連結HubSpot與Microsoft Teams

將您的Microsoft Teams帳戶連結至HubSpot ，以傳送聯絡人Microsoft Teams會議連結，並在Microsoft Teams中接收HubSpot通知。 Microsoft Teams連結至HubSpot後， HubSpot機器人將新增至您的Microsoft Teams帳戶。

如果你對此整合有任何意見，請使用此表單提交任何建議、請求或想法。

在您開始之前

在連線HubSpot與Microsoft Teams之前，請確認HubSpot應用程式未在Microsoft Teams中遭到封鎖，且HubSpot已列入白名單。

• 前往Microsoft Teams系統管理中心。
• 在左側邊欄中，按一下「團隊應用程式 」>「管理應用程式」。
• 搜索HubSpot。
• 按一下HubSpot應用程式，然後將「狀態」切換至「已允許」。 

• 接著，按一下左側邊欄的「權限政策」。 
• 請檢查貴組織的權限政策是否允許使用HubSpot應用程式。 

應用程式要求

Microsoft Teams有兩種安裝類型。 無論您選擇哪種安裝類型，您都將在HubSpot入口網站中為所有用戶安裝整合。

請注意：您必須是超級管理員，或在HubSpot帳戶中擁有App Marketplace權限。 您必須是Microsoft Teams的全域系統管理員，才能安裝完整安裝版本。 

• 如需完整安裝：
  • 閱讀組織資訊：需要整合才能取得組織名稱。
  • 閱讀所有用戶的完整個人資料：集成需要獲得有關用戶的基本信息。
  • 閱讀所有羣組：需要整合才能擷取團隊清單。
  • 閱讀並建立線上會議：整合建立線上會議所需。
  • 閱讀所有羣組成員資格：整合需要閱讀有關團隊成員的基本資訊。
  • 建立頻道：作為工作流程頻道建立功能的一部分，需要整合功能才能建立頻道。
  • 閱讀和撰寫所有頻道的名稱、描述和設定：整合功能需要閱讀頻道清單。
  • 允許Teams應用程式為所有團隊自行管理：整合為團隊安裝HubSpot機器人所必需。
  • 允許應用程式為所有用戶自行管理：集成需要為用戶安裝HubSpot機器人。
  • 登入並讀取使用者設定檔：整合需要讀取登入使用者的Microsoft Teams使用者ID和電子郵件。
• 對於有限安裝：
  • 閱讀並建立線上會議：整合建立線上會議所需。
  • 允許Teams應用程式為您自行管理：這是整合為使用者安裝HubSpot機器人所必需的。
  • 登入並閱讀您的個人資料：整合功能需要閱讀登入使用者的ID和電子郵件。

請注意： HubSpot將存取HubSpot機器人傳送通知的Microsoft Teams使用者ID、團隊ID和私人聊天。

安裝Microsoft Teams應用程式

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「App Marketplace」。
• 搜尋Microsoft Teams整合，然後在結果中選取Microsoft Teams。
• 在右上角，按一下「安裝應用程式」。
• 在選取安裝選項之前，請檢閱對話方塊中的差異。 
• 選取「完整安裝」或「有限安裝」選項，然後按一下「安裝應用程式」。

請注意：如果您選擇有限安裝，則無法使用工作流程。

• 系統會提示您登入Microsoft Teams帳戶。 輸入您的Microsoft Teams憑證。

• 若要選擇要同步至HubSpot的團隊，請按一下「已連結的團隊」分頁。
• 若要將特定團隊連結至HubSpot ，請按一下團隊名稱旁邊的「連結」切換開關。

• 如果您是安裝整合功能的使用者，您可以選取顯示核取方塊，限制HubSpot使用者可以檢視哪些團隊。 若要在預設情況下允許所有使用者檢視新建立的團隊，請選取「預設情況下開啟新建立團隊的可見性」核取方塊。

將您的HubSpot使用者對應到您的Microsoft Teams使用者

• 若要將您的Microsoft Teams使用者帳戶對應到您的HubSpot使用者帳戶，請按一下使用者帳戶索引標籤。 您必須完成此步驟，才能將Microsoft Teams會議連結新增至HubSpot會議連結、在Microsoft Teams中接收HubSpot通知，並為團隊建立自訂工作流程動作。 使用者可以手動安裝機器人（從Microsoft Teams內部） ，或在HubSpot中更新其連結的帳戶，以自動安裝HubSpot機器人。 

請注意：每位使用者都需要完成以下步驟，才能將其Microsoft Teams使用者帳戶與其HubSpot使用者帳戶連結。

• • 按一下「連結帳戶」。
  • 在右側面板的[Microsoft Teams帳戶]欄位中，輸入您的Microsoft Teams電子郵件地址，然後按一下[更新連結的帳戶]。
  • 驗證訊息將傳送至您的Microsoft Teams帳戶。 瀏覽至Microsoft Teams並從HubSpot中找到訊息，然後按一下「驗證」。
  • 帳戶驗證
  完成後，您會在Microsoft Teams帳戶中收到來自HubSpot的歡迎訊息，您可以開始使用整合功能。

嘗試將Microsoft Teams使用者連結到HubSpot時，可能會遇到以下錯誤：

更新連結的Microsoft Teams帳戶時發生錯誤。

若要解決此錯誤，請按照以下步驟操作：

• 檢查HubSpot應用程式是否未在Microsoft Teams中被封鎖。
  • 前往Microsoft Teams系統管理中心。 
  • 在左側面板中，按一下「團隊應用程式 」>「管理應用程式」。
  • 搜索HubSpot。 
  • 檢查狀態是否為「已允許」。 

• • 返回Microsoft Teams。
  • 按一下左下角的「應用程式」。
  • 搜尋HubSpot ，然後按一下應用程式。
  • 按一下「新增」，手動將HubSpot應用程式新增至您的Microsoft Teams帳戶。

將Microsoft Teams會議連結新增至您的會議

您可以在CRM中排定會議或使用會議 工具時新增Microsoft Teams會議連結。 會議連結將以您HubSpot帳戶中設定的預設語言建立。 

請注意：每位使用者必須將其Microsoft Teams使用者對應至HubSpot ，才能使用會議連結功能。 

• 若要將Microsoft Teams連結新增至您從CRM中的記錄排定的會議活動，請在您的HubSpot帳戶中導覽至您的記錄。
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。

• • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 門票： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。
• 按一下記錄的名稱。
• 在左側面板中，按一下會 meetings 。 在畫面底部開啟的視窗中，設定您的會議。
• 按一下[選取位置] > [Microsoft Teams]。 

您也可以在會議工具中建立的排程頁面上加入Microsoft Teams連結。

請注意：雖然不需要將Office 365行事曆連結至會議工具，但建議您確保充分利用Microsoft Teams整合。 

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「會議」。
• 將遊標暫留於會議上，然後按一下「編輯」
• 在「概覽」頁面上，按一下「新增視訊會議連結」下拉式選單，然後選取「Microsoft Teams」。

• 按一下儲存。

請注意：在HubSpot中建立Microsoft Team連結後，無法更新會議連結。 若要在HubSpot中更新連結，必須建立新的會議。

在Microsoft Teams中接收HubSpot活動通知

當您將Microsoft Teams應用程式連接到HubSpot並連接您的使用者帳戶後，預設會將以下HubSpot通知類型傳送到Microsoft Teams中的HubSpot bot ：

• 分配
• 評論
• 關注
• 提及
• 逾期
• 提醒
• 回覆
• 提交
• 檢視（即文件檢視）

若要關閉傳送至Microsoft Teams的所有通知、通知類型或特定通知：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往通知。
• 按一下「其他應用程式」分頁。
• 若要關閉Microsoft Teams中的所有HubSpot通知，請按一下以切換關閉Microsoft Teams。

• 如要關閉特定通知類型，請在「通知內容」部分點擊以展開通知主題，並清除不想收到的通知旁的核取方塊 。

關聯HubSpot公司並與Microsoft Teams頻道進行交易

若要將公司或交易記錄關聯到Microsoft Teams頻道：

• 前往您的公司或交易記錄：
  • 公司：在HubSpot帳戶中，前往「聯絡人」>「公司」。
  • 優惠：在HubSpot帳戶中，前往「銷售」>「優惠」。
• 在右側邊欄的Microsoft Teams卡片中，按一下「關聯Microsoft Teams頻道」。
• 在彈出式方塊中，按一下選取團隊下拉式選單，然後選取要與HubSpot記錄關聯的團隊。
  • 按一下「選取頻道」下拉式選單，然後選取要與HubSpot記錄關聯的現有Microsoft Teams頻道，或按一下「建立新的MS Teams頻道」以建立新頻道。

• • 選取活動類型核取方塊，將這些警示同步至Microsoft Teams頻道。 您可以同步筆記、通話、電子郵件、任務和會議。 
• 按一下「關聯頻道」。 

關聯後，您將收到關聯Microsoft Teams頻道的相關活動提醒。 您可以將多個記錄與一個通道關聯。 

使用Microsoft Teams工作流程動作(僅限專業 版和企業版)

將Microsoft Teams連結至HubSpot後，您可以使用以下工作流程動作：

• 建立Microsoft Teams頻道：在公司或交易工作流程中建立新的Microsoft Teams頻道。
• 傳送Microsoft Teams通知：向HubSpot所有者和Teams頻道傳送通知。 除了自訂物件和目標型工作流程外，所有工作流程類型皆適用。 

請注意：無法將通知傳送到Microsoft Teams中的私人頻道。 

• 在HubSpot帳戶中，前往「自動化」>「工作流程」。
• 按一下工作流程的名稱。
• 按一下+ 加號圖示。
• 在右側面板中，選取Microsoft Teams動作：
  • 若要建立頻道，請選取「建立Microsoft Teams頻道」。
    • 若要選擇要在哪個團隊中建立頻道，請按一下「團隊」下拉式選單。
    • 在頻道欄位中輸入頻道 名稱。
    • 若要選取頻道的隱私權設定，請按一下「隱私權」下拉式選單。
    • 按一下儲存。 

• • 若要傳送通知，請選取傳送Microsoft Teams通知。
    • 若要選取要傳送通知的特定使用者，請按一下使用者下拉式選單。
    • 若要選擇要將通知傳送給哪個團隊，請點擊「團隊」下拉式選單。
    • 若要選擇要傳送通知的頻道，請按一下頻道下拉式選單。
    • 在「訊息」欄位中輸入訊息 。
      • 您可以使用星號加粗文字、下劃線加斜體，以及新行的返回按鈕來設定訊息格式。
      • 若要在通知中標記某人，請先輸入@ ，再輸入對方的Microsoft Teams電子郵件地址。 
      • 若要在通知中包含超連結，請將超連結文字放在方括號中，然後將URL放在括號中。 例如， [HubSpot] (www.hubspot.com)。
    • 按一下「選取要包含在訊息中的動作」下拉式選單，然後選取要包含在通知中的動作。 
    • 按一下儲存。 

通知將傳送至工作流程動作中指定的Microsoft Teams頻道。 收到通知的使用者可以按一下任何動作按鈕來執行動作。 

在Microsoft Teams中回覆HubSpot對話

請注意：只有在安裝整合時選擇「完全安裝」時，此功能才可用。

連結HubSpot和Microsoft Teams後，您可以直接在Microsoft Teams頻道中傳送和接收HubSpot即時聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表單提交和收件匣訊息。 為此，擁有帳戶存取權限或超級管理員權限的用戶需要升級團隊，以便在HubSpot對話中使用該權限。 每個團隊都必須升級才能使用此功能。

若要升級Microsoft Team ：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「分析報告和資料」>「整合」。
• 搜尋Microsoft Teams整合，然後在結果中選取Microsoft Teams。
• 在「已連結的團隊」索引標籤的「機械人升級」欄下，按一下要升級的團隊旁邊的「升級」。 然後，系統會將你重新導向至Microsoft Teams帳戶。
• 在您的Microsoft Teams帳戶中，會出現一個對話方塊，顯示HubSpot整合詳細資訊。 在「開啟」旁邊，按一下箭頭圖示，然後選取「新增至團隊」。 使用下拉式選單，選擇你想升級的團隊，然後點擊設定機械人。 

• 團隊升級後，請返回HubSpot。 你現在可以在對話收件匣中選擇要使用的團隊。

若要在對話收件匣中選擇要使用的團隊，請按照以下步驟操作：

• 在HubSpot的Microsoft Teams整合頁面上，按一下「對話收件匣」索引標籤，其中列出您在HubSpot帳戶中建立的所有對話收件匣。 
• 在對話收件匣旁邊，按一下「開啟/關閉」切換開關，即可直接在Microsoft Teams頻道中從對話收件匣傳送和接收訊息。 
• 點擊「團隊」下拉式選單，選擇要接收訊息的團隊。
• 按一下頻道下拉式選單，選取將接收外來訊息的Microsoft Team頻道。

連結收件匣後，當您在HubSpot對話收件匣中有新訊息時，系統會自動在Microsoft Teams中通知您。 您也可以直接從Microsoft Teams回覆。