Połączenie HubSpot i Microsoft Teams

Połącz swoje konto Microsoft Teams z HubSpot, aby wysyłać swoim kontaktom linki do spotkań Microsoft Teams i otrzymywać powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams. Po połączeniu Microsoft Teams z HubSpot, bot HubSpot zostanie dodany do konta Microsoft Teams.

Jeśli masz uwagi dotyczące tej integracji, skorzystaj z tego formularza, aby przesłać sugestie, prośby lub pomysły.

Przed rozpoczęciem

Przed połączeniem HubSpot i Microsoft Teams upewnij się, że aplikacja HubSpot nie jest zablokowana w Microsoft Teams i że HubSpot znajduje się na białej liście.

• Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
• Na lewym pasku bocznym kliknij pozycję Aplikacje zespołu > Zarządzaj aplikacjami.
• Wyszukaj HubSpot.
• Kliknij aplikację HubSpot i przełącz przełącznik stanu na Dozwolone.

• Następnie na lewym pasku bocznym kliknij Zasady uprawnień.
• Sprawdź, czy aplikacja HubSpot jest dozwolona zgodnie z polityką uprawnień Twojej organizacji.

Wymagania dotyczące integracji

Istnieją dwa typy instalacji Microsoft Teams. Niezależnie od wybranego typu instalacji, integracja zostanie zainstalowana dla wszystkich użytkowników w portalu HubSpot.

Uwaga: musisz być super administratorem lub mieć uprawnieniaApp Marketplace na swoim koncie Hub Spot. Aby zainstalować wersję Full Install, musisz być administratorem globalnym Microsoft Teams.

• Dla pełnej instalacji:
  • Odczytinformacji o organizacji: wymagane do integracji w celu uzyskania nazwy organizacji.
  • Odczytpełnych profili wszystkich użytkowników: wymagane do integracji w celu uzyskania podstawowych informacji o użytkownikach.
  • Odczytwszystkich grup: wymagane, aby integracja pobierała listę zespołów.
  • Odczyti tworzenie spotkań online: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Readall group memberships: wymagane, aby integracja mogła odczytywać podstawowe informacje o członkach zespołu.
  • Tworzenie kanałów: wymagane, aby integracja mogła tworzyć kanały w ramach funkcji tworzenia kanałów przepływu pracy.
  • Odczytywaniei zapisywanie nazw, opisów i ustawień wszystkich kanałów: wymagane, aby integracja mogła odczytać listę kanałów.
  • Zezwalajaplikacji Teams na samodzielne zarządzanie wszystkimi zespołami: wymagane, aby integracja instalowała bota HubSpot w zespołach.
  • Zezwalaj aplikacji na samodzielne zarządzaniewszystkimi użytkownikami: wymagane, aby integracja mogła zainstalować bota HubSpot dla użytkowników.
  • Zalogujsię i odczytaj profil użytkownika: wymagane, aby integracja mogła odczytać identyfikator użytkownika Microsoft Teams i adres e-mail logującego się użytkownika.
• Dla ograniczonej instalacji:
  • Read and create your online meetings: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Allow the Teams app to manage itself for you: wymagane, aby integracja zainstalowała bota HubSpot dla użytkownika.
  • Zaloguj się i przeczytaj swój profil: wymagane, aby integracja mogła odczytać identyfikator i adres e-mail logującego się użytkownika.

Uwaga: HubSpotuzyska dostęp do identyfikatora użytkownika Microsoft Teams, identyfikatorów zespołów i prywatnego czatu, do którego bot HubSpot wysyła powiadomienia.

Zainstaluj aplikację Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Wyszukaj integrację Microsoft Teams i wybierz Microsoft Teams w wynikach.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Zainstaluj aplikację.
• Przed wybraniem opcji instalacji zapoznaj się z różnicami w oknie dialogowym.
• Wybierz opcję Pełna instalacja lub Ograniczona instalacja, a następnie kliknij Zainstaluj aplikację.

Uwaga: przepływy pracy nie są dostępne w przypadku wybrania ograniczonej instalacji.

• Zostanie wyświetlony monit o zalogowanie się do konta Microsoft Teams. Wprowadź swoje poświadczenia Microsoft Teams.

• Aby wybrać zespoły do synchronizacji z HubSpot, kliknij kartę Połączone zespoły .
• Aby połączyć określony zespół z HubSpot, obok nazwy zespołu kliknij, aby włączyć przełącznik Połącz .

• Jeśli jesteś użytkownikiem, który zainstalował integrację, możesz ograniczyć, które zespoły użytkownicy HubSpot mogą wyświetlać, zaznaczając pole wyboru Pokaż. Aby umożliwić wszystkim użytkownikom domyślne wyświetlanie nowo utworzonych zespołów, zaznacz pole wyboru Domyślnie włącz widoczność nowo utworz onych zespołów.
• Aby połączyć konto użytkownika Microsoft Teams z kontem użytkownika HubSpot, kliknij kartę Konto użytkownika . Ten krok należy wykonać, aby dodać linki do spotkań Microsoft Teams do linków do spotkań HubSpot, otrzymywać powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams i tworzyć niestandardowe akcje przepływu pracy dla zespołów. Użytkownicy mogą zainstalować bota ręcznie (z poziomu Microsoft Teams) lub zaktualizować swoje połączone konto w HubSpot, aby automatycznie zainstalować bota HubSpot.

Uwaga: każdy użytkownik będzie musiał wykonać poniższe kroki, aby połączyć swoje konto użytkownika Microsoft Teams z kontem użytkownika HubSpot.

• • Kliknij przycisk Połącz konto.
  • W prawym panelu, w polu Microsoft Teams account , wprowadź swój adres e-mail Microsoft Teams, a następnie kliknij Update linked account.
  • Na konto Microsoft Teams zostanie wysłana wiadomość weryfikacyjna. Przejdź do Microsoft Teams i znajdź wiadomość od HubSpot, a następnie kliknij Weryfikuj.
  • Po zweryfikowaniu konta otrzymasz wiadomość powitalną od HubSpot na swoim koncie Microsoft Teams i będziesz mógł rozpocząć korzystanie z integracji.

Podczas próby połączenia użytkownika Microsoft Teams z HubSpot może wystąpić następujący błąd:

Coś poszło nie tak podczas aktualizacji połączonego konta Microsoft Teams.

Aby rozwiązać ten błąd:

• Sprawdź, czy aplikacja HubSpot nie jest zablokowana w Microsoft Teams.
  • Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
  • W lewym panelu kliknij Aplikacje zespołu > Zarządzaj aplikacjami.
  • Wyszukaj HubSpot.
  • Sprawdź, czy jej status to Dozwolone.

• • Przejdź z powrotem do Microsoft Teams.
  • W lewym dolnym rogu kliknij Aplikacje.
  • Wyszukaj HubSpot i kliknij aplikację.
  • Kliknij przycisk Dodaj, aby ręcznie dodać aplikację HubSpot do konta Microsoft Teams.

Dodawanie łączy do spotkań w usłudze Microsoft Teams

Linki do spotkań Microsoft Teams można dodać podczas planowania spotkania w CRM lub podczas korzystania z narzędzia spotkań. Linki do spotkań zostaną utworzone w domyślnym języku ustawionym na koncie HubSpot.

Uwaga: każdy użytkownik musi zmapować swojego użytkownika Microsoft Teams do HubSpot, aby korzystać z funkcji linków do spotkań.

• Aby dodać łącze Microsoft Teams do wydarzenia spotkania zaplanowanego z rekordu w CRM, na koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów.
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty..

• • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetings Meet. W oknie, które zostanie otwarte u dołu ekranu, skonfiguruj spotkanie.
• Kliknij pozycję Wybierz lokalizację > Microsoft Teams.

Łącze Microsoft Teams można również umieścić na stronie planowania utworzonej w narzędziu spotkań.

Uwaga: połączenie kalendarza Office 365 z narzędziem spotkań nie jest wymagane,ale jest zalecane, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie integracji Microsoft Teams.

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Spotkania.
• Najedź kursorem na spotkanie i kliknij Edytuj.
• Na stronie Przegląd kliknij menu rozwijane Dodaj łącze wideokonferencji i wybierz Microsoft Teams.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: nie ma możliwości aktualizacji linków do spotkań po utworzeniu linku Microsoft Teams w HubSpot. Aby zaktualizować łącze w HubSpot, należy utworzyć nowe spotkanie.

Otrzymywanie powiadomień o aktywności HubSpot w Microsoft Teams

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z HubSpot i połączeniu konta użytkownika następujące typy powiadomień HubSpot będą domyślnie wysyłane do bota HubSpot w Microsoft Teams:

• Przypisz
• Komentarz
• Śledź
• Wzmianka
• Zaległe
• Przypomnienie
• Odpowiedź
• Zgłoszenie
• Widok (np. widok dokumentu)

Aby wyłączyć wysyłanie wszystkich powiadomień, powiadomień określonego typu lub określonych powiadomień do Microsoft Teams:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Powiadomienia.
• Kliknij kartę Inne aplikacje .
• Aby wyłączyć wszystkie powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Microsoft Teams.

• Aby wyłączyć określone typy powiadomień, w sekcji O czym otrzymujesz powiadomienia kliknij, aby rozwinąćtemat powiadomienia i wyczyść pola wyboru obok powiadomień, których nie chcesz otrzymywać.

Korzystanie z akcji przepływu pracy Microsoft Teams( tylko wersjeProfessional i Enterprise )

Po połączeniu Microsoft Teams z HubSpot można korzystać z następujących akcji przepływu pracy:

• Utwórz kanał Microsoft Teams: utwórz nowy kanał Microsoft Teams w przepływie pracy opartym na firmie lub transakcji.
• Wyślijpowiadomienia Microsoft Teams: wysyłanie powiadomień do właściciela HubSpot i kanału Teams. Dostępne we wszystkich typach przepływów pracy z wyjątkiem niestandardowych przepływów pracy opartych na obiektach i celach.

Uwaga: nie jest możliwe wysyłanie powiadomień do prywatnych kanałów w Microsoft Teams.

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• Kliknij ikonę + plus.
• W prawym panelu wybierz akcję Microsoft Teams:
  • Aby utworzyć kanał, wybierz opcję Utwórz kanał Microsoft Teams.
    • Aby wybrać zespół, w którym chcesz utworzyć kanał, kliknij menu rozwijane Zespół .
    • Wprowadź nazwę kanału w polu Kanał .
    • Aby wybrać ustawienia prywatności dla kanału, kliknij menu rozwijane Prywatność .
    • Kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby wysyłać powiadomienia, wybierz opcję Wyślij powiadomienia Microsoft Teams.
    • Aby wybrać konkretnych użytkowników, do których ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Użytkownicy.
    • Aby wybrać zespół, do którego ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Zespół.
    • Aby wybrać kanał, do którego ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Kanał.
    • Wprowadź wiadomość w polu Wiadomość .
      • Wiadomość można sformatować, używając gwiazdek do pogrubienia tekstu, podkreśleń do kursywy i przycisku powrotu do nowej linii.
      • Aby oznaczyć kogoś w powiadomieniu, wpisz @, a następnie nazwę użytkownika Microsoft Teams.
      • Aby dołączyć hiperłącze do powiadomienia, umieść tekst hiperłącza w nawiasach kwadratowych, a następnie adres URL w nawiasach. Na przykład [HubSpot](www.hubspot.com).
      • Kliknij przycisk Zapisz.

Powiadomienie zostanie wysłane do kanału Microsoft Teams określonego w akcji przepływu pracy.

Odpowiadanie na konwersacje HubSpot w Microsoft Teams

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko po wybraniu opcji Pełna instalacja podczas instalowania integracji.

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można wysyłać i odbierać czat na żywo HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, zgłoszenia formularzy i wiadomości ze skrzynki odbiorczej bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams. W tym celu użytkownik z uprawnieniami dostępu do konta lub superadministratora będzie musiał uaktualnić zespół, aby używać go w konwersacjach HubSpot. Każdy zespół musi zostać uaktualniony do tej funkcji.

Aby uaktualnić zespół Microsoft Teams:

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace..
• Wyszukaj integrację Microsoft Teams i wybierz Microsoft Teams w wynikach.
• Na karcie Połączone zespoły, w kolumnie Bot Upgrade , kliknij przycisk Upgrade obok zespołu, który chcesz uaktualnić. Nastąpi przekierowanie do konta Microsoft Teams.
• Na koncie Microsoft Teams pojawi się okno dialogowe wyświetlające szczegóły integracji HubSpot. Obok pozycji Otwórz kliknij ikonę strzałki i wybierz opcję Dodaj do zespołu. Korzystając z rozwijanego menu, wybierz zespół, który chcesz uaktualnić, a następnie kliknij opcję Skonfiguruj bota.
• Po uaktualnieniu zespołu przejdź z powrotem do HubSpot. Będziesz teraz mógł wybrać zespół do użycia w skrzynce odbiorczej konwersacji.

Aby wybrać zespół do użycia w skrzynce odbiorczej konwersacji:

• Na stronie integracji Microsoft Teams w HubSpot kliknij kartę Skrzynka odbiorcza konwersacji, która zawiera listę wszystkich skrzynek odbiorczych konwers acji utworzonych na koncie HubSpot.
• Obok skrzynki odbiorczej konwersacji kliknij przełącznik Włącz/Wyłącz , aby wysyłać i odbierać wiadomości ze skrzynki odbiorczej konwersacji bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams.
• Kliknij menu rozwijane Zespół, aby wybrać zespół, który ma otrzymywać wiadomości.
• Kliknij menu rozwijane Kanał, aby wybrać kanał Microsoft Team, który będzie odbierał przychodzące wiadomości.

Po połączeniu skrzynki odbiorczej będziesz automatycznie powiadamiany w Microsoft Teams o nowych wiadomościach w skrzynce odbiorczej konwersacji HubSpot. Będziesz także mógł odpowiadać bezpośrednio z Microsoft Teams.