Collegare HubSpot e Microsoft Teams

Collegate il vostro account Microsoft Teams a HubSpot per inviare ai vostri contatti i link alle riunioni di Microsoft Teams e ricevere le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams. Una volta collegato Microsoft Teams a HubSpot, il bot HubSpot verrà aggiunto al vostro account Microsoft Teams.

Se avete un feedback su questa integrazione, utilizzate questo modulo per inviare suggerimenti, richieste o idee.

Prima di iniziare

Prima di collegare HubSpot e Microsoft Teams, assicuratevi che l'app HubSpot non sia bloccata in Microsoft Teams e che HubSpot sia inserito nella whitelist.

• Accedere al centro di amministrazione di Microsoft Teams.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su App del team > Gestisci app.
• Cercare HubSpot.
• Fare clic sull'app HubSpot e impostare la levetta di stato su Consentito.

• Successivamente, nella barra laterale sinistra, fare clic su Criteri di autorizzazione.
• Verificare che l'app HubSpot sia consentita dai criteri di autorizzazione dell'organizzazione.

Requisiti dell'app

Esistono due tipi di installazione per Microsoft Teams. Indipendentemente dal tipo di installazione scelto, l'integrazione verrà installata per tutti gli utenti del portale HubSpot.

Nota bene: è necessario essere superamministratori o disporre dei permessi diApp Marketplace nel proprio account HubSpot. Per installare la versione Full Install è necessario essere Global Admin per Microsoft Teams.

• Per l'installazione completa:
  • Leggi le informazioni sull'organizzazione: necessario per l'integrazione per ottenere il nome dell'organizzazione.
  • Leggi i profili completi di tutti gli utenti: richiesto per l'integrazione per ottenere le informazioni di base sugli utenti.
  • Leggi tutti i gruppi: richiesto per l'integrazione per recuperare un elenco dei gruppi.
  • Leggi e crea riunioni online: richiesto per l'integrazione per creare riunioni online.
  • Leggere tutte le appartenenze ai gruppi: richiesto per l'integrazione per leggere le informazioni di base sui membri di un team.
  • Creare canali: necessario per l'integrazione per creare canali come parte della funzione di creazione di canali del flusso di lavoro.
  • Leggere e scrivere i nomi, le descrizioni e le impostazioni di tutti i canali: necessario per l'integrazione per leggere un elenco di canali.
  • Consenti all'app Teams di autogestirsi per tutti i team: necessario per l'integrazione per installare il bot HubSpot nei team.
  • Consentire all'app di autogestirsi per tutti gli utenti: richiesto per l'integrazione per installare il bot HubSpot agli utenti.
  • Accedi e leggi il profilo utente: necessario affinché l'integrazione legga l'ID utente di Microsoft teams e l'e-mail dell'utente che accede.
• Per un'installazione limitata:
  • Leggi e crea le riunioni online: necessario affinché l'integrazione crei le riunioni online.
  • Consenti all'app Teams di autogestirsi per te: richiesto per l'integrazione per installare il bot HubSpot all'utente.
  • Accedi e leggi il tuo profilo: richiesto per l'integrazione per leggere l'id e l'e-mail dell'utente che accede.

Nota bene: HubSpot accederà all'ID utente di Microsoft Teams, agli ID dei team e alla chat privata a cui il bot HubSpot invia le notifiche.

Installare l'applicazione Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Cercare l'integrazione Microsoft Teams e selezionare Microsoft Teams nei risultati.
• In alto a destra, fare clic su Installa app.
• Prima di selezionare un'opzione di installazione, esaminare le differenze nella finestra di dialogo.
• Selezionare l'opzione Installazione completa o Installazione limitata , quindi fare clic su Installa app.

Nota bene: i flussi di lavoro non sono disponibili se si sceglie l'installazione limitata.

• Verrà richiesto di accedere all'account Microsoft Teams. Immettere le credenziali di Microsoft Teams.

• Per selezionare i team da sincronizzare con HubSpot, fare clic sulla scheda Team connessi .
• Per collegare un team specifico a HubSpot, accanto al nome del team, fare clic per attivare l'interruttore Connect .

• Se siete l'utente che ha installato l'integrazione, potete limitare la visualizzazione dei team da parte degli utenti di HubSpot selezionando la casella di controllo Mostra. Per consentire a tutti gli utenti di visualizzare i team appena creati per impostazione predefinita, selezionare la casella di controllo Attiva la visibilità dei team appena creati per impostazione predefinita.
• Per collegare l'account utente di Microsoft Teams all'account utente di HubSpot, fare clic sulla scheda Account utente . È necessario completare questo passaggio per aggiungere i link alle riunioni di Microsoft Teams ai link alle riunioni di HubSpot, ricevere le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams e creare azioni di flusso di lavoro personalizzate per i team. Gli utenti possono installare il bot manualmente (da Microsoft Teams) o aggiornare il proprio account collegato a HubSpot per installare automaticamente il bot HubSpot.

Nota bene: ogni utente dovrà completare i passaggi indicati di seguito per collegare l'account utente di Microsoft Teams con l'account utente di HubSpot.

• • Fare clic su Collega account.
  • Nel pannello di destra, nel campo dell'account Microsoft Teams , inserire l'indirizzo e-mail Microsoft Teams, quindi fare clic su Aggiorna account collegato.
  • All'account Microsoft Teams verrà inviato un messaggio di verifica. Passare a Microsoft Teams e individuare il messaggio di HubSpot, quindi fare clic su Verifica.
  • Una volta che il vostro account è stato verificato, riceverete un messaggio di benvenuto da HubSpot nel vostro account Microsoft Teams e potrete iniziare a utilizzare l'integrazione.

È possibile che si verifichi il seguente errore quando si cerca di collegare l'utente di Microsoft Teams a HubSpot:

Qualcosa è andato storto durante l'aggiornamento dell'account Microsoft Teams collegato.

Per risolvere questo errore:

• Verificare che l'app HubSpot non sia bloccata in Microsoft Teams.
  • Accedere al centro di amministrazione di Microsoft Teams.
  • Nel pannello di sinistra, fare clic su App del team > Gestisci app.
  • Cercare HubSpot.
  • Verificare che lo stato sia Consentito.

• • Tornare a Microsoft Teams.
  • In basso a sinistra, fare clic su App.
  • Cercare HubSpot e fare clic sull'app.
  • Fare clic su Aggiungi per aggiungere manualmente l'app HubSpot all'account Microsoft Teams.

Aggiungere i link alle riunioni di Microsoft Teams alle vostre riunioni

È possibile aggiungere collegamenti a riunioni Microsoft Teams quando si pianifica una riunione nel CRM o quando si utilizza lo strumento riunioni. I collegamenti alle riunioni saranno creati nella lingua predefinita impostata nell'account HubSpot.

Nota bene: ogni utente deve mappare il proprio utente Microsoft Teams in HubSpot per utilizzare la funzionalità dei link alle riunioni.

• Per aggiungere un link Microsoft Teams a un evento di riunione pianificato da un record nel CRM, nell'account HubSpot, navigare nei propri record.
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.

• • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su meetings Meeting. Nella finestra che si apre nella parte inferiore dello schermo, impostare la riunione.
• Fare clic su Seleziona luogo > Microsoft Teams.

È anche possibile includere un collegamento a Microsoft Teams in una pagina di pianificazione creata nello strumento riunioni.

Nota: anche se non è obbligatorio collegare il calendario di Office 365 allo strumento per le riunioni, è consigliabile per ottenere il massimo dall'integrazione con Microsoft Teams.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Libreria > Riunioni.
• Passare il mouse su una riunione e fare clic su Modifica.
• Nella pagina Panoramica , fare clic sul menu a discesa Aggiungi collegamento videoconferenza e selezionare Microsoft Teams.

• Fare clic su Salva.

Nota bene: non è possibile aggiornare i collegamenti alle riunioni una volta che il collegamento di un Microsoft Team è stato creato in HubSpot. Per aggiornare il collegamento in HubSpot, è necessario creare una nuova riunione.

Ricevere le notifiche delle attività di HubSpot in Microsoft Teams

Dopo aver collegato l'app Microsoft Teams a HubSpot e aver connesso il proprio account utente, i seguenti tipi di notifica di HubSpot saranno inviati al bot HubSpot in Microsoft Teams per impostazione predefinita:

• Assegnazione
• Commento
• Seguire
• Menzione
• Scaduto
• Promemoria
• Risposta
• Invio
• Visualizzazione (ad es. visualizzazione del documento)

Per disattivare l'invio di tutte le notifiche, di un tipo di notifica o di notifiche specifiche a Microsoft Teams:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
• Fare clic sulla scheda Altre applicazioni .
• Per disattivare tutte le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams, fare clic per disattivare l'interruttore Microsoft Teams.

• Per disattivare tipi di notifica specifici, nella sezione Cosa ti viene notificato, fare clic per espandere l'argomento della notifica e deselezionare le caselle di controllo accanto alle notifiche che non si desidera ricevere.

Associare le aziende e le offerte di HubSpot ai canali di Microsoft Teams

Per associare un record di azienda o di accordo a un canale Microsoft Teams:

• Navigare nei record dell'azienda o dell'accordo:
  • Aziende: nell'account HubSpot, navigare in Contatti > Aziende.
  • Trattative: nell'account HubSpot, navigare in Vendite > Trattative.
• Nella barra laterale destra, nella scheda Microsoft Teams, fare clic su Associa canale Microsoft Teams.
• Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Seleziona un team e selezionare un team da associare al record HubSpot.
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona un canale e selezionare un canale Microsoft Teams esistente da associare al record HubSpot.
  • Fare clic su Crea nuovo canale MS Teams per creare un nuovo canale.
  • Selezionare le caselle di controllo dei tipi di attività per sincronizzare gli avvisi al canale Microsoft Teams.
• Fare clic su Associa canale.

Una volta associato, si riceveranno gli avvisi di attività pertinenti al canale Microsoft Teams associato. È possibile associare più record a un canale.

Utilizzare le azioni del flusso di lavoro di Microsoft Teams( soloProfessional ed Enterprise )

Una volta collegato Microsoft Teams a HubSpot, è possibile utilizzare le seguenti azioni del flusso di lavoro:

• Crea canale Microsoft Teams: crea un nuovo canale Microsoft Teams in un flusso di lavoro basato sull'azienda o sulla trattativa.
• Invia notifiche Microsoft Teams: invia una notifica a un proprietario di HubSpot e a un canale Teams. Disponibile in tutti i tipi di flusso di lavoro, ad eccezione dei flussi di lavoro basati su oggetti personalizzati e obiettivi.

Nota bene: non è possibile inviare notifiche a canali privati in Microsoft Teams.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Automazione > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
• Fare clic sull'icona + più.
• Nel pannello di destra, selezionate un'azione Microsoft Teams:
  • Per creare un canale, selezionare Crea canale Microsoft Teams.
    • Per selezionare il team in cui creare il canale, fare clic sul menu a discesa Team .
    • Immettere il nome del canale nel campo Canale .
    • Per selezionare le impostazioni di privacy per il canale, fare clic sul menu a discesa Privacy .
    • Fare clic su Salva.

• • Per inviare le notifiche, selezionare Invia notifiche Microsoft Teams.
    • Per selezionare gli utenti specifici a cui inviare la notifica, fare clic sul menu a discesa Utenti.
    • Per selezionare il team a cui inviare la notifica, fare clic sul menu a discesa Team.
    • Per selezionare il canale a cui inviare la notifica, fare clic sul menu a discesa Canale.
    • Inserire il messaggio nel campo Messaggio .
      • È possibile formattare il messaggio usando gli asterischi per il testo in grassetto, i trattini bassi per il corsivo e il pulsante di ritorno per una nuova riga.
      • Per taggare qualcuno nella notifica, digitare @ seguito dal nome utente di Microsoft Teams.
      • Per includere un collegamento ipertestuale nella notifica, inserire il testo tra parentesi quadre, seguito dall'URL tra parentesi. Ad esempio, [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Fare clic sul menu a discesa Seleziona azioni da includere nel messaggio e selezionare le azioni da includere nella notifica.
    • Fare clic su Salva.

La notifica verrà inviata al canale Microsoft Teams specificato nell'azione del flusso di lavoro. L'utente che riceve la notifica può fare clic su uno dei pulsanti di azione per eseguire l'azione.

Rispondere alle conversazioni di HubSpot in Microsoft Teams

Nota bene: questa funzionalità è disponibile solo se si è selezionata l'opzione Installazione completa al momento dell'installazione dell'integrazione.

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, è possibile inviare e ricevere chat live di HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, invii di moduli e messaggi nella casella di posta elettronica direttamente nei canali di Microsoft Teams. A tal fine, un utente con i permessi di accesso all'account o di super amministratore dovrà aggiornare il team per poterlo utilizzare nelle conversazioni di HubSpot. Ogni team deve essere aggiornato per ottenere questa funzionalità.

Per aggiornare un team Microsoft:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
• Cercare l'integrazione Microsoft Teams e selezionare Microsoft Teams nei risultati.
• Nella scheda Team collegati, sotto la colonna Aggiornamento bot , fare clic su Aggiorna accanto al team che si desidera aggiornare. Si verrà quindi reindirizzati all'account Microsoft Teams.
• Nell'account Microsoft Teams, apparirà una finestra di dialogo con i dettagli dell'integrazione di HubSpot. Accanto a Apri, fare clic sull'icona della freccia e selezionare Aggiungi a un team. Utilizzando il menu a discesa, selezionare il team che si desidera aggiornare, quindi fare clic su Imposta un bot.
• Una volta aggiornato il team, tornare a HubSpot. Ora è possibile selezionare il team da utilizzare nella casella di posta delle conversazioni.

Per selezionare il team da utilizzare nella casella di posta delle conversazioni:

• Nella pagina di integrazione di Microsoft Teams in HubSpot, fate clic sulla scheda Conversations inbox, che elenca tutte le caselle di conversazione create nell'account HubSpot.
• Accanto alla casella di posta delle conversazioni, fare clic sulla levetta On/Off per inviare e ricevere messaggi dalla casella di posta delle conversazioni direttamente nei canali di Microsoft Teams.
• Fare clic sul menu a discesa Team per selezionare il team che deve ricevere i messaggi.
• Fare clic sul menu a discesa Canale per selezionare il canale Microsoft Team che riceverà i messaggi in arrivo.

Dopo aver collegato la casella di posta in arrivo, riceverete automaticamente una notifica in Microsoft Teams quando ci sarà un nuovo messaggio nella vostra casella di posta delle conversazioni di HubSpot. Sarà inoltre possibile rispondere direttamente da Microsoft Teams.