HubSpot en Microsoft Teams verbinden

Verbind je Microsoft Teams account met HubSpot om je contacten Microsoft Teams vergaderlinks te sturen en HubSpot meldingen in Microsoft Teams te ontvangen. Zodra Microsoft Teams is verbonden met HubSpot, wordt de HubSpot-bot toegevoegd aan je Microsoft Teams-account.

Als je feedback hebt over deze integratie, gebruik dan dit formulier om suggesties, verzoeken of ideeën in te dienen.

Voordat u begint

Voordat u HubSpot en Microsoft Teams verbindt, moet u ervoor zorgen dat de HubSpot-app niet wordt geblokkeerd in Microsoft Teams en dat HubSpot is gewhitelist.

• Navigeer naar het Microsoft Teams beheercentrum.
• Klik in de linkerzijbalk op Team-apps > Apps beheren.
• Zoek naar HubSpot.
• Klik op de HubSpot-app en zet de statusknop op Toegestaan.

• Klik vervolgens in de linkerzijbalk op Permissiebeleid.
• Controleer of de HubSpot-app is toegestaan onder het machtigingsbeleid van uw organisatie.

Vereisten voor integratie

Er zijn twee installatietypes voor Microsoft Teams. Ongeacht welk installatietype je kiest, installeer je de integratie voor alle gebruikers in je HubSpot-portaal.

Let op: je moet een super admin zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account. Je moet een Global Admin voor Microsoft Teams zijn om de Full Install versie te installeren.

• Voor volledige installatie:
  • Lees organisatie-informatie: vereist voor de integratie om de naam van de organisatie te krijgen.
  • Lees de volledige profielen van alle gebruikers: vereist voor de integratie om basisinformatie over gebruikers te verkrijgen.
  • Lees alle groepen: vereist voor de integratie om een lijst van de teams op te halen.
  • Lees en creëer online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te creëren.
  • Lees alle groepslidmaatschappen: vereist voor de integratie om basisinformatie over leden van een team te lezen.
  • Creëer kanalen: vereist voor de integratie om kanalen te creëren als onderdeel van de workflowfunctie voor het creëren van kanalen.
  • Lees en schrijf de namen, beschrijvingen en instellingen van alle kanalen: vereist voor de integratie om een lijst met kanalen te lezen.
  • Laat de Teams app zichzelf beheren voor alle teams: vereist voor de integratie om de HubSpot bot op teams te installeren.
  • Laatde app zichzelf beheren voor alle gebruikers: vereist voor de integratie om de HubSpot-bot te installeren bij gebruikers.
  • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: vereist voor de integratie om de Microsoft Teams gebruikers-ID en e-mail van de gebruiker die zich aanmeldt te lezen.
• Voor beperkte installatie:
  • Online vergaderingen lezen en aanmaken: vereist voor de integratie om online vergaderingen aan te maken.
  • Laat de Teams app zichzelf voor je beheren: vereist voor de integratie om de HubSpot bot bij de gebruiker te installeren.
  • Meld je aan en lees je profiel: vereist voor de integratie om id en e-mail van de gebruiker die zich aanmeldt te lezen.

Let op: HubSpot krijgt toegang tot de Microsoft Teams gebruikers-ID, team-ID's en privé-chat waar de HubSpot bot meldingen naar stuurt.

Installeer de Microsoft Teams app

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Zoek naar de Microsoft Teams integratie, en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• Klik rechtsboven op app installeren.
• Bekijk de verschillen in het dialoogvenster voordat u een installatieoptie selecteert.
• Selecteer de optie Volledige installatie of Beperkte installatie en klik vervolgens op App installeren.

Let op: workflows zijn niet beschikbaar als u kiest voor de beperkte installatie.

• U wordt gevraagd in te loggen bij uw Microsoft Teams-account. Voer uw Microsoft Teams-gegevens in.

• Om teams te selecteren om te synchroniseren met HubSpot, klik je op het tabblad Verbonden teams .
  • Om alle teams van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren, klik je op Alle teams verbinden.
  • Om een specifiek team met HubSpot te verbinden, klik je naast de teamnaam om de schakelaar Verbinden aan te zetten.
• Als u de gebruiker bent die de integratie heeft geïnstalleerd, kunt u beperken welke teams HubSpot-gebruikers kunnen bekijken door het selectievakje Tonen in te schakelen. Om alle gebruikers toe te staan nieuw aangemaakte teams standaard te bekijken, selecteer je het selectievakje Zichtbaarheid voor nieuw aangemaakte teams standaard inschakelen.

• Om uw Microsoft Teams-gebruikersaccount aan uw HubSpot-gebruikersaccount te koppelen, klikt u op het tabblad Gebruikersaccount . U moet deze stap voltooien om Microsoft Teams-vergaderingskoppelingen toe te voegen aan uw HubSpot-vergaderingskoppelingen, HubSpot-meldingen in Microsoft Teams te ontvangen en aangepaste workflowacties voor teams te maken. Gebruikers kunnen de bot handmatig installeren (vanuit Microsoft Teams) of hun gekoppelde account in HubSpot bijwerken om de HubSpot-bot automatisch te installeren.

Let op: elke gebruiker moet de onderstaande stappen doorlopen om hun Microsoft Teams gebruikersaccount te koppelen met hun HubSpot gebruikersaccount.

• • Klik op Account koppelen.
  • Voer in het rechterpaneel in het veld Microsoft Teams-account uw Microsoft Teams-e-mailadres in en klik vervolgens op Gekoppeld account bijwerken.
  • Er wordt een verificatiebericht naar je Microsoft Teams-account gestuurd. Navigeer naar Microsoft Teams en zoek het bericht van HubSpot, klik vervolgens op Verifiëren.
  • Zodra je account is geverifieerd, ontvang je een welkomstbericht van HubSpot in je Microsoft Teams-account en kun je de integratie gaan gebruiken.

U kunt de volgende foutmelding tegenkomen wanneer u uw Microsoft Teams-gebruiker probeert te koppelen aan HubSpot:

Er is iets misgegaan tijdens het bijwerken van uw gekoppelde Microsoft Teams-account.

Om deze fout op te lossen:

• Controleer of de HubSpot App niet is geblokkeerd in Microsoft Teams.
  • Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum.
  • Klik in het linkerpaneel op Team-apps > Apps beheren.
  • Zoek naar HubSpot.
  • Controleer of de status Toegestaan is.

• • Navigeer terug naar Microsoft Teams.
  • Klik linksonder op Apps.
  • Zoek naar HubSpot en klik op de app.
  • Klik op Toevoegen om de HubSpot-app handmatig toe te voegen aan je Microsoft Teams-account.

Microsoft Teams vergaderlinks toevoegen aan je vergaderingen

Je kunt Microsoft Teams vergaderlinks toevoegen bij het plannen van een vergadering in de CRM of bij het gebruik van de vergadertool. Vergaderlinks worden gemaakt in de standaardtaal die is ingesteld in je HubSpot-account.

Let op: elke gebruiker moet zijn Microsoft Teams gebruiker koppelen aan HubSpot om de vergaderlinks functionaliteit te kunnen gebruiken.

• Om een Microsoft Teams link toe te voegen aan een vergadering evenement dat u plant vanuit een record in de CRM, navigeert u in uw HubSpot account naar uw records.
  • Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.

• • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel opVergaderen. In het venster dat onder aan het scherm wordt geopend, stelt u uw vergadering in.
• Klik op Locatie selecteren > Microsoft Teams.

U kunt ook een koppeling naar Microsoft Teams opnemen op een planningspagina die u in de vergadertool hebt gemaakt.

Let op: hoewel het niet verplicht is om je Office 365 agenda te koppelen aan de vergadertool, wordt het wel aangeraden om ervoor te zorgen dat je het maximale uit de Microsoft Teams integratie haalt.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
• Ga met de muis over een vergadering en klik op Bewerken.
• Klik op de pagina Overzicht op het vervolgkeuzemenu Videoconferentielink toevoegen en selecteer Microsoft Teams.

• Klik op Opslaan.

Let op: het is niet mogelijk om vergaderingskoppelingen bij te werken zodra de koppeling van een Microsoft Team in HubSpot is gemaakt. Om de koppeling in HubSpot bij te werken, moet een nieuwe vergadering worden aangemaakt.

HubSpot activiteitenmeldingenontvangen in Microsoft Teams

Zodra je de Microsoft Teams-app hebt verbonden met HubSpot en je gebruikersaccount hebt gekoppeld, worden de volgende HubSpot-meldingen standaard verzonden naar de HubSpot-bot in Microsoft Teams:

• toewijzen
• Commentaar
• Volg
• Vermeld
• Achterstallig
• Herinnering
• Antwoord
• Inzending
• Bekijken (d.w.z. documentweergave)

Om alle meldingen, een meldingstype of specifieke meldingen uit te schakelen voor verzending naar Microsoft Teams:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps .
• Om alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams uit te schakelen, klikt u op om de Microsoft Teams-schakelaar uit te schakelen.

• Om specifieke soorten meldingen uit te schakelen, klikt u in het gedeelte Waarover u meldingen krijgt op om hetmeldingsonderwerp uit te vouwen en de selectievakjes naast de meldingen die u niet wilt ontvangen uit te schakelen.

Microsoft Teams-workflowacties gebruiken (alleenProfessional en Enterprise )

Zodra je Microsoft Teams aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je de volgende workflowacties gebruiken:

• Microsoft Teams-kanaal maken: maak een nieuw Microsoft Teams-kanaal in een bedrijfs- of deal-gebaseerde workflow.
• Microsoft Teams-meldingen verzenden: stuur een melding naar een HubSpot-eigenaar en Teams-kanaal. Beschikbaar in alle workflowtypes behalve aangepaste object- en doelgerichte workflows.

Let op: het is niet mogelijk om meldingen naar privékanalen in Microsoft Teams te sturen.

• Navigeer in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik op het + plus pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel een Microsoft Teams-actie:
  • Als u een kanaal wilt maken, selecteert u Microsoft Teams-kanaal maken.
    • Om te selecteren in welk team u het kanaal wilt maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Team .
    • Voer de naam van de chatroom in het veld Kanaal in.
    • Om de privacy-instellingen voor de chatroom te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Privacy .
    • Klik op Opslaan.

• • Om meldingen te verzenden, selecteert u Meldingen verzenden Microsoft Teams.
    • Om de specifieke gebruikers te selecteren naar wie de melding moet worden verzonden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikers.
    • Om te selecteren naar welk team de melding moet worden gestuurd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Team.
    • Om te selecteren naar welk kanaal de melding moet worden gestuurd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kanaal.
    • Voer het bericht in het veld Bericht in.
      • U kunt het bericht opmaken door asterisken te gebruiken om tekst vet te maken, underscores om te cursiveren, en de return-knop voor een nieuwe regel.
      • Iemand taggen in de melding door @ te typen gevolgd door zijn Microsoft Teams gebruikersnaam.
      • Om een hyperlink in de melding op te nemen, zet je de tekst met de hyperlink tussen vierkante haken, gevolgd door de URL tussen haakjes. Bijvoorbeeld [HubSpot](www.hubspot.com).
      • Klik op Opslaan.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat in de workflowactie is opgegeven.

HubSpot gesprekken beantwoorden in Microsoft Teams

Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je Full Install hebt geselecteerd bij het installeren van de integratie.

Na het koppelen van HubSpot en Microsoft Teams kun je HubSpot live chat, Facebook Messenger en inbox berichten direct binnen Microsoft Teams kanalen versturen en ontvangen. Hiervoor moet een gebruiker met Account Access of Super admin rechten het team upgraden om het te kunnen gebruiken in HubSpot gesprekken. Elk team moet worden geüpgraded voor deze functionaliteit.

Om een Microsoft Team te upgraden:

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Zoek naar de Microsoft Teams integratie, en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• Op het tabblad Aangesloten teams, onder de kolom Bot Upgrade , klikt u op Upgrade naast het team dat u wilt upgraden. Je wordt dan doorgestuurd naar je Microsoft Teams-account.
• In je Microsoft Teams-account verschijnt een dialoogvenster met HubSpot-integratiedetails. Klik naast Openen op het pijltje en selecteer Toevoegen aan een team. Selecteer in het vervolgkeuzemenu het team dat je wilt upgraden en klik vervolgens op Een bot instellen.
• Als het team is opgewaardeerd, navigeer je terug naar HubSpot. Je kunt nu het team selecteren voor gebruik in de inbox voor gesprekken.

Om het team te selecteren voor gebruik in de conversatie-inbox:

• Klik op de Microsoft Teams integratiepagina in HubSpot op het tabblad Gesprekken inbox, waarin alle gesprekken inboxen staan die je in je HubSpot-account hebt gemaakt.
• Klik naast de conversatie-inbox op de aan/uit-knop om berichten uit de conversatie-inbox rechtstreeks in Microsoft Teams-kanalen te verzenden en te ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren dat de berichten moet ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal om het Microsoft Team-kanaal te selecteren dat de inkomende berichten moet ontvangen.

Na het koppelen van de inbox krijg je automatisch een melding in Microsoft Teams wanneer er een nieuw bericht in je HubSpot conversaties inbox staat. Je zult ook direct vanuit Microsoft Teams kunnen reageren.