tabblad Communicatie.
4. Op het tabblad Inbox : 

• • Schakel de schakelaar Aan/Uit om een inbox te verbinden met een Microsoft Teams-kanaal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Team en selecteer een team.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal en selecteer een kanaal. 
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Type Inbox-kanalen en selecteer de ondersteuningskanalen die je wilt verbinden met Microsoft-teams.

5. Klik op het tabblad Helpdesk om te zien hoe tickets worden gesynchroniseerd met Microsoft Teams. Meer informatie over het synchroniseren en beheren van helpdesktickets in Microsoft Teams ( alleenService Hub Professional en Enterprise ).

Teams Telefoon

Bekijk op het tabblad Teams Phone je Teams telefooninstellingen om Teams telefoongesprekken te loggen in HubSpot records.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Navigeer naar het tabblad Teams Phone .
4. Schakel de selectievakjes in voor de Microsoft Teams gesprekken die je automatisch wilt aanmelden bij HubSpot: 

• • Voor uitgaande gesprekken
  • Voor inkomende gesprekken

Meer informatie over het instellen van HubSpot en Microsoft Teams Phone. 

Webinars

Beheer globale en individuele instellingen voor Microsoft Teams webinars op het tabblad Webinars .

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Navigeer naar het tabblad Webinars.
4. Bekijk op het tabblad Mijn instellingen en het tabblad Globale instellingen de synchronisatie-instellingen voor webinars voor uw gebruiker en voor uw team. 

Meer informatie over het synchroniseren van Microsoft Teams webinars met HubSpot.

Koppel je HubSpot-gebruiker aan je Microsoft Teams-gebruiker

Je moet je HubSpot-gebruiker koppelen aan je Microsoft Teams-gebruiker om alle functies van de Microsoft Teams-integratie te kunnen gebruiken. Dit omvat het toevoegen van de Microsoft Teams vergaderlink aan je vergaderingen, het ontvangen van HubSpot meldingen in Microsoft Teams en het maken van aangepaste meldingen. Je gebruikers worden automatisch gekoppeld als het e-mailadres in beide apps overeenkomt. Als ze niet overeenkomen, moet u uw e-mailadres handmatig toewijzen.

Om uw gebruikers handmatig in kaart te brengen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Algemene instellingen . 
4. Klik op het tabblad Mijn instellingen op Account verbinden.
5. Voer in het rechterpaneel in het veld Microsoft Teams-account je e-mailadres voor Microsoft Teams in en klik vervolgens op Gekoppeld account bijwerken. 

6. Er wordt een verificatiebericht naar je Microsoft Teams-account gestuurd. Navigeer naar Microsoft Teams, zoek het bericht van HubSpot en klik op Verifiëren.

7. Zodra je account is bevestigd, stuurt HubSpot je een welkomstbericht in je Microsoft Teams account. Je kunt de integratie gaan gebruiken.

Als je een Superbeheerder bent, kun je alle toegewezen gebruikers bekijken op het tabblad Algemene instellingen . 

Koppelingen naar vergaderingen van Microsoft Teams toevoegen aan je vergaderingen

Je kunt koppelingen naar Microsoft Teams-vergaderingen toevoegen wanneer je een vergadering inplant in de CRM of wanneer je de tool Vergaderingen gebruikt. Meetingkoppelingen worden gemaakt in de standaardtaal die is ingesteld in je HubSpot-account. 

1. Om een Microsoft Teams-link toe te voegen aan een vergaderevenement dat je plant vanuit een record in de CRM, navigeer je in je HubSpot-account naar je records.

• • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

• • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in het linkerpaneel op meetings Ontmoeten. In het venster dat onderaan het scherm wordt geopend, stel je de vergadering in.
4. Klik op Selecteer locatie > Microsoft Teams. 

Let op: het isniet verplicht om je Office 365 agenda te koppelen aan de vergadertool, maar het wordt wel aangeraden om ervoor te zorgen dat je het meeste haalt uit de Microsoft Teams integratie. 

U kunt ook een koppeling naar Microsoft Teams opnemen op een planningspagina die u hebt gemaakt in de vergadertool.

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Meetingplanner.
2. Ga met de muis over een vergadering en klik op Bewerken.
3. Op de pagina Overzicht klikt u op het keuzemenu Videoconferentie toevoegen en selecteert u Microsoft Teams.
4. Klik op Opslaan.

Let op: het is niet mogelijk om vergaderingslinks bij te werken zodra de koppeling van een Microsoft Team is aangemaakt in HubSpot. Om de koppeling in HubSpot bij te werken, moet een nieuwe vergadering worden aangemaakt.

Microsoft Teams fouten oplossen

Leer hoe je veelvoorkomende fouten oplost die kunnen optreden bij het verbinden van Microsoft Teams met HubSpot. 

Fout bij toewijzing door gebruiker

Wanneer je je HubSpot-gebruiker koppelt aan je Microsoft Teams-gebruiker, kun je de volgende foutmelding tegenkomen: 

Er is iets misgegaan tijdens het bijwerken van je gekoppelde Microsoft Teams-account.

Om deze foutmelding op te lossen, controleer je of de HubSpot app niet geblokkeerd is in Microsoft Teams:

1. Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum. 
2. Klik in het linkerpaneel op Team-apps > Apps beheren.
3. Zoek naar HubSpot. 
4. Controleer of de status Toegestaan is. 

5. Keer terug naar Microsoft Teams.
6. Klik linksonder op Apps en zoek naar HubSpot. 
7. Klik op Toevoegen om de HubSpot app handmatig toe te voegen aan je Microsoft Teams account.

Nieuwe machtigingsprompt 

U kunt de volgende vraag om Microsoft-machtigingen tegenkomen: 

Microsoft-machtigingen Om Microsoft Teams-vergaderingen te kunnen blijven gebruiken, moet je de nieuwe machtigingen accepteren.

Als je deze prompt blijft ontvangen nadat je deze hebt geaccepteerd, moet een Microsoft Teams-beheerder deze stappen uitvoeren om het probleem op te lossen: 

1. Meld u aan bij Azure met een Global Administrator-account. 
2. Klik op Enterprise-toepassingen. 
3. Zoek en selecteer HubSpot. 
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Beveiliging > Machtigingen. 
5.  Klik op Toestemming verlenen voor [uw org-naam] en volg de stappen in de toestemmingsstroom. 

Volgende stappen

Bekijk de volgende artikelen nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld:

• Records en meldingen beheren in Microsoft Teams
• HubSpot taken en tickets aanmaken in Microsoft Teams
• Log Microsoft Teams gesprekken naar HubSpot records
• HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken