HubSpot en Microsoft Teams verbinden

Verbind uw Microsoft Teams-account met HubSpot om uw contacten Microsoft Teams-vergaderingslinks te sturen en HubSpot-meldingen in Microsoft Teams te ontvangen. Zodra Microsoft Teams is verbonden met HubSpot, wordt de HubSpot-bot toegevoegd aan uw Microsoft Teams-account.

Als je feedback hebt over deze integratie, gebruik dan dit formulier

Let op: het is niet mogelijk om een persoonlijke versie van een Microsoft Teams account te koppelen aan HubSpot.

Voordat u begint

Voordat u HubSpot en Microsoft Teams verbindt, moet u ervoor zorgen dat de HubSpot-app niet wordt geblokkeerd in Microsoft Teams en dat HubSpot op de witte lijst staat.

• Navigeer naar het Microsoft Teams admin center.
• Klik in de linkerzijbalk op Team-apps>Apps beheren.
• Zoek naarHubSpot.
• Klik op deHubSpot-app en zet destatusopToegelaten.

• Klik vervolgens in de linkerzijbalk opMachtigingsbeleid.
• Controleer of de HubSpot-app is toegestaan onder het toestemmingsbeleid van uw organisatie.

Integratie-eisen

Er zijn twee installatietypes voor Microsoft Teams. Ongeacht welk installatietype u kiest, installeert u de integratie voor alle gebruikers

Let op: u moet een superadminzijn of App Marketplace-machtigingen hebben in uw HubSpot-account. U moet een Global Admin voor Microsoft Teams zijn om de Full Install-versie te installeren.

• Voor volledige installatie:
  • Lees organisatie-informatie: vereist voor de integratie om de naam van de organisatie te krijgen.
  • Lees de volledigeprofielen van alle gebruikers: vereist voor de integratie om basisinformatie over gebruikers te krijgen.
  • Leesalle groepen: vereist voor de integratie om een lijst van de teams op te halen.
  • Online vergaderingen lezen en aanmaken: vereist voor de integratie om online vergaderingen aan te maken.
  • Leesalle groepslidmaatschappen: benodigd voor de integratie om basisinformatie over leden van een team te lezen.
  • Kanalen aanmaken: vereist voor de integratie om kanalen aan te maken als onderdeel van de functie voor het aanmaken van werkstroomkanalen.
  • Leesen schrijf de namen, beschrijvingen en instellingen van alle kanalen: vereist om de integratie een lijst van kanalen te laten lezen.
  • Sta de Teams app toe om zichzelf te beheren voor alle teams: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren op teams.
  • Sta toe dat de app zichzelf beheert voor allegebruikers: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren bij gebruikers.
  • Aanmelden en gebruikersprofiel lezen: vereist voor de integratie om de Microsoft teams gebruikers-ID en e-mail van de gebruiker die zich aanmeldt te lezen.
• Voor beperkte installatie:
  • Lees enmaak uw online vergaderingen: vereist voor de integratie om online vergaderingen te maken.
  • Sta toe dat de Teams app zichzelf voor u beheert: vereist voor de integratie om de HubSpot bot te installeren op de gebruiker.
  • Meld je aan en lees je profiel: vereist voor de integratie om id en e-mail van de gebruiker die zich aanmeldt te lezen.

Let op: HubSpot krijgt toegang tot de Microsoft Teams user ID, team ID's en private chat waar de HubSpot bot notificaties naar stuurt.

Installeer de Microsoft Teams-app

• Zoek naar de Microsoft Teams integratie, en selecteer Microsoft Teams in de resultaten.
• In de rechterbovenhoek, klik op Installeer app.
• Bekijk de verschillen in het dialoogvenster voordat u een installatieoptie selecteert.
• Selecteer de optie Volledig installeren of Beperkt installeren en klik vervolgens op App installeren.

Let op: workflows zijn niet beschikbaar als u kiest voor de beperkte installatie

• U wordt gevraagd om u aan te melden bij uw Microsoft Teams-account. Voer uw Microsoft Teams-referenties in.

• Om teams te selecteren om te synchroniseren met HubSpot, klik op het tabblad Verbonden teams .
  • Om alle teams te synchroniseren van Microsoft Teams naar HubSpot, klik op Alle teams verbinden.
  • Om een specifiek team te verbinden met HubSpot, klik je naast de teamnaam om de Connect-schakelaar aan te zetten.
• Als u de gebruiker bent die de integratie heeft geïnstalleerd, kunt u beperken welke teams HubSpot-gebruikers kunnen bekijken door het selectievakje Tonen aan te vinken. Om alle gebruikers toe te staan nieuw aangemaakte teams standaard te bekijken, selecteer het selectievakje Zichtbaarheid voor nieuw aangemaakte teams standaard inschakelen.

• Om uw Microsoft Teams-gebruikersaccount te koppelen aan uw HubSpot-gebruikersaccount, klikt u op het tabblad Gebruikersaccount . U moet deze stap voltooien om Microsoft Teams-vergaderingskoppelingen aan uw HubSpot-vergaderingskoppelingen toe te voegen, HubSpot-meldingen in Microsoft Teams te ontvangen en aangepaste workflowacties voor teams te maken. Gebruikers kunnen de bot handmatig installeren (vanuit Microsoft Teams) of hun gekoppelde account in HubSpot bijwerken om de HubSpot-bot automatisch te installeren.

Let op:

• • Klik op Account koppelen.
  • Voer in het rechterpaneel in het veld Microsoft Teams-account uw Microsoft Teams-e-mailadres in en klik vervolgens op Gekoppeld account bijwerken.
  • Er wordt een verificatiebericht naar uw Microsoft Teams-account gestuurd. Navigeer naar Microsoft Teams en zoek het bericht van HubSpot, klik vervolgens op Verifiëren.
  • Zodra uw account is geverifieerd, ontvangt u een welkomstbericht van HubSpot in uw Microsoft Teams-account en kunt u de integratie gaan gebruiken.

U kunt de volgende fout tegenkomen wanneer u uw Microsoft Teams-gebruiker probeert te koppelen aan HubSpot:

Er is iets misgegaan tijdens het bijwerken van uw gekoppelde Microsoft Teams-account.

Om deze fout op te lossen:

• Controleer of de HubSpot-app niet is geblokkeerd in Microsoft Teams.
  • Navigeer naar je Microsoft Teams admin center.
  • Klik in het linkerpaneel opTeamapps>Apps beheren.
  • Zoek naarHubSpot.
  • Controleer of de status isToegelaten.

• • Navigeer terug naar Microsoft Teams.
  • Klik linksonder opApps.
  • Zoek naarHubSpot en klik op deapp.
  • Klik opToevoegen om de HubSpot-app handmatig toe te voegen aan uw Microsoft Teams-account.

Microsoft Teams-vergaderkoppelingen toevoegen aan uw vergaderingen

U kunt Microsoft Teams-vergaderkoppelingen toevoegen wanneer u een vergadering plant in het CRM of wanneer u de vergadertool

Let op: elke gebruiker moet zijn Microsoft Teams-gebruiker toewijzen aan HubSpot om de functionaliteit voor vergaderkoppelingen te kunnen gebruiken.

• Om een Microsoft Teams-link toe te voegen aan een vergadergebeurtenis die u plant vanuit een record in het CRM, navigeert u in uw HubSpot-account naar uw records.
  • Contactpersonen: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.

• • Bedrijven: { local.navCompanies }}
  • Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op Vergaderingen Vergaderen. In het venster dat onder in het scherm wordt geopend, stelt u uw vergadering in.
• Klik oppictogramVideo invoegen koppeling naar videoconferentie inv oegen en selecteer Microsoft Teams. Er wordt een Microsoft Teams-koppeling toegevoegd aan uw geplande vergadering.

U kunt ook een Microsoft Teams-link opnemen op een planningspagina die u in de vergadertool hebt gemaakt.

Let op: hoewel het niet verplicht is om uw Office 365-agenda te koppelen aan de vergadertool

• { local.navMeetings }}
• Beweeg de muis over een vergadering en klik op Bewerken.
• Klik op de overzichtspagina op het vervolgkeuzemenu videoconferentielink toevoegen en selecteer Microsoft Teams.

• Klik op Opslaan.

Let op:

Meldingen van HubSpot-activiteitenontvangen in Microsoft Teams

Zodra u de Microsoft Teams-app hebt verbonden met HubSpot en uw gebruikersaccount hebt gekoppeld, worden de volgende HubSpot-notificatietypes standaard verzonden naar de HubSpot-bot in Microsoft Teams:

• toewijzen
• Commentaar
• Volg
• Vermelden
• Achterstallige
• Herinnering
• Antwoord
• Indienen
• Bekijken (d.w.z. document bekijken)

Als u wilt voorkomen dat alle meldingen, een type melding of specifieke meldingen naar Microsoft Teams worden verzonden:

• { local.navSettings }}
• Navigeer in het linkerzijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps .
• Om alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams uit te schakelen, klikt u op om de Microsoft Teams-schakelaar uit te schakelen.

• Om specifieke meldingstypen uit te schakelen, klikt u in de sectie Waarover u meldingen krijgt op om hetmeldingsthema uit te vouwen en de selectievakjes naast de meldingen die u niet wilt ontvangen uit te schakelen.

Microsoft Teams-workflowacties gebruiken (alleenProfessional en Enterprise

Zodra u Microsoft Teams hebt verbonden met HubSpot, kunt u Microsoft Teams-kanalen maken vanuit bedrijfs- of dealgebaseerde workflows in HubSpot en meldingen naar Microsoft Teams sturen.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik op het + pluspictogram.
• In het rechterpaneel selecteert u een Microsoft Teams-actie:
  • Klik opMicrosoft Teams-kanaal maken om een kanaal te maken.
    • Om te selecteren naar welk team u de melding wilt sturen, klikt u op het vervolgkeuzemenuTeam.
    • Voer denaam van het kanaal in het veldKanaalin.
    • Om de privacyinstellingen voor het kanaal te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenuPrivacy.
    • Klik opOpslaan.

• • Om meldingen te verzenden, klikt u opMicrosoft Teams-meldingen verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenuTeam om te selecteren naar welk team de melding moet worden verzonden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenuKanaal om te selecteren naar welk kanaal de melding moet worden verzonden.
  • Voer hetbericht in het veldBerichtin.
  • Klik opOpslaan.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat in de workflowactie is opgegeven.