HubSpot en Microsoft Teams verbinden

Verbind je Microsoft Teams-account met HubSpot om je contactpersonen koppelingen voor Microsoft Teams-vergaderingen te sturen en HubSpot-meldingen in Microsoft Teams te ontvangen. Zodra Microsoft Teams is verbonden met HubSpot, wordt de HubSpot bot toegevoegd aan je Microsoft Teams account.

Als je feedback hebt over deze integratie, gebruik dan dit formulier om suggesties, verzoeken of ideeën in te dienen.

Voordat je begint

Voordat je HubSpot en Microsoft Teams met elkaar verbindt, moet je ervoor zorgen dat de HubSpot-app niet wordt geblokkeerd in Microsoft Teams en dat HubSpot is whitelisted.

• Navigeer naar het Microsoft Teams beheercentrum.
• Klik in de linkerzijbalk op Team-apps > Apps beheren.
• Zoek naar HubSpot.
• Klik op de HubSpot-app en zet de statusknop op Toegestaan.

• Klik vervolgens in de linkerzijbalk op Beleidsregels voor machtigingen.
• Controleer of de HubSpot-app is toegestaan onder het machtigingsbeleid van je organisatie.

App-vereisten

Er zijn twee installatietypes voor Microsoft Teams. Welk installatie type je ook kiest, je installeert de integratie voor alle gebruikers in je HubSpot portal.

Let op: je moet een superbeheerder zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account. Je moet een Global Admin voor Microsoft Teams zijn om de Full Install versie te installeren.

• Voor volledige installatie:
  • Lees organisatie-informatie: vereist voor de integratie om de naam van de organisatie te krijgen.
  • Lees de volledige profielen van alle gebruikers: vereist voor de integratie om basisinformatie over gebruikers te krijgen.
  • Alle groepen lezen: vereist voor de integratie om een lijst van de teams op te halen.
  • Online vergaderingen lezen en aanmaken: vereist voor de integratie om online vergaderingen aan te maken.
  • Alle groepslidmaatschappen lezen: vereist voor de integratie om basisinformatie over leden van een team te lezen.
  • Kanalen aanmaken: vereist voor de integratie om kanalen aan te maken als onderdeel van de functie voor het aanmaken van kanalen in de workflow.
  • Lees en schrijf de namen, beschrijvingen en instellingen van alle kanalen: vereist voor de integratie om een lijst met kanalen te lezen.
  • Laat de Teams app zichzelf beheren voor alle teams: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren in teams.
  • Laatde app zichzelf beheren voor alle gebruikers: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren bij gebruikers.
  • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: vereist voor de integratie om de Microsoft Teams gebruikers-ID en e-mail van de gebruiker die zich aanmeldt te lezen.
• Voor beperkte installatie:
  • Lees en maak je online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te maken.
  • Laat de Teams app zichzelf voor je beheren: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren bij de gebruiker.
  • Meld je aan en lees je profiel: vereist voor de integratie om id en e-mail te lezen van de gebruiker die zich aanmeldt.

Let op: HubSpot heeft toegang tot de Microsoft Teams gebruikers-ID, team-ID's en privéchat waar de HubSpot-bot meldingen naar stuurt.

Installeer de Microsoft Teams app

• Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Zoek naar de Microsoft Teams integratie en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• Klik rechtsboven op App installeren.
• Bekijk de verschillen in het dialoogvenster voordat je een installatieoptie selecteert.
• Selecteer de optie Volledige installatie of Beperkte installatie en klik vervolgens op App installeren.

Let op: workflows zijn niet beschikbaar als je kiest voor de beperkte installatie.

• Je wordt gevraagd om je aan te melden bij je Microsoft Teams account. Voer je Microsoft Teams-referenties in.

• Om teams te selecteren om te synchroniseren met HubSpot, klik je op het tabblad Verbonden teams .
• Om een specifiek team met HubSpot te verbinden, klik je naast de teamnaam om de Verbinden schakelaar aan te zetten.

• Als u de gebruiker bent die de integratie heeft geïnstalleerd, kunt u beperken welke teams HubSpot-gebruikers kunnen bekijken door het selectievakje Tonen in te schakelen. Als je alle gebruikers wilt toestaan om nieuw gemaakte teams standaard te bekijken, schakel je het selectievakje Zichtbaarheid voor nieuw gemaakte teams standaard inschakelen in.
• Om je Microsoft Teams gebruikersaccount te koppelen aan je HubSpot gebruikersaccount, klik je op het tabblad Gebruikersaccount . Je moet deze stap voltooien om koppelingen naar Microsoft Teams-vergaderingen toe te voegen aan je koppelingen naar HubSpot-vergaderingen, HubSpot-meldingen te ontvangen in Microsoft Teams en aangepaste workflowacties voor teams te maken. Gebruikers kunnen de bot handmatig installeren (vanuit Microsoft Teams) of hun gekoppelde account in HubSpot bijwerken om de HubSpot-bot automatisch te installeren.

Let op: elke gebruiker moet de onderstaande stappen uitvoeren om zijn Microsoft Teams-gebruikersaccount te koppelen aan zijn HubSpot-gebruikersaccount.

• • Klik op Account koppelen.
  • Voer in het rechterpaneel in het veld Microsoft Teams-account je Microsoft Teams e-mailadres in en klik vervolgens op Gekoppeld account bijwerken.
  • Er wordt een verificatiebericht verzonden naar je Microsoft Teams-account. Navigeer naar Microsoft Teams, zoek het bericht van HubSpot en klik op Verifiëren.
  • Zodra je account is geverifieerd, ontvang je een welkomstbericht van HubSpot in je Microsoft Teams-account en kun je de integratie gaan gebruiken.

Je kunt de volgende foutmelding krijgen wanneer je probeert je Microsoft Teams-gebruiker te koppelen aan HubSpot:

Er is iets misgegaan tijdens het bijwerken van je gekoppelde Microsoft Teams-account.

Om deze foutmelding op te lossen:

• Controleer of de HubSpot App niet is geblokkeerd in Microsoft Teams.
  • Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum.
  • Klik in het linkerpaneel op Team-apps > Apps beheren.
  • Zoek naar HubSpot.
  • Controleer of de status is Toegestaan.

• • Navigeer terug naar Microsoft Teams.
  • Klik linksonder op Apps.
  • Zoek naar HubSpot en klik op de app.
  • Klik op Toevoegen om de HubSpot-app handmatig toe te voegen aan je Microsoft Teams-account.

Koppelingen naar Microsoft Teams-vergaderingen toevoegen aan je vergaderingen

Je kunt Microsoft Teams-vergaderlinks toevoegen wanneer je een vergadering inplant in de CRM of wanneer je de tool Vergaderingen gebruikt. Vergaderlinks worden gemaakt in de standaardtaal die is ingesteld in je HubSpot-account.

Let op: elke gebruiker moet zijn Microsoft Teams-gebruiker koppelen aan HubSpot om de functionaliteit voor vergaderingskoppelingen te kunnen gebruiken.

• Om een Microsoft Teams link toe te voegen aan een vergadering die je plant vanuit een record in de CRM, navigeer je in je HubSpot account naar je records.
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

• • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetings Vergadering. In het venster dat onder aan het scherm wordt geopend, stelt u uw vergadering in.
• Klik op Locatie selecteren > Microsoft Teams.

Je kunt ook een koppeling naar Microsoft Teams opnemen op een planningspagina die je hebt gemaakt in de tool Vergaderingen.

Let op: het is niet verplicht om je Office 365 agenda te koppelen aan de vergadertool, maar het wordt wel aangeraden om ervoor te zorgen dat je het meeste uit de Microsoft Teams integratie haalt.

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Vergaderingen.
• Beweeg de muis over een vergadering en klik op Bewerken.
• Klik op de pagina Overzicht op het vervolgkeuzemenu Videoconferentie toevoegen en selecteer Microsoft Teams.

• Klik op Opslaan.

Let op: het is niet mogelijk om vergaderingskoppelingen bij te werken nadat een Microsoft Team koppeling is gemaakt in HubSpot. Om de koppeling in HubSpot bij te werken, moet een nieuwe vergadering worden gemaakt.

HubSpot activiteitenmeldingen ontvangen in Microsoft Teams

Zodra je de Microsoft Teams app hebt verbonden met HubSpot en je gebruikersaccount hebt gekoppeld, worden de volgende HubSpot meldingstypen standaard verzonden naar de HubSpot bot in Microsoft Teams:

• toewijzen
• Commentaar
• Volg
• Vermeld
• Achterstallig
• Herinnering
• Beantwoorden
• Inzending
• Bekijken (bijv. documentweergave)

Je kunt alle meldingen, een meldingstype of specifieke meldingen uitschakelen zodat ze niet naar Microsoft Teams worden verzonden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps .
• Als je alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams wilt uitschakelen, klik je op om de Microsoft Teams-schakelaar uit te schakelen.

• Om specifieke typen meldingen uit te schakelen, klik je in het gedeelte Waarover je meldingen krijgt om hetonderwerp van de melding uit te vouwen en schakel je de selectievakjes uit naast de meldingen die je niet wilt ontvangen.

HubSpot-bedrijven en deals koppelen aan Microsoft Teams-kanalen

Om een bedrijfs- of dealrecord te koppelen aan een Microsoft Teams-kanaal:

• Navigeer naar je bedrijfs- of dealrecords:
  • Bedrijven: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in je HubSpot-account naar Verkoop > Deals.
• Klik in de rechterzijbalk op de Microsoft Teams-kaart op Microsoft Teams-kanaal koppelen.
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Selecteer een team en selecteer een team dat je wilt koppelen aan het HubSpot-record.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een kanaal en selecteer een bestaand Microsoft Teams-kanaal om te koppelen aan het HubSpot-record.
  • Klik op Nieuwe MS Teams-channel maken om een nieuwe chatroom te maken.
  • Schakel de activiteitstypen in om deze meldingen te synchroniseren met het Microsoft Teams-kanaal.
• Klik op Kanaal koppelen.

Eenmaal gekoppeld, ontvangt u relevante activiteitswaarschuwingen voor de gekoppelde Microsoft Teams-kanaal. Je kunt meerdere records aan één chatroom koppelen.

Microsoft Teams-workflowacties gebruiken( alleenProfessional en Enterprise )

Zodra je Microsoft Teams aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je de volgende workflowacties gebruiken:

• Microsoft Teams-kanaal maken: maak een nieuw Microsoft Teams-kanaal in een bedrijfs- of deal-gebaseerde workflow.
• Microsoft Teams meldingen verzenden: stuur een melding naar een HubSpot eigenaar en Teams kanaal. Beschikbaar in alle workflowtypen behalve aangepaste object- en doelgebaseerde workflows.

Let op: het is niet mogelijk om meldingen naar privékanalen in Microsoft Teams te sturen.

• Navigeer in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik op het + plus-pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel een Microsoft Teams-actie:
  • Als je een kanaal wilt maken, selecteer je Microsoft Teams-kanaal maken.
    • Om te selecteren in welk team u de chatroom wilt maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Team .
    • Voer de naam van de chatroom in het veld Channel in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Privacy om de privacyinstellingen voor de chatroom te selecteren.
    • Klik op Opslaan.

• • Om meldingen te verzenden, selecteert u Meldingen verzenden naar Microsoft Teams.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebruikers om de specifieke gebruikers te selecteren naar wie de melding moet worden verzonden.
    • Om te selecteren naar welk team de melding moet worden verzonden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Team.
    • Om het kanaal te selecteren waarnaar de melding moet worden verzonden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kanaal.
    • Voer het bericht in het veld Bericht in.
      • Je kunt het bericht opmaken door sterretjes te gebruiken om tekst vet te maken, underscores om te cursiveren en de return-toets voor een nieuwe regel.
      • Om iemand in de melding te taggen typ je @ gevolgd door hun Microsoft Teams gebruikersnaam.
      • Om een hyperlink in de melding op te nemen, zet je de tekst tussen vierkante haken, gevolgd door de URL tussen haakjes. Bijvoorbeeld, [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Acties selecteren om op te nemen in de melding en selecteer de acties die je wilt opnemen in de melding.
    • Klik op Opslaan.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat is opgegeven in de workflowactie. De gebruiker die de melding ontvangt, kan op een van de actieknoppen klikken om de actie uit te voeren.

HubSpot gesprekken beantwoorden in Microsoft Teams

Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je Full Install hebt geselecteerd bij het installeren van de integratie.

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je HubSpot live chat-, Facebook Messenger-, WhatsApp-, formulierinzendingen en postvakberichten rechtstreeks verzenden en ontvangen binnen Microsoft Teams-kanalen. Hiervoor moet een gebruiker met accounttoegangs- of superbeheerdersrechten het team upgraden om het te kunnen gebruiken in HubSpot-gesprekken. Elk team moet worden geüpgraded voor deze functionaliteit.

Een Microsoft-team upgraden:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
• Zoek naar de Microsoft Teams-integratie en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• Klik op het tabblad Aangesloten teams in de kolom Bot Upgrade op Upgrade naast het team dat je wilt upgraden. Je wordt dan doorgestuurd naar je Microsoft Teams-account.
• In je Microsoft Teams-account verschijnt een dialoogvenster met HubSpot integratiedetails. Klik naast Openen op het pijlpictogram en selecteer Toevoegen aan een team. Selecteer in het vervolgkeuzemenu het team dat je wilt upgraden en klik vervolgens op Een bot instellen.
• Als het team is geüpgraded, navigeer je terug naar HubSpot. Je kunt nu het team selecteren voor gebruik in de inbox voor gesprekken.

Het team selecteren voor gebruik in de conversatie-inbox:

• Klik op de Microsoft Teams-integratiepagina in HubSpot op het tabblad Conversaties inbox, waarop alle conversaties inboxen staan die je hebt gemaakt in je HubSpot-account.
• Klik naast de conversatie-inbox op Aan/Uit om berichten rechtstreeks vanuit de conversatie-inbox in Microsoft Teams-kanalen te verzenden en ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren dat de berichten moet ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal om het Microsoft Team-kanaal te selecteren dat de inkomende berichten moet ontvangen.

Nadat je de inbox hebt gekoppeld, krijg je automatisch een melding in Microsoft Teams wanneer er een nieuw bericht in je HubSpot conversaties inbox staat. Je kunt ook direct vanuit Microsoft Teams reageren.