Zarządzanie rekordami i powiadomieniami w Microsoft Teams

Dowiedz się, jak tworzyć rekordy i powiadomienia oraz zarządzać nimi po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams.

Otrzymywanie powiadomień HubSpot w Microsoft Teams

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z HubSpot i połączeniu konta użytkownika można otrzymywać powiadomienia HubSpot w bocie HubSpot w Microsoft Teams.

Aby wyłączyć wysyłanie wszystkich powiadomień, powiadomień określonego typu lub określonych powiadomień do aplikacji Microsoft Teams:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• Kliknij kartę Inne aplikacje .
• Aby wyłączyć wszystkie powiadomienia HubSpot w Microsoft Teams, kliknij przełącznik Microsoft Teams.

• Aby wyłączyć określone typy powiadomień, w sekcji O czym otrzymujesz powiadomienia kliknij, aby rozwinąćtemat powiadomień i wyczyść pola wyboru obok powiadomień, których nie chcesz otrzymywać.

Uwaga: powiadomienia mogą być opóźnione o maksymalnie pięć minut.

Powiązanie firm i transakcji HubSpot z kanałami Microsoft Teams

Aby powiązać rekord firmy lub transakcji z kanałem Microsoft Teams:

• Przejdź do rekordu firmy lub rekordu transakcji:
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

• Na prawym pasku bocznym na karcie Microsoft Teams kliknij opcję Skojarz kanał Microsoft Teams.
• W wyskakującym okienku kliknij menu rozwijane Wybierz zespół i wybierz zespół do powiązania z rekordem HubSpot.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz kanał i wybierz istniejący kanał Microsoft Teams do powiązania z rekordem HubSpot lub kliknij Utwórz nowy kanał MS Teams, aby utworzyć nowy kanał.

• • Zaznacz pola wyboru typów aktywności, aby zsynchronizować te alerty z kanałem Microsoft Teams. Można synchronizować notatki, połączenia, wiadomości e-mail, zadania i spotkania.

Uwaga: alerty aktywności dla wiadomości e-mail będą synchronizowane tylko wtedy, gdy wiadomości e-mail zostaną wysłane z rekordu lub zalogowane w rekordzie w CRM. Na przykład wiadomości e-mail wysłane za pomocą rozszerzenia HubSpot nie będą synchronizowane.

• Kliknij opcję Powiązany kanał.

Po skojarzeniu będziesz otrzymywać odpowiednie powiadomienia o aktywności na powiązanym kanale Microsoft Teams. Z jednym kanałem można powiązać wiele rekordów.

Korzystanie z działań przepływu pracy Microsoft Teams( tylko w wersjiProfessional i Enterprise )

Po połączeniu Microsoft Teams z HubSpot można korzystać z następujących działań przepływu pracy:

• Utwórz kanał Microsoft Teams: utwórz nowy kanał Microsoft Teams w przepływie pracy opartym na firmie lub transakcji.
• Send Microsoft Teams Notifications: wysyłanie powiadomień do właściciela HubSpot i kanału Teams. Dostępne we wszystkich typach przepływów pracy z wyjątkiem przepływów opartych na obiektach niestandardowych i celach.

Uwaga: nie jest możliwe wysyłanie powiadomień do kanałów prywatnych w Microsoft Teams.

Aby korzystać z działań przepływu pracy Microsoft Teams:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę swojego przepływu pracy.
• Kliknij ikonę + plus.
• W prawym panelu wybierz akcję Microsoft Teams:
  • Aby utworzyć kanał, wybierz opcję Utwórz kanał Microsoft Teams.
    • Aby wybrać zespół, w którym chcesz utworzyć kanał, kliknij menu rozwijane Zespół .
    • Wprowadź nazwę kanału w polu Kanał .
    • Aby wybrać ustawienia prywatności dla kanału, kliknij menu rozwijane Prywatność .
    • Kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby wysłać powiadomienia, wybierz opcję Wyślij powiadomienia Microsoft Teams.
    • Aby wybrać konkretnych użytkowników, do których ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Użytkownicy. Możesz również wpisać nazwę użytkownika, która zostanie wyświetlona do wyboru.
    • Aby wybrać zespół, do którego ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Zespół.
    • Aby wybrać kanał, do którego ma zostać wysłane powiadomienie, kliknij menu rozwijane Kanał.
    • Wprowadź wiadomość w polu Wiadomość .
      • Wiadomość można sformatować, używając gwiazdek do pogrubienia tekstu, podkreśleń do kursywy i przycisku powrotu do nowej linii.
      • Aby oznaczyć kogoś w powiadomieniu, wpisz @, a następnie adres e-mail zespołu Microsoft Teams.
      • Aby dołączyć hiperłącze do powiadomienia, umieść tekst hiperłącza w nawiasach kwadratowych, a następnie adres URL w nawiasach. Na przykład [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz akcje do dołączenia do wiadomości i wybierz akcje do dołączenia do powiadomienia.
    • Kliknij przycisk Zapisz.

Powiadomienie zostanie wysłane do kanału Microsoft Teams określonego w działaniu przepływu pracy. Użytkownik otrzymujący powiadomienie może kliknąć dowolny przycisk akcji, aby ją wykonać. Kanał zostanie również automatycznie powiązany z rekordem transakcji lub kontaktu i można go skonfigurować z poziomu rekordu.

Odpowiadanie na rozmowy z HubSpot w Microsoft Teams

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko po wybraniu opcji Pełna Rata podczas instalacji integracji.

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można wysyłać i odbierać wiadomości z czatu na żywo HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, przesyłania formularza i skrzynki odbiorczej bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams. W tym celu użytkownik z uprawnieniami Dostęp do konta lub Administrator o rozszerzonych uprawnieniach będzie musiał uaktualnić zespół, aby używać go w konwersacjach HubSpot. Każdy zespół musi zostać uaktualniony do tej funkcji.

Aby zaktualizować Microsoft Team:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij Microsoft Teams.

• Kliknij kartę Ustawienia ogólne i przejdź do karty Ustawienia globalne.
• Kliknij Uaktualnij obok Microsoft Team.

Aby wybrać zespół do użycia w skrzynce odbiorczej rozmów:

• Na stronie integracji Microsoft Teams w HubSpot kliknij kartę Skrzynka odbiorcza rozmów, która zawiera listę wszystkich skrzynek odbiorczych rozmów utworzonych na koncie HubSpot.
• Obok skrzynki odbiorczej rozmów kliknij przełącznik Włącz/Wyłącz , aby wysyłać i odbierać wiadomości ze skrzynki odbiorczej rozmów bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams.
• Kliknij menu rozwijane Zespół, aby wybrać zespół, który ma otrzymywać wiadomości.
• Kliknij menu rozwijane Kanał, aby wybrać kanał Microsoft Team, który będzie odbierał przychodzące wiadomości.

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej będziesz automatycznie powiadamiany w Microsoft Teams o nowej wiadomości w skrzynce odbiorczej HubSpot. Będziesz także mógł odpowiadać bezpośrednio z Microsoft Teams, z wyjątkiem typów kanałów e-mail i przesyłania formularza.