Połączenie HubSpot i Microsoft Teams

Dowiedz się, jak połączyć HubSpot i Microsoft Teams, aby płynnie synchronizować komunikację między dwiema aplikacjami. Jeśli masz uwagi dotyczące tej integracji, skorzystaj z tego formularza, aby przesłać sugestie, prośby lub pomysły.

Przed rozpoczęciem

Przed połączeniem HubSpot i Microsoft Teams upewnij się, że aplikacja HubSpot nie jest zablokowana w Microsoft Teams i że HubSpot jest dozwolony.

• Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
• Na lewym pasku bocznym kliknij pozycję Aplikacje zespołu > Zarządzaj aplikacjami i wyszukaj HubSpot.
• Kliknij aplikację HubSpot i przełącz przełącznik Status na Dozwolone.

• Następnie na lewym pasku bocznym kliknij Zasady uprawnień.
• Sprawdź, czy aplikacja HubSpot jest dozwolona w ramach polityki uprawnień Twojej organizacji.

Wymagania dotyczące aplikacji

Istnieją dwa typy instalacji Microsoft Teams. Niezależnie od wybranego typu instalacji, integracja zostanie zainstalowana dla wszystkich użytkowników na koncie HubSpot.

Uwaga: musisz być super administratorem lub mieć uprawnieniaApp Marketplace na swoim koncie HubSpot. Aby zainstalować wersję Full Install, musisz być administratorem globalnym Microsoft Teams.

• Dla pełnej instalacji:
  • Odczyt informacji o organizacji: wymagane do integracji w celu uzyskania nazwy organizacji.
  • Odczyt pełnych profili wszystkich użytkowników: wymagane do integracji w celu uzyskania podstawowych informacji o użytkownikach.
  • Odczyt wszystkich grup: wymagane, aby integracja pobierała listę zespołów.
  • Odczyt i tworzenie spotkań online: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Read all group memberships: wymagane, aby integracja mogła odczytywać podstawowe informacje o członkach zespołu.
  • Odczyt wszystkich rekordów połączeń: wymagane do otrzymywania powiadomień o nowych połączeniach i odczytywania szczegółów połączeń telefonicznych dla funkcji rejestrowania połączeń.
  • Odczyt wszystkich członków wszystkich kanałów: wymagane do uzyskania informacji o członkach kanału, takich jak identyfikator, nazwa i adres e-mail.
  • Odczytywanieartefaktów spotkań online: wymagane do uzyskania rekordów obecności w seminariach internetowych Microsoft Teams dla funkcji synchronizacji seminariów internetowych.
  • Odczytywaniewydarzeń wirtualnych wszystkich użytkowników: wymagane do uzyskania informacji o webinariach i otrzymywania powiadomień o zmianach w webinariach i rejestracjach dla funkcji synchronizacji webinarów.
  • Tworzenie kanałów: wymagane do integracji w celu tworzenia kanałów w ramach funkcji tworzenia kanałów przepływu pracy.
  • Odczytywanie i zapisywanie nazw, opisów i ustawień wszystkich kanałów: wymagane, aby integracja mogła odczytywać listę kanałów.
  • Allow the Teams app to manage itself for all teams: wymagane, aby integracja mogła zainstalować bota HubSpot w Microsoft Teams.
  • Allow the app to manage itself for all users: wymagane, aby integracja zainstalowała bota HubSpot dla użytkowników.
  • Zaloguj się i odczytaj profil użytkownika: wymagane, aby integracja mogła odczytać identyfikator użytkownika Microsoft Teams i adres e-mail logującego się użytkownika.
• Dla ograniczonej instalacji:
  • Read and create your online meetings: wymagane, aby integracja mogła tworzyć spotkania online.
  • Allow the Teams app to manage itself for you: wymagane, aby integracja zainstalowała bota HubSpot dla użytkownika.
  • Zaloguj się i przeczytaj swój profil: wymagane, aby integracja mogła odczytać identyfikator i adres e-mail logującego się użytkownika.

Uwaga: HubSpot uzyska dostęp do identyfikatora użytkownika Microsoft Teams, identyfikatorów zespołów i prywatnego czatu, do którego bot HubSpot wysyła powiadomienia.

Zainstaluj aplikację Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Wyszukaj integrację Microsoft Team s i wybierz Microsoft Teams w wynikach.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Zainstaluj aplikację.
• Przed wybraniem opcji instalacji zapoznaj się z różnicami w oknie dialogowym lub w poniższej tabeli:

• Wybierz opcję Pełna instalacja lub Ograniczona instalacja , a następnie kliknij Zainstaluj aplikację.

• Zostanie wyświetlony monit o zalogowanie się do konta Microsoft Teams. Wprowadź swoje poświadczenia Microsoft Teams.

• Aby wybrać zespoły do synchronizacji z HubSpot, kliknij kartę Połączone zespoły .
• Aby połączyć określony zespół z HubSpot, obok nazwy zespołu kliknij, aby włączyć przełącznik Połącz .

• Jeśli jesteś użytkownikiem, który zainstalował integrację, możesz ograniczyć, które zespoły użytkownicy HubSpot mogą wyświetlać, zaznaczając pole wyboru Pokaż. Aby umożliwić wszystkim użytkownikom domyślne wyświetlanie nowo utworzonych zespołów, zaznacz pole wyboru Domyślnie włącz widoczność nowo utworzonych zespołów.

Uwaga: jeśli wybrałeśinstalację ograniczoną i chcesz zmienić ją na instalację pełną, musisz odinstalować i ponownie zainstalować aplikację.

Przejrzyj ustawienia aplikacji

Ustawienia ogólne

Na karcie Moje ustawienia przejrzyj połączone konto. Aby edytować połączone konto:

• Kliknij Edytuj połączone konto > Zmień połączone konto.
• W prawym panelu przejrzyj adres e-mail użytkownika Microsoft Teams i kliknij opcję Zaktualizuj połączone konto.

Na karcie Ustawienia globalne przejrzyj wszystkie połączone zespoły.

• Kliknij nazwę zespołu, aby sprawdzić liczbę jego członków.
• Kliknij, aby włączyć przełącznik Widoczność w celu kontrolowania zespołów Microsoft Teams, które użytkownicy mogą wyświetlać i z którymi mogą się łączyć.
• Kliknij Połącz, aby połączyć zespół w Microsoft Teams z HubSpot i zapewnić użytkownikom dostęp do wszystkich funkcji.
• Kliknij Uaktualnij , aby uaktualnić zespół do nowych funkcji.

W sekcji Zarządzaj indywidualnymi ustawieniami użytkownika wyświetl i zarządzaj ustawieniami poszczególnych ustawień Microsoft Teams na koncie HubSpot.

Komunikacja

Na karcie Skrzynka odbior cza sprawdź, które skrzynki odbiorcze pomocy technicznej są połączone z kanałami Microsoft Teams.

• Kliknij, aby włączyć przełącznik On/Off w celu połączenia skrzynki odbiorczej z kanałem Microsoft Teams.
• Kliknij menu rozwijane Zespół i wybierz zespół.
• Kliknij menu rozwijane Kanał i wybierz kanał.
• Kliknij menu rozwijane Typy kanałów skrzynki odbior czej i wybierz kanały pomocy technicznej, które chcesz połączyć z Microsoft Teams.

Telefon Teams

Na karcie Teams Phone przejrzyj ustawienia Teams Phone, aby rejestrować połączenia telefoniczne Teams w rekordach HubSpot. Dowiedz się, jak skonfigurować HubSpot i Microsoft Teams Phone.

Webinaria

Na karcie Webinaria można zarządzać globalnymi i indywidualnymi ustawieniami webinariów Microsoft Teams. Dowiedz się więcej o tym, jak skonfigurować webinary HubSpot i Microsoft Teams tutaj.

Mapowanie użytkownika HubSpot na użytkownika Microsoft Teams

Aby korzystać ze wszystkich funkcji integracji Microsoft Teams, należy zmapować użytkownika HubSpot z użytkownikiem Microsoft Teams. Obejmuje to dodawanie linku do spotkań Microsoft Teams do spotkań, otrzymywanie powiadomień HubSpot w Microsoft Teams i tworzenie niestandardowych powiadomień. Użytkownicy zostaną automatycznie zmapowani, jeśli ich adresy e-mail są zgodne w obu aplikacjach. Jeśli nie są one zgodne, należy ręcznie zmapować adres e-mail.

Aby ręcznie zmapować użytkowników:

• Kliknij kartę Ustawienia ogólne.
• Kliknij opcję Połącz konto.
• W prawym panelu w polu Konto Microsoft Teams wprowadź swój adres e-mail Microsoft Teams, a następnie kliknij przycisk Zaktualizuj połączone konto.

• Na konto Microsoft Teams zostanie wysłana wiadomość weryfikacyjna. Przejdź do Microsoft Teams i znajdź wiadomość od HubSpot, a następnie kliknij Weryfikuj.

• Po potwierdzeniu konta HubSpot wyśle wiadomość powitalną na konto Microsoft Teams. Możesz rozpocząć korzystanie z integracji.

Jeśli jesteś super administratorem, możesz przejrzeć wszystkich zmapowanych użytkowników w sekcji Ustawienia ogólne.

Rozwiązywanie błędów mapowania użytkowników

Dowiedz się, jak rozwiązywać błędy, które mogą wystąpić podczas mapowania użytkownika HubSpot z użytkownikiem Microsoft Teams.

Coś poszło nie tak podczas aktualizacji połączonego konta Microsoft Teams.

Aby rozwiązać ten błąd, sprawdź, czy aplikacja HubSpot nie jest zablokowana w Microsoft Teams:

• Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
• W lewym panelu kliknij Aplikacje zespołu > Zarządzaj aplikacjami.

• Wyszukaj HubSpot.
• Sprawdź, czy status to Dozwolone.

• Przejdź z powrotem do Microsoft Teams.
• W lewym dolnym rogu kliknij Aplikacje i wyszukaj HubSpot.
• Kliknij przycisk Dodaj, aby ręcznie dodać aplikację HubSpot do konta Microsoft Teams.

Dodawanie linków do spotkań w usłudze Microsoft Teams

Linki do spotkań Microsoft Teams można dodać podczas planowania spotkania w CRM lub podczas korzystania z narzędzia spotkań. Linki do spotkań zostaną utworzone w domyślnym języku ustawionym na koncie HubSpot.

• Aby dodać łącze Microsoft Teams do wydarzenia spotkania zaplanowanego z rekordu w CRM, na koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów.
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..

• • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetings Meet. W oknie, które zostanie otwarte u dołu ekranu, skonfiguruj spotkanie.
• Kliknij pozycję Wybierz lokalizację > Microsoft Teams.

Łącze Microsoft Teams można również umieścić na stronie planowania utworzonej w narzędziu spotkań.

Uwaga: połączenie kalendarza Office 365 z narzędziem spotkań nie jest wymagane,ale jest zalecane, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie integracji Microsoft Teams.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Biblioteka > Spotkania.
• Najedź kursorem na spotkanie i kliknij Edytuj.
• Na stronie Przegląd kliknij menu rozwijane Dodaj łącze wideokonferencji i wybierz Microsoft Teams.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: nie ma możliwości aktualizacji linków do spotkań po utworzeniu linku Microsoft Teams w HubSpot. Aby zaktualizować łącze w HubSpot, należy utworzyć nowe spotkanie.

Następne kroki

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams zapoznaj się z następującymi artykułami:

• Zarządzanie rekordami i powiadomieniami w usłudze Microsoft Teams
• Tworzenie zadań i biletów HubSpot w usłudze Microsoft Teams
• Rejestrowanie połączeń Microsoft Teams w rekordach HubSpot
• Korzystanie z webinarów HubSpot i Microsoft Teams