Połącz HubSpot i Microsoft Teams

Połącz swoje konto Microsoft Teams z HubSpot, aby wysyłać swoim kontaktom linki do spotkań Microsoft Teams i otrzymywać powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams. Po połączeniu Microsoft Teams z HubSpot, bot HubSpot zostanie dodany do Twojego konta Microsoft Teams.

Jeśli masz opinie na temat tej integracji, użyj tego formularza, aby przesłać wszelkie sugestie, prośby lub pomysły.

Zanim zaczniesz

Przed połączeniem HubSpot i Microsoft Teams należy upewnić się, że aplikacja HubSpot nie jest zablokowana w Microsoft Teams i że HubSpot ma białą listę.

• Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
• Na lewym pasku bocznym kliknij opcję Aplikacje zespołowe > Zarządzaj aplikacjami.
• Wyszukaj aplikację HubSpot.
• Kliknij aplikację HubSpot i przełącz przełącznik stanu na Dozwolone.

• Następnie na lewym pasku bocznym kliknij Zasady uprawnień.
• Sprawdź, czy aplikacja HubSpot jest dozwolona zgodnie z zasadami uprawnień obowiązującymi w Twojej organizacji.

Wymagania dotyczące integracji

Istnieją dwa typy instalacji dla Microsoft Teams. Niezależnie od tego, który typ instalacji wybierzesz, będziesz instalować integrację dla wszystkich użytkowników w swoim portalu HubSpot.

Uwaga: musisz być super adminem lub mieć uprawnieniaApp Marketplace na swoim koncie HubSpot. Musisz być globalnym administratorem dla Microsoft Teams, aby zainstalować wersję Full Install.

• W przypadku pełnej instalacji:
  • Czytajinformacje o organizacji: wymagane, aby integracja mogła uzyskać nazwę organizacji.
  • Odczytujpełne profile wszystkich użytkowników: wymagane, aby integracja mogła uzyskać podstawowe informacje o użytkownikach.
  • Czytajwszystkie grupy: wymagane, aby integracja mogła pobrać listę zespołów.
  • Odczytaji utwórz spotkania online: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Odczytajwszystkich członków grupy: wymagane, aby integracja mogła odczytać podstawowe informacje oczłonkach zespołu.
  • Tworzenie kanałów: wymagane, aby integracja tworzyła kanały w ramach funkcji tworzenia kanałów przepływu pracy.
  • Odczytuj i zapisuj nazwy, opisy i ustawienia wszystkich kanałów: wymagane, aby integracja mogła odczytać listę kanałów.
  • Pozwól aplikacji Teams zarządzać sobą dla wszystkich zespołów: wymagane, aby integracja mogła zainstalować bota HubSpot w zespołach.
  • Pozwól aplikacji zarządzaćsobą dla wszystkich użytkowników: wymagane, aby integracja zainstalowała bota HubSpot do użytkowników.
  • Zaloguj się i przeczytaj profil użytkownika: wymagane, aby integracja odczytała identyfikator użytkownika Microsoft teams i e-mail użytkownika logującego się.
• W przypadku ograniczonej instalacji:
  • Odczytaj i utwórz spotkania online: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Pozwól aplikacji Teams zarządzać sobą za Ciebie: wymagane, aby integracja zainstalowała użytkownikowi bota HubSpot.
  • Zaloguj się i przeczytaj swój profil: wymagane, aby integracja czytała id i e-mail użytkownika logującego się.

Uwaga: HubSpot uzyska dostęp do identyfikatora użytkownika Microsoft Teams, identyfikatorów zespołów i prywatnego czatu, do którego bot HubSpot wysyła powiadomienia.

Zainstaluj aplikację Microsoft Teams

• W koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Wyszukaj integrację Microsoft Team s, a w wynikach wybierz Microsoft Teams.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Zainstaluj aplikację.
• Przed wybraniem opcji instalacji przejrzyj różnice w oknie dialogowym.
• Wybierz opcję Full install lub Limited install , a następnie kliknij Install App.

Uwaga: przepływy pracy nie są dostępne w przypadku wybrania instalacji ograniczonej.

• Zostanie wyświetlona prośba o zalogowanie się na konto Microsoft Teams. Wprowadź swoje dane uwierzytelniające Microsoft Teams.

• Aby wybrać zespoły do synchronizacji z HubSpot, kliknij kartę Połączone zespoły.
  • Aby zsynchronizować wszystkie zespoły z Microsoft Teams do HubSpot, kliknij opcję Połącz wszystkie zespoły.
  • Aby podłączyć określony zespół do HubSpot, obok nazwy zespołu kliknij, aby włączyć przełącznik Połącz .
• Jeśli jesteś użytkownikiem, który zainstalował integrację, możesz ograniczyć, które zespoły użytkownicy HubSpot są w stanie zobaczyć, zaznaczając pole wyboru Pokaż. Aby umożliwić wszystkim użytkownikom domyślne wyświetlanie nowo utworzonych zespołów, zaznacz pole wyboru Turn on visibility for newly created teams by default.

• Aby połączyć konto użytkownika Microsoft Teams z kontem użytkownika HubSpot, kliknij kartę Konto użytkownika. Musisz wykonać ten krok, aby dodać łącza spotkań Microsoft Teams do łączy spotkań HubSpot, otrzymywać powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams i tworzyć niestandardowe akcje przepływu pracy dla zespołów. Użytkownicy mogą zainstalować bota ręcznie (z poziomu Microsoft Teams) lub zaktualizować swoje połączone konto w HubSpot, aby automatycznie zainstalować bota HubSpot.

Uwaga: każdy użytkownik będzie musiał wykonać poniższe kroki, aby połączyć swoje konto użytkownika Microsoft Teams z kontem użytkownika HubSpot.

• • Kliknij przycisk Połącz konto.
  • W prawym panelu, w polu Konto Microsoft Team s, wprowadź swój adres e-mail Microsoft Teams, a następnie kliknij Aktualizuj połączone konto.
  • Na konto Microsoft Teams zostanie wysłana wiadomość weryfikacyjna. Przejdź do Microsoft Teams i zlokalizuj wiadomość od HubSpot, a następnie kliknij przycisk Zweryfikuj.
  • Po zweryfikowaniu konta otrzymasz wiadomość powitalną od HubSpot na swoim koncie Microsoft Teams i będziesz mógł zacząć korzystać z integracji.

Podczas próby powiązania użytkownika Microsoft Teams z HubSpot możesz napotkać następujący błąd:

Coś poszło nie tak podczas aktualizacji połączonego konta Microsoft Teams.

Aby rozwiązać ten błąd:

• Sprawdź, czy aplikacja HubSpot App nie jest zablokowana w Microsoft Teams.
  • Przejdź do swojego centrum administracyjnego Microsoft Teams.
  • W lewym panelu kliknij opcję Aplikacje zespołowe > Zarządzaj aplikacjami.
  • Wyszukaj aplikację HubSpot.
  • Sprawdź, czy jej status to Dozwolone.

• • Przejdź z powrotem do Microsoft Teams.
  • Na dole po lewej stronie kliknij Apps.
  • Wyszukaj aplikację HubSpot i kliknij ją.
  • Kliknij przycisk Dodaj, aby ręcznie dodać aplikację HubSpot do swojego konta Microsoft Teams.

Dodaj łącza do spotkań Microsoft Teams do swoich spotkań

Możesz dodać łącza spotkań Microsoft Teams podczas planowania spotkania w CRM lub podczas korzystania z narzędzia spotkań. Łącza spotkań zostaną utworzone w domyślnym języku ustawionym na koncie HubSpot.

Uwaga: każdy użytkownik musi zmapować swojego użytkownika Microsoft Teams do HubSpot, aby korzystać z funkcji linków do spotkań.

• Aby dodać łącze Microsoft Teams do wydarzenia spotkania zaplanowanego z poziomu rekordu w CRM, na koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów.
  • Kontakty: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.

• • Firmy: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Oferty: W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Bilety: W koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij spotkania Spotkaj się. W oknie, które otworzy się u dołu ekranu, skonfiguruj spotkanie.
• Kliknij opcję Wybierz lokalizację > Microsoft Teams.

Możesz również zamieścić łącze Microsoft Teams na stronie harmonogramu utworzonej w narzędziu Spotkania.

Uwaga: chociaż połączenie kalendarza Office 365 z narzędziem do obsługi spotkań nie jest wymagane, jest zalecane, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie integracji Microsoft Teams.

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Spotkania.
• Najedź kursorem na spotkanie i kliknij opcję Edytuj.
• Na stronie Przegląd kliknij menu rozwijane Dodaj łącze wideokonferencji i wybierz Microsoft Teams.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: nie ma możliwości aktualizacji łączy spotkań po utworzeniu łącza zespołu Microsoft Team w HubSpot. Aby zaktualizować łącze w HubSpot, należy utworzyć nowe spotkanie.

Otrzymuj powiadomienia o aktywności w HubSpot w Microsoft Teams

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z HubSpot i połączeniu konta użytkownika, następujące typy powiadomień HubSpot będą domyślnie wysyłane do bota HubSpot w Microsoft Teams:

• Przypisz
• Komentarz
• Śledź
• Wspomnij
• Zaległe
• Przypomnienie
• Odpowiedz
• Przesłanie
• Widok (np. widok dokumentu)

Aby wyłączyć wszystkie powiadomienia, typ powiadomienia lub określone powiadomienia z wysyłania do Microsoft Teams:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Powiadomienia.
• Kliknij kartę Inne aplikacje .
• Aby wyłączyć wszystkie powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Microsoft Teams .

• Aby wyłączyć określone typy powiadomień, w sekcji What you get notified about kliknij, aby rozwinąćtemat powiadomienia i wyczyścić pola wyboru obok powiadomień, których nie chcesz otrzymywać.

Używanie akcji przepływu pracy Microsoft Teams( tylko wersjeProfessional i Enterprise )

Po połączeniu Microsoft Teams z HubSpot można korzystać z następujących akcji przepływu pracy:

• Utwórz kanał Microsoft Teams: utw órz nowy kanał Microsoft Teams w przepływie pracy opartym na firmie lub transakcji.
• Wyślij powiadomienia Microsoft Teams: wyślij powiadomienie do właściciela HubSpot i kanału Teams. Dostępne we wszystkich typach przepływów pracy z wyjątkiem przepływów opartych na obiektach niestandardowych i celach.

Uwaga: nie jest możliwe wysyłanie powiadomień do prywatnych kanałów w Microsoft Team s.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do zakładki Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę swojego przepływu pracy.
• Kliknijikonę + plus.
• W prawym panelu wybierz akcję Microsoft Teams:
  • Aby utworzyć kanał, wybierz Create Microsoft Teams Channel.
    • Aby wybrać zespół, w którym chcesz utworzyć kanał, kliknij menu rozwijane Zespół .
    • W polu Kanał wpisz nazwę kanału.
    • Aby wybrać ustawienia prywatności dla kanału, kliknij menu rozwijane Prywatność .
    • Kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby wysłać powiadomienia, wybierz opcję Wyślij powiadomienia Microsoft Teams.
    • Aby wybrać konkretnych użytkowników, do których mają zostać wysłane powiadomienia, kliknij menu rozwijane Użytkownicy.
    • Aby wybrać zespół, do którego ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Zespół.
    • Aby wybrać kanał, na który ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Kanał.
    • Wprowadź wiadomość w polu Wiadomość .
      • Możesz sformatować wiadomość używając gwiazdek do pogrubienia tekstu, podkreśleń do kursywy oraz przycisku powrotu do nowego wiersza.
      • Aby oznaczyć kogoś w powiadomieniu, wpisz @, a następnie jego nazwę użytkownika Microsoft Teams.
      • Aby umieścić w powiadomieniu hiperłącze, umieść tekst z hiperłączem w nawiasach kwadratowych, a następnie adres URL w nawiasach. Na przykład [HubSpot](www.hubspot.com).
      • Kliknij przycisk Zapisz.

Powiadomienie zostanie wysłane na kanał Microsoft Teams określony w akcji przepływu pracy.

Odpowiadanie na konwersacje HubSpot w Microsoft Teams

Uwaga: ta funkcjonalność jest dostępna tylko w przypadku wybrania opcji Full Install podczas instalacji integracji.

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można wysyłać i odbierać wiadomości z czatu na żywo HubSpot, Facebook Messenger i skrzynki odbiorczej bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams. W tym celu użytkownik z uprawnieniami Account Access lub Super admin będzie musiał zaktualizować zespół, aby móc go używać w konwersacjach HubSpot. Każdy zespół musi zostać uaktualniony w celu uzyskania tej funkcjonalności.

Aby uaktualnić zespół Microsoft Team:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Wyszukaj integrację Microsoft Teams i wybierz Microsoft Teams w wynikach.
• Na karcie Połączone zespoły, w kolumnie Uaktualnienie bota , kliknij Uaktualnij obok zespołu, który chcesz uaktualnić. Zostaniesz wtedy przekierowany na swoje konto Microsoft Teams.
• Na koncie Microsoft Teams pojawi się okno dialogowe wyświetlające szczegóły integracji HubSpot. Obok pozycji Otwórz kliknij ikonę strzałki i wybierz opcję Dodaj do zespołu. Korzystając z menu rozwijanego, wybierz zespół, który chcesz uaktualnić, a następnie kliknij opcję Ustaw bota.
• Z uaktualnionym zespołem, przejdź z powrotem do HubSpot. Teraz będziesz mógł wybrać zespół do użycia w skrzynce odbiorczej rozmów.

Aby wybrać zespół do użycia w skrzynce odbiorczej rozmów:

• Na stronie integracji Microsoft Teams w HubSpot kliknij kartę Conversations inbox, która zawiera listę wszystkich skrzynek konwersacyjnych utworzonych na koncie HubSpot.
• Obok skrzynki konwersacyjnej kliknij przełącznik On/Off, aby wysyłać i odbierać wiadomości ze skrzynki konwersacyjnej bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams.
• Kliknij menu rozwijane Zespół, aby wybrać zespół, który ma otrzymywać wiadomości.
• Kliknij menu rozwijane Kanał, aby wybrać kanał Microsoft Team, który będzie otrzymywał przychodzące wiadomości.

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej będziesz automatycznie powiadamiany w Microsoft Teams, gdy będziesz miał nową wiadomość w skrzynce odbiorczej rozmów HubSpot. Będziesz mógł również odpowiedzieć bezpośrednio z Microsoft Teams.