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連結HubSpot與Microsoft Teams

上次更新時間: 三月 1, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

將您的Microsoft Teams帳戶連結至HubSpot ,以傳送聯絡人Microsoft Teams會議連結,並在Microsoft Teams中接收HubSpot通知。 Microsoft Teams連結至HubSpot後, HubSpot機器人將新增至您的Microsoft Teams帳戶。

如果你對此整合有任何意見,請使用此表單提交任何建議、請求或想法。

請注意:
  • 只能有一個Microsoft Teams執行個體連結至HubSpot帳戶。 
  • 無法將個人版的Microsoft Teams帳戶連結至HubSpot。
  • 無法在不同的HubSpot資料中心安裝相同的Microsoft Teams帳戶。

在您開始之前

在連線HubSpot與Microsoft Teams之前,請確認HubSpot應用程式未在Microsoft Teams中遭到封鎖,且HubSpot已列入白名單。

  • 前往Microsoft Teams系統管理中心。
  • 在左側邊欄中,按一下「團隊應用程式 」>「管理應用程式」。
  • 搜索HubSpot。
  • 按一下HubSpot應用程式,然後將「狀態」切換至「已允許」。 
msteams-allowed
  • 接著,按一下左側邊欄的「權限政策」。 
  • 請檢查貴組織的權限政策是否允許使用HubSpot應用程式。 

msteams-permissions

應用程式要求

Microsoft Teams有兩種安裝類型。 無論您選擇哪種安裝類型,您都將在HubSpot入口網站中為所有用戶安裝整合。

請注意:您必須是超級管理員或在HubSpot帳戶中擁App Marketplace權限。 您必須是Microsoft Teams的全域系統管理員,才能安裝完整安裝版本。 

當您將Microsoft Teams帳戶連結至HubSpot時,系統會提示您授權以下 應用程式權限。 
  • 如需完整安裝:
    • 閱讀組織資訊:需要整合才能取得組織名稱。
    • 閱讀所有用戶的完整個人資料:集成需要獲得有關用戶的基本信息。
    • 閱讀所有羣組:需要整合才能擷取團隊清單。
    • 閱讀並建立線上會議:整合建立線上會議所需。
    • 閱讀所有羣組成員資格:整合需要閱讀有關團隊成員的基本資訊。
    • 建立頻道:作為工作流程頻道建立功能的一部分,需要整合功能才能建立頻道。
    • 閱讀和撰寫所有頻道的名稱、描述和設定:整合功能需要閱讀頻道清單。
    • 允許Teams應用程式為所有團隊自行管理:整合為團隊安裝HubSpot機器人所必需。
    • 允許應用程式為所有使用者自行管理:整合對於為使用者安裝HubSpot bot是必需的。
    • 登入並讀取使用者設定檔:整合需要讀取登入使用者的Microsoft Teams使用者ID和電子郵件。
  • 對於有限安裝:
    • 閱讀並建立線上會議:整合建立線上會議所需。
    • 允許Teams應用程式為您自行管理:這是整合為使用者安裝HubSpot機器人所必需的。
    • 登入並閱讀您的個人資料:整合功能需要閱讀登入使用者的ID和電子郵件。

請注意: HubSpot將存取HubSpot機器人傳送通知的Microsoft Teams使用者ID、團隊ID和私人聊天。

安裝Microsoft Teams應用程式

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace,然後選取「App Marketplace」。
  • 搜尋Microsoft Teams整合,然後在結果中選取Microsoft Teams。
  • 在右上角,按一下「安裝應用程式」。
  • 在選取安裝選項之前,請檢閱對話方塊中的差異。 
  • 選取「完整安裝」或「有限安裝」選項,然後按一下「安裝應用程式」。
teams-

請注意:如果您選擇有限安裝,則無法使用工作流程。

  • 系統會提示您登入Microsoft Teams帳戶。 輸入您的Microsoft Teams憑證。
如果您選取 「有限安裝」,系統會將您重新導向至Microsoft Teams已連線的應用程式設定,並可透過HubSpot開始使用該應用程式。 若要變更連線至HubSpot使用者的Microsoft Teams使用者帳戶,請按一下[ 使用者帳戶]索引標籤,然後按一下 [編輯連線的帳戶]下拉式功能表。 

edit-connected-teams-account

如果您選擇 完全安裝,請檢查所需的權限,然後按一下 允許。 系統會將您重新導向至Microsoft Teams連結應用程式設定,您可以在其中完成將團隊連結至HubSpot並設定使用者帳戶。
  • 若要選擇要同步至HubSpot的團隊,請按一下「已連結的團隊」分頁。
  • 若要將特定團隊連結至HubSpot ,請按一下團隊名稱旁邊的「連結」切換開關。
ms-teams-connect

  • 如果您是安裝整合的使用者,您可以選取顯示核取方塊,限制HubSpot使用者可以檢視哪些團隊。 若要在預設情況下允許所有使用者檢視新建立的團隊,請選取「預設情況下為新建立的團隊開啟可見性」核取方塊。
  • 若要將您的Microsoft Teams使用者帳戶連結至您的HubSpot使用者帳戶,請按一下使用者帳戶索引標籤。 您必須完成此步驟,才能將Microsoft Teams會議連結新增至HubSpot會議連結、在Microsoft Teams中接收HubSpot通知,並為團隊建立自訂工作流程動作。 使用者可以手動安裝機器人(從Microsoft Teams內部) ,或在HubSpot中更新其連結的帳戶,以自動安裝HubSpot機器人。 

請注意:每位使用者都需要完成以下步驟,才能將其Microsoft Teams使用者帳戶與其HubSpot使用者帳戶連結。

    • 按一下「連結帳戶」。
    • 在右側面板的[Microsoft Teams帳戶]欄位中,輸入您的Microsoft Teams電子郵件地址,然後按一下[更新連結的帳戶]。 link-microsoft-teams-account
    • 驗證訊息將傳送至您的Microsoft Teams帳戶。 瀏覽至Microsoft Teams並從HubSpot中找到訊息,然後按一下「驗證」。verify-teams-account
    • 帳戶驗證
    • 完成後,您會在Microsoft Teams帳戶中收到來自HubSpot的歡迎訊息,您可以開始使用整合功能。 microsoft-teams-welcome-from-hubspot

嘗試將Microsoft Teams使用者連結到HubSpot時,可能會遇到以下錯誤:

更新連結的Microsoft Teams帳戶時發生錯誤。

若要解決此錯誤,請按照以下步

  • 檢查HubSpot應用程式是否在Microsoft Teams中未遭封鎖。
    • 前往Microsoft Teams系統管理中心。 
    • 在左側面板中,按一下「團隊應用程式 」>「管理應用程式」。
    • 搜索HubSpot。 
    • 檢查狀態是否為「已允許」。 

msft-teams-status

    • 返回Microsoft Teams。
    • 按一下左下角的「應用程式」。
    • 搜尋HubSpot ,然後按一下應用程式。
    • 按一下「新增」,手動將HubSpot應用程式新增至您的Microsoft Teams帳戶。

msft-teams-add-hubspot

將Microsoft Teams會議連結新增至您的會議

您可以在CRM中排定會議或使用會議 工具時新增Microsoft Teams會議連結。 會議連結將以您HubSpot帳戶中設定的預設語言建立。 

請注意:每位使用者必須將其Microsoft Teams使用者對應至HubSpot ,才能使用會議連結功能。 

  • 若要將Microsoft Teams連結新增至您從CRM中的記錄排定的會議活動,請在您的HubSpot帳戶中導覽至您的記錄。
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在左側面板中,按一下會 議會議 。 在畫面底部開啟的視窗中,設定您的會議
  • 按一下[選取位置] > [Microsoft Teams]。 
meeting-microsoft-teams

 

您也可以在會議工具中建立的排程頁面上加入Microsoft Teams連結。

請注意:雖然不需要將Office 365行事曆連結至會議工具,但建議您確保充分利用Microsoft Teams整合。 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「會議」。
  • 將遊標暫留於會議上,然後按一下「編輯」
  • 在「概覽」頁面上,按一下「新增視訊會議連結」下拉式選單,然後選取「Microsoft Teams」。

add-team-link-to-scheduling-page

  • 按一下儲存。

請注意:在HubSpot中建立Microsoft Team連結後,無法更新會議連結。 若要在HubSpot中更新連結,必須建立新的會議。

在Microsoft Teams中接收HubSpot活動通知

當您將Microsoft Teams應用程式連接到HubSpot並連接您的使用者帳戶後,預設會將以下HubSpot通知類型傳送到Microsoft Teams中的HubSpot bot :

  • 分配
  • 評論
  • 關注
  • 提及
  • 逾期
  • 提醒
  • 回覆
  • 提交
  • 檢視(即文件檢視)

microsoft-teams-notifications

請注意:

 

若要關閉傳送至Microsoft Teams的所有通知、通知類型或特定通知:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往通知。
  • 按一下「其他應用程式」分頁。
  • 若要關閉Microsoft Teams中的所有HubSpot通知,請按一下以切換關閉Microsoft Teams。

microsoft-teams-notifications-settings

  • 如要關閉特定通知類型,請在「通知內容」部分點擊以展開通知主題,並清除不想收到的通知旁的核取方塊 。

關聯HubSpot公司並與Microsoft Teams頻道進行交易

若要將公司或交易記錄關聯到Microsoft Teams頻道:

  • 前往您的公司或交易記錄:
    • 公司:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人」>「公司」。
    • 優惠:在HubSpot帳戶中,前往「銷售」>「優惠」。
  • 在右側邊欄的Microsoft Teams卡片中,按一下「關聯Microsoft Teams頻道」。
  • 在彈出式方塊中,按一下選取團隊下拉式選單,然後選取要與HubSpot記錄關聯的團隊。
    • 按一下選取頻道下拉式選單,然後選取要與HubSpot記錄關聯的現有Microsoft Teams頻道。 
    • 按一下「建立新的MS Teams頻道」以建立新的頻道。
    • 選取活動類型核取方塊,將這些警示同步至Microsoft Teams頻道。
  • 按一下「關聯頻道」。 

關聯後,您將收到關聯Microsoft Teams頻道的相關活動提醒。 您可以將多個記錄與一個通道關聯。 

使用Microsoft Teams工作流程動作(僅限專業 版和企業版)

將Microsoft Teams連結至HubSpot後,您可以使用以下工作流程動作:

  • 建立Microsoft Teams頻道:在公司或交易工作流程中建立新的Microsoft Teams頻道。
  • 傳送Microsoft Teams通知:向HubSpot所有者和Teams頻道傳送通知。 除了自訂物件和目標型工作流程外,所有工作流程類型皆適用。 

請注意:無法將通知傳送到Microsoft Teams中的私人頻道。 

若要使用Microsoft Teams工作流程動作:
  • 在HubSpot帳戶中,前往「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下工作流程的名稱。
  • 按一下+ 加號圖示。
  • 在右側面板中,選取Microsoft Teams動作:
    • 若要建立頻道,請選取「建立Microsoft Teams頻道」。
      • 若要選擇要在哪個團隊中建立頻道,請按一下「團隊」下拉式選單。
      • 在頻道欄位中輸入頻道 名稱。
      • 若要選取頻道的隱私權設定,請按一下「隱私權」下拉式選單。
      • 按一下儲存。 
Microsoft_Teams_Channel_creation

    • 若要傳送通知,請選取傳送Microsoft Teams通知。
      • 若要選取要傳送通知的特定使用者,請按一下使用者下拉式選單。
      • 若要選擇要將通知傳送給哪個團隊,請點擊「團隊」下拉式選單。
      • 若要選擇要傳送通知的頻道,請按一下頻道下拉式選單。
      • 在「訊息」欄位中輸入訊息 。
        • 您可以使用星號加粗文字、下劃線加斜體,以及新行的返回按鈕來設定訊息格式。
        • 若要在通知中標記某人,請先輸入@ ,再輸入對方的Microsoft Teams使用者名稱。
        • 若要在通知中包含超連結,請將超連結文字放在方括號中,然後將URL放在括號中。 例如, [HubSpot] (www.hubspot.com)。
      • 按一下「選取要包含在訊息中的動作」下拉式選單,然後選取要包含在通知中的動作。 
      • 按一下儲存。 
microsoft-teams-notification

通知將傳送至工作流程動作中指定的Microsoft Teams頻道。 收到通知的使用者可以按一下任何動作按鈕來執行動作。 

teams-notification

在Microsoft Teams中回覆HubSpot對話

請注意:只有在安裝整合時選擇「完全安裝」時,此功能才可用。

連結HubSpot和Microsoft Teams後,您可以直接在Microsoft Teams頻道中傳送和接收HubSpot即時聊天Facebook MessengerWhatsApp表單提交和收件匣訊息。 為此,擁有帳戶存取權限超級管理員權限的用戶需要升級團隊,以便在HubSpot對話中使用該權限。 每個團隊都必須升級才能使用此功能。

若要升級Microsoft Team :

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace。在「管理」下,選取「已連結的應用程式」。
  • 搜尋Microsoft Teams整合,然後在結果中選取Microsoft Teams。
  • 在「已連結的團隊」索引標籤的「機械人升級」欄下,按一下要升級的團隊旁邊的「升級」。 然後,系統會將你重新導向至Microsoft Teams帳戶。
  • 在您的Microsoft Teams帳戶中,會出現一個對話方塊,顯示HubSpot整合詳細資訊。 在「開啟」旁邊,按一下箭頭圖示,然後選取「新增至團隊」。 使用下拉式選單,選擇你想升級的團隊,然後點擊設定機械人。 
  • 團隊升級後,請返回HubSpot。 你現在可以在對話收件匣中選擇要使用的團隊。

若要在對話收件匣中選擇要使用的團隊,請按照以下步驟操作:

  • 在HubSpot的Microsoft Teams整合頁面上,按一下「對話收件匣」索引標籤,其中列出您在HubSpot帳戶中建立的所有對話收件匣。 
  • 在對話收件匣旁邊,按一下「開啟/關閉」切換開關,即可直接在Microsoft Teams頻道中從對話收件匣傳送和接收訊息。 
  • 點擊「團隊」下拉式選單,選擇要接收訊息的團隊。
  • 按一下頻道下拉式選單,選取將接收外來訊息的Microsoft Team頻道。

連結收件匣後,當您在HubSpot對話收件匣中有新訊息時,系統會自動在Microsoft Teams中通知您。 您也可以直接從Microsoft Teams回覆。 

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