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Integrations

連接HubSpot和Microsoft Teams

上次更新時間: 一月 20, 2023

套用至:

所有產品和版本

將您的Microsoft Teams帳戶連接到HubSpot ,以傳送您的聯絡人Microsoft Teams會議連結,並在Microsoft Teams中接收HubSpot通知。 一旦Microsoft Teams連接到HubSpot , HubSpot機器人就會新增到您的Microsoft Teams帳戶。

如果您對此整合有任何意見,請使用此表單提交任何建議、請求或想法。

請注意:
  • 無法將個人版的Microsoft Teams帳戶連接到HubSpot。
  • 無法在不同的HubSpot資料中心安裝相同的Microsoft Teams帳戶。

開始之前

在連接HubSpot和Microsoft Teams之前,請確保HubSpot應用程式未在Microsoft Teams中被阻止,且HubSpot已被列入白名單。

  • 瀏覽到Microsoft Teams管理中心。
  • 在左側邊欄,按一下團隊應用程式>管理應用程式
  • 搜索HubSpot
  • 按一下HubSpot應用程式,然後將狀態調至「允許」。 
msteams-allowed
  • 接下來,在左側邊欄點擊「權限政策」。 
  • 檢查根據組織的權限政策,是否允許使用HubSpot應用程式。 

msteams-permissions

集成要求

Microsoft Teams有兩種安裝類型。 無論您選擇哪種安裝類型,您都會在HubSpot入口網站中為所有用戶安裝集成。

請注意:您必須是超級管理員或在HubSpot帳戶中擁App Marketplace權限。 您必須是Microsoft Teams的全局管理員才能安裝完整安裝版本。 

將Microsoft Teams帳戶連接到HubSpot時,系統會提示你授權以下應用程式權限。 
  • 若要完全安裝:
    • 閱讀組織資訊:需要整合才能取得組織名稱。
    • 閱讀所有用戶的完整個人資料:需要整合才能獲取有關用戶的基本資訊。
    • 閱讀所有羣組:整合以檢索團隊清單所需。
    • 閱讀並建立網上會議:需要整合才能建立網上會議。
    • 閱讀所有羣組成員資訊:整合必須閱讀有關團隊成員的基本資訊。
    • 建立頻道:整合時需要建立頻道,以作為工作流程頻道建立功能的一部分。
    • 讀取和寫入所有頻道的名稱、描述和設定:整合讀取頻道清單所需。
    • 允許Teams應用程式為所有團隊自行管理:集成所需,以便將HubSpot機器人安裝到團隊。
    • 允許應用程式為所有用戶自行管理:集成向用戶安裝HubSpot機器人所需。
    • 登入並讀取用戶配置文件:集成需要讀取Microsoft Teams用戶ID和用戶登入電子郵件。
  • 對於有限的安裝:
    • 閱讀並建立網上會議:建立網上會議所需的整合。
    • 允許Teams應用程式為您自行管理:集成所需以將HubSpot機器人安裝給用戶。
    • 登入並閱讀你的個人資料:需要整合才能閱讀用戶登入的ID和電子郵件。

請注意: HubSpot將存取Microsoft Teams用戶ID、團隊ID和私人聊天,而HubSpot機器人會將通知傳送給他們。

安裝Microsoft Teams應用程式

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「市集圖示marketplace」,然後選取「App Marketplace」。
  • 搜尋Microsoft Teams整合,然後在結果中選擇Microsoft Teams
  • 在右上角按一下安裝應用程式
  • 選擇安裝選項之前,請檢查對話方塊中的差異。 
  • 選擇完全安裝限定安裝選項,然後按一下安裝應用程式
teams-

請注意:如果您選擇限定安裝,工作流程將無法使用

  • 系統會提示 您登入Microsoft Teams帳戶。 輸入您的Microsoft Teams憑證。
如果您選擇有限安裝,系統會將您重定向到Microsoft Teams連結應用程式設定,並可以開始使用HubSpot應用程式。 若要變更連接到您的HubSpot用戶的Microsoft Teams用戶帳戶,請按一下[用戶帳戶]標籤,然後按一下[編輯連接的帳戶]下拉式選單。 

edit-connected-teams-account

如果您選擇「完全安裝」,請檢查所需的權限,然後按一下「允許」。 系統會將你重定向到Microsoft Teams連接應用程式設定,完成將團隊連接到HubSpot並設定用戶帳戶。
  • 若要選擇要同步到HubSpot的團隊,請按一下連接團隊標籤。
    • 若要將所有團隊從Microsoft Teams同步到HubSpot ,請按一下連接所有團隊
    • 若要將特定團隊連接到HubSpot ,請按一下團隊名稱旁邊的「連接」開關。
  • 如果您是安裝整合的使用者,您可以透過選擇顯示核取方塊來限制哪些團隊的HubSpot使用者可以檢視。 若要允許所有使用者以預設方式檢視新建立的團隊,請選擇以預設方式開啟新建立的團隊的可見性核取方塊。

msteams

  • 若要將Microsoft Teams用戶帳戶連結到HubSpot用戶帳戶,請按一下用戶帳戶標籤。 您必須完成此步驟才能將Microsoft Teams會議連結新增至您的HubSpot會議連結,在Microsoft Teams中接收HubSpot通知,並為Teams建立自訂工作流程操作。 用戶可以手動安裝機器人(來自Microsoft Teams ) ,也可以在HubSpot中更新其連結帳戶,以自動安裝HubSpot機器人。 

請注意:每位用戶都需要完成以下步驟,才能將Microsoft Teams用戶帳戶與HubSpot用戶帳戶連結。

    • 點擊連結帳戶
    • 在右側面板的Microsoft Teams帳戶欄位中,輸入您的Microsoft Teams電子郵件地址,然後按一下更新連結帳戶link-microsoft-teams-account
    • 驗證訊息將傳送至您的Microsoft Teams帳戶。 瀏覽到Microsoft Teams ,從HubSpot找到訊息,然後按一下驗證verify-teams-account
    • 帳戶驗證
    • 後,您將在Microsoft Teams帳戶中收到來自HubSpot的歡迎訊息,您可以開始使用整合。 microsoft-teams-welcome-from-hubspot

      嘗試將Microsoft Teams用戶連結到HubSpot時,您可能會遇到以下錯誤:

更新連結的Microsoft Teams帳戶時發生錯誤。

若要解決此錯誤:

  • 檢查Microsoft Teams中沒有阻止HubSpot應用程式。
    • 瀏覽至Microsoft Teams管理中心。 
    • 在左側面板中,按一下團隊應用程式>管理應用程式
    • 搜索HubSpot。 
    • 檢查狀態是否允許。 

msft-teams-status

    • 返回Microsoft Teams。
    • 在左下方,按一下應用程式
    • 搜尋HubSpot ,然後按一下應用程式
    • 按一下新增,手動將HubSpot應用程式新增至您的Microsoft Teams帳戶。

msft-teams-add-hubspot

將Microsoft Teams會議連結添加 到會議

您可以在CRM中安排會議或使用會議 工具時新增Microsoft Teams會議連結。 會議連結將以您的HubSpot帳戶中設定的預設語言建立。 

請注意:每個用戶都必須將Microsoft Teams用戶映射到HubSpot才能使用會議連結功能。 

  • 若要將Microsoft Teams連結新增至會議活動,請從CRM中的記錄、HubSpot帳戶中瀏覽至記錄。
    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。
    • 工單: 在 HubSpot 帳戶中,進入「服務」>「服務票證」。
  • 按一下記錄 的名稱
  • 在左側面板中,按一下 。 在畫面底部的開啟視窗中,設定會議
  • 按一下[選擇位置] > [Microsoft團隊]。 
meeting-microsoft-teams

 

您也可以在會議工具中建立的排程頁面上加入Microsoft Teams連結。

請注意:然不需要將Office 365日曆連接到會議工具,但建議您確保充分利用Microsoft Teams集成。 

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「會議」。
  • 將鼠標懸停在會議上,然後按一下[編輯]
  • 在「概覽」頁面上,按一下新增視頻會議連結下拉式選單,然後選擇Microsoft Teams

add-team-link-to-scheduling-page

  • 按一下儲存

請注意:一旦Microsoft Team的連結在HubSpot中建立,就無法更新會議連結。 若要更新HubSpot中的連結,必須新建會議。

在Microsoft Teams 中接收HubSpot活動選擇

將Microsoft Teams應用程式連接到HubSpot並連接使用者帳戶後,以下HubSpot通知類型將預設傳送至Microsoft Teams中的HubSpot機器人:

  • 分配(A)
  • 留言
  • 跟蹤
  • 提及
  • 逾期
  • 溫馨提示
  • 回復
  • 提交
  • 檢視(即文件檢視)

microsoft-teams-notifications

請注意:

  • 團隊之一連接到HubSpot後,所有團隊成員用戶都會在Microsoft Teams中收到通知。
  • 通知可能會延遲最多5分鐘。

 

若要關閉傳送給Microsoft Teams的所有通知、通知類型或特定通知,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「通知」
  • 按一下[其他應用程式]分頁。
  • 若要關閉Microsoft Teams中的所有HubSpot通知,請按一下以切換Microsoft Teams 關閉。

microsoft-teams-notifications-settings

  • 若要關閉特定的通知類型,請點擊「關於你收到的通知」部分,展開通知,並清除你不想收到的通知旁邊的核取方塊

使用Microsoft Teams工作流操作(僅限 業和企業)

將Microsoft Teams連接到HubSpot後,即可在HubSpot中從公司或交易工作流程建立Microsoft Teams頻道,並向Microsoft Teams發送通知。

請注意:無法將通知傳送至Microsoft Teams中的私人頻道。 

  • 自動化>工作流程
  • 名稱。
  • 按一下+ 加號圖示
  • 在右側面板中,選擇Microsoft Teams操作:
    • 若要建立頻道,請按一下建立Microsoft Teams頻道
      • 若要選擇要向哪個團隊發送通知,請點擊團隊下拉選單。
      • 在「頻道」欄位中輸入頻道的 名稱
      • 若要選擇頻道的隱私權設定,請按一下隱私權下拉選單。
      • 按一下儲存。 
msteams-create-team-channel
    • 若要傳送通知,請按一下傳送Microsoft Teams通知。 
    • 若要選擇要向哪個團隊發送通知,請點擊團隊下拉選單。
    • 若要選擇發送通知的頻道,請按一下頻道下拉選單。
    • 訊息欄位中輸入訊息 。 您可以使用星號加粗文字,下劃線加斜體,以及新行的返回按鈕來格式化訊息。 
    • 按一下儲存。 

msteams-workflow-channel

通知將傳送到工作流程操作中指定的Microsoft Teams頻道。

msteams-wf-notification

在Microsoft Teams中回復HubSpot對話

請注意:只有在安裝集成時選擇完全安裝時,此功能才可用。

連接HubSpot和Microsoft Teams後,您可以在Microsoft Teams頻道中直接發送和接收HubSpot即時聊天Facebook Messenger和收件匣訊息。 為此,擁有帳戶存取權限或超級管理員權限的用戶需要升級團隊才能在HubSpot對話中使用它。 每支隊伍都必須升級才能使用此功能。

若要升級Microsoft團隊:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「市集圖示marketplace」,然後選取「App Marketplace」。
  • 搜尋Microsoft Teams整合,然後在結果中選擇Microsoft Teams
  • 在「已連接團隊」標籤的機械人升級欄位下,按一下要升級的團隊旁邊的升級。 然後,系統會將你重定向到Microsoft Teams帳戶。
  • 在您的Microsoft Teams帳戶中,會顯示一個對話方塊,顯示HubSpot整合詳情。 在「開啟」旁邊,按一下箭頭圖示,然後選擇新增至團隊。 使用下拉式選單,選擇要升級的團隊,然後按一下設定機械人。 
  • 升級團隊後,返回HubSpot。 你現在可以選擇在對話收件匣中使用的團隊。

若要選擇在對話收件匣中使用的團隊:

  • 在HubSpot的Microsoft Teams整合頁面上,按一下對話收件匣標籤,它會列出您在HubSpot帳戶中建立的所有對話收件匣。 
  • 在「對話收件匣」旁邊,按一下「開啟/關閉  」切換,即可在Microsoft Teams頻道中直接從對話收件匣發送和接收訊息。 
  • 點擊團隊下拉菜單,選擇接收訊息的團隊
  • 按一下[頻道]下拉式選單,選擇會接收外來訊息的Microsoft團隊頻道

連接收件匣後,當您的HubSpot對話收件匣中有新訊息時,您會在Microsoft Teams中自動收到通知。 您也可以直接從Microsoft Teams回復。 

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